Кейс с документооборотом Аппарата Правительства (работа принята, отзыв получен, заказчик доволен). Проектирование осуществлялось практически с "нуля", поскольку ни одной системой к моменту старта работ полноценно никто не пользовался. Основной инструмент - распечатанные документ с "бегунком". Этот процессы нам необходимо было автоматизировать для всех ролей/участников.

1. Перепроектирование
СДО АП РФ
Дмитрий Силаев,
коммерческий директор USABILITYLAB
d.silaev@usabilitylab.net
Моб.: +7 (926) 492 05 50
Офис: +7 (495) 933 01 37 #401

2. Суть проекта
 Участие в разработке новой системы
электронного документооборота в АП РФ;
 проектирование экранов системы в
соответствии с потребностями пользователей.
2

3. Исходные данные

4. 3 системы
 СДО (хранилище информации о документах);
 АРМ Руководителя (позволяет согласовывать и
подписывать документы);
 АРМ исполнителя.
4

5. Ключевые проблемы
 Преобладание бумажного документооборота
несмотря на наличие систем СДО;
 ограниченный функционал;
 необходимость согласовывать работу трех
систем.
5

6. Цели и задачи проекта
 Перевести бумажный документооборот в
электронный вид
– проанализировать схему документооборта;
– изучить потребности ключевых групп пользователей;
– спроектировать новый интерфейс с учетом жестких технических,
законодательных и процессуальных ограничений.
6

7. Особенности проекта

8. Сложная предметная область
Х 22 департамента
Руководитель АП РФ
Директор Департамента
Начальник отдела
Заместитель директора
Департамента
Заместитель
Руководителя АП РФ
Х 7 заместителей
Департамент
Упрошенная схема
согласования документов в АП РФ
8

9. 3 команды
Проектирование
интерфейса системы
Обеспечение
перевода
документооборота в
электронный вид
Внедрение системы и
ее техническое
обеспечение
9

10. Сложности взаимодействия с
другими командами
 Необходимость адаптировать исследование
пользователей под нужды аналитиков;
 скепсис к аналитикам и USABILITYLAB со
стороны разработчиков, нежелание выполнять
рекомендации;
– следствие: разработка недостаточного для нормальной работы
системы количества ролей, доработка остальных ролей в режиме
цейтнота
10

11. Создание системы

12. Методология HCD
Определение
контекста
использования
Определение
требований
пользователей и
ограничений
Разработка проектных
решений,
соответствующих
требованиям
Оценка продукта на
соответствие
заявленным
требованиям
Планирование
проекта
12

13. Интерфейс системы
для 6 ролей пользователей
USABILITYLAB
Логика бизнеса
Инфоком Сервис
13

14. Сбор требований к системе
 анализ нормативной документации;
 анализ существующих систем
документооборота;
 интервью с сотрудниками различных уровней;
 консультации со специалистами в предметной
области.
14

15. Анализ ограничений
 технические ограничения;
 ограничения безопасности;
 организационные ограничения (соблюдение
субординации сотрудниками).
15

16. Результат:
персоны и сценарии
 Описание
потребностей и задач
для типичных
пользователей
системы;
 идеализированные
сценарии
выполнения задач
через новую систему
16

17. Результат:
требования к системе
 Требования:
– бизнеса;
– пользователей;
– безопасности;
 Технические
ограничения
Все требования
ранжированы по
уровню важности.
17

18. Проектирование
 решены ключевые проблемы, вызывавшие
недовольство пользователей и руководства;
 существенно расширен функционал системы;
 проработаны вопросы удобства использования
системы: компоновка экранов, сообщения об
ошибках и т.п.
18

19.  Функционал системы
удовлетворяет
потребности только
двух из шести
вовлеченных в
процесс групп
пользователей. Из-за
этого полноценный
электронный
документооборот
невозможен.
 В новой системе
представлены все
необходимые
пользовательские
роли:
– «Руководитель»;
– «Исполнитель»;
– «Редактор»;
– «Юрист»;
– «Сотрудник машбюро»;
– «Диспетчер машбюро»
Проблема Решение
19

20. «Руководитель» «Исполнитель» «Редактор»
«Юрист» «Сотрудник Машбюро» «Диспетчер Машбюро»
20

21. Проблема
Предоставленной о документе информации было
недостаточно для полноценной работы
Решение
Два вида
представления
документа в папке:
краткое и полное.
Наличие
исчерпывающей
информации о
документе для выбора
документа для
работы.
21

22. Проблема
Подготовка бумажных документов была слишком
трудозатратна (печать, доставка курьером и т. д.)
Решение
Возможность совершать
групповые действия с
документами: утверждение
указаний, согласование,
постановка на личный
контроль, удаление.
22

23. Проблема
По санитарным нормам, редакторская работа
ведется только на бумаге
Решение
Функционал для роли
редактора сведен к минимуму:
есть возможность согласовать
и отклонить проект при
наличии правок. Основная
работа идет с бумажной
версией, по считыванию
штрих кода которой
происходит поиск
электронной версии проекта.
23

24. Проблема
Интерфейс системы неудобен для пользователей
Решение
Пример для роли
«Исполнитель»: разбивка
папок с документами в
соответствии с логикой
работы
Сортировка
и фильтрация
по значимым
параметрам.
Каждый экран
скомпонован с учетом
потребностей каждой
роли
24

25. Экраны в дизайне

26. Прототип
Дизайн
26

27. Прототип
Дизайн
27

28. Прототип
Дизайн
28

29. Прототип
Дизайн
29

30. Главные итоги проекта
 разработали интерфейсы 6 ролей,
ответственных за разные этапы работы с
документом.
 внедрили в интерфейс связи и процессы,
изначально не покрываемые регламентами
работы;
 наладили успешное взаимодействие с другими
участниками проекта.
30

31. СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!
Выслать презентацию? Обсудить подробнее?
Дмитрий Силаев,
коммерческий директор USABILITYLAB
d.silaev@usabilitylab.net
Моб.: +7 (926) 492 05 50
Офис: +7 (495) 933 01 37 #401