Projekte können schief gehen. Oftmals liegt das aber gar nicht an den neuartigen oder besonders herausfordernden Aufgaben. Im Gegenteil, häufig hört man am Ende eines solchen Projektes jemanden sagen: „Das hätte ich dir sagen können. Hättest du mich mal gefragt.“ Das schlimme daran ist, dieser jemand ist gar nicht so weit von uns entfernt. Vielleicht ist es ein Chef, ein Kollege oder gar ein Mitglied des Projektteams. Also warum laufen wir immer wieder in die gleichen Fallen, in die bereits andere vor uns hineingetappt sind? Warum lernen wir so selten aus den Fehlern anderer? Und warum können uns selbst Lessons Learned Meetings nicht vor solchen Fehlern bewahren?
Der Präsentation „Lessons Learned – Muss das sein?!“ fasst wesentliche Erkenntnisse zum Wissensmanagement in Projekten aus Forschung und Praxis zusammen. Es wird auf die Bedeutung der Lessons Learned Sessions eingegangen und wie man Teammitglieder dazu motivieren kann, mit ihren Beiträgen das Wissen im Unternehmen zu erhalten. Gegen die häufig unter den Teilnehmern solcher Lessons Learned Meetings zu spürende Unlust wird im Vortrag auf eine Sammlung verschiedener, innovativer Methoden eingegangen, welche nicht nur zur Wissensteilung motivieren sollen, sondern auch Spaß machen.
3. Agenda
1. Austausch von Erfahrungen und Problemen mit
Lessons Learned
2. Theoretische Grundlagen, Erkenntnisse und
Forschungsergebnisse zu Lessons Learned
3. Vorstellung verschiedener Lessons Learned
Methoden für den Alltag
4. Diskussion und Austausch
3
4. Meine Erfahrungen
Klassische Lessons Learned Workshops:
Klassische Lessons Learned:
„Die Prozesse und Verantwortlichkeiten
sind nicht immer klar gewesen.“
Feedback zu klassischen Lessons Learned :
„Damit kann ich nichts anfangen.“
„Ich kenne den Kontext des Projektes ja
gar nicht.“
„Unser Projekt ist in einer ganz anderen
Situation.“
„Die Workshops sind langweilig und totale
Zeitverschwendung.“
Klassische Lessons Learned:
• werden nicht wiederverwendet
• verschwinden im Datenchaos
• erzeugen keinen Mehrwert
4
5. Agenda
1. Austausch von Erfahrungen und Problemen mit
Lessons Learned
2. Theoretische Grundlagen, Erkenntnisse und
Forschungsergebnisse zu Lessons Learned
3. Vorstellung verschiedener Lessons Learned
Methoden für den Alltag
4. Diskussion und Austausch
5
6. Motivation
Was ist der Unterschied zwischen…
und…
Dampfmaschine
Heron von Alexandria (1. Jhd)
Dampfmaschine
Denis Papin (ca. 1690)
6
7. Motivation
Schon seit Anbeginn der Menschheit geht Wissen verloren
Im heutigen Wissenszeitalter jedoch weniger massiv als im damaligen Mittelalter
Dennoch geht auch heute wertvolles Wissen immer wieder verloren
Insbesondere Unternehmen haben mit diesem Wissensverlust zu kämpfen
Herausforderungen des Wissensmanagements in Projekten:
Mitarbeiterfluktuation im Projekt
Unterschiedliche Mitarbeiter mit
unterschiedlicher Wissensbasis
Erstellung eines neuartigen
Produktes oder Services
7
8. Ziele des Forschungsprojektes
Forschungsfrage:
Wie muss ein sozio-technisches Wissensmanagementsystem gestaltet
sein, dass die Wiederverwendung von projektbezogenem Wissen nicht
nur in Projekten sondern auch über die Projektgrenzen hinweg
gesteigert werden kann?
