Bab3 agung

BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1.

Analisa Organisasi

3.1.1. Gambaran Umum PT. Rekayasa Industri (PT. RI)
PT

Rakayasa

Industri

Perusahaan

evolusi

dan

perkembangan

PT Rakayasa Industri (akrab disebut sebagai REKIND) didirikan oleh pemerintah
Republik Indonesia pada 12 Agustus 1981 hingga mengembangkan kemampuan
nasional di bidang rekayasa, Pengadaan, dan jasa konstruksi atau pabrik industri besar.
Dalam 5 tahun pertama operasinya, bisnis inti utamanya adalah industri kimia dan
petrokimia. Selanjutnya, dengan mempertimbangkan dari segmen pasar saat ini dan
permintaan, REKIND mengembangkan kompetensi dan keahlian menuju perusahaan
kelas dunia dalam bidangnya.
Untuk memenuhi kebutuhan pasar dan meningkatkan cara yang lebih baik
untuk melayani pasar yang lebih luas, pada tahun 2005 REKIND mengambil langkah
berani dengan mengubah struktur manajemen dan mendirikan unit bisnis strategis
yang berfokus di bidang industri dan segmen energi, yaitu:
1. Gas
2. Geotermal
3. Kilang dan Petrokimia
4. Mineral, lingkungan dan prasarana

56
Setiap unit bisnis strategis bekerja sebagai mitra klien, memberikan one stop
solution mulai dari konsep proyek sampai operasi dan pemeliharaan. Semua pekerjaan
yang dilakukan selesai dalam standar internasional tertinggi, yang didukung oleh tim
operasional yang kuat dan teknologi modern. Untuk menyajikan hasil terbaik,
REKIND memanfaatkan teknologi informasi modern, seperti PDS (Plant Design
System), E-procurement dan ERP Axapta. Pada tahun 2007, REKIND menekankan
kembali komitmennya untuk menjadi perusahaan dengan customer centric global dan
visi melalui pelaksanaan sistem cluster selama pelaksanaan proyek. Melalui sistem
cluster, terdiri dari sipil, mekanikal, instrumen, listrik, proses, dan pipa, masingmasing disiplin teknis bertanggung jawab atas pelaksanaan proyek dari tahap awal
rekayasa hingga commissioning. Melalui 27 tahun pengalaman kami, REKIND hari ini
adalah salah satu perusahaan nasional terkemuka rekayasa, pengadaan, konstruksi, dan
commissioning (EPCC) perusahaan di Indonesia dan luar negeri.
A.

Layanan Rekind
1. Total EPCC

Menyediakan lengkap dan terpadu rekayasa, pengadaan, konstruksi & jasa
commissioning.
2. Layanan engineering.

Menyediakan dasar dan detail dari engineering services dari PFD (Process low
Diagram), P & ID, Plant layout, Diagram garis tunggal, diagram lingkaran, G
sipil termasuk desain pondasi dan struktur, analisis tegangan pipa, peralatan &
daftar motor, jika perlu REKIND akan menggambarkan hingga dokumen
penyelidikan PDS (Plant Design Sistem INTEGRAPH dan AUTOCAD).

57
3.

Konstruksi & Commissioning
Menyediakan jasa manajemen konstruksi, studi dering (termasuk PDS dering
terbaru kami simulasi), pekerjaan konstruksi, dan commissioning services.

4. Layanan pengadaan
Menyediakan pembelian, mempercepat, perkapalan, & transportasi asing dan
peralatan atau bahan lokal, termasuk, jika perlu, memberikan, mengimpor bahan
baris FABRICATOR lokal.
5. Jasa Konsultasi Manajemen Proyek

Menyediakan jasa manajemen proyek dan manajemen konsultasi atas nama
pemilik (EPC-manajemen), termasuk studi kelayakan layanan.
6. Pembiayaan proyek

Menyediakan solusi pembiayaan dan kemasan, termasuk merekomendasikan
sumber pembiayaan.
7. Plant Operation & Pemeliharaan

Menyediakan layanan operasi dan pemeliharaan, termasuk manajemen pabrik
peralatan, pengadaan personil dan bahan habis pakai.
B. Lingkup Proyek
1. Proyek turnkey lengkap

Mulai dari awal kegiatan (persiapan, survei, penelitian tanah, reklamasi) hingga
kegiatan Comisioning.
2. Perluasan Proyek.

Peningkatan kapasitas pabrik: dari dasar dan detail rekayasa, termasuk simulasi,
pengadaan, konstruksi & commisioning.

