Giao trinh ke toan excel

Trung tâm tin hc van phòng kê toán Office Skills LH: 0974.214.650
(1)
Các phân hành kê toán ch yêu.
1. Kê toán tiên mat
2. Kê toán tiên gi
3. Kê toán hàng tôn kho
4. Kê toán tài sn cô d nh
5. Kê toán tiên lưng
6. Kê toán thuê
7. Kê toán mua hàng
8. Kê toán bán hàng
9. Kê toán giá thành
Tóm tat công viec kê toán:
1. Thiêt lap thông tin vê doanh nghiep và chính sách kê toán doanh nghiep áp dng.
2. Xây dng danh mc: He thông tài khon, Khách hàng, nhà cung câp, hàng hóa, vat tư, TSCD
3. Cap nhat sô dư dâu kì ca các tài khon.
4. Cap nhat nghiep v kinh tê phát sinh.
5. Làm các bút toán cuôi ky, khóa so kê toán.

CHNG I: THIÊT LAP THÔNG TIN DOANH NGHIEP
VÀ SÔ D DÂU KY CÁC TÀI KHON
I. THIÊT LAP THÔNG TIN BAN DÂU VÀ XÂY DNG HE THÔNG DANH MC.
1. Thiêt lap thông tin doanh nghiep.
Tên doanh nghiep (ten):
D a ch (dc):
Mã sô thuê (mst):
Tác dng ca viec dat tên cho các thông tin trên: khi chuyen sang các sheet so khác nhau chúng ta phi
cap nhat ít nhât các thông tin c bn trên, de gim thieu thi gian, công sc de viêt li các thông tin dó,
chúng ta se dat tên cho tng thông tin và khi chuyen sang sheet so khác chúng ta ch cân dánh: = tên
viêt tat, khi dó ta dã có thông tin dây d vi thi gian nhanh nhât. Cách dat tên cho thông tin chúng ta
se tìm hieu trong phân to lap danh mc.
(2)

Chính sách kê toán áp dng:
+ Chê do kê toán áp dung: (QD 48)
+ Dông tiên s dng:
+ Hình thc kê toán: (trong phm vi sách chúng ta dùng hình thc kê toán nhat ký chung)
+ Phưng pháp kê toán hàng tôn kho:
- Nguyên tac ghi nhan hàng tôn kho: Giá gôc.
- Phưng pháp tính giá hàng tôn kho: (bình quân gia quyên).
- Phưng pháp hch toán hàng tôn kho: (kê khai thưng xuyên).
+ Phưng pháp tính khâu hao: (dưng thang).
+ Nguyên tac ghi nhan chênh lech t! giá: (theo t! giá thc tê ti thi diem phát sinh giao d ch).
+ ..........
(3)
2. XÂY DNG DANH MC
- He thông tài khon kê toán s dng:

Khi xây dng danh mc tài khon ta cân m các tieu khon de qun lý chi tiêt, ví d như tiên gi ngân
hàng, khách hàng, nhà cung câp, ....
Viec m bao nhiêu tieu khon không quan tr#ng, tuy nhiên nó cân phi dáp ng dư$c 2 yêu câu sau:
Trưc tiên là phi tuân theo tài khon m% thuoc he thông tài khon mà chê do kê toán ban hành và diêu
tiêp theo là phc v dư$c yêu câu qun lý ca tng dn v .
(4)
- Xây dng danh mc nhà cung câp
Danh mc mc NCC gôm có các ch tiêu sau:
+ Sô th t, mã NCC, tên nhà cung câp, mã sô thuê và d a ch, .... chúng ta có the thêm vào bât c ch
tiêu nào mà chúng ta muôn hay de dáp ng yêu câu qun lý ca tng doanh nghiep.
+ Chúng ta dat tên cho mã NCC: M_NCC
Trưc tiên chúng ta bôi den vùng t cot mã nhà cung câp dên cot d a ch và t dòng dâu tiên ca danh
mc den hàng cuôi cùng ca danh mc.

Sau dó ta có các cách de dat tên cho vùng danh mc nhà cung câp như sau:
• Nhân to h$p phím: Ctrl + F3
• Ch#n menu sau: Insert./ Name/ Define
Vi c 2 cách trên chúng dêu hien ra ca so con/ hop thoi Define name như hình sau:
và ta dánh tên cho vùng mã nhà cung câp là: M_NCC
(5)

(6)
• Hoac dánh tên vùng vào ô
Name
box

+ Dat tên cho danh mc NCC: DM_NCC
Trưc tiên ta bôi den vùng danh mc nhà cung câp t cot mã nhà cung câp dên cot d a ch, t hàng dâu
tiên dên hàng cuôi cùng ca danh mc.
và chúng ta cung dat tên cho vùng bang ba cách trên:
• Nhân to h$p phím: Ctrl + F3
• Menu: Insert/ name/ Define: xuât hien hop thoi và dánh tên vào dó
• Dánh tên trc tiêp vào Name box.
(7)
- Xây dng danh mc khách hàng.
Ta làm tưng t như vi danh mc nhà cung câp
+ Danh mc cung gôm các ch tiêu: STT, Mã khách hàng, Tên khách hàng, Mã sô thuê và D a ch, ...
và các ch tiêu khác theo yêu câu qun lý ca doanh nghiep.
+ Dat tên cho mã khách hàng: M_KH, danh mc khách hàng: DM_KH theo ba cách.
- Xây dng danh mc vat tư – hàng hóa
Danh mc hàng hóa gôm các ch tiêu: STT, Mã hàng, Tên hàng, Dn v tính, Tài khon và các ch tiêu
khác theo yêu câu qun lý.

+ Ta dat tên cho vùng mã hàng hóa: M_HH.
+ Dat tên cho vùng danh mc hàng hóa t cot mã hàng cho ti cot tài khon: DM_HH
Dat tên theo ba cách như bình thưng
Danh mc vat tư gôm các ch tiêu: STT, Mã vat tư, Tên vat tư, Dn v tính, Kho.
+ Dat tên cho vùng mã vat tư: M_VT.
+ Dat tên cho vùng danh mc vat tư: DM_VT.
Dat tên theo ba cách như bình thưng
(8)

Ta cung xây dng mot danh mc gôm c hàng hóa, vat tư de l#c sô lieu cho bng kê nhap hàng hóa –
vat tư.
Ta se dat tên cho vùng: A4:Dn (n sô th t dòng cuôi cùng ca danh mc)
Tên vùng: DM_HH_VT
- Xây dng danh mc tài sn cô dnh
Ta xây dng danh mc tài sn cô d nh theo các ch tiêu: STT, Mã TSCD, Tên TSCD,
(9)
- Danh mc phòng ban
Danh mc phòng ban gôm có các ch tiêu: STT, Mã phòng ban, Tên phòng ban.
Ta dat tên cho danh mc phòng ban: M_PB, vùng ch có cot tên phòng ban.

(10)
Dat tên theo 3 cách các danh mc trưc.
- Danh mc nhân viên
Danh mc nhân viên gôm các ch tiêu: STT, Mã nhân viên, Tên nhân viên, Chc v, Phòng ban, Sô tài
khon ngân hàng, Mã sô thuê cá nhân, Mc lưng c bn, Gim tr gia cnh.

Sau dó ta ch#n vùng ô E8:E23 như hình ve sau dó ch#n Data/ Validation.
Hien ra ca so:
(11)
Ta ch#n List se hien ra ca so:
Ta dánh : =M_PB vào ô Source như hình ve và nhân OK
Màn hình sau khi nhân như sau:

Bây gi ta se dánh mã nhân viên, tên nhân viên, chc v, lưng c bn, gim tr gia cnh, mã sô thuê,
tài khon ngân hàng ca tng nhân viên.
Riêng dôi vi Phòng ban nhân viên dó làm viec ta ch viec kích chuot vào và ch#n phòng ban phù
h$p.
(12)

Dên bưc này chúng ta dã hieu phân nào ca viec dat tên cho mot vùng d( lieu chưa . Khi dat tên cho
mot vung d( lieu chúng ta có the tiêt kiem thi gian cho dánh công thc và chúng ta cung có the to
dư$c list các danh sách, danh mc giúp chúng ta thao tác nhanh hn, dông bo hn gi(a các sheets so
khác nhau và chính xác hn.
(13)
Dôi vi danh mc nhân viên ta se dat tên cho :
+ Vùng Danh mc nhân viên : DM_NV
+ Vùng Mã nhân viên : M_NV, vùng là cot mã nhân viên.
3. He thông so
He thông các so(moi so mot sheet) c bn cân có trong hình thc kê toán nhat ký chung.
+ So nhat ký chung.
+ Bng cân dôi tài khon.
+ So quy tiên mat.
+ Bng kê nhap hàng.