Ziele:
1. Verstehen der Herausforderungen und Bedürfnisse von Projektteams zur
Wiederverwendung von bereits im Unternehmen existierendem Wissen
2. Ableitung einer Design Theorie mit Design Prinzipien eines
Projektwissensmanagementsystems
3. Gestaltung und Umsetzung eines sozio-technischen
Projektwissensmanagementsystems
4. Überprüfung der Design Theorie in einem realen Setting
8
9. Ein bisschen Theorie
Organisationales Lernen
Lerntheorie nach Argyris & Schön (1978)
Single-Loop-Learning
Geschieht innerhalb bereits bestehender
mentaler Modelle, Normen, Regeln und
zugrundliegender Annahmen
Anwendung von Wissen
Double-Loop-Learning
Änderung bestehender mentaler
Modelle, Normen, Regeln und
zugrundliegender Annahmen
Weiterentwicklung von Wissen
Action Result Reflection
9
10. Noch etwas mehr Theorie
Situatives Lernen
Situated Learning Theory nach Lave & Wenger
(1991)
Lernen in Unternehmen kann nicht mit dem
Lernen in Klassenzimmern verglichen werden
Situiertes Lernen = Veränderung mentaler Model
durch soziale Interaktionen in einem bestimmten
Kontext (Goel et al., 2010)
Zentrales Konzept: Community of Practice
10
11. Was wir bereits wissen
Barrieren des Wissensmanagements
Personenbezogene Barrieren
Mangelnde Motivation
(Carrillo et al., 2013; Davidson & Lamb, 2000)
Mangelnde Fähigkeiten und Möglichkeiten
(Schindler & Eppler, 2003; Terajetgul et al., 2009)
Interner Wettbewerb
(Carrillo et al., 2013; Rastogi, 2000)
Mangelndes Vertrauen & Kommunikation
(Hsu et al., 2007; McEvily et al., 2003; Bondarouk, 2006)
11
12. Was wir bereits wissen
Barrieren des Wissensmanagements
Organisationale Barrieren
Organisationsstrukturen
(Boh, 2007; Bresnen et al., 2003; Swan et al., 2010)
Mangel an standardisierten Wissensmanage-
mentprozessen
(Carrillo et al., 2013; Tan et al., 2007; Kivrak et al., 2008)
Organisationskultur
(Ajmal & Koskinen, 2008; Eskerod & Skriver, 2007; Sutton, 2001)
Zeitdruck/ Arbeitsbelastung
(Carrillo et al., 2013; Keegan & Turner 2001; Tan et al., 2007)
12
13. Was wir bereits wissen
Wissensmanagementtechnologien
Technologie
Intellektuelles Kapital
Netzwerke
Change Processes
Soziales KapitalVirtual Spaces
Improved
Communications
Reward System
KMS
Org.Wandel
Mehrwert durch:
Wissensteilung & -erstellung mittels
Internet, Intranet & KMS
Mehrwert durch:
Kollaborationen auch über
größere Entfernungen hinweg
Mehrwert durch:
Sozialer Zusammenhalt,
Vertrauen, Motivation
Mehrwert durch:
Best Practices, Training
Weiterbildung
Mehrwert durch:
Motivation, effektive KM Praktiken,
Partizipation, Technologienutzung
1. GENERATION 2. GENERATION 3. GENERATION
Organisationaler Wandel
Basiert auf: Vorakulpipat & Rezgui, 2008
13
14. Was wir noch nicht wissen
Die sogenannte Forschungslücke
Nur wenige Richtlinien, wie ein Wissensmanage-
mentsystem gebaut werden muss, damit es die
Wissenswiederverwendung fördert
Wenig Forschung und Erkenntnisse im Gebiet
der Wissenswiederverwendung
Wenig Überprüfung der Forschungsergebnisse
in realen Umgebungen
THEORIE PRAXIS
14
16. Agenda
1. Austausch von Erfahrungen und Problemen mit
Lessons Learned
2. Theoretische Grundlagen, Erkenntnisse und
Forschungsergebnisse zu Lessons Learned
3. Vorstellung verschiedener Lessons Learned
Methoden für den Alltag
4. Diskussion und Austausch
16
17. ...AUS DER LERNTHEORIE:
Gamification
Spiel-
zeug
Spiel
Komplett ElementeVollständigkeit
Umgebung
Playful interaction
Serious Games
Game-based Learning
Digital Game-
based Learning
Edutainment
eLearning
Quelle: Csíkszentmihályi, M. (1997a). Finding flow: The psychology of engagement with everyday life.
