Ke toan.org giao-trinh-excel-danh-cho-ke-toan

Các ph n hành k toán ch y u.

1. K toán ti n m t
2. K toán ti n g i
3. K toán hàng t n kho
4. K toán tài s n c nh
5. K toán ti n lương
6. K toán thu
7. K toán mua hàng
8. K toán bán hàng
9. K toán giá thành

Tóm t t công vi c k toán:

1. Thi t l p thông tin v doanh nghi p và chính sách k toán doanh nghi p áp d ng.
2. Xây d ng danh m c: H th ng tài kho n, Khách hàng, nhà cung c p, hàng hóa, v t tư, TSC
3. C p nh t s dư u kì c a các tài kho n.
4. C p nh t nghi p v kinh t phát sinh.
5. Làm các bút toán cu i kỳ, khóa s k toán.

Trung tâm tin h c văn phòng k toán Office Skills LH: 0974.214.650
(1)

CHƯƠNG I: THI T L P THÔNG TIN DOANH NGHI P
VÀ S DƯ U KỲ CÁC TÀI KHO N

I. THI T L P THÔNG TIN BAN U VÀ XÂY D NG H TH NG DANH M C.
1. Thi t l p thông tin doanh nghi p.
Tên doanh nghi p (ten):
a ch (dc):
Mã s thu (mst):

Tác d ng c a vi c t tên cho các thông tin trên: khi chuy n sang các sheet s khác nhau chúng ta ph i
c p nh t ít nh t các thông tin cơ b n trên, gi m thi u th i gian, công s c vi t l i các thông tin ó,
chúng ta s t tên cho t ng thông tin và khi chuy n sang sheet s khác chúng ta ch c n ánh: = tên
vi t t t, khi ó ta ã có thông tin y v i th i gian nhanh nh t. Cách t tên cho thông tin chúng ta
s tìm hi u trong ph n t o l p danh m c.

(2)

Chính sách k toán áp d ng:
+ Ch k toán áp dung: (Q 48)
+ ng ti n s d ng:
+ Hình th c k toán: (trong ph m vi sách chúng ta dùng hình th c k toán nh t ký chung)
+ Phương pháp k toán hàng t n kho:
- Nguyên t c ghi nh n hàng t n kho: Giá g c.
- Phương pháp tính giá hàng t n kho: (bình quân gia quy n).
- Phương pháp h ch toán hàng t n kho: (kê khai thư ng xuyên).
+ Phương pháp tính kh u hao: ( ư ng th ng).
+ Nguyên t c ghi nh n chênh l ch t giá: (theo t giá th c t t i th i i m phát sinh giao d ch).
+ ..........

2. XÂY D NG DANH M C
- H th ng tài kho n k toán s d ng:

(3)

Khi xây d ng danh m c tài kho n ta c n m các ti u kho n qu n lý chi ti t, ví d như ti n g i ngân
hàng, khách hàng, nhà cung c p, ....

Vi c m bao nhiêu ti u kho n không quan tr ng, tuy nhiên nó c n ph i áp ng ư c 2 yêu c u sau:
Trư c tiên là ph i tuân theo tài kho n m thu c h th ng tài kho n mà ch k toán ban hành và i u
ti p theo là ph c v ư c yêu c u qu n lý c a t ng ơn v .

- Xây d ng danh m c nhà cung c p

Danh m c m c NCC g m có các ch tiêu sau:

+ S th t , mã NCC, tên nhà cung c p, mã s thu và a ch , .... chúng ta có th thêm vào b t c ch
tiêu nào mà chúng ta mu n hay áp ng yêu c u qu n lý c a t ng doanh nghi p.

+ Chúng ta t tên cho mã NCC: M_NCC

Trư c tiên chúng ta bôi en vùng t c t mã nhà cung c p nc t a ch và t dòng u tiên c a danh
m c n hàng cu i cùng c a danh m c.

(4)

Sau ó ta có các cách t tên cho vùng danh m c nhà cung c p như sau:

• Nh n t h p phím: Ctrl + F3
• Ch n menu sau: Insert./ Name/ Define
V i c 2 cách trên chúng u hi n ra c a s con/ h p tho i Define name như hình sau:
và ta ánh tên cho vùng mã nhà cung c p là: M_NCC

(5)

• Ho c ánh tên vùng vào ô

Name
box

(6)

+ t tên cho danh m c NCC: DM_NCC
Trư c tiên ta bôi en vùng danh m c nhà cung c p t c t mã nhà cung c p nc t a ch , t hàng u
tiên n hàng cu i cùng c a danh m c.

và chúng ta cũng t tên cho vùng b ng ba cách trên:

• Nh n t h p phím: Ctrl + F3
• Menu: Insert/ name/ Define: xu t hi n h p tho i và ánh tên vào ó
• ánh tên tr c ti p vào Name box.

- Xây d ng danh m c khách hàng.

Ta làm tương t như v i danh m c nhà cung c p
+ Danh m c cũng g m các ch tiêu: STT, Mã khách hàng, Tên khách hàng, Mã s thu và a ch , ...
và các ch tiêu khác theo yêu c u qu n lý c a doanh nghi p.
+ t tên cho mã khách hàng: M_KH, danh m c khách hàng: DM_KH theo ba cách.

- Xây d ng danh m c v t tư – hàng hóa

Danh m c hàng hóa g m các ch tiêu: STT, Mã hàng, Tên hàng, ơn v tính, Tài kho n và các ch tiêu
khác theo yêu c u qu n lý.

(7)

+ Ta t tên cho vùng mã hàng hóa: M_HH.
+ t tên cho vùng danh m c hàng hóa t c t mã hàng cho t i c t tài kho n: DM_HH
t tên theo ba cách như bình thư ng

Danh m c v t tư g m các ch tiêu: STT, Mã v t tư, Tên v t tư, ơn v tính, Kho.
+ t tên cho vùng mã v t tư: M_VT.
+ t tên cho vùng danh m c v t tư: DM_VT.
t tên theo ba cách như bình thư ng

(8)

Ta cũng xây d ng m t danh m c g m c hàng hóa, v t tư l c s li u cho b ng kê nh p hàng hóa –
v t tư.
Ta s t tên cho vùng: A4:Dn (n s th t dòng cu i cùng c a danh m c)
Tên vùng: DM_HH_VT

- Xây d ng danh m c tài s n c nh
Ta xây d ng danh m c tài s n c nh theo các ch tiêu: STT, Mã TSC , Tên TSC ,

- Danh m c phòng ban

Danh m c phòng ban g m có các ch tiêu: STT, Mã phòng ban, Tên phòng ban.
Ta t tên cho danh m c phòng ban: M_PB, vùng ch có c t tên phòng ban.

(9)

t tên theo 3 cách các danh m c trư c.

- Danh m c nhân viên

Danh m c nhân viên g m các ch tiêu: STT, Mã nhân viên, Tên nhân viên, Ch c v , Phòng ban, S tài
kho n ngân hàng, Mã s thu cá nhân, M c lương cơ b n, Gi m tr gia c nh.

(10)

Sau ó ta ch n vùng ô E8:E23 như hình v sau ó ch n Data/ Validation.
Hi n ra c a s :

Ta ch n List s hi n ra c a s :

Ta ánh : =M_PB vào ô Source như hình v và nh n OK
Màn hình sau khi nh n như sau:

(11)

Bây gi ta s ánh mã nhân viên, tên nhân viên, ch c v , lương cơ b n, gi m tr gia c nh, mã s thu ,
tài kho n ngân hàng c a t ng nhân viên.
Riêng i v i Phòng ban nhân viên ó làm vi c ta ch vi c kích chu t vào và ch n phòng ban phù
h p.

(12)

n bư c này chúng ta ã hi u ph n nào c a vi c t tên cho m t vùng d li u chưa . Khi t tên cho
m t vũng d li u chúng ta có th ti t ki m th i gian cho ánh công th c và chúng ta cũng có th t o
ư c list các danh sách, danh m c giúp chúng ta thao tác nhanh hơn, ng b hơn gi a các sheets s
khác nhau và chính xác hơn.

i v i danh m c nhân viên ta s t tên cho :
+ Vùng Danh m c nhân viên : DM_NV

+ Vùng Mã nhân viên : M_NV, vùng là c t mã nhân viên.

3. H th ng s
H th ng các s (m i s m t sheet) cơ b n c n có trong hình th c k toán nh t ký chung.
+ S nh t ký chung.
+ B ng cân i tài kho n.
+ S qu ti n m t.
+ B ng kê nh p hàng.
(13)

+ B ng kê xu t hàng.
+ Báo cáo nh p - xu t - t n.
+ S theo dõi tài s n c nh.
+ B ng tính lương.
+ B ng tính giá thành.
+ S theo dõi công n ph i thu, ph i tr .