(14)
+ Bng kê xuât hàng.
+ Báo cáo nhap - xuât - tôn.
+ So theo dõi tài sn cô d nh.
+ Bng tính lưng.
+ Bng tính giá thành.
+ So theo dõi công n$ phi thu, phi tr.
C the:
- So nhat ký chung:
So nhat ký chung gôm các ch tiêu c bn sau:
+ Tên, d a ch, mã sô thuê công ty.
+ Tên so
+ Ngày tháng bat dâu ghi so và khóa so kê toán
+ Dn v tính:
+ Cot ngày tháng ghi so
+ Chng t: ngày tháng tháng t, sô chng t.
+ Dien gii
+ Cot “Dã ghi so cái.”
+ Tài khon hch toán.
+ Tài khon dôi ng
+ Sô phát sinh n$, có
+ Sô dư n$, có: lưu ý, nguyên tac chung là các tài khon loi 1 và 2 se có sô dư bên n$ và các tài
khon loi 3, 4 se có sô dư bên có, khi dó ta se dâu di cot sô dư còn li khi tiên hành in so kê toán.

+ Ngoài ra ta se m thêm các ch tiêu như : tháng phát sinh chng t, và tài khon de l#c sô dư dâu ky.
Và cot mã chng t ch de cap nhat phiêu thu, chi, phiêu nhap nho, phiêu xuât kho.
- Bng cân dôi tài khon.
Bng cân dôi tài khon gôm:
+ Tên công ty:
+ D a ch:
+ Tên so:
+ Nam tài chính
+ Sô hieu tài khon.
+ Tên tài khon kê toán.
+ Sô dư dâu ky: N$ và Có.
+ Sô phát sinh: N$ và Có.
+ Sô dư cuôi ky: N$ và Có.
+ Ngoài ra ta còn m thêm mot sô cot nham phc v cho các công viec tiêp sau: Cot “1”, Mã, Cot
“X”.
(15)

Vi bng cân dôi tài khon ta se dat tên cho các vùng sau:
+ Cot “mã”: MA
+ Cot sô hieu tài khon: M_TK
+ Sô dư có dâu ky bên: SDCDK
+ Sô dư n$ dâu ky: SDNDK
+ Sô phát sinh có: SPSC
+ Sô phát sinh n$: SPSN
+ Sô dư n$ cuôi ky: SDNCK
+ Sô dư có cuôi ky: SDCCK
+ Cot “1”: M_1
(16)
- So quy tiên mat.
So quy tiên mat gôm:
+ Tên công ty:
+ D a ch:
+ Tên so:

+ Nam tài chính
+ Ngày tháng ghi so.
+ Sô phiêu thu, chi.
+ Dien gii.
+ Tài khon dôi ng.
+ Sô tiên: Thu, Chi, Tôn.
+ Tháng báo cáo, tài khon báo cáo, nôi tháng và tài khon báo cáo – giúp phc v cho viec in so.
- Bng kê mua hàng.
+ Tên công ty
+ D a ch
+ Tên
+ Nam tài chính
+ Chng t: ngày tháng, và sô hieu: 2 ch tiêu này ta se dùng công thc de tìm.
+ Sô phiêu nhap: ta se phi dánh, bi mot phiêu nhap ta có the nhap nhiêu loi hàng hóa khác nhau, sô
lư$ng, dn v tính khác nhau,….
+ Tên vat tư, dn v tính: ta dùng công thc de tìm.
(17)

+ Mã hàng hóa ta se cap nhat da trên downlist dư$c to bang cách: Bôi den cot mã hàng hóa và ch#n
data/validation, xuât hien hop thoi và thao tác giông vi danh mc nhân viên khi tìm phòng ban.
+ Mã vat tư hàng hóa: t nhap
(18)
- Nhat ký bán hàng.
+ Tên công ty
+ D a ch:
+ Tên bng kê
+ Nam tài chính
+ Chng t: ngày tháng, sô hóa dn GTGT nhap – ta dùng công thc de tìm.
+ Sô phiêu xuât kho:
+ Tên hàng hóa, vat tư, dn v tính – ta dùng công thc de nhap
+ Mã vat tư, hàng hóa – ta lây t Downlist.
+ Giá vôn: ta dùng công thc de tìm.
+ Sô lư$ng mình t dánh.
+ Doanh thu: dn giá, thành tiên – t nhap.
+ Mã vat tư
+ Lãi lo.

- Báo cáo nhap - xuât - tôn.
+ Tên, d a ch công ty
+ Tên báo cáo
+ Tháng báo cáo = như vay trong mot nam ta se có 12 bng báo cáo nhap xuât tôn hàng hóa.
+ STT, Mã hàng là mình t nhap.
+ Tên hàng, dn v - dùng công thc de nhap.
+ Tôn dâu ky, nhap, xuât và tôn kho cuôi ky vê sô lư$ng và thành tiên.
(19)

(20)
- So theo dõi tài sn cô dnh.
Trong giáo trình này, ta se s dng phưng pháp tính và trích khâu hao tài sn cô d nh là phưng pháp
dưng thang.
Và cung tưng t như báo cáo nhap xuât tôn, ta cung có 12 bng tính và trích khâu hao tưng ng vi
12 tháng trong nam.

(21)
+ Bng tính lưng.
+ Bng tính giá thành.
II. CAP NHAT SÔ D BAN DÂU.
1. Khi cap nhat sô dư dâu ky ta gôm có các phân he như sau:
- Công n$ phi thu.
- Công n$ phi tr.
- Tiên gi ngân hàng.
- Hàng tôn kho.
- Tài sn cô d nh.
- Các tài khon khác.

2. Các công viec phi làm khi cap nhat sô dư dâu ky.
- Cap nhat vào bng cân dôi tài khon – phân sô dư dâu ky.
- Cap nhat vào các so liên quan như báo cáo nhap xuât tôn hàng hóa: cap nhat sô lư$ng, dn giá,….
(22)
3. Noi dung:
- Cap nhat vào bng cân dôi tài khon
Mot sô lưu ý khi cap nhat sô dư dâu ky các tài khon:
Ta ch cap nhat sô dư dâu ky cho các tài khon câp bé nhât.
Ví d: vi tài khon tiên gi ngân hàng thì ta m dên tieu khon câp 3, như vay ta ch cap nhat cho các
tài khon câp ba này. Còn dôi vi các tài khon câp cao hn, sô dư dâu ky ca nó se là tong ca các tài
khon câp bé hn.
Tài khon tiên mat se là tong ca
các tieu khon, ta dùng công
th%c: =sum(E137:E139) de tính
ra sô dư dâu ky ca tài khon
tiên mat.
Còn dôi vi các tieu khon ta se
nhap tay.

- Cap nhat vào các so dac biet.
Dông thi vi viec cap nhat sô dư dâu ky vào bng cân dôi sô phát sinh ta còn phi cap nhat nh(ng
thông tin dâu ky khác vào các tài khon quan tr#ng trong ky.
+ Cap nhat vào báo cáo nhap xuât tôn hàng hóa, vat tư.
Dâu tiên ta se khai báo nh(ng hàng hóa, vat tư nào có sô tôn dâu ky.
(23)
• Cap nhat mã hàng hóa
- De tiêt kiem thi gian dánh mã hàng hóa và tránh trưng h$p gây khó khan cho viec nh mã hàng
thì ta dung downlist de cap nhat mã hàng hóa.
- Bôi den cot mã hàng hóa, và ch#n: Data/ validation
- Xuât hien hop thoi Data Validation.

(24)
ta ch#n list trong th- Allow
Ta dánh: = M_HH
Như vay ta dã to dư$c Downlist trên cot mã hàng hóa, viec còn li là kích vào bieu tư$ng
Downlist và ch#n mã hàng hóa tưng ng.
• Cap nhat tên hàng và dn v tính – ta se dùng công thc de tìm
Công thc:
Tìm tên hàng hóa : = if(mã hàng 0, vlookup(mã hàng, DM_HH, 2,0),””)
Tìm dn v tính : = if(mã hàng 0, vlookup(mã hàng, DM_HH, 3,0),””)
• Và cap nhat sô lư$ng hàng tôn, dn giá và dùng công thc: thành tiên = dn giá * sô lư$ng de tính
cot thành tiên.
Ta se có 12 bng báo cáo nhap xuât tôn:
Moi mot tháng ta se dat tên cho vùng d( lieu ca tháng báo cáo dó:
NXT_HH1 : B9:N20
NXT_HH2 : …..
NXT_HH3 : …..
…………..
+ Cap nhat vào so theo dõi công n' phi thu (so công n' phi tr làm tương t)
Gôm so tong h$p tình hình công n$ phi thu, phi tr và so chi tiêt 131, 331 – sô này se cap nhat sô dư
dâu ky, tình hình tang gim các khon phi thu phi tr ca tât c khách hàng, nhà cung câp trong ky
kê toán.

