• Share
  • Email
  • Embed
  • Like
  • Save
  • Private Content
Mobiliari
 

Mobiliari

on

  • 98 views

 

Statistics

Views

Total Views
98
Views on SlideShare
98
Embed Views
0

Actions

Likes
0
Downloads
0
Comments
0

0 Embeds 0

No embeds

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Microsoft PowerPoint

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

    Mobiliari Mobiliari Presentation Transcript

    • 5.L’arxiu de gestió o d’oficina
    •  Podem definir l’arxiu de gestió com el conjunt de documents d’una oficina i es composa tant dels documents emesos com dels rebuts.  Per això convé tenir present el circuit de la documentació i la relació amb els tipus d’arxiu:
    •  Aquests arxius reuneixen la documentació en tràmit o la que està sotmesa a una continua utilització.  L’arxiu de gestió es forma mitjançant l’acumulació quotidiana i organitzada dels documents generats i rebuts en una oficina. Segons la normativa vigent, s’hi conserven documents de menys de cinc anys.  La bona organització de l’arxiu de gestió ha de permetre consultar la informació amb rapidesa i ha de facilitar realitzar el treball amb la màxima eficàcia.
    • Funcions de l’arxiu de gestió:  Facilitar l’ús i la consulta de la documentació, ja sigui a la resta del personal de l’oficina o bé als ciutadans, si és una administració pública.  Impedir la dispersió o desaparició dels documents.  Controlar les sortides i les entrades dels documents i expedients, o també realitzar els servei de préstec dels documents.  Facilitar la informació que sol·liciti un usuari dels documents guardats.
    • Mobiliari d’arxiu
    • 6.L’organització del lloc de treball El lloc de treball d’una persona de la secretaria és una taula d’oficina, amb l’ordinador, més arxivadors i armaris de diferents tipologies que contenen diversitat de documents. Aquesta documentació que tenim a l’abats forma part de l’arxiu d’oficina o de gestió.
    • Segons l’aspecte extern  MITJÀ, codi per transmetre la informació:  Text, gràfic, fotografia, imatge, sonor, audiovisu al
    • SUPORT, aspecte físic:  Paper  Fotogràfic: films, fotografies, microfilm  Magnètic: cintes vídeo, cassets, disquets  Òptic: CD- ROM, DVD, etc  Digital: informació internet.
    •  FORMAT: És la forma de presentació del document, la mida i les dimensions:  SUPORT Paper:  DIN A4, DIN A3  SUPORT cd  650 mb, 800mB, 1 gb
    •  QUANTITAT Nombre d’unitats i espai que ocupen en metres lineals poden ser:  unitats,  volums,  caixes
    • FORMA: els documents poden adoptar diferents formes segons l’etapa que està en el procés de confecció. Podem trobar les següents formes:  Esborrany, és el document previ a la redacció definitiva de l’original i està destinat a les correccions que calguin.  Original, els documents originals estan fets per voluntat directa dels seus autors i conservats en la matèria i forma en què varen ésser emesos.  Còpia, neixen amb la finalitat de reproduir originals existents i substituir possibles originals extraviats.
    • TIPUS DOCUMENTAL, depèn de la disposició dels elements d’informació que conté el document.  L’estructura del document té relació amb l’activitat administrativa de l’organització.  Per exemple; una carta, una sol·licitud, una factura, un contracte; són documents administratius que tenen una disposició, estructura, llenguatge i formalitat determinada.
    • ASPECTES INTERNS  UNITAT PRODUCTORA  ORIGEN FUNCIONAL  DATA I EL LLOC DE PRODUCCIÓ  CONTINGUT MITJÀ O CODI: textual, gràfics, fotogràfics, sono rs, audiovisuals, informàtics SUPORT: paper, fotogràfic, magnètic, òptic . FORMAT: mida i dimensions QUANTITAT: unitats, metres lineals FORMA: esborrany, original, còpia TIPUS: cartes, contractes, factures ASPECTES EXTERNS
