Elva-hanke, Liiketoiminnan sähköistymisen vaikutukset liiketoiminaprosesseihin-seminaari 14.-15.10.09, Tornio, Venla Berg.

www.innoman.fi Kemi-Tornion Ammattikorkeakoulu eLVa-hanke Yrityksen liiketoiminnan ja prosessien kehittäminen tietotekniikan avulla Seminaariesitelmä 14.10.2009 Venla Berg

www.innoman.fi Innoman Oy Liikkeenjohdon konsultointia − Innoman Oy on yritysten ja organisaatioiden liiketoimintamallien ja prosessien kehittäjä. − Kilpailukykyä yrityksille tietotekniikan onnistuneesta hyödyntämisestä − Kilpailukykyä ICT-yrityksille ammattimaisesti hoidetuista myynti- ja toimitusprosesseista (ERP-klinikka) − Kilpailukykyä yrityksille, kunnille ja valtioille tuloksellisesta innovaatio- ja tuotekehitystoiminnasta − Kilpailukykyä sisäisen laskennan prosessien kehittämisestä

www.innoman.fi Sähköinen liiketoiminta (e-business) = Tietotekniikan ja viestintätekniikan (ICT-tekniikan) hyödyntäminen yrityksen sisäisissä ja ulkoisissa prosesseissa − Toiminnan tehostaminen − Toiminnan seurattavuuden kehittäminen − Palvelujen parantaminen − Tiedon hallinnan kehittäminen − Toimintaedellytysten luonti: kasvuun, kansainvälistymiseen, kilpailussa pärjäämiseen Työkaluja yrityksen kehittämiseen ja johtamiseen

www.innoman.fi Sähköisen liiketoiminnan kehittäminen yrityksessä YRITYS KUMP- PANIT 10 % TIETOTEKNISTEN STRATEGIAN RATKAISUJEN KEHITTÄMINEN KEHITTÄMINEN 90 % OSAAMISEN TOIMINTA- KEHITTÄMINEN TAPOJEN KEHITTÄMINEN Asenteet Käyttötaidot

www.innoman.fi Tietoteknisten ratkaisujen kehittäminen Sisäisten tietoteknisten ratkaisujen kehittäminen Ulkoisten sähköisten ratkaisujen kehittäminen

www.innoman.fi Sisäisten tietoteknisten ratkaisujen kehittäminen VAIHE 1 VAIHE 2 VAIHE 3 IT-PERUSRATKAISUT TOIMINNAN OHJAUS SISÄINEN INTEGROINTI − Tietokoneet − Tuotannon/toiminnan − Tieto syötetään vain − Toimisto-ohjelmat ohjausjärjestelmät kertaalleen − Taloushallinnon (ERP, SCM) − Järjestelmät ohjelma − CRM, asiakastiedon keskustelevat − Sisäiset hallinta keskenään verkkoratkaisut − Suunnittelu- − Ei erillisiä Excel- järjestelmät analyysejä − Kassajärjestelmät − Toimintatavat ja − Projektinhallinta- prosessit määritelty, järjestelmät linkitykset − Alkeellinen intranet järjestelmiin kuvattu − Toimipisteiden − Monipuolinen intranet välinen verkko Liiketoiminnallisten hyötyjen lisääntyminen

www.innoman.fi Ulkoisten sähköisten ratkaisujen kehittäminen VAIHE 1 VAIHE 2 VAIHE 3 SÄHKÖISEN ALKAVA SÄHKÖINEN VERKOSTOITUNUT VIESTINNÄN LIIKETOIMINTA LIIKETOIMINTA PERUSRATKAISUT − Vuorovaikutteiset − Tieto syötetään vain − Sähköposti kotisivut kertaalleen − Ensimmäiset − Ensimmäiset − Ekstranet-palvelut on kotisivut ekstranet-palvelut integroitu osaksi − Sähköinen − Yksittäisiä tietojärjestelmiä pankkiyhteys sovellusten välisiä − Suoria sähköisiä yhteyksiä yhteyksiä kumppanien järjestelmiin kumppaneihin − Toimintatavat ja prosessit − Kumppanien määritelty, linkitykset ekstranet-palvelujen järjestelmiin ja käyttö verkkoratkaisuihin kuvattu Liiketoiminnallisten hyötyjen lisääntyminen

www.innoman.fi VAIHE 1 VAIHE 2 VAIHE 3 IT-PERUSRATKAISUT TOIMINNAN OHJAUS SISÄINEN INTEGROINTI Sisäisten tietoteknisten ratkaisujen kehittäminen Ulkoisten sähköisten ratkaisujen kehittäminen VAIHE 1 VAIHE 2 VAIHE 3 SÄHKÖISEN ALKAVA SÄHKÖINEN VERKOSTOITUNUT VIESTINNÄN LIIKETOIMINTA LIIKETOIMINTA PERUSRATKAISUT Liiketoiminnallisten hyötyjen lisääntyminen

