Documentation & document management-مدیریت مستندات

  • 1,058 views
Uploaded on

مستندسازی، مدیریت مستندات، آموزش مستندسازی و مدیریت مستندات، استاندارد مستندسازی، مدیریت دانش

مستندسازی، مدیریت مستندات، آموزش مستندسازی و مدیریت مستندات، استاندارد مستندسازی، مدیریت دانش

More in: Business
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
No Downloads

Views

Total Views
1,058
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
2

Actions

Shares
Downloads
101
Comments
0
Likes
2

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. ‫ﻣﺴﺘﻨﺪﺳﺎزي و ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ ﻣﺴﺘﻨﺪات‬‫‪Document & Document management‬‬ ‫اراﺋﻪ دﻫﻨﺪه: ﻣﻬﻨﺪس ﮐﯿﻮان ﺟﻌﻔﺮي‬ ‫‪www.k1j.ir‬‬ ‫وﺑﮕﺎه:‬ ‫‪k1j@k1j.ir‬‬ ‫ﭘﺴﺖ اﻟﮑﺘﺮوﻧﯿﮑﯽ:‬ ‫0‬ ‫1‬
  • 2. ‫ﺑﻪ ﻧﺎم ﯾﮕﺎﻧﻪ ي داﻧﺎ و ﺗﻮاﻧﺎ‬ ‫ﺣﻀﺮت رﺳﻮل)ص(ﻓﺮﻣﻮد:‬ ‫ﻋﻠﻢ را ﺑﻪ ﻗﯿﺪ و ﺑﻨﺪ ﺑﮑﺸﯿﺪ )ﻗﯿ‪‬ﺪوا اﻟﻌﻠﻢ(‬ ‫ﭘﺮﺳﯿﺪﻧﺪ: ﺑﻪ ﺑﻨﺪ ﮐﺸﯿﺪن ﻋﻠﻢ ﭼﮕﻮﻧﻪ اﺳﺖ؟‬ ‫ﻓﺮﻣﻮد: )ﮐﺘﺎﺑ‪‬ﺘُﻪ‪ ;‬ﺑﺎ ﻧﻮﺷﺘﻦ آن. (‬ ‫1‬ ‫2‬
  • 3. ‫ﻣﺤﺘﻮاي دوره:‬ ‫1- ﺗﻌﺮﯾﻒ ﻣﺴﺘﻨﺪات و ﻣﺴﺘﻨﺪﺳﺎزي‬ ‫2- ﺿﺮورت و اﻫﻤﯿﺖ ﻣﺴﺘﻨﺪﺳﺎزي‬ ‫3- اﻧﻮاع ﻣﺴﺘﻨﺪات‬ ‫4- ﻣﻔﺎﻫﯿﻢ ﭘﺎﯾﻪ‬ ‫داده، اﻃﻼﻋﺎت، داﻧﺶ، ﻣﺤﺘﻮا‬ ‫5- روش ﻫﺎي ﻣﺴﺘﻨﺪﺳﺎزي و ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ‬ ‫ﻣﺴﺘﻨﺪات‬ ‫6- ﻣﺴﺘﻨﺪﺳﺎزي اﻟﮑﺘﺮوﻧﯿﮑﯽ‬ ‫7- ﻣﻌﺮﻓﯽ ﻧﺮم اﻓﺰارﻫﺎي ﻣﯿﮑﺮوﺳﺎﻓﺖ آﻓﯿﺲ‬ ‫8- اﻧﻮاع ﻗﺎﻟﺐ ﻫﺎ و ﻓﺮﻣﺖ ﻫﺎ‬ ‫9- آﯾﻨﺪه ﻣﺴﺘﻨﺪات و ﻣﺴﺘﻨﺪﺳﺎزي‬‫2‬ ‫3‬
  • 4. ‫ﺗﻌﺎرﯾﻒ ﭘﺎﯾﻪ‬‫ﺣﮑﻤﺖ‬‫داﻧﺶ‬‫اﻃﻼﻋﺎت‬‫داده‬ ‫3‬ ‫4‬
  • 5. ‫ﺗﻌﺮﯾﻒ ﻣﺴﺘﻨﺪات و ﻣﺴﺘﻨﺪﺳﺎزي‬ ‫ﺗﻌﺮﯾﻒ ﺳﻨﺪ از دﯾﺪﮔﺎﻫﻬﺎي ﻣﺨﺘﻠﻒ:‬ ‫- ﺗﮑﯿﻪﮔﺎه آﻧﭽﻪ ﭘﺸﺖ ﺑﺪو دﻫﻨﺪ - دﻫﺨﺪا‬ ‫- آﻧﭽﻪ ﮐﻪ ﻗﺎﺑﻞ اﻋﺘﻤﺎد ﺑﺎﺷﺪ، ﻣﺪرك ﻣﺴﺘﻨﺪ - ﻓﺮﻫﻨﮓ ﻣﺸﯿﺮي‬ ‫-ﻧﻮﺷﺘﻪاي ﮐﻪ ﻗﺎﺑﻞ اﺳﺘﻨﺎد ﺑﺎﺷﺪ - ﻓﺮﻫﻨﮓ ﻣﻌﯿﻦ‬ ‫ﺗﻌﺮﯾﻒ ﺳﻨﺪ از دﯾﺪﮔﺎه ﻗﺎﻧﻮن ﻣﺪﻧﯽ ﻣﺎده 4821 :‬ ‫»ﺳﻨﺪ ﻋﺒﺎرت اﺳﺖ از ﻫﺮ ﻧﻮﺷﺘﻪاي ﮐﻪ در ﻣﻘﺎم دﻋﻮي ﯾﺎ دﻓﺎع ﻗﺎﺑﻞ اﺳﺘﻔﺎده ﺑﺎﺷﺪ.«‬ ‫ﺗﻌﺮﯾﻒ ﺳﻨﺪ در ﻗﺎﻧﻮن ﺳﺎزﻣﺎن اﺳﻨﺎد ﻣﻠﯽ اﯾﺮان:‬ ‫ﮐﻠﯿﻪ اوراق، ﻣﺮاﺳﻼت، دﻓﺎﺗﺮ، ﭘﺮوﻧﺪهﻫﺎ، ﻋﮑﺴﻬﺎ، ﻧﻘﺸﻪﻫﺎ، ﮐﻠﯿﺸﻪﻫﺎ، ﻧﻤﻮدارﻫﺎ، ﻓﯿﻠﻢﻫﺎ، ﻧﻮارﻫﺎي ﺿﺒﻂ ﺻﻮت و‬‫ﺳﺎﯾﺮ اﺳﻨﺎدي ﮐﻪ در دﺳﺘﮕﺎه دوﻟﺖ ﺗﻬﯿﻪ ﺷﺪه و ﯾﺎ ﺑﻪ دﺳﺘﮕﺎه دوﻟﺖ رﺳﯿﺪهاﺳﺖ و ﺑﻄﻮر ﻣﺪاوم در ﺗﺼﺮف دوﻟﺖ‬‫ﺑﻮده از ﻟﺤﺎظ اداري، ﻣﺎﻟﯽ، اﻗﺘﺼﺎدي، ﻗﻀﺎﯾﯽ، ﺳﯿﺎﺳﯽ، ﻓﺮﻫﻨﮕﯽ، ﻋﻠﻤﯽ، ﻓﻨﯽ و ﺗﺎرﯾﺨﯽ ﺑﻪ ﺗﺸﺨﯿﺺ ﺳﺎزﻣﺎن اﺳﻨﺎد‬ ‫ﻣﻠﯽ اﯾﺮان ارزش ﻧﮕﻬﺪاري داﺷﺘﻪ ﺑﺎﺷﺪ.‬‫»ﺳﻨﺪ ﻋﺒﺎرت اﺳﺖ از اﻃﻼﻋﺎت ﻣﻀﺒﻮط اﻋﻢ از ﻧﻮﺷﺘﺎري، دﯾﺪاري، ﺷﻨﯿﺪاري ﮐﻪ ﺗﻮﺳﻂ اﺷﺨﺎص ﺣﻘﯿﻘﯽ ﯾﺎ ﺣﻘﻮﻗﯽ‬ ‫اﯾﺠﺎد ﺷﺪه و داراي ارزش ﻧﮕﻬﺪاري ﺑﺎﺷﺪ.«‬ ‫4‬ ‫5‬
  • 6. ‫ﺗﻌﺮﯾﻒ ﻣﺴﺘﻨﺪات و ﻣﺴﺘﻨﺪﺳﺎزي‬ ‫ﻣﺴﺘﻨﺪﺳﺎزي، ﻓﺮآﯾﻨﺪ ﺷﻨﺎﺳﺎﯾﯽ، ﮔﺮدآوري، و در دﺳﺘﺮس ﻋﻤﻮم ﻗﺮار دادن ﺳﻮاﺑﻖ ﯾﺎ‬‫ﻣﺴﺘﻨﺪات ﻣﻮﺟﻮد از ﻗﺒﯿﻞ ﻣﮑﺎﺗﺒﺎت، ﻓﺎﯾﻞﻫﺎي ﮐﺎﻣﭙﯿﻮﺗﺮي، ﺗﺼﺎوﯾﺮ و... ﻣﯽﺑﺎﺷﺪ ﮐﻪ داراي ارزش‬‫ﺗﺎرﯾﺨﯽ ﺛﺎﺑﺘﯽ ﻣﯽﺑﺎﺷﻨﺪ. )ﻣﺴﺘﻨﺪﺳﺎزي ﻫﻤﭽﻨﯿﻦ ﻣﯽﺗﻮاﻧﺪ اﺷﺎره ﺑﻪ ﺧﻮد ﺳﻮاﺑﻖ، اوراق، ﻋﮑﺲﻫﺎ و‬ ‫... داﺷﺘﻪ ﺑﺎﺷﺪ وﻟﯽ در اﯾﻨﺠﺎ ﺟﻬﺖ ﭘﺮﻫﯿﺰ از اﺷﺘﺒﺎه ، اﯾﻦ اﺻﻄﻼح را ﻓﻘﻂ ﺟﻬﺖ اﺷﺎره ﺑﻪ اﯾﻦ‬ ‫ﻓﺮآﯾﻨﺪ، ﺑﻪ ﮐﺎر ﻣﯽﺑﺮﯾﻢ(.‬ ‫5‬ ‫6‬
