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サイボウズのガルーン活用事例 －働き方を変えるツール活用のヒント－
- 2. 会社概要 2 本社所在地 東京都中央区日本橋 東京日本橋タワー 事業内容 グループウェアの開発・販売・運用 拠点 東京、大阪、松山、名古屋、 福岡、仙台、札幌、 上海、深圳, ホーチミン、台湾、 サンフランシスコ 資本金 613百万円 従業員数 586名（2017年12月末 連結） 連結子会社 サイボウズ総合研究所株式会社 サイボウズ・ラボ株式会社 才望子信息技術 (上海) 有限公司 Cybozu Vietnam Co., Ltd. kintone Corporation
- 4. 多様な働き方を実現する３つの要素 3 つ の要素は噛み合いながら進んでいくもの “ 風土無くして制度なし ” 4 風土 ツール 制度 理念
- 7. 多様な働き方を支えるクラウド基盤 7 内勤社員 外勤・在宅社員 データベース • 顧客情報 • プロセス管理 • プロジェクト • 通達 メールシステム • 顧客対応 • 電話記録
- 8. ガルーンのポータル 8 Cybozu Compass 目的（やりたいこと）別に、窓口やプロセス、 規則がどこにあるかわかる サイボウズ ユニバーシティ 部署の役割や製品の説明、業務を行う上で必要となる セキュリティ知識など、基本的な情報が資料で閲覧できる セキュリティ インシデントがあった場合に通報する窓口や、対応プロセス、 セキュリティルールや関連するお知らせがわかる 仕事 どの社員も日々の業務で共通して良く利用する機能が 配置されたポータル（ユーザーが最初に使う標準ポータル） ポータル名 内容 営業 主要パートナーの最新ニュース一覧、 各地のイベント開催予定、営業資料の場所がわかる 売上 毎日の売り上げ金額と、月の累計がわかる セールス系 組織 ルール プロセス系 個人の通知 スケジュール
- 10. 運用のポイント 情報の業務関連度合（濃淡）で分ける – 濃淡の度合ごとに情報を分ける 「業務に必須」 「必須じゃないけど知っていると便利」 「業務と関係ない」 – 必須情報は強制的に通知 それ以外フォロー・購読は任意 – 全社で正式運用するアプリは名称に 【公式】 として区別 担当者を設ける – フィードバックする窓口を置く（kintone アプリ） – 古い情報を載せない – 寄せられたフィードバックに対して回答をする 10
- 11. 横のつながりがあれば仕事もしやすい 子育てスペース – 年齢に応じたスレッド（掲示板）で子育て情報 – 働くお母さんのあるある共有 中途入社スペース – 中途入社の「よくある」が解決できるポータルで、他部署の中 途社員と交流を促進 – サイボウズしか知らない若い社員にとっては他の会社を知るこ とができる場所 ゆるい掲示板 – 実況スレ – 仕事Bar や 部活の活動報告 – お得情報（あげます系） 11 ✔ 業務以外のつながりをつくれば、業務も円滑に
- 12. スケジュールは全機能を使い倒す 1. 「予定が空いていれば登録して良い」ルール 2. 会議の招集＝スケジュール登録 – アジェンダは事前にメモ欄に記載する – 資料は添付する 3. コメント欄を使ってコミュニケーション – “都合が悪い場合はお知らせください” – “担当が異なる場合は、担当の方に変更してください” – “参加遅れます” – 簡単な備忘もコメント欄に 4. スケジュールに紐づけたマルチレポートに議事録 – 会議終了後も、その報告書上で継続してやりとり 12 ✔ ムダな時間を無くし、グループウェアで作業が完結
- 13. ウルトラワーク（一時的に時間と場所が異なる働き方） ルール：チームでの業務に影響がなく、チームワークが円 滑に進められるようにすること – ウルトラワークの予定を、部内のメンバーと共有して、「存在を 見える化」する – グループウェア上でやりとりをするので、どこで仕事をしても「普 段と変わらない」 – グループウェア上に報告事項を書き込み、リアルでの会合をし ない定例会もある 13 ✔ 出勤先を選ぶ：リアルオフィス or バーチャルオフィス
- 16. • 新入社員は研修開始と同時に日報も開始 – ガルーンの掲示板、スペース、kintone スペース、ピープル • チューターをはじめ、誰でもコメントを書ける • コメントはなくても「いいね」をクリックして 「見てるよ」と伝える • 新人に限らず、日報は誰でも見られる・書き込める – 誰が何をしているのか、わかる – ちょっとしたネタでコミュニケーションができる 日報は「誰でも」見られる・書ける 1616 ✔ n:n でのナレッジ共有（気づきを得る⇔与える）
- 17. なんでも掲示（あるテーマを部署役職問わず議論する） • あるテーマについて誰でも何でも書き込める掲示板 • 競合製品情報 – 新バージョンリリースについての情報を書き込む – 見解を述べる – 自分が知っている別の情報を共有する – パートナーからの意見を共有する – 自社の強みが活かせる突破方法を述べる グループウェア上で議論をすると、議論が周囲に見える 17 ✔ グループウェア上で議論するトレーニング
- 18. 「実況スレ」でその場にいない「溝」を埋める 勉強会、仕事Bar、各部のキックオフミーティング等、イベン ト単位でスレッドを立ち上げるのが「実況スレ」 – 説明や発言をテキストに書き起こすだけでなく、書き手自身の 感想など、自由に書き込む – リモートで参加している人にとっては、コメントしやすい（手を 挙げての発言は流れを止めるので、その場にいないメンバーに とって心理的な障壁が高い） – 手を挙げて発言するほどではないことも、コメントなら書きやす い – 司会の人が全体を眺めやすく、進行の助けにも 18 ✔ リモートワークで起こりがちな溝を緩和
- 19. 実況スレ＞愛媛県のある市役所の取り組み ガルーンのスペース機能利用して、翌年の予算を決める重 要な会議で実況スレを実施 – 実況スレ担当者が入室して、質疑応答のやりとりを書き込む – 市長の質問に対して、会議に参加していない担当者が追加 資料を添付するなどして、会に参加している部長を支援 19 ✔ 会議の透明性や結果に対する納得感が得られた
- 22. 今日ご紹介したこと • グループウェア上で業務を完結 • 距離と情報差の溝を埋める積極コミュニケーション • 議論が見えれば、納得感が得られる 22で検索サイボウズ 体感ツアー