Successfully reported this slideshow.

Undervisningsmateriale handout

3,219 views

Published on

Published in: Education
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Undervisningsmateriale handout

  1. 1. Velkommen tilProjektledelse The proces of turning vision into reality
  2. 2. ProgramI vejledende overskrifter Dag 1 Dag 2 Dag 3 Velkomst, program Projektplan og Fremgangsmåde og præsentation fremgangsmåde og plan Projekt - definition Projektbeskrivelse Organisering og - kriterier Interessentanalyse samvirke - elementer Omgivelser Ressourcer - typer Forudsætninger Ledelse, lederskab - faser Opmærksomheds- og styring - modeller punkter Læring/evaluering - ledelse Værktøjskassen Business Case
  3. 3. Form Vekslen mellem teoretiske indspark og eget arbejde – og arbejd gerne i dit aktuelle projekt Tag ansvar for egen læring – trænger du til en pause, er det for langhåret, går det for hurtigt..? Sig til! Pauser ca. én gang i timen Vi har sørget for lokaler, maden og materialerne – men det er dig, der ”fylder dansegulvet!”
  4. 4. Præsentation Navn Virksomhed Stilling/arbejdsbeskrivelse Hvilke produkter/ydelser arbejder I med? Uddannelse/baggrund Erfaring med projektarbejde Aktuelle projekter Forventninger/betænkelighederInstruktør: Jesper Oehlenschläger
  5. 5. Hvad er et projekt? Historisk: Kendte projekter: Projektil, projektør, projektion – og Noahs Ark heraf ordet projekt: at overføre et Babelstårnet billede, en idé, et materiale til et Pyramiderne andet sted - til en ny virkelighed. ColloseumHvilke krav er der til en opgave, for at den med rette kan betragtes som projekt?Nævn tre ”ikke-projekter”
  6. 6. OpgaveHvilke krav er der til en opgave, for at den med rette kan betragtes som et projekt?Nævn tre ”ikke-projekter”
  7. 7. Hvad er et projekt?- bud på definitionerEt midlertidigt tiltag for at skabe et unikt Et særligt sæt koordineredeprodukt eller en unik service aktiviteter med defineret start situation og slutresultat, udført af en særlig organisation for at opfylde en Et tiltag, hvor menneskelige, materielle bestemt målsætning til en tidstermin og finansielle ressoucer organiseres på og indenfor et budget en ny måde for at udføre en unik opgave, med en specifikation, en tidsfrist og et budget, for at opnå nyttige Et projekt er en opgave, der både forandringer defineret ved kvantitative tids- og opgavemæssigt er og kvalitative mål afgrænset i forhold til organisationens dagligeEn idé og et udkast til gennemførelse af arbejdsopgaver, og som vedet større arbejde, som kræver tildeling og styring af ressourcer,omhyggelig planlægning, og som skal opfylde et eller flerestrækker sig over et stykke tid definerede mål
  8. 8. Kriterier for et projekt? Bjarne Kousholt ”Projektledelse” Et klart defineret formål En fastsat slutdato Ukendte faktorer og risici Grænser for omkostning og ressourceforbrug Nye erfaringer Nye resultater Udfordrer vanetænkning Udfordrer en statisk organisation Samarbejder på tværs
  9. 9. Projekt versus drift Projekt Stort - ukendt Øget grad af ukendskab Mindre - ukendt Øget antal opgaver Øget kompleksitet Øget omkostning Øget forandringModificeret udgave One-time shot Øget varighed(næsten prøvet før) Øget værdi Gentagne opgave Løbende drift Drift
  10. 10. OpgaveHvilke spørgsmål kan du stille til opdragsgiver for at vurdere kompleksiteten i projektet?
  11. 11. Projektets elementer Projektopgaven Interessenter Projektledelse Omgivelserne Ressourcer
  12. 12. Projektets elementer Projektopgaven Behov og nyttemål Omfang og indhold Mål og produkter Forandringen Tidsramme Interessenter Projektledelse Omgivelserne Anvendelse, ejerskab Lede og styre projektet Marked Vilje og drivkraft Fremgangsmåde og plan Teknologi Ressourceydelser Organisation og samvirke Omgivende systemer Formel godkendelse Opmærksomhedsområder Fysisk miljø Almen accept Læring Regelsæt, normer Ressourcer Kompetencer Personer Faciliteter Materialer Penge
  13. 13. Elementer i et projekt Sammenhæng og koordinering Scope (omfang og indhold) Kvalitet HR Indkøb
  14. 14. Projekttyper Forandringsprojekt Udrulningsprojekt Tekniske projekter Udviklingsprojekt Softwareudviklingsprojekt Konstruktionsprojekt Analyseprojekt Forhandlingsprojekt Leveranceprojekt Strategisk projekt Tilretningsprojekt Operativt projekt
  15. 15. Projekter gør en forskelPPSOP-modellen Produkter Processer PPSOP Personer Systemer Organisation
  16. 16. Hvordan påvirker dit projekt: Organi-Person System Proces Produkt Opgave sation
  17. 17. ProjektfaserMaterielle projekter Planlægnings- Udførelse Aflevering af Drift og Før projektet og og den produktet og vedligehold besluttes specifikations- løbende evaluering af projektet fasen opfølgning
  18. 18. Projektfaser ogprodukters livscyklus Aktivitet Salg/brug Modenhed Produkt Etablering Produkt- Intro- Produkt Aftagen udvikling duktion Voksende salg/brug Projekt Skrotning Profit Før projektet besluttes Udførelse og løbende specifikationsarbejde Drift og vedligehold Planlægnings- og Tab Aflevering og opfølgning evaluering Projekt
  19. 19. ProjektfaserImaterielle projekter/forandringsprojekter Opmærk- Overtalelse Beslutning Kvalificering Bekræftelse somhed
  20. 20. ProjektfaserKobling mellem materielle og imaterielle projekter Planlægning og Udførelse og Aflevering og Drift og Før beslutning specifikation opfølgning evaluering vedligehold Vi er klar Projektet er i Bekræftelse Projektet er drift ikke besluttet Vi er ”på” Kvalificering Beslutning Overtalelse Projektet erOpmærksomhed klart Vi er ikke klar
  21. 21. Almindeligt projekt ellerforandringsprojekt? ”Almindeligt” projekt ForandringsprojektVil forandre mange menneskers måde at arbejde på? Nej JaUdfordrer de primære interessenters forventninger? Nej JaKræver mange menneskers velvilje for at lykkes? Nej JaMå forventes at møde modstand fra mange mennesker? Nej JaInvolverer primært kun projektgruppen og i mindre grad interessenter Ja Nejudenfor denne?Projektgruppen gennemfører selve projektets aktiviteter, men det er Nej Japrimært interessenterne udenfor gruppen, der påvirkes af projektet
  22. 22. OpgaveEr dit projekt et leveranceprojekt eller et forandringsprojekt? – og hvorfor?Hvad skal projektet levere?Hvad skal projektet forandre?
  23. 23. Projektmodeller Hvad skal vi nå? Høj klarhed Adaptiv Klassisk projektledelse projektledelse Hvordan når vi det? Dynamisk projektledelseLav klarhed
  24. 24. Vandfaldsmodellen Før projektet besluttes Planlægning og specifikation Udførelse og opfølgning Aflevering og evaluering Drift og vedligehold
  25. 25. Iterativ model”We learn as we go” Evaluering Identifikation Konstruktion Design
  26. 26. Projektmodeller Vandfaldsmodel Iterative modeller Adskilte og sekventielt ordnede Flere korte gennemløb af alle faser projektets faser Alle krav fastlægges i detaljer, før Kunden inddrages aktivt i projektet påbegyndes projektet Kravspecifikationen styrer Prioriteringer og overordnede projektet mål er kendt Kundefokus på kravsopfyldelse Detailkrav fastlægges først undervejs, når tiden er inde Hver fase afsluttes, før ny fase påbegyndes Mange ressourcer benyttes på ændringshåndtering
  27. 27. Valg af projektmodelHvornår er det relevant at anvende de forskellige projektmodeller?Hvilke udfordringer giver anvendelsen af de forskellige projektmodeller?Hvad skal man som projektleder overveje/være særlig opmærksom på ved brug afde forskellige projektmodeller?