  • 7. ‫ﺿﺮورت ﻣﺴﺘﻨﺪات و ﻣﺴﺘﻨﺪﺳﺎزي‬ ‫ﺗﺠﺮﺑﻪ، ﺟﻮﻫﺮ ﯾﺎدﮔﯿﺮي ﺳﺎزﻣﺎﻧﯽ اﺳﺖ و از ﻣﻮﻓﻘﯿﺘﻬﺎ و ﺷﮑﺴﺘﻬﺎ ﺣﺎﺻﻞ ﻣﯽ ﺷﻮد. ﺑﻪ ﻣﻨﻈﻮر ﮐﻤﮏ ﺑﻪ‬‫ﯾﺎدﮔﯿﺮي ﺳﺎزﻣﺎﻧﯽ، اﻟﮕﻮﺑﺮداري از ﺑﻬﺘﺮﯾﻨﻬﺎ، اراﺋﻪ اﻟﮕﻮﻫﺎي ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ ﺑﻮﻣﯽ و ﺟﻠﻮﮔﯿﺮي از اﺗﻼف زﻣﺎن و‬ ‫ﻣﻨﺎﺑﻊ، ﻻزم اﺳﺖ ﺑﺎ ﺣﻔﻆ و اﻧﺘﻘﺎل ﺗﺠﺮﺑﻪ از ﻧﺘﺎﯾﺞ و ﻓﻮاﯾﺪ آن ﺑﻬﺮه ﮔﯿﺮي ﺷﻮد.‬‫اﺳﻨﺎد و ﻣﺪارك ﺟﺎري ﯾﺎ ﺑﺎﯾﮕﺎﻧﯽ ﺷﺪه ﯾﮏ ﺳﺎزﻣﺎن در ﺣﻘﯿﻘﺖ داراﯾﯽ اﺻﻠﯽ آن ﺳﺎزﻣﺎن ﻣﺤﺴﻮب ﺷﺪه‬ ‫و ﺑﻘﺎ و ﺗﺪاوم ﺣﯿﺎت ﺳﺎزﻣﺎن ﻧﯿﺰ ﺗﺎ ﺣﺪ زﯾﺎدي ﺑﻪ آﻧﻬﺎ ﺑﺴﺘﮕﯽ دارد . اﯾﻦ اﺳﻨﺎد ﻧﺒﺎﯾﺪ ﺑﻪ ﺳﺎدﮔﯽ در‬ ‫ﻣﻌﺮض ﺧﻄﺮ و اﺳﺘﻔﺎده ﻫﺎ ي ﻏﯿﺮ ﻣﺠﺎز ﻗﺮار ﮔﯿﺮﻧﺪ و در ﻋﯿﻦ ﺣﺎل در ﺻﻮرت ﻧﯿﺎز ﺑﺎﯾﺪ ﺑﺎ ﺳﺮﻋﺖ ﻫﺮ‬‫ﭼﻪ ﺑﯿﺸﺘﺮ در دﺳﺘﺮس ﻗﺮار ﮔﺮﻓﺘﻪ و ﺑﻪ ﺳﻬﻮﻟﺖ ﺑﻪ دﯾﮕﺮان ﻣﻨﺘﻘﻞ ﺷﻮد . ﺗﻨﻮع و ازدﯾﺎد ﺷﻤﺎر ﻣﺴﺘﻨﺪات‬ ‫و از ﻫﻤﻪ ﻣﻬﻤﺘﺮ اﺷﻐﺎل ﺑﯿﺶ از ﺣﺪ ﻓﻀﺎ ﺗﻮﺳﻂ اﯾﻦ ﻣﺴﺘﻨﺪات ﺑﺎﻋﺚ ﺷﺪه اﺳﺖ ﺗﺎ ﺗﻤﺎﻣﯽ ﺳﺎزﻣﺎن ﻫﺎ،‬ ‫ﮐﺎرﺧﺎﻧﻪﻫﺎ، ﺷﺮﮐﺖﻫﺎ و ﺻﺎﺣﺒﺎن ﺻﻨﺎﯾﻊ ﻣﺨﺘﻠﻒ ﺑﺮاي ﺳﻬﻮﻟﺖ ﺑﺎزﯾﺎﺑﯽ اﻃﻼﻋﺎت ﻣﻮﺟﻮد و ﻣﻮرد اﺣﺘﯿﺎج‬‫در اﯾﻦ ﻣﺴﺘﻨﺪات ﺑﻪ ﻓﮑﺮ اﯾﺠﺎد ﯾﮏ ﭘﺎﯾﮕﺎه داده ﻣﻨﺎﺳﺐ و ﺑﻬﺮهﮔﯿﺮي از ﻓﺮمﻫﺎي ﻣﺨﺘﻠﻒ ﺑﺮاي ﻣﮑﺎﻧﯿﺰه‬ ‫ﻧﻤﻮدن ﺳﯿﺴﺘﻢ ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ ﻣﺴﺘﻨﺪات )آرﺷﯿﻮ ﻣﺪارك( ﺧﻮد ﺑﺎﺷﻨﺪ. در واﻗﻊ اﻃﻼﻋﺎﺗﯽ ﮐﻪ در اﯾﻦ اﺳﻨﺎد‬ ‫وﺟﻮد دارد، در ﺑﺨﺶﻫﺎي ﻣﺨﺘﻠﻒ ﮐﺎري ﺳﺎزﻣﺎن ﻣﻮرد ﻧﯿﺎز اﺳﺖ و ﺑﺎﯾﺪ ﺑﻪ آﻧﻬﺎ ﻣﺮاﺟﻌﻪ ﺷﻮد. ﺳﯿﺴﺘﻢ‬ ‫ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ ﻣﺪارك در واﻗﻊ ﺳﯿﺴﺘﻢ ﮐﺎﻣﻠﯽ ﺑﺮاي ﺑﺎﯾﮕﺎﻧﯽ و آرﺷﯿﻮ ﮐﻠﯿﻪي اوراق اداري و ﻣﺪارك‬ ‫اﻟﮑﺘﺮوﻧﯿﮑﯽ ﺳﺎزﻣﺎنﻫﺎ ﺑﺎ ﺣﻔﻆ ﺗﺎرﯾﺨﭽﻪي ﺗﻐﯿﯿﺮات ﻫﺮ ﯾﮏ از آنﻫﺎﺳﺖ.‬ ‫ﮔﺴﺘﺮش ﻓﻌﺎﻟﯿﺘﻬﺎي ﺳﺎزﻣﺎﻧﻬﺎ ، ﺷﺮﮐﺘﻬﺎ و ارﮔﺎﻧﻬﺎي ﻣﺨﺘﻠﻒ و اﻓﺰاﯾﺶ ﺗﻌﺎﻣﻼت داﺧﻞ و ﺧﺎرج ﺳﺎزﻣﺎﻧﯽ‬ ‫آﻧﻬﺎ ، ﻟﺰوم دﺳﺘﺮﺳﯽ ﺳﺮﯾﻊ و آﺳﺎن ﺑﻪ اﺳﻨﺎد و ﻣﺪارك و اﺳﺘﻔﺎده از ﺗﮑﻨﻮﻟﻮژي ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ ﻣﺪارك را‬ ‫اﺟﺘﻨﺎب ﻧﺎﭘﺬﯾﺮ ﻣﯽ ﻧﻤﺎﯾﺪ.‬ ‫6‬ ‫7‬
  • 8. ‫اﻧﻮاع ﻣﺴﺘﻨﺪات‬ ‫اﻧﻮاع ﺳﻨﺪ از ﻧﻈﺮ درﺟﻪ ﺣﺴﺎﺳﯿﺖ:‬ ‫1- اﺳﻨﺎد ﻋﺎدي‬ ‫2- اﺳﻨﺎد ﻣﺤﺮﻣﺎﻧﻪ‬ ‫3- اﺳﻨﺎد ﺳﺮي‬ ‫4- اﺳﻨﺎد ﺑﮑﻠﯽ ﺳﺮي‬ ‫اﻧﻮاع ﺳﻨﺪ از ﻧﻈﺮ ﻣﺤﺘﻮي و ﻣﻮﺿﻮع:‬ ‫1- اﺳﻨﺎد اداري‬ ‫2- اﺳﻨﺎد ﻣﺎﻟﯽ‬ ‫3- اﺳﻨﺎد ﻋﻠﻤﯽ و ﻓﻨﯽ‬ ‫4- اﺳﻨﺎد ﻗﺎﻧﻮﻧﯽ‬ ‫5- اﺳﻨﺎد ﺗﺎرﯾﺨﯽ‬ ‫7‬ ‫8‬
  • 9. ‫ﻣﻔﺎﻫﯿﻢ ﭘﺎﯾﻪ‬ ‫ﻣﺴﺘﻨﺪ ﮐﻨﺘﺮل ﺷﺪه : ﻣﺴﺘﻨﺪي ﮐﻪ ﻓﺮآورده ﭘﺮوژه اﺳﺖ و ﺗﻐﯿﯿﺮات آن ﺗﺤﺖ ﮐﻨﺘﺮل‬ ‫ﻗﺮار دارد و ﻣﻮرد ﺗﺄﯾﯿﺪ ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ ﭘﺮوژه و ﯾﺎ ﮐﺎرﻓﺮﻣﺎ ﻗﺮار ﻣﯽ ﮔﯿﺮد.‬ ‫ﻣﺴﺘﻨﺪ ﮐﻨﺘﺮل ﻧﺸﺪه: ﻣﺴﺘﻨﺪي ﮐﻪ ﯾﮏ ﺑﺎر ﺗﻮﻟﯿﺪ ﻣﯽ ﺷﻮد و ﺗﻨﻬﺎ ﺟﻨﺒﻪ اﻃﻼع رﺳﺎﻧﯽ‬ ‫دارد. ﻧﯿﺎز ﺑﻪ ﺗﺄﯾﯿﺪ رﺳﻤﯽ آن ﻧﯿﺴﺖ و ﺗﻐﯿﯿﺮات آن ﺗﺤﺖ ﮐﻨﺘﺮل ﻗﺮار ﻧﻤﯽ ﮔﯿﺮد.‬ ‫ﻣﺴﺘﻨﺪات درﯾﺎﻓﺖ ﺷﺪه، از ﻧﻮع ﻣﺴﺘﻨﺪات ﮐﻨﺘﺮ ﻟﻨﺸﺪه ﻣﺤﺴﻮب ﻣﯽ ﺷﻮﻧﺪ.‬ ‫ﺑﻪ روزآوري ﻣﺴﺘﻨﺪ: اﻋﻤﺎل ﯾﮏ ﺗﻐﯿﯿﺮ ﺗﺄﯾﯿﺪ ﺷﺪه، ﺑﺮ روي ﻣﺴﺘﻨﺪي ﮐﻪ ﮐﻨﺘﺮل ﻣﯽ‬ ‫ﺷﻮد. اﯾﻦ ﺗﻐﯿﯿﺮ ﺗﻮﺳﻂ ﯾﮏ ﯾﺎدداﺷﺖ ﺑﻪ روزآوري اﻧﺠﺎم ﻣﯽ ﭘﺬﯾﺮد.‬‫ﮐﺘﺎﺑﺨﺎﻧﻪ ﭘﺮوژه: ﺳﯿﺴﺘﻤﯽ ﺑﺮاي ذﺧﯿﺮه، ﺳﺎزﻣﺎن دﻫﯽ و ﮐﻨﺘﺮل ﺗﻤﺎم ﻣﺴﺘﻨﺪاﺗﯽ ﮐﻪ در‬ ‫ﻃﯽ ﭘﺮوژه ﺗﻮﻟﯿﺪ و ﯾﺎ اﺳﺘﻔﺎده م ﯾﺸﻮﻧﺪ.‬ ‫8‬ ‫9‬
