• Share
  • Email
  • Embed
  • Like
  • Save
  • Private Content
Finance - General Ledger Overview
 

Finance - General Ledger Overview

on

  • 495 views

 

Statistics

Views

Total Views
495
Views on SlideShare
495
Embed Views
0

Actions

Likes
3
Downloads
1
Comments
0

0 Embeds 0

No embeds

Accessibility

Upload Details

Uploaded via as Adobe PDF

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

    Finance - General Ledger Overview Finance - General Ledger Overview Document Transcript

    • FINANCE – GENERAL LEDGER ‐ GENERAL LEDGER OVERVIEW  2012   © Chartered Technofunctional Institute  Page 1    Slide 1  Introduction to General Ledger    Chartered Techno functional Institute brings to you Techno functional Body of Knowledge                                                        series on General Ledger under the process area of Finance.  This tutorial is brought to you by www.technofunc.com , a website dedicated to the profession of  Techno Functional Professionals, helping technical experts gain functional and business expertise.  All  videos are available at website www.technofunc.com for free.  In today’s tutorial we will learn the concept of General Ledger and its role in any automated accounting  packages including E R P’s like Oracle and SAP. We will understand what we mean by General Ledger,  what are the functionalities offered by General Ledger and the financial processes that happen in GL.   This will provide us with the understanding of the key functional areas of any General Ledger System  and will be beneficial to any professional working on a project that includes General Ledger. The  intended audience for this tutorial is anybody who wants to understand the overview of GL irrespective  of his I T background. For I T professionals this overview lesson relates the GL concepts to automated  accounting systems. 
    • FINANCE – GENERAL LEDGER ‐ GENERAL LEDGER OVERVIEW  2012   © Chartered Technofunctional Institute  Page 2    TechnoFunc is on a mission to create “Technology Independent Expertise”.   Let’s start the lesson and move to first topic on what is general ledger.  Slide 2  What is a General Ledger?    The general ledger is a collection of the group of accounts that supports the value items shown in the  major financial statements. Every corporation needs to prepare financial statements like Balance Sheet  and Profit and Loss Account. General Ledger provides the detailed account balances for the formation of  these financial reporting’s.  General Ledger is the central repository for all transactions that get recorded in various supplemental  books, which are known as modules or sub ledgers in many ERP’s and Automated Accounting Packages.  Examples of supplemental books in traditional accounting are sales books for sales, purchase books for  purchases, cash and bank book for cash related transactions and general journals book to capture  adjustment entries. In “Automated Accounting Packages” these supplemental transactions are recorded  in modules like Accounts Payables, Accounts Receivables, Purchase or Inventory. In Accounting Packages  or in ERP’s like Oracle and SAP “General Ledger” is the central repository of all accounting information. 
    • FINANCE – GENERAL LEDGER ‐ GENERAL LEDGER OVERVIEW  2012   © Chartered Technofunctional Institute  Page 3    For any company that has large number of transactions, putting all the details in the general ledger is  not feasible. Hence it needs be supported by one or more subsidiary ledgers that provide details for  accounts in the general ledger.   Transactions V/s Financial Transactions:  Business enters into many activities and transactions throughout the day. It is not necessary that all  activities have financial impact. For an example, if a company issues a Purchase Order for buying certain  goods, no financial transaction has happened unless the goods are delivered and invoice is raised on the  company issuing the purchase order. All transactions that have financial impact only need to be  recorded in General Ledger.  The diagram here depicts that all activities or transactions get recorded in various Sub‐Ledgers  irrespective of whether they have a financial impact or not. Transactions having financial impact are only  posted to the General Ledger. These transactions build balances in accounts and from these accounts,  the Financial Statements are generated.  Let’s move to next topic to understand what are subsidiary ledgers.  Slide 3  
