OTS RoadShow 2104_Εθνικό Ληξιαρχείο Μητρώο Πολιτών_κ. Δρίνης Ιωάννης
1. OTS ROADSHOW 2014
ΕΘΝΙΚΟ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΟ ΜΗΤΡΩΟ ΠΟΛΙΤΩΝ
ΓΕΝΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΕΡΓΟΥ
ΑΝΑΘΕΤΟΥΣΑ ΑΡΧΗ
Κοινωνία της Πληροφορίας ΑΕ
ΦΟΡΕΑΣ ΓΙΑ ΤΟΝ ΟΠΟΙΟ ΠΡΟΟΡΙΖΕΤΑΙ ΤΟ ΕΡΓΟ
Υπουργείο Εσωτερικών (ΥΠΕΣ) / Συμμετέχοντες Δήμοι
Σελίδα
1
2. OTS ROADSHOW 2014
ΕΘΝΙΚΟ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΟ ΜΗΤΡΩΟ ΠΟΛΙΤΩΝ
Το Εθνικό Ληξιαρχείο είναι έργο εθνικής εμβέλειας.
Σκοπός του έργου είναι η προώθηση του οργανωτικού και
διοικητικού εκσυγχρονισμού της ελληνικής Δημόσιας Διοίκησης και
η ενίσχυση της ηλεκτρονικής διακυβέρνησης, μέσω :
της δημιουργίας της κατάλληλης υποδομής, όπου θα
καταγράφονται, θα μεταβάλλονται και θα παρακολουθούνται με
σύγχρονο και συστηματικό τρόπο όλες οι νέες ληξιαρχικές
πράξεις που δηλώνονται / δημιουργούνται στα τοπικά Ληξιαρχεία
καθώς και η πλειοψηφία των υφιστάμενων ληξιαρχικών πράξεων
των ληξιαρχείων της χώρας.
της δημιουργίας Μητρώου Πολιτών, το οποίο θα αποτελέσει τη
βάση για περαιτέρω αξιοποίησή του από Φορείς της Δημόσιας
Διοίκησης (Φορείς Διαλειτουργικότητας).
Σελίδα
2
3. OTS ROADSHOW 2014
ΕΘΝΙΚΟ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΟ ΜΗΤΡΩΟ ΠΟΛΙΤΩΝ
Οι Φορείς για τους οποίους προορίζεται το Έργο είναι το Υπουργείο
Εσωτερικών, τα Ληξιαρχεία και οι Υπηρεσίες Δημοτολογίου των
Δήμων όλης της χώρας καθώς και «Φορείς Διαλειτουργικότητας».
Ο Προϋπολογισμός του έργου ανέρχεται σε περίπου 42 εκατ. €
Σελίδα
3
5. OTS ROADSHOW 2014
ΕΘΝΙΚΟ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΟ ΜΗΤΡΩΟ ΠΟΛΙΤΩΝ
Κύριοι στόχοι του έργου είναι:
Η δημιουργία Μητρώου Πολιτών, το οποίο θα προκύψει
ύστερα από αυτοματοποιημένη αντιπαραβολή, βελτίωση
της ποιότητας και διασύνδεσή των στοιχείων δημοτικής
κατάστασης, τα οποία θα τηρούνται στη βάση δεδομένων
του Εθνικού Δημοτολογίου, με τα ληξιαρχικά στοιχεία που
θα ψηφιοποιηθούν/ καταχωρηθούν στο πλαίσιο των έργων
ψηφιοποίησης του Εθνικού Ληξιαρχείου.
Σελίδα
5
6. OTS ROADSHOW 2014
ΕΘΝΙΚΟ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΟ ΜΗΤΡΩΟ ΠΟΛΙΤΩΝ
Μητρώο Πολιτών
Η πιο αξιόπιστη πηγή πληροφοριών για την εκτύπωση της Κάρτας του Πολίτη και
τη δημιουργία αξιόπιστων εκλογικών καταλόγων.
