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高效率會議溝通

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又要開會了!組織開會總是那麼沒效率,讓我對出席會議望而生卻,覺得開會根本就是個浪費生命的行為。難道不能有效率地進行會議並達成決議嗎?

透過「高效率會議溝通」課程訓練,我們將把會議程序重建,讓我們一起創造出會議的真正價值!

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高效率會議溝通

  1. 1. 高效率會議溝通王 一帆理事長台灣青年國際交流協會Jun 5th, 2010
  2. 2. 大綱• 前言• 什麼是會議• 為什麼要開會• 怎麼開好會• 一起來開個會吧!!• Q&A
  3. 3. 一開始,來回想一下會議的場景…• 沒有目的性,大家只是閒聊、想到什麼就說什 麼。• 開會只是為了走形式,有開沒開都沒差。• 主席會前沒準備,而且缺乏引導控制會議的能 力。• 與會者缺乏守時觀念,不準時參加。• 與會者重複內容發言,眾多陪會者重複表態。• 對許多問題反覆研究,卻不能形成決議。• 報告不得要領,像流水帳。• …….
  4. 4. 開完會後,你/妳會不會覺得 若只做出這般 程度的結論, 明明花了那麼 何必花那麼長 多時間開會, 時間開會?! 卻沒有結果… 開了那麼久, 都只是尐部分 人在說,真是 無聊!!
  5. 5. Goal Setting• 試著解決開會低效率的問題 ▫ 會議前 ▫ 會議中 解決低 創造高 ▫ 會議後 效率 效率• 會議也是人的情況!! ▫ 還是有很多不可控的因素
  6. 6. 有人統計說…• 據統計,美國每天要 召開1100萬次各種會 議,經理們花在會議 上的時間要占工作時 間的40%-70%• 據日本效率協會統計, 科長以上的人員僅開 會的時間就占整個工 作時間的40%以上
  7. 7. 會議很重要!!
  8. 8. 把會議開好更重要!!
  9. 9. 什麼是會議?• an organized gathering of people for a discussion or other purpose. -- Compact Oxford English Dictionary
  10. 10. 會議的組成要件 決 策 成 員 主 事 討 席 論記錄 人 ? ? 地 時
  11. 11. 為什麼要開會?
  12. 12. 組織運作兩大因素 成 效 本 率
  13. 13. 會議成本公式 會議成本x3 x2 每小時平 開會人數 開會時間 均工資
  14. 14. 試算範例• 如果一家中小型企業有十名員工,每月平均薪資 為 NT$30,000 ,那麼開一次全體會議 2 小時需 花費多尐的會議成本? (每月工作天數 22 天、每天工時 8 小時)• [($30,000/22/8)x3]x2x10x2= $20,454
  15. 15. 兩大因素的交互作用 成本↑ 成本↓ 效率↑ 1 2 效率↓ 3 4
  16. 16. 開會的好處• 集思廣益 成本• 快速決策反應 ↓•• 重要訊息確實全面宣達 直接對與會者進行激勵 賺錢 ↑ 效率 ↑
  17. 17. 開會低效率影響(1/2)• 沒有目的性,大家只是閒聊、想到什麼就說什麼。• 開會只是為了走形式,有開沒開都沒差。• 主席會前沒準備,而且缺乏引導控制會議的能力。• 與會者缺乏守時觀念,不準時參加。• 與會者重複內容發言,眾多陪會者重複表態。• 對許多問題反覆研究,卻不能形成決議。• 報告不得要領,像流水帳。• …….
  18. 18. 會議低效率的影響(2/2) 成本 ↑ 死亡 ↑ 效率 ↓
  19. 19. 什麼時候/情形應該開個會• 必須依靠集思廣益才能解決的問題• 按常規步驟來不及決定的事情• 需要作出決定的事• 發生重大變革和實行新方法時• 會議對參加者具有訓練價值和激勵作用,或容易 在會議上接受的決定
  20. 20. 怎麼開好會?
  21. 21. 會議運作三階段 • 確認會議目的/發送會議議程/準備會議資料會議前 • 確認與會人員 • 順暢議事程序會議中 • 確實做出決策 • 確認會議記錄會議後 • 追蹤執行事項/是否達成會議目標
