Implementatie
interbestuurlijk toezicht
Bijeenkomst Duin- en Bollenstreek
3 maart 2014
Het interbestuurlijk toezicht van de
provincie Zuid-Holland
“Toezicht op basis van vertrouwen”
Inhoud
1. Wat is interbestuurlijk toezicht?
2. Wet revitalisering generiek toezicht
3. Hoe geeft de provincie Zuid-Holland...
1. Wat is interbestuurlijk toezicht?
• Toezicht: “verzamelen van informatie over de vraag of een
handeling of zaak voldoet...
2. Wet revitalisering generiek toezicht
• Inwerkinggetreden vanaf 1 oktober 2012
• Uitgangspunten:
– Nabijheid
– Enkelvoud...
3. Hoe geeft de provincie Zuid-Holland
invulling aan het vernieuwde IBT? (1)
Uitgangspunten:
1. Toezicht op basis van vert...
3. Hoe geeft de provincie Zuid-Holland
invulling aan het vernieuwde IBT? (2)
Risicogericht: informatie en oordeel op terre...
3. Hoe geeft de provincie Zuid-Holland
invulling aan het vernieuwde IBT (3)
65 bestuursovereenkomsten
provincie -Zuid-Holl...
Staat van de gemeente - systematiek
Op basis van:
– Wet- en regelgeving
– Algemene en aanvullende beleidskaders (archief e...
4. Wat zijn de voordelen?
• Versterking horizontale verantwoording
• Duidelijkheid over toezicht provincie
• Geen onnodige...
5. Stappen en mijlpalen in 2014

• Inbedding in P&C-cyclus (jaarrekening 2013)
• Onderdeel programmaverantwoording cq. jaa...
Wat gaat de provincie doen?
• Uitkomsten horizontaal toezicht ontvangen
• Berichten uit de media, van burgers verzamelen
•...
Foto: Theen Moy

De Interventieladder
Uitgebreid

Laatste kans voor
indeplaatsstelling
Aankondiging juridische
interventie

Interveniërend

Sanctie
indeplaatsst...
Vervolg
• Gemeenten zenden eigen StvdG in jaarrekening 2013
vóór 15-7-2014
• Provincie stelt totale StvdG van de 65 gemeen...
Nieuw interbestuurlijk archieftoezicht
Tot 1-10-2012

Nu

Basis toezicht: Archiefwet

Basis toezicht: Gemeentewet

Inspect...
Gevolgen voor lokale overheden
• Versterking / verzwaring horizontaal toezicht (interne
controle)
• Verplichte verslaglegg...
Hoe komt het verslag tot stand?
Ervaringen?
Rol van de gemeentelijk
Archiefinspecteur?
Neemt deze het stokje
over?
Wie geb...
Hulpmiddel vanuit de VNG

VNG Handreiking
Horizontale verantwoording
Archiefwet 1995 via
Kritische Prestatie
Indicatoren (...
Wanneer grijpt Provincie in?

• Provincie ontvangt archiefverslag van gemeenten
jaarlijks.
• Provincie zal afweging moeten...
Aanvullend beleidskader
Archieftoezicht

Foto: Lisa Norwood

Taakverwaarlozingscriteria
– Gebaseerd op Archiefwet en regel...
Wanneer voldoe je niet?
Bij …. taakverwaarlozing
Als een overheid niet, niet naar behoren of niet tijdig een
gevorderde be...
Zuid-Holland
Provincie houdt rekening met de volgende
risicofactoren:
• Hoe doet men het op het gebied van de Archiefwet?
...
Het IBT-beleid in Zuid-Holland
Beeld
• meeste gemeenten bezig met het invullen van de
KPI‟s/opstellen van het „archiefvers...
VOORBEELD
KPI-Verslag van een gemeente
Beoordeling Provincie aan
de hand van
Aanvullend Beleidskader
Vorm van taakverwaarlozing op grond van
de Archiefwetgeving