Το Μέσο για τη μείωση ή ακόμα και εξάλειψη του φαινομένου απόδοσης
σύνταξης σε αποβιώσαντες και διπλοσυνταξιούχους από τα Ασφαλιστικά Ταμεία
(εξοικονόμηση πολλών δεκάδων εκατομμυρίων Ευρώ ετησίως).
Το Μέσο για την Απαλλαγή στο 100% των Δήμων από την υποχρέωση
τήρησης εκλογικών καταλόγων και από τη δίμηνη αποστολή εκλογικών
αναθεωρήσεων
τήρησης Ληξιαρχικών Βιβλίων που τηρούνται στα 1034 Ληξιαρχεία
(κατάργηση τήρησης)
Το Μέσο για την κατάργηση της ετήσιας κατάρτισης στρατολογικού πίνακα από
τους Δήμους (αυτοματοποιημένη πλέον κατάρτισή του μόνο από τα στρατολογικά
γραφεία)
Το Μέσο για την εκκαθάριση και επικαιροποίηση άλλων κρίσιμων εξειδικευμένων
μητρώων (π.χ. TAXIS, ΑΜΚΑ κλπ.)
Σελίδα
6
7. OTS ROADSHOW 2014
ΕΘΝΙΚΟ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΟ ΜΗΤΡΩΟ ΠΟΛΙΤΩΝ
Η λειτουργία στους Δήμους ενός ¨Οργανισμού¨ με αντικείμενο την
τήρηση του Μητρώου Πολιτών
Αρχικά, η πλήρως αυτοματοποιημένη ηλεκτρονική έκδοση αντιγράφων
Ληξιαρχικών
Πράξεων
από
τα
Ληξιαρχεία
και
τους
«Φορείς
Διαλειτουργικότητας»
Τελικά, η σταδιακή, κατάργηση έκδοσης αυτών των αντιγράφων
Η σημαντική μείωση του φόρτου εργασίας των ΚΕΠ κατά 38% περίπου –
δυνατότητα αξιοποίησης προσωπικού και υποδομών για παροχή και άλλων
υπηρεσιών
Η γρήγορη και αποτελεσματική εξυπηρέτηση του πολίτη από τα Ληξιαρχεία και
από τους «Φορείς Διαλειτουργικότητας» μέσω της δυνατότητας που θα τους
δοθεί για πλήρως αυτοματοποιημένη ηλεκτρονική έκδοση αντιγράφων /
αποσπασμάτων Ληξιαρχικών Πράξεων
Σελίδα
7
9. OTS ROADSHOW 2014
ΕΘΝΙΚΟ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΟ ΜΗΤΡΩΟ ΠΟΛΙΤΩΝ
1. Δημιουργία Κεντρικής Υποδομής (εξοπλισμός και λογισμικό)
2. Υλοποίηση Πληροφοριακού Συστήματος
Μητρώου Πολιτών
(Υποσύστημα
Ληξιαρχείων, Υποσύστημα Διαλειτουργικότητας,
Υποσύστημα Διαχείρισης, Υποσύστημα Στατιστικών)
3. Αντιπαραβολή, ποιοτικός έλεγχος και εκκαθάριση των στοιχείων του
Εθνικού Δημοτολογίου και του Εθνικού Ληξιαρχείου με στόχο, αφενός τη
βελτίωση της ποιότητας των στοιχείων και αφετέρου τη διασύνδεσή τους
4. Δημιουργία βάσης δεδομένων Μητρώου Πολιτών, αποτελούμενη από
αξιόπιστα στοιχεία δημοτικής κατάστασης και ληξιαρχικά στοιχεία
πολιτών
Σελίδα
9
10. OTS ROADSHOW 2014
