老闆，看看別人如何開會吧

1. 有沒有發現？
你有一半的時間都浪費在 ……
開會 ？！

2. 盤點你的會議成本
算算看，你一週內總共：
• 開了幾個會？
• 為會議花掉多少時間？
• 因為開會達成幾項共識？
• 因為開會完成幾個結論？
• 因為開會加了多久的班？
• 因為開會失去多少關鍵時刻？
• 因為開會 Delay 多少工作？

3. 為什麼要開會？

4. 開會讓你… 但開會也讓你…
• 小組面對面溝通 • 工作時間被分割
• 眾多訊息一次交流 • 人多口雜，討論耗時
• 融合意見凝聚共識 • 晚上加班
• 分派工作，公平合理 • 特殊問題還是個別溝通
• 沒有產能
• 別人發言比自己開口多
• Delay 重要工作或客戶

5. 開會有什麼意義？
一家公司的開會效率與執行
決定了企業的競爭力

6. 每個人都在開會，
但如何才能開好會
？

7. 為什麼有這麼多會要開
？
• 現代企業隨時編織、任務導向，因此會議愈來愈重要
但 會議卻佔據了 企業活動 大部分的精華時間
• 台灣人工作時數全世界最長，開好會對台灣企業更顯
重要 ◎Net Meeting 調查結果：美國上班族
每週平均參加十個會議
約占每週工作時間一到一天半
經理人每週有一半以上時間在開會
57% 的上班族開會前心情緊張
上班族普遍認為平均一半的會議時間是浪
費的

8. 靠開會也可以賺錢
• 日產汽車靠著有效的會議革命，省下了六十億日圓成
本，
未來三年預計還可 省下三百億日圓
所以，有效開會，穩賺不賠！
• 精準計算會議成本：
會 議 成 本 = 人數 x 時間 x 薪資單價
會議報酬率 = 會議成本：會議效益

9. 現在最 Hot 的開會方式
產品週期愈來愈短，開會需求也愈來愈隨機 ~~
New
• 主流一： 行動會議
!
只要有需要，到處都可以開會
辦公家具可隨時調整成會議場合以滿足會議需求
New
• 主流二： 虛擬會議
!
利用電話進行跨國會議
利用虛擬視訊，打破會議的時空限制

10. 現在最 In 的動腦會議守
則
『 因為沒有人像每一個人一樣聰明 』 ，所以：
一、不要想過頭
二、腦袋大接力
三、給自己海闊天空的發想
四、保持動腦不斷電
※ 貼在惠普動腦會議牆上的動腦原則

11. 別人怎麼開會？

12. IBM 怎麼開會？
實例： IBM
• 網上預約會議室 效
率
• 與會人士先想清楚討論題綱、要開多久 效
率
• 正式會議
• 會議時間延長，會出現警示音提醒 效
率
在全球化的競爭下，一家公司會不會開會，
決定了公司的競爭優勢

13. CEO 怎麼開會？
• So-net ˙ 李岳奇：
關鍵在最後十分鐘
會議法寶：筆記型電腦
會議要訣：會議結束最後十分鐘，紀錄者將初步紀
錄大綱讓所有與會者過目，並一結束同步發送給與會
者。
• 鴻海精密 ˙ 郭台銘：
會議條列，會後貫徹執行
會議法寶：白報紙 + 海報架
會議要訣：一條一條寫下再明
確
不過，更不會有模糊的爭議空

14. CEO 怎麼開會？
• 聯強國際總裁 ˙ 杜書伍：
利用 視訊 隨時參與國內外正在舉行的會議
• 中國商銀總經理 ˙ 蔡友才：
不預設立場 鼓勵發言，會議結束前總結並決議
• 奧美廣告前董事長 ˙ 莊淑芬：
大人吃糖閉嘴， 避免扼殺創意
• 智邦科技副總經理 ˙ 林子超：
圓形會議室，鼓勵「 沒大沒小 」
• 麥肯錫副董事 ˙ 林紹婷
每一位員工都有 表達不同意見 的義務