    • VALOR DELS DOCUMENTS  Valor primari o administratiu:  Fase activa Arxiu de gestió, ús freqüent  Fase semiactiva Arxiu departamental, ús ocasional Finalitat immediata per la qual la institució l’ha produït. El document té com a objectiu servir de testimoni administratiu d’una gestió. El document quan s’origina té diferents usos, així un contracte de treball identifica un conjunt de drets i deures per a les dues parts, salari, horari laboral, temps de prestació del servei, etc.
    •  Valor secundari o històric:  Fase inactiva  Arxiu corporatiu, no es consulta S’identifica amb l’interès per a la investigació del passat. Aquest valor és permanent i s’assigna als documents que finalment es conservaran en els arxius històrics.
    • 1.3 ETAPES O FASES DEL DOCUMENT FASE ACTIVA FASE SEMIACTIVA FASE INACTIVA
    • Primera etapa o fase activa És la documentació que s’està tramitant, són assumptes en procés de resolució. Són documents d’ús freqüent i han d’estar en un lloc accessible i pròxim al lloc de treball per tal d’aconseguir una economia de moviments
    •  En aquesta etapa els documents es guarden en l’arxiu de gestió o d’oficina.  El document roman a l’arxiu de l’oficina mentre dura el seu valor primari o administratiu,  normalment és de cinc anys.
    • Segona etapa o fase semiactiva La documentació que s’usa ocasionalment, ha d’estar pròxima a l’arxiu actiu. La documentació comprèn accions i processos finalitzats però que poden ser objecte d’alguna consulta.
    •  Va perdent el seu valor administratiu a mesura que el temps passa.  Es guardarà en arxius intermedis o arxius departamentals,  a l’administració s’anomena arxiu central
    • Tercera etapa o fase inactiva És la documentació d’actuacions o accions finalitzades i que ja no és objecte de consulta i no tenen valor administratiu Per a l’organització té valor cultural i històric.
    • Normalment es guarda en locals fora del lloc de treball, són espais adaptats per aquesta finalitat. Aquesta documentació serveix per investigar, té un valor cultural. A l’administració el document s’ha de conservar permanentment, s’ha de transferir des de l’arxiu intermedi fins a l’arxiu històric.
    •  La documentació s’ha de guardar d’acord amb les normes legals i amb els criteris propis de l’organització.  Per exemple els expedients acadèmics de l’alumnat s’han de guardar sempre.  Una factura en canvi al cap de 5 anys prescriu.
    • Segons l’etapa del document s’estableixen els següents tipus d’arxiu Arxiu de gestió o d’oficina Arxiu departamental o administratiu Arxiu històric o corporatiu
    • Arxiu de gestió o d’oficina  Són els arxius constituïts per la documentació activa de la unitat que l’ha generada o rebuda,  és una documentació que està en procés de tràmit i que es consulta i utilitza freqüentment.  L’edat dels documents és de 0 a 5 anys.
    • Arxiu departamental o administratiu,  recull els documents dels diversos arxius de gestió un cop s’han tramitat o la consulta no és constant.  En aquest arxiu es guarden documents que tenen una antiguitat compresa entre els 5 i els 30 anys.  El suport són arxius definitius.
    • Arxiu històric o corporatiu  És l’arxiu on s’hi transfereix la documentació procedent de l’arxiu departamental o administratiu i que es considera que s’ha de guardar permanentment.  Els responsables d’aquest tipus d’arxiu han d’avaluar i triar la documentació que cal guardar i la que es pot eliminar.  L’edat dels documents és de 30 anys endavant. El suport són arxius definitius que s’encabeixen en arxius compactes.
    • EDAT VIDA DEL DOCUMENT TIPUS D’ARXIU 1ª edat: 0 a 5 anys PRIMERA ETAPA O FASE ACTIVA ARXIU DE GESTIÓ O OFICINA 2ª edat 5 a 30 anys SEGONA ETAPA O FASE SEMIACTIVA ARXIU DEPARTAMENTAL O ADMINISTRATIU 3ª edat + 30 anys TERCERA FASE O FASE INACTIVA ARXIU HISTÒRIC O CORPORATIU