www.innoman.fi Sähköinen toiminnanohjaus, mitä tarkoittaa mm.? − Tieto siirtyy sähköisesti prosessista toiseen ja jalostuu/ tarkentuu − Töistä muodostuu työjonoja, joiden resurssointi voidaan suunnitella järjestelmällä − Kullekin työntekijälle/ työntekijäryhmälle muodostuvat omat työjonot − Sisäistä ja ulkoista laskentaa varten saadaan suoraan sähköisesti reaaliaikaista tietoa eri prosesseista − Toiminta on läpinäkyvää eli tapahtumien ja tehtävien etenemistä voidaan seurata reaaliajassa − >Taloudellinen ennustaminen ja suunnittelu on mahdollista − >Resursseihin liittyvä ennustaminen ja suunnittelu on mahdollista

www.innoman.fi TIETOJÄRJESTELMÄN HANKINTAPROJEKTI MÄÄRITTELY OSTAMINEN KÄYTTÖÖNOTTO ONNISTUMISEN ARVIOINTI JATKUVA KEHITTÄMINEN

www.innoman.fi Määrittelyvaiheen tehtävät − Nykytilan analysointi (Missä olemme?) • Yrityksen strategiasta ja toimintaympäristöstä tulevat tarpeet kehittämiselle • Nykyiset prosessit ja niiden kehittämistarpeet • Nykyiset tietotekniset ratkaisut ja niiden kehittämistarpeet − Visio ja tavoitteet (Mihin haluamme mennä?) • Avainhenkilöiden yhteinen näkemys • Mitattavat tavoitteet projektille (projektimittarit) − Kehittämissuunnitelma (Miten pääsemme sinne?) • Kehittämistoimenpiteet aikataulutettuna ja vastuutettuna − Tavoiteprosessien määrittely • Miten toimimme tavoitetilassa? • Miten tietotekniikka tukee toimintaamme tavoitetilassa? • Miten mittaamme onnistumista prosesseissa (prosessimittarit)? • Hyödyt nykytilasta tavoitetilaan siirtymisestä

www.innoman.fi Prosessikuvaukset ovat apuväline mm. − Toiminnan ja toimintatapojen ymmärtämiseksi ja kehittämiseksi − Muutosten hallintaan ja läpivientiin − Uusien toimintatapojen ja –mallien käyttöönottoon − Vastuualueiden määrittämiseen − Resurssien arviointiin − Henkilöstön kouluttamiseen ja sisäänajoon

www.innoman.fi Prosessien kuvaamisen tavoitteet − Toiminnan mitattavuus ja seurattavuus − Toiminnan järjestelmällisyys − Toiminnan laatu − Edellytykset toiminnan kehittämiselle • Johtaminen, suunnittelu • Markkinointi ja myynti • Tuotekehitys • Hankinta ja ostotoiminta • Valmistus, tuotanto • Toimitus • Huolto ja palvelutoiminnot • Jälkimarkkinointi • Taloushallinto • Henkilöstöhallinto − Varmistetaan hankittavan tietoteknisen ratkaisun sopivuus yritykselle − Varmistetaan käyttöönotettavan/ käytettävän tietoteknisen ratkaisun käytön yhtenäisyys

www.innoman.fi Ohjeet prosessien kuvaamiseen − Tunnista prosessi − Prosessin vastuuhenkilö, prosessin omistaja − Prosessin vaiheet/ tehtävät − Kunkin vaiheen/ tehtävän tekijä − Vaiheiden väliset riippuvuudet − Prosessin input ja output, erityisesti liitynnät muihin prosesseihin − Tietotekniikan hyödyntäminen kussakin vaiheessa − Syntyvät dokumentit − Mittarit prosesseittain

www.innoman.fi Esimerkki Innomanin tavasta kuvata prosesseja

www.innoman.fi PROSESSIKAAVIOISSA KÄYTETTÄVÄT SYMBOLIT PROSESSI/ TOIMENPIDE VALINTATILANNE OSAPROSESSI JÄRJESTELMÄN DOKUMENTTI OMINAISUUS KOKOUS

www.innoman.fi

www.innoman.fi Seuraavissa kuvissa on purettu auki esimerkkiyrityksen myynnin osaprosessit Kuvassa CAD on yrityksen CAD-järjestelmä ja ERP on yrityksen toiminnanohjausjärjestelmä