ΕΘΝΙΚΟ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΟ ΜΗΤΡΩΟ ΠΟΛΙΤΩΝ
5. Εκπαίδευση και υποστήριξη (επιτόπια και τηλεφωνική) του συνόλου των
χρηστών που θα χρησιμοποιήσουν τα Υποσυστήματα που θα
υλοποιηθούν στο πλαίσιο του Έργου
6. Προμήθεια και διάθεση του απαραίτητου εξοπλισμού σε όλα τα
Ληξιαρχεία της χώρας
7. Ψηφιοποίηση με τη μέθοδο της σάρωσης και με την μέθοδο της
καταχώρησης των Ληξιαρχικών Πράξεων που τηρούνται χειρόγραφα στα
Ληξιαρχεία της χώρας
Σελίδα
10
14. OTS ROADSHOW 2014
ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ
Α/Α-Τίτλος:
4 έως 8 – ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΙΚΩΝ ΠΡΑΞΕΩΝ
Π/Υ:
€ 30.564.000
Διάρκεια:
28 μήνες
Κατάσταση:
Υπάρχουν Ανάδοχοι
Αντικείμενο Υποέργων 4 έως 8:
Ψηφιοποίηση των υφιστάμενων ληξιαρχικών πράξεων όλων των
Ληξιαρχείων της χώρας (1034 σημεία)
•
•
•
Σάρωση και indexing περίπου 26 εκατ. ΛΠ
Διπλή καταχώρηση περίπου 17 εκατ. ΛΠ
Προετοιμασία των καταχωρηθέντων ΛΠ για μετάπτωση
στην Κεντρική Υποδομή του Εθνικού Ληξιαρχείου
Σελίδα
14
15. OTS ROADSHOW 2014
ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ
ΕΡΓΑ ΠΟΥ ΕΧΟΥΝ ΑΝΑΤΕΘΕΙ ΣΤΗΝ ΕΝΩΣΗ
ΕΤΑΙΡΕΙΩΝ ALTEC INTEGRATION A.E. –
MASTER A.E. - OTS A.E. – QUALITY &
RELIABILITY A.E. ΚΑΙ ΑΝΑΜΕΝΕΤΑΙ Η
ΥΠΟΓΡΑΦΗ ΤΗΣ ΣΥΜΒΑΣΗΣ
Σελίδα
15
16. OTS ROADSHOW 2014
ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ
Τίτλος: Ψηφιοποίηση Ληξιαρχικών Πράξεων Ληξιαρχείων
¨Ομάδας Α¨ (Αθηνών – Δωδεκανήσων – Κυκλάδων)
Διάρκεια:
28 μήνες
Το έργο αφορά στα Ληξιαρχεία των Καλλικράτειων Δήμων της
Περιφερειακής Ενότητας Αθηνών και της Περιφέρειας του Νοτίου
Αιγαίου.
ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑ
ΑΤΤΙΚΗΣ
ΝΟΤΙΟΥ ΑΙΓΑΙΟΥ
ΝΟΤΙΟΥ ΑΙΓΑΙΟΥ
ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ
ΑΘΗΝΩΝ
ΔΩΔΕΚΑΝΗΣΟΥ
ΚΥΚΛΑΔΩΝ
ΣΥΝΟΛΟ
Σελίδα
ΑΡΙΘΜΟΣ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ
48
27
31
106
16
17. OTS ROADSHOW 2014
ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ
Τίτλος: Ψηφιοποίηση Ληξιαρχικών Πράξεων Ληξιαρχείων ¨Ομάδας Γ¨
(Μακεδονία - Θράκη)
Διάρκεια:
28 μήνες
Το έργο αφορά στα Ληξιαρχεία των Καλλικράτειων Δήμων
των Περιφερειών Ανατολικής Μακεδονίας & Θράκης,
Κεντρικής Μακεδονίας και Δυτικής Μακεδονίας.
ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑ ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ
ΑΝ. ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ & ΘΡΑΚΗΣ Το σύνολο των Περιφερειακών Ενοτήτων
ΚΕΝΤΡΙΚΗΣ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ Το σύνολο των Περιφερειακών Ενοτήτων
ΔΥΤΙΚΗΣ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ Το σύνολο των Περιφερειακών Ενοτήτων
ΣΥΝΟΛΟ
Σελίδα
ΑΡΙΘΜΟΣ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ
55
134
61
250
17
18. OTS ROADSHOW 2014
ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ
Πλήθος ΛΠ προς ψηφιοποίηση και καταχώρηση
Ληξιαρχεία ¨Ομάδας Α¨ (Αθηνών – Δωδεκανήσων – Κυκλάδων)
ΛΠ προς σάρωση και τεκμηρίωση 6.500.000
ΛΠ προς διπλή καταχώρηση 4.944.000
Ληξιαρχεία ¨Ομάδας Γ¨ (Μακεδονία - Θράκη)
ΛΠ προς σάρωση και τεκμηρίωση 6.780.000
ΛΠ προς διπλή καταχώρηση 4.450.000
Σελίδα
18
19. OTS ROADSHOW 2014
ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ
• Σκοπός των έργων της Ψηφιοποίησης των Ληξιαρχικών
Πράξεων είναι η δημιουργία ψηφιακού υλικού, μέσω της
ψηφιοποίησης των χειρόγραφων Ληξιαρχικών Πράξεων των
Ληξιαρχείων που συμμετέχουν στο έργο και η ενσωμάτωσή
τους (των ψηφιοποιημένων στοιχείων Ληξιαρχικών Πράξεων
[ΛΠ]) στην κεντρική υποδομή του Εθνικού Ληξιαρχείου.
• Με το έργο αυτό θα δημιουργηθεί μία ολοκληρωμένη βάση
δεδομένων με Ληξιαρχικά στοιχεία στις κεντρικές υποδομές
του ΥΠΕΣ.
Σελίδα
19
20. OTS ROADSHOW 2014
ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ
Το έργο θα υλοποιηθεί σε τέσσερεις φάσεις ως εξής:
• Φάση Α’: Ανάλυση Απαιτήσεων. Διάρκεια 2 μήνες
• Φάση Β’: Ανάπτυξη λογισμικού – Εγκατάσταση
υλικοτεχνικής υποδομής - Εκπαίδευση υπεύθυνων σάρωσης
& καταχώρησης. Διάρκεια 2 μήνες και ξεκινά 1 μήνα μετά την
έναρξη της Φάσης Α.
• Φάση Γ’: Σάρωση και τεκμηρίωση Ληξιαρχικών Πράξεων Περιοδική μετάπτωση δεδομένων. Διάρκεια 24 μήνες και
ξεκινά με το πέρας της Φάσης Β.
• Φάση Δ’: Καταχώρηση Ληξιαρχικών Πράξεων - Περιοδική
μετάπτωση δεδομένων. Διάρκεια 25 μήνες και ξεκινά με το
πέρας της Φάσης Β.
Σελίδα
20
21. OTS ROADSHOW 2014
ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ
Προαπαιτούμενα ψηφιοποίησης
Πριν την έναρξη της Ψηφιοποίησης του υλικού σε κάθε
ληξιαρχείο θα πραγματοποιούνται οι ακόλουθες εργασίες:
• Απαραίτητες Διοικητικές ενέργειες και συνεννοήσεις μεταξύ
των στελεχών του κινητού συνεργείου και των Υπευθύνων
του Ληξιαρχείου.
• Εγκατάσταση Εξοπλισμού (Σαρωτές & Σταθμοί Εργασίας) για
την υλοποίηση του έργου στους χώρους εκείνους των
Ληξιαρχείων που θα υποδειχτούν στον Ανάδοχο από τον
προϊστάμενο του Ληξιαρχείου, για την βέλτιστη οργάνωση
και εκτέλεση των εργασιών ψηφιοποίησης των ΛΠ.
Σελίδα
21
22. OTS ROADSHOW 2014
ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ
• Οργάνωση, και τακτοποίηση του υφιστάμενου
χειρογραφικού αρχείου ΛΠ σύμφωνα με τις οδηγίες των
προϊσταμένων των Ληξιαρχείων. Τα στελέχη των συνεργείων
ψηφιοποίησης θα συμμετέχουν υποβοηθητικά, δηλ. θα
εκτελούν εργασίες διεκπεραιωτικού χαρακτήρα και
γραμματειακής υποστήριξης.
• Ειδική σήμανση των βιβλίων από τους υπάλληλους των
Ληξιαρχείων, τα οποία χρειάζονται προσεκτική μεταχείριση
(π.χ. λόγω της κατάστασής τους).