    • CIRCUIT DE LA DOCUMENTACIÓ OFICINA DE REGISTRE document rebut  document creat  registrar ARXIU DE GESTIÓ  classificar i catalogar  arxivar  seleccionar, eliminar, transferir ARXIU ADMINISTRATIU DEPARTAMENTAL  guardar  seleccionar, eliminar, transferir ARXIU HISTÒRICCORPORATIU  seleccionar, eliminar  guardar
    • 2. L’EXPEDIENT ADMINISTRATIU L’expedient és un conjunt ordenat de documents i actuacions que serveix d’antecedent i fonament per resoldre un procediment o actuació relacionada amb les funcions d’una organització (empresa, entitat o administració).
    • etc. El constitueixen tots els documents; produïts i rebuts en qualsevol suport físic o format: plànols, fotografies, vídeos, entorns digitals, ha de ser possible reconstruir la seqüència dels tràmits Un expedient ha de tenir una construcció lògica
    • TIPUS D’EXPEDIENTS assumpte persona activitat temàtica monografia procediment administratiu
    • Tipus d’expedients Expedient reglat Expedient tècnic Expedient temàtic
    • Expedient reglat o determinat per l’administració  És a dir que conté tots els documents que l’administració genera o rep com a resultat d’un procediment administratiu.  En aquest tipus d’ expedient els documents es van agregant per ordre cronològic a mesura que s’avança en les fases del procediments.  Per exemple l’expedient del personal, d’un alumne/a matriculat en un centre públic, etc.
    • Expedient tècnic  agrupa documents que fan referència a un mateix assumpte, organisme o persona, el vincle d’unió és el tema o l’activitat.  Per exemple l’organització d’una exposició, d’unes jornades tècniques, procés de selecció de personal, l’organització d’una reunió.  Els documents també estan ordenats del més antic al més nou, ordenació cronològica.
    • Dossier o expedient temàtic  Són un conjunt de documents agrupats, ordenats o no cronològicament, segons criteris subjectius de la persona que forma el dossier.  També es poden ordenar per grups de documents, els quals els podem separar en subcarpetes.  Per exemple en una empresa hi ha un dossier per l’adquisició d’una fotocopiadora (propostes de compra, estudis tècnics, fulletons publicitaris, notes manuscrites, etc).
    • Ordenació de l’expedient  Un expedient sempre contindrà documents ordenats cronològicament, de més antic a més actual, de baix a dalt.  Les dates extremes de l’expedient vol dir:  quan s’inicia  quan es finalitza o tanca
    •  Els documents de dintre l’expedient seran sempre els originals, sense fotocòpies ni altra mena de duplicats, sense esborranys i sense clips metàl·lics.  L’expedient s’obre amb el primer document i progressivament s’hi van afegint els següents, posant-los sempre a sobre, de manera que quan obrim la carpeta tindrem primer l’últim document que s’hi ha incorporat.
    •  Principi d’unitat de l’expedient, l’expedient l’ha d’iniciar i resoldre l’organisme, departament o unitat que tingui la competència específica en el tema, independentment que intervingui en la resolució diferents unitats o departaments.  S’utilitza una carpeta que sol tenir una caràtula estàndard per a tots els expedients, o per tipus d’expedients. A vegades es canvia el color de la carpeta per diferenciar els departaments o temes.
    •  Cal no forçar la capacitat de les carpetes, si és necessari s’han d’obrir diferents volums amb les indicacions: volum 1, volum 2, volum 3 ...  Els expedients que tinguin documents de naturalesa diversa o complexa, es poden arxivar en subcarpetes dins la carpeta de l’expedient.  Quan es tracti de documents amb suport diferent (fotografies, diapositives) o documents amb format especial (llibres, plànols..) es mantindran fora de la carpeta d’arxiu de l’expedient.