New York: Basic Books.
...AUS DER PSYCHOLOGIE:
Noch ein bisschen mehr Theorie…
Flow
Channel
Angst
(zu schwer/ verwirrend/
herausfordernd)
Langeweile
(zu leicht)
Fähigkeiten hoch
hoch
niedrig
Herausforderung
niedrig
Spiele können lernen fördern
17
22. Agenda
1. Austausch von Erfahrungen und Problemen mit
Lessons Learned
2. Theoretische Grundlagen, Erkenntnisse und
Forschungsergebnisse zu Lessons Learned
3. Vorstellung verschiedener Lessons Learned
Methoden für den Alltag
4. Diskussion und Austausch
22
23. Anstellung als Post-Doc an der Universität Mannheim
Paralleler Ausbau der Selbständigkeit
Wissensmanagement Beratung
Trainings
Lessons Learned Workshops
Wissenstransfer & -austausch
Beratung
Ausblick23
25. Schritt 1: Anforderungserhebung
Durchführung einer explorativen Interviewstudie
Kodierung der Interviews:
Rolle
Abteilungs-
leiter
Projekt
Manager
Professional
Development
Manager
Functional
Analyst
Technical
Specialist Gesamt
Anzahl 1 14 2 2 8 27
Durchschnittl. Interviewdauer 0:34:18 0:34:55 0:50:25 0:39:04 0:28:10 0:37:22
Erstes Lesen
der Transkripte
Identifikation von
relevanten
Textstellen
Benennung der
Textstellen und
Kategorienbil-
dung
Entfernung von
Überschnei-
dungen und
Redundanzen
Erstellung eines
Modells über die
wichtigsten
Kategorien
355
Seiten Text
971
Textstellen
51
Kategorien
20
Kategorien
4
Kategorien
25
26. Schritt 2: Design Prinzipien
Zugang zu Projektwissen für alle Mitarbeiter
Zentrale Speicherung inkl. konsistenter Ablage &
Suchfunktionalitäten
Ermöglichung von informellen Wissensaustausch
Zugang
Erweiterung des Projektteams mit Experten des
Wissensmanagements
Sicherstellung der Wartung des Wissens
Standardisierte Wissensmanagementprozesse
Support
Dokumentationsstrukturen durch Tagging,
Hyperlinking, Indizierung, etc.