58
3. Proyek Perubahan

Kegiatan peningkatan: dari dasar dan detail rekayasa, termasuk simulasi, hingga
pengadaan & commissioning.
4. Proyek relokasi
Kegiatan relokasi dan rekondisi: dari penilaian kondisi kegiatan yang ada,
relokasi, perakitan dan retrofit dengan fasilitas baru.
C. Proyek Jaminan
1. Jadwal Jaminan

Sebagian besar proyek telah selesai pada atau sebelum jadwal.
2. Jaminan Kualitas
Semua proyek yang ditugaskan sesuai dengan jadwal dan spesifikasi kualitas
proyek.
3. Jaminan keamanan
REKIND Mendapat penghargaan THE SAFETY AWARD 2004 dari Presiden
Republik Indonesia dengan lebih dari 10 Juta jam kerja tanpa kecelakaan.
D. Pelaksanaan Proyek
REKIND memiliki catatan prestasi yang sudah terbukti sukses dalam
berbagai jenis proyek hulu dan hilir di dalam negeri dan luar negeri. Pelanggan
memiliki kesempatan untuk menerapkan pengetahuan dan keahlian untuk konsepsi
proyek, kelayakan, studi, teknologi pengaturan, inisiasi proyek bantuan dan
pengaturan pembiayaan proyek mereka. Sebagai kelompok secara keseluruhan,
REKIND, proyek tim S bekerja bersama-sama dengan pelanggan kami yang
terhormat atau mitra yang paling berharga serta pemasok kami. Dengan

59
pendekatan Cost-Quality-Time basis kompetisi, di mana biaya, kualitas dan waktu
dianggap sebagai kendala utama kami, jadwal, kualitas dan biaya adalah prioritas
pertama kami.
Setiap proyek diberikan kepada REKIND disusun di bawah wakil pimpinan
President yang bertanggung jawab dari UBS yang bersama-sama dengan masingmasing unit pendukung bertanggung jawab untuk menjaga kualitas, biaya dan
jadwal proyek dan melaporkan kepada pihak eksekutif untuk wakil Presiden.
Setiap unit bisnis strategis yang didukung oleh sumber daya strategis unit dengan
Opertion EPC terdiri dari unit, unit pelayanan Proyek, portofolio dan layanan
berbagi unit, yang berpartisipasi dalam pelaksanaan proyek, persiapan proposal
dan jasa konsultasi.
Untuk menampilkan hasil terbaik dari layanan kami, REKIND modern dan
maju menggunakan teknologi informasi dan komunikasi, namun tidak terbatas
pada Plant 3D Modeling PDS system, E-Pro (pengadaan Electronic System), EDoc (Electronik Dokumen sistem manajemen), MMS (Bahan sistem manajemen),
FMCS (Field Materi System Control), WCS (Welding sistem Control) dan ERP
Axapta. REKIND juga telah mengembangkan perangkat lunak manajemen proyek
sendiri, yang dikenal sebagai "SIMPROSA", untuk mengendalikan eksekusi
proyek. Menggunakan "borderless office" system, perusahaan sistem jaringan
internal yang terintegrasi dengan jaringan internasional untuk kepala kantor,
mobile station, pemasok, R & D lembaga dan departemen pemerintah dan agenagen.

60
3.1.2. Visi dan Misi PT. Rekayasa Industri (PT.RI)
Visi
Menjadi rancang bangun dan Perekayasaan Industri kelas dunia
Misi
•

Memberikan jasa rancang bangun dan perekayasaan yang lengkap dan kompetitif
dengan mengutamakan keunggulan mutu dan inovasi teknologi.

•

Meningkatkan kompetensi dan mengembangkan organisasi yang respontif dan
Tangkas.

•

Melaksanakan tata kelola dengan baik.

•

Memberikan tata kelola perusahaan yang baik.

•

Memberikan nilai tambah lebih bagi pelanggan, pemegang saham, karyawan, dan
masyarakat dengan mempertimbangkan pertumbuhan perusahaan.

Tata Nilai (Budaya)
1. Profesionalisme
Bekerja dengan penuh integritas, etika tanggung jawab dan mengedepankan
kerjasama kelompok.
2. Kualitas
Mengutamakan mutu, ketepatan waktu, efektivitas dan efisiensi dalam setiap
aktivitas dan pekerjaan yang kami lakukan.
3. Pembelajaran

61
Senantiasa belajar untuk meningkatkan kompetensi, mengembangkan inovasi agar
selalu siap menyesuaikan diri terhadap semua perubahan yang terjadi dan
mengupayakan melakukan sharing terhadap hasil pembelajaran.
4. Tanggung Jawab Sosial
Mengutamakan keselamatan dan kesejahteraan bagi semua orang: baik karyawan,
pelanggan, masyarakat maupun kelestarian lingkungan hidup.

62
3.1.2. Struktur Organisasi

Gambar 3.1
Struktur Organisasi PT Rekayasa Industri Jakarta

63
3.1.3. Wewenang dan Tugas
Wewenang dan tugas dari masing-masing bagian pada PT. Rekayasa Industri
(PT.RI) adalah sebagai berikut :
a.