    • Identificació de la carpeta de l’expedient  Volums que consta l’expedient, per exemple: 1/2 (volum 1 de 2)  L’any.  Codi de classificació, és el nº de l’expedient i que correspon a la numeració del registre d’expedients o sistema de classificació que té el departament.  Títol de l’expedient, descripció sumària que serà diferent segons cada expedient  Dates extremes; obertura de l’expedient, dates del primer document i de l’últim, o bé el període de realització d’aquest expedient.  La unitat productora de l’acció, el departament, l’àrea, la secció (si està codificada el núm. de codi de la unitat).
    • Documents que integren l’expedient: Documents que han estat realitzats per la pròpia oficina, i altres rebuts. Aquests últims els conservarem en forma d’original, mentre que els altres, com que surten fora de les oficines els conservarem en forma de copia administrativa. Documents essencials (informes, dictàmens, resolucions,... que recullen la informació més qualificada del procediment administratiu), documents d’enllaç (oficis de remissió, notes internes, ... Que tenen com a finalitat servir de nexe i deixar constància dels tràmits realitzats)
    • Tots els documents que generi un expedient es guardaran a la corresponent carpeta, seguint el rigorós ordre del tràmit del procediment administratiu, i indicant a la portada les següents dades: La carpeta o guarda exterior:  Nom de l’oficina que l’ha tramitat.  Data d’inici i fi.  Resum de l’assumpte.  Número de documents.  Dígits del quadre de classificació amb la denominació de sèrie.  Signatura de la instal·lació.
    • La relació del contingut (índex de documents): Documents que formen l’expedient:  nº de ordre del document.  Data del document  assumpte. Omplirem mentre s’incorporen els documents a la carpeta de l’expedient. La relació de contingut pot anar o bé a la coberta de la carpeta o bé a l’interior de l’expedient com un document sol.
    • La relació de contingut, que dura pocs minuts a les oficines, té efectes molt positius: Permet buscar un document no dintre de l’expedient sinó a la relació de contingut assenyalada a la carpeta. Com que els documents estan numerats podem arribar a ells directament dintre de la carpeta. Amb una ullada a la coberta de la carpeta sabem els documents que conté i l’estat de tramitació de l’expedient. Ajudarà a reconstruir els expedients si s’haguessin dispersat (en cas d'utilització negligent, els podem tornar al seu ordre original de manera simple i mecànica).
    • Exemplecarpeta(ArxiuGeneraldela RegiòdeMurcia) “Manual de organización de documentos en archivos de oficinas” Archivo General de la Región de Murcia
    • “Manual de organización de archivos de oficina” Archivo General de la Universidad de Alicante Exemple carpeta (Arxiu General de la Universidad d’ Alacant)
    • Exempled’índexdedocuments(Arxiu GeneraldelaRegiódeMurcia) “Manual de organización de documentos en archivos de oficinas” Archivo General de la Región de Murcia
    • 3.GESTIÓ DE LA DOCUMENTACIÓ A continuació analitzarem el conjunt d’operacions i tècniques que s’han de seguir per • al control • la conservació • la transferència o eliminació de la documentació Amb l’objectiu de racionalitzar-ne i unificar-ne el tractament i aconseguir-ne una gestió eficaç i rendible.
    • Els elements bàsics són: Quadres de classificació Criteris d’ordenació Eines de descripció de la documentació guardada Arxivament
    • 3.1QUADRES DE CLASSIFICACIÓ Quadre de classificació Classificar documents Codificació Classe
    • Classificar documents Classificar és l’acció d’agrupar, per classes o categories, els documents que s’assemblin el més possible entre ells i que difereixin d’altres tipus de documents. Significa organitzar un conjunt de documents en grups amb unes característiques comunes. Per classificar un conjunt de documents cal analitzar les característiques d’aquest i fer una recopilació de tots els documents comuns.