C th :

- S nh t ký chung:

S nh t ký chung g m các ch tiêu cơ b n sau:
+ Tên, a ch , mã s thu công ty.
+ Tên s
+ Ngày tháng b t u ghi s và khóa s k toán
+ ơn v tính:
+ C t ngày tháng ghi s
+ Ch ng t : ngày tháng tháng t , s ch ng t .
+ Di n gi i
+ C t “ ã ghi s cái.”
+ Tài kho n h ch toán.
+ Tài kho n i ng
+ S phát sinh n , có
+ S dư n , có: lưu ý, nguyên t c chung là các tài kho n lo i 1 và 2 s có s dư bên n và các tài
kho n lo i 3, 4 s có s dư bên có, khi ó ta s d u i c t s dư còn l i khi ti n hành in s k toán.

(14)

+ Ngoài ra ta s m thêm các ch tiêu như : tháng phát sinh ch ng t , và tài kho n l c s dư u kỳ.
Và c t mã ch ng t ch c p nh t phi u thu, chi, phi u nh p nho, phi u xu t kho.

- B ng cân i tài kho n.
B ng cân i tài kho n g m:
+ Tên công ty:
+ a ch :
+ Tên s :
+ Năm tài chính
+ S hi u tài kho n.
+ Tên tài kho n k toán.
+ S dư u kỳ: N và Có.
+ S phát sinh: N và Có.
+ S dư cu i kỳ: N và Có.
+ Ngoài ra ta còn m thêm m t s c t nh m ph c v cho các công vi c ti p sau: C t “1”, Mã, C t
“X”.

(15)

V i b ng cân i tài kho n ta s t tên cho các vùng sau:
+ C t “mã”: MA
+ C t s hi u tài kho n: M_TK
+ S dư có u kỳ bên: SDCDK
+ S dư n u kỳ: SDNDK
+ S phát sinh có: SPSC
+ S phát sinh n : SPSN
+ S dư n cu i kỳ: SDNCK
+ S dư có cu i kỳ: SDCCK
+ C t “1”: M_1

- S qu ti n m t.
S qu ti n m t g m:
+ Tên công ty:
+ a ch :
+ Tên s :
(16)

+ Năm tài chính
+ Ngày tháng ghi s .
+ S phi u thu, chi.
+ Di n gi i.
+ Tài kho n i ng.
+ S ti n: Thu, Chi, T n.
+ Tháng báo cáo, tài kho n báo cáo, n i tháng và tài kho n báo cáo – giúp ph c v cho vi c in s .

- B ng kê mua hàng.
+ Tên công ty
+ a ch
+ Tên
+ Năm tài chính
+ Ch ng t : ngày tháng, và s hi u: 2 ch tiêu này ta s dùng công th c tìm.
+ S phi u nh p: ta s ph i ánh, b i m t phi u nh p ta có th nh p nhi u lo i hàng hóa khác nhau, s
lư ng, ơn v tính khác nhau,….
+ Tên v t tư, ơn v tính: ta dùng công th c tìm.
(17)

+ Mã hàng hóa ta s c p nh t d a trên downlist ư c t o b ng cách: Bôi en c t mã hàng hóa và ch n
data/validation, xu t hi n h p tho i và thao tác gi ng v i danh m c nhân viên khi tìm phòng ban.
+ Mã v t tư hàng hóa: t nh p

- Nh t ký bán hàng.

+ Tên công ty
+ a ch :
+ Tên b ng kê
+ Năm tài chính
+ Ch ng t : ngày tháng, s hóa ơn GTGT nh p – ta dùng công th c tìm.
+ S phi u xu t kho:
+ Tên hàng hóa, v t tư, ơn v tính – ta dùng công th c nh p
+ Mã v t tư, hàng hóa – ta l y t Downlist.
+ Giá v n: ta dùng công th c tìm.
+ S lư ng mình t ánh.
+ Doanh thu: ơn giá, thành ti n – t nh p.
+ Mã v t tư
+ Lãi l .
(18)

- Báo cáo nh p - xu t - t n.
+ Tên, a ch công ty
+ Tên báo cáo
+ Tháng báo cáo => như v y trong m t năm ta s có 12 b ng báo cáo nh p xu t t n hàng hóa.
+ STT, Mã hàng là mình t nh p.
+ Tên hàng, ơn v - dùng công th c nh p.
+T n u kỳ, nh p, xu t và t n kho cu i kỳ v s lư ng và thành ti n.

(19)

- S theo dõi tài s n c nh.

Trong giáo trình này, ta s s d ng phương pháp tính và trích kh u hao tài s n c nh là phương pháp
ư ng th ng.
Và cũng tương t như báo cáo nh p xu t t n, ta cũng có 12 b ng tính và trích kh u hao tương ng v i
12 tháng trong năm.

(20)

+ B ng tính lương.

+ B ng tính giá thành.

II. C P NH T S DƯ BAN U.

1. Khi c p nh t s dư u kỳ ta g m có các phân h như sau:
- Công n ph i thu.
- Công n ph i tr .
- Ti n g i ngân hàng.
- Hàng t n kho.
- Tài s n c nh.
- Các tài kho n khác.

(21)

2. Các công vi c ph i làm khi c p nh t s dư u kỳ.

- C p nh t vào b ng cân i tài kho n – ph n s dư u kỳ.
- C p nh t vào các s liên quan như báo cáo nh p xu t t n hàng hóa: c p nh t s lư ng, ơn giá,….

3. N i dung:

- C p nh t vào b ng cân i tài kho n
M t s lưu ý khi c p nh t s dư u kỳ các tài kho n:
Ta ch c p nh t s dư u kỳ cho các tài kho n c p bé nh t.

Ví d : v i tài kho n ti n g i ngân hàng thì ta m n ti u kho n c p 3, như v y ta ch c p nh t cho các
tài kho n c p ba này. Còn i v i các tài kho n c p cao hơn, s dư u kỳ c a nó s là t ng c a các tài
kho n c p bé hơn.

Tài kho n ti n m t s là t ng c a
các ti u kho n, ta dùng công
th c: =sum(E137:E139) tính
ra s dư u kỳ c a tài kho n
ti n m t.
Còn i v i các ti u kho n ta s
nh p tay.

(22)

- C p nh t vào các s c bi t.
ng th i v i vi c c p nh t s dư u kỳ vào b ng cân i s phát sinh ta còn ph i c p nh t nh ng
thông tin u kỳ khác vào các tài kho n quan tr ng trong kỳ.

+ C p nh t vào báo cáo nh p xu t t n hàng hóa, v t tư.

u tiên ta s khai báo nh ng hàng hóa, v t tư nào có s t n u kỳ.
• C p nh t mã hàng hóa
- ti t ki m th i gian ánh mã hàng hóa và tránh trư ng h p gây khó khăn cho vi c nh mã hàng
thì ta dung downlist c p nh t mã hàng hóa.
- Bôi en c t mã hàng hóa, và ch n: Data/ validation
- Xu t hi n h p tho i Data Validation.

(23)

ta ch n list trong th Allow

Ta ánh: = M_HH
Như v y ta ã t o ư c Downlist trên c t mã hàng hóa, vi c còn l i là kích vào bi u tư ng
Downlist và ch n mã hàng hóa tương ng.

• C p nh t tên hàng và ơn v tính – ta s dùng công th c tìm
Công th c:
Tìm tên hàng hóa : = if(mã hàng <>0, vlookup(mã hàng, DM_HH, 2,0),””)
Tìm ơn v tính : = if(mã hàng <>0, vlookup(mã hàng, DM_HH, 3,0),””)
• Và c p nh t s lư ng hàng t n, ơn giá và dùng công th c: thành ti n = ơn giá * s lư ng tính
c t thành ti n.

Ta s có 12 b ng báo cáo nh p xu t t n:
M i m t tháng ta s t tên cho vùng d li u c a tháng báo cáo ó:
NXT_HH1 : B9:N20
NXT_HH2 : …..
NXT_HH3 : …..
…………..

+ C p nh t vào s theo dõi công n ph i thu (s công n ph i tr làm tương t )

G m s t ng h p tình hình công n ph i thu, ph i tr và s chi ti t 131, 331 – s này s c p nh t s dư
u kỳ, tình hình tăng gi m các kho n ph i thu ph i tr c a t t c khách hàng, nhà cung c p trong kỳ
k toán.