    • FINANCE – GENERAL LEDGER ‐ GENERAL LEDGER OVERVIEW  2012   © Chartered Technofunctional Institute  Page 4    Subsidiary Ledgers:  Balances in General Ledger are often supported by various sub ledgers. A subsidiary ledger is a group of  similar accounts whose combined balances equal the balance in a specific general ledger account.  Subsidiary Ledgers facilitate recording of complete financial and other information related to the  transaction.   To give you an example; In the Fixed Assets Subsidiary Ledger you can find all the details pertaining to  fixed assets owned by the company. Apart from the financial details like cost of the assets, other  information like date of purchase, date when asset was put to use in business, name of the supplier,  storage and location of the asset etcetera is also captured in subsidiary ledgers.  The general ledger account that summarizes a subsidiary ledger's account balances is called a Control  Account or master account. Accounting transactions are captured in General Ledger at a summarized  level and all relevant details for that transaction are available in the subsidiary ledgers.  Diagram on the right depicts some of the commonly used subsidiary ledgers, they are “Fixed Assets”,  “Accounts Payable”, Accounts Receivable”, “Projects” and “Inventory Management” and they all send  the financial data to the General Ledger.  Let’s now understand the concept of Subsidiary Ledger by having a look at Accounts Receivable Process:  We have “Accounts Receivable” (AR) subsidiary ledger that includes a separate account for each  customer who makes credit purchases. The combined balance of every account in this AR subsidiary  ledger equals to the balance of “Accounts Receivable Account” in the general ledger. “Accounts  Receivable Account” is also known as “Customer Receivable Control Account”.  Subsidiary ledgers contain supplemental accounts that provide the detail to support the summary  balance in a control account. Subsidiary Ledgers also capture details pertaining to financial transactions  like “Tax Numbers”, “Contact Person”, “Telephone Number” or “Copy of Invoice”. In I T; subsidiary  ledgers are also called Modules in the accounting system.  Let’s move and see some examples on subsidiary ledgers.     
    • FINANCE – GENERAL LEDGER ‐ GENERAL LEDGER OVERVIEW  2012   © Chartered Technofunctional Institute  Page 5    Slide 4   Example of Subsidiary Ledgers  If a company does not maintain the Sub Ledgers and keeps all the information in the General Ledger,  Imagine what will be the size of your General Ledger, if you have 8000 customer accounts, 4000 supplier  accounts and, 2000 items you trade in. On an average you enter into 5000 different transactions with  your suppliers and customers who are spread across the globe. Looks scary.. ahhh  Subsidiary Ledgers help manage and store specific information regarding each of the control accounts in  your GL. You can keep all the details in your sub ledgers and post the summation for each account in the  control account maintained at the General Ledger.   Some commonly used Subsidiary Ledgers are:  “Accounts Payable” – Accounts Payable, which is also abbreviated as “A” “P” is used to manage  suppliers and payments to suppliers. Main transactions are recording of invoices for purchases and  managing the payments for these invoices. From Accounts Payable sub ledger you can get details of  amounts payable to any supplier at any point in time. 
    • FINANCE – GENERAL LEDGER ‐ GENERAL LEDGER OVERVIEW  2012   © Chartered Technofunctional Institute  Page 6    “Accounts Receivable” – Accounts Receivable, which is also abbreviated as “A” “R” is used to manage  sales of goods and services to customers and entering receipts for the sales made. Main transactions are  recording of sales invoices and managing the receipts from the customers. From Accounts Receivable  sub ledger you can get details of amounts receivable from any customer at any point in time.  “Inventory”– Inventory Ledger, is used to manage your stock or items you buy, sell or manufacture.  Inventory Ledger is used to manage item prices and movements of stock items due to trading  transactions. From Inventory sub ledger you can get details of quantity and cost price of any inventory  item at any point in time.  “Fixed Assets” – Fixed Assets, which is also abbreviated as “F” “A” is used to manage purchase, sale,  allocation and retirement of fixed assets. Depreciation on assets is calculated in this ledger to depict the  current value of the Fixed Assets. Main transactions are recording of purchase of fixed assets, calculating  depreciation on assets and retirement of assets. From Fixed Assets sub ledger you can get details of any  fixed asset like original cost, current depreciated value, location etcetera at any point in time.  “Projects” – Certain companies like Real Estate Builders and Construction Companies undertake various  independent projects. They are interested in financial information for each of the project. In that case a  sub ledger is required for each project. “Projects” is used to track project milestone, costs and resources  and to make billing to the customers. From “Projects” sub ledger you can get details of any project like  percentage complete, current cost etcetera at any point in time.  “Cash Management” – Similarly “Cash Management” sub ledger is used to manage cash and its  reconciliation with bank. It provides you with the current position of the cash flows.  “Payroll” – Payroll subsidiary ledger can be used to manage salaries and wages. You can record  calculations & payments made to each of the employee in this sub ledger.  Now as we have basic understanding of GL and its subsidiary ledgers let’s look at some benefits of  having an automated general ledger system.     
