Hoe vraag je jouw subsidiereglement voor evenementen aan

1. FLOWCHART ALGEMEEN SUBSIDIESYSTEEM
NEE
Is uw activiteit een TOONMOMENT van uw
vereniging?
Is uw activiteit bedoeld voor 1 of meerdere
aangrenzende STRATEN van Kuurne?
Vormt uw activiteit een ONDERDEEL van een
ander evenement?
Gaat uw activiteit door voor de 1e of 2e KEER?
Voldoet uw activiteit aan de voorwaarden voor
een EVENEMENT?
Uw activiteit zoekt best ZELF voldoende
financiële middelen (inkomgeld, drankverkoop,
sponsoring,…) of u PAST uw activiteit AAN
zodat u toch subsidies kan ontvangen.
JA
JA
JA
JA
JA
NEE
Uw vereniging ontvangt WERKINGSMIDDELEN
voor de organisatie van o.a. toonmomenten.
Uw activiteit kan een subsidie ontvangen voor
STRAAT- en BUURTFEESTEN.
Enkel het overkoepelende evenement kan
ondersteund worden via een
SAMENWERKINGSOVEREENKOMST of via de
andere mogelijkheden.
Uw activiteit kan een PROJECTSUBSIDIE
ontvangen.
Uw activiteit kan een EVENEMENTENSUBSIDIE
ontvangen.
NEE
NEE
NEE

2. FLOWCHART SUBSIDIEREGLEMENT VOOR EVENEMENTEN
De score bepaalt SUBSIDIEBEDRAG
De score bepaalt eventuele LOGISTIEKE
ONDERSTEUNING
PROMOTIONELE RETURN van de organisator
IN RUIL
FEEST-
MATERIAAL
INFRA-
STRUCTUUR
EXTRA
GEBOUW
UW ACTIVITEIT IS EEN EVENEMENT !!
Voldoet de activiteit aan de 6 basisvoorwaarden?
Voldoet de activiteit aan minimum 3 (van de 6)
bijkomende voorwaarden?
Een beoordelingscommissie geeft een score voor
JA
JA
KWALITEIT GROOTORDE
FINANCIEEL
PLAATJE

3. 1. WELKE EVENEMENTEN KOMEN IN AANMERKING?
Basisvoorwaarden
• Minimum 2 keer eerder georganiseerd met een gelijkaardig concept (laatste
editie maximum 3 jaar geleden)
OF
evenement van organisator die duidelijke traditie heeft in evenementen en
een evenement met een nieuw concept brengt
• Vindt plaats of start- en/of aankomstplaats in Kuurne
• Geen onderdeel van een ander evenement
• Geen toonmoment
• Openbaar en voor iedereen toegankelijk. Hoeft niet gratis te zijn
• Gemeenschapsvormend effect voor Kuurne
Aan allemaal te voldoen!

4. 1. WELKE EVENEMENTEN KOMEN IN AANMERKING?
Bijkomende voorwaarden
• Grote logistieke impact
• Uniek concept (geheel van programma, inkleding en omkadering)
• Divers programma
• Uniciteit programma
• Richt zich tot een ruim en breed publiek
• Creëert een grote uitstraling voor Kuurne
Aan minstens 3 voldoen!

5. 1. WELKE EVENEMENTEN KOMEN NIET IN AANMERKING?
• Evenementen uit louter winstoogmerk (zuiver commerciële evenementen)
• Fuiven
• Sporttornooien
• Kostenplaatje < € 2.500,00
• Wanneer evenement door gemeente al gesubsidieerd wordt

6. 2. HOE WORDT SUBSIDIEBEDRAG BEPAALD?
Subsidie toegekend o.b.v. 3 criteria:
1. Kwaliteit van het programma
-> maximum 20 punten
2. Grootorde van het evenement
-> maximum 20 punten
3. Financieel plaatje
-> maximum 35 punten (30 uitgaven ; 5 inkomsten)
Evaluatie door onafhankelijke, ambtelijke beoordelingscommissie

7. 2. HOE WORDT SUBSIDIEBEDRAG BEPAALD?
1. Kwaliteit van het programma
Beoordeeld o.a. op basis van
• de uniciteit van het concept op zich
• de uniciteit binnen het Kuurnse aanbod
• de diversiteit van het programma
• de originaliteit van het programma
• extra elementen zoals aandacht voor duurzaamheid, kansengroepen, de
keuze van de locatie, de aandacht voor lokaal talent, inzetten op
beleidsprioriteiten, …

8. 2. HOE WORDT SUBSIDIEBEDRAG BEPAALD?
2. Grootorde van het evenement
Beoordeeld enkel op basis van
• de grootte van het aanwezige publiek
• de herkomst van het aanwezige publiek
• de duur van het evenement (inclusief opbouw- en afbouwtijd)
• het aantal ingezette vrijwilligers