Executive Vice president/ Director Energy & Insratructure
Fungsi :
1. Mengelola kelompok portfolio bisnis dan energi dan infrastruktur.
2. Mengelola end-end value delivery process mulai dari business development,
marketing, Project conception, project development, project execution
sampai project closing serta O&M untuk portfolio bisnis geotermal,
mineral, lingkungan dan insfratruktur.
3. Mengelola fasilitas dan infrastruktur untuk mendukung pelaksanaan bisnis
disemua SBU.
Tugas dan Tanggung Jawab :
1. Memantau pasar EPC dalam bidang portfolio, Geotermal, mineral,
environmental dan insfratruktur.
2. Mencari bisnis EPC yang prospektif dalam porfolio Geotermal, Mineral,
environment dan insfratruktur.
3. Menciptakan atau mengembangkan bisnis EPC dengan secara aktif
mengembangkan jejaring.
4. Membentuk tim proposal untuk menyiapkan proposal untuk proyek.
5. Melakukan eksekusi proyekt serta memantau perkembangannya.
6. Melakukan bisnis O&M.

64
7. Melakukan pengelolaan fasilitas dan infrastruktur untuk mendukung
pelaksanaan bisnis disemua SBU, seperti engineering untuk area out Side
Battery Limit (OSBL), pembelian equipment & Bulk material, mendukung
pelaksanaan construction and commissioning untuk area (OSBL).
Tanggung Jawab Organisasi :
1. SBU Geothermal
2. SBU Mineral, environmental & insfratructure
3. BU utility dan off sites
b.

Executive Vice President/Director industrial Plants
Fungsi :
1. Mengelola kelompok portfolio bisnins industrial Plants.
2. Mengelola end-end value delivery process mulai dari business development,
marketing, Project conception, project development, project execution
sampai project closing serta O & M untuk portfolio bisnis industrial
Plants.
3. Mengelola Plant System untuk mendukung pelaksanaan bisnis di semua
SBU.
1. Memantau pasar EPC dalam bidang portfolio Gas, Reinery dan
Petrochemical.
2. Mencari Bisnis EPC yang prospektif dalam portfolio Gas, Reinery dan
Petrochemical.

65
4. Membentuk Proposal team untuk menyiapkan proposal untik proyek.
5. Melakukan eksekusi project serta memantau perkembangannya.
6. Menjalankan bisnis O & M
7. Melakukan pengelolaan Plant System untuk mendukung pelaksanaan bisnis
disemua SBU, seperti engineering untuk area inside battery limit (SBL),
penyediaan equipment & bulk untuk plant system, mendukung pelaksanaan
construction and commissioning.
Tanggung Jawab Organisasi.
1. SBU gas
2. SBU Refinery and peotrochemical
3. BU Plant system
c.

Executive Vice President Director/ Director Business Portfolio.
Fungsi :
1. Mengelola kelompok portfolio bisnis investasi dan Pengembangan Bisnis
Baru, Project Finance, sert bisnis anak perusahaan dan afiliasi.
2. Mengelola project Services dan shared Services untuk mendukung
pelaksanaan bisnis disemua SBU.
1. Memantau, mencari dan mengembangkan peluang bisnis baru dan peluang
investasi (penyertaan modal) yang prospektif.
2. Melakukan pendanaan untuk proyek EPC yang dikelola SBU.

66
3. Melakukan investasi dan pendanaan untuk memfasilitasi terealisasinya
proyek EPC.
4. Menyediakan jasa-jasa yang berhubungan dengan manajemen konstruksi,
procurement administration, shipping and expeding, QC and HSE serta
ansuransi.
5. Menyediakan jasa-jasa yang berhubungan dengan sistem dan IT, akuntasi,
personil administrasi serta perpajakan.
6. Memantau kegiatan anak perusahaan dan afiliasi
1. SBU Portfolio
2. Project Services unit
3. Shared Services unit
d.

Corporate Strategy Group
Fungsi :
1. Melakukan perencanaan dan pengendalian strategi dan kegiatan perusahaan
jangka pendek menengah maupun jangka panjang yang meliputi pemasaran,
keuangan, operasi dan pengembangan sumber daya manusia, serta
melakukan evaluasi dan melakukan transformasi terus menerus terhadap
perubahan perubahan usaha yang perlu dilakukan untuk pertumbuhan dan
perkembangan perusahaan.
2. Mengkoordinasikan dan mengevaluasi implementasi dan pengembangan
sistem infrastrukftur perusahaan yang meliputi proses bisnis, kebijakan dan

67
sistem prosedur dan metode-metode untuk menunjang pelaksanaan kegiatan
operasional perusahaan.
3. Mengidentifikasikan resiko legal yang mungkin harus ditanggung
perusahaan, menjadi pejabat penghubung (liasion officer) antara perusahaan
dengan seluruh stake holder, serta menyiapkan, mengadministrasikan dan
memelihara semua dokumen legal yang berkaitan dengan kegiatan
perusahaan.
1. Melakukan perencanaan, pengendalian dan pelaporan kegiatan perusahaan
termasuk analisa terhadap laporan keuangan perusahaan, laporan kinerja
dan pengembangan usaha seluruh strategic Business, Business Unit dan
group serta analisa terhadap kemampuan pengembangan sumber daya
manusia.
2. Mengusahakan solusi alternatif atas kendala dan hambatan yang dihadapi
perusahaan dalam perencanaan dan pengendalian perusahaan meliputi
pemasaran, keuangan, operasi, dan pengembangan sumber daya manusia.
3. Melakukan evaluasi dan pengukuran kinerja dari seluruh strategic Business
Unit, Business Unit dan Group.
4. Melakukan Sosialisasi, internalisasi dan transformasi serta evaluasi
terhadap perubahan perubahan yang terjadi di perusahaan.
5. Melakukan perencanaan dan pengembangan sumber daya manusia
berdasarkan analisa terhadap perkembangandan perubahan perubahan yang
dihadapi perusahaan.