    • FINANCE – GENERAL LEDGER ‐ GENERAL LEDGER OVERVIEW  2012   © Chartered Technofunctional Institute  Page 7    Slide 5    GL in Accounting Software:  Now we understand that the “General Ledger” is the central repository for all financial activity. The main  purpose of a general ledger system is to record financial activity of a company and to produce financial  and management reports to help stakeholders make decisions. Stakeholder can make effective decisions  only when the underlying financial data is available timely on demand and correct.  A good general ledger software application will provide management with accurate, up‐to‐date  information in order to make short and long term business decisions. It also has inbuilt controls and  processes necessary, to ensure that the correct information is reported. Income statements, balance  sheets and statements of cash flow are standard reports needed by management to judge business  progress and these reports can be built using the trial balance created in General Ledger.   In an ERP or an Automated Accounting Package all other subsidiary ledgers (also known as modules),  sends financial data to General Ledger. Data from different modules can be imported automatically  using integrations with Sub Ledgers. General Ledger validates the financial data and updates the 
    • FINANCE – GENERAL LEDGER ‐ GENERAL LEDGER OVERVIEW  2012   © Chartered Technofunctional Institute  Page 8    balances to the respective accounts. Having a good General Ledger system and processes in place helps  the organizations in following ways:  Organizations can enforce a common Chart of Accounts structure across different processes, modules  and entities, enabling them to manage their financial processes in an integrated manner by allowing  greater flexibility and control over the journal entry process.  The general ledger is the foundation of any accounting system; it improves transaction processing and  control. It collects transaction details from other applications allowing preparation of key financial  reports. Control on Journal Entries creates an auditable record of business's complete financial history.   Using General Ledger Software allows for detailed report generation according to multiple report types  and report parameters ‐ facilitates better and faster decision making. The ability to access financial  records by departments, cost centers, or other accounting divisions, provides visibility to understand  business performance across the organization. It enables tracking critical information on company's  financial position and supplements it with various statutory and management reporting options.  Let’s now shift the focus on understanding the typical accounting cycle in automated general ledger  systems in the next topic.     
    • FINANCE – GENERAL LEDGER ‐ GENERAL LEDGER OVERVIEW  2012   © Chartered Technofunctional Institute  Page 9    Slide 6    Accounting Cycle:  Before you can start recording financial transactions in any books you need to have some basic  information available. The minimum required information is:   1. Nature of parties entering into the transaction (This leads to having chart of accounts).  2. Date when the transaction took place (This leads to having accounting periods and calendars).  3. Money involved in the financial transaction (This leads to having currencies).  Once you have all the three above, the typical accounting cycle works as follows:  1. Manage Accounting Periods/Calendars: You need to make available the Accounting Period in  which the transaction will take place.  2. Manage Currency: The currency used to make transaction needs to be available in the system.  3. Import Transactions/Record Transactions: If you are recording transactions in your subsidiary  ledgers, you need to import the financial portion (that is, Debit and Credit of transaction  amounts and accounts) to general ledger. Alternatively you can directly record these  transactions in the general ledger system. 
    • FINANCE – GENERAL LEDGER ‐ GENERAL LEDGER OVERVIEW  2012   © Chartered Technofunctional Institute  Page 10    4. Review Transactions/Edit Transactions: Once you have the transactions available in the general  ledger system, you can review them and edit them for any errors.  5. Transaction Approval: Segregation of Duties concept requires having more than one person to  complete the “Journal Creation Task”. In GL the separation by getting the financial transaction  approved by more than one individual prevents fraud and error.   6. Analyze and Manipulate: You can inquire your transactions and balances in General Ledger  System. You might need to analyze and manipulate your data to comply with your management  and statutory reporting needs. If any adjustments need to be done they can be carried out in  the General Ledger.  7. Manage Consolidation: You may need to consolidate your accounts for Statutory Reporting or  Management Reporting purposes. If your currencies between your various entities are different,  you may need to revalue and translate your balances. Then you need to bring all your balances  in common format for consolidation.  This process is called accounting cycle because this is an ongoing process. Accounting principle of  “Going Concern” assumes that the business will remain in existence for an indefinite period of time.  During this time, your accounting periods will change. At the end of the period you will consolidate  and close your books. Then you will open a “New” period and continue recording transactions. And  the accounting cycle continues forever with business cycle   In the next topic we will understand the transaction flow in the General Ledger system.     