Dâu ky kê toán, ta se cap nhat các thông tin cho so tong h$p công n$ phi thu, phi tr.
(25)
• STT
• Mã khách hàng/ nhà cung câp ta cung dùng validation de to Downlist và cap nhat tât c các khách
hàng có dư dâu ky công n$ phi thu, phi tr. (Lu ý: Mot trong các cách check do chính xác thông tin
mình cap nhat thì sô tong dâu ky c a tài kho
n cong n ph
i thu, ph
i tr
hay c
các tài kho
n quan
tr

ng khác ph
i bang sô d b
ng cân dôi tài kho
n).
• Tài khon 131, 331 là tài khon lư.ng tính nên se tôn ti c sô dư bên n$ và bên có.
Khi khách hàng tr trưc tiên hàng thì tài khon 131 se có sô dư có.
Và khi mình tr trưc tiên hàng thì tài khon 331 se có sô dư n$.
• Dôi vi tên khách hàng, ta se dùng công thc de tìm.
Công thc: = if(mã khách hàng 0, vlookup(mã khách hàng, DM_KH, 2,0),””)

+ Cap nhat vào Bng theo dõi tài sn cô dnh
Ta se cap nhat STT và mã TSCD, t mã TSCD ta se dùng công thc de tìm ra tên và dn v tính ca
tng TSCD:
Công thc: = Vlookup(mã TSCD, DM_TSCD, 2, 0) – tìm tên
= Vlookup(mã TSCD, DM_TSCD, 3, 0) – tìm dn v tính.
Tiêp tc ta se cap nhat ngày dưa vào s dung, sô nam tính khâu hao, nguyên giá tng TSCD.
Lưu ý: chúng ta có the tính mc khâu hao theo tháng, hoac theo ngày – diêu này tùy thuoc vào dac
diem sn xuât kinh doanh, cách qun lý, chính sách thu hôi vôn ca tng dn v mà thiêt kê các ch
tiêu trong bng tính và trích khâu TSCD cho phù h$p vi doanh nghiep mình.
+ Chi phí tr trưc
Tưng t vi TSCD, ta cung se có mot sheet theo dõi tình hình tang gim, phân bo các chi phí tr
trưc ngan hn, dài hn vào chi phí ca tng ky sn xuât kinh doanh (thông thưng dó là giá tr công
c dng c dư$c dưa vào s dng – phân bo dân vào chi phí sn xuât kinh doanh trong ky)
Các ch tiêu trong bng phân bo chi phí tr trưc giông như bng tính và trích khâu hao TSCD.
(26)

CHNG II: CAP NHAT NGHIEP V KINH TÊ
PHÁT SINH TRONG KY
(27)
Trình t cap nhat các nghiep v kinh tê phát sinh:
Khi cap nhat nghiep v kinh tê phát sinh ta nên chú ý ti các nghiep v sau:
- Thu, chi tiên
- Mua hàng, bán hàng
- Mua sam, thanh lý tài sn cô d nh.
- Mua sam, dưa vào s dng công c dng c.
- Xuât, nhap kho hàng hóa, nguyên vat lieu.
Vi các nghiep v trên ta cap nhat như sau:
- Cap nhat vào so nhat ký chung.
- Cap nhat vào các so liên quan.
Và vi các nghiep v còn li ta ch cân cap nhat vào so nhat ký chung và cuôi ky kê toán nam ta làm so
cái tài khon và sô chi tiêt tài khon.
Ta se hch toán theo kieu mot n$, mot có như trên hình minh h#a
Và dôi vi 2 loi nghiep v sau:
+ Thu, chi tiên
+ Xuât nhap kho hàng hóa, nguyên vat lieu ta se cap nhat thêm sô phiêu thu, phiêu chi, sô phiêu nhap
kho, xuât kho vào cot mã ch%ng t).
+ Cot ngày tháng chng t ta se cap nhat bang tay, thông thưng thì ngày tháng ghi so chính là ngày
tháng chng t do dó ta se dùng công thc rât dn gin de cap nhat ngày tháng ghi so. Dánh công thc
vào ô D20 như sau: = if(B200, B20, “”) de cap nhat ngày tháng ghi so cho nghiep v thanh toán tiên
cưc internet tháng 12/2008. Sau dó ta dùng chuot de kéo cho các xuông các dòng còn li ca cot ngày
tháng ghi so. (lưu ý: ta ch có the copy công thc ca ô trên xuông các ô phía dưi khi dùng chuot de
kéo và th khi ta de con tr/ chuot vào góc bên phi, phía dưi ca ô (vùng ô) cha công thc – khi dó
con tr/ chuot se có hình dâu cong “+”
+ Cot sô hieu chng t: ta can c vào chng t ca nghiep v kinh tê phát sinh de cap nhat.
+ Cot dien gii: dien gii nghiep v kinh tê phát sinh.

+ Cot dã ghi ghi so cái: ta dùng chuot de kéo cho nh(ng nghiep v kinh tê dã cap nhat vào so nhat ký
chung.
+ Cot tài khon ta se dùng de d nh khon cho nghiep v kinh tê phát sinh
+ Cot sô phát sinh n$: ta cap nhat bang tay sô tiên cho tng nghiep v
+ Cot sô phát sinh có: ta dùng công thc de cap nhat t ban dâu và copy công thc dó cho c ky kê
toán nam (như vay ta không phi cap nhat sô tiên phát sinh bên có mà khi ta dánh sô tiên phát sinh n$
nó se t nhày).
+ Cot tài khon dôi ng: ta cung dùng công thc de cap nhat, và cung giông như sô phát sinh có. Ta
ch viec cap nhat sô cot tài khon và cot sô phát sinh n$ có sô lieu là cot tài khon dôi ng cung se t
nhày.
Công thc:
Ta dánh công thc vào ô H20 công thc như sau: = if(I200, G21, G19)
Ta se dùng chuot de copy công thc này xuông các ô còn li ca cot tài khon dôi ng.
+ Phân sô dư dâu ky ta se dùng công thc de cap nhat sô dư dâu ky. Tuy nhiên có mot sô tài khon dac
biet ta ko dùng công thc de l#c sô dư dâu ky dư$c (nêu muôn thì công thc se rât dài và khó nh) do
dó ta ch cap nhat dư$c phân ln sô dư dâu ky ca các tài khon mà thôi. Còn dôi vi các tài khon dac
biet thì ta se t cap nhat bang tay – Công viec này ta ch tiên hành vào cuôi ky kê toán de in so kê toán
chi tiêt, so cái tài khon hay khi phi lap các báo cáo tài chính bât thưng ví d như gii the, chia tách,
h$p nhât,….
De tìm ra sô dư dâu ky ca các tài khon ta cung cân phi lap thêm mot sô d( kien n(a. như trong hình
ve. Cách l#c sô dư dâu ky, chúng ta se tiêp can trong chưng III.
+ Cot sô dư n$ và sô dư có: ta se dùng công thc de tính.
Công thc:
Nhap vào ô K20 công thc sau:
=IF(OR($P$1=1,$P$1=2),$K$19+SUBTOTAL(9,$I$20:I20)-SUBTOTAL(9,$J$20:J20),0)
Nhap vào ô L20 công thc sau:
=IF(OR($P$1=3,$P$1=4),$L$19+SUBTOTAL(9,$J$20:J20)-SUBTOTAL(9,$I$20:I20),0)
Tìm hieu bn chât ca công thc:
Khi có ký t $ dang trưc dòng hay cot thì dư$c hieu rang ta se cô d nh dòng hay cot dó.
Như vay ta có 3 kieu cô d nh dòng - cot như sau:
Cô d nh dòng mà ko cô d nh cot: K$20 – khi copy công thc sang các ô khác thì ch có d a ch cot thay
doi mà d a ch dòng không thay doi.
(28)

