2. Jogszabályok
120/2014. (IV. 8.) Korm. Rendelet
A könyvtár a Minősített Könyvtár cím és a
Könyvtári Minőségi Díj adományozásáról
szóló miniszteri rendelet alapján kidolgozott
könyvtári önértékelés szakmai szempontjait
figyelembe véve szervezi a szolgáltatásait,
vizsgálja a könyvtárhasználók igényeit
3. Jogszabályok
Az oktatási és kulturális miniszter 12/2010.
(III. 11.) OKM rendelete a Minõsített
Könyvtár cím és a Könyvtári Minõségi Díj
adományozásáról
4. Minőségirányítási szempontok
A vezetőség felelőssége
Teljes elkötelezettség
Folyamatos képzés, továbbképzés
Stratégiai tervezés
Partnerközpontúság
Folyamatközpontúság, folyamatos javítás
Értékelés, önértékelés, elismerés, motiváció
Dokumentálás, adatgyűjtés
5. Vezetés
A vezetés dolgozza ki és alkalmazza a vezetési
rendszert, felülvizsgálja a teljesítményt és az
eredményeket.
A vezetés felelős:
– Küldetés, jövőkép, stratégia megalkotásáért
– Felkészülés a jövőre
– A feltételek biztosítása
– Minőségcélok kijelölése, a minőségpolitika megvalósítása
Példát mutatnak
6. Vezetés
A megvalósítás lépései
Képzés a vezetés és a munkatársak számára
Minőségirányítási Tanács (MIT) megalakítása
A minőségirányítással kapcsolatos tevékenységek
irányítása
A Stratégiai terv megalkotása
A minőségpolitika meghatározása
Továbbképzési tervek készítése.
Külső és belső kommunikációs tervek készítése.
A minőséggel kapcsolatos tevékenységek, elemzések és
vizsgálatok dokumentumainak egybeszerkesztése
A Minőségi kézikönyv megalkotása
7. Vezetés
Indikátorok
A képzésben részt vettek száma, a képzés(ek) fajtái
A MIT emlékeztetői
A Stratégiai terv
A Stratégiai terv és a Cselekvési terv kapcsolata
A belső kommunikációs csatorna működtetése
A szervezeti kultúra kérdőíves felmérésének
eredményei
A pályázatok sikeressége
A könyvtári programok látogatottsága
A médiaszereplések erededményei
8. Teljes elkötelezettség
A vezetés és a munkatársak azonosulása a
közösen kitűzött minőségi célokkal
A vezetőség példamutatása, irányítása
A munkatársak széles körének bevonása
Folyamatos ellenőrzés, önellenőrzés
9. Teljes elkötelezettség
A megvalósítás lépései
Képzés a vezetők számára
Képzés a munkatársak számára
Munkacsoportok alakítása, a munkatársak
bevonása
A munkatársak motiválása, ösztönzése
Rendszeres értékelések,visszajelzések
A feladatok és az eredmények rendszeres
kommunikálása a munkatársak részére
10. Teljes elkötelezettség
Indikátorok
A képzésben részt vettek száma, a képzés(ek) fajtái.
A szervezet tagjainak hány százaléka kapcsolódott
be a minőségfejlesztési és az önértékelési munkába?
Milyen gyakorisággal és milyen módon kapnak a
munkatársak tájékoztatást a minőségfejlesztéssel
kapcsolatos aktualitásokról.
Milyen konkrét bizonyítékai vannak a szervezet teljes
elkötelezettségének?
Milyen elismerései vannak egyéni és szervezeti
eredményeknek?
11. Folyamatos képzés, továbbképzés
A munkatársak ösztönzése a folyamatos képzésre,
önképzésre.
A felsőfokú intézményekből kikerült munkatársak
tudásának hasznosítása.
A részvétel ösztönzése külső képzésekre, a feltételek
biztosítása.
Belső képzések szervezése.
A minőségfejlesztéssel kapcsolatos aktualitások
nyomon követése
12. Folyamatos képzés, továbbképzés
A megvalósítás lépései
A minőségirányítási tudás felmérése az
intézményben
Továbbképzési terv készítése.