• Εξασφάλιση πρόσβασης και εργασίας στο χώρο του
ληξιαρχείου και μετά από το πέρας του ωραρίου λειτουργίας
του.
Σελίδα
22
23. OTS ROADSHOW 2014
ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ
Βασική προϋπόθεση για την εκτέλεση του έργου είναι η
εξασφάλιση της απρόσκοπτης ροής των ΛΠ από το εκάστοτε
φυσικό αρχείο. Για παράδειγμα, θα απαιτηθεί η προσκόμιση
κατάλληλου πλήθους ΛΠ με βάση τα εκτιμώμενα επίπεδα
ημερήσια παραγωγής στα ΚΙΝΗΤΑ ΣΥΝΕΡΓΕΙΑ ΣΑΡΩΣΗΣ. Μια
τέτοια συνθήκη αποτελεί η «προετοιμασία όγκου ΛΠ αρχειακού υλικού » τουλάχιστον 2 ημερών προ της έναρξης
εργασιών ψηφιοποίησης της κάθε παρτίδας.
Η σάρωση του υλικού θα γίνεται σε παρτίδες Ληξιαρχικών
Πράξεων. Το μέγεθος της κάθε παρτίδας ορίζεται, αρχικά,
στις δέκα χιλιάδες (10.000) ΛΠ.
Σελίδα
23
24. OTS ROADSHOW 2014
ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ
Η διαδικασία παράδοσης - παραλαβής των παρτίδων του
Υλικού σε κάθε Ληξιαρχείο θα γίνεται σύμφωνα με τα
παρακάτω βήματα :
Σελίδα
24
25. OTS ROADSHOW 2014
ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ
Παράδοση Υλικού στον Ανάδοχο
Η παράδοση στον Ανάδοχο του πρωτοτύπου Υλικού θα γίνεται
ακολουθώντας τα επόμενα βήματα:
• Το εκάστοτε Ληξιαρχείο θα ετοιμάζει την προς παράδοση
παρτίδα πρωτοτύπου Υλικού.
• Ο Ανάδοχος θα ετοιμάζει Πρωτόκολλο Παράδοσης Παραλαβής της συγκεκριμένης παρτίδας. Για κάθε Ληξιαρχικό
Βιβλίο θα γίνεται καταγραφή των Ληξιαρχικών Πράξεων
• Το εκάστοτε Ληξιαρχείο θα παραδίδει και ο Ανάδοχος θα
παραλαμβάνει το πρωτότυπο Υλικό και θα υπογράφεται το
Πρωτόκολλο Παράδοσης - Παραλαβής του Υλικού.
Σελίδα
25
26. OTS ROADSHOW 2014
ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ
Ψηφιοποίηση/Σάρωση και τεκμηρίωση
Ο Ανάδοχος θα ψηφιοποιεί/σαρώνει και θα τεκμηριώνει την
κάθε παρτίδα Υλικού
Ποιοτικός και Ποσοτικός Έλεγχος
Κατά τη διάρκεια των εργασιών σάρωσης και τεκμηρίωσης κάθε
παρτίδας, ο Ανάδοχος θα πραγματοποιεί ελέγχους στα
παραγόμενα προϊόντα
Σελίδα
26
27. OTS ROADSHOW 2014
ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ
Στη συνέχεια, αρμόδιοι υπάλληλοι του εκάστοτε Ληξιαρχείου
θα διενεργούν, παρουσία του Αναδόχου, νέους
δειγματοληπτικούς ελέγχους σε κάθε παρτίδα σαρωμένου
και τεκμηριωμένου Υλικού που θα παραδίδεται από τον
Ανάδοχο , με οπτική αντιπαραβολή των πρωτότυπων ΛΠ και
των σε ηλεκτρονική μορφή σαρωμένων ΛΠ. Tο δείγμα που θα
ελέγχεται θα περιλαμβάνει 200 ΛΠ (από τις 10.000 ΛΠ) και τα
αντίστοιχα στοιχεία τεκμηρίωσης.