Bereitstellung vorstrukturierter Dokumente
Bereitstellung von Freitextfeldern für Erklärungen
Struktur
Einbindung von Kontextinformationen
Kurz, präzise und klar verständliche Sprache
Bereitstellung von Feedback auf Wissen
F
Sicherstellung des Zugangs zu Experten
und dokumentiertem Wissen
Design Prinzip I
Erweiterung des Projektteams mit einem
Wissensintermediär als Unterstützung für
das Management von Projektwissen
Design Prinzip II
Bereitstellung von kontextbezogenem
und gebündeltem Wissen in strukturier-
ten Dokumenten unter Verwendung
einer verständlichen Sprache
Design Prinzip III
Wartung des Wissens über Feedback-
mechanismen
Design Prinzip IV
26
27. Schritt 3: Gestaltung eines Projekt KMS
Soziales Teilsystem: Technisches Teilsystem:
Spezifikation eines Projekt-
Knowledge-Intermediärs
Definition von Aufgaben und
Verantwortlichkeiten Spezifikation eines Projekt-
Wissensmanagement-systems
Festlegung von Funktionalitäten und
Aufbau
27
28. Schritt 4: Evaluation des konzeptionellen Designs
OFFENES FEEDBACK
1. Workshop
Teilnehmer:
1 Abteilungsleiter
1 Professional Development Manager
1 Projekt Manager
Ziel:
- Feedback von Forschungsprojekt-
beteiligten
Erkenntnisse:
Guter Ansatz, der Probleme lösen
könnte
Besseres Feedback könnte von den
Benutzern des Systems kommen
SWOT-ANALYSE
2. Workshop
Teilnehmer:
1 Professional Development Manager
4 Projekt Manager
Ziel:
- Stärken und Schwächen des
Konzepts identifizieren
Erkenntnisse:
Intermediär benötigt Hilfsmittel
Konsistenz durch Templates
Karriereentwicklung der Intermediäre
Verfügbarkeit der Intermediäre
Arbeitslast der Intermediäre
OFFENES FEEDBACK
3. Workshop
Teilnehmer:
1 Professional Development Manager
3 Projekt Manager
4 Projekt Teammitglieder
Ziel:
- Feedback von unterschiedlichen
Projektmitgliedern
Erkenntnisse:
Realisierung des Systems für eine
Bewertung notwendig
Verwendung von existierenden
Systemen
Pilotisierung des Intermediärs
28
29. Schritt 5: Pilotisierung des Intermediärs
Ergebnisse:
Teilnehmer waren mit dem Workshop überwiegend zufrieden
Projekt Knowledge Intermediär von allen Teilnehmern als wertvolle Unterstützung im
Projekt betrachtet
Lessons Learned Workshops nicht nur am Ende eines Projektes relevant
Lessons Learned Workshop hat Spaß gemacht
29
30. Schritt 6: Überarbeitung der Design Theorie
Dokumentation und Wiederverwen-
dung von Projektwissen in allen Phasen
eines Projektes
Design Prinzip V
Motivation von Wissensmanagement
durch emotionale und affektive
Funktionen
Design Prinzip VI
30
31. Schritt 7: Überarbeitung des Designs
Soziales Teilsystem:
Einführung des Knowledge-
Centric Project Management
Process Dokumentation und Wiederverwen-
dung von Projektwissen in allen Phasen
eines Projektes
Design Prinzip V
Motivation von Wissensmanagement
durch emotionale und affektive
Funktionen
Design Prinzip VI
Technisches Teilsystem:
Gamifiziertes Wissensmanage-
mentsystem
31
32. Schritt 8: Umsetzung des konzeptionellen Designs
Soziales Teilsystem:
Ausbau, Training und Engagement
der Lessons Learned Community als
Projekt-Knowledge-Intermediär
Entwicklung eines Methodenkata-
logs für die Durchführung von
Lessons Learned Sessions
Technisches Teilsystem:
Realisierung des traditionellen
Wissensmanagementsystems
32
33. Schritt 9: Evaluation des Designs
Fokus auf soziales Teilsystem, da technisches Teilsystem nicht so umgesetzt, wie
designed
Umsetzung des technischen Teilsystems geht nur schleppend voran
Soziales Teilsystem hingegen stark nachgefragt
Viele Aufträge der Lessons Learned Community als Projekt-Knowledge-
Intermediäre
33
34. Bhattacherjee, 2001
KMS Success Model
Schritt 9a: Theoretische Grundlagen
SATISFACTION WITH
SOCIAL INITERACTION
Chiu et al., 2011
CONTINUOUS
INTENTIONS TO
SOCIALLY INITERACT
PROJECT-
BASED
LEARNING
Situated Learning Theory
SATISFACTION WITH
KNOWLEDGE QUALITY
SATISFACTION WITH
PROCEDURE QUALITY
DESIGN ARTIFACT
PROJECT KNOWLEDGE
INTERMEDIARY
H1+
H1: Lessons Learned Workshops, welche von Projekt-Knowledge-Intermediären
geleitet werden, erhöhen die Zufriedenheit mit der sozialen Interaktion.