Wettelijke basis

Welke informatie heeft
toezichthouder nodig...
Beoordeling Verslag
• Eindoordeel voor deze gemeente
– 9 x groen
– 3 x geel
– 7 x rood

Voorlopig eindoordeel: Rood
Vervol...
 Archieftoezicht en IBT in Zuid-Holland_ Uitvoering in 2014
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Archieftoezicht en IBT in Zuid-Holland_ Uitvoering in 2014

193
-1

Published on

Published in: Business
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
193
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
2
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Archieftoezicht en IBT in Zuid-Holland_ Uitvoering in 2014

  1. 1. Implementatie interbestuurlijk toezicht Bijeenkomst Duin- en Bollenstreek 3 maart 2014
  2. 2. Het interbestuurlijk toezicht van de provincie Zuid-Holland “Toezicht op basis van vertrouwen”
  3. 3. Inhoud 1. Wat is interbestuurlijk toezicht? 2. Wet revitalisering generiek toezicht 3. Hoe geeft de provincie Zuid-Holland invulling aan het vernieuwde interbestuurlijk toezicht? 4. Wat zijn de voordelen? 5. Stappen en mijlpalen in 2014 6. Vragen / discussie
  4. 4. 1. Wat is interbestuurlijk toezicht? • Toezicht: “verzamelen van informatie over de vraag of een handeling of zaak voldoet aan de daaraan gestelde eisen, het vormen van een oordeel hierover en het eventueel naar aanleiding daarvan zonodig interveniëren.” • Interbestuurlijk toezicht (IBT): toezicht provincie op wettelijke taakbehartiging gemeenten, waterschappen en beleidstoezicht • Wat is geen IBT: toezicht op bedrijven, instellingen, burgers
  5. 5. 2. Wet revitalisering generiek toezicht • Inwerkinggetreden vanaf 1 oktober 2012 • Uitgangspunten: – Nabijheid – Enkelvoudigheid – Samenwerkende toezichthouders – Selectiviteit en terughoudendheid – Proportionaliteit
  6. 6. 3. Hoe geeft de provincie Zuid-Holland invulling aan het vernieuwde IBT? (1) Uitgangspunten: 1. Toezicht op basis van vertrouwen 2. Sober: geen onnodige aanvullende administratieve lasten 3. Proportioneel: interventie in redelijke verhouding tot tekortkoming 4. Risicogericht: toezicht waar risico‟s het grootst zijn Bestuursovereenkomst per gemeente: – Uitgangspunten en toezichtsregime provincie – Informatievoorziening gemeente: „Staat van de Gemeente‟
  7. 7. 3. Hoe geeft de provincie Zuid-Holland invulling aan het vernieuwde IBT? (2) Risicogericht: informatie en oordeel op terreinen met grootste risico‟s Resultaat: integraal beeld per gemeente Financiën Ruimtelijke ordening Huisvesting Omgevingsrecht Externe veiligheid Archief- en informatiebeheer Staat van de Gemeente
  8. 8. 3. Hoe geeft de provincie Zuid-Holland invulling aan het vernieuwde IBT (3) 65 bestuursovereenkomsten provincie -Zuid-Hollandse gemeenten Eigen (interne) informatie PZH Staat van de Gemeente X „Zelfoordeel‟ gemeente X over taakbehartiging Provinciaal product: Staat van de Gemeenten Integrale weergave van de beoordeling van de taakbehartiging 65 Zuid-Hollandse gemeenten: financiën, ruimtelijke ordening, huisvesting, omgevingsrecht, externe veiligheid en archief- en informatiebeheer Signalen burgers, bestuurders, raadsleden, ambtenaren etc. (piepsysteem) Toezichtregime PZH en mogelijke toezichtinterventies