68
6. Menetapkan sistem pengukuran kinerja sumber daya manusia di
perusahaan.
7. Mengkoordinasikan dan mengevalusi pengembangan proses bisnis,
kebijakan, sistem prosedur dan metode-metode yang berjalan di perusahaan.
8. Merencanakan, mendesain dan melakukan evalaluasi penerapan sistem
informasi perusahaan yang terintegrasi.
9. Mengidentifikasikan resiko legal baik yang bersifat project maupun
corporate yang mungkin harus ditanggung perusahaan, mengupayakan
keadilan bagi perusahaan.
10. Mengkoordinasikan corporate risk managment.
11. Menjadi penjabat penghubung antara perusahaan dengan stake holder
dalam penyampain informasi informasi untuk kepentingan perusahaan.
e.

Internal Audit & Compliance Group
Fungsi :
1. Melakukan pengawasan dan pemeriksaan terhadap aspek aspek finansial,
operasional, kualitas dan keselamatan dalam seluruh kegiatan perusahaan.
2. Melakukan penyebaran, pemeliharaan, pengawasan, dan pemeriksaan
terhadap pelaksanaan manajemen mutu secara meluas diseluruh bagian
perusahaan agar sesuai dengan proses bisnis, kebijakan, sistem prosedur,
metode-metode serta peraturan perusahaan (company wide quality system)
yang ditentukan.

69
3. Melakukan penyebaran dan pemeriksaan terhadap seluruh kegiatan yang
berkaitan dengan keselamatan kerja agar proyek proyek dapat terlaksana
dengan aman sesuai dengan standar keselamtan kerja yang berlaku.
4. Melakuikan pemeriksaan, pengawasan dan penilaian terhadap seluruh aspek
finansial perusahaan termasuk penggunaan serta pengelolaan seluruh harta
kekayaan diseluruh bagian perusahaan baik yang merupakan operasi rutin
maupun incidental sehingga sesuai dengan kebijakan, sistem dan prosedur
serta peraturan perusahaan yang ditentukan.
f.

Strategic Business Unit Geothermal
Fungsi :
Mengelola end to end value delivery process mulai dari business development,
marketing, project conception, project execution sampai project closing untuk
portfolio bisnis Geothermal.
Tugas dan Tanggung Jawab
1. Memantau pasar EPC dalam bidang portfolio Geotermal.
2. Mencari bisnis EPC yang prospektif dalm portfolio geotermal
5. Melakukan proyek eksekusi serta memantauperkembangannya.
6. Melakukan pembelian proprietary equipment dan atau critical item untuk
mendukung proyek.
7. Melakukan project close out.

70
Tanggung Jawab Organisasi
A. Divisi Program manjemen
B. Divisi Business Development.
C. Divisi Product Power House.
D. Divisi Product Steam field

g.

Strategic Business Unit Mineral Environmental & infrastructure
Fungsi :
Mengelola end to end value delivery process mulai dari business development,
marketing, project conception, project development, project execution sampai
project closing untuk portfolio bisnis mineral, environmental & infrastructur.
Tugas dan Tanggung Jawab
1. Memantau pasar EPC dalam bidang portfolio mineral, environmental &
insfrastructur.
2. Mencari bisnis EPC yang prospektif dalm portfolio mineral, environmental
& infrastructur.
mengembankan jejaring.
4. Membentuk tim Proposal untuk menyiapkan proposal untuk proyek.
5. Melakukan proyek eksekusi serta memantau perkembangannya.
6. Melakukan pembelian proprietary equipment dan atau critical item untuk
mendukung proyek.
7. Melakukan project close out

71
1.
2.

Divisi Business Development

3.
h.

Divisi program manajemen

Divisi Product Mineral Processing Plart, Enviromental & infrastructure

Business Unit Utility & Offsite
Fungsi :
1.

Mengelola lingkup pekerjaan engineering, procuterement serta
construction manajemen dan precommissioning untuk proposal-proposal
dan proyek-proyek.

2.

Dibawah group SBU Energy & infrastructure yang tidak termasuk
dalam lingkup product owner SBU Geothermal dan mineral, environmental
dan infrastructure.

3.

Dibawah group SBU industrial Plant khususnya fasilitas Utility &
offsites.

1. Melakukan pengelolaan pekerjaan engineering.
2. Melakukan pembelian peralatan dan material
3. Mendukung pelaksanaan proyrk konstruksi dan pelaksanaan testing and
precomissioning.
1. Divisi Engineering
2. Divisi Procurement
3. Divisi Construction and precomissioning

72

i.