Σελίδα
27
28. OTS ROADSHOW 2014
ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ
Παράδοση / Επιστροφή Υλικού στο Ληξιαρχείο
Εφόσον η ποιότητα των παραγόμενων προϊόντων κρίνεται
αποδεκτή από τους αρμόδιους υπαλλήλους του εκάστοτε
Ληξιαρχείου, ύστερα από τον ποιοτικό έλεγχο που θα
πραγματοποιείται, ο Ανάδοχος θα παραδίδει :
• το πρωτότυπο Υλικό στο Ληξιαρχείο (τα Ληξιαρχικά Βιβλία),
και θα υπογράφεται το αντίστοιχο Πρωτόκολλο Παράδοσης –
Παραλαβής Υλικού από τον αρμόδιο υπάλληλο του
Ληξιαρχείου και του Ανάδοχου αντίστοιχα
• τα παραγόμενα προϊόντα στην Αναθέτουσα Αρχή και στο
Κέντρο Καταχώρησης ΛΠ.
Σελίδα
28
29. OTS ROADSHOW 2014
ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ
Ασφάλεια δεδομένων και Ληξιαρχικών Βιβλίων
Ο Ανάδοχος υποχρεούται να προστατεύσει τα δεδομένα
προσωπικού χαρακτήρα των ΛΠ. Λόγω της ευαισθησίας των
δεδομένων, ο Ανάδοχος δεν θα διατηρήσει κανένα ψηφιακό
αποτύπωμα ή αντίγραφο ηλεκτρονικό ή άλλο, που έχει
αποθηκευτεί ή επεξεργαστεί ή διακινηθεί με οποιοδήποτε
τρόπο από τον εξοπλισμό ή λογισμικό που χρησιμοποιεί κατά
την υλοποίηση του έργου, όπως επίσης με την παράδοση του
έργου, δεν θα διατηρήσει στην κατοχή του κανένα ψηφιακό ή
άλλο, έγγραφο ή περιεχόμενο που αφορά τη ληξιαρχική
κατάσταση των πολιτών της χώρας.
Σελίδα
29
30. OTS ROADSHOW 2014
ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ
Φυσική προστασία των Ληξιαρχικών Βιβλίων
• Η χρέωση των βιβλίων προς σάρωση στον Υπεύθυνο
Συνεργείου και στα μέλη του συνεργείου θα γίνεται με
αριθμητική/ποσοτική και ονομαστική αναφορά μέσω
εντύπων. Το προσωπικό σάρωσης θα βοηθήσει το προσωπικό
Ληξιαρχείου στην τακτοποίηση των Ληξιαρχικών Βιβλίων.
• Δεν θα επιτρέπεται στο προσωπικό σάρωσης να φέρουν μαζί
τους στυλό, ή άλλο μέσο που θα μπορούσε έστω και ακούσια
να προκαλέσει παραποίηση των δεδομένων των Ληξιαρχικών
Πράξεων, καθώς και η παρουσία άλλων αντικειμένων (
καφές, ποτά, τροφές κλπ).
.
Σελίδα
30
31. OTS ROADSHOW 2014
ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ
Προστασία από την αντιγραφή και μεταφορά πληροφοριών
εκτός Ληξιαρχείων
Δεν θα επιτρέπεται
• η μετακίνηση ΛΠ από τον χώρο της σάρωσης,
• η χρήση κινητών τηλεφώνων,
• οι χειρόγραφες σημειώσεις και
• η οπτική αποτύπωση των δεδομένων με οποιοδήποτε άλλο
τρόπο πέραν αυτού του σαρωτή.
.
Σελίδα
31
32. OTS ROADSHOW 2014
ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ
Προστασία των ψηφιοποιημένων Ληξιαρχικών Βιβλίων
• Οι υπολογιστές του Κινητού Συνεργείου Σάρωσης θα
διαθέτουν δύο αποσπώμενους σκληρούς δίσκους σε διάταξη
RAID 1 (mirrored), στους οποίους θα αποθηκεύονται οι
ψηφιοποιημένες ΛΠ και τα μεταδεδομένα τους. Η προσθήκη
/ αφαίρεση των αποσπώμενων σκληρών δίσκων στους
ηλεκτρονικούς υπολογιστές θα γίνεται μεν εύκολα, αλλά για
τη μείωση του κινδύνου υποκλοπής θα κλειδώνονται στον
υπολογιστή και τα κλειδιά θα φυλάσσονται από τον
Υπεύθυνο του Ληξιαρχείου.
