1. 1
6-я Ежегодная Конференция
Общие Центры
Обслуживания
Москва
23-24 апреля 2015 г
Марриотт Грандъ-Отель
Построение объединенного
центра поддержки бизнес
процессов.
Пространство электронного
документооборота: ключевые
элементы эффективного
сервиса
2. План доклада
• Представление компании
• Предпосылки для появление ОЦО в Эфес
РУС
• Выбранный подход для реализации ОЦО:
– Управленческая модель, операционная модель,
сервисно-ориентированная модель
• Технологические решения
2
3. Представление компании
EFES Rus – пивоваренная компания, входящая в четверку крупнейших игроков на российском
рынке, подразделение международного холдинга Anadolu EFES.
В марте 2012 года крупнейшие мировые пивоваренные компании SABMiller и Anadolu EFES
объявили о создании альянса, результатом которого стала объединенная группа Efes Rus
3
4. Портфель брендов EFES Rus
EFES PILSENER
MILLER
BAVARIA
СТАРЫЙ МЕЛЬНИК
БЕЛЫЙ МЕДВЕДЬ
VELKOPOPOVICKY KOZEL
AMBERWEISS
GOLD MINE BEER
GREEN BEER
ЗОЛОТАЯ БОЧКА
REDD’S
GROLSCH
ЖИГУЛЕВСКОЕ
ESSA
ZWEI MEISTER ВЕНСКОЕ
СОКОЛ
PERONI
РЕГИОНАЛЬНЫЕ МАРКИ
4
5. Предпосылки для появления ОЦО
• Снижение рынка потребления пива с 115,5mHl в
2007 г. до 79,3mHl в 2014 г. (31%)
– C 2012 г. снижение рынка на 17%
• Необходимость в исключении дублирующих
функций и элементов организации
• Необходимость в повышении качества
операционной работы через повышение
управляемости
• Необходимость в сокращении затрат и количества
персонала
5
6. Система
Организационные решения
• Создана новая организационная единица –
Дирекция Сопровождения Бизнес Процессов
– Включает ОЦО
– ИТ: технологии и бизнес-процессы
• ОЦО включает в себя не только сервисные
функции, - например отдел по работе с
клиентами.
• Выбран процессный подход в организации ОЦО
– Order-to-Cash, Procure-to-Deploy,
Record-to-Report, Hire-to-Retire,
Business Solutions Technology
6
7. Функции, передаваемые в ОЦО
7
ИТ Кадры Финансы
Блок процессов
Order-to-Cash
Блок процессов
Procure-to-Deploy
• 1я и 2я линии
поддержки
• Поддержка систем
продаж
• Мастер-данные
• Включая МД
торговых точек
• Включая МД
процессов Planning &
Procurement
• Админ.функции
(в т.ч. Travel)
• Документооборот
• Платежные
ведомости
• Поддержка
процесса Performance
mgmt.
• Поддержка
процесса Talent mgmt.
• Help-desk для
сотрудников
• Отчетность
• Рутина по найму
• Учет
• Админ. функции
• Работа со скидками
• Документооборот
• Казначейство
• Контроль инвестиций
• Отчетность
• Customer Service
• Адм-ние контрактов
• Адм-ние цен
• Учет торгового
оборудования
• Адм-ние
целеполагания и
расчета бонусов
• Работа с претензиями
• Отчетность
• Инвойсирование
• Адм-ние договоров
на закупки
• Оприходования
товаров и услуг
• Поддержка
планирования поставок
• Поддержка
операционного
планирования
логистики
• Поддержка
транспортных
операций
• Документооборот
• Отчетность
13. Подход EFES Rus к управлению корпоративным контентом в среде SAP ERP
• OpenText – единственный вендор,
рекомендуемыми компанией SAP
• Минимальные затраты на интеграцию
технологий ECM в ERP Efes
• Единая архитектура ИТ решениий
• Снижение общей стоимости владения
системой
• Снижение удельной стоимости
лицензий за счет корпоративных
скидок на САП лицензии
• Минимизация административных и
консалтинговых расходов за счет
поддержания единой политики в
области управления корпоративным
контентом
• Снижение себестоимости процессов
сопровождения и поддержки системы
• Большой выбор готовых бизнес-
приложений
• Использование мирового опыта и
лучших практик в развитии систем
электронного документооборота
Поддержка единой стратегии в области
управления ERP и ECM
Преимущества
13
15. Архитектура решения
ЗАО Пивоварня «Москва-Эфес»
TerraLink xDE SAP ERP Архив
Обмен
данными
Обмен
событиями
Операторы ЭДО
Клиент
Пользователи SAP GUI
15
16. Объем Проекта
Ожидаемый эффект внедрения:
Фаза 1
• Установка и настройка продукта TerraLink xDE for SAP
• Реализация отправки счетов-фактур в формате,
утвержденном ФНС
• Интеграция с архивным хранилищем
Фаза 2
• Обработка остальных типов документов
• Реализация функционала обработки входящих
документов
Системы операторов ЭДО:
«Сфера» компании ООО
«КОРУС Консалтинг СНГ»
«Диадок» компании ЗАО «ПФ
«СКБ КОНТУР»
«Такском-Файлер» компании
ООО «Такском»
Документ XML PDF Описание
Счет-фактура Входящий/Исходящий
Счет на оплату Входящий
Задание Входящий
Уведомление о штрафных санкциях Входящий
Информационное письмо о проведенном
взаимозачете
Входящий
Акт взаимозачета Входящий
Акт выполненных работ Входящий
Акт расчета премий Входящий 16
18. Предпосылки проекта внедрения межкорпоративного электронного ЮЗД
• Почти за 20 лет успешной работы ЗАО
«Пивоварня Москва-Эфес» на российском
рынке объемы информации, поступающей
от контрагентов, стремительно росли, и, как
следствие, существенно увеличивались
расходы компании на ее обработку.
