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Conservazione sostitutiva in amministrazione.E adesso?
 

Conservazione sostitutiva in amministrazione.E adesso?

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Intervento di Maurizio Savoca, Partner Docflow, durante il convegno Infomanagement 2008. ...

Intervento di Maurizio Savoca, Partner Docflow, durante il convegno Infomanagement 2008.
Sono passati alcuni anni dall'introduzione della normativa che consente la conservazione sostitutiva dei documenti.Questa è la nostra visione.

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    Conservazione sostitutiva in amministrazione.E adesso? Conservazione sostitutiva in amministrazione.E adesso? Presentation Transcript

    • CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA IN AMMINISTRAZIONE E ADESSO? Maurizio Savoca – Partner Intervento durante il convegno Infomanagement 2008 marketing@docflow.it Tel 02 57 50 33 66 www.docflow.com DocFlow Italia Spa SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
    • PREMESSA S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
    • La Normativa S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
    • S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
    • Le norme sulla conservazione sostitutiva hanno SICURAMENTE: • Gettato nel panico le direzioni amministrive per un paio di anni • Alimentato la fantasia degli interpreti •Scatenato la curiosità degli operatori IT •Deluso le aspettative di molti Utenti S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
    • Alibi? • “La necessità di chiudere la registrazione IVA ogni 15 giorni” • “Tenere separati sezionali per fatture elettroniche e cartacee” •Interoperabilità (20%) S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
    • tratto da studio Arthur D. Little Costo totale: € 13,80 Fattura Passiva CS CS 1 2 3 4 5 6 Ricezione Data Verifica Gestione Pagamento Archivio Posta Entry Fattura Post 0,9€ 1,4€ 5,4€ 2,8€ 1,5€ 1,8€ Costo totale: € 8,00- 9,50 Fattura Attiva CS CS 1 2 3 4 5 6 Richieste e Redazione Gestione Spedizione Archivio Tesoreria Contenzioso Fattura Incassi 0,3€ 1,2€ 0,5 - 2,0€ 0,8€ 3,2€ 2,0€ S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
    • - Stampe X - Classificazione X - Archiviazione ±5% X - Ricerca Archivio X - Duplicati 0,8-1,5 € - Spazio fisico - Distruzione S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
    • NECESSITA’ TERMINI DI PAGAMENTO FATTURE GERMANIA 30 – 60 gg ITALIA 60-90 gg RITARDI GERMANIA 9 gg ITALIA 17 gg CONTESTATE 1 su 5 SQUADRATURE 1 su 10 soffre di incongruenze F-O-B S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
    • La conservazione sostitutiva ha il merito di: • Aver avviato i processi di dematerializzazione • Aver fatto crescere la “sensibilità” verso le problematiche di archiviazione •Aver avviato una revisione dei processi interni alle aziende S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
    • DATI E DOCUMENTI S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
    • Il documento è un contenitore di conoscenza “istanziato” e “formattato” adatto per la comunicazione umana e come tale: •Complesso •Ricco •Impegnativo S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
    • Un Contratto ad esempio: • Ha una validità variabile •Interessa diversi uffici •Contiene clausole non riducibili al dato •Contiene informazioni sensibili • Non tutte le sue clausole devono essere visibili a tutti gli utenti autorizzati •… S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
    • L’80% delle informazioni sono destrutturate L’80% dei processi tratta informazioni destrutturate S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
    • In alcuni casi (MA SOLO IN ALCUNI) il confine fra dato e documento diventa più labile. S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
    • Fattura Elettronica S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
    • La fattura elettronica promette: • elimina l’acquisto di carta,buste e bolli • elimina i ritardi, i disguidi e gli smarrimenti dall’inoltro cartaceo • elimina il tempo di trattamento della posta • riduce le eccezioni, le dispute e il contenzioso derivanti da errori di fatturazione • elimina il data entry manuale in contabilita’ di fatture • (potrebbe) eliminare il data entry manuale in contabilita’ di pagamenti ed incassi (e.a.d.) S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
