Кейс с документооборотом Аппарата Правительства (работа принята, отзыв получен, заказчик доволен). Проектирование осуществлялось практически с "нуля", поскольку ни одной системой к моменту старта работ полноценно никто не пользовался. Основной инструмент - распечатанные документ с "бегунком". Этот процессы нам необходимо было автоматизировать для всех ролей/участников.
1. Перепроектирование
СДО АП РФ
Дмитрий Силаев,
коммерческий директор USABILITYLAB
d.silaev@usabilitylab.net
Моб.: +7 (926) 492 05 50
Офис: +7 (495) 933 01 37 #401
2. Суть проекта
Участие в разработке новой системы
электронного документооборота в АП РФ;
проектирование экранов системы в
соответствии с потребностями пользователей.
2
4. 3 системы
СДО (хранилище информации о документах);
АРМ Руководителя (позволяет согласовывать и
подписывать документы);
АРМ исполнителя.
4
5. Ключевые проблемы
Преобладание бумажного документооборота
несмотря на наличие систем СДО;
ограниченный функционал;
необходимость согласовывать работу трех
систем.
5
6. Цели и задачи проекта
Перевести бумажный документооборот в
электронный вид
– проанализировать схему документооборта;
– изучить потребности ключевых групп пользователей;
– спроектировать новый интерфейс с учетом жестких технических,
законодательных и процессуальных ограничений.
6
8. Сложная предметная область
Х 22 департамента
Руководитель АП РФ
Директор Департамента
Начальник отдела
Заместитель директора
Департамента
Заместитель
Руководителя АП РФ
Х 7 заместителей
Департамент
Упрошенная схема
согласования документов в АП РФ
8
10. Сложности взаимодействия с
другими командами
Необходимость адаптировать исследование
пользователей под нужды аналитиков;
скепсис к аналитикам и USABILITYLAB со
стороны разработчиков, нежелание выполнять
рекомендации;
– следствие: разработка недостаточного для нормальной работы
системы количества ролей, доработка остальных ролей в режиме
цейтнота
10
14. Сбор требований к системе
анализ нормативной документации;
анализ существующих систем
документооборота;
интервью с сотрудниками различных уровней;
консультации со специалистами в предметной
области.
14
16. Результат:
персоны и сценарии
Описание
потребностей и задач
для типичных
пользователей
системы;
идеализированные
сценарии
выполнения задач
через новую систему
16
17. Результат:
требования к системе
Требования:
– бизнеса;
– пользователей;
– безопасности;
Технические
ограничения
Все требования
ранжированы по
уровню важности.
17
18. Проектирование
решены ключевые проблемы, вызывавшие
недовольство пользователей и руководства;
существенно расширен функционал системы;
проработаны вопросы удобства использования
системы: компоновка экранов, сообщения об
ошибках и т.п.
18
19. Функционал системы
удовлетворяет
потребности только
двух из шести
вовлеченных в
процесс групп
пользователей. Из-за
этого полноценный
электронный
документооборот
невозможен.
В новой системе
представлены все
необходимые
пользовательские
роли:
– «Руководитель»;
– «Исполнитель»;
– «Редактор»;
– «Юрист»;
– «Сотрудник машбюро»;
– «Диспетчер машбюро»
Проблема Решение
19
21. Проблема
Предоставленной о документе информации было
недостаточно для полноценной работы
Решение
Два вида
представления
документа в папке:
краткое и полное.
Наличие
исчерпывающей
информации о
документе для выбора
документа для
работы.
21
22. Проблема
Подготовка бумажных документов была слишком
трудозатратна (печать, доставка курьером и т. д.)
Решение
Возможность совершать
групповые действия с
документами: утверждение
указаний, согласование,
постановка на личный
контроль, удаление.
22
23. Проблема
По санитарным нормам, редакторская работа
ведется только на бумаге
Решение
Функционал для роли
редактора сведен к минимуму:
есть возможность согласовать
и отклонить проект при
наличии правок. Основная
работа идет с бумажной
версией, по считыванию
штрих кода которой
происходит поиск
электронной версии проекта.
23
24. Проблема
Интерфейс системы неудобен для пользователей
Решение
Пример для роли
«Исполнитель»: разбивка
папок с документами в
соответствии с логикой
работы
Сортировка
и фильтрация
по значимым
параметрам.
Каждый экран
скомпонован с учетом
потребностей каждой
роли
24
30. Главные итоги проекта
разработали интерфейсы 6 ролей,
ответственных за разные этапы работы с
документом.
внедрили в интерфейс связи и процессы,
изначально не покрываемые регламентами
работы;
наладили успешное взаимодействие с другими
участниками проекта.
30
31. СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!
Выслать презентацию? Обсудить подробнее?
Дмитрий Силаев,
коммерческий директор USABILITYLAB
d.silaev@usabilitylab.net
Моб.: +7 (926) 492 05 50
Офис: +7 (495) 933 01 37 #401