Cô d nh cot mà ko cô d nh dòng: $K20 – khi copy công thc sang các ô khác thì ch có d a ch dòng
thay doi mà d a ch cot không thay doi.
Cô d nh c dòng và cot: $K$20 – khi copy công thc sang bât ky ô nào thì d a ch ca ô dó không thay
doi.
Vi công thc tính sô dư cuôi ky này ta có the de ý thây: khi ta copy công thc t ô L20 xuông các ô
còn li ca cot sô dư có thì các ô P1, L19, J20, I20 không b thay doi, và các dòng ca cot I, J thì t nh
tiên lên tng dn v mot.
Bi vì hàm subtotal có ý nghi như sau:
=subtotal(9, vùng tính tong).
Hàm subtotal se tính tnh cho các d( lieu hien lên trên màn hình khi ta tiên hành l#c d( lieu.
Các bn có the kiem tra bang cách l#c d( lieu theo mot ch tiêu nào dó, dn c như ta l#c d( lieu ca
tài khon 142. ta se có kêt qu như sau:
(29)

+ Cot “tháng”: cot này cung dư$c dùng khi in so kê toán, dông thi khi kêt h$p vi cot sô dư ta có the
kiem tra sô lieu và tìm kiêm sai sót trong quá trình hch toán dư$c nhanh hn và chính xác hn.
(30)

Ta se cap nhat tât c các nghiep v kinh tê phát sinh trong ky vào so nhat ký chung theo tng tháng.
Cuôi ky ta se có các bút toán cuôi ky:
- Tính lưng
- Trích khâu hao
- Phân bo chi phí tr trưc
- Kêt chuyen doanh thu, chi phí.
- Xác d nh lãi/lo trong ky.
(31)
D( lieu dư$c to ra
de l#c sô dư dâu ky

1. Nghiep v thu, chi tiên:
- Ví d:
Tiên cưc internet tháng 05/01, giá tr chưa thuê: 1.441.000, thuê 10%, thanh toán bang tiên mat.
Ta se có 2 bút toán:
N 642.2/ C 111.1 : 1.441.000
N 133.1/ C 111.1 : 144.100
Dông thi vi viec cap nhat vào so nhat ký chung ta se cap nhat sang so quy tiên mat.
(32)

1 dây ta có the tách phân giá tr hàng
hóa, d ch v và thuê riêng hoac có the
gop chung là mot tùy theo yêu câu
qun lý và mc do thuan tien.
(33)

Lưu ý : Sô dư cuôi ngày trên so nhat ký chung phi khp vi sô tôn cuôi ngày trên so quy tiên mat. Bât
ky mot nghiep v chi, thu tiên nào phát sinh dêu phi cap nhat vào so quy tiên mat dâu tiên và sô tiên
trên so quy phi bang sô tiên thc tê có ti quy ca doanh nghiep. Như vay ta có the tránh dư$c trưng
b/ xót nghiep v khi cap nhat so nhat ký chung.
2. Nghiep v mua hàng/ bán hàng
Khi nói dên nghiep v mua hàng/ bán hàng, có the là mua, bán hàng hóa, vat tư, tài sn cô d nh, công
c dng c, d ch v,….. khi dó có the se phát sinh nghiep v chi tiên hoac là khon công n$ phi tr
nhà cung câp/ phi thu khách hàng.
Dôi vi các nhà cung câp hay khách hàng ch chôt ca công ty thì ta nên theo dõi chi tiêt cho tng nhà
cung câp/ khách hàng de biêt dư$c tình hình thanh toán vi bên nhà cung câp như thê nào, sô dã thu
ca khách hàng là bao nhiêu, sô dư dâu ky là bao nhiêu và cuôi ky thì mình còn phi tr tng nhà cung
câp là bao nhiêu/ phi thu là bao nhiêu.
Và dôi vi nh(ng nhà cung câp/ khách hàng nh/ l- hay rât ít phát sinh nghiep v thì ta có the theo dõi
chi tiêt hoac không chi tiêt tùy theo yêu câu ca nhà qun lý.
(34)

Ví d :
1. Ngày 09/01, mua 3 chiêc mainboard foxcom G31 vê nhap kho hàng hóa d, dn giá : 700.000 vnd
ca công ty TNHH thiêt b tin h#c Dc Hà, Thuê 5%, hóa dn giá tr gia tang sô : 0036553. Chưa
thanh toán.
- Cap nhat vào so nhat ký chung
- Chưa thanh toán - phát sinh công n$ phi tr.
- Mua vat tư nhap kho - Cap nhat phiêu nhap và báo cáo nhap xuât tôn hàng hóa.
(35)
N$ 156 :2.100.000
Có 331 :2.100.000
N$ 133 :210.000
Có 331 :210.000
Ta de ý thây khi ta dánh sô tiên phát sinh bên n$ và có tài khon hch toán cot tài khon thì sô lieu
trên cot tài khon doi ng và cot sô phát sinh có t dong cap nhat, bi le ta dã quét công thc cho c
ky.
Tiêp theo ta se cap nhat sô tiên phi tr công ty Dc Hà sang sheet công n$ bng chi tiêt công n$.

Bng chi tiêt công n$ này ta se dùng de cap nhat tât c các khon phi thu, phi tr trong ky kê toán,
ca tât c khách hàng hay nhà cung câp (ch chôt hay không ch chôt).
Khi dó tong sô phát sinh có và sô phát sinh n$ ca TK 131 (hay 331) trên bng cân dôi sô phát sinh
phi bang tong sô phát sinh bên có và bên n$ ca bng chi tiêt công n$ (khi l#c cho tng tài khon
131, 331).
Dôi vi nh(ng khách hàng, nhà cung câp ch chôt ta se dưa lên bng tong h$p công n$ phía trên. Như
vay ta có the xem dư$c tong h$p tình hình công n$ phi thu, phi tr ca tât c khách hàng, nhà cung
câp ch chôt.
Sô phát sinh trên bng tong h$p ta se cap nhat theo công thc sau :
=sumif(vùng diêu kien, diêu kien de tính tong, vùng tính tong)
Trên thc tê mot công ty A nào dó va có the là nhà cung câp, va có the là khách hàng ca công ty
nên ta se cap nhat vào bng tong h$p tình hình công n$ ca các công ty va là khách hàng va là nhà
cung câp (tc là 1 công ty se có c 131, 331).
Ta lap thêm mot cot de gop ô mã KH/ NCC vi tài khon tưng ng là công n$ phi thu hay phi tr.
- Vùng diêu kien dây chính là vùng cha cot này : vùng này dư$c cô d nh bang cách bâm F4 mot lân
vào d a ch ca vùng dó trong công thc.
(36)

- Diêu kien de tính tong chính là d a ch ô ca KH/NCC dó trong vùng va ch#n. Và ta bâm F4 ba lân
de cô d nh cot nhưng không có d nh dòng tc là khi ta copy công thc thì ch có d a ch dòng thay doi
mà d a ch cot không b thay doi.
- Vùng tình tong : Có the là cot sô phát sinh có hoac sô phát sinh n$ và vùng tính tong cung dư$c cô
d nh bang cách bâm F4 mot lân
Sau khi dánh xong công thc cho dòng th nhât ta se copy công thc cho các dòng còn li trong cot
SPS có, n$.
Lưu ý : ta ch cân cap nhat công thc cho bng tong h$p công n$ mot lân và sô lieu se t dong dư$c
cap nhat vào bng tong h$p khi ta cap nhat vào bng chi tiêt công n$.
2. Ngày 09/01, Chi phí tiêp khách, giá chưa thuê : 570.000vnd, thuê 10%, ca công ty TNHH Hông
Hưng. Chưa thanh toán.
Dôi vi khoàn chi phí tiêp khách này ta ch cân cap nhat vào so nhat ký chung và bng chi tiêt như
nghiep trên. Còn nêu doanh nghiep muôn phc v yêu câu qun lý thì có the cap nhat thêm vào bng
tong h$p công n$. Khi dó tong sô phát sinh n$ (có) trên bng cân dôi sô phát sinh phi khp vi tong
sô phát sinh n$ (có) trên so tong h$p, chi tiêt công n$.
Ta dùng công thc de tìm tên ca
KH,NCC: = vlookup(G17,DMKH,2,0)
(37)
Ta dùng Data/
validation de
to downlist
Ta bôi den như hình ve (vùng A21:K30) và ch#n Data/filter/autofilter ta se thây bieu
tư$ng hình mui tên, ta kích chuot vào dây se hien ra downlist de ta l#c d( lieu. Giúp
ta biêt dư$c c the tình hình công n$ ca tng khách hàng, hoac ca tng tháng.