(24)

u kỳ k toán, ta s c p nh t các thông tin cho s t ng h p công n ph i thu, ph i tr .
• STT
• Mã khách hàng/ nhà cung c p ta cũng dùng validation t o Downlist và c p nh t t t c các khách
hàng có dư u kỳ công n ph i thu, ph i tr . (Lưu ý: M t trong các cách check chính xác thông tin
mình c p nh t thì s t ng u kỳ c a tài kho n c ng n ph i thu, ph i tr hay c các tài kho n quan
tr ng khác ph i b ng s dư b ng cân i tài kho n).
• Tài kho n 131, 331 là tài kho n lư ng tính nên s t n t i c s dư bên n và bên có.
Khi khách hàng tr trư c ti n hàng thì tài kho n 131 s có s dư có.
Và khi mình tr trư c ti n hàng thì tài kho n 331 s có s dư n .
• i v i tên khách hàng, ta s dùng công th c tìm.
Công th c: = if(mã khách hàng <>0, vlookup(mã khách hàng, DM_KH, 2,0),””)

(25)

+ C p nh t vào B ng theo dõi tài s n c nh

Ta s c p nh t STT và mã TSC , t mã TSC ta s dùng công th c tìm ra tên và ơn v tính c a
t ng TSC :
Công th c: = Vlookup(mã TSC , DM_TSC , 2, 0) – tìm tên
= Vlookup(mã TSC , DM_TSC , 3, 0) – tìm ơn v tính.
Ti p t c ta s c p nh t ngày ưa vào s dung, s năm tính kh u hao, nguyên giá t ng TSC .
Lưu ý: chúng ta có th tính m c kh u hao theo tháng, ho c theo ngày – i u này tùy thu c vào c
i m s n xu t kinh doanh, cách qu n lý, chính sách thu h i v n c a t ng ơn v mà thi t k các ch
tiêu trong b ng tính và trích kh u TSC cho phù h p v i doanh nghi p mình.

+ Chi phí tr trư c
Tương t v i TSC , ta cũng s có m t sheet theo dõi tình hình tăng gi m, phân b các chi phí tr
trư c ng n h n, dài h n vào chi phí c a t ng kỳ s n xu t kinh doanh (thông thư ng ó là giá tr công
c d ng c ư c ưa vào s d ng – phân b d n vào chi phí s n xu t kinh doanh trong kỳ)
Các ch tiêu trong b ng phân b chi phí tr trư c gi ng như b ng tính và trích kh u hao TSC .
(26)

CHƯƠNG II: C P NH T NGHI P V KINH T
PHÁT SINH TRONG KỲ

Trình t c p nh t các nghi p v kinh t phát sinh:

Khi c p nh t nghi p v kinh t phát sinh ta nên chú ý t i các nghi p v sau:
- Thu, chi ti n
- Mua hàng, bán hàng
- Mua s m, thanh lý tài s n c nh.
- Mua s m, ưa vào s d ng công c d ng c .
- Xu t, nh p kho hàng hóa, nguyên v t li u.

V i các nghi p v trên ta c p nh t như sau:
- C p nh t vào s nh t ký chung.
- C p nh t vào các s liên quan.

Và v i các nghi p v còn l i ta ch c n c p nh t vào s nh t ký chung và cu i kỳ k toán năm ta làm s
cái tài kho n và s chi ti t tài kho n.

Ta s h ch toán theo ki u m t n , m t có như trên hình minh h a

Và i v i 2 lo i nghi p v sau:
+ Thu, chi ti n
+ Xu t nh p kho hàng hóa, nguyên v t li u ta s c p nh t thêm s phi u thu, phi u chi, s phi u nh p
kho, xu t kho vào c t mã ch ng t .
+ C t ngày tháng ch ng t ta s c p nh t b ng tay, thông thư ng thì ngày tháng ghi s chính là ngày
tháng ch ng t do ó ta s dùng công th c r t ơn gi n c p nh t ngày tháng ghi s . ánh công th c
vào ô D20 như sau: = if(B20<>0, B20, “”) c p nh t ngày tháng ghi s cho nghi p v thanh toán ti n
cư c internet tháng 12/2008. Sau ó ta dùng chu t kéo cho các xu ng các dòng còn l i c a c t ngày
tháng ghi s . (lưu ý: ta ch có th copy công th c c a ô trên xu ng các ô phía dư i khi dùng chu t
kéo và th khi ta con tr chu t vào góc bên ph i, phía dư i c a ô (vùng ô) ch a công th c – khi ó
con tr chu t s có hình d u c ng “+”
+ C t s hi u ch ng t : ta căn c vào ch ng t c a nghi p v kinh t phát sinh c p nh t.
+ C t di n gi i: di n gi i nghi p v kinh t phát sinh.

(27)

+ C t ã ghi ghi s cái: ta dùng chu t kéo cho nh ng nghi p v kinh t ã c p nh t vào s nh t ký
chung.
+ C t tài kho n ta s dùng nh kho n cho nghi p v kinh t phát sinh
+ C t s phát sinh n : ta c p nh t b ng tay s ti n cho t ng nghi p v
+ C t s phát sinh có: ta dùng công th c c p nh t t ban u và copy công th c ó cho c kỳ k
toán năm (như v y ta không ph i c p nh t s ti n phát sinh bên có mà khi ta ánh s ti n phát sinh n
nó s t nhày).
+ C t tài kho n i ng: ta cũng dùng công th c c p nh t, và cũng gi ng như s phát sinh có. Ta
ch vi c c p nh t s c t tài kho n và c t s phát sinh n có s li u là c t tài kho n i ng cũng s t
nhày.
Công th c:
Ta ánh công th c vào ô H20 công th c như sau: = if(I20<>0, G21, G19)
Ta s dùng chu t copy công th c này xu ng các ô còn l i c a c t tài kho n i ng.
+ Ph n s dư u kỳ ta s dùng công th c c p nh t s dư u kỳ. Tuy nhiên có m t s tài kho n c
bi t ta ko dùng công th c l c s dư u kỳ ư c (n u mu n thì công th c s r t dài và khó nh ) do
ó ta ch c p nh t ư c ph n l n s dư u kỳ c a các tài kho n mà thôi. Còn i v i các tài kho n c
bi t thì ta s t c p nh t b ng tay – Công vi c này ta ch ti n hành vào cu i kỳ k toán in s k toán
chi ti t, s cái tài kho n hay khi ph i l p các báo cáo tài chính b t thư ng ví d như gi i th , chia tách,
h p nh t,….
tìm ra s dư u kỳ c a các tài kho n ta cũng c n ph i l p thêm m t s d ki n n a. như trong hình
v . Cách l c s dư u kỳ, chúng ta s ti p c n trong chương III.

+ C t s dư n và s dư có: ta s dùng công th c tính.
Công th c:
Nh p vào ô K20 công th c sau:
=IF(OR($P$1=1,$P$1=2),$K$19+SUBTOTAL(9,$I$20:I20)-SUBTOTAL(9,$J$20:J20),0)
Nh p vào ô L20 công th c sau:
=IF(OR($P$1=3,$P$1=4),$L$19+SUBTOTAL(9,$J$20:J20)-SUBTOTAL(9,$I$20:I20),0)

Tìm hi u b n ch t c a công th c:
Khi có ký t $ ng trư c dòng hay c t thì ư c hi u r ng ta s c nh dòng hay c t ó.
Như v y ta có 3 ki u c nh dòng - c t như sau:

C nh dòng mà ko c nh c t: K$20 – khi copy công th c sang các ô khác thì ch có a ch c t thay
i mà a ch dòng không thay i.

(28)

C nh c t mà ko c nh dòng: $K20 – khi copy công th c sang các ô khác thì ch có a ch dòng
thay i mà a ch c t không thay i.

C nh c dòng và c t: $K$20 – khi copy công th c sang b t kỳ ô nào thì a ch c a ô ó không thay
i.
V i công th c tính s dư cu i kỳ này ta có th ý th y: khi ta copy công th c t ô L20 xu ng các ô
còn l i c a c t s dư có thì các ô P1, L19, J20, I20 không b thay i, và các dòng c a c t I, J thì t nh
ti n lên t ng ơn v m t.

B i vì hàm subtotal có ý nghĩ như sau:
=subtotal(9, vùng tính t ng).
Hàm subtotal s tính t nh cho các d li u hi n lên trên màn hình khi ta ti n hành l c d li u.

Các b n có th ki m tra b ng cách l c d li u theo m t ch tiêu nào ó, ơn c như ta l c d li u c a
tài kho n 142. ta s có k t qu như sau:

(29)

+ C t “tháng”: c t này cũng ư c dùng khi in s k toán, ng th i khi k t h p v i c t s dư ta có th
ki m tra s li u và tìm ki m sai sót trong quá trình h ch toán ư c nhanh hơn và chính xác hơn.