www.innoman.fi Tarjous-tilausprosessi Tarjous Asiakas Lähettää Asiakas vastaanottaa tarjouspyynnön tarjouksen. liitteineen suunnittelija Myyjä kirjaa tarjouspyynnön Myyjä käy läpi tarjouksen, Myyjä laskee Myyjä/ Myyjä lähettää tarjouksen ERP-järjestelmään, linkittää kysyy asiakkaalta puuttuvat Myyjä tai suunnittelija tarjouksen, (kirjaa sähköpostilla, faksilla tai TILAUS dokumentit tiedot ja täydentää tiedot tekee tarjouskuvat todennäköisen postitse allekirjoitettuna. (skannaa, jos ei sähköisenä). järjestelmään läpimenoprosentin) Tarjouskuvat, CAD komponenttiluettelo, piirustusnumero Järjestelmä muodostaa Tuotteet, piirustusnumerot, Asiakkaan yhteystiedot ja tehtävät myyjälle/ myynnille: komponenttiluettelo, yhteyshenkilöt Tarjous lähetetty: tee tarjous, kontaktoi tarjouslaskenta, katelaskenta, ERP Kohde, onko ennakkotarjous päiväys ja henkilö; asiakasta, yms., myyjä kirjaa resurssivaraustilanne, Tarjoukseen liittyvät tarjousnumero päivämäärät todennäköinen määräpäivät, prioriteetti Myyntikalenteriin syntyvät läpimenoprosentti, linkit Tarjouksesta vastaava myyjä merkinnät määräpäivistä tarjouskuviin Dokumentit Tarjouspyyntö Komponenttien Tarjous Tarjouspyynnön Tarjouskuvat yksityiskohtaiset liitteet: kuvat, tuotetiedot (pdf) Tarjouskuvat mitoitukset, yms.

www.innoman.fi Tarjous-tilausprosessi Tilaus EI Asiakas Asiakas pyytää tarkennetun Asiakas tilaa KYLLÄ tarjouksen KYLLÄ EI Myyjä kirjaa tarjouksen Myyjä on aktiivisesti Myyjä Myyjä tekee ja lähettää hylätyksi, hylkäyksen syyt, yhteydessä asiakkaaseen TILAUS- TARJOUS asiakkaalle tarkennetun (tarjouksen voittaneen ja kirjaa yhteydenotot VAHVISTUS tarjouksen toimittajan nimen, ERP-järjestelmään kauppahinta) CAD Tarjouskuvat, komponettiluettelo Komponenttiluettelo, ERP Myyjän/ myynnin Asiakastapahtuma: tarjouksen Tarjous hylätty, syyt, tehtävät määräpäivien päivämäärä, tarkentaminen, voittaja, kauppahinta mukaan muistiinpanot tarjous lähetetty: päivä ja henkilö Dokumentit Tarjouskuvat Tarjous Tilaus

www.innoman.fi Tarjous-tilausprosessi Tilausvahvistus Asiakas Asiakas vastaanottaa tilausvahvistuksen Myyjä muuttaa tarjouksen Myyjä lähettää Myyjä tilaukseksi ja projektiksi, määrittää tilausvahvistuksen TILAUS alustavan toimitusviikon ja sähköpostilla, faksilla tai maksuaikataulun postitse allekirjoitettuna organisaatio Muu TUOTANTO- HANKINTA LASKUTUS TOIMITUS Muodostaa ERP Tarjous tilaukseksi/ varastovaraukset ja Tilausvahvistus projektiksi: toimitusviikko, ostotarveilmoitukset lähetetty: päivä ja maksuaikataulu erikseen tilattavista henkilö tuotteista Dokumentit Tilausvahvistus Tarkennetut kuvat

www.innoman.fi Kilpailukyky ja toiminta- SOSIAALINEN YMPÄRISTÖ − JOHTAMINEN edellytykset − OSAAMINEN − Tehokkaat, − ILMAPIIRI toimivat ja − SOSIAALISET SUHTEET laadukkaat liiketoiminta- Liiketoimintaprosessit mallit ja prosessit − TILAT edellyttävät hyvää − TIETOTEKNIIKKA sosiaalista ja − TUOTANTOTEKNIIKKA fyysistä − LOGISTIIKKA ympäristöä. FYYSINEN YMPÄRISTÖ

www.innoman.fi Hankintavaiheen tehtävät Järjestelmien ja sovellusten hankinta: TIETOJÄRJESTELMÄN HANKINTAPROJEKTI − Toiminnallinen ja tekninen MÄÄRITTELY vaatimusmäärittely OSTAMINEN • Pohjautuu tavoiteprosesseihin KÄYTTÖÖNOTTO − Tarjouspyyntö ja tarjouspyynnön ONNISTUMISEN kohteiden valinta ARVIOINTI JATKUVA − Investointilaskelmat ja tarjousten vertailu KEHITTÄMINEN − Toimittajaneuvottelut: järjestelmiin ja toimittajiin tutustuminen − Sopimusneuvottelut

www.innoman.fi Hankintavaiheen tehtävät − (IT-tukipalveluja tarjoavan yrityksen TIETOJÄRJESTELMÄN HANKINTAPROJEKTI kilpailuttaminen) MÄÄRITTELY − Palvelin-, työasema-, tietoturva-, OSTAMINEN tietoliikenneratkaisujen kehittäminen KÄYTTÖÖNOTTO − Tavoitteena vakaa ja toimiva tietotekninen ONNISTUMISEN ARVIOINTI ympäristö, jotta yrityksen henkilöstö voi JATKUVA KEHITTÄMINEN keskittyä tekemään työtään eikä tietoteknisten ongelmien selvittely vie aikaa. − Tavoitteena toimiva IT-tuki, joka kustannustehokkaasti palvelee henkilöstöä käyttöönotto- ja ongelmatilanteissa.

