Presentasjoner fra Roadshow i Sandnes 3. mars

1. Noark 5: innhold og konsekvenser Seminar om digital forvaltning, samhandling og innbyggerdialog – Sandnes 3.3.2010 Ingeborg Motzfeldt Riksarkivet, Seksjon for elektronisk arkivdanning

2. Riksarkivarens forskrift, kapittel IX § 2-1.Generelle systemer for journalføring og arkivering Journalføring av elektroniske saksdokumenter skal som hovedregel skje i et system som følger kravene i Noark-standarden og er godkjent av Riksarkivaren, jf. Arkiv-forskriften § 2-9. Dette gjelder enten man benytter et rent journal- og arkivsystem, eller om funksjoner for journalføring iht. arkivforskriften § 2-6 og § 2-7 er integrert i et saksbehandlingssystem eller lignende. Ved elektronisk arkivering av saksdokumenter må systemet tilfredsstille de spesifikke kravene til elektronisk arkivering i Noark-standarden og være godkjent av Riksarkivaren for dette formålet.

3. Riksarkivarens forskrift, kapittel IX § 2-2.Spesialiserte fagsystemer med journalfunksjoner For spesialiserte fagsystemer som har funksjoner for journalføring og arkivering av saksdokumenter, kan det gjøres unntak fra bestemmelsene i § 2-1 dersom systemet er blitt utformet før disse bestemmelsene iverksettes, eller dersom det av andre grunner er urimelig å stille krav om at Noark-standarden skal følges fullt ut. Slike unntak må godkjennes av Riksarkivaren for det enkelte system, jf. meldeplikten i § 4-1.

5. Renummerering av kravene

7. Noen krav er endret fra O/B til V

8. Noen nye krav, noen krav har gått ut

9. Noen endringer i metadatatabelleneMen ingen endringer som berører det prinsipielle innholdet

10. Noark-5: Fra spesifikasjon til standard Noark 5 er ikke en kravspesifikasjon, men en standard(Norsk arkivstandard). Den nye standarden stiller færre detaljerte og obligatoriske krav til funksjonalitet og innhold i et sakarkivsystem, både når det gjelder saksbehandling, sikkerhet og arkivering. Standarden beskriver ikke en konkret løsning, men definerer rammer. Det vil derfor ikke gi mening å kontakte en leverandør og si at man ønsker en Noark-5-løsning og bare vise til standarden. Må selv utforme en kravspesifikasjon.

12. Saksbehandlings- og fagsystemer for spesialiserte fagområder.

15. Metadata

17. Søking / fremhenting / vising

18. Administrasjon av kjernen

19. Bevaring og kassasjon

22. Må integreres med andre komponenter for å kunne fungere som et helhetlig system

23. Skal kunne inngå i alle typer løsninger for elektronisk arkivdanning:

24. Sakarkiv (generelle arkivsystemer)

25. Fagsystemer med saksdokumenter

26. Fagsystemer med andre arkivdokumenter

27. Skal være arkivkomponenten i en felles IKT-arkitektur for offentlig sektor:

28. Tjenesteorientert arkitektur (SOA)

29. Mål: en åpen, tilgjengelig og sammenhengende offentlig sektor

31. Noark 5 komplett Kravene til de ytre fagsystemene er ikke en del av Noark 5 kjernekrav. De er som oftest ikke obligatoriske.

32. Generell saksbehandling Spesialisert saksbehandling Sakarkiv Kjerne Kjerne Kjerne Fag-system Fag-system Forskjellige Noark 5-løsninger Sakarkivsystem Fagsystem Felles arkiv

33. Konsekvenser for leverandørene Noark 4-systemer skal kunne oppgraderes til Noark 5. Vil ha større frihet til å utvikle sine egne løsninger. Det kan bli mer konkurranse, flere systemer på markedet. Det vil bli større forskjell mellom de ulike løsningene enn i dag. Leverandørene må lytte mer til brukernes behov. De skal ikke kunne bruke Noark-standarden som en unnskylding for ikke å lage gode løsninger. Leverandører av fagsystemer som produserer/lagrer saksdokumenter må være klar over at Noark kjerne må bygges inn. Funksjonalitet for avlevering må vektlegges.

35. Noark 5 er bakoverkompatibel med Noark 4.

36. Data skal kunne konverteres til nytt system.

37. Ved nyanskaffelse må de stille de relevante kravene, ikke ’alle krav i Noark 5’.

38. Må selv vurdere hva som vil være den mest effektive løsningen.

39. Noark-standarden skal ikke være en tvangstrøye.

40. Må også kreve at fagsystemer har en arkivkomponent.

42. Arkivstrukturen består av logiske objekter, dvs. arkivenheter som er en samling av metadata .

43. Arkivstrukturen danner grunnlag for avleveringsformatet.Noark 5 legger til rette for forskjellige løsninger, avhengig av virksomhetens behov.

47. Demonstrerer funksjonalitet for dokumentproduksjon, konvertering til arkivformat, periodisering.

49. Gir en midlertidig godkjenning hvis resultatet av punktene over er tilfredsstillende.Endelig godkjenning skal gis på grunnlag av uttrekk fra produksjonsbase med reelle data fra minst et halvt års drift.

51. Kort oppsummering Noark 5 er ikke en komplett kravspesifikasjon Noark 5 stiller krav til hva som skal finnes av funksjonalitet, men ikke hvordan det skal løses i praksis. Standarden spesifiserer krav til journal- og arkivfunksjonalitet som kan inngå i et ’hvilket som helst’ system. Noark 5 er en norsk forvaltningsstandard Forvaltningsstandarder er standarder som FAD anbefaler, eller som gjennom forskrift eller på annen måte er gjort obligatorisk for offentlige virksomheter. Å utforme en kravspesifikasjon er mer enn bare å sette opp en liste med krav. Det er å bestemme hva slags system man vil ha – hva det skal kunne gjøre, hvordan det skal virke og hvordan det skal se ut.