(30)

D li u ư c t o ra
l c s dư u kỳ

Ta s c p nh t t t c các nghi p v kinh t phát sinh trong kỳ vào s nh t ký chung theo t ng tháng.
Cu i kỳ ta s có các bút toán cu i kỳ:
- Tính lương
- Trích kh u hao
- Phân b chi phí tr trư c
- K t chuy n doanh thu, chi phí.
- Xác nh lãi/l trong kỳ.

(31)

1. Nghi p v thu, chi ti n:
- Ví d :
Ti n cư c internet tháng 05/01, giá tr chưa thu : 1.441.000, thu 10%, thanh toán b ng ti n m t.
Ta s có 2 bút toán:
N 642.2/ C 111.1 : 1.441.000
N 133.1/ C 111.1 : 144.100
ng th i v i vi c c p nh t vào s nh t ký chung ta s c p nh t sang s qu ti n m t.

(32)

ây ta có th tách ph n giá tr hàng
hóa, d ch v và thu riêng ho c có th
g p chung là m t tùy theo yêu c u
qu n lý và m c thu n ti n.

(33)

Lưu ý : S dư cu i ngày trên s nh t ký chung ph i kh p v i s t n cu i ngày trên s qu ti n m t. B t
kỳ m t nghi p v chi, thu ti n nào phát sinh u ph i c p nh t vào s qu ti n m t u tiên và s ti n
trên s qu ph i b ng s ti n th c t có t i qu c a doanh nghi p. Như v y ta có th tránh ư c trư ng
b xót nghi p v khi c p nh t s nh t ký chung.

2. Nghi p v mua hàng/ bán hàng
Khi nói n nghi p v mua hàng/ bán hàng, có th là mua, bán hàng hóa, v t tư, tài s n c nh, công
c d ng c , d ch v ,….. khi ó có th s phát sinh nghi p v chi ti n ho c là kho n công n ph i tr
nhà cung c p/ ph i thu khách hàng.
i v i các nhà cung c p hay khách hàng ch ch t c a công ty thì ta nên theo dõi chi ti t cho t ng nhà
cung c p/ khách hàng bi t ư c tình hình thanh toán v i bên nhà cung c p như th nào, s ã thu
c a khách hàng là bao nhiêu, s dư u kỳ là bao nhiêu và cu i kỳ thì mình còn ph i tr t ng nhà cung
c p là bao nhiêu/ ph i thu là bao nhiêu.
Và i v i nh ng nhà cung c p/ khách hàng nh l hay r t ít phát sinh nghi p v thì ta có th theo dõi
chi ti t ho c không chi ti t tùy theo yêu c u c a nhà qu n lý.

(34)

Ví d :
1. Ngày 09/01, mua 3 chi c mainboard foxcom G31 v nh p kho hàng hóa , ơn giá : 700.000 vnd
c a công ty TNHH thi t b tin h c c Hà, Thu 5%, hóa ơn giá tr gia tăng s : 0036553. Chưa
thanh toán.
- C p nh t vào s nh t ký chung
- Chưa thanh toán -> phát sinh công n ph i tr .
- Mua v t tư nh p kho -> C p nh t phi u nh p và báo cáo nh p xu t t n hàng hóa.

N 156 :2.100.000
Có 331 :2.100.000
N 133 :210.000
Có 331 :210.000

Ta ý th y khi ta ánh s ti n phát sinh bên n và có tài kho n h ch toán c t tài kho n thì s li u
trên c t tài kho n i ng và c t s phát sinh có t ng c p nh t, b i l ta ã quét công th c cho c
kỳ.
Ti p theo ta s c p nh t s ti n ph i tr công ty c Hà sang sheet công n b ng chi ti t công n .

(35)

B ng chi ti t công n này ta s dùng c p nh t t t c các kho n ph i thu, ph i tr trong kỳ k toán,
c a t t c khách hàng hay nhà cung c p (ch ch t hay không ch ch t).
Khi ó t ng s phát sinh có và s phát sinh n c a TK 131 (hay 331) trên b ng cân i s phát sinh
ph i b ng t ng s phát sinh bên có và bên n c a b ng chi ti t công n (khi l c cho t ng tài kho n
131, 331).

i v i nh ng khách hàng, nhà cung c p ch ch t ta s ưa lên b ng t ng h p công n phía trên. Như
v y ta có th xem ư c t ng h p tình hình công n ph i thu, ph i tr c a t t c khách hàng, nhà cung
c p ch ch t.
S phát sinh trên b ng t ng h p ta s c p nh t theo công th c sau :
=sumif(vùng i u ki n, i u ki n tính t ng, vùng tính t ng)
Trên th c t m t công ty A nào ó v a có th là nhà cung c p, v a có th là khách hàng c a công ty
nên ta s c p nh t vào b ng t ng h p tình hình công n c a các công ty v a là khách hàng v a là nhà
cung c p (t c là 1 công ty s có c 131, 331).

Ta l p thêm m t c t g p ô mã KH/ NCC v i tài kho n tương ng là công n ph i thu hay ph i tr .
- Vùng i u ki n ây chính là vùng ch a c t này : vùng này ư c c nh b ng cách b m F4 m t l n
vào a ch c a vùng ó trong công th c.

(36)

- i u ki n tính t ng chính là a ch ô c a KH/NCC ó trong vùng v a ch n. Và ta b m F4 ba l n
c nh c t nhưng không có nh dòng t c là khi ta copy công th c thì ch có a ch dòng thay i
mà a ch c t không b thay i.
- Vùng tình t ng : Có th là c t s phát sinh có ho c s phát sinh n và vùng tính t ng cũng ư c c
nh b ng cách b m F4 m t l n
Sau khi ánh xong công th c cho dòng th nh t ta s copy công th c cho các dòng còn l i trong c t
SPS có, n .

Lưu ý : ta ch c n c p nh t công th c cho b ng t ng h p công n m t l n và s li u s t ng ư c
c p nh t vào b ng t ng h p khi ta c p nh t vào b ng chi ti t công n .

2. Ngày 09/01, Chi phí ti p khách, giá chưa thu : 570.000vnd, thu 10%, c a công ty TNHH H ng
Hư ng. Chưa thanh toán.

i v i khoàn chi phí ti p khách này ta ch c n c p nh t vào s nh t ký chung và b ng chi ti t như
nghi p trên. Còn n u doanh nghi p mu n ph c v yêu c u qu n lý thì có th c p nh t thêm vào b ng
t ng h p công n . Khi ó t ng s phát sinh n (có) trên b ng cân i s phát sinh ph i kh p v i t ng
s phát sinh n (có) trên s t ng h p, chi ti t công n .

Ta dùng công th c tìm tên c a
KH,NCC: = vlookup(G17,DMKH,2,0)

Ta dùng Data/
validation
t o downlist

Ta bôi en như hình v (vùng A21:K30) và ch n Data/filter/autofilter ta s th y bi u
tư ng hình mũi tên, ta kích chu t vào ây s hi n ra downlist ta l c d li u. Giúp
ta bi t ư c c th tình hình công n c a t ng khách hàng, ho c c a t ng tháng.

(37)

3. Nghi p v nh p kho hàng hóa (làm tương t v i nh p kho v t tư)

Như ví d m t c a nghi p v mua hàng hóa.

Thì ng th i v i vi c c p nh t vào s nh t ký chung, b ng t ng h p công n ph i tr thì ta còn ph i
c p nh t vào phi u nh p kho hàng hóa và báo cáo nh p xu t t n.

Trong m i l n nh p kho hàng hóa, v t tư ta có th nh p nhi u lo i v t tư hàng hóa cho m t phi u nh p
do ó ta ph i c p nh t b ng tay s lư ng, ơn giá cho t ng lo i v t tư hàng hóa. Và c p nh t s phi u
nh p s giúp ta tìm ư c s hóa ơn, ngày nh p cũng như c t “tháng” nh p v i công th c sau:
Ngày : =IF($C9<>"",VLOOKUP($C9,nkc,2,0),"")
S ch ng t : =IF($C9<>"",VLOOKUP($C9,nkc,3,0),"")
NKC là vùng A20:Ln (n là a ch dòng cu i cùng c a s nh t ký chung).

