Projekter er overalt - og vi indgår allesammen i dem. Som projektledere, deltagere, følgegruppe, styregruppe, leverandører eller slutbrugere. De fylder en større og større del af den moderne organisation og bliver af mange set som løsningen på ... det meste. Men projekter har et skidt ry. De holder aldrig budgettet. De leverer ikke det lovede resultat. De bliver altid forsinkede. Alt for meget tid bliver brugt på uendelige møder, hvor ingen ved hvorfor de er med - og ingen resultater kommer ud af det. Ligemeget hvad ens rolle er i et projekt, så kan man hjælpe til med at undgå dette. Det handler om at forstå projekterne - hvad deres formål er. Og så handler det om ledelse og kommunikation. For at et projekt skal lykkes skal alle i gruppen være en del af det og bidrage til at skabe et bedre projekt. I dette foredrag vil vi se på nogle af de metoder og værktøjer, som man kan bruge når man arbejder med et projekt - lige fra den business case som skal skabe et godt udgangspunkt fra starten til organisationen af projektet når først det er kommet igang. Der vil blive fokuseret på praktiske metoder som enhver der arbejder i et projekt kan tage med hjem og anvende. Vi vil blandt andet komme ind på: - Hvad er et projekt? - Formålet med projektet - hvad skal vi opnå? - Det daglige projektarbejde - Kommunikation i projektet (det er to-vejs!) - Bedre møder

1. Projekter
- og hvorfor de altid
går galt

2. Dagens program
• Hvad er et projekt?
• Formålet med projektet
• Det daglige projektarbejde
• Kommunikation i projektet
• Bedre møder

3. Hvad er et projekt?
Foto - Creative Commons af Fontplay.com

4. Et projekt har et klart
mål
Foto - Creative Commons af jayneandd

5. Et projekt har en
defineret udstrækning
Foto - Creative Commons af Aussiegall

6. Et projekt har en
dokumenteret afslutning
Foto - Creative Commons af Mmlolekk

7. Et projekt udspringer af
behov for en ændring
Foto - Creative Commons af Chispita_666

8. Oversete
elementer i projektet
Projektejer Business case
Ledelse
Foto - Creative Commons af Clagnut og Dbking

9. Projektejeren
• ... er den som skal bruge
projektets output
• ... er den som igangsat
projektet
• ... er den som føler for
projektet
• ... er den som kan stoppe
projektet
• ... er "kunden"

10. Business case
Foto - Creative Commons af Fontplay.com

11. Business Case beskriver
projektets formål
Foto - Creative Commons af Dk58 - Renaud

12. Business Case
beskriver den ændring
projektet skaber
Foto - Creative Commons af Marcin Wichary

13. Business Case er
projektets ledestjerne
Foto - Creative Commons af Paul (Dex)

14. Man skal skelne mellem
formål og løsning
Foto - Creative Commons af Elsie esq.

15. Business Case
• Der skal være enighed i
projektgruppen om formålet
• Bevidsthed om formålet gør
det nemmere at afgøre, hvad
der er vigtigt i projektet
• En Business Case er et
dynamisk dokument der
ændrer sig gennem projektet
• En Business Case
godkendes af kunden
Foto - Creative Commons af Banalities

16. Indhold i en BC
• Del 1: Formålet med
projektet, den brændende
platform
• Del 2: Løsningen/løsningerne
på problemet
• Anbefaling til kunden
• Evt. Cost / Benefit
• Del 3: Løsningens krav
Foto - Creative Commons af Banalities

17. Dagligt projektarbejde
Foto - Creative Commons af Fontplay.com

18. Planlægning
Ledelse
Foto - Creative Commons af Bohman og UggBoy

19. Planlægning er
ikke projektledelse
• Men planlægning er nødvendig
for at kunne lede projektet
• Der findes utallige metoder til
projektplanlægning
• Find den metode der passer dig
• Projektets størrelse
• Projektets kompleksitet
• Projektets krav om præcision
og dokumentation
Foto - Creative Commons af Banalities

20. Gantt-diagram
Opgave 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Opgave 1
Opgave 2
Opgave 3
Opgave 4
Opgave 5
Opgave 6
Opgave 7
Opgave 8