• Η πρόσβαση στους υπολογιστές θα γίνεται με την χρήση
ισχυρού κωδικού πρόσβασης (password)
Σελίδα
32
33. OTS ROADSHOW 2014
ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ
Προστασία των ψηφιοποιημένων Ληξιαρχικών Βιβλίων
• Η αποθήκευση των σαρωμένων εικόνων σε αρχεία γίνεται
κρυπτογραφημένα, χρησιμοποιώντας τον Αλγόριθμο RC6
• Καμία άλλη εφαρμογή δεν μπορεί να αποκρυπτογραφήσει
και να εμφανίσει την εικόνα των σαρωμένων ΛΠ. Η
αποκρυπτογράφηση των αρχείων γίνεται αυτόματα από την
εφαρμογή κάθε φορά που απαιτείται η εμφάνιση της
εικόνας.
Σελίδα
33
34. OTS ROADSHOW 2014
ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ
Προστασία των ψηφιοποιημένων Ληξιαρχικών Βιβλίων
• Επιπλέον της παραπάνω κρυπτογράφησης, στους
υπολογιστές του Κινητού Συνεργείου Σάρωσης θα είναι
εγκατεστημένο ειδικό λογισμικό κρυπτογράφησης των
περιεχομένων και των δύο αποσπώμενων σκληρών δίσκων.
Σε περίπτωση κλοπής των δίσκων τα δεδομένα δεν μπορούν
να χρησιμοποιηθούν λόγω κρυπτογράφησης.
• δεν θα επιτρέπεται η μεταφορά αρχείων από τους
υπολογιστές με τον οποιονδήποτε τρόπο (CDs, floppy disks,
memory sticks, external disks, e-mail, σύνδεση με δίκτυα
δεδομένων, κλπ.).
Σελίδα
34
35. OTS ROADSHOW 2014
ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ
Προστασία των ψηφιοποιημένων Ληξιαρχικών Βιβλίων
Επιπλέον οι υπολογιστές:
• Δεν θα περιέχουν άλλα αποθηκευτικά μέσα πέραν των
αποσπώμενων δίσκων (π.χ. CD/DVD writers, floppy disks,
άλλων εξωτερικών συσκευών)
• Δεν θα επιτρέπουν τη σύνδεση εξωτερικών συσκευών
αποθήκευσης (π.χ. memory sticks, backup tapes)
• Δεν θα έχουν δυνατότητα πρόσβασης σε δίκτυο (π.χ. LAN,
Internet, WiFi).
• Δεν θα έχουν δυνατότητα επικοινωνίας με άλλες συσκευές
(π.χ. υπέρυθρες ακτίνες, Bluetooth, WiFi)
Σελίδα
35
36. OTS ROADSHOW 2014
ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ
Προστασία των ψηφιοποιημένων Ληξιαρχικών Βιβλίων
Στους χώρους των Ληξιαρχείων αλλά και στο Κέντρο
Καταχώρισης, ο Ανάδοχος δεν θα έχει τη δυνατότητα να κάνει
την όποια επεξεργασία των ΛΠ πέραν αυτής της
επεξεργασίας εικόνας για την βελτίωση της οπτικής της
ποιότητας. Δεν θα επιτρέπεται δηλαδή η προσθήκη ή
διαγραφή ή η χρωματική αλλαγή μεμονωμένων ή ομάδας
εικονοστοιχείων (pixels ) σε εικόνα των ΛΠ.