www.innoman.fi Toiminnanohjausjärjestelmiä markkinoilla − SAP ERP − Oracle EBS − Microsoft Dynamics AX − Microsoft Dynamics NAV − Logica V10 − Digia Enterprise − SAP Business One − IFS − Visma L7 − Epicor Scala − Epicor 7 − TietoEnator Lean

www.innoman.fi Toiminnanohjausjärjestelmiä markkinoilla − IBS − Nova − Maestro − Netbaron − Hansa World − Sonet − …….

www.innoman.fi Käyttöönoton arviointi ja ohjaaminen TIETOJÄRJESTELMÄN HANKINTAPROJEKTI MÄÄRITTELY − Tavoitteena on, että käyttöönottoprojekti pysyy OSTAMINEN aikataulussa, budjetissa ja kehittämiselle asetetuissa tavoitteissa KÄYTTÖÖNOTTO − Sisäinen ja ulkoinen arviointi ONNISTUMISEN ARVIOINTI käyttöönottoprojektin etenemisestä JATKUVA • Miten oma organisaatio on onnistunut? KEHITTÄMINEN • Miten tietojärjestelmätoimittaja on onnistunut? − Korjaavat toimenpiteet • Mitä korjaavia toimenpiteitä tarvitaan, jotta projektin läpivienti onnistuu?

www.innoman.fi Käyttöönoton onnistumiseen vaikuttavat keskeiset tekijät Onnistuminen tarkoittaa: TIETOJÄRJESTELMÄN HANKINTAPROJEKTI − Tavoitteet saavutetaan MÄÄRITTELY − Pysytään aikataulussa OSTAMINEN − Pysytään budjetissa KÄYTTÖÖNOTTO ONNISTUMISEN ARVIOINTI JATKUVA KEHITTÄMINEN

www.innoman.fi Käyttöönoton onnistumiseen vaikuttavat keskeiset tekijät: Projektimainen työskentelytapa − Projektilla on selkeä TIETOJÄRJESTELMÄN HANKINTAPROJEKTI projektisuunnitelma MÄÄRITTELY − Projekti on hyvin OSTAMINEN organisoitu • Projektiorganisaatioon kuuluvilla KÄYTTÖÖNOTTO henkilöillä oli selkeät vastuualueet ja roolit ONNISTUMISEN − Projekti viedään läpi ARVIOINTI JATKUVA suunnitelman mukaisesti: KEHITTÄMINEN vaiheet, tehtävät, toimenpiteet ja aikataulu

www.innoman.fi Käyttöönoton onnistumiseen vaikuttavat keskeiset tekijät: Tietojärjestelmän toimittajan onnistuminen − Projektipäällikön kyky johtaa projektia − Projektisuunnitelman pitävyys järjestelmätoimittajan puolelta − Kommunikoinnin sujuvuus asiakkaan ja järjestelmätoimittajan henkilöiden välillä − Kommunikoinnin sujuvuus järjestelmätoimittajan projektihenkilöstön kesken − Ongelmatilanteiden ratkaisukyky − Projektihenkilöstön osaaminen − Myynnin lupausten pitäminen

www.innoman.fi Onnistumiseen vaikuttavat keskeiset tekijät: Oman organisaation onnistuminen − Riittävä panostus tavoiteprosessien määrittelyyn − Riittävä panostus tekniseen määrittelytyöhön − Ylin johto osallistuu aktiivisesti määrittelytyöhön ja projektin tavoitteiden asettamiseen − Projektiin on allokoitu riittävästi organisaation omia resursseja − Ylin johto osallistuu aktiivisesti käyttöönottoprojektin johtamiseen − Oma henkilöstö tekee sovitussa aikataulussa sovitut tehtävät, jotta projekti pystyy etenemään − Yrityksen henkilöillä on riittävästi osaamista käyttöönottoprojektin läpiviemiseen − Projekti on hyvin koordinoitu yrityksen sisällä − Projektiin sisältyy riittävästi koulutusta yrityksen henkilöstölle

www.innoman.fi Onnistumisen arviointi käyttöönoton jälkeen − Arvioidaan, kuinka hyvin tavoiteprosessit ovat TIETOJÄRJESTELMÄN HANKINTAPROJEKTI käytössä MÄÄRITTELY − Arvioidaan, millä tasolla järjestelmää OSTAMINEN hyödynnetään prosesseissa KÄYTTÖÖNOTTO − Arvioidaan, miten hyvin prosesseja voidaan mitata ja ovatko määritellyt mittarit oikeita ONNISTUMISEN ARVIOINTI − Arvioidaan, saavutettiinko prosessien JATKUVA KEHITTÄMINEN kehittämisellä ja uudelle tietojärjestelmällä projektin alussa määritellyt liiketoiminnalliset tavoitteet − Määritellään tarvittavat kehittämistoimenpiteet Tavoitteena jatkuva ja systemaattinen prosessien ja järjestelmän käytön kehittäminen