3. Nghiep v nhap kho hàng hóa (làm tương t vi nhap kho vat tư)
(38)
Như ví d mot ca nghiep v mua hàng hóa.
Thì dông thi vi viec cap nhat vào so nhat ký chung, bng tong h$p công n$ phi tr thì ta còn phi
cap nhat vào phiêu nhap kho hàng hóa và báo cáo nhap xuât tôn.
Trong moi lân nhap kho hàng hóa, vat tư ta có the nhap nhiêu loi vat tư hàng hóa cho mot phiêu nhap
do dó ta phi cap nhat bang tay sô lư$ng, dn giá cho tng loi vat tư hàng hóa. Và cap nhat sô phiêu
nhap se giúp ta tìm dư$c sô hóa dn, ngày nhap cung như cot “tháng” nhap vi công thc sau:
Ngày : =IF($C9,VLOOKUP($C9,nkc,2,0),)
Sô chng t : =IF($C9,VLOOKUP($C9,nkc,3,0),)
NKC là vùng A20:Ln (n là d a ch dòng cuôi cùng ca sô nhat ký chung).

Bieu tư$ng downlist
Cot dn v : =IF($F9,VLOOKUP($F9,DM_HH_VT,3,0),)
Cot tên : =IF($F9,VLOOKUP($F9,DM_HH_VT,2,0),)
Vi cot thành tiên: Thành tiên = Sô lư$ng * Dn giá
Mã vat tư, hàng hóa: bôi den c cot mã hàng rôi dùng Data/Validation: xuât hien ca so chon list và
dánh vào phân Source: =M_HH_VT
Cot bên cnh cot mã hàng: = (mã hàng) (tháng)
Dánh vào ô G9: =F9 L9
Cot mã hàng hóa vat tư : =IF(VLOOKUP(F9,DM_HH_VT,4,0)=156,HH,VT)
Cot tháng : =IF($C90,MONTH($A9),$L8)
1 bng kê nhap ta cung bôi den vùng ô A9:Ln và ch#n Data/filter/auto filter. Se hien bieu tư$ng
downlist cho phép chúng ta l#c d( lieu cho tng tháng, tng kho vat tư hay hàng hóa.
(39)

Dôi vi bng kê thì ta có the gop bng kê phiêu nhap kho vat tư và hàng hóa làm mot bieu nhưng báo
cáo nhap xuât tôn hàng hóa và báo cáo nhap xuât tôn vat tư ta làm riêng thành 2 bieu.
Hai bieu này vê c bn là giông nhau vê các ch tiêu nên tôi ch trình bày báo cáo nhap xuât tôn hàng
hóa.
Cot STT : Dùng chuot de kéo
Cot mã hàng : Dùng Validation de to downlist
Cot bên cnh mã hàng : =(mã hàng) (tháng báo cáo), tháng 1: = B9 1
Cot tên hàng : =IF($B90,VLOOKUP($B9,DMHH,2,0),)
Cot dn v : =IF($B90,VLOOKUP($B9,DMHH,3,0),)
Cot sô lư$ng, thành tiên dâu ky ta dã cap nhat cùng vi cap nhat sô dư dâu ky dôi vi tháng 1
Dôi vi các tháng tiêp theo trong ky ta se dùng công thc de tìm:
Công thc:
(40)

(41)
Sô lư$ng nhap trong ky:

Cot dn giá xuât kho:
Chúng ta tính giá hàng xuât kho theo phưng pháp bình quân gia quyên:
Công thc:
Dn giá xuât kho = (Thành tiên dâu ky + thành tiên nhap trong ky)/(sô lư$ng tôn dâu ky + sô lư$ng
nhap trong ky).
Công thc nhap vào ô J9: =IF(F9+H9=0,0,(G9+I9)/(F9+H9)), sau dó quét công thc cho c cot dn
giá xuât kho.
Cot sô lư$ng xuât trong ky: =SUMIF(XHH!$G$11:$G$23,NXTHH!$C9,XHH!$H$11:$H$23)
Cot thành tiên: Sô lư$ng * Dn giá.
Ngày 03/01/09, xuât kho bán 1 Dâu báo dong DISC, 2 O hitachi 35 HDD 500 GB Sata
giá chưa thuê lân lư$t là 1.400.000 và 350.000, thuê 10%.
Ta cung cap nhat nghiep v ghi nhan giá vôn (riêng bút toán giá vôn ta làm vào cuôi ky kê toán –
thưng là cuôi tháng) và doanh thu bình thưng lên so nhat ký chung như các nghiep v khác, dông
thi ta cap nhat vào bng kê xuât kho và báo cáo nhap xuât tôn hàng hóa.
- Bng kê phiêu xuât kho ta chưa cap nhat cot dn giá xuât kho và cot thành tiên.
Cot ngày tháng chng t : =IF($C11,VLOOKUP($C11,nkc,2,0),)
Cot sô hóa dn : =IF($C11,VLOOKUP($C11,nkc,3,0),)
Cot phiêu xuât : ta nhap tay – dông thi cung phi cap nhat vào so nhat ký chung theo
bút toán ghi nhan doanh thu.
Cot mã hàng : Dùng validation de to downlist
Cot tên hàng : =IF($F11,VLOOKUP($F11,DM_HH,2,0),)
Cot dn v : =IF($F11,VLOOKUP($F11,DM_HH,3,0),)
Cot sô lư$ng : Ta se t cap nhat bang tay
Cot mã vat tư hàng hóa :
=IF(F110,IF(VLOOKUP(F11,DM_HH_VT,4,0)=156,HH,VT),)
Cot tháng : =IF(F110,IF(C110,MONTH(A11),N10),)
Bôi den vùng d( lieu ca bng kê xuât và dùng filter: data/filter/auto filter se giúp chúng là l#c d( lieu
theo các ch tiêu khác nhau.
(42)

Tính giá XK theo PP bình
quân gia quyên nên ta ch
có the tính dư$c giá xuât
kho vào thi diem cuôi ky
kê toán khi mà biêt hêt
lư$ng hàng nhap trong ky.
Lưu ý: Dôi vi nh(ng hàng hóa mà chưa có trong danh mc, thì khi phát sinh ta phi cap nhat thêm vào danh
mc hàng hóa, vat tư, và báo cáo nhap xuât tôn hàng hóa. Còn trong trưng h$p dã có trong danh mc hàng hóa
và trong báo cáo nhap xuât tôn thì khi phát sinh nghiep v liên quan dên nó như nhap hay xuât thì ta ch cap
nhat vào bng kê nhap hay bng kê xuât mà không phi cap nhat vào báo cáo nhap xuât tôn vì nó se t dong lây
sô lieu trên 2 bng kê này de tính toán các sô lieu trong BCNXT. Như vay các công thc trong báo cáo nhap
xuât tôn ta ch cân cap nhat mot lân trong ky và nêu phát sinh thêm thì bo sung không thì không phi làm ti
Lap phiêu nhap xuât kho
2. Sô phiêu nhap, xuât dùng làm c s de
diên các d( lieu khác trong phiêu NX
(43)
1. Danh sách các
phiêu nhap, xuât dã
có trong ky
3. Dùng công thc de tìm ra sô th t
dòng ca các hàng hóa có trong phiêu
nhap, xuât.

Bưc 1:
- Ta cap nhat các phiêu nhap, xuât dã thc hien trong ky bang tay như (1), và dat tên cho vùng sô phiêu
nhap de phc v to downlist.
- Ta dùng validation de to downlist sô phiêu nhap xuât như (2)
Bưc 2: (quan tr#ng nhât)
- Ta nhap công thc vào ô I15 như sau: =MATCH(E6,NHH!$C$9:$C$29,0)
- Tiêp dên nhap công thc vào ô I16:
=IF(TYPE(MATCH($E$6,OFFSET(NHH!$C$9,PNXHH!I15,0),0))=16,,TYPE(MATCH($E$6,OFF
SET(NHH!$C$9,PNXHH!I15,0),0))+PNXHH!I15)
Và copy công thc này xuông các ô còn li ca cot I.
- match (giá tr muôn tham chiêu, vùng de tham chiêu, kieu tham chiêu )
Giá tr muôn tham chiêu dây là sô phiêu NX
Vùng tham chiêu là mot vùng ch mot cot hoac mot dòng.
Kieu tham chiêu: 0 – chính xác.
Hàm match se tr vê sô th t ca giá tr muôn tham chiêu trong cot hoac dòng dư$c ch#n.
- Offset (ô de tham chiêu, sô dòng lech lên/ xuông tính t) ô tham chiêu, sô cot lech sang trái/ phi
t) ô tham chiêu).
Ta nhìn vào hình ve trên.
Công thc trên có the dư$c hieu là:
Offset( NHH!$C$9, 1, 0)
(44)

