2. Podem definir l’arxiu de gestió com el
conjunt de documents d’una oficina i es
composa tant dels documents emesos
com dels rebuts.
Per això convé tenir present el circuit
de la documentació i la relació amb els
tipus d’arxiu:
3. Aquests arxius reuneixen la
documentació en tràmit o la que està
sotmesa a una continua utilització.
L’arxiu de gestió es forma mitjançant
l’acumulació quotidiana i organitzada
dels documents generats i rebuts en
una oficina. Segons la normativa
vigent, s’hi conserven documents de
menys de cinc anys.
La bona organització de l’arxiu de
gestió ha de permetre consultar la
informació amb rapidesa i ha de
facilitar realitzar el treball amb la
màxima eficàcia.
4. Funcions de l’arxiu de gestió:
Facilitar l’ús i la consulta de la
documentació, ja sigui a la resta del
personal de l’oficina o bé als ciutadans, si
és una administració pública.
Impedir la dispersió o desaparició dels
documents.
Controlar les sortides i les entrades dels
documents i expedients, o també
realitzar els servei de préstec dels
documents.
Facilitar la informació que sol·liciti un
usuari dels documents guardats.
7. 6.L’organització del lloc de
treball
El lloc de treball d’una persona de la
secretaria és una taula d’oficina, amb
l’ordinador, més arxivadors i armaris de
diferents tipologies que contenen
diversitat de documents.
Aquesta documentació que tenim a
l’abats forma part de l’arxiu d’oficina o de
gestió.
8. Segons l’aspecte extern
MITJÀ, codi per transmetre la informació:
Text, gràfic, fotografia, imatge, sonor, audiovisu
al
12. FORMA: els documents poden adoptar
diferents formes segons l’etapa que està en el
procés de confecció.
Podem trobar les següents formes:
Esborrany, és el document previ a la redacció
definitiva de l’original i està destinat a les
correccions que calguin.
Original, els documents originals estan fets
per voluntat directa dels seus autors i
conservats en la matèria i forma en què
varen ésser emesos.
Còpia, neixen amb la finalitat de reproduir
originals existents i substituir possibles
originals extraviats.
13. TIPUS DOCUMENTAL, depèn de la
disposició dels elements d’informació que
conté el document.
L’estructura del document té relació amb
l’activitat administrativa de l’organització.
Per exemple; una carta, una
sol·licitud, una factura, un contracte;
són documents administratius que tenen
una disposició, estructura, llenguatge i
formalitat determinada.
14. ASPECTES INTERNS
UNITAT
PRODUCTORA
ORIGEN
FUNCIONAL
DATA I EL LLOC
DE PRODUCCIÓ
CONTINGUT
MITJÀ O CODI:
textual, gràfics, fotogràfics, sono
rs, audiovisuals, informàtics
SUPORT:
paper, fotogràfic, magnètic, òptic
.
FORMAT: mida i dimensions
QUANTITAT: unitats, metres
lineals
FORMA:
esborrany, original, còpia
TIPUS:
cartes, contractes, factures
ASPECTES EXTERNS
15. VALOR DELS DOCUMENTS
Valor primari o administratiu:
Fase activa Arxiu de gestió, ús freqüent
Fase semiactiva Arxiu departamental, ús ocasional
Finalitat immediata per la qual la institució l’ha
produït. El document té com a objectiu servir de
testimoni administratiu d’una gestió.
El document quan s’origina té diferents usos, així un
contracte de treball identifica un conjunt de drets i
deures per a les dues parts, salari, horari
laboral, temps de prestació del servei, etc.
16. Valor secundari o històric:
Fase inactiva Arxiu corporatiu, no es consulta
S’identifica amb l’interès per a la
investigació del passat.
Aquest valor és permanent i s’assigna
als documents que finalment es
conservaran en els arxius històrics.
17. 1.3 ETAPES O FASES DEL
DOCUMENT
FASE
ACTIVA
FASE
SEMIACTIVA
FASE
INACTIVA
18. Primera etapa o fase activa
És la documentació que s’està
tramitant, són assumptes en procés de
resolució.
Són documents d’ús freqüent i han
d’estar en un lloc accessible i pròxim al
lloc de treball per tal d’aconseguir una
economia de moviments
19. En aquesta etapa els documents es
guarden en l’arxiu de gestió o
d’oficina.