(38)

Bi u tư ng downlist

C t ơn v : =IF($F9<>"",VLOOKUP($F9,DM_HH_VT,3,0),"")
C t tên : =IF($F9<>"",VLOOKUP($F9,DM_HH_VT,2,0),"")
V i c t thành ti n: Thành ti n = S lư ng * ơn giá
Mã v t tư, hàng hóa: bôi en c c t mã hàng r i dùng Data/Validation: xu t hi n c a s chon list và
ánh vào ph n Source: =M_HH_VT
C t bên c nh c t mã hàng: = (mã hàng) & (tháng)
ánh vào ô G9: =F9 & L9
C t mã hàng hóa v t tư : =IF(VLOOKUP(F9,DM_HH_VT,4,0)=156,"HH","VT")
C t tháng : =IF($C9<>0,MONTH($A9),$L8)

b ng kê nh p ta cũng bôi en vùng ô A9:Ln và ch n Data/filter/auto filter. S hi n bi u tư ng
downlist cho phép chúng ta l c d li u cho t ng tháng, t ng kho v t tư hay hàng hóa.

(39)

i v i b ng kê thì ta có th g p b ng kê phi u nh p kho v t tư và hàng hóa làm m t bi u nhưng báo
cáo nh p xu t t n hàng hóa và báo cáo nh p xu t t n v t tư ta làm riêng thành 2 bi u.
Hai bi u này v cơ b n là gi ng nhau v các ch tiêu nên tôi ch trình bày báo cáo nh p xu t t n hàng
hóa.
C t STT : Dùng chu t kéo
C t mã hàng : Dùng Validation t o downlist
C t bên c nh mã hàng : =(mã hàng) & (tháng báo cáo), tháng 1: = B9 & 1
C t tên hàng : =IF($B9<>0,VLOOKUP($B9,DMHH,2,0),"")
C t ơn v : =IF($B9<>0,VLOOKUP($B9,DMHH,3,0),"")
C t s lư ng, thành ti n u kỳ ta ã c p nh t cùng v i c p nh t s dư u kỳ i v i tháng 1
i v i các tháng ti p theo trong kỳ ta s dùng công th c tìm:
Công th c:

(40)

S lư ng nh p trong kỳ:

(41)

C t ơn giá xu t kho:
Chúng ta tính giá hàng xu t kho theo phương pháp bình quân gia quy n:
Công th c:
ơn giá xu t kho = (Thành ti n u kỳ + thành ti n nh p trong kỳ)/(s lư ng t n u kỳ + s lư ng
nh p trong kỳ).
Công th c nh p vào ô J9: =IF(F9+H9=0,0,(G9+I9)/(F9+H9)), sau ó quét công th c cho c c t ơn
giá xu t kho.
C t s lư ng xu t trong kỳ: =SUMIF(XHH!$G$11:$G$23,NXTHH!$C9,XHH!$H$11:$H$23)
C t thành ti n: S lư ng * ơn giá.

Ngày 03/01/09, xu t kho bán 1 u báo ng DISC, 2 hitachi 35 HDD 500 GB Sata
giá chưa thu l n lư t là 1.400.000 và 350.000, thu 10%.

Ta cũng c p nh t nghi p v ghi nh n giá v n (riêng bút toán giá v n ta làm vào cu i kỳ k toán –
thư ng là cu i tháng) và doanh thu bình thư ng lên s nh t ký chung như các nghi p v khác, ng
th i ta c p nh t vào b ng kê xu t kho và báo cáo nh p xu t t n hàng hóa.

- B ng kê phi u xu t kho ta chưa c p nh t c t ơn giá xu t kho và c t thành ti n.
C t ngày tháng ch ng t : =IF($C11<>"",VLOOKUP($C11,nkc,2,0),"")
C t s hóa ơn : =IF($C11<>"",VLOOKUP($C11,nkc,3,0),"")
C t phi u xu t : ta nh p tay – ng th i cũng ph i c p nh t vào s nh t ký chung theo
bút toán ghi nh n doanh thu.
C t mã hàng : Dùng validation t o downlist
C t tên hàng : =IF($F11<>"",VLOOKUP($F11,DM_HH,2,0),"")
C t ơn v : =IF($F11<>"",VLOOKUP($F11,DM_HH,3,0),"")
C t s lư ng : Ta s t c p nh t b ng tay
C t mã v t tư hàng hóa :
=IF(F11<>0,IF(VLOOKUP(F11,DM_HH_VT,4,0)=156,"HH","VT"),"")
C t tháng : =IF(F11<>0,IF(C11<>0,MONTH(A11),N10),"")
Bôi en vùng d li u c a b ng kê xu t và dùng filter: data/filter/auto filter s giúp chúng là l c d li u
theo các ch tiêu khác nhau.

(42)

Tính giá XK theo PP bình
quân gia quy n nên ta ch
có th tính ư c giá xu t
kho vào th i i m cu i kỳ
k toán khi mà bi t h t
lư ng hàng nh p trong kỳ.

Lưu ý: i v i nh ng hàng hóa mà chưa có trong danh m c, thì khi phát sinh ta ph i c p nh t thêm vào danh
m c hàng hóa, v t tư, và báo cáo nh p xu t t n hàng hóa. Còn trong trư ng h p ã có trong danh m c hàng hóa
và trong báo cáo nh p xu t t n thì khi phát sinh nghi p v liên quan n nó như nh p hay xu t thì ta ch c p
nh t vào b ng kê nh p hay b ng kê xu t mà không ph i c p nh t vào báo cáo nh p xu t t n vì nó s t ng l y
s li u trên 2 b ng kê này tính toán các s li u trong BCNXT. Như v y các công th c trong báo cáo nh p
xu t t n ta ch c n c p nh t m t l n trong kỳ và n u phát sinh thêm thì b sung không thì không ph i làm t i
L p phi u nh p xu t kho

2. S phi u nh p, xu t dùng làm cơ s
i n các d li u khác trong phi u NX

1. Danh sách các
phi u nh p, xu t ã
có trong kỳ

3. Dùng công th c tìm ra s th t
dòng c a các hàng hóa có trong phi u
nh p, xu t.

(43)

Bư c 1:
- Ta c p nh t các phi u nh p, xu t ã th c hi n trong kỳ b ng tay như (1), và t tên cho vùng s phi u
nh p ph c v t o downlist.
- Ta dùng validation t o downlist s phi u nh p xu t như (2)
Bư c 2: (quan tr ng nh t)
- Ta nh p công th c vào ô I15 như sau: =MATCH(E6,NHH!$C$9:$C$29,0)
- Ti p n nh p công th c vào ô I16:
=IF(TYPE(MATCH($E$6,OFFSET(NHH!$C$9,PNXHH!I15,0),0))=16,"",TYPE(MATCH($E$6,OFF
SET(NHH!$C$9,PNXHH!I15,0),0))+PNXHH!I15)
Và copy công th c này xu ng các ô còn l i c a c t I.
- match (giá tr mu n tham chi u, vùng tham chi u, ki u tham chi u )
Giá tr mu n tham chi u ây là s phi u NX
Vùng tham chi u là m t vùng ch m t c t ho c m t dòng.
Ki u tham chi u: 0 – chính xác.
Hàm match s tr v s th t c a giá tr mu n tham chi u trong c t ho c dòng ư c ch n.
- Offset (ô tham chi u, s dòng l ch lên/ xu ng tính t ô tham chi u, s c t l ch sang trái/ ph i
t ô tham chi u).
Ta nhìn vào hình v trên.
Công th c trên có th ư c hi u là:
Offset( NHH!$C$9, 1, 0)

(44)

Giá tr ư c tr v : PN01
T c là giá tr ô C10
- Type (value) : hàm này s cho ta ki u/ lo i c a giá tr .
Value Kêt qu tr v Ví d K t qu
Ki u s 1 =type(2007 – 5 + 6) 1
Ki u văn b n 2 = type(“excel”) 2
Ki u logic 4 = type(1>2) 4
L i 16 = type(gi i pháp excel) 16
M ng 64 = type({1,2,3,4}) 64

Ta ti p t c phân tích công th c sau:
=IF(TYPE(MATCH($E$6,OFFSET(NHH!$C$9,PNXHH!I15,0),0))=16,"",TYPE(MATCH($E$6,OFF
SET(NHH!$C$9,PNXHH!I15,0),0))+PNXHH!I15)
Khi ta dùng hàm offset tham chi u t i sheet NHH và có ô tham chi u là C9 (thu c c t mã phi u
nh p) v i s dòng l ch xu ng là I15, s c t l ch là 0.
Có 2 trư ng h p x y ra:

(45)

M t là: s tr v cho ta giá tr gi ng h t v i S phi u nh p xu t ta c n tìm (2).
Hai là:
- Không tìm ư c giá tr nào
- Tìm ư c m t giá tr khác ví d PN02, PN03.