Giá tr dư$c tr vê: PN01
Tc là giá tr ô C10
- Type (value) : hàm này se cho ta kieu/ lo*i ca giá tr.
Value Kêt qu tr vê Ví d Kêt qu
Kieu sô 1 =type(2007 – 5 + 6) 1
Kieu van bn 2 = type(“excel”) 2
Kieu logic 4 = type(12) 4
Loi 16 = type(gii pháp excel) 16
Mng 64 = type({1,2,3,4}) 64
Ta tiêp tc phân tích công thc sau:
=IF(TYPE(MATCH($E$6,OFFSET(NHH!$C$9,PNXHH!I15,0),0))=16,,TYPE(MATCH($E$6,OFF
SET(NHH!$C$9,PNXHH!I15,0),0))+PNXHH!I15)
Khi ta dùng hàm offset de tham chiêu ti sheet NHH và có ô de tham chiêu là C9 (thuoc cot mã phiêu
nhap) vi sô dòng lech xuông là I15, sô cot lech là 0.
Có 2 trưng h$p xy ra:
(45)

Mot là: se tr vê cho ta giá tr giông het vi Sô phiêu nhap xuât ta cân tìm (2).
Hai là:
- Không tìm dư$c giá tr nào
- Tìm dư$c mot giá tr khác ví d PN02, PN03.
Eror in value! – không tìm thây giá tr vì cot không có sô dòng lech de
tham chiêu dan dên công thc match không hot dong, vi ô K16 và
K17: =match(PN01, PN01, 0) se tr vê kêt qu ca giá tr tìm kiêm là
1, tuy nhiên vi các ô K18 : =match(PN01, PN02, 0) thì se hàm match
se ko tìm dư$c sô th t ca PN01 mà b #NA tc là trong vùng dó giá
tr không có nên ko tìm dư$c. còn dôi vi các ô tiêp theo:
=match(PN01, #value!, 0), vùng tham chiêu dã b loi nên kêt qu tr vê
cung b loi: #value!.
(46)

Ta có the nhìn thây, moi mot mat hàng có mot sô th t
khác nhau trong cot tính t mat hàng dâu tiên, nên ta
dùng công thc trên de tìm ra trong mot phiêu nhap thì
th t ca các mat hàng ca phiêu nhap dó là bao nhiêu.
Ta có the thây thông qua các hình ve sau:
(47)

(48)

Bưc 3:
Ta se diên các thông sô còn li trong phiêu nhap.
- Cot sô th t: =IF(I15=,,COUNTA($B$15:B15)) và copy xuông các ô còn li.
- Cot tên nhãn hieu, …: =IF(I15=,,INDEX(NHH!$D$9:$D$29,PNXHH!I15,0))
Index(vùng tham chiêu, sô th t dòng, sô th t cot)
Hàm index se tham chiêu và tr vê giá tr cân tìm theo sô cot và sô dòng mà mình dat trong công thc.
Trong trưng h$p PN03: index(cot tên hàng, sô th t ca mat hàng th nhât trong PN03 là 6 trong cot
tên hàng, sô th t cot là 0): giá tr tr vê là tên ca mat hàng trong phiêu nhap 06 và có sô th t trong
cot tên hàng là 06.
Tưng t vi các cot còn li.
- Vi ô ngày tháng: =IF($I$1,VLOOKUP($I$1,nkc,2,0),)
Ta vào Cells format de d nh dng như sau:
Bưc 4:
Vi các thông tin như h# và tên ngưi giao ta có the dùng hàm vlookup(giá tr tìm kiêm, vùng tìm
kiêm, sô th ca cot cha giá tr tìm kiêm trong vùng tìm kiêm, 0).
Ta có the them các thông tin khác tùy thuoc vào yêu câu qun lý ca doanh nghiep.
(49)
4. Tài sn cô d nh.
Khi có nghiep v mua sam hay thanh lý tài sn cô d nh thì dông thi vi viec cap nhat vào so nhat ký
chung như bình thưng ta còn phi cap nhat viec tang gim tài sn cô d nh vào so theo dõi tài sn cô
d nh.

Dông thi chúng ta cung nên m thêm mot sheet de theo dõi tình hình thanh lý tài sn cô d nh trong ky
ca doanh nghiep.
(50)

(51)
5. Chi phí tr trưc.
Ta cap nhat vào so nhat ký chung và sheet theo dõi chi phí tr trưc dôi vi nh(ng chi phí phát sinh
tang.
6. Phân he tiên lưng
Bng châm công:
Cot STT: Ta có the dùng chuot de kéo bang cách bâm 1, 2 sau dó bôi den 2 ô dó, rôi kéo.
Hoac ta có the dùng công thc sau:
=IF(B7=,,MAX($A6:A$7)+1)
Cot Mã nhân viên : ta dùng Validation: data/validation - list - =M_NV
Cot H# và tên : =IF(B7=,,VLOOKUP($B7,DM_NV,2,0))
Cot chc v : =IF(B7=,,VLOOKUP($B7,DM_NV,3,0))

(52)
Ta dat tên cho vùng bôi den kia: BCC
Bng thanh toán tiên tiên lưng
Cot mã nhân viên ta dùng validation de to downlist.
Cot h# và tên : =VLOOKUP($B11,DM_NV,2,0)
Cot chc v : =VLOOKUP($B11,DM_NV,3,0)
Cot lưng c bn : =VLOOKUP($B11,DM_NV,5,0)
Cot tiên lưng thc linh: =E11+F11+G11+H11-I11
Dat tên cho vùng bôi den: BTTL
Phiêu chi lưng
Ô E7 (mã nhân viên): dưa con tr/ chuot vê v trí ô E7 và ch#n Data/validation - list - =M_NV
H# và tên : =IF($E$7=,,VLOOKUP($E$7,DM_NV,2,0))
Chc v : =IF($E$7=,,VLOOKUP($E$7,DM_NV,3,0))

Các ch tiêu còn li se có công thc như trong hình ve dưi dây.
(53)

CHNG III: LÀM CÁC BÚT TOÁN CUÔI KY
1. Tính và trích khâu hao tài sn cô d nh.
2. Phân bo chi phí tr trưc.
3. Xác d nh giá vôn xuât trong ky.
4. Kêt chuyen thuê GTGT.
5. Kêt chuyen doanh thu, chi phí thuoc hot dong kinh doanh.
6. Kêt chuyen doanh thu, chi phí khác.
7. Xác d nh kêt qu kinh doanh, lãi/lo.
Lây sô tong bên bng
phân bo chi phí tr trưc
1. Tính và trích khâu hao tài sn cô d nh.
Ta se lây sô tong cong khâu hao ky này bên bng tính và trích khâu hao TSCD ca tng
tháng de hch toán sang so nhat ký chung ca tháng dó.
(54)
Lây sô tong
bên bng tính
– trích khâu
hao TSCD

2. Phân bo chi phí tr trưc
Ta cung lây sô tong bên bng phân bo chi phí tr trưc de cap nhat sang so nhat ký chung
(55)

3. Xác d nh giá vôn xuât trong ky.
Dên cuôi ky kê toán, ta có the biêt dư$c trong ky nhap bao nhiêu hàng hóa: sô lư$ng, dn giá tng loi
như vay ta có the tính dư$c giá xuât kho bình quân gia quyên cho tng mã hàng hóa khác nhau.
Ta se hch toán trên so nhat ký chung:
N$ TK 632 :
(56)
Có TK 156 :
Có 2 cách ghi sô lieu vào nghiep v trên:
- Sau khi có dư$c dn giá xuât, ta se tìm dên nghiep v ghi nhan doanh thu và cap nhat giá vôn cho các
lân xuât bán hàng hóa dó.
Ví d: 10/1/09 xuât 1 dâu DISC, do chưa có dn giá xuât nên ta mi ch ghi nhan doanh thu bán nó,
dên cuôi ky kê toán ta biêt dư$c trong ky nhap thêm 2 chiêc n(a và tôn kho dâu kì là 5 chiêc nên ta
tính dư$c dn giá xuât là 1.128.571
Khi dó ta quay li nghiep v ghi nhan doanh thu và phn ánh bút toán ghi nhan giá vôn:
N$ TK 632 : 1.128.571
Có TK 156 : 1.128.571
- Cách th 2: ta se không tách ra thành các nghiep v ghi nhan giá vôn cùng vi nghiep v ghi nhan
doanh thu mà ta se lây sô tong trên báo cáo nhap xuât tôn – cot thành tiên – xuât trong ky.
Và ghi nhan sô tiên tong.