Strategic Business Unit Gas
Fungsi :
Mengelola end-to-end value delivery process mulai dari business development,
marketing, project conception, project development, project execution sampai
project closing serta operation and maintenance untuk portfolio bisnis Gas.
1. Memantau pasar EPC dalam bidang portfolio Gas
2. Mencari bisnis EPC yang prospektif dalam portfolio Gas
5. Melakukan eksekusi proyek dan memantau perkembangannya.
6. Melakukan pembelian proprietary equipment dan atau barang-barang yang
sangat dibutuhkan untuk mendukung proyek.
7. Melakukan project close out
8. Menjalankan bisnis O dan M
Tanggung Jawab Organisasi:
A. Divisi Program Manajemen
B. Divisi Business Development
C. Divisi Product Gas purication and Compression
D. Divisi Product Gas Pipeline & transmission

73

j.

Strategic Business Unit Refinery & Petrochemical
Fungsi :
Mengelola end-to-end value delivery process mulai dari development,
marketing, project development, project execution sampai project closing untuk
portfolio bisnis refinery dan petrochemical.
1. Memantau pasar EPC dalam bidang portfolio refinery dan petrochemical.
2. Mencari bisnis EPC yang prospektif dalm portfolio refinery dan
petrochemical.l
3. Menciptakan atau mengembankan bisnis EPC dengan secara aktif
mengembankan jejaring.
5. Melakukan eksekusi project serta memantau perkembangannya.
6. Melakukan project close out.
1. Divisi Program manajemen.
2. Divisi Business Development
3. Divisi Reinery.
4. Divisi Petrochemical.

74

k.

Business Unit Plant Sistem
Fungsi :
1. Mengelola lingkup kerja Engineering, procurement serta construction
mangment dan precomissioning untuk proposal-proposal dan proyekproyek :
2. Dibawah group SBU dan Infrastructur yang tidak termasuk dalam lingkup
product Owner SBU Geothermal dan mineral, environmental dan
infrastructure khusus untuk bidang pekerjaan operation and maintenance.
3. Dibawah Group SBU industrial Plant.
Tugas Tanggung Jawab:
1. Melakukan pengelolaan pekerjaan engineering.
2. Melakukan pembelian peralatan dan material
3. Mendukung pelaksanaan proyek konstruksi dan pelaksanaan testing dan
precomissioning.
1. Divisi engineering
2. Divisi Procurement
3. Divisi Construction and precomissioning
4. Divisi operation dan Maintenance.

75

l.

Strategic Business Unit Portfolio
Fungsi :
1.

Mengelola

pengembangan

bisnis

baru,

jasa

baru

dan

mengidentifikasikan keahlian yang dibutuhkan dan dapat didayagunakan
untuk menunjang pengembangan usaha perusahaan.
2.

Menyusun strategi bisnis pada bidang usaha baru, mengawasi serta
memberikan analisa penyempurnaan pelaksaan operasi bidang bisnis
tersebut agar terus berjalan.

3.

Mengelola perencanaan dan pelaksanaan investasi (penyertaan modal).

4.

Mengelola sumber dana dan pelaksanaan pengelolaan dana.

5.

Mengawasi dan mengendalikan bisnis anak perusahaan dan afiliasi,
menjaga konsistensi operasi anak anak perusahaan untuk menunjang usaha
perusahaan dan anak anak perusahaan.

Tugas dan Tanggung Jawab:
1. Melakukan pengembangan dan penciptaan bisnis baru melalui investasi dan
pengembangan jejaring.
2. Melakukan identifikasi sumber dana yang dapat digunakan untuk
pembiayaan proyek.
3. Memantau kegiatan anak perusahaan dan afiliasi.
4. Berperan sebagai penyusun dalam proyek pengelolaan dana untuk
memutuskan terealisasinya proyek.

76
5. Berpartisipasi dalam SPV untuk penyertaan modal proyek yang beresiko
rendah dan berpenghasilan tinggi untuk turut serta berpartisipasi
menciptakan proyek.
6. Melakukan investasi dalam bentuk lainnya yang selaras dan sinergis dengan
tujuan serta strategi perusahaan.
1. Divisi New Venture and Investment
2. Divisi Susidiaries and afiliasi
3. Divisi Project financing
m.

Project Services Unit
Fungsi :
Mengelola perbaikan yang berkaitan langsung dengan proyek untuk
mendukung pelaksanaan proyek
1. Mendukung SBU dalam menyediakan jasa-jasa untuk mendukung
pelaksanaan proyek.
2. Menyediakan sumber daya dalam pelaksanaan proyek konstruksi
3. Melakukan kegiatan administrasi procurement.
4. Melakukan kegiatan mineral manajemen termasuk shipping dan expediting.
5. Melakukan proyek manajemen resiko, dengan berkordinasi dengan
corporate strategy memberikan rekomendasi, saran termasuk menentukan
dan mengurus asuransi untuk mendukung kelancaran proyek.