9. 2. HOE WORDT SUBSIDIEBEDRAG BEPAALD?
3. Financieel plaatje
Beoordeeld op basis van de begroting
UITGAVEN
= programma, logistiek, communicatie en promotie voor het evenement (subsidiabele uitgaven)
≠ consumptiegoederen (dranken, voedsel, merchandise …), bedoeld voor verkoop aan de bezoekers
Score op basis van volgend trappensysteem:
• tussen € 2.500,00 en € 7.500,00 = 10 punten
• tussen € 7.500,00 en € 12.500,00 = 15 punten
• tussen € 12.500,00 en € 20.000,00 = 20 punten
• tussen € 20.000,00 en € 30.000,00 = 25 punten
• meer dan € 30.000 = 30 punten

10. 2. HOE WORDT SUBSIDIEBEDRAG BEPAALD?
3. Financieel plaatje
Beoordeeld op basis van de begroting
INKOMSTEN
• 5 punten = volledige programma gratis (geen deelnemersbijdragen of inkomgelden)
• 2,5 punten = meer dan 50% gratis
• 0 punten = voor meer dan 50% deelnemersbijdragen of inkomgelden
• meer dan € 30.000 = 30 punten

11. 2. HOE WORDT SUBSIDIEBEDRAG BEPAALD?
Aantal punten Bedrag
van 20,01 tot en met 25 punten € 1.000,00
van 25,01 tot en met 30 punten € 1.500,00
van 30,01 tot en met 35 punten € 2.000,00
van 35,01 tot en met 40 punten € 2.500,00
van 40,01 tot en met 45 punten € 3.250,00
van 45,01 tot en met 50 punten € 4.000,00
van 50,01 tot en met 55 punten € 4.750,00
van 55,01 tot en met 60 punten € 5.500,00
van 60,01 punten tot en met 65 punten € 6.500,00
vanaf 65,01 punten € 8.500,00

12. 2. HOE WORDT SUBSIDIEBEDRAG BEPAALD?
Beperkende factoren:
• Subsidie = max 50% van de effectieve subsidiabele uitgaven
• Afrekening wijkt meer dan 10% af van de ingediende begroting (in meer of
min) -> punten criterium “financieel plaatje” aangepast.
• Als ook subsidie van andere gemeentes, dan Kuurnse bedrag verminderd
Meerdere edities
Hetzelfde subsidiebedrag ontvangen voor 2 opeenvolgende edities (zonder
nieuwe aanvraag)?
JA – ALS de volgende editie binnen de 2 jaar na eerste editie plaatsvindt

13. 3. LOGISTIEKE ONDERSTEUNING
Hoogte toegekend
subsidiebedrag
Logistieke ondersteuning
van € 250,00
tot € 1.000,00
Geen bijkomende logistieke ondersteuning
van € 1.500,00
tot € 3.250,00
Gratis gebruik van gemeentelijk feestmateriaal
van € 4.000,00
tot € 6.500,00
Gratis gebruik van gemeentelijk feestmateriaal
EN
- Gratis gebruik van gemeentelijke culturele infrastructuur en/of
volledig verkeersvrij gemaakt openbaar domein
- Enkel bij openluchtevenementen: voor zover beschikbaar en
voor zover noodzakelijk, gratis gebruik van een gemeentelijk gebouw
in de evenementenzone

14. 4. PROMOTIONELE RETURN VAN DE ORGANISATOR
Gemeentebestuur = (hoofd)SPONSOR !!! dus
• Logo gemeentebestuur op alle promotiemiddelen
• Gemeentelijk promotiemateriaal (beachvlaggen, banners, …) zichtbaar op
evenement
• Commerciële tegenwaarde van x % aan inkomtickets of VIP-kaarten
• Advertentie in sponsorkrant of sponsorpresentatie
• Actieve rol voor gemeentebestuur bij protocollaire huldiging, prijsuitreiking,
inwijdingsceremonie of openingsmoment
Return = afhankelijk van grootte subsidiebedrag!

15. 5. WIE KAN AANVRAGEN?
• Vereniging
• (Groep van) individu(en)
• NIET bedrijven (bv. evenementenbureaus)
GOED OM WETEN:
• maatschappelijke zetel en/of secretariaat niet noodzakelijk in Kuurne
• meerdere evenementen op jaarbasis per organisator

16. 6. PROCEDURE?
• met aanvraagformulier
• aanvraag indienen 12 weken voor evenement
• beslissing CBS 8 weken voor evenement
• financieel verslag 8 weken na evenement
7. UITBETALING?
• 70% 4 weken na beslissing CBS
• 30% na controle financieel verslag