    • Aquesta acció facilita la col·locació i la recerca de la documentació. Per tant és un treball intel·lectual imprescindible abans de passar a l’acció física de col·locar els documents. Exemple: els document del departament de RRHH els podem classificar en els grups següents: - currículum - contractes - nòmines - assegurances
    • Tots els expedients que comparteixen un mateix tipus de tramitació o un mateix tipus de tema o subjecte al qual fan referència, formen part d’una mateixa sèrie documental; Per exemple, les unitats de personal tenen uns expedients per a cadascuna de les persones que treballen o han treballat a l’organisme, i tots aquests expedients estan classificats dins la sèrie expedients personals.
    • Les sèries documentals És un grup d’expedients o documents que tenen un conjunt de característiques comunes, comparteixen un mateix tipus de tramitació, o un mateix tipus de tema o subjecte, fet que justifica que es puguin classificar junts. Per exemple, correspondència, actes protocol·laris, fires comercials
    • La classificació és la primera operació en el procés d’organització dels documents administratius:  Agrupant els documents en expedients.  Agrupant els expedients en sèries.
    • Quadre de classificació Serveix per :  Establir un criteri únic per a la classificació i titulació dels expedients i documents  Planificar l’estructura de l’arxiu de gestió i relacions dels arxius informàtics amb els expedients en paper.
    •  Fer explícites les relacions entre funcions i activitats que es realitzen, així com els documents que generen.  Servir de guia per a la recerca d’informació.  Agrupar els expedients en sèries de manera que se’n pugui decidir la conservació/eliminació per blocs.
    •  El quadre de classificació s’estructura jeràrquicament per funcions; això vol dir que les sèries s’agrupen segons les funcions i activitats que les han generat (de les més generals fins a les més concretes) i no segons la unitat administrativa que s’ha fet càrrec del tràmit.
    • Per exemple una funció “Gestió de la qualitat” Intervenen varis departaments: • producció, • administració, • màrqueting. S’assigna un codi a la funció, ja que el control pot dependre tant d’un departament com d’un altra.
    • Un quadre de classificació està estructurat en nivells: CATEGORIES: Projectes Classes: Plans Estratègics Subclasses: pla estratègic2010/11 pla estratègic2011/12 Sèrie documental Expedient
    • Dintre un nivell o classe s’estableixen les sèries documentals  que són les agrupacions de documents per tipus d’activitats o tasques assignades dins la funció.  Cada sèrie agruparà els expedients o documents de la mateixa naturalesa.
    • Classes de documents Per funcions Sèries documentals Per temes / tràmits Expedients Per accions del tema o tràmit
    • CLASSE SÈRIE SUB- CLASSES SUB- DIVISIONS G004. Gestió dels recursos humans - G0100 Expedients de personal. - G0200 Formació de personal - G0210 Cursos de formació intensius. - G0211 Seminaris de formació. - G0300 Selecció de personal - G0340 concurs de selecció personal administratiu - G0370 Concurs de selecció personal de producció Un expedient per cada treballador Un expedient per cada curs de formació Un expedient per cada seminari de formació Un expedient per cada concurs realitzat
    • Exercici exemple: El departament d’administració de l’empresa DLG Assessors, SA vol classificar la seva documentació. Per això ha establert diferents grups de document, un dels qual són les factures dels proveïdors. Explica com faries el quadre de classificació
    • CLASSE SÈRIE SUB- CLASSES SUB- DIVISIONS DEPARTAMENT D’ADMINISTRACIÓ - Gestió de cobraments i pagaments. - PAGAMENT DE FACTURES DE PROVEIDORS - Carpeta de cada proveïdor
    • Procediment per classificar un document  Comprovar si el document forma part d’un expedient que ja existeix.  Determinar a quina entrada del quadre de classificació correspon, és a dir a quin classe o sèrie correspon.  Buscar a quina subclasse respon l’activitat que fa referència el document, fins a trobar la divisió precisa de l’assumpte que es tracta.