El document roman a l’arxiu de
l’oficina mentre dura el seu valor
primari o administratiu,
normalment és de cinc anys.
20. Segona etapa o fase semiactiva
La documentació que s’usa
ocasionalment, ha d’estar pròxima a
l’arxiu actiu.
La documentació comprèn accions i
processos finalitzats però que poden ser
objecte d’alguna consulta.
21. Va perdent el seu valor administratiu
a mesura que el temps passa.
Es guardarà en arxius intermedis o
arxius departamentals,
a l’administració s’anomena arxiu
central
22. Tercera etapa o fase inactiva
És la documentació d’actuacions o
accions finalitzades i que ja no és
objecte de consulta i no tenen valor
administratiu
Per a l’organització té valor cultural i
històric.
23. Normalment es guarda en locals fora del
lloc de treball, són espais adaptats per
aquesta finalitat.
Aquesta documentació serveix per
investigar, té un valor cultural.
A l’administració el document s’ha de
conservar permanentment, s’ha de
transferir des de l’arxiu intermedi fins a
l’arxiu històric.
24. La documentació s’ha de guardar
d’acord amb les normes legals i amb
els criteris propis de l’organització.
Per exemple els expedients
acadèmics de l’alumnat s’han de
guardar sempre.
Una factura en canvi al cap de 5 anys
prescriu.
25. Segons l’etapa del document
s’estableixen els següents tipus
d’arxiu
Arxiu de gestió o
d’oficina
Arxiu departamental o
administratiu
Arxiu històric o
corporatiu
26. Arxiu de gestió o d’oficina
Són els arxius constituïts per la
documentació activa de la unitat que
l’ha generada o rebuda,
és una documentació que està en
procés de tràmit i que es consulta i
utilitza freqüentment.
L’edat dels documents és de 0 a 5
anys.
27. Arxiu departamental o
administratiu,
recull els documents dels diversos
arxius de gestió un cop s’han tramitat
o la consulta no és constant.
En aquest arxiu es guarden
documents que tenen una antiguitat
compresa entre els 5 i els 30 anys.
El suport són arxius definitius.
28. Arxiu històric o corporatiu
És l’arxiu on s’hi transfereix la documentació
procedent de l’arxiu departamental o administratiu
i que es considera que s’ha de guardar
permanentment.
Els responsables d’aquest tipus d’arxiu han
d’avaluar i triar la documentació que cal guardar i
la que es pot eliminar.
L’edat dels documents és de 30 anys endavant. El
suport són arxius definitius que s’encabeixen en
arxius compactes.
29. EDAT VIDA DEL DOCUMENT TIPUS D’ARXIU
1ª edat:
0 a 5 anys
PRIMERA ETAPA O FASE
ACTIVA
ARXIU DE GESTIÓ O
OFICINA
2ª edat
5 a 30
anys
SEGONA ETAPA O FASE
SEMIACTIVA
ARXIU DEPARTAMENTAL
O ADMINISTRATIU
3ª edat
+ 30 anys
TERCERA FASE O FASE
INACTIVA
ARXIU HISTÒRIC O
CORPORATIU
30. CIRCUIT DE LA DOCUMENTACIÓ
OFICINA DE REGISTRE
document rebut
document creat
registrar
ARXIU DE GESTIÓ
classificar i catalogar
arxivar
seleccionar, eliminar, transferir
ARXIU ADMINISTRATIU
DEPARTAMENTAL
guardar
seleccionar, eliminar, transferir
ARXIU
HISTÒRICCORPORATIU
seleccionar, eliminar
guardar
31. 2. L’EXPEDIENT ADMINISTRATIU
L’expedient és un conjunt ordenat
de documents i actuacions que
serveix d’antecedent i fonament per
resoldre un procediment o actuació
relacionada amb les funcions d’una
organització (empresa, entitat o
administració).
32. etc.
El constitueixen tots els documents; produïts
i rebuts en qualsevol suport físic o format:
plànols, fotografies, vídeos, entorns digitals,
ha de ser possible reconstruir la seqüència
dels tràmits
Un expedient ha de tenir una construcció
lògica
35. Expedient reglat o determinat
per l’administració
És a dir que conté tots els documents que
l’administració genera o rep com a resultat
d’un procediment administratiu.
