Ohjeet, miten ladata tietoikkunan aineistoja excelliin

1. Kaksi tapaa ladata tietoikkunan sisältö excel-
taulukkoon
24.9.2018
24.9.2018 Tietoikkunan sisältö Excel-tiedostoksi 1

2. Taustaa
 Tietoikkunasta (proto.thl.fi/tietoikkuna) löytyvät kaikki maakuntien seurannassa ja
arvioinnissa käytetyt indikaattoritiedot.
 Tietoikkuna hakee tiedot suoraan Sotkanet-palvelusta (www.sotkanet.fi). Sotkanetin
tietoihin tehdyt muutokset näkyvät Tietoikkunassa lähes reaaliaikaisesti.
 Tietoikkunassa voit tarkastella tietoja taulukossa tai kartassa. Voit myös ladata
tiedot omalle koneellesi csv.-tiedostoon. Jotta voit tarkastella ladattuja tietoja,
muunna tiedot excel-tiedostoksi tämän ohjeen mukaisesti
– Ohjeessa on kaksi vaihtoehtoista tapaa
 Palvelua ylläpitää Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL. Sisältöasioissa voit olla
yhteydessä kimmo.parhiala@thl.fi tai niina.peranen@thl.fi
24.9.2018 Tietoikkunan sisältö Excel-tiedostoksi 2

3. Lataa tiedosto ja tallenna se koneellesi (Selain: Chrome)
1. Paina Tallenna (CSV) –painiketta
2. Sivun alalaitaan aukeaa latauskuvake
(A)
3. Paina kuvakkeen oikeassa laidassa
olevaa nuolta  pikavalikko aukeaa
4. Paina valikosta Näytä kansiossa
(show in folder)  ruudulle avautuu
kansio, johon olet juuri ladannut
tiedoston.
5. Kopioi tiedosto haluamaasi kansioon
tai esim. työpöydälle. Huom! Älä avaa
tiedostoa!
24.9.2018 Tietoikkunan sisältö Excel-tiedostoksi 3
(A)

4. Lataa tiedosto ja tallenna se koneellesi (Selain: Internet
Explorer)
1. Paina Tallenna (CSV) –painiketta
2. Sivun alalaitaan aukeaa latauskuvake
(A)
3. Paina tallennuspainikkeen vieressä
oleva nuolta  pikavalikko aukeaa
4. Paina valikosta Tallenna nimellä
(save as)  tallenna tiedosto
haluamaasi kansioon. Huom! Älä vielä
avaa tiedostoa!
24.9.2018 Tietoikkunan sisältö Excel-tiedostoksi 4
(A)

5. Excel 2010
Ladatun tiedoston tallentaminen excel-muotoon, vaihtoehto 1
24.9.2018 Tietoikkunan sisältö Excel-tiedostoksi 5

6. Tiedoston avaaminen
 Avaa Excel-ohjelma
 Siirry valikkoon Tiedot (data)
– Kohdasta Hae ulkoiset tiedot (get
external Data)
– Valitse Tekstistä (from text)
 Valitse tietoikkunasta lataamasi CSV.-
tiedosto
– Jos tiedostoa ei näy, valitse oikealta
alasvetotaulukosta ”Kaikki tiedostot”
 Valitse Tuo (import)
– Ohjattu tekstin tuominen -ikkuna aukeaa
(ohje seuraavalla sivulla)
24.9.2018 Tietoikkunan sisältö Excel-tiedostoksi 6

7. Tiedoston muuntaminen excel-muotoon
24.9.2018 Tietoikkunan sisältö Excel-tiedostoksi 7
 Ohjattu tekstin tuominen –
ikkunassa saat muunnettua
avaamasi tiedoston excel-
muotoon
 Kohdassa 1/3 valitse:
– Tiedostotyyppi: Erotettu
(delimited)
– Tiedoston alkuperä: 65001:
Unicode (UTF-8)
– Aloita tuonti riviltä 1
– Paina Seuraava

8. Tiedoston muuntaminen excel-muotoon
Kohdassa 2/3 valitse
 Erottimet = Pilkku
 Paina Seuraava
24.9.2018 Tietoikkunan sisältö Excel-tiedostoksi 8

9. Tiedoston muuntaminen excel-muotoon
Kohdassa 3/3:
 Sarakkeen tietojen muoto
(column data format) = Teksti
(text)
 Mene lisäasetukset –valikkoon
ja vaihda desimaalierottimeksi
piste (.)  OK
 Paina Valmis
24.9.2018 Tietoikkunan sisältö Excel-tiedostoksi 9

10. Tiedoston muuntaminen excel-muotoon
 Ennen kuin tiedosto avautuu,
ohjelma kysyy haluatko
avata tiedoston olemassa
olevalle sivulle
– Paina OK
 Tiedoston pitäisi nyt aueta
excel-taulukkomuodossa.
 Muista vielä tallentaa
muokkaamasi tiedosto excel-
muotoon! (ks. dia 18)
24.9.2018 Tietoikkunan sisältö Excel-tiedostoksi 10

11. Excel
Ladatun tiedoston tallentaminen excel-muotoon, vaihtoehto 2
24.9.2018 Tietoikkunan sisältö Excel-tiedostoksi 11