    • Elaboració de Separadors Elaborar els separadors per cadascuna de les series i subsèries de tal manera que permeti visualitzar la seva ubicació i faciliti la localització física de la documentació.
    • Separador de Series 10210101.05 Acords ORGANISME SERIE
    • Separador de Subseries EX. 101.05.01 Acords Consell Directiu ORGANISME SERIE SUBSERIE
    • Enero 22 1 Febrero 15 2 Junio 02 3 Octubre 25 4 Carpeta Nº:__________ SECRETARIA GENERAL INFORMES Informes de Actividades Fechas Extremas: 1999-12-12 a 2000-12-12 Folios: 155 Bogotá, enero22 de 20 Doctor CARLOS CARRILLO Presidente FONDO NACIONAL DE Respetado Doctor Atyentamente Con el fin Padarjj jhaf0 Noviembre 18 5
    • PRINCIPI D’ORDRE ORIGINAL Ordenar a l’interior de cada una de las unitats documentals (assumptes) els diferents documents tenint en compte la seva data de producció o tràmit i mantenint l’estructura que va tenir durant el servei actiu.
    • Acta 1 Enero 20 de 2000 Acta 2 Marzo 15 de 2000 Acta 3 Mayo 15 de 2000 Acta 4 Abril 21 de 2000 Acta 5 Junio 25 de 2000 Acta 6 Agosto 8 de 2000 Actes del Comité de Compres
    • Codificació  Els documents generats o rebuts en qualsevol organització s’han de codificar des del moment de la seva recepció o emissió, segons el quadre de classificació.  .
    • La codificació és un sistema d’enumeració (alfa/numèric) que s’aplica a cada una de les classes i a les successives subdivisions. Es tracta d’una codificació corporativa que incorpora el quadre de classificació. Cada unitat, partint dels codis generals, estableix la codificació dels expedients segons l’acció o activitat concreta, dada que s’incorpora a la carpeta de l’expedient
    • En un codi normalment s’identifica: Classe Subclasse: sèries amb les que es divideix la classe Subdivisions de les sèries: per identificar el nom d’una persona, tipus de documents o activitats pròpies d’un departament
    • ADQUISICIÓ IMMOBLE PLAÇA MARTÍ POL 21 CLASSE: 2101 Gestió dels béns mobles SUBCLASSE: 2102 Adquisició de béns mobles SUBDIVISIÓ PER TIPUS D’ACCIÓ: U05 Informes i estudis SUBDIVISIÓ NOMINAL ( pel nom de l’edifici) : N24 Immoble Martí Pol 21 CODI DE L’EXPEDIENT: 2102 U05 Informes i estudis
    • 101.05.01 ACORDS CONSELL DIRECTIU Codi Subserie Assumpte Codi de Serie
    • 3.2 ORDENACIÓ Cronològica L’ ordenació és el pas següent dins de l’organització dels documents i són el conjunt de criteris que s’apliquen a l’hora de guardar els documents.
    • Ordenació alfabètica  Consisteix en la utilització de les lletres de l’alfabet com a criteri d’ordenació.
    • Paso 6: Ordenación  Ordene cada uno de las unidades documentales (asuntos),pertenecientes a una serie o subserie, utilizando un sistema que facilite la localización y recuperación de la información.  Los sistemas pueden ser: Alfabético, Numérico, Cronológico, Geográfico entre otros (se pueden combinar)
    • Informes de Gestión Historias Laborales 98.495.783 41.694.906 49.695.123 49.698.323 51.111.412 52.894.456 1998 1999 2000 2001 2002 2003
    • Paso 8: Foliación Foliar cada una de las series y subseries documentales, previendo para ello la numeración de los folios en el extremo superior derecho, con un lápiz de mina negra y blanda (HB, B), en forma legible, sin enmendaduras, empezando por el documento más antiguo hasta el más reciente al final de la carpeta y así sucesivamente.
    • Informes de Gestión Anual 2004 Historias Laboral 43.528.597 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 6 Enero 20 de 2000 Enero 20 de 2000 Enero 24 de 2000 Marzo 12 de 2000 Octubre 2 de 2000 Enero 20 de 2001 Enero 20 de 2000 Febrero 20 de 2000 Marzo 20 de 2000 Abrril 20 de 2000 Mayo 20 de 2000 Junio 20 de 20006
    • Paso 9: Ubicación Física  Ubique físicamente las carpetas que conforman cada una de las Series y Subseries documentales, observando que guarden el mismo orden en que aparecen relacionadas en la Tabla de Retención Documental
    • Ubicación Física 45 INFORMES 45.25 Informes Financieros Enero Febrero Marzo 45.05 Informes Contables Boletín de Enero Boletín de Febrero Separador de Serie Separador de Subserie Separador de Subserie Unidades Unidades A1 G1 Conciliación Bancaria marzo
    • Paso 10: Identificación de Archivadores  Identifique alfanuméricamen te cada uno de los archivadores, de tal forma que permita la localización física de los expedientes  Ir a paso 15 A1G1 A1G2 A1G3 A R C H I V A D O R G A V E T A
    • Classificació dels documents Presidència Conseller delegat Direcció financera Direcció RRHH Direcció serveis Direcció planificació Comunicació Gabinet tècnic Categories s/ estructura orgànica s/ estructura funcional
    • Què s’ha de fer amb els documents?  VALORAR  Despatxar, gestionar  Dirigir, distribuir  Llençar  Arxivar:  Classificar (classes, sèries, activitats, expedients...)  Ordenar (criteri alfabètic, geogràfic, cronològic...)  Arxivar
    • 3.3.EINES DE DESCRIPCIÓ La descripció és l’explicació que serveix per:  identificar,  gestionar  localitzar la documentació que hi ha en un arxiu. És un instrument que facilita el coneixement de la documentació que hi ha arxivada.
    • Així tenim:Einesdedescripció Guia o manual d’arxiu L’inventari L´índex
    • A. Guia o manual d’arxiu És un manual que fixa el sistema de classificació per a tots els departaments i unitats de l’organització. Inclou:  Cicle de la documentació  El quadre de classificació, criteris de classificació i arxivament, codificació, ordenació i senyalització.  Criteris d’eliminació i si és necessari l’accés a la documentació o préstec.
    • B.L’inventari  És un llistat que relaciona la documentació produïda per una organització o departament, d’acord amb les sèries documentals.  La informació s’ha d’estructurar de forma jeràrquica, segons els nivells del quadre de classificació.
    • INVENTARI DEL FONS DOCUMENTAL DEL SINDICAT AGRÍCOL DE TREBALLADORS DEL CAMP (1934-1936)  Índex:  01 Assemblea general de socis  02 Secretaria  01. ASSEMBLEA GENERAL DE SOCIS  Llibre d'actes 1934-1936 Actes. Esborranys 1934 02. SECRETARIA  Correspondència rebuda 1934 Correspondència rebuda 1935 Correspondència rebuda 1936 Llista de socis
    • C. L'índex  És un registre, que es gestiona per mitjà d’una base de dades i que informa de la documentació que hi ha guardada en un arxiu.  La informació s’estructura per classes de documents, segons les sèries documentals establertes i s’indica la localització física.
    • Comprèn:  Encapçalament que identifica l’assumpte o nom de la sèrie documental.  Període en que s’ha produït la documentació.  Signatura, identifica la localització Armari, Passadís, Estanteria, Numeraci ó correlativa, segons l’ordre de producció documental:
    • SÈRIE ANY SIGNATURA Expedients de personal A-C 2003 A2/P1/E3 Expedients de personal D-F 2003 A2/P1/E3 1 2
    • 4. ARXIVAMENT  DEFINICIÓ: És el conjunt d’operacions físiques adreçades a identificar i col·locar els documents i els expedients de manera que es puguin recuperar ràpidament amb el menor cost de temps possible.
    • LA FEINA D’ARXIVAR
    • ARXIVAMENT DELS DOCUMENTS EN PAPER Carpetes de cartolina per a cada expedient o documents d’un mateix tema.
    • Subcarpetes per diferenciar documents de naturalesa diversa dins l’expedient
    • Carpetes suspeses, s’ubiquen als arxivadors metàl·lics, calaixos o armaris. El visor de les carpetes s’han de senyalitzar amb: Codi de classificació, Títol.  Les carpetes suspeses s’ordenen segons el codi i el títol de classificació. Si l’expedient té diverses carpetes s’ordenen de més antic a més recent.