Σελίδα
36
37. OTS ROADSHOW 2014
ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ
Προστασία των ψηφιοποιημένων Ληξιαρχικών Βιβλίων
Όταν το Κινητό Συνεργείο Σάρωσης ολοκληρώσει τις
εργασίες του σε κάποιο Ληξιαρχείο, ή μετά την επίτευξη
πληρότητας στους σκληρούς δίσκους αποθήκευσης
δεδομένων ή σε οποιαδήποτε άλλη ενδιάμεση χρονική
στιγμή κριθεί αναγκαία από τον Ανάδοχο η μεταφορά των
δεδομένων στο Κέντρο Καταχώρησης, οι σκληροί δίσκοι θα
μεταφέρονται από τον Ανάδοχο , μετά από συνεννόηση με
τον Κύριο του Έργου, στο Κέντρο Καταχώρησης με ασφαλή
τρόπο. Για να το πετύχει αυτό Ανάδοχος θα προβεί στις εξής
ενέργειες:
Σελίδα
37
38. OTS ROADSHOW 2014
ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ
Προστασία των ψηφιοποιημένων Ληξιαρχικών Βιβλίων
Οι δίσκοι θα μεταφέρονται στο κέντρο καταχώρισης από τον
Ανάδοχο εντός ειδικής πυράντοχης, υδατοστεγούς και
αντικραδασμικής χειραποσκευής (SentrySafe HO100).
Όταν οι σκληροί δίσκοι παραληφθούν από τον Υπεύθυνο στο
Κέντρο Καταχώρησης θα παραδίδονται στον Τεχνικό
Υποστήριξης ο οποίος θα πραγματοποιεί:
• την αποκρυπτογράφηση του περιεχομένων όλου του δίσκου
• πλήρης καθαρισμός των σκληρών δίσκων με ασφαλή τρόπο
Σελίδα
38
39. OTS ROADSHOW 2014
ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ
Καταχώρηση δεδομένων
Από τις Ληξιαρχικές Πράξεις που θα σαρωθούν στο πλαίσιο
του παρόντος έργου, ο Ανάδοχος θα καταχωρήσει ένα μέρος
από το σύνολο των ληξιαρχικών στοιχείων, με τις μεταβολές
τους, ξεκινώντας από τις πιο πρόσφατες και μέχρι το έτος που
καθορίζεται στη συνέχεια, ανά είδος Ληξιαρχικού Βιβλίου.
• Καταχώρηση στοιχείων ΛΠ Γεννήσεων, έως το 1910
• Καταχώρηση στοιχείων ΛΠ Θανάτων, έως το 1990
• Καταχώρηση στοιχείων ΛΠ Γάμων, έως το 1950
• Καταχώρηση στοιχείων ΛΠ Συμφώνων Συμβίωσης
Σελίδα
39
40. OTS ROADSHOW 2014
ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ
Καταχώρηση δεδομένων
Η ποιότητα των καταχωρηθέντων στοιχείων ΛΠ θα ελέγχεται
δειγματοληπτικά από αρμόδιες ομάδες δειγματοληπτικού
ελέγχου, μέσω προκαθορισμένων ελέγχων ποιότητας
σύμφωνα με την πρόοδο των εργασιών καταχώρησης. Οι
ομάδες δειγματοληπτικού ελέγχου, που θα είναι υπό την
εποπτεία της ΕΠΠΕ, θα οριστούν από τις κατά τόπους
αρμόδιες υπηρεσίες των Δήμων.
Σελίδα
40
41. OTS ROADSHOW 2014
ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ
Καταχώρηση δεδομένων
Οι δειγματοληπτικοί έλεγχοι θα πραγματοποιούνται σε
παρτίδες σαρωμένων ΛΒ. Η κάθε παρτίδα ΛΒ θα περιλαμβάνει
σαρωμένες ΛΠ που αναλογούν σε περίπου 200 ΛΒ, με ανώτατο
όριο τις 35.000 ΛΠ. Ως κατώτατο όριο ΛΠ ανά παρτίδα
δειγματοληπτικού ελέγχου ορίζονται οι 25.000 ΛΠ. Ο
δειγματοληπτικός έλεγχος θα πραγματοποιείται με οπτική
αντιπαραβολή των στοιχείων ΛΠ που καταχωρήθηκαν και των
στοιχείων ΛΠ που περιέχονται στις σαρωμένες ΛΠ , ενώ το
δείγμα που θα ελέγχεται θα περιλαμβάνει 315 ΛΠ.
Σελίδα
41
