Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Presentació de la gestió documental

128 views

Published on

Presentació de la gestió documental.

Més manuals a: http://www.exabyteinformatica.com

  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Presentació de la gestió documental

  1. 1. Más manuales en: http://www.exabyteinformatica.com/manuales-y-apuntes-freeware(C) Roger Casadejús Pérez | http://www.exabyteinformatica.com/tienda/Presentació de la gestió documentalEn la recerca de donar a conèixer la gestió documental, no des de el punt de vista actual, sinóaconseguint mostrar una mica el seu origen, podem comentar la importància que téactualment dins i fora de les organitzacions públiques i privades. No només en lordenació icorrecte ús de les operacions d’arxiu, sinó també en facilitar la difusió de les fonts d’arxiu alsseus usuaris directes.Poden enumerar una sèrie de conceptes relacionats amb la gestió documental que el que esbusca és situar-nos en el context del tema que tractarem al llarg daquest article.Podem dir llavors que la gestió documental avarca el cicle de vida complet dels documents, ésa dir, el tractament seqüencial i coherent que es dóna als documents des de que es produeixeno es reben en les diferents unitats fins al moment en què són eliminats o guardats, en funciódel seu valor testimonial o històric fins a una font paralèl·la al coneixement de la sevatrajectòria.Daltra banda, es comenta que la gestió documental avarca des de lelaboració dels documentsfins al seu servei, passant per la seva organització i descripció.La gestió documental és un conjunt dactivitats administratives i tècniques amb tendència a laplanificació, gestió i organització de la documentació produïda i rebuda per les entitats, des deel seu origen fins a la seva destinació final, amb l’objectiu de facilitar la seva utilització iconservació.Podem dir doncs, que la gestió documental consisteix, en el tractament i conservació que selshi dóna als documents, des de el principi del seu cicle de vida, és a dir, la producció del mateix,fins a la seva eliminació o conservació permanent, tot això seguint les diverses etapes queconstitueixen el cicle de vida dels documents, i per descomptat respectant el principi dordreoriginal i el principi de procedència.Per a qualsevol organització la gestió documental, és un gran repte, que tard o dhora haurandenfrontar, tret que vulguin ser organitzacions obsoletes i poc actualitzades. És un reptedifícil, ja que és necessari realitzar tasques com l’auditoria dinformació i gestió electrònica dedocuments, entre d’altres, per a això molt poques persones estan capacitades.La gestió documental o gestió de documents va ser concebuda a Estats Units, al voltant de ladècada dels 50, i va ser molt acceptada en aquell moment i va ser reconeguda de forma oficiala mitjans del segle XX. La gestió documental va revolucionar tota la pràctica d’arxivardocumentació que es realitzava fins llavors, ja que introdueix el cicle vital dels documents, laqual cosa no es coneixia fins a aquest moment, demostra un camí, una interconnexió entre lesdiverses etapes o procediments que sapliquen als arxius personals o institucionals.En finalitzar la segona guerra mundial com tots sabeu, es va produir una explosió dinformacióa causa de la recerca de superioritat tecnològica per part de varis països, principalment EstatsUnits i lextingida Unió Soviètica. Aquesta explosió va arribar a tal punt que varen sorgir
  2. 2. Más manuales en: http://www.exabyteinformatica.com/manuales-y-apuntes-freeware(C) Roger Casadejús Pérez | http://www.exabyteinformatica.com/tienda/problemes relacionats amb la gran quantitat de documents, de papers, que sestaven produint,és arran daixò que la gestió documental es va poder posicionar més ràpidament en elepicentre de les organitzacions a Estats Units i d’altres països que patien dexcés dedocuments, la qual cosa va permetre reduir i organitzar, tota aquesta documentació, partintdel cicle vital dels documents i respectant sempre el principi dordre original i el principi deprocedència.Per implementar la gestió documental dins de qualsevol organització, és necessari comptaramb un programa de gestió documental que ens permeti aconseguir aquesta transició sensemasses dificultats, per als treballadors, i per a lorganització.En un programa d’implementació de gestió documental, es defineix el programa de gestiódocumental com el conjunt dinstruccions en el s que es detallen les operacions per aldesenvolupament dels processos de la gestió documental a linterior de cada entitat, tals comla producció, recepció, distribució, tràmits d’organització, consulta, conservació i disposiciófinal dels documents.És a dir, un programa de gestió documental pot ser entès com un conjunt dinstruccions quesels indiquen a cada departament dins de lorganització, aquestes instruccions estanrelacionades amb la correcta implementació de les operacions d’arxiu que es realitzen a cadadepartament, amb la finalitat de que en línies generals, si gestionen els documents digualforma en els diferents departaments empresarials, faciliten així la gestió documental dins delorganització.En implementar o elaborar un programa de gestió documental el que es busca és aconseguiruna sèrie dobjectius, entre els quals es poden esmentar:· Tenir en compte la importància que tenen els documents darxius dins de qualsevol instituciópública o privada.· Buscar la racionalització i control de la producció documental, basant-se en els procedimentsd’arxiu, amb la finalitat devitar la producció de documents innecessaris o que documentsintranscendents siguin conservats per més temps del necessari o el reglamentari.· Crear una metodologia en quant al tipus de materials i suports de qualitat que semprin,destinada a la recerca de la preservació del medi ambient.· Permetre la recuperació dinformació duna forma molt més ràpida, efectiva i exacte.· Aconseguir que els arxius siguin vistos dins i fora de lorganització com a veritables unitatsdinformació útils no només per complaure ladministració sinó també per a la cultura.Per a la posada en marxa dun programa de gestió documental és necessari tenir unesconsideracions bàsiques que podem resumir en tres tipus de consideracions:· Administratives: senfoquen en la administració de lempresa en aspectes com latransparència, el aprofitament de materials i leficiència de ladministració.
  3. 3. Más manuales en: http://www.exabyteinformatica.com/manuales-y-apuntes-freeware(C) Roger Casadejús Pérez | http://www.exabyteinformatica.com/tienda/·Econòmiques: es refereix a lavaluació de lestalvi que genera la gestió de documents, enevitar la conservació de documents innecessaris i a el bon ús dels recursos destinats a la gestiódocumental.· Diagnòstic: són necessaris una sèrie daspectes en quant al pla de creació daquest programade gestió documental, entre els quals cal destacar els requisits tècnics i els requisitsadministratius. Entenem per diagnòstic com la cerca i identificació de problemes, oportunitatsi objectius, així com lanàlisi i lavaluació de les necessitats dinformació i manteniment delprograma, a més a més de plans de millora i plans de contingència.Els requisits tècnics, es refereixen als instruments que sexpliquen per dur a terme aquestprograma de gestió documental, com poden ser manuals de processos i procediments,manuals de funcions, taules de valoració documental i taules de retenció documental entred’altres.Quins avantatges obtenim d’una bona implementació d’un sistema de gestió documental?Laplicació dun programa de gestió documental permet un increment exponencial de laproductivitat empresarial, ja que facilita la ubicació i la gestió de la informació afegint queredueix en gran mesura, lexcés de documents que generalment es conserven en lesorganitzacions i que no són importants per a la mateixa.Resumint, alguns daquests avantatges podrien ser:· Reducció del temps de consulta dun document en paper.· Reducció del temps de consulta de documents electrònics.· Reducció dels costos darxiu.· Reducció del temps de recuperació dun document.· Accés concurrent a un document.· Millora datenció als clients.· Reducció de costos legals.· Reducció de costos daccés a la documentació.· Possibilitat dintegrar-se amb subsistemes de gestió documental específics.· Increment en la satisfacció dels usuaris interns.

×