EXPECTATIONS
34
35. Schritt 9b: Überprüfung von Hypothese 1
Studie 1:
5 Workshops im Umfeld von
Magellan
5 Projekt-Knowledge
Intermediäre
1 Vorgehen
AUSFÜLLEN EINES FRAGEBOGENS ZUR ZUFRIEDENHEIT MIT
BISHERIGEN LESSONS LEARNED SESSIONS
TEIL 1
LESSONS LEARNED WORKSHOPTEIL 2
AUSFÜLLEN EINES FRAGEBOGENS ZUR ZUFRIEDENHEIT MIT
LESSONS LEARNED SESSION
TEIL 3
BLUE OCEAN METHODETEIL 2A
Circle of Concern
Increase Create
Decrease Eliminate
Keep
Circle of Influence
Increase Create
Decrease Eliminate
Keep
CLUSTERUNG & BEWERTUNGTEIL 2B
Cluster 1
insight
insight
Cluster 2
insight
insight
Cluster n
insight
insight
...
ACTION ITEMSTEIL 2B
Who What When
... ... ...
... ... ...
35
36. Schritt 9c: Auswertung Studie 1 – alle Teilnehmer
Studie 1:
27 komplett ausgefüllte Fragebögen
9 Teilnehmer kannten bereits das Konzept des Projekt-Knowledge-Intermediärs
(Gruppe: Experten)
18 Teilnehmern war das Konzept neu (Gruppe: Novicen)
Auswertung der Daten mit Hilfe des Wilkoxon-Tests
Keine Signifikanten Unterschiede in den Erwartungen zwischen den Gruppen (t-
Wert = 0,889)
n = 27
t0 t1
∆ Mean T(WRS) P SigL
Mean SD Mean SD
SAT 3,407 1,010 4,550 0,442 1,143 4,227 < 0,001 ***
SAT_KQ 3,111 0,892 4,433 0,568 1,322 3,997 < 0,001 ***
SAT_PQ 3,370 0,967 4,667 0,480 1,297 3,891 < 0,001 ***
36
37. Schritt 9c: Auswertung Studie 1 – nach Gruppen
Gruppe: Experten
Gruppe Novicen:
n = 9
t0 t1
∆ Mean T(WRS) P SigL
Mean SD Mean SD
SAT 4,444 0,527 4,722 0,363 0,278 1,394 0,163 n.s.
SAT_KQ 4,000 0,707 4,667 0,500 0,481 1,897 0,058 n.s.
SAT_PQ 4,444 0,527 4,780 0,441 0,239 1,342 0,180 n.s.
n = 18
t0 t1
∆ Mean T(WRS) P SigL
Mean SD Mean SD
SAT 2,889 0,758 4,476 0,460 1,549 3,429 0,001 **
SAT_KQ 2,667 0,594 4,333 0,577 1,666 3,745 < 0,001 ***
SAT_PQ 2,833 0,618 4,620 0,498 1,787 3,681 < 0,001 ***
37
38. Schritt 9d: Studie 1 – Ergebnis
5
SATISFACTION WITH KNOWLEDGE
QUALITY (SAT_KQ)
4
3
2
1
Without PKI With PKI
0
5
SATISFACTION WITH PROCEDURE
QUALITY (SAT_PQ)
4
3
2
1
Without PKI With PKI
0
Novices
Experts *** p < 0,001; ** p < 0,01; * p < 0,05; n.s. nicht signifikant
H1: Lessons Learned Workshops, welche von Projekt-Knowledge-Intermediären
geleitet werden, erhöhen die Zufriedenheit mit der sozialen Interaktion.