Sau khi có dư$c giá xuât kho tng loi hàng hóa ta se kiem tra li thông tin trên cot giá xuât ca sheet
bng kê xuâT
Sô thuê GTGT còn dư$c khâu
tr ky trưc chuyen sang
(57)
4. Kêt chuyen thuê GTGT
Sô thuê GTGT kêt chuyen trong ky là sô nh/ hn trong 2 sô sau:
- Thuê GTGT dâu ra trong ky (1)
- (Thuê GTGT ky trưc chuyen sang + Thuê GTGT dâu vào trong ky) (2)
Bút toán kêt chuyen:
N$ 3331 : Giá tr nh/ hn
Có 1331 : Giá tr nh/ hn
Trong trưng h$p (1) (2) : Phân chênh lech se dư$c chuyen sang ky sau
Trong trưng h$p (1) (2) : Phân chênh lech là sô thuê còn phi nop trong ky.
Công thc tính sô thuê
GTGT dâu ra trong ky
Nhap công thc này de tính
sô thuê GTGT dâu vào

5. Kêt chuyen doanh thu, chi phí thuoc hot dong kinh doanh
- Doanh thu : bán hàng và cung câp d ch v, doanh thu hot dong tài chính.
- Chi phí : bán hàng, qun lý doanh nghiep, giá vôn hàng bán, chi phí tài chính, chi phí
thuê thu nhap doanh nghiep
Lưu ý: chi phí thuê thu nhap doanh nghiep ta se làm sau các bút toán kêt chuyen chi phí, doanh
thu kia.
(58)
6. Kêt chuyen doanh thu, chi phí khác.
7. Xác d nh kêt qu kinh doanh, lãi/lo.
Các công thc tính sô lieu dã có trong hình ve.
Ta hãy di tìm hieu công thc:
Hàm sumif là hàm tính tong có diêu kien:

(59)
=sumif(vùng diêu kien, diêu kien, vùng tính tong)
= SUMIF($G$344:$G$530,515,$J$344:$J$530)- SUMIF($G$344:$G$530,515,$I$344:$I$530)
Như vay dây vùng diêu kien chính là vùng cot tài khon và dư$c bôi den bat dâu t dòng bat dâu
hch toán ca tháng, ky hch toán dên dòng kêt thúc ca tháng, ky hch toán dó.
Diêu kien tính tong chính là mã tài khon mà mình dang muôn tính tong.
Vùng tính tong là cot sô phát sinh n$ hay sô phát sinh có.
Vì dây là các tài khon doanh thu, chi phí do dó:
Doanh thu kêt chuyen sang 911 là: tong doanh thu phát sinh bên có – tong doanh thu phát sinh bên n$.
Chi phí kêt chuyen sang 911 là: tong chi phí phát sinh bên n$ - tong chi phí phát sinh bên có.
Riêng dôi vi bút toán kêt chuyen l$i nhuan sau thuê chưa phân phôi thì tùy vào viec tong sô phát sinh
n$ ca 911 ln hn hay nh/ hn tong sô phát sinh có ca 911 mà ta se lây (n$ - có) hay (có – n$).
CHNG IV: LÀM BÁO TÀI CHÍNH VÀ
IN SO KÊ TOÁN
I. CAP NHAP BNG CÂN DÔI TÀI KHON.
- M%o dâu tiên de kiem tra tính chính xác ca bng cân dôi tài khon mình làm là tong sô phát sinh bên
có phi bang tong sô phát sinh bên n$.
Do tong sô dư n$ dâu ky bang tong sô dư có dâu ky =
= Tong sô dư n$ cuôi ky bang tong sô dư có cuôi ky.
- Th 2: Các tài khon loi 1, 2, 3, 4 se có sô dư dâu ky và cuôi ky. Tuy nhiên các tài khon dâu 5 - 9
se không có sô dư dâu ky cung như cuôi ky.
- Th 3: SDDK, SPS, SDCK ta l#c trên so nhat ký chung ca tng tài khon và ca tât c các tài khon
phi khp vi SDDK, SPS, SDCK trên bng cân dôi tài khon.
Ta se se có mot bng cân dôi tài khon cho c ky kê toán nam.
Dôi vi bng cân dôi tài khon ta nên làm cho moi tháng mot bng cân dôi tài khon, vì khi phát sinh
chênh lech ta có the kiem tra dư$c phát sinh chênh lêch t tháng nào và ta dã thu h%p dư$c phm vi
tìm kiêm và dưng nhiên se tiêt kiem thi gian tìm loi sai và sa de hn.
- Sô dư dâu ky ca bng cân dôi tài khon nam và ca tháng 1 ta dã cap nhat khi bat dâu ky kê toán.
Và sô dư dâu ky ca các tháng sau, ta copy/ paste special/ value t sô dư cuôi ky ca tháng trưc dó.

2 tài khon tong này dêu dư$c dùng de
lap ch tiêu 110 – tiên và các khon
tưng dưng tiên trên BCD KT nên ta
gan cho nó mã hieu 110
(60)
Hoac ta có the dùng công thc de tìm:
Công thc: =vlookup(giá tr tìm kiêm, vùng tìm kiêm, sô th t ca cot muôn tìm kiêm, 0)
Ví d: ta cap nhat sô dư dâu ky cho tháng 3.
Giá tr tìm kiêm dây chính là mã tài khon ca bng cân dôi tài khon ca tháng (111.1, 112.11,….)
Vùng tìm kiêm: là các t cot mã tài khon - cot sô dư có cuôi ky.
Lưu ý: ta ch tìm kiêm sô phát sinh, sô dư ca các tài khon tieu khon (bé nhât). Ta không dùng công
thc de tìm kiêm tài khon tong. Dôi vi tài khon tong ta se dùng hàm =sum(vùng tính tong) de tính
tong sô phát sinh, sô dư ca các tài khon tieu khon ví d: 112 = 112.1 + 112.2 + 112.3
Vi tài khon 121 thì các khon dâu t tài chính 3
tháng thì ta cap nhat vào ch tiêu 110 – tiên và các
khon tưng dưng tiên, nêu thi hn 3 tháng thì
li cap nhat vào ch tiêu 121 – dâu tư tài chính ngan
hn

(61)

Cot A: ta se dánh sô 1 vào các dòng nào có cha tài khon câp 1.
Cot B (cot “Mã”): ta se to ra danh sách tât c các tài khon t câp 1, 2 dên các tài khon tiêu khon
câp bé hn cot C. Và tưng ng vi các tài khon câp 2 hoac câp 3 ta se gán cho nó mot mã tưng
ng vi các “Mã hieu” trong bng cân dôi kê toán.
Nh(ng tài khon tong mà nó dư$c dùng de lap các ch tiêu trong bng cân dôi kê toán và báo cáo kêt
qu hot dong kinh doanh thì ta ch cân gan mã hieu cho tài khon tong mà không cân gan mã hieu cho
các tài khon tieu khon ca nó.
Tuy nhiên có nh(ng tài khon tong mà các tài khon tieu khon ca nó li dư$c dùng de lap các ch
tiêu khác nhau trong bng cân dôi kê toán thì ta ch gan mã hieu cho các tài khon tieu khon mà li
không gan cho tài khon tong.
Cot G – sô phát sinh n$: =SUMIF(NKC!$G$20:$G$2111,$C137,NKC!I$20:I$2111)
NKC!$G$20:$G$2111: dây là vùng diêu kien chính là cot tài khon hch toán bên so nhat ký chung.
$C137 : dây là diêu kien tính tong.
(62)

Cot H – Sô phát sinh có: =SUMIF(NKC!$G$20:$G$2111,$C137,NKC!J$20:J$2111)
Sau khi dánh xong công thc cho tài khon tiên mat ta se copy công thc này cho các tài khon tieu
khon khác trong bng cân dôi tài khon (lưu ý: không paste công thc này cho các tài khon tong).
Cot SDNCK và SDCCK: ta cung ch dùng công thc =max(giá tr 1, giá tr 2, giá tr 3,….., giá tr n) –
(Hàm max se lây giá tr ln nhât) cho các tài khon tieu khon, còn dôi vi tài khon tong ta se dùng
hàm =sum().
(63)

Khi hoàn tât công viec cap nhat sô phát sinh n$ và có ta se l#c ra các tài khon mà có sô lieu phát sinh.
Bang cách bâm vào downlist “X” và ch#n X - ta se có bng cân dôi tài khon sau khi l#c như sau:
(64)
Kích chuot vào
downlist và ch#n “X”

(65)
II. BNG CÂN DÔI KÊ TOÁN.
Ta nhap công thc vào các ch tiêu con, ch tiêu tong se là tong ca các ch tiêu con.
Công thc:
Bên phân tài sn:
Sô dư cuôi nam:
=IF(SUMIF(ma,$G13,SDNCK)0,SUMIF(ma,$G13,SDNCK),SUMIF(ma,$G13,SDCCK)*(-1))
“ma”: là cot mã tài khon trên bng cân dôi tài khon nam
SDNCK: là cot sô dư n$ cuôi ky trên bng cân dôi tài khon nam
……. Tưng t vi các vùng dư$c dat tên còn li.
* (-1): Tài khon loi 1 và 2 có sô dư cuôi ky bên n$ tuy nhiên có nh(ng tài khon li có sô dư bên có
ví d như tài khon 214 ( tài khon gôc 211) – khâu hao tài sn cô d nh – khi lên bng cân dôi kê toán
ta phi ghi âm giá tr khon khâu hao này. Mot sô tài khon khác như các khon d phòng – chúng dêu
là tài khon diêu chnh – nó se dư$c ghi âm de diêu chnh cho tài khon gôc mà nó diêu chnh.