www.innoman.fi Mitä osaamista onnistunut kehittäminen edellyttää yritysten tai organisaatioiden johdolta − Kykyä ymmärtää ICT:n merkitys yrityksen kilpailukyvyn kehittämisessä − Kykyä johtaa muutosprosessi: toimintatapojen muutos on avain kilpailuetujen saavuttamiseen − Kykyä ja halua itse käyttää tietojärjestelmiä • Tietojärjestelmät ovat tärkeä johtamisen väline, ikkuna koko organisaation toimintaan • Kun johto seuraa järjestelmissä olevaa tietoa, se kannustaa henkilöstöä tiedon tuottamiseen • Johto toimii itse esimerkkinä muulle henkilöstölle, kannustaa omalla esimerkillään • Oma käyttö lisää kykyä ymmärtää tietotekniikan merkitys ja mahdollisuudet kilpailukyvyn kehittämisessä

www.innoman.fi Mitä osaamista onnistunut kehittäminen edellyttää henkilöstöltä − Kykyä ymmärtää oman työn merkitys muiden henkilöiden työn kannalta − Tietotekniikan perustaidot − Kyky käyttää käytössä olevia sovelluksia − Ennen kaikkea asenne on oltava oikea ja asenne tulee oikeaksi vain ymmärtämisen kautta

www.innoman.fi Case-esimerkki Projektitoimituksia kunnallisiin organisaatioihin tekevä yritys 3 työntekijää ja alihankintaverkosto 1 milj.€ Voimakkaasti kasvava yritys Ei järjestelmiä alkutilanteessa

www.innoman.fi Yrityksen prosessit PÄÄPROSESSIT PROJEKTI- MYYNTI HUOLTO TOIMITUS HANKINTA TALOUS- JA TUOTE- TUKIPROSESSIT MARKKINOINTI HENKILÖSTÖ- KEHITYS HALLINTO

www.innoman.fi Kehittämistarpeita prosesseittain − Markkinointi • Google Adwords markkinoinnin tueksi • CRM-järjestelmä: kaikki tiedot järjestelmään • yrityksen tunnettuuden lisääminen − Myynti • tarjouslaskenta järjestelmällä perustuen materiaalien ja töiden ostohintoihin • tarjouspyynnöt materiaaleista toimittajille järjestelmästä • asiakkaaseen liittyvät tehtävät ja tapahtumat ja sovitut asiat • dokumenttien hallinta järjestelmällä − Projektitoimitus • järjestelmä prosessin tueksi • alihankinta- ja tavarantoimittajaverkoston kanssa toimintaan sähköiset välineet • tuntien kirjaaminen projekteille − Huolto • huoltosopimus aina käyttöönoton jälkeen • järjestelmä, joka ohjaa huoltotoimintaa − Talous- ja henkilöstöhallinto • taloushallinto hoidetaan samalla järjestelmällä kuin muut toiminnot • palkanlaskenta hoidetaan itse (etuna olisi reaaliaikaisuus) tai tilitoimisto • projektien reaaliaikainen taloudellinen seuranta

www.innoman.fi Tavoitetila − toiminnanohjausjärjestelmä ohjaa resurssien varaamista − toiminnanohjausjärjestelmä muistuttaa tehtävistä töistä myyntiin ja projektitoimituksiin liittyen: työjonot − tarjouslaskenta tehdään toiminnanohjausjärjestelmällä − tarjouslaskennasta lähtien tieto ohjautuu sähköisesti myynnin kautta projektitöiden suunnitteluun, ostoihin ja asennukseen, jäljitettävyys säilyy − tarjouslaskennan pohjana on koko ajan tosiaikainen tieto materiaalien ja eri töiden omakustannushinnoista − projektit, hankinnat ja asennukset hallitaan järjestelmän avulla − jokaisella työntekijällä on helposti saatavilla työssään tarvitsemansa tieto paikasta riippumatta − tapahtumatiedot siirtyvät sähköisesti osto- ja myyntireskontraan sekä kirjanpitoon − palkanlaskentaa varten saadaan tunnit sähköisesti

www.innoman.fi ASIAKAS Yrityksen kotisivut ALIHANKKIJAT Ekstranet Toimeksiannoista raportointi Intranet Sisäinen tiedotus ASIAKAS Välineet sähköpostimarkkinointiin Töistä raportointi TOIMITTAJA Toiminnanohjausjärjestelmä (sähköposti) Tilaus Asiakkuuden hallinta (CRM) sähköpostilla Tarjouslaskenta Myyntitilaukset PANKKI Laskujen ja Projektien hallinta palkkojen maksu Töiden ja tuntien raportointi Maksutietojen Hankintojen kilpailutus siirto Ostotilaukset VEROTTAJA, Dokumenttien hallinta TYVI-siirto Sisäinen kalenteri VAKUUTUS- Laskutus YHTIÖ Ostolaskut Osto- ja myyntireskontra Palkanlaskenta ja kirjanpito Talouden seuranta/ Johdon raportointi TILITOIMISTO