  28. 28. OpgaveHvornår er det relevant at anvende de forskellige projektmodeller?Hvilke udfordringer giver anvendelsen af de forskellige projektmodeller?Hvad skal man som projektleder overveje/være særlig opmærksom på ved brug af deforskellige projektmodeller?
  29. 29. Hvad er projektledelse? Projektledelse er anvendelsen af Planlægning, uddelegering,viden, kunnen, værktøjer og metoder overvågning og kontrol af alle i projektaktiviteter for at opfylde aspekter af projektet samt projektbehov motivering af de involverede med PMI henblik på at nå projektets mål Projektledelse af planlægning, inden for de forventede organisering, overvågning, kontrol præstationsmål, hvad angår tid, og rapportering af alle aspekter af et omkostninger, kvalitet, omfang og projekt og motivering af alle de, der indhold, fordele og risici PRINCE2 er involveret i det for at nå projektets mål Projektledelse er bredt anerkendt ISO som den mest effektive måde at indføre unikke forandringer. Projektledelse er planlægning, Projektledelse som fag handler om organisering, overvågning og kontrol at lede projekter med succes. af alle aspekter af et projekt og Projektledelsen udgør det motivering af alle involverede for at koordinerende ansvar for at sikre, nå projektets mål, sikkert og inden at alt i projektet styres effektivt for for den aftalte tid, pris og kvalitet at sikre et vellykket projektresultat IPMA APM
  30. 30. Projektets faser og ledelse Styring/management Før Planlægning Udførelse Aflevering Drift og projektet og og og vedligehold besluttes specifikation opfølgning evaluering Lederskab/leadership
  31. 31. Styring og Lederskab Styring Lederskab Værktøjer og metoder til at Metoder og processer til at - Planlægge og opfølge - Fremme samspil, - Designe projektplan og samarbejde, motivation rapportering og proces - Dokumentere - Afdække og analysere afvigelsesnødvendighed relevante faktorer for projektets målopfyldelse
  32. 32. Styring ogLederskab Ledelse indad Ledelse udad Motivering Kommunikation Fordeling af opgaver Forhandling Projektlederen Ledelse af Projektstyring opgave Sikring af fremdrift Projektet når sit mål
  33. 33. Hvad vanskeliggør projektledelse? Personer med vidt forskelig Projekter betyder forandringer – og baggrund skal pludselig til at mennesker er modstandere af arbejde sammen mod et fælles forandringer mål (som de ikke selv har været med til at sætte. Ressourcerne og tiden er knap og Medarbejderne i projektet har ofte næsten altid fastlagt inden en anden leder (linieleder) foruden projektet går i gang – hvilket er i projektlederen – og projektlederen modstrid med projektets natur, da har ikke den organisatoriske det jo skal levere noget, der ikke autoritet er prøvet før ”Der findes intet mere vanskeligt at udføre, intet hvor succesen er mere tvivlsom, intet mere vanskeligt at lede, end at indføre en ny måde at gøre tingene på. For initiativtageren har fjendskabet fra alle, der vil profitere på bevarelsen af det gamle system og blot lunken forsvar fra de, der vil tjene ved det nye. Machiavelli (1469-1527)
  34. 34. Hvad er (projekt)ledelse?Hvordan adskiller projektledelse sig fra ”almindelig ledelse”?Hvilke særlige kompetencer bør en projektleder have (i forhold til linieledere)?Hvorfor er projektledelse en svær disciplin?
  35. 35. OpgaveHvordan adskiller projektledelse sig fra ”almindelig ledelse”?Hvilke særlige kompetencer bør en projektleder have (i forhold til linieledere)?Hvorfor er projektledelse en svær disciplin?
  36. 36. VærktøjskassenBusiness Case Projektplan - beskrivelse Projektplan – fremgangsmåde & plan Projektplan – Organisering og samvirke Projektplan - Ressource Projektplan – Ledelse, lederskab/styring Projektplan – Læring/evaluering
  37. 37. ProjektfaserMaterielle projekter Før Planlægnings- Udførelse Aflevering af Drift og og og den projektet specifikations- løbende produktet og vedligehold evaluering af projektet besluttes fasen opfølgning
  38. 38. Hvordan opstår projekter? Eksterne projekter (for kunder) f.eks. salgsmuligheder/leverancemuligheder Interne projekter Fornyelse- og forbedringsprojekter – ofte afledt som en del af en strategisk udvikling Business Ide Case
  39. 39. Projektets elementer Projektopgaven Interessenter Projektledelse Omgivelserne Ressourcer
  40. 40. Business Case Business casen (BC) • Er et dynamisk dokument • Driver projektet • Indeholder det vigtigste sæt af informationer for projektet (kan det betale sig ?) • Kan danne grundlag for konkretisering af projektet • Ajourføres (af projektleder) og godkendes (af styregruppen) igennem hele projektet • Projektet vurderes altid i forhold til sidst godkendte BC
  41. 41. Business Case Business casen indeholder typisk • Årsager til projektet • Muligheder i projektet • Forventet udbytte • Risici (kommer fra projektets risikoanalyse) • Omkostninger (kommer fra projektplanen) • Tidshorisont (første vurdering) • Investeringsvurdering
  42. 42. Business Case Fortæl om ét af dine projekter Brug Business casens struktur til at beskrive projektet • Hvad var årsagen? • Hvilke muligheder var der? • Hvad var det forventede udbytte? • Hvilke risici var der? • Hvad var tidshorisonten?
  43. 43. OpgaveBrug Business casens struktur til at beskrive projektet • Hvad var årsagen? • Hvilke muligheder var der? • Hvad var det forventede udbytte? • Hvilke risici var der? • Hvad var tidshorisonten?
  44. 44. Projektfaser Planlæg- Udførelse Aflevering af Drift og Før projektet ning og og den produktet og vedligehold besluttes specifika- løbende evaluering af projektet opfølgning tion
  45. 45. Projektplan og fremgangsmåde På baggrund af Business Casen skaber styregruppen en projektformulering, som er opdragsgiverens ”ordredokument”. Dette udbygges senere med mere detaljeret beskrivelse af fremgangsmåde og organisation i Projektplanen. Business Projekt- Ide Projektplan Case formulering
  46. 46. Projektplanens grundelementer 1. Projektbeskrivelse 3. Organisering og samvirke 1.1 Projektopgaven 3.1 Organisation 1.1.1 Opgavebeskrivelse 3.2 Kommunikation internt 1.1.2 Idégrundlag 3.3 Kommunikation eksternt 1.1.3 Målbeskrivelse 1.1.4 Forandringsopgaven 4. Ressourcer 1.2 Interessenter 4.1 Arbejdsindsats, budget 1.3 Omgivelser 4.2 Økonomi 1.4 Opmærksomhedsområder 4.3 Faciliteter og udstyr 4.4 Materialer, budget og plan 2. Fremgangsmåde og plan 2.1 Struktur, indsatsområder 5. Ledelse, lederskab og styring 2.2 Hovedplan og tidsplan 5.1 Styringsprocedurer 2.3 Arbejdsplaner 6. Læring/evaluering
  47. 47. Projektbeskrivelse 1. Projektbeskrivelse 1.1 Projektopgaven 1.1.1 Opgavebeskrivelse Hvad går opgaven ud på? 1.1.2 Idégrundlag Hvilken idé hviler projektet på? 1.1.3 Målbeskrivelse Hvornår ved, vi at projektet er løst? 1.1.4 Forandringsopgaven Hvilken forandring skaber projektet for interessenterne (om nogen)?