A könyvtári minőséggel foglalkozó belső képzés
szervezése valamennyi munkatárs számára.
Munkatársak beiskolázása továbbképző
tanfolyamokra.
A képzéseken és konferenciákon megszerzett tudás
átadása belső tréningeken vagy más hatékony
módokon.
13. Folyamatos képzés, továbbképzés
Indikátorok
A munkatársak hány százaléka vett
részt képzéseken.
A képzésben részt vettek száma.
A képzések fajtái.
A belső képzések száma.
A tudásmegosztás lehetőségei.
14. Stratégiai tervezés
Stratégiai tervezés: hatékony kombinációja
az egymástól függő tevékenységeknek.
Az általános teljesítmény meghatározása
– Megelőzi: mikro és makro környezet elemzése
– A küldetésen alapul
– Csoportmunka eredménye
– Cselekvés-, jövő- és változás orientáció
– Cselekvési terv, stratégiai projekt követi
15. Stratégiai tervezés
A megvalósítás lépései
Munkacsoport létrehozása.
A küldetés és a jövőkép megalkotása
A belső és külső helyzet elemzése (SWOT, PGTTJ)
Benchmarking elemzések
Az átfogó cél meghatározása.
A kulcsfontosságú területek meghatározása, a beavatkozások
hozzárendelésével.
Az éves cselekvési tervek összeállítása felelősökkel,
időpontokkal, a források meghatározásával.
Folyamatos értékelés, a változásokhoz igazítás.
Az eredmények szétsugárzása.
A teljes stratégiai ciklus értékelése.
16. Stratégiai tervezés
Indikátorok
A könyvtár tevékenységeiről készített SWOT
analízis felhasználása a tervezésben.
A PGTTJ elemzés a makrokörnyezetről.
A helyzetképben megfogalmazott
megoldandó gondok megoldási lehetőségei a
célokban és a fejlesztendő kulcsterületekben.
A Stratégiai terv aktualitása és minősége.
17. Partnerközpontúság
A kulcsfontosságú partneri kapcsolatok tervezése,
kezelése a stratégia támogatása és a folyamatok
működtetése érdekében.
Belső partnerek: a könyvtár munkatársai
Külső partnerek
– Könyvtárhasználók,
– Fenntartó
– Ágazati irányítás
– Kulturális közintézmények
– Civil szervezetek
• Stb.
18. Partnerközpontúság
A megvalósítás lépései
A partnerek azonosítása (számbavétele).
Rangsorolás, súlyozás.
A partnerek elvárásainak és elégedettségének
mérése.
Az egyes szolgáltatások „népszerűsége”.
A könyvtári személyzet megítélése.
A valós és látens igények feltérképezése.
A mérések eredményének beépítése a mindennapi
munkába.
Visszajelzés a partnerek részére
19. Partnerközpontúság
Indikátorok
Részletes, naprakész partneri lista vezetése.
A használók elvárásainak és elégedettségének
rendszeres mérése, a mérési eredmények beépítése
a szolgáltatási folyamatok működtetésébe.
A munkatársi elégedettség rendszeres vizsgálata, a
tanulságok alapján megfelelő intézkedések
bevezetése.
Panaszkezelés szabályozása, működtetése és
eredményessége.
A használói véleménynyilvánítás lehetőségei és
eszközei.
Fókuszcsoportok.
20. Folyamatközpontúság, folyamatos
javítás
A kulcsfontosságú folyamatok azonosítása,
kezelése, javítása, fejlesztése a stratégiai
támogatása érdekében
– Rendszerbe foglalja, tudatossá, átláthatóvá teszi a
munkafolyamatokat
– Kiküszöbölhetővé válik a hibák korai felismerése,
kiküszöbölése, a kompetenciahatárok meghúzása
– A kulcsfontosságú folyamatok szisztematikus
javítása
21. Folyamatközpontúság
A megvalósítás lépései
A folyamatok azonosítása, folyamatleltár készítése.
A kulcsfontosságú folyamatok kiválasztása.
Folyamatgazdák kijelölése.
A folyamatleírások, folyamatábrák elkészítése.
A kompetenciahatárok megállapítása.