15. 運籌廣告怎麼開會？
『問一個好問題，勝過想好的答案』 ~ 運籌廣告副董葉
明桂
• 會議前置：
 測試簡報系統運作
• 會議開始：
 報告背景 (Briefing)
 動腦時間 (40 分鐘是腦力激盪的上限 )
 中場休息 ( 整理並挑出幾個值得討論的 idea)
 最後討論，去蕪存菁
• 會議結束

16. 寶僑家品怎麼開會？
「議後速決，決後速行」 ~P&G
 事前 議程規劃 清楚
 利用資訊系統開跨國會議
 會議主持人開宗明義說明結論與議程
 把事情說清楚， Alliance ！
 申請一個專案網路空間，將 資料歸檔
 開設「會議」檔，決議內容、執行人、執行日清清楚
楚


17. 日本人怎麼開會？

18. 日本大肆展開會議革命
• 會議目的： 節省成本 、 加快決策速度 、 更有創意
• 會議革命：
1. 廢除 不必要的會議
2. 排除 不需與會的主管
3. 強調 準時 開始、結束
4. 重視開會 結論
5. 提高會議生產力，強化企業競爭力

19. 開會要有實際效果
豐田汽車辦公室標題：
• 只開有實際效果的會議
• 準時開始，最好一小時內結束
• 重點在實際行動

20. 日產營收大躍進
強調「 Value First 」 + 「 Value Up 」的跨部門會議
• 不請決策者參加 ，以免影響討論方向
• 時間 以「分」為單位 清楚劃分
• 會議有「 保密協定 」，不分職位高低暢所欲言
• 讓員工接受「 會議召集人 」的專業訓練
• 會議召集人保持 立場中立 ，全力協助會議順利進行
「日產亮麗的成績背後，是成功的會議」 ~ 日經商業週

21. 日本企業開會訣竅
• Watamt Feed Service ： 速會、速決、速做
• 花王企業： 開放空間開會
有機動性、資訊快速共享、即時決策
• ２１ 眼鏡聯鎖店： 不開會代替開會
以電子會議節省會議時間
• 日本甲骨文： 雙色會議室 ，兩種使命感
紅色房間通知加級、升官；青色房間作為討論與訓
話場所
• 葛利佛國際： 透明會議室 ，效率無障礙
透明會議室就是落實公開精神，無形中也提升會議

22. 你該怎麼開會？

23. 開會前
6 項準備

24. 開會前 6 項準備
開會前的重要步驟有哪些？
1. 先決定會議希望達成的結
果
2. 想想會議是否有必要召開
3. 邀請適當的人出席
4. 準備背景資料
5. 設定會議綱領及時間表
6. 預先設想可能的衝突

25. 3
開會中
大陷阱

26. 開會中 3 大陷阱
開會時要克服哪些狀況？
1. 一進會場士氣散漫，沒有參與
感
2. 偏離主題
3. 點子乾枯，鴉雀無聲

27. 3
開會後
項追蹤

28. 開會後 3 項追蹤
開會結束時要回顧哪些重點？
1. 行動項目
2. 決議
3. 開放議題

29. 日本人鑽研開會的戰略
教你怎麼開會開出競爭力

30. 參考一：會議規則
• 仔細傾 聽 他人發言
• 主動 思考 問題在哪裡
• 為他人打氣並 提案
• 貢獻如何『打勝仗』的 智慧
• 互相 諮詢討論
• 根據 事實
• 先做 做 看

31. 參考二：改革會議重點
改革會議三大重點
• 緊張感： 沒有緊張感就不是會議
• 溝通： 拿出一決勝負的態度唇槍舌戰的
討論
• 決定未來發展的 『創造性』

32. 參考三：改革會議項目
• 領導作風
• 掌握 會議重要決策的 關鍵時刻
• 藉 思考法 、 基礎技術 、 工具等活化組織， 提升思考性
會議
3 思考：從零出發思考法、綱要思考法、選擇思考法
3 基礎：參與態度、結構化、本質化
3 工具：邏輯樹、矩陣排列、過程分析
• 磨練報告技巧 ，強化會議活力
3 技巧：存在感、劇本撰寫技巧、傳播技巧
• 從『 空間 』和『 工具 』思考未來的會議

33. 只要改革會議，企業就能變
革
只要開好會議，個人就有競爭力
你 準備好怎麼開待會兒的會了嗎
？