    • tratto da studio Arthur D. Little Costo totale: € 13,80 Fattura Passiva FE FE CS FE FE CS 1 2 3 4 5 6 Ricezione Data Verifica Gestione Pagamento Archivio Posta Entry Fattura Post 0,9€ 1,4€ 5,4€ 2,8€ 1,5€ 1,8€ Costo totale: € 8,00- 9,50 Fattura Attiva FE CS FE CS 1 2 3 4 5 6 Richieste e Redazione Gestione Spedizione Archivio Tesoreria Contenzioso Fattura Incassi 0,3€ 1,2€ 0,5 - 2,0€ 0,8€ 3,2€ 2,0€ S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
    • IL PEZZO MANCANTE S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
    • Richiesta dati a 6 – Dati contabili 8 – Coda Dati 7 – Coda Dati RICEVIMENTO 5 – Coda Ft. Referente Contabili Inseriti Contabili Richiesti FATTURE Verificate conosciuti? NO Docflow Contabile Contabile Referente Docflow Docflow SI Avvio Registrazione Visto Tecnico Inserimento Referente in Docflow R 21 – Coda Ft. Visto Richiesta Visto Tecnico Tecnico Parziale 11 – Registrazione 10 – Ft. da Docflow Ref. Visto Tecnico Ft. (Blocco Pag.) Registrare 12 – Coda Ft. da approvare Contabile Contabile Docflow Mail settimanale 22 – Coda Ft. Visto Docflow Referente Tecnico Completo Inoltro ad altro Approvazione Referente Docflow Ref. Visto Tecnico 13 – Coda Ft. da Rifiuto Assegnare competenza Docflow Contabile R 15 – Eliminazione 18 – Coda Ft. 16 – Coda Ft. da 14 – Ft. Benestariate blocco + Proposta Pagate Pagare Pagamento Docflow Contabile Docflow Docflow Contabile S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
    • tratto da studio Arthur D. Little Costo totale: € 13,80 Fattura Passiva FE FE WF WF CS FE FE WF WF CS 1 2 3 4 5 6 Ricezione Data Verifica Gestione Pagamento Archivio Posta Entry Fattura Post 0,9€ 1,4€ 5,4€ 2,8€ 1,5€ 1,8€ Costo totale: € 8,00- 9,50 Fattura Attiva FE WF CS WF WF FE WF CS WF WF 1 2 3 4 5 6 Richieste e Redazione Gestione Spedizione Archivio Tesoreria Contenzioso Fattura Incassi 0,3€ 1,2€ 0,5 - 2,0€ 0,8€ 3,2€ 2,0€ S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
    • LA VISIONE S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
    • ULTIMA DECADE • Grandi trasformazioni economiche • Cambiamenti repentini di scenario • Continui processi di fusione e compravendita • Inflazione Tecnologica • Attenzione monotona verso gli ERP S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
    • ERP versus ECM S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
    • PRODUCT FOCUS PLATFORM FOCUS S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
    • RIGIDITA’ FLESSIBILITA’ S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
    • AGGREGARE FILTRARE CONTENUTI CONTENUTI S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
    • STANDARD E AD HOC E DIFFUSO CENTRALIZZATO S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
    • RISPOSTE RISPOSTE REAL TIME DIFFERIBILI S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
    • TRANSACTIONS COLLABORATION S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
    • Dispersione del know-how aziendale Dispersione del know-how aziendale Circolazione di informazioni obsolete eeinconsistenti Circolazione di informazioni obsolete inconsistenti Indeterminatezza delle responsabilità Indeterminatezza delle responsabilità Distribuzione delle informazioni lenta eeimprecisa Distribuzione delle informazioni lenta imprecisa Non Non Indefiniti Standardizzati Monitorati Ottimizzati Indefiniti Standardizzati Monitorati Ottimizzati formalizzati formalizzati Efficienza ed efficacia operazionale Efficienza ed efficacia operazionale Responsabilità chiare eeperimetrate Responsabilità chiare perimetrate Conformi con le leggi eei iregolamenti Conformi con le leggi regolamenti Knowledge base centralizzata eesicura Knowledge base centralizzata sicura S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
    • Eliminare la variabilita’? o gestirla? S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