Ellenőrzőpontok kijelölése.
Az ellenőrzőpontokon rendszeres mérések végzése.
Hibajavító technikák alkalmazása.
Folyamatos ellenőrzés, szükség esetén módosítások
bevezetése.
23. Értékelés, önértékelés, elismerés,
motiváció
Az értékelés folyamatos tevékenység annak
érdekében, hogy képet kapjunk a tervezett
cél és a megvalósítás összefüggéseiről.
A motiváció cselekvésre késztető belső
mozgató erő.
A munkatársak munkahelyi viselkedését
döntően az anyagi és érzelmi szükségleteik
befolyásolják.
24. Értékelés, motiváció
A megvalósítás lépései
Az értékelési, önértékelési folyamat kialakítása:
résztvevők, feladatok, határidők meghatározása.
Az önértékelés lebonyolítása: egyéni értékelés és
konszenzusos csoportos értékelés a KKÉK alapján
Értékelési szabályzat, ösztönzési, motivációs
stratégia kialakítása.
A munkatársi önértékelés szempontjainak
meghatározása.
A munkatársak önértékelése, vezetői értékelés, az
értékelések összevetése, megbeszélése.
25. Értékelés, motiváció
Indikátorok
A munkatársak teljesítményét értékelő mutatók.
Munkakörök kialakításának elemzése.
A képzési, továbbképzési terv a képzési célok
alapján:
Motiválási lehetőségek megvalósításának értékelése.
A munkatársaknak a vezetőség által történő
értékelésének összegzése, értékelése.
A motivációval és a könyvtári munkafolyamatokban
való közreműködéssel kapcsolatos elemzések
bemutatása.
26. Dokumentálás, adatgyűjtés
Egységesen kialakított szabályrendszer alapján
történő folyamatos adatgyűjtés, az adatok
dokumentálása, rendszerezése, hozzáférhetővé
tétele, archiválása.
A dokumentálás bemutatja a minőségirányítási
rendszert.
Az egymáshoz kapcsolódó tevékenységeket végző
csoportoknak, munkatársaknak segítséget nyújt
abban, hogy a tevékenységek közötti
kölcsönhatásokat jobban megértsék.
27. Dokumentálás, adatgyűjtés
A megvalósítás lépései
Azoknak a területeknek a meghatározása, ahol az
adatgyűjtés folyik, az adatgyűjtés formai és tartalmi
kritériumainak megadása.
Az adatgyűjtés, a dokumentálás szabályozása, a
megszületett dokumentumok hozzáférhetővé tétele a
szervezet egésze számára.
Döntés a szükséges anyagok archiválásáról.
Az adatok összesítése, összehasonlító elemzés
végzése.
28. Dokumentálás, adatgyűjtés
Indikátorok
A minőségirányítás dokumentumainak rendszere:
– Minőségi kézikönyv.
– Eljárások feljegyzései.
– Folyamatok leírásai.
– Egyéb szabályozó dokumentumok (belső és külső).
Az archiválás áttekinthetősége, visszakereshetőség,
biztonság.
Az adatgyűjtés gyakorlata, szabályozottsága, annak
dokumentálása.
30. Kapcsolódó irodalom
SKALICZKI Judit – ZALAINÉ KOVÁCS Éva: Minőségmenedzsment a
könyvtárban. Veszprém - Bp. 2001. Veszprémi Egyetemi Kiadó -
Informatikai és Könyvtári Szövetség
SKALICZKI Judit: Az első lépésektől a könyvtár stratégiai tervének
elkészítéséig. Bp. 2007. Könyvtári Intézet
VIDRA Szabó Ferenc: Könyvtári partnerkapcsolatok, kommunikációs
kérdések. Bp. 2008. Könyvtári Intézet
VIDRA Szabó Ferenc: Könyvtári Értékelési Keretrendszer – A könyvtári
önértékelés szakmai szempontjai. Bp. 2010. Könyvtári Intézet
Ajánlás a könyvtári minőségirányítás bevezetésére. (Készült az Emberi
Erőforrások Minisztériuma, Kultúráért felelős Államtitkárságának
megbízásából.) Bp. 2015.