www.innoman.fi Myynnin mittarit ja kehittämisellä saatavat hyödyt − Mittarit • kokonaismyynti, laskennallinen kate, toteutunut kate • kokonaismyynnissä materiaalin ja työn suhde, laskettu ja toteutunut • laskettu työn määrä ja toteutunut työn määrä, työlajeittain • myyjän kokonaiskontaktien määrä tyypeittäin • tarjousten läpimeno%: kpl ja eurot • tarjouskanta ja tilauskanta − Hyödyt siirryttäessä nykytilanteesta tavoitetilaan • toiminnan seurattavuus ja ohjattavuus paranee • myyntityö ja koko prosessi ovat paikasta ja henkilöstä riippumatonta: tieto on yrityksellä ei vain tietyllä henkilöllä • myynti on systemaattisempaa ja tehokkaampaa • myynti näyttää asiakkaalle samanlaisena ja ammattimaisena • ostetaan oikeita asioita ja oikeaan aikaan • tieto on reaaliaikaista ja kaikkien saatavilla • tehokas markkinointi on mahdollista laajan ja segmentoidun asiakasrekisterin avulla

www.innoman.fi Projektitoimituksen mittarit − Mittarit • suunniteltu ja toteutunut aikataulu • suunniteltu ja toteutunut työmäärä • suunniteltu ja toteutunut myyntikate • materiaalit: tarjous ja toteutunut (rakenteiden oikeellisuus) • tavarantoimittajien ja alihankkijoiden toimitusvarmuus: luvattu ja toteutunut aikataulu • toimittajareklamaatioiden määrät luokittain • toimittajareklamaation hoitoaika • asiakasreklamaatioiden määrät luokittain • asiakasreklamaation hoitoaika • ostomäärät ja hintakehitys toimittajittain/alihankkijoittain/ nimikkeittäin

www.innoman.fi Projektitoimituksen kehittämisellä saatavat hyödyt − Hyödyt • tarkempi laskenta ja jälkiseuranta • henkilöresurssien käyttö tehostuu • henkilöresurssien tarve tiedetään etukäteen • materiaalien kilpailuttaminen helpottuu • tavarantoimittajaneuvotteluissa voidaan käyttää toteutunutta tilastotietoa • laadun seuranta paranee • töiden hallittavuus paranee • toiminnan suunnitelmallisuus kehittyy • saadaan reaaliaikaista tietoa projektien etenemisestä • yrityksen johtaminen helpottuu • projektien yhdenmukainen käsittely

www.innoman.fi Huollon mittarit ja kehittämisellä saatavat hyödyt − Mittarit • huoltosopimuksen kate: arvioitunut ja toteutunut työmäärä sekä materiaalikustannukset • huollon osuus liikevaihdosta ja katteesta • huoltosopimusten määrä/ kaikki kohteet • tukipyyntöjen määrä kohteittain • tukipyyntöjen hoitoaika • takuuhuollon kustannukset projekteittain − Hyödyt siirryttäessä nykytilanteesta tavoitetilaan • uusi palvelu • huoltoprosessit yhdenmukaiset • toiminta suunnitelmallisempaa • asiakas näkee huollon tilanteen: puhelut vähenevät • huollot tulee dokumentoitua yhdenmukaisella tavalla • hyvät työkalut huoltosopimusten kehittämiseen

www.innoman.fi Taloushallinnon mittarit ja kehittämisellä saatavat hyödyt − Mittarit • alkuperäisen maksuerätaulukon ja lopullisen toteuman ero: päivät ja summat • asiakkaiden maksunopeus: eräpäivä/ maksupäivä • hyvityslaskujen määrä • ostolaskujen maksunopeus: eräpäivä/ maksupäivä • ostolaskuissa hyvitykset • ostolaskujen hyväksyntäaika • varastoarvot ja kiertoajat (varastoon ostetut, pääasiassa huollon varaosat) − Hyödyt siirryttäessä nykytilanteesta tavoitetilaan • päällekkäinen työ muiden prosessien kanssa poistuu • toimintatavat yhtenäistyvät • toiminta joustavampaa ja riippumatonta paikasta • reaaliaikainen talouden seuranta mahdollista • rahankierto nopeutuu • taloudellinen ja muu ennustettavuus paranee

www.innoman.fi Case-esimerkki Kappaletavaratuotanto Asiakkaina suuret yritykset, mutta myös pieniä yrityksiä 25 työntekijää, 6 milj.€ Alkutilanteessa tilaus-laskutusjärjestelmä ja erillinen tuotannonohjausjärjestelmä

www.innoman.fi Yrityksen prosessit HUOLTO JA KUNNOSSAPITO TALOUS- JA TUOTANTO- MYYNTI HENKILÖSTÖ- TOIMITUS HALLINTO HANKINTA