    • FINANCE – GENERAL LEDGER ‐ GENERAL LEDGER OVERVIEW  2012   © Chartered Technofunctional Institute  Page 11    Slide 7  GL Process Flow:    Create Journal/ Import Journal from Sub‐Ledger: Accounting Journals can be created directly in the  General Ledger. They can also be created in subsidiary ledgers and can then be imported to General  Ledger.  Review Journals: Once the Journal is available in the General Ledger System you can query that  journal. While reviewing the journal, you can make edits/corrections if required.  Approve Journals: Accounting prudence require that all financial transactions should be reviewed by  someone other than the person creating the transaction. Approval ensures validity and correctness  of the transaction.  Journals Post: Journals posting is a process of updating the database with the amounts. Once the  Journals are posted you can query for updated account balances.   Journals Balances Updated: Posting process updates the journal balances. You can inquiry the  account balances in General Ledger for all posted transactions. 
    • FINANCE – GENERAL LEDGER ‐ GENERAL LEDGER OVERVIEW  2012   © Chartered Technofunctional Institute  Page 12    Run Reports: General Ledger has many built in reports. Most common reports run from General  Ledger are Transactions Register and Trial Balance Report.  This is a generic general ledger process. Some systems may have slight variations to the above  process, but the underlying concepts remain more or less same!  Now we will understand what drilldown means in Automated Accounting Systems in the next  topic.  Slide 8  Inquiry & Drilldown:    In IT, to drill down means to move from summary information to detailed data by focusing in on  something. Clicking on an item moves you to a level of greater detail. Drilling down through a  database involves accessing information by starting with a general category and moving through the  hierarchy: from category to file, file to table, table to record, and record to field. Drilling down  provides a method of exploring multidimensional data by moving from one level of detail to the  next.  
    • FINANCE – GENERAL LEDGER ‐ GENERAL LEDGER OVERVIEW  2012   © Chartered Technofunctional Institute  Page 13    Automated General Ledgers incorporate drill down functionality to ensure you can view the  transactional details from the summary of balances. You can drill down to your sub‐ledgers details  from General Ledger and can get all of the transactions that comprise an account balance,  regardless of which sub‐ledger originated the transaction.  The basic steps are:  1. Inquire Online Account Balances or Summary Balances  2. View Accounting Information – You can drill down to Journal from Account Balance  3. Drill Down to Sub Ledger – You can drill down from Journal to Originating Sub‐Ledger  4 & 5. Further Drill Down to Sub Ledger Transaction – You can see the transaction in the Sub Ledger  and review all transactional details available at the Sub Ledger from General Ledger itself.  This is the last topic in basic GL overview chapter. In the next slide we will visit the topics that will  be covered in next chapter titled “GL Concepts”.  Slide 9 
    • FINANCE – GENERAL LEDGER ‐ GENERAL LEDGER OVERVIEW  2012   © Chartered Technofunctional Institute  Page 14    GL Concepts:   In the next part of this series we will focus on “GL Concepts” in detail to build strong conceptual  foundation. The topics for the next series are:  1. Accounting Periods and Calendars  2. Adjustment Period  3. Currency – Functional and Foreign  4. Chart of Accounts  5. Journals – Entry and Import  6. Posting & Balances  7. Review and Approval  8. Accruals and Reversals  9. Recurring Journals  10. Allocations  11. Intercompany  12. Trial Balance     
    • FINANCE – GENERAL LEDGER ‐ GENERAL LEDGER OVERVIEW  2012   © Chartered Technofunctional Institute  Page 15      Thank you for watching our training material. Users are free to use this material for their personal use.  Commercial use is strictly prohibited without prior permission from the Chartered Technofunctional  Institute.  If you need copies of this material for corporate training or commercial use please contact  info@technofunc.com for further details.  All Videos are available at www.technofunc.com for free. You can also download audio files and  presentation copies from the website. TechnoFunc is dedicated to create the world’s best techno‐ functional talent. Visit us at www.technofunc.com