(66)
Bên phân nguôn vôn:
Lu ý: Mot bng cân dôi kê toán muôn dùng thì trc tiên tong tài sn phi
bang tong nguôn vôn.

III. BÁO CÁO KÊT QU HO,T DONG SN XUÂT KINH DOANH.
Sô lieu trên báo cáo kêt qu hot dong sn xuât kinh doanh cot nam nay ta se lây t bng cân dôi tài
khon nam
Sô lieu cot nam trưc ta lây t báo cáo tài chính ca nam trưc – cot sô nam nay.
(67)

(68)
IV. BÁO CÁO LU CHUYEN TIÊN TE.
Khi lap báo cáo lưu chuyen tiên te ta lap ra 2 ch( T ca hai tài khon 111 và 112.
Sô lieu de ghi vào phân bên n$ và bên có ca 111 và 112 ta se lây t so nhat ký chung.
Bang cách ta chèn thêm mot cot – cot tài khon câp 1 bên cnh cot “Tài khon” bên so nhat ký chung.

Sau dó ta dùng hàm subtotal de tính tong sô phát sinh bên n$ và bên có ca tài khon dó trong ky kê
toán nam – công thc này se dư$c dat v trí cuôi cùng ca so nhat ký chung (g$i ý: ta phi dat công
thc này ngoài vùng ch#n de làm autofilter, vì nêu de trong vùng khi ta l#c 111, 112 nó se không
hien th tong sô phát sinh bên n$, bên ca tài khon l#c).
Ta k ch chuot vào downlist và ch#n (custom…) – xuât hien hop thoi. Ta ch#n như hình ve.
(69)

Tùy ch#n này tưng ng vi viec máy se l#c tât c các nghiep v liên quan dên tài khon 111 và 112
trong ky kê toán (theo cot tài khon câp 1).
Sau dó ta se kích chuot vào downlist bên cot tài khon dôi ng và ta se thây dư$c tong sô phát sinh n$
và tong sô phát sinh bên có ca tài khon dôi ng (tài khon dôi ng vi tài khon tiên) phía cuôi ca
vùng d( lieu.
Ta se dùng tong sô phát sinh bên n$, bên có ca tài khon này de cap nhat sang s dô ch( T tài khon
111, 112 bên báo cáo lưu chuyen tiên te.
(70)

Sau khi l#c dư$c sô tong ca tât c các tài khon dôi ng vi tài khon 111 và 112 ta se tiên hành tong
h$p sô tiên ca các tài khon vào các ch tiêu trên báo lưu chuyen tiên te.
Lây ví d:
Sô phát sinh bên n$ tài khon 111: 400.000.000 – dây là khon góp vôn ch s h(u nên ta se cap nhat
vào ch tiêu 31 – tiên thu t phát hành co phiêu, nhan vôn góp ca ch s h(u.
Lu ý: các khon chi phí phi dc ghi nhan lên báo cáo lu chuyen tiên te theo
hình thc ghi sô âm – ()
(71)

Và dac biet quan tr#ng: Sô lieu trên ch tiêu 70 – tiên và tưng dưng tiên cuôi nam phi bang vi sô
tiên trên ch tiêu tiên và tưng dưng tiên trên bng cân dôi kê toán.
Sô lieu cot “Sô dâu nam”: ta lây t báo cáo tài chính ca nam trưc.
V. THUYÊT MINH BÁO CÁO TÀI CHÍNH.
Dôi vi bn thuyêt minh báo cáo tài chính thì ta nhap tay hoàn toàn,
Phân I và II: ta có the xem báo cáo tài chính ca nam trưc de cap nhat, vì chính sách kê toán ca
doanh nghiep phi dư$c áp dng thông nhât gi(a các nam. Khi có s thay doi thì phi gii trình cho s
thay doi chính sách kê toán dó.
Các phân còn li ta xem bng cân dôi tài khon nam de cap nhat sô lieu.
(72)

(73)
VI. IN SO.
De có the in so kê toán chi tiêt hay so cái tài khon ta làm nh(ng bưc sau:
Bôi den toàn bo nhat ký chung t dòng sô 10 và t cot A dên cot P.
Ch#n Data/filter/autofilter. Sau khi ch#n se xuât hien bieu tư$ng mui tên – downlist de giúp ta l#c d(
lieu.
Dùng Validation de to d( lieu cho ô O1: Data/validation - list - = DM_TK (dây là tên ca vùng
danh mc tài khon – ta dat tên cho cot mã tài khon bên bng cân dôi tài khon nam).
Dat công thc cho ô J11: =IF(OR($P1=1,$P1=2),VLOOKUP($O1,CDPS,3,0),0)
K11: IF(OR($P1=3,$P1=4),VLOOKUP($O1,CDPS,4,0),0)
(lưu ý: ta se cap nhat tay cho sô dư dâu ky ca các tài khon diêu chnh như: 214, 159,…)
Ta l#c tài khon cân in so bang cách bâm vào downlist trên cot “TK”.
Sau dó ta se dâu cot “TK” di
Tiên hành can chnh sao cho hien ra dư$c các cot cân thiêt de in so cái tài khon hoac so chi tiêt tài
khon.
Bưc cuôi cùng là tiên hành in so.
Kích chuot phi
vào v trí này và
ch#n Hide.

Dây là giao dien xem trưc khi in ca so chi tiêt tài khon 11211
HÊT
(74)

MC LC
Các phân hành kê toán ch yêu.........................................................................................................1
Tóm tat công viec kê toán:.................................................................................................................1
CHNG I: THIÊT LAP THÔNG TIN DOANH NGHIEP...........................................................2
VÀ SÔ D DÂU KY CÁC TÀI KHON.........................................................................................2
I. THIÊT LAP THÔNG TIN BAN DÂU VÀ XÂY DNG HE THÔNG DANH MC. .................2
1. Thiêt lap thông tin doanh nghiep...............................................................................................2
2. XÂY DNG DANH MC .........................................................................................................3
- Xây dng danh mc nhà cung câp..............................................................................................4
- Dat tên cho danh mc NCC: DM_NCC......................................................................................7
- Xây dng danh mc khách hàng.................................................................................................7
- Xây dng danh mc vat tư – hàng hóa........................................................................................7
- Xây dng danh mc tài sn cô d nh...........................................................................................9
- Danh mc phòng ban .................................................................................................................9
- Danh mc nhân viên ................................................................................................................10
3. He thông so ...............................................................................................................................13
- So nhat ký chung:.....................................................................................................................14
- Bng cân dôi tài khon. ............................................................................................................15
- So quy tiên mat. .......................................................................................................................16
- Bng kê mua hàng....................................................................................................................17
- Nhat ký bán hàng. ....................................................................................................................18
- Báo cáo nhap - xuât - tôn..........................................................................................................19
- So theo dõi tài sn cô d nh........................................................................................................20
II. CAP NHAT SÔ D BAN DÂU. .................................................................................................21
1. Khi cap nhat sô dư dâu ky ta gôm có các phân he như sau: ...................................................21
2. Các công viec phi làm khi cap nhat sô dư dâu ky. ................................................................22
3. Noi dung: ..................................................................................................................................22
+ Cap nhat vào các so dac biet........................................................................................................23
+ Cap nhat vào báo cáo nhap xuât tôn hàng hóa, vat tư...................................................................23
+ Cap nhat vào so theo dõi công n$ phi thu (so công n$ phi tr làm tưng t).............................24
+ Cap nhat vào Bng theo dõi tài sn cô d nh .................................................................................26
+ Chi phí tr trưc..........................................................................................................................26
(75)

Giao trinh ke toan excel

Recommended

Recommended

More Related Content

Viewers also liked

Viewers also liked (6)

Similar to Giao trinh ke toan excel

Similar to Giao trinh ke toan excel (20)

Giao trinh ke toan excel