    • Capses d’arxiu definitiu
    • CODI - 159 G 401 U003 Any - 2004 Núm: 5 Capses d’arxiu definitiu, s’aplica per endreçar els expedients finalitzats o la documentació que ja no és de consulta immediata. S’utilitzen per transferir documentació de l’arxiu d’oficina o l’arxiu central i d’aquest a l’històric. El llom de la caixa ha de contenir les dades següents (en llapis per poder reciclar les caixes): • Codi de la secció o unitat productora • Codi de classificació (el del primer expedient i de l’últim) • Any d’obertura i tancament • Número d’orde (sistema continuat) Es pot tenir un índex que identifiqui, segons el número de la caixa, què conté.
    • ARXIVAMENT DELS DOCUMENTS INFORMÀTICS  El funcionament dels sistemes informàtics afavoreix la transcripció d’un quadre de classificació jeràrquic i funcional a l’ordinador.  De la mateixa manera que es fa amb el paper, a l’ordinador es pot mantenir un arxiu de gestió agrupant els documents en expedients, i els expedients en sèries, i finalment reunint totes les sèries que utilitza una mateix àrea funcional.
    •  L’arxiu de gestió informàtic ha de constar d’un estructura de directoris dividida com a mínim en quatre nivells: Nivell 1 – Classes ( funcions) Nivell 2 – Sèries Nivell 3 - Expedients Nivell 4 - Documents
    •  LA FEINA D’ARXIVAR  És un conjunt d’operacions mecàniques per identificar els documents i ubicar-los dins de l’arxiu.  Hi ha dues maneres d’enfocar la feina d’arxivar els documents:  arxivar per guardar (això és acumular)  arxivar per trobar.
    •  Arxivar per trobar exigeix aplicar un mètode i pensar perquè fem les coses.  A canvi quan busquem un document no ens caldrà recórrer a la memòria, ni tant sols ens caldrà ser la persona que va arxivar, només ens caldrà utilitzar la lògica i les eines de recerca a la nostra disposició i sabrem amb rapidesa i seguretat on és.
    •  Arxivar és aplicar les tècniques d’arxiu que:  representen la seguretat de conservació dels documents essencials  l’agilitat en la recerca,  la localització i ús de la documentació ,  la rendibilitat de temps i de costos laborals  un servei eficaç i més ràpid al client
    •  Per tant els documents s’han d’organitzar seguint els passos següents: 1)Classificar, preguntar-se: per què serveix el document? Quina acció fa aquest document? A quina activitat o tema correspon? De quin expedient forma part? 2)Posar un títol al document: i codificar segons el quadre de classificació. Ref. 1011. 3)Ordenar el document dins l’expedient o carpeta. 4)Avaluar per eliminar o transferir l’arxiu de gestió o arxiu central.
    • CARPETA SUSPESA Adquisició béns mobles Funció - 701 ARMARI ARXIVADOR Servei contractació
    • Idees per arxivar  Arxivar freqüentment, no deixar que els papers s’acumulin.  Utilitzar separadors i visors rígids.
    •  La informació més recent col·locar-la davant la carpeta.  No deixar als arxius còpies inútils, clips, grapes.  Alinear bé els papers que s’arxiven (per exemples les fotocòpies del DNI guardar-les mida DIN A4), no incloure papers de mides petites.
    •  No carregar les caixes , lleixes deixar una centímetres buits per manipular amb facilitat.  Tenir coneixement del temps legal que la documentació ha d’estar a l’arxiu de gestió, que es pot destruir, que s’ha transferir a un arxiu central o històric. La data que es pot eliminar alguna documentació es pot anotar en llapis.
    • Els impresos de tamany gran doblar-los amb el text cap a fora perquè la lectura sigui fàcil i ràpida.  Disposar d’un inventari que indiqui el lloc de l’arxiu o el número de la carpeta.  El sistema d’arxiu evoluciona, cada cert període de temps s’ha de revisar (3 anys per exemple) i/o actualitzar.  Les bases de dades és un bon sistema per tenir actualitzar l’inventari dels documents i amb això facilitar la recerca
    • 5, L’ARXIU DE GESTIÓ O D’OFICINA