  48. 48. Projektbeskrivelse Beskriv dit projekt ud fra strukturen i de første fire punkter i Projektbeskrivelsen
  49. 49. OpgaveBeskriv dit projekt ud fra strukturen i de første fire punkter i Projektbeskrivelsen
  50. 50. Projektets elementer Projektopgaven Interessenter Projektledelse Omgivelserne Ressourcer
  51. 51. InteressentanalyseAlle dem, hvis bidrag eller accept er nødvendig forprojektets gennemførelse.Personer, grupper, afdelinger og institutioner, som ønskerprojektet gennemført og som er villige til at bidrage.Personer, grupper, afdelinger og institutioner, som finderprojektet uvigtigt og måske nogle, som vil modarbejde det.Interessentanalysen har indflydelse på både risikoanalyseog kommunikationsplan
  52. 52. InteressentrollerRolle FunktionAnvendelse og ejerskab At sikre accept og brug af projektets produkterVilje og drivkraft At legitimere projektet, at bane vejen og at prioritere det i forhold til andre opgaverRessourceydelser At levere viden, kunnen og arbejdsindsats samt finansieringFormel godkendelse At give tilladelse til projektaktivitet og løsninger (produkter)Almen accept At forholde sig til projektets og produkternes afledte virkninger på lokalt plan og i videre perspektiv
  53. 53. Identifikation af interessenterHvem er opdragsgiver?Hvem anvender resultatet?Hvem skal acceptere hhv. godkende resultatet?Hvem betaler for arbejdet og resultatet?Hvem skal acceptere/godkende, at aktiviteten udføres ogmåden den udføres på?Hvem berøres (bemærker, generes, lider afsavn, fårudbytte, får ændrede forhold) af resultatet?Hvem levererer indsats, viden, kunnen og resssourcer?
  54. 54. Interessenternes position Stor I nogen grad LilleInteressenternesindflydelse og magt(indflydelse på succes Negativ, modstand Passiv, afventende Positiv, engageretMeget omfattendeEn del forandringerRinge
  55. 55. Skema til interessentanalyse Interessentanalyse Projekt: Dato:Interessent Forventninger, udbytte, Betydning for projektet Inddragelse i projektet succeskriterier Behov for påvirkning
  56. 56. Opgave Interessentanalyse Projekt: Dato:Interessent Forventninger, udbytte, Betydning for projektet Inddragelse i projektet succeskriterier Behov for påvirkning
  57. 57. 10 årsager til modstandEn reel trussel• Den økonomiske og materielle situation forringes• Jobsikkerheden reduceres eller fjernes• Privilegier og goder reduceresTaber ansigt• Den sociale status og anseelse reduceres• Bevægelsesfriheden mindskesTaber indflydelse• Indflydelse, autoritet og handlefrihed reduceres• Kontaktflader i organisationen forringesMere arbejde• Forandringen øger arbejdsbelastningenKan jeg udføredet nye?• Forandringen kræver ny viden og kunnen
  58. 58. 10 årsager til modstandFor usikkert• Forandringen er omfattende og vanskelig at overskue• Forandringen skaber uro og negative følelserHovsa!• Forandringen kommer overraskendeDet er anderledes• Rutiner og vaner må ændresDet koster mig• Forandringen afbryder/ændrer personlige planer/tiltag• Belønningen står ikke mål med kravene til indsats• Det strider mod mine værdierFortidens vrede• Erfaringerne fra tidligere forandringer er dårlige
  59. 59. Projektets elementer Projektopgaven Interessenter Projektledelse Omgivelserne Ressourcer
  60. 60. OmgivelserneOmgivelserne er de sammenhænge, som projektetsprodukt og dermed også projektet skal indgå i.De fastlægger vilkårerne for projektet:Markedsmæssige muligheder og begrænsninger. Efterspørgsel, konkurrence, trends,konjunkturforhold, politiske vilkårTeknologiske muligheder og begrænsningerOmgivende systemer, dels systemer og andre produkter som produktet skal fungeresammen med, dels nødvendige hjælpesystemer, dels andre projekterFysisk miljø, f.eks. plads., lokaler, temperaturforholdRegelsæt, normer m.v. for projektarbejdet og for produkterne, Miljømæssige krav tilprojektarbejdet
  61. 61. Omgivelserne Sammenhænge/VilkårMarkedTeknolgiOmgivendesystemerFysisk miljøRegelsæt, normer
  62. 62. Opgave Sammenhænge/VilkårMarkedTeknolgiOmgivendesystemerFysisk miljøRegelsæt, normer
  63. 63. Projektets forudsætninger De ydre forhold, som projektet ikke er ”herre over”. Skal beskrives således, at hvis disse forhold ændrer sig, må planerne og evt. projektet ændres. Forudsætninger bør udmønte sig i handlingsplanen: 1. Overvågningshandlinger for de forhold, som projektledelsen ikke kan påvirke, men må tilpasse sig 2. Påvirkningshandlinger for de forhold, som kan påvirkes til at passe til projektet
  64. 64. Projektets SWOT Styrker SvaghederInternt Muligheder Trusler Eksternt
  65. 65. Opgave Styrker SvaghederInternt Muligheder Trusler Eksternt
  66. 66. Projektets forudsætninger Overvågningshandlinger Påvirkningshandlinger Marked Teknologi Omgivende systemer Fysisk miljø Regelsæt, normer
  67. 67. Opgave Overvågningshandlinger Påvirkningshandlinger Marked TeknologiOmgivende systemerFysisk miljøRegelsæt, normer
  68. 68. Projektets risici Risiko er en potentiel udfordring eller begivenhed, som kan have en uønsket konsekvens for projektets resultat. Risikoprocessen er en pro-aktiv fremgangsmåde til at identificere, håndtere og følge op på risici
  69. 69. Risikoproces Risk Management Planlæg Risk Plan Management Udfør risiko- reducerende aktivititeter/ overvåg/log Identificer risici Planlæg håndtering af de Database med enkelte risici Kvalificer og kvantificer risici risici
  70. 70. Risikostrategier Overvåge Overdrage Fjerne Acceptere Nødplan (Plan B) Forebygge
  71. 71. Sammenhænge SWOT Interessent- Analyse af analyse omgivelserne Risiko- analyse
  72. 72. Risikoanalyse Fremgangsmøde 1. Find risici og deres mulige årsager 2. Kvantificer risici 1. Sandsynligheden angives f.eks. fra 0-1 2. Konsekvens angives i kr. 3. De to værdier ganges med hinanden 3. Prioriter risici 4. Vælg passende strategi 5. Styr og følg op
  73. 73. Risikoanalyse Forebyg for at Forebyg for at Forebyg for at reducere Stor reducere reducere sandsynlighed og virkning sandsynlighed sandsynlighed Plan B Plan BSandsynlighed Negligér Forebyg for at Forebyg for at Nogen afbøde virkning afbøde virkning Plan B Negligér Negligér Plan B Lille Ringe Alvorlig Katastrofal Konsekvens
  74. 74. RisikoanalyseHvad kan gå Sandsynlighed Konsekvens Risikotal Handlinger galt? 0-1 Estimat i kr. (i kr.) Forebyggende Afbødende
  75. 75. Opgave Hvad kan gå galt? Sandsyn- Konse- Risikotal Handlinger lighed kvens (i kr.) 0-1 Estimat i kr. Forebyggende Afbødende
  76. 76. Projektets elementer Projektopgaven Interessenter Projektledelse Omgivelserne Ressourcer
  77. 77. Projektplanens grundelementer 1. Projektbeskrivelse 3. Organisering og samvirke 1.1 Projektopgaven 3.1 Organisation 1.1.1 Opgavebeskrivelse 3.2 Kommunikation internt 1.1.2 Idégrundlag 3.3 Kommunikation eksternt 1.1.3 Målbeskrivelse 1.1.4 Forandringsopgaven 4. Ressourcer 1.2 Interessenter 4.1 Arbejdsindsats, budget 1.3 Omgivelser 4.2 Økonomi 1.4 Opmærksomhedsområder 4.3 Faciliteter og udstyr 4.4 Materialer, budget og plan 2. Fremgangsmåde og plan 2.1 Struktur, indsatsområder 5. Ledelse, lederskab og styring 2.2 Hovedplan og tidsplan 5.1 Styringsprocedurer 2.3 Arbejdsplaner 6. Læring/evaluering