21. Software

22. Dette er ikke et projekt
Foto - Creative Commons af Marcin Wichary

23. Projektledelse
Hvem
gør
hvad
hvornår
?

24. Det handler om at få
gruppen til at leve op til
sit fulde potentiale ...
... og eliminere
betydningen af den
enkeltes svagheder
Foto - Semiosis 2010

25. Hvad betyder
"deadline"?
Tilfæ
ldig U topisk tids punkt, hvor
hvor dato
man , man umul igt kan nå at
evt.
aflev
ere?
kan v ære færdig?
Tids
skal pun
Ondsind kt h
et værktø afle vor
projektle j, som det vere man
deren br er re , og
uger til opg alist hvo
at genere
teamet?
aven isk a r
er a t
fslu
ttet

26. Dagligt projektarbejde
• Projektlederen bør fokusere
på ledelse
• Hele gruppen bør bestræbe
sig på at skabe fælles
forståelse
• Aftaler skal overholdes
• Kommunikation er nøglen
Foto - Creative Commons af Saad Akhtar

27. Kommunikation
Foto - Creative Commons af Markhillary

28. God kommunikation er
betingelse for succes
Foto - Creative Commons af Kretyen

29. Kommunikationslag
• Det handler om at have
klare
kommunikationsveje
Projektejer
• Overlad kommunikation
med projektejer / kunde Projektleder
til projektleder
• Kommunikation med
kunden går på samme
Produktion
niveau

30. Tidsstyret
kommunikation
Begivenhedsstyret
kommunikation
Foto - Creative Commons af Shahram Sharif

31. Tidsstyret kommunikation
giver tryghed
Foto - Creative Commons af Nicolasnova

32. Kommunikation
der bør være tidsstyret
• Projektlederens rapport til
projektejer
• Produktionens status til
projektleder
• Faste møder - evt. daily
scrum
• En-til-en møder
Foto - Creative Commons af Joyosity

33. En-til-en
• En-til-en foregår efter en fast skabelon ... Hver uge!
• 10 minutter til medarbejderen - her er emnet frit. Det kan
være om projektet, teamet, privatlivet, vejret,
virksomheden eller hvad det skulle være
• 10 minutter til projektlederen - orientering, evaluering,
diskussion eller "hyggesnak" - men IKKE nye opgaver
• Evt. 10 minutter til fremtiden - kommende udvikling for
medarbejderen etc.
• Kalenderlægges med faste intervaller. Helst hver uge.
Foto - Creative Commons af Joyosity

34. Kommunikationsregel
Det er
afsenderens
ansvar,
at budskabet bliver
forstået !

35. Tænk ud af boksen i
forhold til medier
Foto - Creative Commons af ResPres

36. Eksempler på medier
• Nyhedsbreve
• Blogs
• Mikroblogs / sociale medier
• Samtaler
• Lyd/video
• ... og møder
Foto - Creative Commons af Laineys Repertoire

37. Møder
Foto - Creative Commons af Ghitso

38. Møder udgør en stor del af
projektets kommunikation
Foto - Creative Commons af Incase

39. Før mødet
• Udsend dagsorden i god tid
• Vedlæg relevante dokumenter
• Vær sikker på, at de rette er
indkaldt
• Meld ind til dagsorden
• Læs de vedhæftede dokumenter
Foto - Creative Commons af Pink Sherbet

40. Den gode dagsorden
• Sæt tidspunkt (ikke
varighed) på hvert punkt
• Sæt ansvarlig på
• Henvis til bilag
• Og igen ... Udsend i god tid
Foto - Creative Commons af Arquera

41. Møder starter til tiden!
Foto - Creative Commons af Steakpinball

42. Fastlæg "møderegler"
fra starten
Foto - Creative Commons af ResPres

43. Hvert punkt slutter til tiden
Foto - Creative Commons af Thecrazyfilmgirl

44. Regel om beslutninger
Det er kun en
beslutning
hvis der er fastlagt
ansvarlig
og
deadline !

45. Brug en "Parkeringsplads"
Foto - Creative Commons af EdinburghGreens

46. Parkeringspladsen
• Placer en kurv midt på
bordet
• Giv alle deltagere små
stykker papir
• Hvis et emne løber af sporet,
læg en seddel i kurven
• Afslut mødet med at
gennemgå disse: beslutning
nu, næste møde eller glem
det
Foto - Creative Commons af Muffet

47. Adam Bindslev
www.semiosis.dk
www.facebook.com/semiosis