  • 10. ‫روﯾﻪ ﻫﺎي ﺗﻮﻟﯿﺪ و ﺧﻂ ﻣﺒﻨﺎ ﻗﺮار دادن ﻋﻨﺎﺻﺮ ﺗﺤﺖ‬ ‫ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ ﭘﯿﮑﺮﺑﻨﺪي‬ ‫ﭘﯿﺶ ﻧﻮﯾﺲ اﺳﺘﺎﻧﺪارد ﺑﺮاي ﯾﮏ ﻣﺴﺘﻨﺪ ﮐﻨﺘﺮل ﺷﺪه ﺷﺎﻣﻞ ”ﺻﻔﺤﻪ ﺟﻠﺪ“،‬‫”ﺷﻨﺎﺳﻨﺎﻣﻪ ﻣﺴﺘﻨﺪ“، ”ﺟﺪول ﺛﺒﺖ ﺗﻐﯿﯿﺮات“، ”ﺟﺪول ﺑﺎزﻧﮕﺮي“ و ”ﺟﺪول ﺗﻮزﯾﻊ“‬ ‫ﻣﯽ ﺑﺎﺷﺪ ﮐﻪ ﺷﺮح ﻫﺮ ﺑﺨﺶ ﺑﻪ ﻗﺮار زﯾﺮ اﺳﺖ:‬ ‫ﺻﻔﺤﻪ ﺟﻠﺪ اﻃﻼﻋﺎت زﯾﺮ را ﻧﻤﺎﯾﺶ ﻣﯽ دﻫﺪ‬ ‫ﻋﻨﻮان ﻣﺴﺘﻨﺪ‬ ‫ﻋﻨﻮان‬ ‫ﻧﺎم ﮐﺎرﻓﺮﻣﺎﯾﯽ ﮐﻪ ﻣﺴﺘﻨﺪ ﺑﺮاي او ﺗﻬﯿﻪ ﻣﯽ ﺷﻮد‬ ‫ﻧﺎم ﮐﺎرﻓﺮﻣﺎ‬ ‫ﻣﻮﺿﻮع ﻣﺴﺘﻨﺪ‬ ‫ﻣﻮﺿﻮع‬ ‫ﺷﻨﺎﺳﻪ ﻣﺴﺘﻨﺪ ﺑﺮ اﺳﺎس ﻧﻈﺎم ﮐﺪﯾﻨﮓ ﻣﺴﺘﻨﺪات‬ ‫ﺷﻨﺎﺳﻪ ﻣﺴﺘﻨﺪ‬ ‫ﺗﺎرﯾﺦ ﺗﻬﯿﻪ ﻣﺴﺘﻨﺪ‬ ‫ﺗﺎرﯾﺦ‬ ‫9‬ ‫01‬
  • 11. ‫ﭘﯿﺶ ﻧﻮﯾﺲ اﺳﺘﺎﻧﺪارد ﺑﺮاي ﯾﮏ ﻣﺴﺘﻨﺪ ﮐﻨﺘﺮل ﺷﺪه‬ ‫ﺷﻨﺎﺳﻨﺎﻣﻪ ﻣﺴﺘﻨﺪ اﻃﻼﻋﺎت زﯾﺮ را ﻧﻤﺎﯾﺶ ﻣﯽ دﻫﺪ‬ ‫ﮐﺴﯽ ﮐﻪ ﻣﺴﺘﻨﺪ را ﺗﻬﯿﻪ ﻣﯿﮑﻨﺪ‬ ‫ﺗﻬﯿﻪ ﮐﻨﻨﺪه‬ ‫ﺗﺎرﯾﺨﯽ ﮐﻪ اﺻﻞ ﻣﺴﺘﻨﺪ اﯾﺠﺎد ﺷﺪﻫﺎﺳﺖ‬ ‫ﺗﺎرﯾﺦ اﯾﺠﺎد‬ ‫آﺧﺮﯾﻦ ﺗﺎرﯾﺦ ﺑﻬﺮوزآوري ﻣﺴﺘﻨﺪ‬ ‫ﺗﺎرﯾﺦ آﺧﺮﯾﻦ‬ ‫ﺷﻤﺎره وﯾﺮاﯾﺶ ﻣﺴﺘﻨﺪ‬ ‫وﯾﺮاﯾﺶ‬ ‫ﺷﻨﺎﺳﻬﺎي ﮐﻪ ﺑﺎ آن ﺑﻪ ﻣﺴﺘﻨﺪ رﺟﻮع ﻣﯽ ﺷﻮد‬ ‫ﺷﻨﺎﺳﻪ ﻣﺴﺘﻨﺪ‬ ‫اﮔﺮ ﻣﺴﺘﻨﺪ ﯾﮏ ﻣﺴﺘﻨﺪ ﮐﭙﯽ ﺷﺪه ﺑﺮاي ﺗﻮزﯾﻊ ﺑﺎﺷﺪ، ﺷﻤﺎره ﮐﭙﯽ در اﯾﻦ‬ ‫ﺷﻤﺎره ﮐﭙﯽ‬‫ﻗﺴﻤﺖ ﻗﯿﺪ ﻣﯽ ﺷﻮد. اﯾﻦ ﺷﻤﺎره ﻣﻌﺎدل اﺳﺖ ﺑﺎ ﯾﮏ ردﯾﻒ در ﺟﺪول ﺗﻮزﯾﻊ‬ ‫ﺟﺪول ﺛﺒﺖ ﺗﻐﯿﯿﺮات اﻃﻼﻋﺎت زﯾﺮ را ﻧﻤﺎﯾﺶ ﻣﯽ دﻫﺪ‬ ‫ﺗﺎرﯾﺨﯽ ﮐﻪ ﺗﻐﯿﯿﺮ اﻧﺠﺎم ﺷﺪﻫﺎﺳﺖ‬ ‫ﺗﺎرﯾﺦ‬ ‫ﮐﺴﯽ ﮐﻪ ﺗﻐﯿﯿﺮ را اﻧﺠﺎم داده اﺳﺖ‬ ‫ﺗﻐﯿﯿﺮدﻫﻨﺪه‬ ‫ﺷﻤﺎره وﯾﺮاﯾﺶ ﻣﺴﺘﻨﺪي ﮐﻪ ﺗﻐﯿﯿﺮات در آن اﻋﻤﺎل ﺷﺪه اﺳﺖ‬ ‫وﯾﺮاﯾﺶ‬ ‫ﺧﻼﺻﻬﺎي از ﺗﻐﯿﯿﺮي ﮐﻪ اﻧﺠﺎم ﮔﺮﻓﺘﻪ اﺳﺖ‬ ‫ﺗﻐﯿﯿﺮ اﻧﺠﺎﻣﺸﺪه‬ ‫01‬ ‫11‬
  • 12. ‫ﭘﯿﺶ ﻧﻮﯾﺲ اﺳﺘﺎﻧﺪارد ﺑﺮاي ﯾﮏ ﻣﺴﺘﻨﺪ ﮐﻨﺘﺮل ﺷﺪه‬ ‫ﺟﺪول ﺑﺎزﻧﮕﺮي‬ ‫ﻧﺎم ﻓﺮدي ﮐﻪ ﻣﺴﺘﻨﺪ را ﺑﺎزﻧﮕﺮي ﮐﺮده اﺳﺖ‬ ‫ﻧﺎم‬ ‫ﺳﻤﺖ و ﻧﻘﺶ ﻓﺮد‬ ‫ﺳﻤﺖ‬ ‫ﺟﺪول ﺗﻮزﯾﻊ‬ ‫ﺷﻤﺎره اي اﺳﺖ ﻣﻨﺤﺼﺮﺑﻪ ﻓﺮد ﺑﺮاي درﯾﺎﻓﺖ ﮐﻨﻨﺪه‬ ‫ﺷﻤﺎره ﮐﭙﯽ‬ ‫ﻧﺎم درﯾﺎﻓﺖ ﮐﻨﻨﺪه ﮐﭙﯽ ﻣﺴﺘﻨﺪ‬ ‫ﻧﺎم درﯾﺎﻓﺖ ﮐﻨﻨﺪه‬ ‫ﻣﺤﻞ و ﻣﮑﺎﻧﯽ ﮐﻪ درﯾﺎﻓﺖ ﮐﻨﻨﺪه در آن واﻗﻊ اﺳﺖ‬ ‫ﻣﮑﺎن‬ ‫11‬ ‫21‬
  • 13. ‫ﭘﯿﺶ ﻧﻮﯾﺲ اﺳﺘﺎﻧﺪارد ﺑﺮاي ﯾﮏ ﻣﺴﺘﻨﺪ ﮐﻨﺘﺮل ﻧﺸﺪه‬ ‫ﺻﻔﺤﻪ ﺟﻠﺪ‬ ‫ﻋﻨﻮان ﻣﺴﺘﻨﺪ‬ ‫ﻋﻨﻮان‬ ‫ﻧﺎم ﮐﺎرﻓﺮﻣﺎﯾﯽ ﮐﻪ ﻣﺴﺘﻨﺪ ﺑﺮاي او ﺗﻬﯿﻪ ﻣﯽ ﺷﻮد‬ ‫ﻧﺎم ﮐﺎرﻓﺮﻣﺎ‬ ‫ﻣﻮﺿﻮع ﻣﺴﺘﻨﺪ‬ ‫ﻣﻮﺿﻮع‬ ‫ﺗﺎرﯾﺦ ﺗﻬﯿﻪ ﻣﺴﺘﻨﺪ‬ ‫ﺗﺎرﯾﺦ‬ ‫ﺷﻨﺎﺳﻨﺎﻣﻪ ﻣﺴﺘﻨﺪ‬ ‫ﻋﻀﻮي از ﺗﯿﻢ ﮐﻪ ﻣﺴﺘﻨﺪ را آﻣﺎده ﻣﯽ ﮐﻨﺪ‬ ‫ﺗﻬﯿﻪ ﮐﻨﻨﺪه‬ ‫ﺗﺎرﯾﺨﯽ ﮐﻪ اﺻﻞ ﻣﺴﺘﻨﺪ اﯾﺠﺎد ﺷﺪه اﺳﺖ‬ ‫ﺗﺎرﯾﺦ اﯾﺠﺎد‬ ‫ﺷﻨﺎﺳﻬﺎي ﮐﻪ ﺑﺎ آن ﺑﻪ ﻣﺴﺘﻨﺪ رﺟﻮع ﻣﯽ ﺷﻮد‬ ‫ﺷﻨﺎﺳﻪ ﻣﺴﺘﻨﺪ‬ ‫21‬ ‫31‬
  • 14. ‫ﺷﻨﺎﺳﺎﯾﯽ ﻣﺴﺘﻨﺪات و اﺳﺘﺎﻧﺪارد ﻧﺎم ﮔﺬاري ﻣﺴﺘﻨﺪات‬ ‫ﺑﺨﺶ ﻫﺎي زﯾﺮ ﺑﻪ ﻣﻨﻈﻮر ﺷﻨﺎﺳﺎﯾﯽ ﺑﻬﺘﺮ ﻣﺴﺘﻨﺪ در آن اﯾﺠﺎد ﻣﯽ ﺷﻮﻧﺪ. اﯾﻦ ﺑﺨﺶ ﻫﺎ ﻋﺒﺎرﺗﻨﺪ از‬ ‫ﺷﻨﺎﺳﻪ ﻣﺴﺘﻨﺪ، ﺷﻤﺎره وﯾﺮاﯾﺶ، ﺳﺮﺑﺮگ و ﭘﺎورﻗﯽ‬ ‫ﺷﻨﺎﺳﻪ ﻣﺴﺘﻨﺪ‬ ‫ﺷﻨﺎﺳﻪ ﻣﺴﺘﻨﺪ، آن را ﺑﻪ ﻃﻮر ﻣﻨﺤﺼﺮﺑﻪ ﻓﺮد ﺷﻨﺎﺳﺎﯾﯽ ﻣﯽ ﮐﻨﺪ. ﺷﻨﺎﺳﻪ ﻣﺴﺘﻨﺪ داراي ﺳﺎﺧﺘﺎر زﯾﺮ ﻣﯽ‬ ‫ﺑﺎﺷﺪ:‬ ‫‪AA_DD_CC_NN‬‬ ‫ﺑﻪ ﻋﻨﻮان ﻣﺜﺎل، ﮐﺪ ﻣﺴﺘﻨﺪ 10_21_‪ LG_PR‬ﻧﺸﺎن ﻣﯽ دﻫﺪ ﮐﻪ اﯾﻦ ﻣﺴﺘﻨﺪ وﯾﺮاﯾﺶ اول دﺳﺘﻮراﻟﻌﻤﻞ ﺷﻤﺎره‬ ‫21 ﻣﺮﺑﻮط ﺑﻪ ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ ﭘﺮوﻧﺪ ﻫﻬﺎي ﺣﻘﻮﻗﯽ اﺳﺖ. در اﯾﻦ ﺑﺨﺶ ﮐﺪ ‪ LG‬ﻧﺸﺎن دﻫﻨﺪه ﺣﻮزه ﺣﻘﻮﻗﯽ و ﮐﺪ ‪PR‬‬ ‫ﻧﺸﺎن دﻫﻨﺪه ﻧﻮع دﺳﺘﻮراﻟﻌﻤﻞ ﻣﯽ ﺑﺎﺷﺪ.‬ ‫ﺟﺪول ﺛﺒﺖ ﺗﻐﯿﯿﺮات اﻃﻼﻋﺎت زﯾﺮ را ﻧﻤﺎﯾﺶ ﻣﯽ دﻫﺪ‬ ‫‪AA‬‬ ‫ﺣﻮزه )ﺣﻘﻮﻗﯽ، اداري، ﻣﺎﻟﯽ، ﻓﻨﯽ و اﻣﺜﺎﻟﻬﻢ(‬ ‫‪DD‬‬ ‫ﻧﻮع ﻣﺴﺘﻨﺪ )ﻧﻈﺎﻣﻨﺎﻣﻪ، آﯾﯿﻨﻨﺎﻣﻪ، دﺳﺘﻮراﻟﻌﻤﻞ، ﻓﺮم و اﻣﺜﺎﻟﻬﻢ(‬ ‫‪CC‬‬ ‫ﺷﻤﺎره ﻣﺴﺘﻨﺪ‬ ‫‪NN‬‬ ‫ﺷﻤﺎره وﯾﺮاﯾﺶ‬ ‫31‬ ‫41‬