En aquest tipus d’ expedient els documents
es van agregant per ordre cronològic a
mesura que s’avança en les fases del
procediments.
Per exemple l’expedient del personal, d’un
alumne/a matriculat en un centre
públic, etc.
36. Expedient tècnic
agrupa documents que fan referència a un
mateix assumpte, organisme o persona, el
vincle d’unió és el tema o l’activitat.
Per exemple l’organització d’una
exposició, d’unes jornades
tècniques, procés de selecció de
personal, l’organització d’una reunió.
Els documents també estan ordenats del
més antic al més nou, ordenació
cronològica.
37. Dossier o expedient temàtic
Són un conjunt de documents
agrupats, ordenats o no
cronològicament, segons criteris subjectius de
la persona que forma el dossier.
També es poden ordenar per grups de
documents, els quals els podem separar en
subcarpetes.
Per exemple en una empresa hi ha un dossier
per l’adquisició d’una fotocopiadora (propostes
de compra, estudis tècnics, fulletons
publicitaris, notes manuscrites, etc).
38. Ordenació de l’expedient
Un expedient sempre contindrà
documents ordenats
cronològicament, de més antic a més
actual, de baix a dalt.
Les dates extremes de l’expedient vol
dir:
quan s’inicia
quan es finalitza o tanca
39. Els documents de dintre l’expedient
seran sempre els originals, sense
fotocòpies ni altra mena de
duplicats, sense esborranys i sense
clips metàl·lics.
L’expedient s’obre amb el primer
document i progressivament s’hi van
afegint els següents, posant-los
sempre a sobre, de manera que quan
obrim la carpeta tindrem primer
l’últim document que s’hi ha
incorporat.
40. Principi d’unitat de
l’expedient, l’expedient l’ha d’iniciar i
resoldre l’organisme, departament o
unitat que tingui la competència
específica en el tema, independentment
que intervingui en la resolució diferents
unitats o departaments.
S’utilitza una carpeta que sol tenir una
caràtula estàndard per a tots els
expedients, o per tipus d’expedients. A
vegades es canvia el color de la carpeta
per diferenciar els departaments o
temes.
41. Cal no forçar la capacitat de les carpetes,
si és necessari s’han d’obrir diferents
volums amb les indicacions: volum 1,
volum 2, volum 3 ...
Els expedients que tinguin documents de
naturalesa diversa o complexa, es poden
arxivar en subcarpetes dins la carpeta de
l’expedient.
Quan es tracti de documents amb suport
diferent (fotografies, diapositives) o
documents amb format especial (llibres,
plànols..) es mantindran fora de la
carpeta d’arxiu de l’expedient.
42. Identificació de la carpeta de
l’expedient
Volums que consta l’expedient, per exemple: 1/2
(volum 1 de 2)
L’any.
Codi de classificació, és el nº de l’expedient i que
correspon a la numeració del registre
d’expedients o sistema de classificació que té el
departament.
Títol de l’expedient, descripció sumària que serà
diferent segons cada expedient
Dates extremes; obertura de l’expedient, dates
del primer document i de l’últim, o bé el període
de realització d’aquest expedient.
La unitat productora de l’acció, el departament,
l’àrea, la secció (si està codificada el núm. de
codi de la unitat).
43.
44. Documents que integren
l’expedient:
Documents que han estat realitzats per la pròpia
oficina, i altres rebuts. Aquests últims els
conservarem en forma d’original, mentre que els
altres, com que surten fora de les oficines els
conservarem en forma de copia administrativa.
Documents essencials
(informes, dictàmens, resolucions,... que recullen la
informació més qualificada del procediment
administratiu), documents d’enllaç (oficis de
remissió, notes internes, ... Que tenen com a
finalitat servir de nexe i deixar constància dels
tràmits realitzats)
45. Tots els documents que generi un expedient es
guardaran a la corresponent
carpeta, seguint el rigorós ordre del tràmit
del
procediment administratiu, i indicant a la
portada les següents dades:
La carpeta o guarda exterior:
Nom de l’oficina que l’ha tramitat.
Data d’inici i fi.
Resum de l’assumpte.
Número de documents.
Dígits del quadre de classificació amb la
denominació de sèrie.
Signatura de la instal·lació.
46. La relació del contingut (índex
de documents):
Documents que formen l’expedient:
nº de ordre del document.
