Companies work with two types of information: operational (typically managed by ERPs, CRMs, HRISs and the like) and support information (changes, best practices, success stories, employee knowledge, aso.) Properly managing the later will greater increase your organization's efficiency and ability to change and innovate.

1. ZENITH
Consulting
Eficienta operationala Reducerea costurilor Facilitarea schimbarii Stimularea inovatiei
“Nu poti face o floare sa creasca mai repede tragand-o de frunze. Poti insa sa ii creezi cele mai bune conditii pentru a creste”
Ettiene Wenger

2. 2 eOrganizationEficienta operationala - Reducerea costurilor - Facilitarea schimbarii - Stimularea
inovatiei
Cat de bun este un sistem de organizare
• Cand un angajat nou se familiarizeaza usor cu noul job si cu functionarea
companiei in general
• Atunci cand apare o schimbare, ea se propaga cu usurinta
in organizatie
• Taskurile frecvente, mai ales cele inter-departamentale
se desfasoara eficient
• Exista fluxuri formale de feedback
• Atunci cand un angajat pleaca,
cunostintele sale de baza raman in organizatie

3. 3 eOrganizationEficienta operationala - Reducerea costurilor - Facilitarea schimbarii - Stimularea
inovatiei
Angajații sunt doar colegi sau lucrează
împreună?
Angajații sunt mult mai eficienți
atunci când colaborează
• Se ajută între ei
• Împărtășesc informații, experiențe și
cunoaștere
• Distribuie informatii specifice rolului lor
in organizatie

4. 4 eOrganizationEficienta operationala - Reducerea costurilor - Facilitarea schimbarii - Stimularea
inovatiei
De ce tipuri de informatii au angajatii nevoie nevoie ca sa
colaboreze?
• Informatii de tip operational (comenzi, date clienti,
facturi, salarii, etc)
Sunt gestionate de sisteme in care s-a investit considerabil
Adreseaza partea repetitiva a activitatii umane
• Informatii de tip suport sau colaborativ (cum fac, cu cine,
de ce, cand, cine ma ajuta, ce e nou, etc)
Sunt legate de invatare, adaptabilitate, motivare,
inovatie, schimbare
Aceste informatii sunt dispersate pe servere de
fisiere sau intranet, comunicate pe mail sau
prin viu grai
In general, ele nu sunt organizate si gestionate

5. 5 eOrganizationEficienta operationala - Reducerea costurilor - Facilitarea schimbarii - Stimularea
inovatiei
Informații de tip suport
• Noutăți și ultimele schimbări
• Metode și proceduri de lucru
• Trebuie să fie ușor de găsit
• În plus față de documentele oficiale, deseori sunt necesare
explicații și clarificări
• Cele mai bune practici
• Povești de succes și lecții învățate
• Întrebări frecvente
• Persoane de contact

6. 6 eOrganizationEficienta operationala - Reducerea costurilor - Facilitarea schimbarii - Stimularea
inovatiei
Cât de importantă este informația suport?
Este precum uleiul pentru un motor, face
ca diferitele componente să funcționeze
bine împreună
• Ulei bun – performanțe mari și costuri
de întreținere mici
• Ulei slab – performanțe scăzute și
costuri mari

7. 7 eOrganizationEficienta operationala - Reducerea costurilor - Facilitarea schimbarii - Stimularea
inovatiei
Disponibilitatea informatiei de tip suport
• Daca o informatie nu este facil accesibila, ea nu exista!
• Un mesaj trimis pe email ajunge alaturi de alte mii de mesaje
• Un mesaj este trimis atunci cand are nevoie expeditorul sau; el este “consumat” atunci
cand are nevoie destinatarul, iar acesta va trebui sa compileze mai multe mai multe mesaje
primate pe aceeasi tema
• Pe un server de fisiere, un fisier este in mai multe subfoldere, poate fi greu de gasit
• Pe un server de fisiere, numai numele fisierului iti spune despre ce este vorba in el
• Chiar daca informatiile de care am nevoie sunt pe intranet, ele trebuie grupate astfel incat
sa am acces facil la el atunci cand cand trebuie sa finalizezi un task
Daca articolele pe de site-ul tau preferat ar fi salvate ca si documente in foldere si
subfoldere sau ti-ar fi trimise toate pe mail, le-ai mai citi?