77
Tanggung Jawab organisasi:
1. Divisi Quality Control and HSE
2. Divisi Logistic
3. Divisi Project manajemen
n. Shared Services Unit
Fungsi :
Mengelola perbaikan untuk mendukung kelancaran pelaksanaan kegiatan usaha
perusahaan dan anak perusahaan.
1. Menyediakan jasa IT Development
2. Menyediakan laporan keuangan setiap bulan untuk setiap vp dan kesluruhan
perusahaan.
3. Menyediakan jasa personal managment untuk seluruh karyawan
4. Menyediakan jasa knowledge managment
5. Mengelola aset dan fasilitas perusahaan yang digunakan oleh perusahaan
proyek dan anak perusahaan
6. Menyediakan jasa pengadaan kegiatan corporate.
1. Divisi Information & Communication Technology
2. Divisi Corporate finance
3. Divisi personel & Knowledge Managment
4. Divisi Property & Office Management.

78
3.2.

Analisa Batasan Sistem
Setiap sistem mempunyai batasan sistem (boundary) yang memisahkan sistem
dengan lingkungan luarnya, yang dapat berupa orang, organisasi ataupun sistem yang
lainnya yang dapat memberikan input ataupun output terhadap sistem ini.
Berdasarkan permasalahan yang dihadapi di dalam sistem perekrutan tenaga kerja
maka penelitian terhadap sistem ini hanya dibatasi pada informasi lowongan kerja,
pendaftaran lamaran, konfirmasi lamaran, pelaporan.

3.3.

Analisis proses
Proses dalam Perekrutan Tenaga Kerja yang berjalan saat ini masih dilakukan
secara manual. Meskipun sudah cukup dapat memenuhi keinginan manajemen dalam
perekrutan tenaga kerja yang sesuai kriteria, kendala akan sistem tersebut masih tetap
ada. Kendala yang masih dihadapi adalah pelamar masih harus datang langsung untuk
memberikan CV dan Lamarannya, penyimpanan dokumen, pembuatan laporan dan
kecepatan pencarian dokumen masih dirasakan kurang memadai untuk bisa memenuhi
keinginan manajemen dalam hal pengolahan laporan. Adapun penjelasan lebih rinci
mengenai sistem yang sedang berjalan terdapat pada Unified Modelling Language
(UML).

3.4.

Analisa Sistem Perekrutan Tenaga Kerja Yang Sedang Berjalan
Skenario perekrutan tenaga kerja dimulai dari tahap perencanan yaitu
merencanakan klasifikasi tenaga kerja yang akan dibutuhkan, kemudian penerbitan
pengumuman informasi lowongan kerja baik external maupun internal. Pada dasarnya

79
perekrutan dapat dibagi menjadi 2 macam, yaitu perekrutan eksternal dan perekrutan
internal (berasal dari karyawan atau tenaga kerja perusahaaan itu sendiri).
Setelah pengumuman atau informasi akan kebutuhan tenaga kerja perusahaan
dipublikasikan, maka secara otomatis pelamar atau calon tenaga kerja akan
memberikan surat lamran dan CV-nya kepada perusahaan. Dalam hal ini PT. Rekayasa
Industri masih menerima lamaran langsung dari calon tenaga kerja yang datang
langsung ke perusahaaan atau pun via email .
Lamaran yang masuk ke Bagian HRD (Human Resouce Departmen) akan
diselseksi untuk kemudian melakukan pemanggilan kepada pelamar atau calon tenaga
kerja untuk mengikuti tahapan seleksi. Seleksi lamaran pada PT Rekayasa dilakukan
secara manual, dengan memisahkan CV atau lamaran berdasarkan posisi yang di
inginkan dan selanjutnya dengan mengecek satu persatu berkas CV dan lamaran
tersebut untuk di sesuaikan dengan kriteria tenaga kerja yang di butuhkan oleh
perusahaan. Setiap perusahaan tentunya mempunyai kriteria yang berbeda-beda dalam
menentukan tenaga kerja yang akan di rekrut. Hal ini biasanya disesuaikan dengan
budaya organisasi perusahaan itu sendiri. Pada PT Rekayasa Industris kriteria awal
yang di tentukan pada sistem yang berjalan saat ini adalah Perguruan tinggi dengan
akreditasi A, IPK minimal 2,8. Dan Jurusan. Adapun kriteria yang lain merupakan
sebuah Privasi divisi HRD.
Setelah tahapan seleksi di lakukan maka laporan nama-nama calon tenaga kerja
yang dianggap memenuhi kriteria perusahaan akan di terima oleh Manager HRD dan
untuk proses selanjutnya adalah pemangilan calon tenaga kerja untuk melakukan test
langsung dan interview.

80
3.5.

Tata Laksana Sistem yang Berjalan

3.5.1. Use Case Diagram Sistem Penerimaan Pegawai Baru

Gambar 3.2 Use Case Diagram yang Berjalan

Berdasarkan gambar 3.2 Use Case Diagram yang berjalan saat ini terdapat:
A. 1 sistem yang mencakup seluruh kegiatan dan menampilkan sistem
B. 3 aktor yang terlibat di dalam sistem ini adalah: Pelamar, ( admin ) bagian
HRD, dan Manager.
C. Terdapat 4 Use Case yang pada dasar nya di lakukan oleh para aktor yaitu:
Lowongan pekerjaaan, CV Pelamar, Seleksi dan Laporan.