Data del document
assumpte.
Omplirem mentre s’incorporen els
documents a la carpeta de l’expedient.
La relació de contingut pot anar o bé a la coberta de la
carpeta o bé a l’interior de l’expedient com un
document sol.
47. La relació de contingut, que dura pocs minuts a les
oficines, té efectes molt positius:
Permet buscar un document no dintre de l’expedient
sinó a la relació de contingut assenyalada a la carpeta.
Com que els documents estan numerats podem arribar
a ells directament dintre de la carpeta.
Amb una ullada a la coberta de la carpeta sabem els
documents que conté i l’estat de tramitació de
l’expedient.
Ajudarà a reconstruir els expedients si s’haguessin
dispersat (en cas d'utilització negligent, els podem
tornar al seu ordre original de manera simple i
mecànica).
49. “Manual de organización de archivos de oficina” Archivo General de la Universidad de Alicante
Exemple carpeta (Arxiu General de la Universidad
d’ Alacant)
51. 3.GESTIÓ DE LA DOCUMENTACIÓ
A continuació analitzarem el conjunt
d’operacions i tècniques que s’han de seguir
per
• al control
• la conservació
• la transferència o eliminació de la
documentació
Amb l’objectiu de racionalitzar-ne i unificar-ne
el tractament i aconseguir-ne una gestió eficaç
i rendible.
52. Els elements bàsics són:
Quadres de classificació
Criteris d’ordenació
Eines de descripció de la
documentació guardada
Arxivament
54. Classificar documents
Classificar és l’acció d’agrupar, per
classes o categories, els documents que
s’assemblin el més possible entre ells i que
difereixin d’altres tipus de documents.
Significa organitzar un conjunt de
documents en grups amb unes
característiques comunes.
Per classificar un conjunt de documents cal
analitzar les característiques d’aquest i fer
una recopilació de tots els documents
comuns.
55. Aquesta acció facilita la col·locació i la
recerca de la documentació.
Per tant és un treball intel·lectual
imprescindible abans de passar a l’acció
física de col·locar els documents.
Exemple: els document del departament de RRHH els
podem classificar en els grups següents:
- currículum
- contractes
- nòmines
- assegurances
56.
57. Tots els expedients que comparteixen un
mateix tipus de tramitació o un mateix tipus
de tema o subjecte al qual fan
referència, formen part d’una mateixa sèrie
documental;
Per exemple, les unitats de personal tenen uns expedients
per a cadascuna de les persones que treballen o han
treballat a l’organisme, i tots aquests expedients estan
classificats dins la sèrie expedients personals.
58. Les sèries documentals
És un grup d’expedients o documents que
tenen un conjunt de característiques
comunes, comparteixen un mateix tipus de
tramitació, o un mateix tipus de tema o
subjecte, fet que justifica que es puguin
classificar junts.
Per exemple, correspondència, actes protocol·laris, fires
comercials
59. La classificació és la primera operació en
el procés d’organització dels documents
administratius:
Agrupant els documents en
expedients.
Agrupant els expedients en sèries.
60. Quadre de classificació
Serveix per :
Establir un criteri únic per a la
classificació i titulació dels expedients i
documents
Planificar l’estructura de l’arxiu de
gestió i relacions dels arxius informàtics
amb els expedients en paper.
61. Fer explícites les relacions entre
funcions i activitats que es
realitzen, així com els documents que
generen.
Servir de guia per a la recerca
d’informació.
Agrupar els expedients en sèries de
manera que se’n pugui decidir la
conservació/eliminació per blocs.
62. El quadre de classificació s’estructura
jeràrquicament per funcions; això
vol dir que les sèries s’agrupen
segons les funcions i activitats que les
han generat (de les més generals fins
a les més concretes) i no segons la
unitat administrativa que s’ha fet
càrrec del tràmit.
63. Per exemple una funció “Gestió
de la qualitat”
Intervenen varis departaments:
• producció,
• administració,
• màrqueting.
S’assigna un codi a la funció, ja que el
control pot dependre tant d’un
departament com d’un altra.
64. Un quadre de classificació està
estructurat en nivells:
CATEGORIES: Projectes
Classes: Plans Estratègics
Subclasses: pla estratègic2010/11
pla estratègic2011/12
Sèrie documental
Expedient
65. Dintre un nivell o classe s’estableixen les
sèries documentals
que són les agrupacions de documents
per tipus d’activitats o tasques
assignades dins la funció.