  78. 78. Grundlæggende faseforløbFaseskift, når projektet ændrer karakterHver fase adskilles af en milepælDer kan også være milepæle indenforden enkelte faseMilepæle er med til at målemålopfyldelsen = en tilstand Før projektet Gennem- Drift og Planlægning Afslutning besluttes førelse vedligehold
  79. 79. Den gode aktivitets- ogstyringsplanProjektet struktures fase for fasePlaner udarbejdes i niveauerMilepæle indlægges i planen = tilstandMilepælsplanen er synligUsikkerheder er afdækketPlanen overvågesAfvigelser viser og tidligere planer bevaresAfsluttende aktiviteter og milepæle markeres tydeligt
  80. 80. Opfølgning Tilpas planen Koncentrer indsatsen omkring tidskritiske aktiviteter Hold øje med tidskritiske aktiviteter Følg op på forudsætningerne
  81. 81. IndsatsområderPlan for udviklingen af produktSammensætte produktionsteametProduktion og test MålTestinstallation hos kundeTræne medarbejdere
  82. 82. Milepæle Indsatsområde Testinstallation hos kundeUndersøgelseaf gulvforhold Installation starter Installation slutterTestresultater foreligger
  83. 83. Faser og beslutningspunkterIndsatsområde Testinstallation hos kunde Undersøgelse af gulvforhold Testresultater Installation Installation foreligger starter slutter Beslutning Beslutning BeslutningIndsatsområde 1 2 3Indsatsområde
  84. 84. Fase- og milepælsplan Indsats- Fase Milepæle Deadline Ansvar område Projektplan Planlægning Analyse 31.01.11 JOE godkendt Testforløb Udførelse Testinstallation 31.03.11 KTA godkendt Overleverings- Overdragelse Aflevering dokument 31.05.11 FLA til drift accepteret
  85. 85. Opgave Indsats- Fase Milepæle Deadline Ansvar område ProjektplanPlanlægning Analyse 31.01.11 JOE godkendt Testforløb Udførelse Testinstallation 31.03.11 KTA godkendt Overleverings- OverdragelseAflevering dokument 31.05.11 FLA til drift accepteret Overleverings- Overdragelse Aflevering dokument 31.05.11 FLA til drift accepteret
  86. 86. Projektplanens grundelementer 1. Projektbeskrivelse 3. Organisering og samvirke 1.1 Projektopgaven 3.1 Organisation 1.1.1 Opgavebeskrivelse 3.2 Kommunikation internt 1.1.2 Idégrundlag 3.3 Kommunikation eksternt 1.1.3 Målbeskrivelse 1.1.4 Forandringsopgaven 4. Ressourcer 1.2 Interessenter 4.1 Arbejdsindsats, budget 1.3 Omgivelser 4.2 Økonomi 1.4 Opmærksomhedsområder 4.3 Faciliteter og udstyr 4.4 Materialer, budget og plan 2. Fremgangsmåde og plan 2.1 Struktur, indsatsområder 5. Ledelse, lederskab og styring 2.2 Hovedplan og tidsplan 5.1 Styringsprocedurer 2.3 Arbejdsplaner 6. Læring/evaluering
  87. 87. Projektorganisation Styregruppe Referencegruppe Projektleder Projektgruppe
  88. 88. Hvem gør hvadStyregruppen – projektlederen – projektgruppen – andre grupper Sætter formål – godkender mål og overordnede Styregruppen planer– sparring med projektlederen Leder projektet – har ansvaret for den praktiske Projektlederen gennemførelse – kommunikerer opad og indad Projektgruppen Leverer arbejdstid og viden Referencegrupper – interessegrupper mv. Andre grupper Leverer viden og input - fungerer som ambassadører – sparring med PL
  89. 89. Kommunikation i projekter Til styregruppen Til projektgruppen Vedligeholdelse af Indkaldelser dynamiske dokumenter: Referater Business Case Opdatering af nedbrudte Projektdokument mål og delmål Interessentanalyse Status på mål og delmål Projektets m.m. forudsætninger Risikoanalyse Kommunikationsplan Projektplaner m.m.
  90. 90. Kommunikation i projekter Off. Kollegaer Marked myndigheder Kompetence- Ledelse Projektet personer Øvrige Kunder Leverandører interessenter
  91. 91. Kommunikations-opgaver Hvem Hvad Hvordan Hovedbudskab Hvornår
  92. 92. Opgave Hvem Hvad Hvordan Hovedbudskab Hvornår
  93. 93. Projektplanens grundelementer 1. Projektbeskrivelse 3. Organisering og samvirke 1.1 Projektopgaven 3.1 Organisation 1.1.1 Opgavebeskrivelse 3.2 Kommunikation internt 1.1.2 Idégrundlag 3.3 Kommunikation eksternt 1.1.3 Målbeskrivelse 1.1.4 Forandringsopgaven 4. Ressourcer 1.2 Interessenter 4.1 Arbejdsindsats, budget 1.3 Omgivelser 4.2 Økonomi 1.4 Opmærksomhedsområder 4.3 Faciliteter og udstyr 4.4 Materialer, budget og plan 2. Fremgangsmåde og plan 2.1 Struktur, indsatsområder 5. Ledelse, lederskab og styring 2.2 Hovedplan og tidsplan 5.1 Styringsprocedurer 2.3 Arbejdsplaner 6. Læring/evaluering
  94. 94. Nedbrydning af opgaverne Formål Mål Mål Mål Delmål Delmål Delmål Delmål Delmål Delmål Aktiviteter AktiviteterAktiviteter Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter Én Én Én Én Én Én Én ÉnmandÉn mandÉn mandÉn mandÉn mandÉn mandÉn mandÉn mandÉn– én Én mand – én Én – én Én mand mand – én Én mand – én Én mand – én Én – én Én mand mand – én Én mandtime én – mand time én – mand time én – mand time én – mand time én – mand time én – mand time én – mand time én – mand time én – time én – time én – time én – time én – time én – time én – time én – time time time time time time time time
  95. 95. OpgaveFormål:Mål:1.02.03.0Delmål:1.11.21.3Aktiviteteter1.1.11.2.11.3.1Én mand – én time1.1.1.11.1.1.21.1.1.3
  96. 96. Budgetter, f.eks. Indkøbsbudgetter Timebudgetter Omkostningbudgetter Lokalebudgetter Ressourcebudgetter Lønbudgetter - Og hvad der passer hos dig
  97. 97. Projektplanens grundelementer 1. Projektbeskrivelse 3. Organisering og samvirke 1.1 Projektopgaven 3.1 Organisation 1.1.1 Opgavebeskrivelse 3.2 Kommunikation internt 1.1.2 Idégrundlag 3.3 Kommunikation eksternt 1.1.3 Målbeskrivelse 1.1.4 Forandringsopgaven 4. Ressourcer 1.2 Interessenter 4.1 Arbejdsindsats, budget 1.3 Omgivelser 4.2 Økonomi 1.4 Opmærksomhedsområder 4.3 Faciliteter og udstyr 4.4 Materialer, budget og plan 2. Fremgangsmåde og plan 2.1 Struktur, indsatsområder 5. Ledelse, lederskab og styring 2.2 Hovedplan og tidsplan 5.1 Styringsprocedurer 2.3 Arbejdsplaner 6. Læring/evaluering
  98. 98. Ledelsesplanlægning Alt det, vi i forvejen ved om ledelse Ledelsesformer Personprofiler og så alt det, der gør Motivation projektledelse komplekst Ansvar ”Leder ved et tilfælde” Sammensatte grupper Forandringer Begrænsede ressourcer Manglende magt
  99. 99. LedelsesplanlægningFå afstemt forventninger med styregruppenFå afstemt forventninger med projektgruppenFå afstemt forventninger med linielederneHold tæt kontakt med styregruppen og brug demBed om hjælp, når du har behovVær skarp i din formulering om projektets formålVær synlig både i og udenfor projektet
  100. 100. Projektplanens grundelementer 1. Projektbeskrivelse 3. Organisering og samvirke 1.1 Projektopgaven 3.1 Organisation 1.1.1 Opgavebeskrivelse 3.2 Kommunikation internt 1.1.2 Idégrundlag 3.3 Kommunikation eksternt 1.1.3 Målbeskrivelse 1.1.4 Forandringsopgaven 4. Ressourcer 1.2 Interessenter 4.1 Arbejdsindsats, budget 1.3 Omgivelser 4.2 Økonomi 1.4 Opmærksomhedsområder 4.3 Faciliteter og udstyr 4.4 Materialer, budget og plan 2. Fremgangsmåde og plan 2.1 Struktur, indsatsområder 5. Ledelse, lederskab og styring 2.2 Hovedplan og tidsplan 5.1 Styringsprocedurer 2.3 Arbejdsplaner 6. Læring/evaluering