Eror in value! – không tìm th y giá tr vì c t không có s dòng l ch
tham chi u d n n công th c match không ho t ng, v i ô K16 và
K17: =match(PN01, PN01, 0) s tr v k t qu c a giá tr tìm ki m là
1, tuy nhiên v i các ô K18 : =match(PN01, PN02, 0) thì s hàm match
s ko tìm ư c s th t c a PN01 mà b #NA t c là trong vùng ó giá
tr không có nên ko tìm ư c. còn i v i các ô ti p theo:
=match(PN01, #value!, 0), vùng tham chi u ã b l i nên k t qu tr v
cũng b l i: #value!.

(46)

Ta có th nhìn th y, m i m t m t hàng có m t s th t
khác nhau trong c t tính t m t hàng u tiên, nên ta
dùng công th c trên tìm ra trong m t phi u nh p thì
th t c a các m t hàng c a phi u nh p ó là bao nhiêu.
Ta có th th y thông qua các hình v sau:

(47)

(48)

Bư c 3:
Ta s i n các thông s còn l i trong phi u nh p.
- C t s th t : =IF(I15="","",COUNTA($B$15:B15)) và copy xu ng các ô còn l i.
- C t tên nhãn hi u, …: =IF(I15="","",INDEX(NHH!$D$9:$D$29,PNXHH!I15,0))
Index(vùng tham chi u, s th t dòng, s th t c t)
Hàm index s tham chi u và tr v giá tr c n tìm theo s c t và s dòng mà mình t trong công th c.
Trong trư ng h p PN03: index(c t tên hàng, s th t c a m t hàng th nh t trong PN03 là 6 trong c t
tên hàng, s th t c t là 0): giá tr tr v là tên c a m t hàng trong phi u nh p 06 và có s th t trong
c t tên hàng là 06.
Tương t v i các c t còn l i.
- V i ô ngày tháng: =IF($I$1<>"",VLOOKUP($I$1,nkc,2,0),"")
Ta vào Cells format nh d ng như sau:

Bư c 4:
V i các thông tin như h và tên ngư i giao ta có th dùng hàm vlookup(giá tr tìm ki m, vùng tìm
ki m, s th c a c t ch a giá tr tìm ki m trong vùng tìm ki m, 0).
Ta có th them các thông tin khác tùy thu c vào yêu c u qu n lý c a doanh nghi p.

4. Tài s n c nh.

Khi có nghi p v mua s m hay thanh lý tài s n c nh thì ng th i v i vi c c p nh t vào s nh t ký
chung như bình thư ng ta còn ph i c p nh t vi c tăng gi m tài s n c nh vào s theo dõi tài s n c
nh.
(49)

ng th i chúng ta cũng nên m thêm m t sheet theo dõi tình hình thanh lý tài s n c nh trong kỳ
c a doanh nghi p.

(50)

5. Chi phí tr trư c.

Ta c p nh t vào s nh t ký chung và sheet theo dõi chi phí tr trư c i v i nh ng chi phí phát sinh
tăng.

6. Phân h ti n lương

B ng ch m công:

C t STT: Ta có th dùng chu t kéo b ng cách b m 1, 2 sau ó bôi en 2 ô ó, r i kéo.
Ho c ta có th dùng công th c sau:
=IF(B7="","",MAX($A6:A$7)+1)
C t Mã nhân viên : ta dùng Validation: data/validation -> list -> =M_NV
C t H và tên : =IF(B7="","",VLOOKUP($B7,DM_NV,2,0))
C t ch c v : =IF(B7="","",VLOOKUP($B7,DM_NV,3,0))

(51)

Ta t tên cho vùng bôi en kia: BCC

B ng thanh toán ti n ti n lương

C t mã nhân viên ta dùng validation t o downlist.
C t h và tên : =VLOOKUP($B11,DM_NV,2,0)
C t ch c v : =VLOOKUP($B11,DM_NV,3,0)
C t lương cơ b n : =VLOOKUP($B11,DM_NV,5,0)
C t ti n lương th c lĩnh: =E11+F11+G11+H11-I11
t tên cho vùng bôi en: BTTL

Phi u chi lương
Ô E7 (mã nhân viên): ưa con tr chu t v v trí ô E7 và ch n Data/validation -> list -> =M_NV
H và tên : =IF($E$7="","",VLOOKUP($E$7,DM_NV,2,0))
Ch c v : =IF($E$7="","",VLOOKUP($E$7,DM_NV,3,0))

(52)

Các ch tiêu còn l i s có công th c như trong hình v dư i ây.

(53)

CHƯƠNG III: LÀM CÁC BÚT TOÁN CU I KỲ
1. Tính và trích kh u hao tài s n c nh.
2. Phân b chi phí tr trư c.
3. Xác nh giá v n xu t trong kỳ.
4. K t chuy n thu GTGT.
5. K t chuy n doanh thu, chi phí thu c ho t ng kinh doanh.
6. K t chuy n doanh thu, chi phí khác.
7. Xác nh k t qu kinh doanh, lãi/l .

L y s t ng bên b ng
phân b chi phí tr trư c

L y s t ng
bên b ng tính
– trích kh u
hao TSC

1. Tính và trích kh u hao tài s n c nh.
Ta s l y s t ng c ng kh u hao kỳ này bên b ng tính và trích kh u hao TSC c a t ng
tháng h ch toán sang s nh t ký chung c a tháng ó.

(54)

2. Phân b chi phí tr trư c
Ta cũng l y s t ng bên b ng phân b chi phí tr trư c c p nh t sang s nh t ký chung

(55)

3. Xác nh giá v n xu t trong kỳ.
n cu i kỳ k toán, ta có th bi t ư c trong kỳ nh p bao nhiêu hàng hóa: s lư ng, ơn giá t ng lo i
như v y ta có th tính ư c giá xu t kho bình quân gia quy n cho t ng mã hàng hóa khác nhau.
Ta s h ch toán trên s nh t ký chung:
N TK 632 :
Có TK 156 :
Có 2 cách ghi s li u vào nghi p v trên:
- Sau khi có ư c ơn giá xu t, ta s tìm n nghi p v ghi nh n doanh thu và c p nh t giá v n cho các
l n xu t bán hàng hóa ó.
Ví d : 10/1/09 xu t 1 u DISC, do chưa có ơn giá xu t nên ta m i ch ghi nh n doanh thu bán nó,
n cu i kỳ k toán ta bi t ư c trong kỳ nh p thêm 2 chi c n a và t n kho u kì là 5 chi c nên ta
tính ư c ơn giá xu t là 1.128.571
Khi ó ta quay l i nghi p v ghi nh n doanh thu và ph n ánh bút toán ghi nh n giá v n:
N TK 632 : 1.128.571
Có TK 156 : 1.128.571
- Cách th 2: ta s không tách ra thành các nghi p v ghi nh n giá v n cùng v i nghi p v ghi nh n
doanh thu mà ta s l y s t ng trên báo cáo nh p xu t t n – c t thành ti n – xu t trong kỳ.
Và ghi nh n s ti n t ng.

(56)

Sau khi có ư c giá xu t kho t ng lo i hàng hóa ta s ki m tra l i thông tin trên c t giá xu t c a sheet
b ng kê xu T

4. K t chuy n thu GTGT

S thu GTGT k t chuy n trong kỳ là s nh hơn trong 2 s sau:
- Thu GTGT u ra trong kỳ (1)
- (Thu GTGT kỳ trư c chuy n sang + Thu GTGT u vào trong kỳ) (2)

Bút toán k t chuy n:

N 3331 : Giá tr nh hơn
Có 1331 : Giá tr nh hơn
Trong trư ng h p (1) < (2) : Ph n chênh l ch s ư c chuy n sang kỳ sau

Trong trư ng h p (1) > (2) : Ph n chênh l ch là s thu còn ph i n p trong kỳ.

S thu GTGT còn ư c kh u
tr kỳ trư c chuy n sang

Nh p công th c này tính
s thu GTGT u vào
Công th c tính s thu
GTGT u ra trong kỳ

(57)

5. K t chuy n doanh thu, chi phí thu c ho t ng kinh doanh

- Doanh thu : bán hàng và cung c p d ch v , doanh thu ho t ng tài chính.

- Chi phí : bán hàng, qu n lý doanh nghi p, giá v n hàng bán, chi phí tài chính, chi phí
thu thu nh p doanh nghi p

Lưu ý: chi phí thu thu nh p doanh nghi p ta s làm sau các bút toán k t chuy n chi phí, doanh
thu kia.

6. K t chuy n doanh thu, chi phí khác.

7. Xác nh k t qu kinh doanh, lãi/l .

Các công th c tính s li u ã có trong hình v .