12. Tiedoston avaaminen
Avaa Excel-ohjelma ja valitse Tiedosto
-> Uusi
-> Tyhjä työkirja
-> Avaa
-> Avaa Tietoikkunasta lataamasi .csv-tiedosto
kansiosta johon sen hetki sitten siirsit.
Jos tiedostoa ei näy, valitse oikealta alasvetotaulukosta
”Kaikki tiedostot”
24.9.2018 Tietoikkunan sisältö Excel-tiedostoksi 12

13. Tiedon muuntaminen oikeaan muotoon 1/3
4) Aloita ohjattu tekstin
tuominen.
-> Valitse ”Erotettu” tiedostolaji
-> Valitse tiedoston alkuperäksi
”Unicode UTF-8”
-> Paina Seuraava >
24.9.2018 Tietoikkunan sisältö Excel-tiedostoksi 13

14. Tiedon muuntaminen oikeaan muotoon 2/3
5) Valitse Erottimet-kohdasta
”Sarkain” ja ”Muu”.
Kirjoita kohdan ”Muu” lisäkenttään
yksi lainausmerkki (”)
Paina Seuraava >
24.9.2018 Tietoikkunan sisältö Excel-tiedostoksi 14

15. Tiedon muuntaminen oikeaan muotoon 3/3
6) Käy muuttamassa kaikkien
sarakkeiden valinta niin, että niissä
sarakkeissa joissa on
indikaattoritietoa valitse ”Teksti”
ja sarakkeissa, jotka ovat tyhjiä, tai
joissa on pelkästään pilkkuja,
valitse ”Älä tuo saraketta (ohita)”.
Paina sitten ”Valmis”
Tumma palkki kertoo, mikä sarake on
valittuna ja yllä oleva pienempi teksti
(”Yleinen”/”teksti”) missä tietomuodossa
sarake tullaan viemään excel-tauluun.
24.9.2018 Tietoikkunan sisältö Excel-tiedostoksi 15

16. Lopputuloksen
tulisi näyttää tältä:
24.9.2018 Tietoikkunan sisältö Excel-tiedostoksi 16

17. Muutetaan pisteet pilkuiksi
7) Muutetaan pisteet pilkuiksi
valitsemalla ensin koko taulukon
sisältö CTRL-A-
näppäinyhdistelmällä. Tämän
jälkeen painetaan CTRL-F, jolloin
aukeaa ”Etsi ja korvaa”-kenttä,
josta valitaan ”Korvaa”-välilehti.
Ylimpään kenttään merkitään
yksittäinen piste (.) ja alempaan
kenttään yksittäinen pilkku (,).
Paina sitten ”Korvaa kaikki”.
Paina sitten ”Sulje”.
24.9.2018 Tietoikkunan sisältö Excel-tiedostoksi 17

18. Tallenna valmis taulukko
8. Tallenna valmis taulukko painamalla ”Tallenna nimellä” ja
valitsemalla alasvetotaulukosta valittu tiedostomuoto, esimerkiksi
Excel-työkirja ja nimeä tiedosto haluamallasi tavalla.
Tietoikkunan sisältö päivittyy aina uusimpaan käytössä olevaan
maakuntakohtaiseen arvoon. Suosittelemme tallentamaan tiedoston
päivämäärän kanssa.
24.9.2018 Tietoikkunan sisältö Excel-tiedostoksi 18

19. Syventävää lisätietoa: laskentafunktioiden
käyttöönotto
Edellä mainittujen ohjeiden avulla luodussa Excel-taulukossa ei voi käyttää
laskentafunktioita ilman taulukon hienosäätöä. Tämä johtuu siitä, että luvut
tuotiin .csv-tiedostosta tekstimuodossa.
Luvut, joita laskentafunktiot eivät voi käyttää tasautuvat vasempaan
reunaan, kun taas laskentafunktioiden käytössä olevat luvut oikeaan
reunaan. Yksi kätevä tapa saada kaikki tekstimuotoiset numerot
lukuarvoiksi, on käyttää ”Teksti sarakkeisiin”-toimintoa (kts. seuraavat diat)
Laskentafunktioita tarvitaan esimerkiksi kun halutaan saada indikaattorien
ääriarvot erottumaan eri värein.
24.9.2018 Tietoikkunan sisältö Excel-tiedostoksi 19

20. Syventävää lisätietoa: laskentafunktioiden
käyttöönotto
Valitse yksi kokonainen sarake
painamalla ylhäältä saraketta
merkitsevää kirjainta.
Kun sarake on valittu, paina
ylävalikon kohtaan ”Tiedot” ja
”Teksti sarakkeisiin”-toiminto.
Esiasetukset toimivat usein ilman
erillisiä valintoja, joten paina
ainoastaan ”Valmis”.
24.9.2018 Tietoikkunan sisältö Excel-tiedostoksi 20

21. Syventävää lisätietoa: laskentafunktioiden
käyttöönotto
Kun kaikki numerot ovat saaneet
saman desimaalitarkkuuden, ja
siirtyneet sarakkeen samaan
reunaan, luvut ovat oikeassa
muodossa ja laskentafunktiot
toimivat.
24.9.2018 Tietoikkunan sisältö Excel-tiedostoksi 21

22. Tallenna valmis taulukko
Tallenna valmis taulukko painamalla ”Tallenna nimellä” ja valitsemalla
alasvetotaulukosta valittu tiedostomuoto, esimerkiksi Excel-työkirja ja
nimeä tiedosto haluamallasi tavalla.
24.9.2018 Tietoikkunan sisältö Excel-tiedostoksi 22