  101. 101. Læring/evaluering Hvorfor? Hvad? For at blive bedre en Afklar med styregruppen anden gang – gerne inden projektstart For at kunne dele erfaringer med Dokumentlog/ kommende projekter Ændringslog/ Ændringshåndtering For at synliggøre projektet i resten af Offentligt tilgængeligt og organisationen læsevenligt
  102. 102. Projektets elementer Projektopgaven Interessenter Projektledelse Omgivelserne Ressourcer
  103. 103. Interesseret i at lære mere?Tak for denne Bjarne Kousholtomgang Projektledelse Hans Mikkelsen og Jens O. Riisog held og lykke Grundbog i Projektledelse Mette Lindegaard Attrupmed projekterne! John Ryding Olsson Power i projekter og portefølje Project Management Institute PMBOK (Project Management Body Of Knowledge)
  104. 104. Velkommen tilProjektledelse The proces of turning vision into reality
  105. 105. ProgramI vejledende overskrifter Dag 1 Dag 2 Dag 3 Velkomst, program Projektplan og Fremgangsmåde og præsentation fremgangsmåde og plan Projekt - definition Projektbeskrivelse Organisering og - kriterier Interessentanalyse samvirke - elementer Omgivelser Ressourcer - typer Forudsætninger Ledelse, lederskab - faser Opmærksomheds- og styring - modeller punkter Læring/evaluering - ledelse Værktøjskassen Business Case
  106. 106. Form Vekslen mellem teoretiske indspark og eget arbejde – og arbejd gerne i dit aktuelle projekt Tag ansvar for egen læring – trænger du til en pause, er det for langhåret, går det for hurtigt..? Sig til! Pauser ca. én gang i timen Vi har sørget for lokaler, maden og materialerne – men det er dig, der ”fylder dansegulvet!”
  107. 107. Præsentation Navn Virksomhed Stilling/arbejdsbeskrivelse Hvilke produkter/ydelser arbejder I med? Uddannelse/baggrund Erfaring med projektarbejde Aktuelle projekter Forventninger/betænkelighederInstruktør: Jesper Oehlenschläger
  108. 108. Hvad er et projekt? Historisk: Kendte projekter: Projektil, projektør, projektion – og Noahs Ark heraf ordet projekt: at overføre et Babelstårnet billede, en idé, et materiale til et Pyramiderne andet sted - til en ny virkelighed. ColloseumHvilke krav er der til en opgave, for at den med rette kan betragtes som projekt?Nævn tre ”ikke-projekter”
  109. 109. OpgaveHvilke krav er der til en opgave, for at den med rette kan betragtes som et projekt?Nævn tre ”ikke-projekter”
  110. 110. Hvad er et projekt?- bud på definitionerEt midlertidigt tiltag for at skabe et unikt Et særligt sæt koordineredeprodukt eller en unik service aktiviteter med defineret start situation og slutresultat, udført af en særlig organisation for at opfylde en Et tiltag, hvor menneskelige, materielle bestemt målsætning til en tidstermin og finansielle ressoucer organiseres på og indenfor et budget en ny måde for at udføre en unik opgave, med en specifikation, en tidsfrist og et budget, for at opnå nyttige Et projekt er en opgave, der både forandringer defineret ved kvantitative tids- og opgavemæssigt er og kvalitative mål afgrænset i forhold til organisationens dagligeEn idé og et udkast til gennemførelse af arbejdsopgaver, og som vedet større arbejde, som kræver tildeling og styring af ressourcer,omhyggelig planlægning, og som skal opfylde et eller flerestrækker sig over et stykke tid definerede mål
  111. 111. Kriterier for et projekt? Bjarne Kousholt ”Projektledelse” Et klart defineret formål En fastsat slutdato Ukendte faktorer og risici Grænser for omkostning og ressourceforbrug Nye erfaringer Nye resultater Udfordrer vanetænkning Udfordrer en statisk organisation Samarbejder på tværs
  112. 112. Projekt versus drift Projekt Stort - ukendt Øget grad af ukendskab Mindre - ukendt Øget antal opgaver Øget kompleksitet Øget omkostning Øget forandringModificeret udgave One-time shot Øget varighed(næsten prøvet før) Øget værdi Gentagne opgave Løbende drift Drift
  113. 113. OpgaveHvilke spørgsmål kan du stille til opdragsgiver for at vurdere kompleksiteten i projektet?
  114. 114. Projektets elementer Projektopgaven Interessenter Projektledelse Omgivelserne Ressourcer
  115. 115. Projektets elementer Projektopgaven Behov og nyttemål Omfang og indhold Mål og produkter Forandringen Tidsramme Interessenter Projektledelse Omgivelserne Anvendelse, ejerskab Lede og styre projektet Marked Vilje og drivkraft Fremgangsmåde og plan Teknologi Ressourceydelser Organisation og samvirke Omgivende systemer Formel godkendelse Opmærksomhedsområder Fysisk miljø Almen accept Læring Regelsæt, normer Ressourcer Kompetencer Personer Faciliteter Materialer Penge
  116. 116. Elementer i et projekt Sammenhæng og koordinering Scope (omfang og indhold) Kvalitet HR Indkøb
  117. 117. Projekttyper Forandringsprojekt Udrulningsprojekt Tekniske projekter Udviklingsprojekt Softwareudviklingsprojekt Konstruktionsprojekt Analyseprojekt Forhandlingsprojekt Leveranceprojekt Strategisk projekt Tilretningsprojekt Operativt projekt
  118. 118. Projekter gør en forskelPPSOP-modellen Produkter Processer PPSOP Personer Systemer Organisation
  119. 119. Organi-Person System Proces Produkt sation Opgave Hvordan påvirker dit projekt:
  120. 120. ProjektfaserMaterielle projekter Planlægnings- Udførelse Aflevering af Drift og Før projektet og og den produktet og vedligehold besluttes specifikations- løbende evaluering af projektet fasen opfølgning
  121. 121. Projektfaser ogprodukters livscyklus Aktivitet Salg/brug Modenhed Produkt Etablering Produkt- Intro- Produkt Aftagen udvikling duktion Voksende salg/brug Projekt Skrotning Profit Før projektet besluttes Udførelse og løbende specifikationsarbejde Drift og vedligehold Planlægnings- og Tab Aflevering og opfølgning evaluering Projekt
  122. 122. ProjektfaserImaterielle projekter/forandringsprojekter Opmærk- Overtalelse Beslutning Kvalificering Bekræftelse somhed
  123. 123. ProjektfaserKobling mellem materielle og imaterielle projekter Planlægning og Udførelse og Aflevering og Drift og Før beslutning specifikation opfølgning evaluering vedligehold Vi er klar Projektet er i Bekræftelse Projektet er drift ikke besluttet Vi er ”på” Kvalificering Beslutning Overtalelse Projektet erOpmærksomhed klart Vi er ikke klar
  124. 124. Almindeligt projekt ellerforandringsprojekt? ”Almindeligt” projekt ForandringsprojektVil forandre mange menneskers måde at arbejde på? Nej JaUdfordrer de primære interessenters forventninger? Nej JaKræver mange menneskers velvilje for at lykkes? Nej JaMå forventes at møde modstand fra mange mennesker? Nej JaInvolverer primært kun projektgruppen og i mindre grad interessenter Ja Nejudenfor denne?Projektgruppen gennemfører selve projektets aktiviteter, men det er Nej Japrimært interessenterne udenfor gruppen, der påvirkes af projektet
  125. 125. OpgaveEr dit projekt et leveranceprojekt eller et forandringsprojekt? – og hvorfor?Hvad skal projektet levere?Hvad skal projektet forandre?
