In questa versione affronto l'argomento del condizionamento dei documenti cartacei

1. COME ARCHIVIAMO I NOSTRI
DOCUMENTI DI LAVORO E DI CASA
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2. CHE COS’È UN ARCHIVIO
L’archivio è l’insieme dei documenti che una persona, un ente, pubblico o privato,
un’azienda, una parrocchia, un’associazione, insomma un qualunque soggetto,
produce e riceve nel corso della propria vita.
L’archivio è anche il luogo in cui sono conservati i documenti.
Il nome deriva dal greco archeion che indicava il palazzo in cui risiedeva il
magistrato (archon) e in cui venivano conservate le carte prodotte durante il suo
lavoro.
A differenza di una biblioteca e di un museo che si formano grazie all’acquisto o alla
donazione di oggetti, l’archivio nasce per fini pratici e contiene il risultato dell’attività
di chi produce i documenti.
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3. CHE COS’È UN TITOLARIO
Il titolario è uno schema che indica in che modo i diversi documenti prodotti debbano
essere ordinati all’interno di un archivio.
E’ articolato in partizioni e eventualmente in ulteriori sotto-partizioni, in base al quale
i documenti dell'archivio corrente vengono raggruppati secondo un ordine logico.
In un archivio di famiglia o di impresa le partizioni sono formate sulla base delle
attività alle quali si riconducono i documenti raccolti (lavori, comunicazione, sport,
educazione, ecc.).
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4. ARCHIVIO DI FAMIGLIA
CATEGORIA CLASSE SOTTOCLASSE
Amministrazione - Elezioni / Referendum
- Avvisi di carattere pubblico
- Cause civili e penali
- Contravvenzioni
- Tributi
Figlia/o - Atti pubblici
- Sanità
- Scuola
- Lavoro
- Circolo (...)
- Viaggi e soggiorni
- Varie
Fonti energetiche
e comunicazioni
- Acqua
- Gas
- Elettricità
- Telefono - Fatture
- Traffico telefonico
- Comunicazioni
- Televisione
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5. ARCHIVIO DI FAMIGLIA
Banca - Resoconti - Estratti conto
- Conti scalare
- Carta di credito - Resoconti
- Comunicazioni
- Corrispondenza
Casa - Proprietà
- Arredamento
- Manutenzione - Ordinaria
- Straordinaria
- Varie
Lavoro - Assunzione
- Aspettativa
- Stipendi
- Comunicazioni
- Varie
Automobile - Proprietà
- Assicurazione
- Manutenzione
- Parcheggio
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6. ESEMPIO: FASCICOLI DELLE FATTURE
Suddividi per anno di emissione
Separa le fatture emesse (le tue) da quelle ricevute (gli acquisti che fai, comprese le
fatture che ricevi da eventuali collaboratori o prestatori con P.IVA)
Ordinale cronologicamente
Crea i seguenti raccoglitori:
fatture emesse anno xxx
fatture ricevute anno xxx
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7. CONTENITORI PER ARCHIVIO
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8. RIORDINARE, CHE NOIA!!!
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Suggerisco di posizionare i contenitori in un posto (armadio, scaffale ecc.) comodo e
di facile accesso e di utilizzare contenitori abbastanza larghi da ospitare sul dorso
le etichette, in modo da individuare facilmente dove posizionare i documenti. Così il
riordino, fatto a cadenze regolari, si svolgerà più velocemente, addirittura può
diventare una pratica zen, come dice Carlotta Masieri!!!
http://www.myzenmanager.com/lo-zen-e-larte-di-archiviare-con-cura/

9. ETICHETTIAMO TUTTO!!!
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E’ importante indicare sul dorso il contenuto dei faldoni. Se volete trovare etichette
carine da stampare potete andare per esempio su Pinterest.
Se l’archivio diventa molto consistente,
potrebbe essere utile numerare in modo
logico sia i faldoni sia i fascicoli al loro
interno, e predisporre un elenco dei
fascicoli stessi. Ma per questo forse
avreste bisogno di un’archivista

10. ARCHIVIO IBRIDO
Queste regole valgono sia per l’archivio cartaceo che per l’archivio digitale.
I nostri archivi infatti di soliti sono ibridi, cioè composti dai due tipi di documenti.
Le cartelle che creiamo sul computer devono essere le stesse che sono presenti nei
raccoglitori dei documenti cartacei, perché si completano a vicenda.
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11. NON DOBBIAMO TENERE TUTTO
Ogni tanto è utile fare un’operazione di selezione e scarto, cioè decidere che
possiamo buttare qualcosa.
Per esempio le bollette e le fatture dopo 10 anni possiamo buttarle.
E se teniamo tutto in ordine già dalla formazione dell’archivio sarà più facile
individuare cosa buttare e cosa tenere .
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12. E PER FINIRE
Spero che nessuna di voi
abbia un desktop così. Se si
forse avete bisogno di me!!!
archivista Claudia Molino
claumol@katamail.com
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