    • Ma gli strumenti di Collaboration tradizionali… • Sono un insieme disarmonico di tecnologie • Adottano il paradigma della Bacheca • Privilegiano l’instantaneità al modello • Lasciano all’utente massima autonomia e libertà S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
    • • Livellamento • Disordine • Ridondanza S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
    • Accedere ad una libreria di modelli Aggregare a piacimento flussi atomici Definire punti “forti” di controllo S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
    • L’OFFERTA S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
    • Alcune classi di applicazione delle tecnologie di gestione documentale SVILUPPO CONOSCENZA CLASSI CARATTERISTICHE ATTIVITA’ PROCESSI (INTANGIBLES ASSETT) Applicazione in  • Processi standardizzati, Ottimizzazione flusso  Limitati ai benefici derivanti  Ottimizzazione delle  Transactional • con elevati volumi di transazione di processo e delle  dall’estrazione di documenti micro attività • che coinvolgono raramente più di una  Solution attività “logistiche” unità organizzative • Es. ciclo del passivo Applicazione in  • Processi poco standardizzati • con limitati volumi di transazione La singola attività,  Gli impatti riguardano  Il Know how si sviluppa  Workflow • Che coinvolgono più unità organizzative nell’ambito del  il controllo del  sull’affinamento del  Solution • La standardizzazione va ricercata nello  processo può non  progetto (tempi, costi)  framework di processo, ma  sviluppo di un framework comune essere ottimizzata e il coordinamento  soprattutto nella possibilità di  • Es. processi di innovazione cross funzione per  “learning by doing” attività non ricorrenti Applicazione in  • Processi non standardizzati Collaborative • con limitati volumi di transazione L’attività, che è I benefici del processo  La capacità di sviluppo e  • Che coinvolgono una sola o poche unità Solution principalmente  si limitano ai processi  diffusione della conoscenza  organizzative nella fase di  “sviluppo” del  di approvazione del  sono funzione delle capacità produzione/storage; molti utenti nella  contenuto  contenuto e alle  di ricerca (categorie, chiavi,  fase di retrieve normalmente avviene  funzionalità di ricerca testo, etc), e nel caso di  LEGENDA • Per il knowldge sharing, il processo di  con l’ausilio di diverse  management, anche alle  produzione è governato da apposite  Alto applicazioni funzionalità relative al  unità specializzate governo della produzione e  Medio • Knowldge management nella  alla diffusione (emailing,  consulenza Basso alert, approvazioni, etc) S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
    • Fax Integrazione Host Integrazione Web Carta Organizzazione Printel Elaborati Gestione Cattura Distribuzione Processi E-mail Compliance E-Mail Fax Conservazione eDoc S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
    • Semplicità e immediatezza S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
    • Cruscotto del contabile S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
    • Cruscotto dell’approvatore S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
    • Dipendenti Clienti Impresa Ufficialità Intimità (internet) (intranet) Fornitori Confidenzialità (extranet) Azienda Rete S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
    • Dipendenti Clienti Ufficio Posta Protocollo Altra origine Portale Acquisti Fornitori S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
    • Maggior vantaggio competitivo Stabilire leadership di mercato Adattabilità a condizioni mutevoli Agilità di Business Riduzione Costi Aumento Profittabilità Aumento Produttività Efficienza Visibilità Operativa e Controllo Document & Process Management Mitigazione del rischio Regulatory & Compliance Supporto ad audit e misurazioni S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
    • Serve un buon mix di: TECNOLOGIE, KNOW-HOW E CAPACITA’ DI FARE S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
    • grazie DOCFLOW ITALIA MAURIZIO SAVOCA Partner TEL: 02 57 50 33 66 www.docflow.com DocFlow Italia Spa – Centro Direzionale Milanofiori Strada 4 Palazzo Q8 – 20089 Rozzano MI Tel 02 57 50 33 66 Fax 02 57 50 33 69 marketing@docflow.it S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m