  126. 126. Projektmodeller Hvad skal vi nå? Høj klarhed Adaptiv Klassisk projektledelse projektledelse Hvordan når vi det? Dynamisk projektledelseLav klarhed
  127. 127. Vandfaldsmodellen Før projektet besluttes Planlægning og specifikation Udførelse og opfølgning Aflevering og evaluering Drift og vedligehold
  128. 128. Iterativ model”We learn as we go” Evaluering Identifikation Konstruktion Design
  129. 129. Projektmodeller Vandfaldsmodel Iterative modeller Adskilte og sekventielt ordnede Flere korte gennemløb af alle faser projektets faser Alle krav fastlægges i detaljer, før Kunden inddrages aktivt i projektet påbegyndes projektet Kravspecifikationen styrer Prioriteringer og overordnede projektet mål er kendt Kundefokus på kravsopfyldelse Detailkrav fastlægges først undervejs, når tiden er inde Hver fase afsluttes, før ny fase påbegyndes Mange ressourcer benyttes på ændringshåndtering
  130. 130. Valg af projektmodelHvornår er det relevant at anvende de forskellige projektmodeller?Hvilke udfordringer giver anvendelsen af de forskellige projektmodeller?Hvad skal man som projektleder overveje/være særlig opmærksom på ved brug afde forskellige projektmodeller?
  131. 131. OpgaveHvornår er det relevant at anvende de forskellige projektmodeller?Hvilke udfordringer giver anvendelsen af de forskellige projektmodeller?Hvad skal man som projektleder overveje/være særlig opmærksom på ved brug af deforskellige projektmodeller?
  132. 132. Hvad er projektledelse? Projektledelse er anvendelsen af Planlægning, uddelegering,viden, kunnen, værktøjer og metoder overvågning og kontrol af alle i projektaktiviteter for at opfylde aspekter af projektet samt projektbehov motivering af de involverede med PMI henblik på at nå projektets mål Projektledelse af planlægning, inden for de forventede organisering, overvågning, kontrol præstationsmål, hvad angår tid, og rapportering af alle aspekter af et omkostninger, kvalitet, omfang og projekt og motivering af alle de, der indhold, fordele og risici PRINCE2 er involveret i det for at nå projektets mål Projektledelse er bredt anerkendt ISO som den mest effektive måde at indføre unikke forandringer. Projektledelse er planlægning, Projektledelse som fag handler om organisering, overvågning og kontrol at lede projekter med succes. af alle aspekter af et projekt og Projektledelsen udgør det motivering af alle involverede for at koordinerende ansvar for at sikre, nå projektets mål, sikkert og inden at alt i projektet styres effektivt for for den aftalte tid, pris og kvalitet at sikre et vellykket projektresultat IPMA APM
  133. 133. Projektets faser og ledelse Styring/management Før Planlægning Udførelse Aflevering Drift og projektet og og og vedligehold besluttes specifikation opfølgning evaluering Lederskab/leadership
  134. 134. Styring og Lederskab Styring Lederskab Værktøjer og metoder til at Metoder og processer til at - Planlægge og opfølge - Fremme samspil, - Designe projektplan og samarbejde, motivation rapportering og proces - Dokumentere - Afdække og analysere afvigelsesnødvendighed relevante faktorer for projektets målopfyldelse
  135. 135. Styring ogLederskab Ledelse indad Ledelse udad Motivering Kommunikation Fordeling af opgaver Forhandling Projektlederen Ledelse af Projektstyring opgave Sikring af fremdrift Projektet når sit mål
  136. 136. Hvad vanskeliggør projektledelse? Personer med vidt forskelig Projekter betyder forandringer – og baggrund skal pludselig til at mennesker er modstandere af arbejde sammen mod et fælles forandringer mål (som de ikke selv har været med til at sætte. Ressourcerne og tiden er knap og Medarbejderne i projektet har ofte næsten altid fastlagt inden en anden leder (linieleder) foruden projektet går i gang – hvilket er i projektlederen – og projektlederen modstrid med projektets natur, da har ikke den organisatoriske det jo skal levere noget, der ikke autoritet er prøvet før ”Der findes intet mere vanskeligt at udføre, intet hvor succesen er mere tvivlsom, intet mere vanskeligt at lede, end at indføre en ny måde at gøre tingene på. For initiativtageren har fjendskabet fra alle, der vil profitere på bevarelsen af det gamle system og blot lunken forsvar fra de, der vil tjene ved det nye. Machiavelli (1469-1527)
  137. 137. Hvad er (projekt)ledelse?Hvordan adskiller projektledelse sig fra ”almindelig ledelse”?Hvilke særlige kompetencer bør en projektleder have (i forhold til linieledere)?Hvorfor er projektledelse en svær disciplin?
  138. 138. OpgaveHvordan adskiller projektledelse sig fra ”almindelig ledelse”?Hvilke særlige kompetencer bør en projektleder have (i forhold til linieledere)?Hvorfor er projektledelse en svær disciplin?
  139. 139. VærktøjskassenBusiness Case Projektplan - beskrivelse Projektplan – fremgangsmåde & plan Projektplan – Organisering og samvirke Projektplan - Ressource Projektplan – Ledelse, lederskab/styring Projektplan – Læring/evaluering
  140. 140. ProjektfaserMaterielle projekter Før Planlægnings- Udførelse Aflevering af Drift og og og den projektet specifikations- løbende produktet og vedligehold evaluering af projektet besluttes fasen opfølgning
  141. 141. Hvordan opstår projekter? Eksterne projekter (for kunder) f.eks. salgsmuligheder/leverancemuligheder Interne projekter Fornyelse- og forbedringsprojekter – ofte afledt som en del af en strategisk udvikling Business Ide Case
  142. 142. Projektets elementer Projektopgaven Interessenter Projektledelse Omgivelserne Ressourcer
  143. 143. Business Case Business casen (BC) • Er et dynamisk dokument • Driver projektet • Indeholder det vigtigste sæt af informationer for projektet (kan det betale sig ?) • Kan danne grundlag for konkretisering af projektet • Ajourføres (af projektleder) og godkendes (af styregruppen) igennem hele projektet • Projektet vurderes altid i forhold til sidst godkendte BC
  144. 144. Business Case Business casen indeholder typisk • Årsager til projektet • Muligheder i projektet • Forventet udbytte • Risici (kommer fra projektets risikoanalyse) • Omkostninger (kommer fra projektplanen) • Tidshorisont (første vurdering) • Investeringsvurdering
  145. 145. Business Case Fortæl om ét af dine projekter Brug Business casens struktur til at beskrive projektet • Hvad var årsagen? • Hvilke muligheder var der? • Hvad var det forventede udbytte? • Hvilke risici var der? • Hvad var tidshorisonten?