  • 15. ‫ﺷﻨﺎﺳﺎﯾﯽ ﻣﺴﺘﻨﺪات و اﺳﺘﺎﻧﺪارد ﻧﺎم ﮔﺬاري ﻣﺴﺘﻨﺪات‬ ‫ﺷﻤﺎره وﯾﺮاﯾﺶ‬‫ﺗﻤﺎم ﻣﺴﺘﻨﺪات ﮐﻨﺘﺮل ﺷﺪه، ﻫﻤﺮاه ﺑﺎ ﯾﮏ ﺷﻤﺎره ﺗﺮﺗﯿﺒﯽ ﻫﺴﺘﻨﺪ ﮐﻪ ﺑﺎ ب ﻫﺮوزآوري ﻣﺴﺘﻨﺪ اﻓﺰاﯾﺶ‬ ‫ﻣﯽ ﯾﺎﺑﺪ.‬‫اﮔﺮ ﺗﻐﯿﯿﺮات در ﯾﮏ ﺑﻪ روزآوري زﯾﺎد ﺑﺎﺷﺪ، ﺑﻪ ﺷﻤﺎره وﯾﺮاﯾﺶ ﯾﮑﯽ اﺿﺎﻓﻪ ﻣﯽ ﺷﻮد و اﮔﺮ ﺗﻐﯿﯿﺮات‬ ‫ﮐﻮﭼﮏ ﺑﺎﺷﺪ 0.1 ﺑﻪ ﺷﻤﺎره وﯾﺮاﯾﺶ اﺿﺎﻓﻪ ﻣﯽ ﺷﻮد و ﺗﺎرﯾﺦ وﯾﺮاﯾﺶ ﻫﻢ ﻗﯿﺪ ﻣﯽ ﺷﻮد.‬ ‫ﺳﺮﺑﺮگ و ﭘﺎورﻗﯽ‬ ‫ﻫﺮ ﻣﺴﺘﻨﺪ در ﺗﻤﺎم ﺻﻔﺤﺎت ﺧﻮد )ﺑﻪ ﻏﯿﺮ از ﻧﻤﻮدارﻫﺎي ﻣﺮﺑﻮط ﺑﻪ اﻃﻼﻋﺎت ﻣﺮﺟﻊ زﯾﺮ را دارا ﻣﯽ ﺑﺎﺷﺪ. اﯾﻦ‬ ‫اﻃﻼﻋﺎت در ﻗﺴﻤﺖ ﺑﺎﻻ و ﭘﺎﯾﯿﻦ ﻣﺴﺘﻨﺪ ﻧﺸﺎن داده ﻣﯽ ﺷﻮد:‬ ‫- ﻋﻨﻮان ﭘﺮوژه‬ ‫- ﮐﺎرﻓﺮﻣﺎ‬ ‫- ﻣﺠﺮي‬ ‫- ﻋﻨﻮان ﻃﺮح‬ ‫- ﺷﻤﺎره وﯾﺮاﯾﺶ )ﻣﺮور(‬ ‫- ﺷﻨﺎﺳﻪ ﻣﺴﺘﻨﺪ‬ ‫- ﺗﺎرﯾﺦ ﺗﻬﯿﻪ ﯾﺎ وﯾﺮاﯾﺶ‬ ‫- ﺷﻤﺎره ﺻﻔﺤﻪ‬ ‫41‬ ‫51‬
  • 16. ‫ﺗﻮزﯾﻊ ﻣﺴﺘﻨﺪات‬‫ﺟﻬﺖ ﺗﻮزﯾﻊ ﻣﺴﺘﻨﺪات ﺑﻪ ﺻﻮرت اﻟﮑﺘﺮوﻧﯿﮑﯽ و ﻫﻤﭽﻨﯿﻦ ﮐﻨﺘﺮل ﺑﺮ ﻧﺤﻮه ﺗﻮزﯾﻊ آ ﻧﻬﺎ اﺳﺘﺎﻧﺪاردﻫﺎﯾﯽ‬ ‫ﺗﻌﺮﯾﻒ ﺷﺪ ﻫﺎﺳﺖ ﮐﻪ در زﯾﺮ ﺑﻪ ﻃﻮر ﮐﺎﻣﻞ ﻗﯿﺪ ﺷﺪه اﻧﺪ:‬ ‫ﮐﻨﺘﺮل ﺑﺮ ﺗﻮزﯾﻊ‬ ‫ﺟﻬﺖ آﮔﺎﻫﯽ از اﯾﻨﮑﻪ ﮐﭙﯽ ﻫﺎي ﯾﮏ ﻣﺴﺘﻨﺪ ﻧﺰد ﭼﻪ ﮐﺴﺎﻧﯽ اﺳﺖ و اﻃﻤﯿﻨﺎن از اﯾﻨﮑﻪ اﻣﮑﺎن ﺷﻨﺎﺳﺎﯾﯽ ﮐﭙﯽ ﻫﺎي‬ ‫اﯾﺠﺎدﺷﺪه از ﻣﺴﺘﻨﺪات وﺟﻮد دارد ﯾﺎ ﺧﯿﺮ، ﮐﻨﺘﺮﻟﯽ ﺑﺮ ﺗﻮزﯾﻊ ﻣﺴﺘﻨﺪات ﮐﻨﺘﺮ ﻟﺸﺪه، ﺻﻮرت ﻣﯽ ﮔﯿﺮد.‬‫ﺗﻬﯿﻪ ﮐﻨﻨﺪه ﻣﺴﺘﻨﺪ، ﺑﺮاي ﻣﺴﺘﻨﺪ ﮐﻨﺘﺮ ﻟﺸﺪه ﭘﺮوژه، ﺟﺪول ﺗﻮزﯾﻊ را اﯾﺠﺎد م ﯾﮑﻨﺪ. در ﺟﺪول ﺗﻮزﯾﻊ، ﺷﻤﺎره ﮐﭙﯽ‬ ‫)اﮔﺮ ﮐﭙﯽ از ﯾﮏ ﻣﺴﺘﻨﺪ ﮐﻨﺘﺮ ﻟﺸﺪه ﮔﺮﻓﺘﻪ ﺷﺪه ﺑﺎﺷﺪ(، ﻧﺎم درﯾﺎﻓﺖ ﮐﻨﻨﺪه و ﻣﮑﺎن آن ﻗﯿﺪ ﻣﯽ ﮔﺮدد.‬ ‫ﺗﻮزﯾﻊ اﻟﮑﺘﺮوﻧﯿﮑﯽ‬ ‫ﺗﻤﺎم ﻣﺴﺘﻨﺪات ﺗﻮزي ﻋﺸﺪه از ﻃﺮﯾﻖ ﭘﺴﺖ اﻟﮑﺘﺮوﻧﯿﮑﯽ )ﭼﻪ ﺑﻪ ﺻﻮرت ﭘﯿﻮﺳﺖ و ﭼﻪ در داﺧﻞ ﯾﮏ‬ ‫ﭘﯿﻐﺎم( ﻧﯿﺎزﻣﻨﺪي ﻫﺎي اﯾﻦ اﺳﺘﺎﻧﺪارد را ﺑﺮآورده م ﯾﮑﻨﻨﺪ. اﮔﺮ ﻣﺴﺘﻨﺪ ﺑﻪ ﺻﻮرت اﻟﮑﺘﺮوﻧﯿﮑﯽ ﺗﻮزﯾﻊ ﺷﻮد، ﻫﺮ‬ ‫ﺷﺨﺺ ﮐﻪ ﻧﺎﻣﺶ در ﺟﺪول ﺗﻮزﯾﻊ ﺑﺎﺷﺪ، ﯾﮏ ﮐﭙﯽ از اﯾﻦ ﻣﺴﺘﻨﺪ را درﯾﺎﻓﺖ ﻣﯽ ﮐﻨﺪ و ﻫﻤﭽﻨﯿﻦ ﭘﯿﺎم ﭘﺴﺘﯽ‬ ‫ارﺳﺎل ﺷﺪه ﻧﮕﻬﺪاري ﻣﯽ ﺷﻮد.‬ ‫51‬ ‫61‬
  • 17. ‫ذﺧﯿﺮه ﺳﺎزي ﻣﺴﺘﻨﺪات‬ ‫ﮐﺘﺎﺑﺨﺎﻧﻪ ﭘﺮوژه‬‫ﮐﻠﯿﻪ ﻣﺴﺘﻨﺪات در ﮐﺘﺎﺑﺨﺎﻧﻪ ﭘﺮوژه ﻗﺮار داده ﻣﯽ ﺷﻮﻧﺪ. ﺑﻪ اﯾﻦ ﻃﺮﯾﻖ اﻃﻤﯿﻨﺎن ﺣﺎﺻﻞ‬ ‫ﻣﯽ ﺷﻮد ﮐﻪ ﺗﻤﺎم اﻋﻀﺎي ﭘﺮوژه ﺑﻪ ﺳﻬﻮﻟﺖ ﺑﻪ ﻣﺴﺘﻨﺪات دﺳﺘﺮﺳﯽ ﺧﻮاﻫﻨﺪ داﺷﺖ.‬ ‫ﻓﺎﯾﻞ ﻫﺎي ﮐﺘﺎﺑﺨﺎﻧﻪ ﭘﺮوژه ﺑﻪ ﺳﻪ ﺑﺨﺶ ﺗﻘﺴﯿﻢ ﻣﯽ ﺷﻮﻧﺪ:‬ ‫- ﻓﺎﯾﻞ ﻫﺎي ﻣﺪﯾﺮﯾﺘﯽ‬ ‫- ﻓﺎﯾﻞ ﻫﺎي اﺟﺮاﯾﯽ‬ ‫- ﻓﺎﯾﻞ ﻫﺎي ﻣﺮﺟﻊ‬ ‫61‬ ‫71‬
  • 18. ‫ﻗﺪم ﻫﺎي روش ﮐﻨﺘﺮل و ﺗﻐﯿﯿﺮات ﻣﺴﺘﻨﺪات‬ ‫- اﯾﺠﺎد ﭘﯿﺶ ﻧﻮﯾﺲ ﻣﺴﺘﻨﺪ ﮐﻨﺘﺮل ﺷﺪه‬ ‫ﺑﺮاي ﺗﻤﺎم ﻣﺴﺘﻨﺪاﺗﯽ ﮐﻪ ﻣﻮرد ﺑﺮرﺳﯽ، ﺗﺄﯾﯿﺪ و ﺑﺎزﻧﮕﺮي ﻗﺮار ﻣﯽ ﮔﯿﺮﻧﺪ. ﻣﺮاﺣﻞ زﯾﺮ ﻃﯽ م ﯾﺸﻮد:‬ ‫- ﯾﮏ ﻗﺎﻟﺐ اﺳﺘﺎﻧﺪارد ﺑﺮاي ﻣﺴﺘﻨﺪ اﯾﺠﺎد ﻣﯽ ﺷﻮد.‬ ‫- ﻋﺪدي ﮐﻪ ﻣﺸﺨﺺ ﮐﻨﻨﺪه ﺷﻤﺎره وﯾﺮاﯾﺶ اﺳﺖ ﺑﻪ ﻣﺴﺘﻨﺪ ﻣﻨﺘﺴﺐ ﻣﯽ ﺷﻮد و واژه ”ﭘﯿﺶ ﻧﻮﯾﺲ“ در‬ ‫ﺟﻠﻮي ﺷﻤﺎره ﻗﺮار ﻣﯽ ﮔﯿﺮد. اﯾﻦ واژه ﻣﺸﺨﺺ ﻣﯽ ﮐﻨﺪ ﮐﻪ ﻣﺴﺘﻨﺪ ﻣﻮرد ﺗﺄﯾﯿﺪ ﻧﯿﺴﺖ. ﺳﭙﺲ ﺑﻪ ﻣﺴﺘﻨﺪ‬ ‫ﺷﻨﺎﺳﻪ اي اﻧﺘﺴﺎب داده ﻣﯽ ﺷﻮد و اﻃﻼﻋﺎت ”ﺻﻔﺤﻪ ﺟﻠﺪ“ و ”ﺟﺪول ﺷﻨﺎﺳﻨﺎﻣﻪ“ ﻣﺴﺘﻨﺪ ﺗﮑﻤﯿﻞ ﻣﯽ ﮔﺮدد.‬‫- ”ﺟﺪول ﺛﺒﺖ ﺗﻐﯿﯿﺮات“ اﯾﺠﺎد ﻣﯽ ﮔﺮدد. اﯾﻦ ﺟﺪول ﺗﺎرﯾﺨﭽﻪ اي از ﺗﻐﯿﯿﺮات اﻧﺠﺎم ﺷﺪه ﺑﺮ روي ﻣﺴﺘﻨﺪ‬ ‫را ﻧﺸﺎن ﻣﯽ دﻫﺪ.‬ ‫- ”ﺟﺪول ﺑﺎزﻧﮕﺮي“ اﯾﺠﺎد ﻣﯽ ﮔﺮدد. اﯾﻦ ﺟﺪول ﻧﺸﺎن ﻣﯽ دﻫﺪ ﮐﻪ ﭼﻪ ﮐﺴﺎﻧﯽ ﻣﺴﺘﻨﺪ را ﺑﺎزﻧﮕﺮي ﮐﺮده‬ ‫اﻧﺪ.‬ ‫- ”ﺟﺪول ﺗﻮزﯾﻊ “ اﯾﺠﺎد ﻣﯽ ﺷﻮد. در اﯾﻦ ﺟﺪول ﮐﻠﯿﻪ درﯾﺎﻓﺖ ﮐﻨﻨﺪﮔﺎن ﺛﺒﺖ ﻣﯽ ﮔﺮدﻧﺪ.‬ ‫- ﻓﻬﺮﺳﺖ ﻣﻄﺎﻟﺐ اﯾﺠﺎد ﻣﯽ ﮔﺮدد.‬ ‫- ﻣﻘﺪﻣﻪ اﯾﺠﺎد ﻣﯽ ﮔﺮدد. ﺑﯿﺸﺘﺮ ﻓﺮآورده ﻫﺎي ﭘﺮوژه ﺷﺎﻣﻞ ﻣﻘﺪﻣﻪ اي اﺳﺖ ﮐﻪ ﻓﺮآورد ه را ﺑﻪ ﺧﻮاﻧﻨﺪه‬ ‫ﻣﻌﺮﻓﯽ ﻣﯽ ﮐﻨﺪ.‬ ‫ﻣﺘﻦ اﺻﻠﯽ ﻣﺴﺘﻨﺪ اﯾﺠﺎد ﻣﯽ ﮔﺮدد.‬ ‫- ﻋﻨﻮان ﻣﺴﺘﻨﺪ ﻫﻤﺮاه ﺑﺎ ﺷﻤﺎره وﯾﺮاﯾﺶ آن در ﻓﻬﺮﺳﺖ اﺻﻠﯽ و ﺷﺎﺧﺺ ﻫﺎي ﭘﺮوژه، ﺛﺒﺖ ﻣﯽ ﮔﺮدد.‬‫ﺑﻪ اﯾﻦ ﺗﺮﺗﯿﺐ ﻣﺸﺨﺺ ﻣﯽ ﺷﻮد ﮐﻪ ﭼﻪ ﻣﺴﺘﻨﺪاﺗﯽ ﻧﮕﻬﺪاري ﻣﯽ ﺷﻮﻧﺪ و اﯾﻦ ﻣﺴﺘﻨﺪات در ﮐﺠﺎي ﮐﺘﺎﺑﺨﺎﻧﻪ‬ ‫ﭘﺮوژه ذﺧﯿﺮه ﺷﺪه اﻧﺪ.‬ ‫71‬ ‫81‬