Cada sèrie agruparà els expedients o
documents de la mateixa naturalesa.
66. Classes de documents Per funcions
Sèries documentals
Per temes /
tràmits
Expedients Per accions del
tema o tràmit
67. CLASSE
SÈRIE
SUB-
CLASSES
SUB-
DIVISIONS
G004. Gestió dels
recursos humans
- G0100 Expedients de personal.
- G0200 Formació de personal
- G0210 Cursos de formació
intensius.
- G0211 Seminaris de
formació.
- G0300 Selecció de personal
- G0340 concurs de selecció
personal administratiu
- G0370 Concurs de selecció
personal de producció
Un expedient
per cada
treballador
Un expedient
per cada curs
de formació
Un expedient
per cada
seminari de
formació
Un expedient
per cada
concurs
realitzat
68. Exercici exemple:
El departament d’administració de
l’empresa DLG Assessors, SA vol
classificar la seva documentació. Per
això ha establert diferents grups de
document, un dels qual són les factures
dels proveïdors.
Explica com faries el quadre de
classificació
71. Procediment per classificar un
document
Comprovar si el document forma part
d’un expedient que ja existeix.
Determinar a quina entrada del quadre
de classificació correspon, és a dir a
quin classe o sèrie correspon.
Buscar a quina subclasse respon
l’activitat que fa referència el
document, fins a trobar la divisió
precisa de l’assumpte que es tracta.
72. Elaboració de Separadors
Elaborar els separadors per
cadascuna de les series i
subsèries de tal manera que
permeti visualitzar la seva ubicació
i faciliti la localització física de la
documentació.
75. Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Carpeta Nº:__________
SECRETARIA GENERAL
INFORMES
Informes de Actividades
Fechas Extremas: 1999-12-12 a
2000-12-12
Folios: 155
Bogotá, enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
76. PRINCIPI D’ORDRE ORIGINAL
Ordenar a l’interior de cada una de las
unitats documentals (assumptes) els
diferents documents tenint en compte la
seva data de producció o tràmit i
mantenint l’estructura que va tenir durant
el servei actiu.
77. Acta 1 Enero 20 de 2000
Acta 2 Marzo 15 de 2000
Acta 3 Mayo 15 de 2000
Acta 4 Abril 21 de 2000
Acta 5 Junio 25 de
2000
Acta 6 Agosto 8 de 2000
Actes del Comité de Compres
78. Codificació
Els documents generats o rebuts en
qualsevol organització s’han de codificar
des del moment de la seva recepció o
emissió, segons el quadre de
classificació.
.
79. La codificació és un sistema
d’enumeració (alfa/numèric) que s’aplica
a cada una de les classes i a les
successives subdivisions.
Es tracta d’una codificació corporativa que
incorpora el quadre de classificació.
Cada unitat, partint dels codis
generals, estableix la codificació dels
expedients segons l’acció o activitat
concreta, dada que s’incorpora a la carpeta
de l’expedient
80. En un codi normalment
s’identifica:
Classe
Subclasse: sèries amb
les que es divideix la
classe
Subdivisions de les sèries:
per identificar el nom d’una
persona, tipus de documents o
activitats pròpies d’un departament
81. ADQUISICIÓ IMMOBLE PLAÇA MARTÍ
POL 21
CLASSE: 2101 Gestió dels béns mobles
SUBCLASSE: 2102 Adquisició de béns mobles
SUBDIVISIÓ PER TIPUS D’ACCIÓ: U05 Informes i estudis
SUBDIVISIÓ NOMINAL ( pel nom de l’edifici) : N24
Immoble Martí Pol 21
CODI DE L’EXPEDIENT: 2102 U05 Informes i estudis
83. 3.2 ORDENACIÓ
Cronològica
L’ ordenació és el pas següent dins de l’organització
dels documents i són el conjunt de criteris que
s’apliquen a l’hora de guardar els documents.
85. Paso 6: Ordenación
Ordene cada uno de las unidades
documentales (asuntos),pertenecientes a
una serie o subserie, utilizando un
sistema que facilite la localización y
recuperación de la información.