38
39. Noch einmal zurück zur Theorie
Bhattacherjee, 2001
KMS Success Model
Chiu et al., 2011
PROJECT-
BASED
LEARNING
Situated Learning Theory
SATISFACTION WITH
KNOWLEDGE QUALITY
SATISFACTION WITH
PROCEDURE QUALITY
DESIGN ARTIFACT
PROJECT KNOWLEDGE
INTERMEDIARY
H1+
EXPECTATIONS
SATISFACTION WITH
SOCIAL INITERACTION
CONTINUOUS
INTENTIONS TO
SOCIALLY INITERACT
39
40. PROJECT KNOWLEDGE
INTERMEDIARY
Schritt 9e: Erweiterung der Theorie
PROJECT-
BASED
LEARNING
DESIGN ARTIFACT
CONTINUOUS
INTENTIONS TO
SOCIALLY INITERACT
SATISFACTION WITH
KNOWLEDGE QUALITY
SATISFACTION WITH
PROCEDURE QUALITY
SATISFACTION WITH
SOCIAL INITERACTION
KNOWLEDGE QUALITY
RELEVANCE
UNDERSTANDABILITY
RELIABILITY
ADEQUACY
USEFULNESS
PROCEDURE QUALITY
ACCESS
EASE OF USE
ENTERTAINMENT
PROJECT KNOWLEDGE
INTERMEDIARY
KNOWLEDGE-CENTRIC
PROJECT
MANAGEMENT
PROCESS
H2+
H2: Lessons Learned Workshops, welche von Projekt-Knowledge-Intermediären
geleitet werden, erhöhen die Qualität des ausgetauschten Wissens.
H3+
H3: Lessons Learned Workshops, welche von Projekt-Knowledge-Intermediären
geleitet werden, erhöhen die Qualität des Vorgehens.
H4+
H4: Lessons Learned Workshops, welche mehrfach während eines Projektes
durchgeführt werden, erhöhen die Weiternutzungsabsichten.
40
41. Schritt 9f: Überprüfung der Hypothesen
Studie 2:
Langzeitstudie
2 Workshops in einem Projekt
Sammlung von Wissen aus
dem Vorgängerprojekt
Erster Workshop zu
Projektbeginn
Juni 2013
Team Briefing
September
2013
Lessons Learned Session im
Vorgängerprojekt
September
2013
Projekt Kick-off mit Lessons
Learned Session
Präsentation der Ergebnisse
des Vorgängerprojekts
Erfahrungsaustausch im Team
September
2013
Projekt –Meilenstein mit Lessons
Learned Session
Rekapitulation der Aktivitäten
Erfahrungsaustausch im Team
41
43. Schritt 9h: Langzeiteffekt – Studie 3
Studie 3: Quick & Dirty
Fragebogen an 89 Mitarbeiter der Deutschen Bank versendet
33 Mitarbeiter haben Umfrage ausgefüllt
Ergebnisse:
69,7% der Teilnehmer gaben an, dass die letzte Lessons Learned Session, an der
sie teilgenommen haben, von einem neutralen Moderator geleitet wurde
36,3% der Teilnehmer gaben an, dass die letzte Lessons Learned Session, an der
sie teilgenommen haben, entweder zu Beginn des Projektes oder während des
Projektes durchgeführt wurde
43
44. Wissensmanagement erfordert soziale Interaktion zwischen Wissensträgern
Technologie kann nur als Tool zur Unterstützung genutzt werden
In der Deutschen Bank kommt das Konzept des Projekt-Knowledge-Intermediär sehr
gut an
Von Projekten gern genutzt
Zeitweise zu hohe Auslastung der Lessons Learned Community
Wissensaustausch mit methodischem Vorgehen führt zu projekt-basiertem Lernen und
Verringerung von Fehlern, die bereits bekannt waren oder hätten vermieden werden
können
Lessons Learned nicht nur zur Rekapitulation des eigenen Projektes nutzen, sondern auch
als Vorbereitung
Austausch über die Projekte hinweg wertvoll
Für die Aufbereitung der Lessons Learned und den erleichterten Zugriff ist dennoch ein
zentrales Wissensmanagementsystem erforderlich
Fazit44
45. Referenzen
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45
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