  • 19. ‫ﺑﺮرﺳﯽ و ﺑﺎزﻧﮕﺮي و ﺻﺪور ﻣﺴﺘﻨﺪ ﮐﻨﺘﺮل ﺷﺪه‬ ‫ﻫﺮ ﻣﺴﺘﻨﺪ ﮐﻨﺘﺮل ﺷﺪه ﻗﺒﻞ از ﺻﺪور، ﺑﺎزﻧﮕﺮي و ﺗﺄﯾﯿﺪ ﻣﯽ ﺷﻮد. ﻣﺘﺨﺼﺼﺎن و ﻧﻤﺎﯾﻨﺪه ﮔﺮوﻫﯽ ﮐﻪ‬ ‫ﻣﺤﺘﻮﯾﺎت ﻣﺴﺘﻨﺪ ﺑﺮ ﮐﺎرﺷﺎن ﺗﺄﺛﯿﺮ ﻣﯽ ﮔﺬارد، ﺑﻪ ﻃﻮر ﻣﺴﺘﻘﻞ ﻣﺴﺘﻨﺪ ﮐﻨﺘﺮ ﻟﺸﺪه را ارزﯾﺎﺑﯽ ﻣﯽ ﮐﻨﻨﺪ.‬ ‫ﺗﻌﺪاد و ﻧﻮع ﺑﺎزﻧﮕﺮي ﻫﺎ ﺑﺮاي ﻫﺮ ﻣﺴﺘﻨﺪ، ﻣﺸﺨﺺ م ﯾﮕﺮدد. اﮔﺮ ﻗﺮار ﺑﺮ اﯾﻦ ﺑﺎﺷﺪ ﮐﻪ ﻣﺴﺘﻨﺪ ﺑﺮاي‬ ‫ﮐﺎرﻓﺮﻣﺎ ارﺳﺎل ﺷﻮد، ﻗﺒﻞ از آن ﺑﺎﯾﺪ ﻣﺸﺎور داﺧﻠﯽ ﻣﺴﺘﻨﺪ را ﺑﺎزﻧﮕﺮي ﮐﻨﺪ. ﻗﺪم ﻫﺎي زﯾﺮ ﺑﺮاي اﻧﺠﺎم‬ ‫اﯾﻦ روش ﺑﺮداﺷﺘﻪ ﻣﯽ ﺷﻮد:‬‫- ﺗﮑﻨﯿﮏ ﺑﺎزﻧﮕﺮي و اﻓﺮادي ﮐﻪ ﺑﺎﯾﺪ ﺑﺎزﻧﮕﺮي را اﻧﺠﺎم دﻫﻨﺪ ﻣﺸﺨﺺ م ﯾﺸﻮد و ﺟﺪول ﺑﺎزﻧﮕﺮي ﺗﮑﻤﯿﻞ‬ ‫م ﯾﮕﺮدد.‬ ‫- ﻣﺴﺘﻨﺪ ﺟﻬﺖ ﺑﺎزﻧﮕﺮي ﺗﻮزﯾﻊ م ﯾﮕﺮدد. ﻗﺒﻞ از ﺗﻮزﯾﻊ ﺑﺎﯾﺪ اﻃﻤﯿﻨﺎن ﺣﺎﺻﻞ ﺷﻮد ﮐﻪ ﯾﮏ ﻧﺴﺨﻪ از آن‬ ‫در ﮐﺘﺎﺑﺨﺎﻧﻪ ﭘﺮوژه ذﺧﯿﺮه ﺷﺪه اﺳﺖ.‬ ‫- ﻣﺴﺘﻨﺪ ﺑﺮاﺳﺎس ”ﻧﻈﺎﻣﻨﺎﻣﻪ ﮐﯿﻔﯿﺖ“ ﺑﺎزﻧﮕﺮي ﻣﯽ ﺷﻮد و ﯾﺎدداﺷﺖ ﻫﺎي ﻣﺮﺑﻮط ﺑﻪ ﺑﺎزﻧﮕﺮي ﻣﺴﺘﻨﺪ‬ ‫ﺗﻮﻟﯿﺪ ﻣﯽ ﮔﺮدد.‬ ‫- ﯾﺎدداﺷﺖ ﻫﺎي ﺟﻤﻊ آوري ﺷﺪه ﻣﻮرد ﺑﺮرﺳﯽ ﻗﺮار ﮔﺮﻓﺘﻪ و در ﺻﻮرت ﻟﺰوم ﻣﻔﺎد آن اﻋﻤﺎل‬ ‫ﻣﯽ ﮔﺮدد.‬ ‫- ﺗﺄﯾﯿﺪ ﻣﺴﺘﻨﺪ از ﺗﺄﯾﯿﺪﮐﻨﻨﺪﮔﺎن ﮔﺮﻓﺘﻪ ﻣﯽ ﺷﻮد.‬ ‫- ﻣﺴﺘﻨﺪ ﺗﺠﺪﯾﺪﻧﻈﺮ ﺷﺪه ﺗﻮزﯾﻊ ﻣﯽ ﮔﺮدد و ﺷﻤﺎره وﯾﺮاﯾﺶ ﺟﺪﯾﺪ ﻣﺴﺘﻨﺪ در ﻟﯿﺴﺖ اﺻﻠﯽ و ﺷﺎﺧﺺ‬ ‫ﻫﺎي ﭘﺮوژه ﺛﺒﺖ ﻣﯽ ﺷﻮد.‬ ‫81‬ ‫91‬
  • 20. ‫ﺑﻪ روزآوري ﻣﺴﺘﻨﺪات ﮐﻨﺘﺮل ﺷﺪه‬ ‫ﻣﻮارد ﺑﻪ روزآوري ﺷﺪه ﺗﻤﺎﻣﯽ ﻣﺴﺘﻨﺪات ﮐﻨﺘﺮ ﻟﺸﺪه را ﺑﺎﯾﺪ ﺑﺮرﺳﯽ و ﺑﺎزﻧﮕﺮي و‬ ‫ﺗﺄﯾﯿﺪ ﮐﺮد. ﺗﻐﯿﯿﺮات درﻣﺴﺘﻨﺪات ﻃﺒﻖ ”روش ﮐﻨﺘﺮل ﺗﻐﯿﯿﺮات“ ﺻﻮرت ﻣﯽ ﮔﯿﺮد و‬‫ﻫﻤﭽﻨﯿﻦ ﻻزم اﺳﺖ در دﺳﺘﺮس ﺑﻮدن و اﻣﻨﯿﺖ ﻣﺴﺘﻨﺪات ﺗﻀﻤﯿﻦ ﮔﺮدد. ﻗﺪم ﻫﺎي زﯾﺮ‬ ‫ﺑﺮاي ب ﻫﺮوزآوري ﻣﺴﺘﻨﺪات ﺑﺮداﺷﺘﻪ ﻣﯽ ﺷﻮﻧﺪ:‬ ‫- ﺗﻐﯿﯿﺮات اﻟﺰاﻣﯽ اﻋﻤﺎل ﻣﯽ ﮔﺮدد و ﺷﻤﺎره وﯾﺮاﯾﺶ، ﺗﺎرﯾﺦ و ﺟﺪول ﺗﻐﯿﯿﺮات ﺑﻪ‬ ‫روزآوري ﻣﯽ ﺷﻮﻧﺪ.‬ ‫- اﮔﺮ ﺑﺦ ﺷﻬﺎي ﮐﻮﭼﮑﯽ از ﻣﺴﺘﻨﺪ ﺗﻐﯿﯿﺮ ﮐﺮده اﺳﺖ، آن ﺑﺨﺶ ﻫﺎ را ﺑﺎﯾﺪ ﺑﻪ ﮔﻮﻧﻪ اي‬ ‫ﻣﺸﺨﺺ ﮐﺮد.‬ ‫- ﯾﺎدداﺷﺖ ﺑﻪ روزآوري ﻣﺴﺘﻨﺪ، در ﮐﻨﺎر آن ﻧﮕﻬﺪاري ﻣﯽ ﺷﻮد.‬ ‫91‬ ‫02‬
  • 21. ‫ﻋﻨﺎﺻﺮ و ﺳﯿﺴﺘﻢ ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ ﻣﺴﺘﻨﺪات‬‫در واﻗﻊ، اﯾﻦ ﺳﯿﺴﺘﻢ ﻣﺴﺌﻮﻟﯿﺖ ﺛﺒﺖ و ﻧﮕﻪداري، ﺑﺎزﯾﺎﺑﯽ و ﺑﻪ ﮔﺮدش در آوردن ﮐﻠﯿﻪي اﺳﻨﺎد را در‬ ‫داﺧﻞ ﺳﺎزﻣﺎن ﺑﺮ ﻋﻬﺪه دارد.‬ ‫ﻋﻨﺎﺻﺮ ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ ﻣﺴﺘﻨﺪات ﺳﺎزﻣﺎﻧﯽ‬ ‫02‬ ‫12‬
  • 22. ‫ﺳﯿﺴﺘﻢ ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ ﻣﺤﺘﻮاي ﺳﺎزﻣﺎﻧﯽ‬‫ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ ﻣﺤﺘﻮاي ﺳﺎزﻣﺎﻧﯽ، ﺳﯿﺴﺘﻤﯽ اﺳﺖ ﮐﻪ ﻣﺮاﺣﻞ اﯾﺠﺎد، ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ، ذﺧﯿﺮهﺳﺎزي، ﻧﮕﻬﺪاري و اراﯾﻪ ﻣﺤﺘﻮا ﺑـﻪ ﻣﻔﻬـﻮم وﺳـﯿﻊ آن‬‫ﯾﻌﻨﯽ ﮐﻠﯿﻪ ﻣﮑﺎﺗﺒﺎت، ارﺗﺒﺎﻃﺎت، ﺗﺼﺎوﯾﺮ و ﻓﯿﻠﻢﻫﺎي ﻣﺮﺑﻮط ﺑﻪ روﯾﺪادﻫﺎ و ﺟﻠﺴﺎت و ﻧﯿﺰ ﻣﺴﺘﻨﺪات ﻣﺮﺑﻮط ﺑـﻪ ﻓﺮآﯾﻨـﺪﻫﺎي ﺳـﺎزﻣﺎن‬‫را ﻣﮑﺎﻧﯿﺰه ﻣﯽﮐﻨﺪ. ﭘﯿﺶ از اﺳﺘﻘﺮار ‪ ECMS‬ﺑﺎﯾﺪ ﺿـﺮورت و اﻫﻤﯿـﺖ ﻣﮑـﺎﻧﯿﺰهﮐـﺮدن ﻓﺮآﯾﻨـﺪﻫﺎي اداري ﺑـﺮاي ﻣـﺪﯾﺮان اداري و‬‫ﭘﺮﺳﻨﻞ ﻣﺸﺨﺺ ﺷﻮد و اﻋﻀﺎي ﺳﺎزﻣﺎن اﯾﻦ اﻃﻤﯿﻨﺎن را داﺷﺘﻪ ﺑﺎﺷﻨﺪ ﮐﻪ ﺑﺎ اﺳـﺘﻘﺮار اﯾـﻦ ﺳﯿﺴـﺘﻢﻫـﺎ ﻣﻮﻗﻌﯿـﺖ ﮐـﺎري آﻧﻬـﺎ ﺗﻬﺪﯾـﺪ‬‫ﻧﻤﯽﺷﻮد و در ﺿﻤﻦ ﯾﮏ ﺗﯿﻢ ﻧﺎﻇﺮ ﺗﺸﮑﯿﻞ ﺷﻮد ﮐﻪ در ﯾﮏ زﻣﺎنﺑﻨﺪي دﻗﯿﻖ روﻧﺪ ﺗﻮﻟﯿﺪ آن را ﮐﻨﺘﺮل ﮐﻨﺪ، در آن ﺻـﻮرت ﻓﺮآﯾﻨـﺪ‬‫اﺳﺘﻘﺮار اﺛﺮﺑﺨﺶﺗﺮ ﺧﻮاﻫﺪ ﺑﻮد. در ﺣﯿﻦ اﺳﺘﻘﺮار‪ ،ECMS‬اﻗﺪاﻣﺎﺗﯽ ﻣﺎﻧﻨﺪ آﻣﻮزش ﮐﺎرﺑﺮان و ﭘـﺲ از اﺳـﺘﻘﺮار آن، اﻣـﻮري ﻧﻈﯿـﺮ‬‫آﻣﻮزش ﮐﺎرﺑﺮان ﺗﺎزه وارد، ﺟﻠﻮﮔﯿﺮي از اﻧﺠﺎم دﺳـﺘﯽ ﻓﺮآﯾﻨـﺪﻫﺎ و ﺑـﻪ ﺣـﺪاﻗﻞ رﺳـﺎﻧﺪن ارﺗﺒﺎﻃـﺎت ﺷـﻔﺎﻫﯽ و ﺗﻤـﺎسﻫـﺎي ﺗﻠﻔﻨـﯽ‬ ‫ﻣﯽﺗﻮاﻧﺪ در ﻣﻮﻓﻘﯿﺖ اﺳﺘﻘﺮار اﯾﻦ ﺳﯿﺴﺘﻢ ﺗﺄﺛﯿﺮﮔﺬار ﺑﺎﺷﺪ.‬ ‫12‬ ‫22‬
  • 23. ‫۱- ‪Record Management‬‬ ‫اﻃﻼﻋﺎت ﻣﺎﻧﻨﺪ اﺳﻨﺎد و ﻣﺪارك ﮐـﻪ ﺑﻮﺳـﯿﻠﻪ ﯾـﮏ‬ ‫ﺳﺎزﻣﺎن ﯾﺎ ﺷﺨﺺ، ﺑـﺪﻧﺒﺎل وﻇﯿﻔـﻪ ﻗـﺎﻧﻮﻧﯽ ﯾـﺎ در‬ ‫ﻣﻌ ـﺎﻣﻼت ﺗﺠ ـﺎري اﯾﺠــﺎد، درﯾﺎﻓ ـﺖ و ﻧﮕﻬــﺪاري‬ ‫ـ‬ ‫ـ‬ ‫ـ‬ ‫ﻣﯽ ﺷﻮد در ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ ﺑﺎﻧﮏ ﻫﺎي اﻃﻼﻋﺎﺗﯽ، رﮐﻮرد‬ ‫ﻧﺎﻣﯿﺪه ﻣﯽﺷﻮد. ﯾﮏ رﮐﻮرد اﻃﻼﻋـﺎﺗﯽ ﻣـﯽﺗﻮاﻧـﺪ‬ ‫ﺑﻪ ﻣﻌﻨﯽ ﻣﺠﻤﻮﻋﻪاي از دادهﻫﺎي ارزﺷﻤﻨﺪ ﺑﺎﺷـﺪ،‬ ‫ﻣﺠﻤﻮﻋـﻪاي از رﮐﻮردﻫـﺎ ﻓﺎﯾـﻞ را ﻣـﯽﺳـﺎزد و‬ ‫ﻣﺠﻤﻮﻋـ ـﻪ اي از ﻓﺎﯾـ ـﻞﻫـ ـﺎ ﺑﺎﻧـ ـﮏ اﻃﻼﻋـ ـﺎﺗﯽ را‬ ‫ـ‬ ‫ـ ـ ـ‬ ‫ـ‬ ‫ﻣﯽﺳﺎزد.‬ ‫22‬ ‫32‬
  • 24. ‫۲- ‪Document Management‬‬ ‫ﻫــﺮ ﺳــﺎزﻣﺎﻧﯽ داراي ﻣﺴــﺘﻨﺪات اداري ﻓﺮاواﻧــﯽ‬ ‫اﺳﺖ ﮐـﻪ ﺣـﺎوي اﻃﻼﻋـﺎت ﻣﺨﺘﻠﻔـﯽ اﺳـﺖ. اﯾـﻦ‬ ‫ﻣﺪارك ﯾﺎ ﺑﻪ اﺻﻄﻼح اﺳﻨﺎد، ﺑﺎﯾﺪ ﺑﺎ ﻧﻈﻢ و ﺗﺮﺗﯿﺐ‬ ‫ﻧﮕﻬﺪاري ﺷﻮﻧﺪ ﺗـﺎ ﺑﺘـﻮان آﻧﻬـﺎ را در زﻣـﺎن ﻻزم‬ ‫ﺑﺎزﯾﺎﺑﯽ، وﯾﺮاﯾﺶ و ﻣـﻮرد اﺳـﺘﻔﺎده ﻗـﺮار داد. در‬ ‫واﻗﻊ اﻃﻼﻋﺎﺗﯽ ﮐﻪ در اﯾﻦ اﺳـﻨﺎد وﺟـﻮد دارد، در‬ ‫ﺑﺨﺶﻫﺎي ﻣﺨﺘﻠﻒ ﮐﺎري ﺳﺎزﻣﺎن ﻣﻮرد ﻧﯿﺎز اﺳﺖ‬ ‫و ﺑﺎﯾﺪ ﺑﻪ آﻧﻬﺎ ﻣﺮاﺟﻌﻪ ﺷـﻮد. ﺳﯿﺴـﺘﻢ ﻣـﺪﯾﺮﯾﺖ‬ ‫اﺳﻨﺎد در واﻗـﻊ وﻇﯿﻔـﻪي درﯾﺎﻓـﺖ، ﻃﺒﻘـﻪ ﺑﻨـﺪي،‬ ‫ﻧﮕﻬﺪاري و ﺑﺎزﯾﺎﺑﯽ اﯾﻦ اﺳﻨﺎد ﺑﻪ ﺻﻮرت ﻓﯿﺰﯾﮑﯽ‬ ‫و اﻟﮑﺘﺮوﻧﯿﮑﯽ را ﺑﺮﻋﻬﺪه دارد.‬ ‫32‬ ‫42‬
  • 25. ‫۳- ‪Collaboration Management‬‬‫ﯾﮏ ﻧﻮع ﻣﺸﺎرﮐﺖ اﺳﺖ ﮐﻪ ﺟﻬﺖ ﮐﺎرﺑﺮد ﮔﺮوهﻫﺎ، اﻓﺮاد ﯾﺎ ﺗـﯿﻢﻫـﺎﯾﯽ ﮐـﻪ داراي اﻫـﺪاف ﻣﺸـﺘﺮﮐﯽ ﻫﺴـﺘﻨﺪ‬ ‫ﻃﺮاﺣﯽ ﻣﯽﮔﺮدد.‬ ‫ﺳﻪ ﻧﻮع ارﺗﺒﺎط در ﺗﻌﺎﻣﻞ ﺑﯿﻦ اﻧﺴﺎنﻫﺎ و اﻓﺮاد ﯾﮏ ﺟﺎﻣﻌﻪ وﺟﻮد دارد:‬‫‪ :Conversation interaction‬در اﯾﻦ ﻧﻮع ﺗﻌﺎﻣﻞ اﻓﺮاد، ارﺗﺒﺎط ﻋﺎدي ﺑﯿﺸﺘﺮ اﺳـﺖ، ﻣﺎﻧﻨـﺪ ﺗﻠﻔـﻦ و‬ ‫ﭘﺴﺖ اﻟﮑﺘﺮوﻧﯿﮏ‬‫‪ :Transaction interaction‬اﯾﻦ ﻧﻮع ﺗﻌﺎﻣﻞ ﺑﯿﻦ ﺷﺮﮐﺎي ﮐﺎري و ﯾﺎ اﺟﺘﻤﺎﻋﯽ اﺳﺖ، ﻣﺜﻞ راﺑﻄﻪ ﺑـﯿﻦ‬ ‫ﻣﺸﺘﺮي و ﻓﺮوﺷﻨﺪه‬ ‫‪ :Collaborative interaction‬ﮐﺎرﮐﺮد اﺻﻠﯽ آن ارﺗﺒﺎﻃﺎت ﺑﯿﻦ ﺷﺮﮐﺎ اﺳﺖ‬ ‫ﺗﺎ ارﺗﺒﺎط ﺳﺎزﻣﺎﻧﯽ. ﻣﺜﻞ ﺗﻮﺳﻌﻪ اﯾﺪه، اﯾﺠﺎد ﯾﮏ ﻃﺮح ﯾﺎ ﭘﺮوژه‬ ‫و ﺑﺪﺳﺖ آوردن اﻫﺪاف ﻣﺸﺘﺮك، اﺑﺰار ارﺗﺒﺎﻃﯽ اﻟﮑﺘﺮوﻧﯿﮏ، ﮐﻠﯿﻪ ﭘﯿﺎمﻫﺎ،‬ ‫ﻓﺎﯾﻞﻫﺎ و اﺳﻨﺎد را ﺑﯿﻦ ﻣﺮدم ارﺳﺎل ﻧﻤﻮده و زﻣﯿﻨﻪ اﺷﺘﺮاك اﻃﻼﻋﺎت را‬ ‫ﻓﺮاﻫﻢ ﻣﯽﻧﻤﺎﯾﻨﺪ. اﯾﻦ اﺑﺰار ﻋﺒﺎرﺗﻨﺪ از:‬ ‫وﯾﺪﺋﻮ ﮐﻨﻔﺮاﻧﺲ، ﭘﺴﺖ اﻟﮑﺘﺮوﻧﯿﮏ، ﻓﺎﮐﺲ، ﭘﺴﺖ ﺻﻮﺗﯽ،‬ ‫اﻧﺘﺸﺎرات ﺗﺤﺖ وب‬ ‫42‬ ‫52‬