Deskripsi Use Case Diagram

81
Nama Use Case: Sistem Perekrutan Tenaga Kerja
Hasil Akhir

: Laporan

Urutan Proses :
1) Sang pelamar melihat lowongan pekerjaan yang di berikan oleh bagian HRD pada
media-media informasi
2) Sang Pelamar mendatangi kantor untuk menyerahkan lamaran pekerjaan atau CV
pelamar ke bagian HRD.
3) HRD menerima lamaran pekerjaan atau CV dari sang pelamar.
4) HRD menyeleksi CV sang pelamar.
5) Sang Pelamar mendapatkan informasi di terima atau di tolak (seleksi)
6) Sang manager menerima Laporan dari Bagian HRD seputar Peneriman Pegawai.

3.5.2. Sequence Diagram Penerbitan Informasi Lowongan

82

Gambar 3.3 Sequence Diagram : Penerbitan Informasi Lowongan
PekerjaanGambar Sequence Diagram : Penerbitan Informasi Lowongan Pekerjaan saat
ini seperti:
A. 1 Life Line adalah Objek antar muka yang saling berinteraksi pada sequence
diagram life line nya jatuh pada Lowongan.
B. 2 actor yang berada di system yaitu: Pelamar dan HRD.
C. Terdapat 3 message Spesifikasi dari komunikasi antar objek yang memuat
informasi-informasi tentang aktifitas yang terjadi. Dan kegiatan yang terjadi yang
di lakukan oleh actor tersebut adalah: Informasi membutuhkan Tenaga kerja, lihat
informasi lowongan pekerjaan dan buat lamaran pekerjaan

3.5.3. Sequence Diagram Proses Penyerahan Lamaran

83

Gambar 3.4 Sequence Diagram : Proses Penyerahan Lamaran
Sequence Diagram pada gambar 3.4 Proses Penyerahan Lamaran yang berjalan
ini adalah:
A. 1 life line yang terjadi yaitu: CV
B. Terdapat 2 actor yaitu: Sang Pelamar dan HRD
C. Ada 2 message yang terjadi:memberikan lamaran dan Olah data Lamaran

3.5.4. Sequence Diagram Selesi Pegawai melalui Interview

saat

84

Gambar 3.5 Sequence Diagram : Seleksi Calon Pegawai Melalui Interview
Sequence Diagram yang ada di atas yang berjalan saat ini adalah:
A. 1 Life line yang adalah Seleksi
B. Terdapat 2 actor yaitu,Sang pelamar dan Bagian HRD
C. Dan yang terakhir Terdapat 5 message yang di antaranya adalah: panggilan
interview, menerima informasi panggilan interview, melakukan interview,
konfirmasi Laporan Interview, dan Informasi Keterangan di Terima

3.5.5. Sequence Diagram Laporan Hasil Penerimaan Pegawai

85

Gambar 3.6 Sequence Diagram : Laporan Hasil Penerimaan Pegawai
Dari Sequence Diagram pada gambar 4.3 dapat di simpulkan bahwa:
A. 1 life line yaitu:Laporan
B. Terdapat 2 actor yaitu: Bagian HRD dan Manager
C. Terdapat 3 message yang berada di sequence diagram yaitu: Memberikan Hasil
Penerimaan Pegawai, Cek Data penerimaan Pegawai, ACC data Penerimaan
pegawai.

3.5.6. State Chart Diagram Proses penyerahan Lamaran

86

Gambar 3.7 State Chart Diagram : Proses penyerahan Lamaran
Dari Gambar 3.7 State chart diagram di atas dapat di jelaskan bahwa:
1 Initial Pseudo State Yaitu Objek yang di awali
A. Terdapat 3 State dalam Diagram ini yaitu: CV Pelamar, yang di terima
Dalam Proses oleh Bagian HRD dan Periksa data CV Pelamar dan akan Di
Simpan Dalam Berkas
Final State yaitu Objek Yang di akhiri atau di hancurkan

3.5.7. State Chart Diagram Proses Pengecekan CV pelamar oleh HRD

Gambar 3.8 State Chart Diagram : Proses Pengecekan CV Pelamar oleh HRD

Dari Gambar 3.8 State Chart Diagram di atas dapat di jelaskan bahwa:

87
A. 1 Initial pseudo State yaitu Objek Yang di awali
B.

2 State yaitu Data CV Pelamar Yang di Proses dan Buat panggilan interview

C.