  22. 22. 會議的正向循環 瞭解開會 目的 提升快樂 做足必要 指數 準備 享受成就 會議如期 感 結束
  23. 23. 提高會議效率的小技巧!! 來玩個三選一!!前 中 後
  24. 24. 如何提高會議效率 (1/4)• 保證會議要有內容,明確要解決的問題。開門見 山,直奔主題。• 及時開會。在得到重要情報或要要求作出決策時 應立即召開,以保證有充分的時間採取行動。• 支持人和參會者都要守時,違反應懲罰。• 支援人在會前明確通知會議目的、程序、時間、 地點,讓參會者有所準備。正式會議,還要把議 程發給參會者。
  25. 25. 如何提高會議效率 (2/4)• 出席討論和決策的會議人數以5-7人為最佳。出席 會議超過20人,只能通報情況或佈置工作,更多 的人只適合於報告會和表彰會。• 一般會議時間以一小時為宜,大型報告會也不應 超過兩個小時。生理學家認為,腦力的最佳狀態 只能保持45分鐘,人在生理上產生疲勞感的臨界 點是一小時。• 會議的重要原則是議事不議人。不要輕易按照少 數服從多數的原則確定最後方案。
  26. 26. 如何提高會議效率 (3/4)• 會議要創造出一種寬鬆、坦誠的氣氛,有利於思 想的交流與溝通,提高會議效率。• 會議結束前要做總結,建議行動方案,明確責任 和規定期限,並發給所有與會者。• 做好充分的會前準備,提前將會議資料提供給與 會者參考。• 會議議題不要安排太多,盡量不要超過三個。
  27. 27. 如何提高會議效率 (4/4)• 事先約定每個人的發言長度,並適時提醒發言者 。• 不邀請與會議無關的人與會。
  28. 28. 縮短會議時間的方式• 臨下班開會• 站著開會• 限定會議時間,到時就鳴鈴如果作不出決議,說明這個問題不適合在會議上解決
  29. 29. 會議的關鍵性角色 主席 記錄
  30. 30. 主席• 仲裁者• 協調者 4 票同意 4 票反對• 中立者• 關鍵影響 4 票同意 3 票反對 3 票同意 4 票反對
  31. 31. 記錄•• 提醒者 催促者 主席• 要求者• 確認者 記錄
  32. 32. 八不政策(1/2)• 不開無目的的會議,必須事先確定本次會議目的 ,否則寧可不開。• 不開多議題的會議,每次會議只解決一個中心議 題。• 不開無準備的會議,會前必須有充分的準備。• 可開可不開的會議就不開,只召開非開不可的會 議。• 不要無關的人參加會議,會議參加者必須與會議 議題有關
  33. 33. 八不政策(2/2)• 不做離題的討論,開會時必須圍繞會議的中心議 題發言。• 不能重覆別人已經講過的觀點,表達觀點應簡潔 明瞭。• 不開議而不決的會議,會而有議,議而有決。多 次會議才能解決的問題,應當明確宣佈是暫時休 會,並應宣佈下次會議的進一步要求,提醒大家 早作准備。
  34. 34. 一起來開個會吧!!
  35. 35. 會議開始五部曲 Past Purpose Process Pay-off Proposal(背景) (目的) (程序) (好處) (建議)
  36. 36. 以下是一段會議實例的開場白…
  37. 37. • 「會議開始了,首先,多謝大家參加這個會議。 我先交代背景資料。幾個月前,一個電腦軟件開 發商接觸我們,稱他們有一個電腦應用軟件可以 改善我們的營運效率。我們對這個產品甚有興 趣,於是參觀了對方的公司,對方亦就軟件的效 能作出講解。資訊科技部門已經做了大量的工作 去評估類似的產品,以及分析這間公司及其競爭 對手的實力。今天,我們要作出一個重要的決 定。
  38. 38. • 在今天的會議上,我們將決定和哪一個供應商合 作,以及預算的問題。第一個發言的是資訊科技 部門的Gary,他會談談各種不同系統的利弊。然 後我們將分組討論這些供應商的好壞以及評定成 本預算的計劃。
  39. 39. • 如果順利,我們年底將會設置這個系統。那時, 你們可以更加專注自己的工作,而不用再處理排 山倒海的文件。這就是今天會議所要做的工作。 我很樂意聽取大家的意見,如果你有任何建議或 回應,請隨時提出。誰有意見?(沉默)既然大 家都如此謙虛和推讓,就先請Gary講解系統要求 吧……」
  40. 40. Q&A
  41. 41. 王一帆 Ray Wangraywang@tyia.org

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