Ta hãy i tìm hi u công th c:
Hàm sumif là hàm tính t ng có i u ki n:

(58)

=sumif(vùng i u ki n, i u ki n, vùng tính t ng)

= SUMIF($G$344:$G$530,515,$J$344:$J$530)- SUMIF($G$344:$G$530,515,$I$344:$I$530)

Như v y ây vùng i u ki n chính là vùng c t tài kho n và ư c bôi en b t u t dòng b t u
h ch toán c a tháng, kỳ h ch toán n dòng k t thúc c a tháng, kỳ h ch toán ó.
i u ki n tính t ng chính là mã tài kho n mà mình ang mu n tính t ng.
Vùng tính t ng là c t s phát sinh n hay s phát sinh có.
Vì ây là các tài kho n doanh thu, chi phí do ó:
Doanh thu k t chuy n sang 911 là: t ng doanh thu phát sinh bên có – t ng doanh thu phát sinh bên n .
Chi phí k t chuy n sang 911 là: t ng chi phí phát sinh bên n - t ng chi phí phát sinh bên có.
Riêng i v i bút toán k t chuy n l i nhu n sau thu chưa phân ph i thì tùy vào vi c t ng s phát sinh
n c a 911 l n hơn hay nh hơn t ng s phát sinh có c a 911 mà ta s l y (n - có) hay (có – n ).

CHƯƠNG IV: LÀM BÁO TÀI CHÍNH VÀ
IN S K TOÁN
I. C P NH P B NG CÂN I TÀI KHO N.

-M o u tiên ki m tra tính chính xác c a b ng cân i tài kho n mình làm là t ng s phát sinh bên
có ph i b ng t ng s phát sinh bên n .
Do t ng s dư n u kỳ b ng t ng s dư có u kỳ =>
=> T ng s dư n cu i kỳ b ng t ng s dư có cu i kỳ.
- Th 2: Các tài kho n lo i 1, 2, 3, 4 s có s dư u kỳ và cu i kỳ. Tuy nhiên các tài kho n u 5 -> 9
s không có s dư u kỳ cũng như cu i kỳ.
- Th 3: SD K, SPS, SDCK ta l c trên s nh t ký chung c a t ng tài kho n và c a t t c các tài kho n
ph i kh p v i SD K, SPS, SDCK trên b ng cân i tài kho n.

Ta s s có m t b ng cân i tài kho n cho c kỳ k toán năm.

i v i b ng cân i tài kho n ta nên làm cho m i tháng m t b ng cân i tài kho n, vì khi phát sinh
chênh l ch ta có th ki m tra ư c phát sinh chênh lêch t tháng nào và ta ã thu h p ư c ph m vi
tìm ki m và ương nhiên s ti t ki m th i gian tìm l i sai và s a d hơn.

- S dư u kỳ c a b ng cân i tài kho n năm và c a tháng 1 ta ã c p nh t khi b t u kỳ k toán.
Và s dư u kỳ c a các tháng sau, ta copy/ paste special/ value t s dư cu i kỳ c a tháng trư c ó.
(59)

Ho c ta có th dùng công th c tìm:

Công th c: =vlookup(giá tr tìm ki m, vùng tìm ki m, s th t c a c t mu n tìm ki m, 0)

Ví d : ta c p nh t s dư u kỳ cho tháng 3.
Giá tr tìm ki m ây chính là mã tài kho n c a b ng cân i tài kho n c a tháng (111.1, 112.11,….)
Vùng tìm ki m: là các t c t mã tài kho n -> c t s dư có cu i kỳ.

Lưu ý: ta ch tìm ki m s phát sinh, s dư c a các tài kho n ti u kho n (bé nh t). Ta không dùng công
th c tìm ki m tài kho n t ng. i v i tài kho n t ng ta s dùng hàm =sum(vùng tính t ng) tính
t ng s phát sinh, s dư c a các tài kho n ti u kho n ví d : 112 = 112.1 + 112.2 + 112.3

2 tài kho n t ng này u ư c dùng
l p ch tiêu 110 – ti n và các kho n
tương ương ti n trên BC KT nên ta
g n cho nó mã hi u 110

V i tài kho n 121 thì các kho n u t tài chính < 3
tháng thì ta c p nh t vào ch tiêu 110 – ti n và các
kho n tương ương ti n, n u th i h n > 3 tháng thì
l i c p nh t vào ch tiêu 121 – u tư tài chính ng n
h n

(60)

(61)

C t A: ta s ánh s 1 vào các dòng nào có ch a tài kho n c p 1.
C t B (c t “Mã”): ta s t o ra danh sách t t c các tài kho n t c p 1, 2 n các tài kho n ti u kho n
c p bé hơn c t C. Và tương ng v i các tài kho n c p 2 ho c c p 3 ta s gán cho nó m t mã tương
ng v i các “Mã hi u” trong b ng cân i k toán.
Nh ng tài kho n t ng mà nó ư c dùng l p các ch tiêu trong b ng cân i k toán và báo cáo k t
qu ho t ng kinh doanh thì ta ch c n g n mã hi u cho tài kho n t ng mà không c n g n mã hi u cho
các tài kho n ti u kho n c a nó.

Tuy nhiên có nh ng tài kho n t ng mà các tài kho n ti u kho n c a nó l i ư c dùng l p các ch
tiêu khác nhau trong b ng cân i k toán thì ta ch g n mã hi u cho các tài kho n ti u kho n mà l i
không g n cho tài kho n t ng.

C t G – s phát sinh n : =SUMIF(NKC!$G$20:$G$2111,$C137,NKC!I$20:I$2111)
NKC!$G$20:$G$2111: ây là vùng i u ki n chính là c t tài kho n h ch toán bên s nh t ký chung.
$C137 : ây là i u ki n tính t ng.

(62)

C t H – S phát sinh có: =SUMIF(NKC!$G$20:$G$2111,$C137,NKC!J$20:J$2111)
Sau khi ánh xong công th c cho tài kho n ti n m t ta s copy công th c này cho các tài kho n ti u
kho n khác trong b ng cân i tài kho n (lưu ý: không paste công th c này cho các tài kho n t ng).

C t SDNCK và SDCCK: ta cũng ch dùng công th c =max(giá tr 1, giá tr 2, giá tr 3,….., giá tr n) –
(Hàm max s l y giá tr l n nh t) cho các tài kho n ti u kho n, còn i v i tài kho n t ng ta s dùng
hàm =sum().

(63)

Kích chu t vào
downlist và ch n “X”

Khi hoàn t t công vi c c p nh t s phát sinh n và có ta s l c ra các tài kho n mà có s li u phát sinh.
B ng cách b m vào downlist “X” và ch n X -> ta s có b ng cân i tài kho n sau khi l c như sau:

(64)

II. B NG CÂN I K TOÁN.

Ta nh p công th c vào các ch tiêu con, ch tiêu t ng s là t ng c a các ch tiêu con.

Công th c:
Bên ph n tài s n:
S dư cu i năm:
=IF(SUMIF(ma,$G13,SDNCK)<>0,SUMIF(ma,$G13,SDNCK),SUMIF(ma,$G13,SDCCK)*(-1))
“ma”: là c t mã tài kho n trên b ng cân i tài kho n năm
SDNCK: là c t s dư n cu i kỳ trên b ng cân i tài kho n năm
……. Tương t v i các vùng ư c t tên còn l i.
* (-1): Tài kho n lo i 1 và 2 có s dư cu i kỳ bên n tuy nhiên có nh ng tài kho n l i có s dư bên có
ví d như tài kho n 214 ( tài kho n g c 211) – kh u hao tài s n c nh – khi lên b ng cân i k toán
ta ph i ghi âm giá tr kho n kh u hao này. M t s tài kho n khác như các kho n d phòng – chúng u
là tài kho n i u ch nh – nó s ư c ghi âm i u ch nh cho tài kho n g c mà nó i u ch nh.

(65)

Bên ph n ngu n v n:

Lưu ý: M t b ng cân i k toán mu n ùng thì trư c tiên t ng tài s n ph i
b ng t ng ngu n v n.

(66)

III. BÁO CÁO K T QU HO T NG S N XU T KINH DOANH.

S li u trên báo cáo k t qu ho t ng s n xu t kinh doanh c t năm nay ta s l y t b ng cân i tài
kho n năm
S li u c t năm trư c ta l y t báo cáo tài chính c a năm trư c – c t s năm nay.

