Контроль наличия заданных документов по задачам MS Project Server. Механизм "активации" задач. Согласование промежуточных результатов проекта.

1. Решение Bastion SIGNAL
для Microsoft Project Server
Контроль содержания проекта
и управление согласованием результатов работ
Алексей Явкин

2. Наши клиенты
ГосМКБ Радуга

3. Для чего применимо решение?
Для проектов, включающих разработку и
согласование множественных промежуточных
результатов

4. Что это за проектЫ?
Например:
- Проекты ПИР / НИОКР
- Проекты с регулированием внешними ведомствами
- Аэрокосмические проекты
- Проекты по разработке лекарственных средств
- Крупные ИТ-проекты и программы
- Проекты, распределенные географически
- Прочие проекты со схожей спецификой

5. Задача 1
Задача 2
Задача N
РЕЗУЛЬТАТЫ СОГЛАСОВАНИЕ ВЫПОЛНЕНО!
Процесс выполнения проекта
?

6. Подготовка первичного ТЗ на У1
Подготовка финального ТЗ
Подготовка ТЗ на У2
Типы работ
Подготовка ТЗ

7. Проблема #1 – СОГЛАСОВАНИЕ
- Сложно контролировать согласование
- Особенно если согласует внешняя
организация или ведомство
- Система должна отслеживать
процесс согласования
- В привязке к календарному плану
?
Процессы
СОГЛАСОВАНИЕ

8. Проблема #2 – контроль содержания
- Необходимо контролировать и
подтверждать содержание – быть
уверенным в наличии результатов в
полном составе
- Система не должна позволять
исполнителю «закрывать» работы без
прикрепления заданных обязательных
документов
Процессы
СОГЛАСОВАНИЕ

9. контроль СОДЕРЖАНИЯ
Процессы
СОГЛАСОВАНИЕ
Подтверждение содержания
— процесс формализованной
приемки полученных
поставляемых результатов
проекта.
Ключевая выгода данного
процесса состоит в том, что он
обеспечивает объективность
процесса приемки и повышает
вероятность приемки конечного
продукта, услуги или
результата путем
подтверждения каждого
поставляемого результата. (PMI
PMBOK® изд.5)
PMI PMBOK® 5: Диаграмма потоков данных руководства и управления работами проекта

10. Исполнители
проекта
Проблема #3 – передача «МЯЧА в игре»
- Уведомлять исполнителей о
старте задач
- Система должна уведомлять
исполнителя о старте новых
задач при завершении
предшествующих

11. Цель решения
Решение автоматизирует:
1. Контроль и подтверждение промежуточных
результатов проекта (фазы / стадии / отдельной
работы)
2. Согласование промежуточных результатов проекта
3. Авторизацию работ по итогам согласования
промежуточных результатов проекта

12. Жизненный цикл
проектов
Календарно-
ресурсное
планирование
Проектный
документооборот
Управление
вопросами и
рисками
Контроль
исполнения Бизнес-аналитика
Жизненный
цикл работ
Контроль
результатов
работ
Система
уведомлений
Microsoft
Project Server
Microsoft
SharePoint
Расширения
Бастион-Интегратор
Состав решения

13. Решение автоматизирует процессы согласования:
• Проекта в целом в заданных точках принятия решений (фазах
жизненного цикла)
• Отдельных задач проекта и их результатов
• Отдельных документов проекта
Функции решения

14. Система позволяет организовать автоматизированный процесс согласования и контроль
прохождения фаз/стадий проекта, а также фиксацию принятых решений по проекту
Фаза 1 Фаза 2 Фаза N
НOLD STOP
Жизненный цикл проекта

15. Решение построено на базовых возможностях Project Server:
• Шаблоны типов проектов
• Шаблоны календарных планов
• Шаблоны типовых документов
А также на базе дополнительного функционала:
• Шаблоны типовых работ проекта
• Шаблоны типовых результатов работ
• Шаблоны процессов согласования результатов
• Шаблоны e-mail уведомлений
Состав решения

16. Процессы согласования
Система поддерживает согласование:
q Проекта в целом в заданных точках принятия решений (фазах
жизненного цикла)
q Отдельных задач проекта и их результатов
q Отдельных документов проекта

17. Если задача предусматривает разработку
документов, исполнитель должен прикрепить
требуемые документы перед отправкой отчета об
исполнении.
Без этого система не даст закрыть задачу.
Быстрое прикрепление документов