www.innoman.fi Kehittämistarpeita prosesseittain − Markkinointi • potentiaalisten asiakkaiden tiedon hallinta − Myynti • omakustannushinnan laskennan kehittäminen • omakustannushinnan seuranta ja asiakaskohtaisen kannattavuuden seuranta • tilauksen kulun luotettavuuden kehittäminen: tilaus ei etene tai jokin tieto puuttuu • toimitusajan luotettavuuden kehittäminen • myyntitilausten syöttäminen pitäisi olla vastaanottajan vastuulla • tilaukset pitäisi heti viedä järjestelmään, myös suuremmat ja pidemmällä aikavälillä toimitettavat; nämä voivat muuttua (ainakin ennusteina) • tieto kuljetuksista pitäisi olla järjestelmässä, jotta kukin pystyy tarkastelemaan vapaata kapasiteettia − Tuotanto-toimitus • valmistuotevaraston seuranta puuttuu • tieto ei aina kulje prosessissa, esim. asiakkaan erityistoiveet, esim. myyjä voi sopia jotain lisää jollekin kuljetukselle • tiedonkeruujärjestelmä puuttuu • kaikki tiedot samassa järjestelmässä: pois erillisistä papereista

www.innoman.fi Kehittämistarpeita prosesseittain − Hankinta • tuotanto ei poista materiaaleja varastosta • ostotilausprosessin sähköistäminen, tarve suoraan tuotantosuunnitelmasta ja varastokirjanpidosta • sähköinen varastokirjanpito pitäisi saada toimimaan • rullaava inventaario, nyt tiedetään vain kolmen kuukauden välein ja inventointi työllistää paljon • ostosopimusten kehittäminen: kilpailuttaminen • reklamaatiokäytännön kehittäminen − Kunnossapito • laitteiden dokumentointi vielä puutteellista: yksityiskohtaisia koneenosakohtaisia dokumentteja ei ole • uusien työntekijöiden perehdyttämisessä ei ole käyty läpi prosesseja • nyt ehditään tekemään, muttei dokumentoimaan eikä suunnittelemaan • kaikki koneet pitäisi ehtiä käydä läpi ja perushuoltaa • järjestelmään koneet, huoltotapahtumat ja niiden suunnittelu − Taloushallinto • kaikkien laskujen lähetys sähköisesti • sähköinen ostolaskujen käsittely • tuntien käsittely paperilla työlästä

www.innoman.fi Yrityksen kotisivut Intranet Sähköinen kalenteri Tiedotus TAVARAN- Tuotannon ohjelmistot TOIMITTAJA Toiminnanohjaus- Tilaus Toiminnanohjausjärjestelmä järjestelmä Tilausvahvistus Asiakastiedon hallinta (CRM) Lasku Tarjouslaskenta Myyntitilaukset Tuotannon suunnittelu ja ohjaus Ostotoiminta Varastot Huolto- ja kunnossapito ASIAKAS Laskutus PANKKI Ostolaskujen tarkastus Rahaliikenne Myynti- ja ostoreskontra Tilaus Toiminnanohjaus- Sähköinen laskutus ja Kirjanpito Tilausvahvistus järjestelmä laskujen vastaanotto Palkanlaskenta Lasku Dokumenttien hallinta VEROTTAJA, VAKUUTUS- TYVI- YHTIÖ siirto

www.innoman.fi Myynnin mittarit ja kehittämisellä saatavat hyödyt − Mittarit • asiakaskohtainen ja tuote/tuoteryhmäkohtainen kannattavuus • kokonaismyynti ja myyntikate euroina, asiakaskohtaisesti, tuotekohtaisesti • tarjousten onnistumisprosentti • tarjouskannan koko: eurot ja kpl • varaston kiertonopeus ja arvo • toimitusvarmuus: pyydetty, vahvistettu, toteutunut − Hyödyt siirryttäessä nykytilanteesta tavoitetilaan • tilausten käsittelyssä syntyneet virheet vähenevät, mm. rahtikulut sitä kautta pienenevät • myynnin ennustettavuus paranee • tuotannon suunnittelu helpottuu • tarjouslaskenta helpottuu ja tarkentuu • myynnin taloudellinen seuranta paranee, strateginen päätöksenteko helpottuu • voidaan suunnata rajalliset voimavarat kannattavimpiin asiakkaisiin ja tuotteisiin • työnkuvat selkiytyvät

www.innoman.fi Tuotannon mittarit ja kehittämisellä saatavat hyödyt − Mittarit • materiaalihukka • läpimenoaika kpl/h ja kpl/henkilö • omakustannushinta ja sen kehittyminen • vikakappaleiden määrä − Hyödyt siirryttäessä nykytilanteesta tavoitetilaan • työajan säästöt • tarkempi tieto tuotannosta • pystytään antamaan tietoa onnistumisesta työntekijöille myös euroina, mahdollistaa palkkauksen kehittämisen oikeudenmukaisemmaksi • pystytään tarkemmin ja helpommin seuraavaan tuotannon kustannuksia, omakustannushintaa

www.innoman.fi Hankinnan mittarit ja kehittämisellä saatavat hyödyt − Mittarit • toimitusvarmuus: pyydetty, vahvistettu ja toteutunut toimitusaika • reklamaatioiden määrä toimittajittain ja lajeittain • reklamaatioiden aiheuttamat kustannukset • materiaalihukka % ja paljon aiheuttaa työtä /mittayksikkö • materiaalilaatu − Hyödyt siirryttäessä nykytilanteesta tavoitetilaan • työajan säästöt • varastokierron nopeutuminen ja hankintojen oikea-aikaisuus • säästöt hankinnoissa euroina (kilpailutuksen ja oikea-aikaisuuden kautta) ja laadussa • hankintatarpeen ja toimitusten seurattavuus • kilpailuttaminen helpottuu