(67)

IV. BÁO CÁO LƯU CHUY N TI N T .

Khi l p báo cáo lưu chuy n ti n t ta l p ra 2 ch T c a hai tài kho n 111 và 112.
S li u ghi vào ph n bên n và bên có c a 111 và 112 ta s l y t s nh t ký chung.
B ng cách ta chèn thêm m t c t – c t tài kho n c p 1 bên c nh c t “Tài kho n” bên s nh t ký chung.

(68)

Sau ó ta dùng hàm subtotal tính t ng s phát sinh bên n và bên có c a tài kho n ó trong kỳ k
toán năm – công th c này s ư c t v trí cu i cùng c a s nh t ký chung (g i ý: ta ph i t công
th c này ngoài vùng ch n làm autofilter, vì n u trong vùng khi ta l c 111, 112 nó s không
hi n th t ng s phát sinh bên n , bên c a tài kho n l c).

Ta k ch chu t vào downlist và ch n (custom…) – xu t hi n h p tho i. Ta ch n như hình v .

(69)

Tùy ch n này tương ng v i vi c máy s l c t t c các nghi p v liên quan n tài kho n 111 và 112
trong kỳ k toán (theo c t tài kho n c p 1).

Sau ó ta s kích chu t vào downlist bên c t tài kho n i ng và ta s th y ư c t ng s phát sinh n
và t ng s phát sinh bên có c a tài kho n i ng (tài kho n i ng v i tài kho n ti n) phía cu i c a
vùng d li u.
Ta s dùng t ng s phát sinh bên n , bên có c a tài kho n này c p nh t sang sơ ch T tài kho n
111, 112 bên báo cáo lưu chuy n ti n t .

(70)

Sau khi l c ư c s t ng c a t t c các tài kho n i ng v i tài kho n 111 và 112 ta s ti n hành t ng
h p s ti n c a các tài kho n vào các ch tiêu trên báo lưu chuy n ti n t .

L y ví d :
S phát sinh bên n tài kho n 111: 400.000.000 – ây là kho n góp v n ch s h u nên ta s c p nh t
vào ch tiêu 31 – ti n thu t phát hành c phi u, nh n v n góp c a ch s h u.

Lưu ý: các kho n chi phí ph i ư c ghi nh n lên báo cáo lưu chuy n ti n t theo
hình th c ghi s âm – ()

(71)

Và c bi t quan tr ng: S li u trên ch tiêu 70 – ti n và tương ương ti n cu i năm ph i b ng v i s
ti n trên ch tiêu ti n và tương ương ti n trên b ng cân i k toán.

S li u c t “S u năm”: ta l y t báo cáo tài chính c a năm trư c.

V. THUY T MINH BÁO CÁO TÀI CHÍNH.

i v i b n thuy t minh báo cáo tài chính thì ta nh p tay hoàn toàn,
Ph n I và II: ta có th xem báo cáo tài chính c a năm trư c c p nh t, vì chính sách k toán c a
doanh nghi p ph i ư c áp d ng th ng nh t gi a các năm. Khi có s thay i thì ph i gi i trình cho s
thay i chính sách k toán ó.
Các ph n còn l i ta xem b ng cân i tài kho n năm c p nh t s li u.

(72)

VI. IN S .

có th in s k toán chi ti t hay s cái tài kho n ta làm nh ng bư c sau:
Bôi en toàn b nh t ký chung t dòng s 10 và t c t A n c t P.
Ch n Data/filter/autofilter. Sau khi ch n s xu t hi n bi u tư ng mũi tên – downlist giúp ta l c d
li u.
Dùng Validation t o d li u cho ô O1: Data/validation -> list -> = DM_TK ( ây là tên c a vùng
danh m c tài kho n – ta t tên cho c t mã tài kho n bên b ng cân i tài kho n năm).
t công th c cho ô J11: =IF(OR($P1=1,$P1=2),VLOOKUP($O1,CDPS,3,0),0)
K11: IF(OR($P1=3,$P1=4),VLOOKUP($O1,CDPS,4,0),0)
(lưu ý: ta s c p nh t tay cho s dư u kỳ c a các tài kho n i u ch nh như: 214, 159,…)
Ta l c tài kho n c n in s b ng cách b m vào downlist trên c t “TK”.
Sau ó ta s d u c t “TK” i
Ti n hành căn ch nh sao cho hi n ra ư c các c t c n thi t in s cái tài kho n ho c s chi ti t tài
kho n.
Bư c cu i cùng là ti n hành in s .

Kích chu t ph i
vào v trí này và
ch n Hide.

(73)

ây là giao di n xem trư c khi in c a s chi ti t tài kho n 11211

H T

(74)

M CL C
Các ph n hành k toán ch y u.........................................................................................................1
Tóm t t công vi c k toán:.................................................................................................................1

CHƯƠNG I: THI T L P THÔNG TIN DOANH NGHI P...........................................................2
VÀ S DƯ U KỲ CÁC TÀI KHO N .........................................................................................2

I. THI T L P THÔNG TIN BAN U VÀ XÂY D NG H TH NG DANH M C. .................2
1. Thi t l p thông tin doanh nghi p...............................................................................................2
2. XÂY D NG DANH M C .........................................................................................................3
- Xây d ng danh m c nhà cung c p..............................................................................................4
- t tên cho danh m c NCC: DM_NCC......................................................................................7
- Xây d ng danh m c khách hàng.................................................................................................7
- Xây d ng danh m c v t tư – hàng hóa........................................................................................7
- Xây d ng danh m c tài s n c nh...........................................................................................9
- Danh m c phòng ban .................................................................................................................9
- Danh m c nhân viên ................................................................................................................10
3. H th ng s ...............................................................................................................................13
- S nh t ký chung:.....................................................................................................................14
- B ng cân i tài kho n. ............................................................................................................15
- S qu ti n m t. .......................................................................................................................16
- B ng kê mua hàng....................................................................................................................17
- Nh t ký bán hàng. ....................................................................................................................18
- Báo cáo nh p - xu t - t n..........................................................................................................19
- S theo dõi tài s n c nh........................................................................................................20
II. C P NH T S DƯ BAN U. .................................................................................................21
1. Khi c p nh t s dư u kỳ ta g m có các phân h như sau: ...................................................21
2. Các công vi c ph i làm khi c p nh t s dư u kỳ. ................................................................22
3. N i dung: ..................................................................................................................................22
+ C p nh t vào các s c bi t........................................................................................................23
+ C p nh t vào báo cáo nh p xu t t n hàng hóa, v t tư...................................................................23
+ C p nh t vào s theo dõi công n ph i thu (s công n ph i tr làm tương t ).............................24
+ C p nh t vào B ng theo dõi tài s n c nh .................................................................................26
+ Chi phí tr trư c..........................................................................................................................26
(75)

CHƯƠNG II: C P NH T NGHI P V KINH T PHÁT SINH TRONG KỲ...........................27
1. Nghi p v thu, chi ti n: ..............................................................................................................32
2. Nghi p v mua hàng/ bán hàng ..................................................................................................34
3. Nghi p v nh p kho hàng hóa (làm tương t v i nh p kho v t tư) ..............................................38
4. Tài s n c nh. ..........................................................................................................................49
5. Chi phí tr trư c. ........................................................................................................................51
6. Phân h ti n lương......................................................................................................................51

CHƯƠNG III: LÀM CÁC BÚT TOÁN CU I KỲ ........................................................................54
1.Tính và trích kh u hao tài s n c nh..........................................................................................54
2. Phân b chi phí tr trư c ............................................................................................................55
3. Xác nh giá v n xu t trong kỳ. ..................................................................................................56
4. K t chuy n thu GTGT ..............................................................................................................57
5. K t chuy n doanh thu, chi phí thu c ho t ng kinh doanh ........................................................58
6. K t chuy n doanh thu, chi phí khác. ...........................................................................................58
7. Xác nh k t qu kinh doanh, lãi/l .............................................................................................58

CHƯƠNG IV: LÀM BÁO TÀI CHÍNH VÀ IN S K TOÁN.....................................................59
I. C P NH P B NG CÂN I TÀI KHO N. .............................................................................59
II. B NG CÂN I K TOÁN. .....................................................................................................65
III. BÁO CÁO K T QU HO T NG S N XU T KINH DOANH........................................67
IV. BÁO CÁO LƯU CHUY N TI N T .......................................................................................68
V. THUY T MINH BÁO CÁO TÀI CHÍNH. ................................................................................72
VI. IN S ..........................................................................................................................................73

(76)

Ke toan.org giao-trinh-excel-danh-cho-ke-toan

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Ke toan.org giao-trinh-excel-danh-cho-ke-toan

Similar to Ke toan.org giao-trinh-excel-danh-cho-ke-toan (20)

Ke toan.org giao-trinh-excel-danh-cho-ke-toan