  9. 9. Staat van de gemeente - systematiek Op basis van: – Wet- en regelgeving – Algemene en aanvullende beleidskaders (archief en huisvesting verblijfsgerechtigden) Toezichtregimes: algemene duiding – “groen”: het gevraagde (bijv. begroting, beleidsprogramma) is vastgesteld, tijdig aangeleverd, kwalitatief in orde / voldoet aan wettelijke verplichting – “oranje”: het gevraagde is vastgesteld en tijdig aangeleverd, maar voldoet slechts ten dele aan de gestelde criteria / wettelijke verplichting – “rood”: het gevraagde is niet vastgesteld of niet tijdig aangeleverd, en/of voldoet niet aan de gestelde criteria / wettelijke verplichting
  10. 10. 4. Wat zijn de voordelen? • Versterking horizontale verantwoording • Duidelijkheid over toezicht provincie • Geen onnodige bemoeienis als zaken op orde zijn
  11. 11. 5. Stappen en mijlpalen in 2014 • Inbedding in P&C-cyclus (jaarrekening 2013) • Onderdeel programmaverantwoording cq. jaarverslag • Verantwoording College B&W aan gemeenteraad • Vaststellen Staat van de Gemeente door gemeenteraad • Toezenden aan provincie (uiterlijk 15 juli 2014) • Provincie maakt Staat van de Gemeenten (derde kwartaal 2014) • Vaststelling GS en aanbieden aan PS (vierde kwartaal 2014) • Statencommissie Bestuur en Middelen (eind 2014)
  12. 12. Wat gaat de provincie doen? • Uitkomsten horizontaal toezicht ontvangen • Berichten uit de media, van burgers verzamelen • Afspraken maken over de beschikbaarstelling van informatie („informatiearrangementen‟) • Zo nodig uitvoeren van „Reality checks‟ • Desnoods interveniëren via …
  13. 13. Foto: Theen Moy De Interventieladder
  14. 14. Uitgebreid Laatste kans voor indeplaatsstelling Aankondiging juridische interventie Interveniërend Sanctie indeplaatsst. Afspraken over verbetering Specifieke informatie opvragen en valideren Generieke informatievergaring volgens afspraken Informatie-arrangement Op afstand Sober Signaleren
  15. 15. Vervolg • Gemeenten zenden eigen StvdG in jaarrekening 2013 vóór 15-7-2014 • Provincie stelt totale StvdG van de 65 gemeenten op • 2-jaarlijkse evaluatie bestuursovereenkomsten met gemeenten / VZHG • Begin 2015: evaluatie ervaringen met Wet Rgt
  16. 16. Nieuw interbestuurlijk archieftoezicht Tot 1-10-2012 Nu Basis toezicht: Archiefwet Basis toezicht: Gemeentewet Inspectiebezoeken door Gemeente levert info aan provincie provincie Wettelijk proactief optreden Achteraf ingrijpen provincie provincie, goedkeuringen mogelijk via interventieladder vooraf Sanctie Archiefwet: Sancties Gemeentewet: Bestuursdwang mogelijk Schorsen/vernietigen en in de volgens regels Awb plaats treden bij taakverwaarlozing
  17. 17. Gevolgen voor lokale overheden • Versterking / verzwaring horizontaal toezicht (interne controle) • Verplichte verslaglegging door zorgdrager • Horizontaal toezicht op gehele archiefketen • Oordeel van de Raad is essentieel Foto: Jan Banning
  18. 18. Hoe komt het verslag tot stand? Ervaringen? Rol van de gemeentelijk Archiefinspecteur? Neemt deze het stokje over? Wie gebruikt model van de VNG? Wie stuurt het naar „Waar staat je gemeente‟?
  19. 19. Hulpmiddel vanuit de VNG VNG Handreiking Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) Tweede, Geactualiseerde versie APRIL 2013
  20. 20. Wanneer grijpt Provincie in? • Provincie ontvangt archiefverslag van gemeenten jaarlijks. • Provincie zal afweging moeten maken in hoeverre de inhoud van het verslag voldoet aan de archiefwettelijke bepalingen. Hiervoor is Aanvullend Beleidskader ontwikkeld.
  21. 21. Aanvullend beleidskader Archieftoezicht Foto: Lisa Norwood Taakverwaarlozingscriteria – Gebaseerd op Archiefwet en regelgeving – Parallel aan de KPI‟s – 14 mei 2013 vastgesteld door GS