www.innoman.fi Kunnossapidon mittarit ja kehittämisellä saatavat hyödyt − Mittarit • suunnittelemattomien huoltojen lukumäärä/ ajanjakso ja niistä aiheutuneet keskeytykset (aika) • huoltovälin pituus/ laite ja sen seuranta pitemmällä aikavälillä (huoltovälin pituuden kehitys) • keskeytysaika/ kokonaistuotantoaika • huollon kustannukset − Hyödyt siirryttäessä nykytilanteesta tavoitetilaan • parempi suunnitelmallisuus • vähemmän katkoja • enemmän tuotteita tuotannosta • bonukset suuremmat • paremmat välineet päätöksenteon tueksi, mm. konekannan uusiminen

www.innoman.fi Taloushallinnon mittarit ja kehittämisellä saatavat hyödyt − Mittarit • yksinkertaistettu tuloslaskelma • omakustannushinnan seuranta • omavaraisuusaste, velka%, maksuvalmius quickratio, currentratio • ostovelkojen ja myyntisaamisten kiertoaika • kokonaispääoman tuotto% • liikevaihto/ henkilö − Hyödyt siirryttäessä nykytilanteesta tavoitetilaan • työmääräsäästöt rutiinitöissä ja erilaisten epäselvien asioiden selvittelyssä (kuten kadonnut lasku) • tarkempi ja reaaliaikaisempi tieto yrityksen taloudellisesta tilanteesta

www.innoman.fi Tulevaisuus

www.innoman.fi Liiketoiminnan kehityssuuntia − Asiakas on kuningas • nopea palvelu • itsepalvelu • asiakaskohtaisuus • integroidut ratkaisut • helppous, joustavuus ja mukavuus − Organisaatioiden kehittyminen, verkostojen merkityksen kasvu • brandin arvo, ei kiinteän omaisuuden => sopimusvalmistus • ulkoistaminen • prosessien läpinäkyvyys ja seurattavuus • jatkuva innovatiivisuus keskeinen kilpailutekijä • toimitusketjun nopeus ja herkkyys avaintekijä

www.innoman.fi Teknologiset kehityssuunnat − eri sovellusten integrointi − sähköisen liiketoiminnan laajeneminen yritystasolta kumppaniverkostotasolle − eri tiedonmuotojen yhdistäminen, konvergenssi − laajakaistayhteyksien yleistyminen − mobiiliratkaisut − monikanavaratkaisut − tietoturvan merkityksen kasvu

www.innoman.fi Sisäisten tietoteknisten ratkaisujen kehittäminen VAIHE 1 VAIHE 2 VAIHE 3 IT-PERUSRATKAISUT TOIMINNAN OHJAUS SISÄINEN INTEGROINTI − Tietokoneet − Tuotannon/toiminnan − Tieto syötetään vain − Toimisto-ohjelmat ohjausjärjestelmät kertaalleen − Taloushallinnon (ERP, SCM) − Järjestelmät ohjelma − CRM, asiakastiedon keskustelevat − Sisäiset hallinta keskenään verkkoratkaisut − Suunnittelu- − Ei erillisiä exel- järjestelmät analyysejä − Kassajärjestelmät − Toimintatavat ja − Projektinhallinta- prosessit määritelty, järjestelmät linkitykset − Alkeellinen intranet järjestelmiin kuvattu − Toimipisteiden − Monipuolinen intranet välinen verkko Liiketoiminnallisten hyötyjen lisääntyminen

www.innoman.fi Ulkoisten sähköisten ratkaisujen kehittäminen VAIHE 1 VAIHE 2 VAIHE 3 SÄHKÖISEN ALKAVA SÄHKÖINEN VERKOSTOITUNUT VIESTINNÄN LIIKETOIMINTA LIIKETOIMINTA PERUSRATKAISUT − Vuorovaikutteiset − Tieto syötetään vain − Sähköposti kotisivut kertaalleen − Ensimmäiset − Ensimmäiset − Ekstranet-palvelut on kotisivut ekstranet-palvelut integroitu osaksi − Sähköinen − Yksittäisiä tietojärjestelmiä pankkiyhteys sovellusten välisiä − Suoria sähköisiä yhteyksiä yhteyksiä kumppanien järjestelmiin kumppaneihin − Toimintatavat ja prosessit − Kumppanien määritelty, linkitykset ekstranet-palvelujen järjestelmiin ja käyttö verkkoratkaisuihin kuvattu Liiketoiminnallisten hyötyjen lisääntyminen

www.innoman.fi Kiitos! Venla Berg Innoman Oy Puh. 0500 443731 venla.berg@innoman.fi

Elva-hanke, Liiketoiminnan sähköistymisen vaikutukset liiketoiminaprosesseihin-seminaari 14.-15.10.09, Tornio, Venla Berg.

0 comments

Notes on slide 1

1 Favorite