  146. 146. OpgaveBrug Business casens struktur til at beskrive projektet • Hvad var årsagen? • Hvilke muligheder var der? • Hvad var det forventede udbytte? • Hvilke risici var der? • Hvad var tidshorisonten?
  147. 147. Projektfaser Planlæg- Udførelse Aflevering af Drift og Før projektet ning og og den produktet og vedligehold besluttes specifika- løbende evaluering af projektet opfølgning tion
  148. 148. Projektplan og fremgangsmåde På baggrund af Business Casen skaber styregruppen en projektformulering, som er opdragsgiverens ”ordredokument”. Dette udbygges senere med mere detaljeret beskrivelse af fremgangsmåde og organisation i Projektplanen. Business Projekt- Ide Projektplan Case formulering
  149. 149. Projektplanens grundelementer 1. Projektbeskrivelse 3. Organisering og samvirke 1.1 Projektopgaven 3.1 Organisation 1.1.1 Opgavebeskrivelse 3.2 Kommunikation internt 1.1.2 Idégrundlag 3.3 Kommunikation eksternt 1.1.3 Målbeskrivelse 1.1.4 Forandringsopgaven 4. Ressourcer 1.2 Interessenter 4.1 Arbejdsindsats, budget 1.3 Omgivelser 4.2 Økonomi 1.4 Opmærksomhedsområder 4.3 Faciliteter og udstyr 4.4 Materialer, budget og plan 2. Fremgangsmåde og plan 2.1 Struktur, indsatsområder 5. Ledelse, lederskab og styring 2.2 Hovedplan og tidsplan 5.1 Styringsprocedurer 2.3 Arbejdsplaner 6. Læring/evaluering
  150. 150. Projektbeskrivelse 1. Projektbeskrivelse 1.1 Projektopgaven 1.1.1 Opgavebeskrivelse Hvad går opgaven ud på? 1.1.2 Idégrundlag Hvilken idé hviler projektet på? 1.1.3 Målbeskrivelse Hvornår ved, vi at projektet er løst? 1.1.4 Forandringsopgaven Hvilken forandring skaber projektet for interessenterne (om nogen)?
  151. 151. Projektbeskrivelse Beskriv dit projekt ud fra strukturen i de første fire punkter i Projektbeskrivelsen
  152. 152. OpgaveBeskriv dit projekt ud fra strukturen i de første fire punkter i Projektbeskrivelsen
  153. 153. Projektets elementer Projektopgaven Interessenter Projektledelse Omgivelserne Ressourcer
  154. 154. InteressentanalyseAlle dem, hvis bidrag eller accept er nødvendig forprojektets gennemførelse.Personer, grupper, afdelinger og institutioner, som ønskerprojektet gennemført og som er villige til at bidrage.Personer, grupper, afdelinger og institutioner, som finderprojektet uvigtigt og måske nogle, som vil modarbejde det.Interessentanalysen har indflydelse på både risikoanalyseog kommunikationsplan
  155. 155. InteressentrollerRolle FunktionAnvendelse og ejerskab At sikre accept og brug af projektets produkterVilje og drivkraft At legitimere projektet, at bane vejen og at prioritere det i forhold til andre opgaverRessourceydelser At levere viden, kunnen og arbejdsindsats samt finansieringFormel godkendelse At give tilladelse til projektaktivitet og løsninger (produkter)Almen accept At forholde sig til projektets og produkternes afledte virkninger på lokalt plan og i videre perspektiv
  156. 156. Identifikation af interessenterHvem er opdragsgiver?Hvem anvender resultatet?Hvem skal acceptere hhv. godkende resultatet?Hvem betaler for arbejdet og resultatet?Hvem skal acceptere/godkende, at aktiviteten udføres ogmåden den udføres på?Hvem berøres (bemærker, generes, lider afsavn, fårudbytte, får ændrede forhold) af resultatet?Hvem levererer indsats, viden, kunnen og resssourcer?
  157. 157. Interessenternes position Stor I nogen grad LilleInteressenternesindflydelse og magt(indflydelse på succes Negativ, modstand Passiv, afventende Positiv, engageretMeget omfattendeEn del forandringerRinge
  158. 158. Skema til interessentanalyse Interessentanalyse Projekt: Dato:Interessent Forventninger, udbytte, Betydning for projektet Inddragelse i projektet succeskriterier Behov for påvirkning
  159. 159. Opgave Interessentanalyse Projekt: Dato:Interessent Forventninger, udbytte, Betydning for projektet Inddragelse i projektet succeskriterier Behov for påvirkning
  160. 160. 10 årsager til modstandEn reel trussel• Den økonomiske og materielle situation forringes• Jobsikkerheden reduceres eller fjernes• Privilegier og goder reduceresTaber ansigt• Den sociale status og anseelse reduceres• Bevægelsesfriheden mindskesTaber indflydelse• Indflydelse, autoritet og handlefrihed reduceres• Kontaktflader i organisationen forringesMere arbejde• Forandringen øger arbejdsbelastningenKan jeg udføredet nye?• Forandringen kræver ny viden og kunnen
  161. 161. 10 årsager til modstandFor usikkert• Forandringen er omfattende og vanskelig at overskue• Forandringen skaber uro og negative følelserHovsa!• Forandringen kommer overraskendeDet er anderledes• Rutiner og vaner må ændresDet koster mig• Forandringen afbryder/ændrer personlige planer/tiltag• Belønningen står ikke mål med kravene til indsats• Det strider mod mine værdierFortidens vrede• Erfaringerne fra tidligere forandringer er dårlige
  162. 162. Projektets elementer Projektopgaven Interessenter Projektledelse Omgivelserne Ressourcer
  163. 163. OmgivelserneOmgivelserne er de sammenhænge, som projektetsprodukt og dermed også projektet skal indgå i.De fastlægger vilkårerne for projektet:Markedsmæssige muligheder og begrænsninger. Efterspørgsel, konkurrence, trends,konjunkturforhold, politiske vilkårTeknologiske muligheder og begrænsningerOmgivende systemer, dels systemer og andre produkter som produktet skal fungeresammen med, dels nødvendige hjælpesystemer, dels andre projekterFysisk miljø, f.eks. plads., lokaler, temperaturforholdRegelsæt, normer m.v. for projektarbejdet og for produkterne, Miljømæssige krav tilprojektarbejdet
  164. 164. Omgivelserne Sammenhænge/VilkårMarkedTeknolgiOmgivendesystemerFysisk miljøRegelsæt, normer
  165. 165. Opgave Sammenhænge/VilkårMarkedTeknolgiOmgivendesystemerFysisk miljøRegelsæt, normer
  166. 166. Projektets forudsætninger De ydre forhold, som projektet ikke er ”herre over”. Skal beskrives således, at hvis disse forhold ændrer sig, må planerne og evt. projektet ændres. Forudsætninger bør udmønte sig i handlingsplanen: 1. Overvågningshandlinger for de forhold, som projektledelsen ikke kan påvirke, men må tilpasse sig 2. Påvirkningshandlinger for de forhold, som kan påvirkes til at passe til projektet
  167. 167. Projektets SWOT Styrker SvaghederInternt Muligheder Trusler Eksternt
  168. 168. Opgave Styrker SvaghederInternt Muligheder Trusler Eksternt
  169. 169. Projektets forudsætninger Overvågningshandlinger Påvirkningshandlinger Marked Teknologi Omgivende systemer Fysisk miljø Regelsæt, normer
  170. 170. Opgave Overvågningshandlinger Påvirkningshandlinger Marked TeknologiOmgivende systemerFysisk miljøRegelsæt, normer