  • 26. ‫۴- ‪Work Flow Management‬‬ ‫ﺳﯿﺴﺘﻢ ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ ﮔﺮدش ﮐﺎر، ﻣﺴﺘﻨﺪات، اﻃﻼﻋﺎت و وﻇﺎﯾﻔﯽ اﺳﺖ‬ ‫ﮐﻪ ﻣﯿﺎن ﻣﺘﻘﺎﺿﯿﺎن )ﻧﯿﺮوي اﻧﺴﺎﻧﯽ و ﯾﺎ ﮐﺎﻣﭙﯿﻮﺗﺮ( ﯾﮏ ﺳـﺎزﻣﺎن ﺑـﺮ‬ ‫اﺳﺎس ﯾﮏ ﻣﺠﻤﻮﻋﻪ ﻗﻮاﻧﯿﻦ ﺗﻌﺮﯾﻒ ﺷﺪه ﺑـﻪ ﻣﻨﻈـﻮر دﺳـﺘﯿﺎﺑﯽ ﺑـﻪ‬ ‫اﻫﺪاف ﺗﺠﺎري ، ﻗﺎﺑﻞ ﺗﻌﺮﯾﻒ ﻣﯽﺑﺎﺷﺪ و ﺑـﻪ ﻋﺒـﺎرت دﯾﮕـﺮ وﻇﯿﻔـﻪ‬ ‫اﺻﻠﯽ اﯾﻦ ﺳﯿﺴﺘﻢ، ارﺳﺎل ﮐﺎرﻫﺎي روزاﻧﻪ ﺳﺎزﻣﺎن‬ ‫ﺑﻪ اﺷﺨﺎص ﻣﻨﺎﺳﺐ در زﻣﺎن ﻣﻌﯿﻦ ﻣﯽﺑﺎﺷﺪ.‬ ‫اﯾﻦ ﺳﯿﺴﺘﻢ ﺑﺴﺘﺮي ﻓﺮاﻫﻢ ﻣﯽآورد ﺗﺎ ﺑﻮﺳﯿﻠﻪ آن‬ ‫اﻧﺠﺎم روﯾﻪﻫﺎي ﺳﺎزﻣﺎﻧﯽ و ﯾﺎ ﺑﻪ ﻋﺒﺎرت دﯾﮕﺮ ﮔﺮدش‬ ‫ﮐﺎر ﺳﺎزﻣﺎن ﺑﺮاﺳﺎس ﻓﺮآﯾﻨﺪﻫﺎ ﺑﺼﻮرﺗﯽ ﮐﺎﻣﻼً‬ ‫ﻣﮑﺎﻧﯿﺰه و ﺧﻮدﮐﺎر درآﯾﺪ.‬ ‫ﺳﯿﺴﺘﻢ ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ ﮔﺮدش ﮐﺎر ﺟﺰء ﻻﯾﻨﻔﮏ‬ ‫و ﻫﺴﺘﻪ اﺻﻠﯽ ﻫﺮ ﺳﺎزﻣﺎﻧﯽ اﺳﺖ ﮐﻪ در آن‬ ‫ﮔﺮدش ﮐﺎر و ﺳﯿﺴﺘﻢﻫﺎي ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ ﻣﻨﺎﺑﻊ ﺳﺎزﻣﺎﻧﯽ‬ ‫ﺑﻪ ﺻﻮرت اﻟﮑﺘﺮوﻧﯿﮏ اﻧﺠﺎم ﻣﯽﺷﻮد.‬ ‫52‬ ‫62‬
  • 27. ‫۵- ‪Web Content Management‬‬ ‫اﯾﻦ ﺳﯿﺴﺘﻢ اﺳﺎﺳﺎً ﺑﻪ ﻣﻨﻈﻮر ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ و ﺳﺎﻣﺎﻧﺪﻫﯽ ﺑﻪ اﻃﻼﻋـﺎت در‬ ‫ﺣﺎل رﺷﺪ ﺳﺎزﻣﺎنﻫﺎ ﻃﺮاﺣﯽ ﺷـﺪه اﺳـﺖ و در ﺣﻘﯿﻘـﺖ، ﻣـﺪﯾﺮﯾﺖ‬ ‫ﻣﺤﺘﻮاي اﺳﻨﺎد ﻣﻮﺟﻮد در ﺳﺎزﻣﺎن را ﺑﺮﻋﻬﺪه دارد و در ﺳـﺎلﻫـﺎي‬ ‫اﺧﯿــﺮ ﺑــﺎ اﻓــﺰاﯾﺶ ﺳــﺎﯾﺖﻫــﺎي اﯾﻨﺘﺮﻧﺘــﯽ و ﺳــﺎﯾﺖﻫــﺎي داﺧﻠــﯽ‬ ‫ﺳـﺎزﻣﺎنﻫـﺎ، ﻣ ـﺪﯾﺮﯾﺖ ﻣﺤﺘـﻮاي ﺳ ـﺎﯾﺖﻫـﺎي ﯾ ـﺎد ﺷـﺪه و ﺑ ـﻪ روز‬ ‫ـ‬ ‫ـ‬ ‫ـ ـ‬ ‫ـ‬ ‫ـ‬ ‫ـ ـ‬ ‫ـ‬ ‫ﻧﮕﺎهداﺷﺘﻦ اﻃﻼﻋﺎت آﻧﻬﺎ ﺑﺮاي ﺳﺎزﻣﺎنﻫﺎ، ﻣﺸﮑﻞﺳﺎز ﮔﺸﺘﻪ اﺳﺖ.‬ ‫اﯾــﻦ ﺳﯿﺴــﺘﻢ، ﻣــﺪﯾﺮﯾﺖ اﻃﻼﻋــﺎت ﻣﻮﺟــﻮد در ﺻــﻔﺤﺎت وب را‬ ‫ﺑﺮﻋﻬﺪه دارد و ﺑﻪ ﮐﺎرﺑﺮ اﻣﮑﺎن اﯾﺠﺎد، وﯾﺮاﯾﺶ و ﺣـﺬف ﺻـﻔﺤﺎت‬ ‫وب و ﻫﻤﭽﻨﯿﻦ ﺗﻌﯿﯿﻦ ﻣﺤﺘﻮاي آﻧﻬﺎ را ﻣﯽدﻫﺪ.‬ ‫62‬ ‫72‬
  • 28. ‫۶- ‪Asset Management‬‬‫ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ ﺳـﺎزﻣﺎﻧﺪﻫﯽ و ﺗﻮزﯾـﻊ ﻣﻨﺎﺳـﺐ داراﯾـﯽﻫـﺎي دﯾﺠﯿﺘـﺎل را از ﯾـﮏ ﻣﻨﺒـﻊ ﻣﺮﮐـﺰي، اﻧﺠـﺎم ﻣـﯽدﻫـﺪ.‬‫داراﯾﯽﻫﺎي دﯾﺠﯿﺘﺎل ﺷﺎﻣﻞ ﺗﻮﻟﯿﺪ و اراﺋﻪ ﺗﺼﺎوﯾﺮ، ﻗﺎﻟـﺐﻫـﺎي ﺻـﻮﺗﯽ و ﺗﺼـﻮﯾﺮي، ﭘﺎورﭘﻮﯾﻨـﺖ، ورد، اﮐﺴـﻞ،‬‫اﺗﻮﮐﺪ، ﻓﺘﻮﺷﺎپ، ﻃﺮاﺣﯽ ﺻﻔﺤﺎت، ‪ PDF‬و ﻗﺎﻟﺐﻫﺎي دﯾﮕﺮ ﮐـﻪ اﯾـﻦ داراﯾـﯽﻫـﺎ ﻣﺤـﺪود ﺑـﻪ اﯾﻨﻬـﺎ ﻧﯿﺴـﺘﻨﺪ.‬‫ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ داراﯾﯽﻫﺎي ارزﺷﻤﻨﺪ، ﺑﻪ ﻫﺮ ﮔﺮوه از ﮐﺎرﺑﺮان، دﺳﺘﺮﺳﯽﻫﺎي ﻣﺨﺘﻠﻔـﯽ ﺟﻬـﺖ ﻣﺸـﺎﻫﺪه و ﺳـﻔﺎرش‬‫ﺑﺮﺧﯽ از داراﯾﯽﻫﺎ و اﻧﺘﺨﺎب ﻣﻮاردي از آﻧﻬﺎ را ﻣﯽدﻫـﺪ. ﻫﻤﭽﻨـﯿﻦ اﯾـﻦ ﻣـﺪﯾﺮﯾﺖ آﻏـﺎز ورود داراﯾـﯽﻫـﺎي‬‫دﯾﺠﯿﺘﺎل ﺟﺪﯾﺪ را ﮐﻨﺘﺮل ﻣﯽﮐﻨﺪ و آن را ﺑـﺎ داراﯾـﯽﻫـﺎي ﻣﻮﺟـﻮد و ﮔﺮوﻫـﯽ از ﮐـﺎرﺑﺮان ﺑـﺎ دﺳﺘﺮﺳـﯽﻫـﺎي‬ ‫ﻣﺸﺨﺺ، ﻣﺮﺑﻮط ﻣﯽﺳﺎزد.‬ ‫72‬ ‫82‬
  • 29. ‫ﻣﺴﺘﻨﺪات ﭘﺮوژه- ﺳﺎﺧﺘﺎر داﻧﺶ ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ ﭘﺮوژه‬ ‫ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ ﭘﺮوژه‬ ‫ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ ﮐﺎﻻ‬ ‫ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ رﯾﺴﮏ‬ ‫ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ‬ ‫ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ ﻣﻨﺎﺑﻊ‬ ‫ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ ﮐﯿﻔﯿﺖ‬ ‫ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ ﻫﺰﯾﻨﻪ‬ ‫ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ زﻣﺎن‬ ‫ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ ﻣﺤﺪوده‬ ‫ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ‬ ‫و ﻣﻮاد ﭘﺮوژه‬ ‫ﭘﺮوژه‬ ‫ارﺗﺒﺎﻃﺎت ﭘﺮوژه‬ ‫اﻧﺴﺎﻧﯽ ﭘﺮوژه‬ ‫ﭘﺮوژه‬ ‫ﭘﺮوژه‬ ‫ﭘﺮوژه‬ ‫ﭘﺮوژه‬ ‫ﯾﮑﭙﺎرﭼﮕﯽ ﭘﺮوژه‬ ‫ﺗﻌﯿﯿﻦ ﻣﺸﺨﺼﺎت‬ ‫ﺑﺮﻧﺎﻣﻪرﯾﺰي‬ ‫ﺑﺮﻧﺎﻣﻪرﯾﺰي ﮐﯿﻔﯿﺖ‬ ‫ﺑﺮﻧﺎﻣﻪرﯾﺰي‬ ‫ﺗﻌﺮﯾﻒ ﻓﻌﺎﻟﯿﺖﻫﺎ‬ ‫ﺗﻬﯿﻪ ﻣﺒﺎﻧﯽ آﻏﺎز ﮐﺎر‬ ‫ﺗﻬﯿﻪ ﺑﺮﻧﺎﻣﻪ‬ ‫ﺑﺮﻧﺎﻣﻪرﯾﺰي‬ ‫ﺑﺮﻧﺎﻣﻪرﯾﺰي‬ ‫ﺗﺪارﮐﺎت‬ ‫رﯾﺴﮏ‬ ‫ﺳﺎزﻣﺎﻧﯽ‬ ‫ﻣﻨﺎﺑﻊ ﮐﺎري‬ ‫ﭘﺮوژه‬ ‫ارﺗﺒﺎﻃﺎت‬ ‫ﺗﻌﯿﯿﻦ ﻣﺒﺎﻧﯽ‬ ‫ﺗﻮاﻟﯽ ﻓﻌﺎﻟﯿﺖﻫﺎ‬ ‫ﺑﺮﻧﺎﻣﻪرﯾﺰي ﻣﺤﺪوده‬ ‫ﺑﺮﻧﺎﻣﻪرﯾﺰي‬ ‫ﺗﺠﺰﯾﻪ و ﺗﺤﻠﯿﻞ‬ ‫ﺟﺬب ﻧﯿﺮو‬ ‫ﺗﻀﻤﯿﻦ ﮐﯿﻔﯿﺖ‬ ‫ﺑﺮآورد ﻫﺰﯾﻨﻪ‬ ‫ﺗﻌﺮﯾﻒ ﻣﺤﺪوده‬ ‫اﺟﺮاي ﺑﺮﻧﺎﻣﻪ‬ ‫ﺗﻮزﯾﻊ اﻃﻼﻋﺎت‬ ‫ﺑﺮآورد ﻣﺪت زﻣﺎن‬ ‫درﺧﻮاﺳﺖﻫﺎ‬ ‫رﯾﺴﮏ‬ ‫ﭘﺮوژه‬ ‫ﺗﮑﻤﯿﻞ و ﺑﻬﺒﻮد‬ ‫ﮐﻨﺘﺮل ﮐﯿﻔﯿﺖ‬ ‫ﺑﺮﻧﺎﻣﻪرﯾﺰي‬ ‫ﻓﻌﺎﻟﯿﺖﻫﺎ‬ ‫ﻣﻤﯿﺰي دورهاي‬ ‫ﺗﻬﯿﻪ ﮔﺰارﺷﺎت‬ ‫ﮐﻨﺘﺮل ﮐﻠﯽ و‬ ‫درﺧﻮاﺳﺖﻫﺎ‬ ‫واﮐﻨﺶ ﺑﻪ رﯾﺴﮏ‬ ‫ﺳﺎزﻣﺎن‬ ‫ﺑﻮدﺟﻪ‬ ‫ﺗﻬﯿﻪ زﻣﺎنﺑﻨﺪي‬ ‫ﻣﺤﺪوده‬ ‫ﻋﻤﻠﮑﺮد‬ ‫ﺟﺎﻣﻊ ﺗﻐﯿﯿﺮات‬ ‫ﮐﻨﺘﺮل واﮐﻨﺶﻫﺎ‬ ‫ﮐﻨﺘﺮل ﻫﺰﯾﻨﻪ‬ ‫ﭘﺮوژه‬ ‫ﮐﻨﺘﺮل ﺗﻐﯿﯿﺮات‬ ‫اﻧﺘﺨﺎب ﻣﻨﺎﺑﻊ‬ ‫ﺧﺎﺗﻤﻪ اﺟﺮا‬ ‫ﻣﺤﺪوده‬‫ﺗﺄﻣﯿﻦ ﮐﺎﻻ و ﻣﻮاد‬ ‫ﺑﻪ رﯾﺴﮏ‬ ‫ﮐﻨﺘﺮل زﻣﺎنﺑﻨﺪي‬ ‫ﺧﺎﺗﻤﻪ ﭘﯿﻤﺎن،‬ ‫ﻗﺮارداد‬ ‫82‬ ‫92‬
  • 30. ‫ﻣﺴﺘﻨﺪﺳﺎزي ﮐﺎﻣﭙﯿﻮﺗﺮي‬ ‫92‬ ‫03‬
  • 31. ‫روﯾﻪ ﺗﺒﺪﯾﻞ ﻣﺴﺘﻨﺪات ﮐﺎﻏﺬي ﺑﻪ اﻟﮑﺘﺮوﻧﯿﮑﯽ‬ ‫03‬ ‫13‬
  • 32. ‫آﺷﻨﺎﯾﯽ ﺑﺎ ﻧﺮم اﻓﺰارﻫﺎي ﻣﯿﮑﺮوﺳﺎﻓﺖ آﻓﯿﺲ‬ ‫‪Microsoft office‬‬ ‫13‬ ‫23‬
  • 33. ‫اﻧﻮاع ﻓﺮﻣﺖ ﻫﺎي ذﺧﯿﺮه ﺳﺎزي ﻓﺎﯾﻞ ﻫﺎي اﻟﮑﺘﺮوﻧﯿﮑﯽ‬ ‫23‬ ‫33‬
  • 34. ‫اﺳﺘﻔﺎده از آﯾﮑﻮن، ﺷﮑﻞ و رﻧﮓ ﺑﺮاي ﭘﻮﺷﻪ ﻫﺎ‬ ‫33‬ ‫43‬
  • 35. ‫آﺷﻨﺎﯾﯽ ﺑﺎ ﻧﺮم اﻓﺰار ﻣﯿﮑﺮوﺳﺎﻓﺖ ‪One Note‬‬ ‫43‬ ‫53‬
  • 36. ‫آﺷﻨﺎﯾﯽ ﺑﺎ ﻧﺮم اﻓﺰار ﻣﯿﮑﺮوﺳﺎﻓﺖ ‪One Note‬‬ ‫53‬ ‫63‬
  • 37. ‫آﺷﻨﺎﯾﯽ ﺑﺎ ﻧﺮم اﻓﺰار ﻣﯿﮑﺮوﺳﺎﻓﺖ ‪Share Point‬‬ ‫ﻣﺠﻤﻮﻋﻪ اﺑﺰارﻫﺎ، ﻣﺤﺼﻮﻻت و ﺗﮑﻨﻮﻟﻮژيﻫﺎﯾﯽ اﺳﺖ ﮐﻪ در ﺟﻬﺖ اﯾﺠﺎد ﯾﮏ ﺑﺴﺘﺮ اﻃﻼﻋﺎﺗﯽ ﺑﺮاي‬ ‫‪Û‬‬ ‫“اﺷﺘﺮاك” و “ﺟﺴﺘﺠﻮي” اﻃﻼﻋﺎت در ﯾﮏ “ﻣﺤﯿﻂ اﻃﻼﻋﺎﺗﯽ” ﺑﻮﺟﻮد آﻣﺪهاﻧﺪ.‬ ‫اﺑﺰار ﻫﻤﮑﺎري اﻃﻼﻋﺎﺗﯽ ﯾﺎ ‪Collaboration‬‬ ‫‪Û‬‬ ‫اﻳﺟﺎد ﻳﻚ ﻫﻣﻛﺎر ي ﺗﻴﻣﻲ در ﺴﻄﺢ ﺴﺎزﻤﺎن‬ ‫‪Û‬‬ ‫ﻜﺎرﺑﺮا ن ﻤﻲﺗﻮاﻧﻨﺪ ﺴﺎﻳﺖﻫﺎي ‪SharePoint‬ﺑﻪ ا ٓ ﺴﺎﻧﻲ:‬ ‫را‬ ‫‪Û‬‬ ‫‪ ï‬اﻳﺟﺎد ﻜﺮدﻩ‬ ‫‪ ï‬ﻤﺪﻳﺮﻳﺖ ﻧﻣﺎﻳﻨﺪ و‬ ‫‪ ï‬ﺴﺎﻳﺖ ﺸﺨﺼﻲ ﺑﺳﺎزﻧﺪ.‬ ‫اﻤﻛﺎن دﺴﺘﺮﺴﻲ ﻫﻣﻪ ﺴﺎزﻤﺎن ﺑﻪ اﻳﻦ ﺴﺎﻳﺖﻫﺎ‬ ‫‪Û‬‬ ‫ﻳﻛﭙﺎرﭼﮕﻲ و ‪ Integration‬ﺑﺎ دﻳﮕﺮ ﺴﻴﺳﺘﻢﻫﺎي ‪Office‬‬ ‫‪Û‬‬ ‫ﭘﺷﺘﻴﺒﺎﻧﻲ از ‪-Web Part‬ﻫﺎ و ‪BizTalk Server‬‬ ‫‪Û‬‬ ‫63‬ ‫73‬
  • 38. ‫آﺷﻨﺎﯾﯽ ﺑﺎ ﻧﺮم اﻓﺰار ﻣﯿﮑﺮوﺳﺎﻓﺖ ‪Share Point‬‬ ‫73‬ ‫83‬
  • 39. Next generation e-mail, project e- management, workflow, blog and wiki support, Site Provisioning, Storage, Security, Management, APIs Server- Server-basedspreadsheets plus BI Enhanced SharePointportals built on SQL Portal aggregation and Server Analysis personalization Services Great relevance Server- Server-based with rich people andforms and workflow business data search with smart client and browser interfaces Integrated document, records and Web content management 39
  • 40. ‫آﯾﻨﺪه ﻣﺴﺘﻨﺪات و ﻣﺴﺘﻨﺪ ﺳﺎزي‬ ‫93‬ ‫04‬
  • 41. k1j@k1j.com ‫ﺑﺎ ﺗﺸﮑﺮ از ﺗﻮﺟﻪ ﺷﻤﺎ‬Thanks For Your Attention 41