1 Final State Yaitu objek yang di akhiriatau di hancurkan

3.5.8. State Chart Diagram Seleksi Calon Pegawai Melalui Interview

Gambar 3.9 State Chart Diagram : Seleksi Calon Pegawai Melalui Interview
Gambar 3.9 state Chart Diagram mempunyai penjelasan sebagai berikut:
A. 1 Initial pseudo State yaitu objek yang di awali
B. Terdapat 4 state yaitu Interview pelamar, proses, hasil interview pelamar dan
buat laporan
C. 1 final State objek yang di akhiri
3.5.9. Activity Diagram Laporan Hasil Tes Interview

88

Gambar 3.10 State Chart Diagram : Laporan Hasil Tes Interview
Pada diagram ini menjelaskan :
A. 1 initial pseudo state adalah objek yang di awali
B. 3 state yaitu Nilai atribut dan nilai link pada suatu waktu tertentu, yang dimiliki
oleh suatu objek, Seperti: Menyerahkan Laporan Hasil Interview, Cek
Laporan Hasil Interview, ACC Pelamar menjadi Pegawai
C. 1 final state adalah objek yang di akhiri

3.5.10. Seleksi Pegawai Melalui Tes Interview

89

Gambar 3.11 Activity Diagram :
Penyerahan CV Pelamar dan Pengecekan Terhadap CV Pelamaran
Penjelasan dari gambar adalah:
A. 1 initial node adalah objek yang di awali
B. Terdapat 4 action state yaitu sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu
aksi seperti: CV pelamar, di tolak , di terima, dan buat panggilan interview
C. 1 Decision Node, untuk menentukan keputusan (decision)
D. 2 activity final node yaitu objek yang di akhiri

3.5.11. Activity Diagram Seleksi Pegawai Melalui Tes Interview

90

Gambar 3.12 Activity Diagram : Seleksi Pegawai Melalui Tes Interview
Dari gambar di atas dapat di jelaskan bahwa:
A. 1 initial Node adalah objek yang di awali atau di depan.
B. 3 action node yang merupakan system yang mencerminkan eksekusi dari suatu
aksi seperti : panggilan interview, interview pelamar, buat laporan hasil
interview
C. 1 activity final node adalah objek yang di bentuk dan di hancurkan

91
3.5.12. Laporan Hasil Tes Interview Pelamar diterima atau ditolak

Gambar 3.13 Activity Diagram :
Laporan Hasil Tes Interview Pelamar diterima atau ditolak
Dari gambar activity diagram laporan hasil tes interview pelamar di terima atau di
tolak menjelaskan sebagai berikut:
4.

1 initial node adalah objek yang di awali dan di depan

5.

4 action node adalah system yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi seperti:
laporan hasil interview pelamar, di tolak, di terima, menyerahkan laporan ke mamager.

6.

1 decision node adalah untuk menentukan keputusan (decision)

3.6

Analisa Masalah

92
Dari Sistem yang berjalan saat ini di PT. Rekayasa Industri dapat disimpulkan
beberapa hal sebagai berikut:
1.

Beberapa Faktor yang mempengaruhi perekrutan tenaga kerja seperti
lingkungan dan organisasi. Kondisi pasar kerja berpengaruh pada penyediaan
calon tenaga kerja yang qualified. Jika perusahaan tidak berhasil mendapatkan
calon tenaga kerja secara tepat pada wilayahnya, maka perusahaan/organisasi
tersebut harus mencari ke wilayah lain. Persaingan antar organisasi/perusahaan
menyebabkan tingginya upah yang dijanjikan oleh organisasi perusahaan yang
akan merekrutnya.

2.

Pelamar mendatangi langsung perusahaan untuk memberikan lamaran
pekerjaan dan CV. Sehingga biaya dan waktu yang dikeluarkan oleh perlamar
atau calon tenaga kerja cukup mahal.

3.

Status karyawan sebagai tenaga kerja kontrak atau non permanent menjadi salah
satu permasalahan yang dihadapi. Hal tersebut dikarenakan pada dasarnya setiap
tenaga kerja tentunya mengharapkan kepastian karier yang nantinya akan
berpengaruh kepada kesejahteraan keluarganya.

4.

Keberadaan Situs pencari kerja yang pada tujuan awalnya sebagai sarana untuk
mempertemukan calon tenaga kerja dengan perusahaan pencari tenaga kerja justru
terkadang membuat citra perusahaan menjadi kurang baik. Hal ini dikarenakan
banyaknya calon tenaga kerja yang tidak mendapatkan respon secara langsung dari
perusahaan yang dilamarnya.

3.7. Usulan Pemecahan Masalah

93
Berdasarkan analisa yang dilaukan pada sistem di atas, maka diperlukan suatu
sistem aplikasi perekrutan online untuk memberikan solusi terhadap masalah yang
timbul dari sistem yang berjalan.
Berikut ini adalah beberapa pendekatan dari sistem aplikasi perekrutan tenaga
kerja online yang akan dirancang :
1.

Sistem mampu memberikan informasi lowongan pekerjaan yang dibutuhkan,
sehingga informasi lowongan pekerjaaan dapat terpublikasikan dengan luas.

2.

Calon tenaga kerja dapat melamar langsung secara online,
sehingga tenaga kerja tidak perlu datang langsung ke perusahaan sekedar untuk
memberikan lamaran pekerjan dan CV.

3.

Sistem melakukan seleksi calon tenaga kerja sebagai salah satu
langkah untuk mendapatkan tenaga kerja yang sesuai dengan kriteria yang
diberikan oleh perusahaan.

4.

Sistem mampu menghasilkan informasi mengenai perekrutan
tenaga kerja yang sedang dilaksanakan.

Bab3 agung

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Bab3 agung

Similar to Bab3 agung (20)

Bab3 agung