Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Система документооборота аппарата правительства

457 views

Published on

Кейс с документооборотом Аппарата Правительства (работа принята, отзыв получен, заказчик доволен). Проектирование осуществлялось практически с "нуля", поскольку ни одной системой к моменту старта работ полноценно никто не пользовался. Основной инструмент - распечатанные документ с "бегунком". Этот процессы нам необходимо было автоматизировать для всех ролей/участников.

Published in: Economy & Finance
  • Login to see the comments

Система документооборота аппарата правительства

  1. 1. Перепроектирование СДО АП РФ Дмитрий Силаев, коммерческий директор USABILITYLAB d.silaev@usabilitylab.net Моб.: +7 (926) 492 05 50 Офис: +7 (495) 933 01 37 #401
  2. 2. Суть проекта  Участие в разработке новой системы электронного документооборота в АП РФ;  проектирование экранов системы в соответствии с потребностями пользователей. 2
  3. 3. Исходные данные
  4. 4. 3 системы  СДО (хранилище информации о документах);  АРМ Руководителя (позволяет согласовывать и подписывать документы);  АРМ исполнителя. 4
  5. 5. Ключевые проблемы  Преобладание бумажного документооборота несмотря на наличие систем СДО;  ограниченный функционал;  необходимость согласовывать работу трех систем. 5
  6. 6. Цели и задачи проекта  Перевести бумажный документооборот в электронный вид – проанализировать схему документооборта; – изучить потребности ключевых групп пользователей; – спроектировать новый интерфейс с учетом жестких технических, законодательных и процессуальных ограничений. 6
  7. 7. Особенности проекта
  8. 8. Сложная предметная область Х 22 департамента Руководитель АП РФ Директор Департамента Начальник отдела Заместитель директора Департамента Заместитель Руководителя АП РФ Х 7 заместителей Департамент Упрошенная схема согласования документов в АП РФ 8
  9. 9. 3 команды Проектирование интерфейса системы Обеспечение перевода документооборота в электронный вид Внедрение системы и ее техническое обеспечение 9
  10. 10. Сложности взаимодействия с другими командами  Необходимость адаптировать исследование пользователей под нужды аналитиков;  скепсис к аналитикам и USABILITYLAB со стороны разработчиков, нежелание выполнять рекомендации; – следствие: разработка недостаточного для нормальной работы системы количества ролей, доработка остальных ролей в режиме цейтнота 10
  11. 11. Создание системы
  12. 12. Методология HCD Определение контекста использования Определение требований пользователей и ограничений Разработка проектных решений, соответствующих требованиям Оценка продукта на соответствие заявленным требованиям Планирование проекта 12
  13. 13. Интерфейс системы для 6 ролей пользователей USABILITYLAB Логика бизнеса Инфоком Сервис 13
  14. 14. Сбор требований к системе  анализ нормативной документации;  анализ существующих систем документооборота;  интервью с сотрудниками различных уровней;  консультации со специалистами в предметной области. 14
  15. 15. Анализ ограничений  технические ограничения;  ограничения безопасности;  организационные ограничения (соблюдение субординации сотрудниками). 15
  16. 16. Результат: персоны и сценарии  Описание потребностей и задач для типичных пользователей системы;  идеализированные сценарии выполнения задач через новую систему 16
  17. 17. Результат: требования к системе  Требования: – бизнеса; – пользователей; – безопасности;  Технические ограничения Все требования ранжированы по уровню важности. 17
  18. 18. Проектирование  решены ключевые проблемы, вызывавшие недовольство пользователей и руководства;  существенно расширен функционал системы;  проработаны вопросы удобства использования системы: компоновка экранов, сообщения об ошибках и т.п. 18
  19. 19.  Функционал системы удовлетворяет потребности только двух из шести вовлеченных в процесс групп пользователей. Из-за этого полноценный электронный документооборот невозможен.  В новой системе представлены все необходимые пользовательские роли: – «Руководитель»; – «Исполнитель»; – «Редактор»; – «Юрист»; – «Сотрудник машбюро»; – «Диспетчер машбюро» Проблема Решение 19
  20. 20. «Руководитель» «Исполнитель» «Редактор» «Юрист» «Сотрудник Машбюро» «Диспетчер Машбюро» 20
  21. 21. Проблема Предоставленной о документе информации было недостаточно для полноценной работы Решение Два вида представления документа в папке: краткое и полное. Наличие исчерпывающей информации о документе для выбора документа для работы. 21
  22. 22. Проблема Подготовка бумажных документов была слишком трудозатратна (печать, доставка курьером и т. д.) Решение Возможность совершать групповые действия с документами: утверждение указаний, согласование, постановка на личный контроль, удаление. 22
  23. 23. Проблема По санитарным нормам, редакторская работа ведется только на бумаге Решение Функционал для роли редактора сведен к минимуму: есть возможность согласовать и отклонить проект при наличии правок. Основная работа идет с бумажной версией, по считыванию штрих кода которой происходит поиск электронной версии проекта. 23
  24. 24. Проблема Интерфейс системы неудобен для пользователей Решение Пример для роли «Исполнитель»: разбивка папок с документами в соответствии с логикой работы Сортировка и фильтрация по значимым параметрам. Каждый экран скомпонован с учетом потребностей каждой роли 24
  25. 25. Экраны в дизайне
  26. 26. Прототип Дизайн 26
  27. 27. Прототип Дизайн 27
  28. 28. Прототип Дизайн 28
  29. 29. Прототип Дизайн 29
  30. 30. Главные итоги проекта  разработали интерфейсы 6 ролей, ответственных за разные этапы работы с документом.  внедрили в интерфейс связи и процессы, изначально не покрываемые регламентами работы;  наладили успешное взаимодействие с другими участниками проекта. 30
  31. 31. СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ! Выслать презентацию? Обсудить подробнее? Дмитрий Силаев, коммерческий директор USABILITYLAB d.silaev@usabilitylab.net Моб.: +7 (926) 492 05 50 Офис: +7 (495) 933 01 37 #401

×