  171. 171. Projektets risici Risiko er en potentiel udfordring eller begivenhed, som kan have en uønsket konsekvens for projektets resultat. Risikoprocessen er en pro-aktiv fremgangsmåde til at identificere, håndtere og følge op på risici
  172. 172. Risikoproces Risk Management Planlæg Risk Plan Management Udfør risiko- reducerende aktivititeter/ overvåg/log Identificer risici Planlæg håndtering af de Database med enkelte risici Kvalificer og kvantificer risici risici
  173. 173. Risikostrategier Overvåge Overdrage Fjerne Acceptere Nødplan (Plan B) Forebygge
  174. 174. Sammenhænge SWOT Interessent- Analyse af analyse omgivelserne Risiko- analyse
  175. 175. Risikoanalyse Fremgangsmøde 1. Find risici og deres mulige årsager 2. Kvantificer risici 1. Sandsynligheden angives f.eks. fra 0-1 2. Konsekvens angives i kr. 3. De to værdier ganges med hinanden 3. Prioriter risici 4. Vælg passende strategi 5. Styr og følg op
  176. 176. Risikoanalyse Forebyg for at Forebyg for at Forebyg for at reducere Stor reducere reducere sandsynlighed og virkning sandsynlighed sandsynlighed Plan B Plan BSandsynlighed Negligér Forebyg for at Forebyg for at Nogen afbøde virkning afbøde virkning Plan B Negligér Negligér Plan B Lille Ringe Alvorlig Katastrofal Konsekvens
  177. 177. RisikoanalyseHvad kan gå Sandsynlighed Konsekvens Risikotal Handlinger galt? 0-1 Estimat i kr. (i kr.) Forebyggende Afbødende
  178. 178. Opgave Hvad kan gå galt? Sandsyn- Konse- Risikotal Handlinger lighed kvens (i kr.) 0-1 Estimat i kr. Forebyggende Afbødende
  179. 179. Projektets elementer Projektopgaven Interessenter Projektledelse Omgivelserne Ressourcer
  180. 180. Projektplanens grundelementer 1. Projektbeskrivelse 3. Organisering og samvirke 1.1 Projektopgaven 3.1 Organisation 1.1.1 Opgavebeskrivelse 3.2 Kommunikation internt 1.1.2 Idégrundlag 3.3 Kommunikation eksternt 1.1.3 Målbeskrivelse 1.1.4 Forandringsopgaven 4. Ressourcer 1.2 Interessenter 4.1 Arbejdsindsats, budget 1.3 Omgivelser 4.2 Økonomi 1.4 Opmærksomhedsområder 4.3 Faciliteter og udstyr 4.4 Materialer, budget og plan 2. Fremgangsmåde og plan 2.1 Struktur, indsatsområder 5. Ledelse, lederskab og styring 2.2 Hovedplan og tidsplan 5.1 Styringsprocedurer 2.3 Arbejdsplaner 6. Læring/evaluering
  181. 181. Grundlæggende faseforløbFaseskift, når projektet ændrer karakterHver fase adskilles af en milepælDer kan også være milepæle indenforden enkelte faseMilepæle er med til at målemålopfyldelsen = en tilstand Før projektet Gennem- Drift og Planlægning Afslutning besluttes førelse vedligehold
  182. 182. Den gode aktivitets- ogstyringsplanProjektet struktures fase for fasePlaner udarbejdes i niveauerMilepæle indlægges i planen = tilstandMilepælsplanen er synligUsikkerheder er afdækketPlanen overvågesAfvigelser viser og tidligere planer bevaresAfsluttende aktiviteter og milepæle markeres tydeligt
  183. 183. Opfølgning Tilpas planen Koncentrer indsatsen omkring tidskritiske aktiviteter Hold øje med tidskritiske aktiviteter Følg op på forudsætningerne
  184. 184. IndsatsområderPlan for udviklingen af produktSammensætte produktionsteametProduktion og test MålTestinstallation hos kundeTræne medarbejdere
  185. 185. Undersøgelseaf gulvforhold Milepæle Installation starter Installation slutterTestresultater foreligger Indsatsområde Testinstallation hos kunde
  186. 186. Faser og beslutningspunkterIndsatsområde Testinstallation hos kunde Undersøgelse af gulvforhold Testresultater Installation Installation foreligger starter slutter Beslutning Beslutning BeslutningIndsatsområde 1 2 3Indsatsområde
  187. 187. Fase- og milepælsplan Indsats- Fase Milepæle Deadline Ansvar område Projektplan Planlægning Analyse 31.01.11 JOE godkendt Testforløb Udførelse Testinstallation 31.03.11 KTA godkendt Overleverings- Overdragelse Aflevering dokument 31.05.11 FLA til drift accepteret
  188. 188. Opgave Indsats- Fase Milepæle Deadline Ansvar område ProjektplanPlanlægning Analyse 31.01.11 JOE godkendt Testforløb Udførelse Testinstallation 31.03.11 KTA godkendt Overleverings- OverdragelseAflevering dokument 31.05.11 FLA til drift accepteret Overleverings- Overdragelse Aflevering dokument 31.05.11 FLA til drift accepteret
  189. 189. Projektplanens grundelementer 1. Projektbeskrivelse 3. Organisering og samvirke 1.1 Projektopgaven 3.1 Organisation 1.1.1 Opgavebeskrivelse 3.2 Kommunikation internt 1.1.2 Idégrundlag 3.3 Kommunikation eksternt 1.1.3 Målbeskrivelse 1.1.4 Forandringsopgaven 4. Ressourcer 1.2 Interessenter 4.1 Arbejdsindsats, budget 1.3 Omgivelser 4.2 Økonomi 1.4 Opmærksomhedsområder 4.3 Faciliteter og udstyr 4.4 Materialer, budget og plan 2. Fremgangsmåde og plan 2.1 Struktur, indsatsområder 5. Ledelse, lederskab og styring 2.2 Hovedplan og tidsplan 5.1 Styringsprocedurer 2.3 Arbejdsplaner 6. Læring/evaluering
  190. 190. Projektorganisation Styregruppe Referencegruppe Projektleder Projektgruppe
  191. 191. Hvem gør hvadStyregruppen – projektlederen – projektgruppen – andre grupper Sætter formål – godkender mål og overordnede Styregruppen planer– sparring med projektlederen Leder projektet – har ansvaret for den praktiske Projektlederen gennemførelse – kommunikerer opad og indad Projektgruppen Leverer arbejdstid og viden Referencegrupper – interessegrupper mv. Andre grupper Leverer viden og input - fungerer som ambassadører – sparring med PL
  192. 192. Kommunikation i projekter Til styregruppen Til projektgruppen Vedligeholdelse af Indkaldelser dynamiske dokumenter: Referater Business Case Opdatering af nedbrudte Projektdokument mål og delmål Interessentanalyse Status på mål og delmål Projektets m.m. forudsætninger Risikoanalyse Kommunikationsplan Projektplaner m.m.
  193. 193. Kommunikation i projekter Off. Kollegaer Marked myndigheder Kompetence- Ledelse Projektet personer Øvrige Kunder Leverandører interessenter
  194. 194. Kommunikations-opgaver Hvem Hvad Hvordan Hovedbudskab Hvornår
  195. 195. Opgave Hvem Hvad Hvordan Hovedbudskab Hvornår
  196. 196. Projektplanens grundelementer 1. Projektbeskrivelse 3. Organisering og samvirke 1.1 Projektopgaven 3.1 Organisation 1.1.1 Opgavebeskrivelse 3.2 Kommunikation internt 1.1.2 Idégrundlag 3.3 Kommunikation eksternt 1.1.3 Målbeskrivelse 1.1.4 Forandringsopgaven 4. Ressourcer 1.2 Interessenter 4.1 Arbejdsindsats, budget 1.3 Omgivelser 4.2 Økonomi 1.4 Opmærksomhedsområder 4.3 Faciliteter og udstyr 4.4 Materialer, budget og plan 2. Fremgangsmåde og plan 2.1 Struktur, indsatsområder 5. Ledelse, lederskab og styring 2.2 Hovedplan og tidsplan 5.1 Styringsprocedurer 2.3 Arbejdsplaner 6. Læring/evaluering

×