  22. 22. Wanneer voldoe je niet? Bij …. taakverwaarlozing Als een overheid niet, niet naar behoren of niet tijdig een gevorderde beslissing neemt, een gevorderde handeling verricht of een gevorderd resultaat tot stand brengt 17 Taakverwaarlozingscriteria voor archiefbeheer o.a. • Achterstand bewerking/overbrenging • Ongeschikte archiefbewaarplaats • Ontbreken kwaliteitssysteem
  23. 23. Zuid-Holland Provincie houdt rekening met de volgende risicofactoren: • Hoe doet men het op het gebied van de Archiefwet? • Hoe waren de prestaties in het verleden? • Zijn er risicovolle omstandigheden, zoals nieuwbouw van een archiefruimte of -bewaarplaats, overgang naar digitaal, reorganisatie (herindeling, oprichting RUD)? • Meldingen van andere interne of externe toezichthouders? • Klachten van derden of meldingen in de pers op dit gebied?
  24. 24. Het IBT-beleid in Zuid-Holland Beeld • meeste gemeenten bezig met het invullen van de KPI‟s/opstellen van het „archiefverslag‟ • Onduidelijk of archiefverslag onderdeel is van PCC • Waterschappen en Wgr-regelingen nog niet mee bezig Consequentie: bij gebrek aan informatie moet Provincie interventieladder beklimmen via: * stappen 1en 2: signaleren en informatie opvragen.
  25. 25. VOORBEELD KPI-Verslag van een gemeente
  26. 26. Beoordeling Provincie aan de hand van Aanvullend Beleidskader
  27. 27. Vorm van taakverwaarlozing op grond van de Archiefwetgeving Wettelijke basis Welke informatie heeft toezichthouder nodig? Nummers van de KPI’s Oordeel Toezichthouder 1a. De Archiefverordening of, bij Wgr-regelingen, de voorziening betreffende de zorg voor de archiefbescheiden ontbreekt en/of is niet gemeld aan GS. AW 30.1, 32.1, 35.1, 37.2 en 40 1.1 1.2 1.5 Verordening voldoet en is aan GS toegestuurd. 3. Het beheer van archiefbescheiden voldoet niet aan toetsbare eisen van een door de zorgdrager toegepast kwaliteitssysteem of de zorgdrager past geen kwaliteitssysteem toe. AW 3, AB 11 en 12, Archiefregeling 16 2.1 Het enige aspect van het kwaliteitssysteem bestaat uit de in 2010 geformuleerde eis dat de NEN-2082 moet worden toegepast. Onbekend is of die ook daadwerkelijk wordt toegepast. Alle andere aspecten van het kwaliteitssysteem ontbreken 5b. De zorgdrager neemt een besluit tot aanwijzing van een archiefbewaarplaats die niet aan wet- en regelgeving voldoet AW 21, AW 31, 36 7.2 De door het college in 1997 aangewezen archiefbewaarplaats voldeed op het moment van aanwijzing. 14. De vervanging van archiefbescheiden door reproducties, onder vernietiging van het origineel, is onjuist en/of onvolledig gebeurd. Archieven die niet als te vernietigen zijn aangemerkt (dus permanent te bewaren archieven) zijn vervangen zonder machtiging van gedeputeerde staten. Er is geen verklaring van vervanging opgesteld. AW 7, AB 6 en 8 5.3 De vervangingsbesluiten voor vernietigbare bescheiden zijn beoordeeld door de gemeentearchivaris maar niet bekend gemaakt. De vervanging van te bewaren archiefbescheiden is nog niet aan de orde.
  28. 28. Beoordeling Verslag • Eindoordeel voor deze gemeente – 9 x groen – 3 x geel – 7 x rood Voorlopig eindoordeel: Rood Vervolgstap: Verzoek aan B&W om plan van aanpak Na consultatie van overige IBT-leden en GS.
  1. A particular slide catching your eye?

    Clipping is a handy way to collect important slides you want to go back to later.

×