Los sistemas pueden ser: Alfabético,
Numérico, Cronológico, Geográfico entre
otros (se pueden combinar)
87. Paso 8: Foliación
Foliar cada una de las series y subseries
documentales, previendo para ello la
numeración de los folios en el extremo
superior derecho, con un lápiz de mina
negra y blanda (HB, B), en forma
legible, sin enmendaduras, empezando
por el documento más antiguo hasta el
más reciente al final de la carpeta y así
sucesivamente.
88. Informes de
Gestión
Anual 2004
Historias Laboral
43.528.597
1
2
3
4
5
1
2
3
4
5
6
Enero 20 de 2000
Enero 20 de 2000
Enero 24 de 2000
Marzo 12 de 2000
Octubre 2 de 2000
Enero 20 de 2001
Enero 20 de 2000
Febrero 20 de 2000
Marzo 20 de 2000
Abrril 20 de 2000
Mayo 20 de 2000
Junio 20 de 20006
89. Paso 9: Ubicación Física
Ubique físicamente las carpetas que
conforman cada una de las Series y
Subseries documentales, observando que
guarden el mismo orden en que
aparecen relacionadas en la Tabla de
Retención Documental
90. Ubicación Física
45 INFORMES
45.25 Informes Financieros
Enero
Febrero
Marzo
45.05 Informes Contables
Boletín de Enero
Boletín de Febrero
Separador de Serie
Separador de Subserie
Separador de
Subserie
Unidades
Unidades
A1 G1
Conciliación Bancaria
marzo
91. Paso 10: Identificación de Archivadores
Identifique
alfanuméricamen
te cada uno de
los
archivadores, de
tal forma que
permita la
localización
física de los
expedientes
Ir a paso 15
A1G1
A1G2
A1G3
A
R
C
H
I
V
A
D
O
R
G
A
V
E
T
A
93. Què s’ha de fer amb els
documents?
VALORAR
Despatxar, gestionar
Dirigir, distribuir
Llençar
Arxivar:
Classificar
(classes, sèries, activitats, expedients...)
Ordenar (criteri
alfabètic, geogràfic, cronològic...)
Arxivar
94. 3.3.EINES DE DESCRIPCIÓ
La descripció és l’explicació que serveix
per:
identificar,
gestionar
localitzar la documentació que hi ha
en un arxiu.
És un instrument que facilita el
coneixement de la documentació que hi
ha arxivada.
96. A. Guia o manual d’arxiu
És un manual que fixa el sistema de
classificació per a tots els departaments i
unitats de l’organització.
Inclou:
Cicle de la documentació
El quadre de classificació, criteris de
classificació i arxivament, codificació, ordenació
i senyalització.
Criteris d’eliminació i si és necessari l’accés a la
documentació o préstec.
97. B.L’inventari
És un llistat que relaciona la
documentació produïda per una
organització o departament, d’acord
amb les sèries documentals.
La informació s’ha d’estructurar de
forma jeràrquica, segons els nivells
del quadre de classificació.
98. INVENTARI DEL FONS DOCUMENTAL DEL SINDICAT
AGRÍCOL DE TREBALLADORS DEL CAMP (1934-1936)
Índex:
01 Assemblea general de socis
02 Secretaria
01. ASSEMBLEA GENERAL DE SOCIS
Llibre d'actes 1934-1936
Actes. Esborranys 1934
02. SECRETARIA
Correspondència rebuda 1934
Correspondència rebuda 1935
Correspondència rebuda 1936
Llista de socis
99. C. L'índex
És un registre, que es gestiona per
mitjà d’una base de dades i que
informa de la documentació que hi ha
guardada en un arxiu.
La informació s’estructura per classes
de documents, segons les sèries
documentals establertes i s’indica la
localització física.
100. Comprèn:
Encapçalament que identifica l’assumpte
o nom de la sèrie documental.
Període en que s’ha produït la
documentació.
Signatura, identifica la localització
Armari, Passadís, Estanteria, Numeraci
ó correlativa, segons l’ordre de
producció documental:
102. 4. ARXIVAMENT
DEFINICIÓ: És el conjunt
d’operacions físiques adreçades a
identificar i col·locar els documents i
els expedients de manera que es
puguin recuperar ràpidament amb el
menor cost de temps possible.
106. Carpetes suspeses, s’ubiquen als arxivadors
metàl·lics, calaixos o armaris. El visor de les
carpetes s’han de senyalitzar amb: Codi de
classificació, Títol.