18. Личный план сотрудника
Контроль наличия документов при
закрытии работы
Требуемые по задаче
документы Недостающие
документы по
задаче
Контроль наличия документов

19. Задача 1
Задача 2
Задача N
РЕЗУЛЬТАТЫ СОГЛАСОВАНИЕ ВЫПОЛНЕНО!
Процесс выполнения работ проекта

20. Название и описание
документа
Статус готовности
документа
Соотнесение документа
к задаче проекта
Тип документа
(Договор, ТЗ и др.)
Процессы согласования

21. Решение «Утвердить» или
«Отправить на доработку»
Просмотр информации по
задаче/проекту и документов
Комментарий
утверждающего
Процессы согласования

22. Расширенные уведомления.
Система уведомляет пользователей
о необходимости принятия
решений и о результатах
согласования.
Шаблоны писем-уведомлений могут
быть индивидуально настроены для
каждого типа задачи
Отправлка Уведомлений

23. Состояния проекта
В работу – проект начинает/
продолжает выполняться
Hold – проект временно
приостановлен
Стоп – проект остановлен/прерван
Возможны другие состояния

24. Календарный план проекта может содержать задачи 3 видов:
q Обычные задачи / вехи
q Задачи по разработке заданных результатов (документов)
q Задачи по согласованию результатов (документов)
q согласование единственным лицом
q сбор отзывов
q согласование по большинству голосов
Виды задач в плане проекта

25. Активные задачи
Введено понятие Активных задач. Активные задачи это задачи,
которые:
1. Должны начаться по срокам календарного плана
2. Могут быть начаты по внешних условиям (все задачи-
предшественники выполнены либо отсутствуют)

26. Шаблоны типовых задач проекта
Подготовка
договора
ТРЕБУЕМЫЙ
РЕЗУЛЬТАТ
СОГЛАСУЮЩИЕ
РОЛИ
ДОГОВОР
ТИПОВАЯ
ЗАДАЧА
ЮРИСТКОНСУЛЬТ,
НАЧ. ЮР. ОТДЕЛА
Подготовк
а договора
№1
ТРЕБУЕМЫЙ
РЕЗУЛЬТАТ
СОГЛАСУЮЩИЕ
ЛИЦА
ДОГОВОР
АРЕНДЫ
№1
ЗАДАЧА
ПРОЕКТА
ИВАНОВ И.И.,
ПЕТРОВ П.П.
ШАБЛОН ТИПОВОЙ ЗАДАЧИ ЗАДАЧА ПРОЕКТА

27. Перечень типовых задач

28. Определение типовых документов
Позволяет автоматически
контролировать наличие
требуемых документов по
задаче

29. Функционал активации задач и
контроля документов
Управление содержанием проекта
Группа процессов планирования
5.1 Планирование управления содержанием
Группа процессов мониторинга и контроля
5.5 Подтверждение содержания
5.6 Контроль содержания
Управление интеграцией проекта
Группа процессов мониторинга и контроля
4.4. Мониторинг и контроль работ
Методологическая база - PMI PMBOK® 5

30. Механизм активации задач
Система информирует исполнителей о назначенных задачах и
уведомляет их об активации задач - моменте, когда созданы
условия и необходимо приступить к выполнению задачи, а
именно:
q Выполнены все связанные задачи-предшественники
q Наступил плановый срок начала выполнения задачи

31. Система автоматически активирует задачи и
уведомляет об этом ответственных за
выполнение
Механизм активации задач

32. Доведение задач до исполнителей
Система автоматически
уведомляет по e-mail
исполнителей о назначенных
задачах
Исполнитель может перейти к
карточке задаче
непосредственно по ссылке из
письма

33. Личный план сотрудника
Задачи сотрудника по всем
проектам, сроки, статусы
Требуемые по задаче документы
Недостающие
документы по задаче
Таблица повременных
трудозатрат

34. ВИДЕО о решении:
https://www.youtube.com/watch?v=Tc05AUgUwrU

35. На основе решения BASTION SIGNAL
построена и внедрена ИСУП НЛС в
холдинге ФАРМСТАНДАРТ, Москва

36. http://linkedin.com/company/bastion-integrator
http://youtube.com/c/АлексейЯвкин
alex.yavkin@bastion-integrator.com
http://bastion-integrator.com/blog