8. 8 eOrganizationEficienta operationala - Reducerea costurilor - Facilitarea schimbarii - Stimularea
inovatiei
Când devine critică informația suport?
• Atunci când organizația are nevoie de schimbare
Orice schimbare se propaga in organizatie sub forma de informatie suport. Daca
e bine gestionata, schimbarea va fi facila, daca nu, rezultatele nu vor fi optime.
• Atunci când se dorește o mai bună sinergie între departamente
Modul de lucru al fiecarui department, serviciile oferite, informatii pe care
le distribuie catre alte departamente sunt informatii de tip suport
• Atunci când se dorește eficientizarea activităților de suport
reducerea efortului pentru taskuri repetitive prin construirea de
baze de cunostinte

9. 9 eOrganizationEficienta operationala - Reducerea costurilor - Facilitarea schimbarii - Stimularea
inovatiei
Cine suntem?
• Consultanti de business si dezvoltatori de software
• Ajutam angajatii si partenerii de afaceri sa colaboreze mai
efficient din 2003

10. 10 eOrganizationEficienta operationala - Reducerea costurilor - Facilitarea schimbarii - Stimularea
inovatiei
Ce facem?
Generam si structuram informația suport
astfel încât angajatii sa isi poata atinge
mai usor obiectivele operationale
Educare
Colaborare
Organizare
Informare
Motivare

11. eOrganizationZENITH Consulting
Arhitectura informationala
Serviciu
suport
Serviciu
suport
Serviciu
suport
Serviciu
suport
Serviciu
suport
Servicii furnizate intern
Servicii de informare
Colectare de feedback
Operatiuni
Vanzari
Zone operationale/vanzari
- Informatii proprii / dashboard
- Informatii furnizate de serviciile suport
Servicii suport
- Servicii oferite in intern
- Servicii de informare interna
- Colectare de feedback

12. 12 eOrganizationEficienta operationala - Reducerea costurilor - Facilitarea schimbarii - Stimularea
inovatiei
Cum facem?
• Construim
• Canale de informare
• Canale de educare
• Canale de feedback
• Cataloage de servicii
• Interfete pentru departamentele suport
• Librării de proceduri, instrucțiuni, formulare, etc
• Detaliem procesele principale (modificări recente, proceduri, formulare,
documentație suport, întrebări frecvente, persoane de contact)

13. 13 eOrganizationEficienta operationala - Reducerea costurilor - Facilitarea schimbarii - Stimularea
inovatiei
Ce rezultă?
• Canale de comunicare care permit angajaților să
interacționeze mai eficient unii cu alții
• O bază de cunoștințe care permite angajaților să deruleze
procese interne cu un efort mai mic
• Extragerea și structurarea cunoașterii tacite (care se află în
capul angajaților) și punerea ei la dispoziția celorlalți angajați

14. Examplu pentru o echipa de vanzari
Stiri
Mesaj motivational de la
top management
Idei de la un specialist
Live KPI
Calendar de echipa
Discutie pe o tema lunara
Case
studies
Agregarea tuturor informatiilor relevante faciliteaza accesul la informatie faciliteaza performanta

15. 15 eOrganizationEficienta operationala - Reducerea costurilor - Facilitarea schimbarii - Stimularea
inovatiei
Examplu pentru o pagina de suport pentru un
proces
Schimbari recente
Mesaj motivational de la
management
Aspecte practice de la un specialist
Linkuri catre resurse. Acestea se pot
regasi pe intranet sau pe servere de
fisiere
Intrebari frecvente
Access to
applications
Persoane de
contact

16. 16 eOrganizationEficienta operationala - Reducerea costurilor - Facilitarea schimbarii - Stimularea
inovatiei
Merita efortul?
• Intranetul reprezinta un canal de comunicare cu un randament mult mai bun decat
mailul, serverul de fisiere sau comunicarea informala
>> acuratete crescuta
• Daca angajatul in loc sa isi intrebe colegul cum sa isi faca treaba se uita pe un
knowledge base pe intranet
>> schimbarea devine mult mai facila
• Atunci cand am la un loc toate informatiile legate de un task
>> costuri mai mici
Tipic returul investitiei se face in mai putin de un an

17. 17 eOrganizationEficienta operationala - Reducerea costurilor - Facilitarea schimbarii - Stimularea
inovatiei
Este doar ceva “nice to have”?
Organizarea, eficienta operationala, reducerea costurilor,
facilitarea schimbarii si stimularea inovatiei
sunt “nice to have”?

18. 18 eOrganizationEficienta operationala - Reducerea costurilor - Facilitarea schimbarii - Stimularea
inovatiei
better together
“Nu poti face o floare sa creasca mai repede tragand-o de frunze. Poti insa sa ii creezi cele mai bune conditii pentru a creste”
Ettiene Wenger
ZENITH Consulting
+4 021.317.51.00
office @ zen-it.ro​