Les carpetes suspeses s’ordenen segons el
codi i el títol de classificació. Si l’expedient té
diverses carpetes s’ordenen de més antic a
més recent.
108. CODI - 159
G 401 U003
Any - 2004
Núm: 5
Capses d’arxiu definitiu, s’aplica per
endreçar els expedients finalitzats o la
documentació que ja no és de consulta
immediata.
S’utilitzen per transferir documentació de
l’arxiu d’oficina o l’arxiu central i d’aquest a
l’històric.
El llom de la caixa ha de contenir les dades
següents (en llapis per poder reciclar les
caixes):
• Codi de la secció o unitat productora
• Codi de classificació (el del primer expedient
i de l’últim)
• Any d’obertura i tancament
• Número d’orde (sistema continuat) Es pot
tenir un índex que identifiqui, segons el
número de la caixa, què conté.
109. ARXIVAMENT DELS DOCUMENTS INFORMÀTICS
El funcionament dels sistemes informàtics
afavoreix la transcripció d’un quadre de
classificació jeràrquic i funcional a
l’ordinador.
De la mateixa manera que es fa amb el
paper, a l’ordinador es pot mantenir un
arxiu de gestió agrupant els documents en
expedients, i els expedients en sèries, i
finalment reunint totes les sèries que
utilitza una mateix àrea funcional.
110. L’arxiu de gestió informàtic ha de
constar d’un estructura de directoris
dividida com a mínim en quatre nivells:
Nivell 1 – Classes ( funcions)
Nivell 2 – Sèries
Nivell 3 - Expedients
Nivell 4 - Documents
111. LA FEINA D’ARXIVAR
És un conjunt d’operacions
mecàniques per identificar els
documents i ubicar-los dins de
l’arxiu.
Hi ha dues maneres d’enfocar
la feina d’arxivar els
documents:
arxivar per guardar (això és
acumular)
arxivar per trobar.
112. Arxivar per trobar exigeix
aplicar un mètode i pensar
perquè fem les coses.
A canvi quan busquem un
document no ens caldrà
recórrer a la memòria, ni tant
sols ens caldrà ser la persona
que va arxivar, només ens
caldrà utilitzar la lògica i les
eines de recerca a la nostra
disposició i sabrem amb
rapidesa i seguretat on és.
113. Arxivar és aplicar les tècniques d’arxiu
que:
representen la seguretat de conservació
dels documents essencials
l’agilitat en la recerca,
la localització i ús de la documentació ,
la rendibilitat de temps i de costos
laborals
un servei eficaç i més ràpid al client
114. Per tant els documents s’han d’organitzar
seguint els passos següents:
1)Classificar, preguntar-se: per què serveix
el document? Quina acció fa aquest
document? A quina activitat o tema
correspon? De quin expedient forma part?
2)Posar un títol al document: i codificar
segons el quadre de classificació. Ref. 1011.
3)Ordenar el document dins l’expedient o
carpeta.
4)Avaluar per eliminar o transferir l’arxiu de
gestió o arxiu central.
116. Idees per arxivar
Arxivar freqüentment, no deixar que els
papers s’acumulin.
Utilitzar separadors i visors rígids.
117. La informació més recent col·locar-la
davant la carpeta.
No deixar als arxius
còpies inútils, clips, grapes.
Alinear bé els papers que s’arxiven
(per exemples les fotocòpies del DNI
guardar-les mida DIN A4), no
incloure papers de mides petites.
118. No carregar les caixes , lleixes
deixar una centímetres buits per manipular
amb facilitat.
Tenir coneixement del temps legal que la
documentació ha d’estar a l’arxiu de
gestió, que es pot destruir, que s’ha
transferir a un arxiu central o històric. La
data que es pot eliminar alguna
documentació es pot anotar
en llapis.
119. Els impresos de tamany gran doblar-los
amb el text cap a fora perquè la lectura
sigui fàcil i ràpida.
Disposar d’un inventari que indiqui el lloc
de l’arxiu o el número de la carpeta.
El sistema d’arxiu evoluciona, cada cert
període de temps s’ha de revisar (3 anys
per exemple) i/o actualitzar.
Les bases de dades és un bon sistema
per tenir actualitzar l’inventari dels
documents i amb això facilitar la recerca
