Kjørereglene er basert på at Eksportutvalget for fisk ønsker å bruke sosiale medier for å tilrettelegge for et engasjement rundt de positive budskapene rundt norsk sjømat.

1. Rammeverk og kjøreregler for sosiale medier i EFF 2010-2012, Versjon 2 26.02.2010

2. Bakgrunn – Sosial medier I dag bruker vi stadig mindre tid på tradisjonelle medier (bøker, aviser og TV).Samtidig leser og skriver vi stadig mer, men vi bruker mer tid på nettet, både med privat tekstlesing og produksjon (epost, SMS).Samtidig mottar vi stadig større andel informasjon gjennom nettaviser, flashanimasjoner, musikk, video og i økende grad fra sosial tekstproduksjon som blogging, diskusjoner, deling av bilder og film osv). Definisjon på sosiale medier: En relativt ny kommunikasjonsform som befinner seg i skjæringspunktet mellom det offentlige og det private. Innholdet er brukerstyrt. Rolleavklaring og kjøreregler i forhold til jobb/privat er dynamisk og krevende å fastsette. Sosiale medier forandrer seg raskt og nye aktører kommer stadig til. En sosial mediestrategi må ta hensyn skiftende kanaler, endring er i bruk og justering av normer og sedvane i både privat- og arbeidslivet.

5. Rammeverket for sosiale medier i EFF deler samme mål som de øvrige kommunikasjonskanaler og skal skape oppmerksomhet og bygge preferanse for Norsk Sjømat.

6. Rammeverket er globalt orientert, men skal ha rom for markedsmessige tilnærminger i forhold til kommunikasjonsform, målgrupper og markedsmessige særtrekk.

7. Alle markeder skal ta utgangspunkt i EFFs rammeverk for sosial medier, men tilpasses kanaler og ambisjonsnivå til de ulike markeder.

8. Overvåkning av sosiale medier bør etableres som del av medieovervåkning i alle markeder og skal være på plass innen 1.8 2010.

9. Informasjonsansvar følger saksansvar. EFFs ansatte oppfordres til å identifisere og benytte de kanaler hvor de kan nå sin målgruppe med budskap og dialog rundt deres fagfelt.

11. EFFs ansatte skal kjenne og respektere ”reglene” i sosiale medier.

12. EFFs medarbeidere skal søke å tilføre diskusjoner merverdi (lenker, tips osv.)

13. Vi skal være åpen på at vi jobber i EFF. Vi er som ansatte i eller tilknyttet EFF aldri anonym eller deltar med fiktive navn i sosiale medier når vi deltar i kommunikasjon om tema knyttet til jobb eller som angår EFF.

14. Vi skal tenke gjennom konsekvensene før vi publiserer noe og bruke kollegavurdering i tvilstilfeller

15. Har vi gjort feil skal vi innrøm det.

16. I beredskapssituasjoner er kommunikasjonsdirektøren involvert i kommunikasjonen, også for sosiale medier (se slide krisekommunikasjon).

18. Kommunikasjonen skal forsøksvis ta utgangspunkt i eller peke tilbake til innhold fra EFFs egne websider.

19. Vi skal aktivt følg brukere som følger oss og som viser lojalitet til oss og/eller produktene vi representerer på samme måte som vi er oppdatert om våre kritikere

20. EFF skal søke å etablere samarbeid med målgrupper i sosiale medier og få konstruktiv innsikt for fremtidige utviklinger.

21. Vi skal dele innsikten fra sosiale medier med hele organisasjonen og gi tilbakemelding til followers på hvordan ideene deres utvikler seg. Forts. retningslinjer

23. Vi må ikke svare alle diskusjoner, innlegg, meningsytringer etc, men vi anbefaler en høy grad av deltakelse. Innlegg bør besvares samme dag som de er publisert.

24. Kort reaksjonstid reduserer faren for spredning av negative kommentarer og innlegg i sosiale medier.

25. Svar alltid når:

26. Når kommentaren/påstander er direkte rettet mot Eksportutvalget for fisk.

27. Når kommentaren inneholder spørsmål knyttet til Norsk Sjømat eller Eksportutvalget for fisk. (ref. US airforce).

28. Svar på positive eller nøytrale kommentarer:

29. Det er valgfritt om vi skal vare på disse, men det er anbefalt å svare så ofte som mulig siden det skaper gode relasjoner og viser at vi er tilstede.

30. Når du velger å besvare en negativ kommentar, vurder da:

31. Er kommentaren skrevet for å skade EFFs omdømme?

34. Vi kommenterer aldri rykter og spekulasjoner, kun kjent informasjon og fakta.

36. Kommunikasjonsavdelingen skal avgjøre hvilke kanaler som skal brukes, hvilket budskap og hvem som skal uttale seg.

38. EFF anbefaler at landansvarlige konfererer med informasjonsavdelingen før en kjøper måletjeneste knyttet til sosiale medier i markedene.

39. EFF bruker i dag GoogleAnalytics og Google Web Master Tools til måling, og anbefaler ukentlig rapportering, med en grundigere analyse hver måned i de enkelte markeder.

40. EFF skal etablere tilstedeværelse og overvåkning som bidrar til å fylle situasjonsbildet i overvåkning og issuesmanagement for EFF og Norsk Sjømat.

41. EFF skal ha strategi for sosiale medier for perioden 2010 – 2012 på plass innen 1.7 2010

43. Overordnet ansvar for kommunikasjon i sosiale medier: Christian Chramer

44. Linjeprinsippet: Informasjonsansvaret følger saksansvaret.

45. Innleide ressurser skal forholde seg til dette dokumentet og ha tett involvering med landansvarlig/EFF dersom man kommuniserer på vegne av EFF eller merkevaren Norsk Sjømat

46. Sosiale medier handler om kommunikasjon, og det er derfor ikke uproblematisk å leie inn ressurser utenfra til å handtere EFFs stemme i sosiale medier. Benytter vi eksterne ressurser for involvering i sosiale medier skal EFF som avsender være kjent

48. Lytt aktivt

49. Delta

50. Opptre nøytralt (ikke bruk ropert for å ”pushe” tradisjonelle marketingbudskap)

51. Dedikerte dialogansvarlige

52. Etabler god kjennskap til dynamikken i sosiale medier

53. Bygg organisatorisk evne til rask reaksjon

54. Vær god på segmentering og personalisering

55. Vær lekende og kreativ

56. Del erfaringer med andre