Потери и упущенные выгоды:
• Утеря документов
• Временные издержки
• Неудовлетворительное качество
обслуживания и рост кредиторской
задолженности
• Отсутствие централизованного контроля
• Длительные аудиторские проверки и
штрафные санкции
• Неэффективное расходование времени
высококвалифицированных кадров
• Снизить расходы компании на обработку
финансовой первичной документации
Способы достижения выгод:
• Преcечь возможность утери документации
• Сократить время оплаты счетов
• Повысить качество обслуживания
клиентов
• Повысить эффективность работы
финансовых подразделений, в том числе
за счет возможностей контроля
• Снизить штрафные санкции и ускорить
процессы проведения аудиторских
проверок
• Повысить эффективность использования
рабочего времени ключевых
квалифицированных сотрудников.
Бумага как побочный эффект успеха
Потери и упущенные выгоды
Цель проекта
Планируемые стратегии достижения цели
18
19. ЕЦФО
основа эффективного управления финансовыми документами Компании
Услуги ЕЦФО
• Учет расчетов с дебиторами
• Учет расчетов с кредиторами
• Формирование себестоимости
• Распределение затрат, закрытие затратных
счетов
• Учет ОС
• Учет ТМЗ
• Учет банковских операций, кредитов и
займов
• Учет кассовых операций (сотрудники Mail
Room)
• Учет расчетов с подотчетными лицами
• Налоговый учет, расчет и начисление
налогов
• Главная книга, закрытие периода и
формирование отчетности
• Сканирование и архивирование
документов (сотрудники Mail Room)
• Обзор предоставляемых услуг
• Оценка степени удовлетворенности
• Изменение процесса обслуживания
SLA соглашение
• Список услуг и матрица распределения
ответственности
• Показатели -- Для каждой услуги
определяется показатель, формула расчета
и целевое значение.
• Управление обслуживанием – Описание
ключевых контактов в Центре и
обслуживаемом подразделении с
указанием ответственности
• Клиентская поддержка – описание функций
по поддержке сотрудников бизнес-
подразделений, участвующих в процессе
• Долгосрочные цели – определение
специфических долгосрочных целей по
дальнейшему повышению эффективности
деятельности.
Уровень оказания услуг
19
20. Документационное обеспечение работы ЕЦФО
(SAP Document Access by OpenText)
Действующее решение по работе с первичными документами в бумажном виде
• Количественные результаты. Сокращение количества сотрудников, вовлеченных в процесс
обработки первичной финансовой документации на ~10%, при сохранении и даже
возрастании объемов обработки документов: около 80.000 комплектов в месяц.
• Сокращение времени обработки. После внедрения решения время исполнения процесса
оплаты счетов, обработки других документов сократилось в 1,5 -2 раза. Документ доступен
для просмотра из интерфейса SAP ERP.
• Наглядность состояния документа. Весь процесс прохождения документа от момента его
поступления и ввода в систему до передачи на обработку ответственному сотруднику
становится абсолютно прозрачным.
• Простые процедуры отчетности. Не надо тратить время на ручную подборку, сканирование,
оформление и передачу документов по запросу контролирующих служб
• Единая система регистрации, ввода и обработки первичных документов, что позволит
упростить и усилить контроль, сократит время и затраты на подготовку новых и
переподготовку существующих сотрудников
• Повышение удовлетворенности работой. Сокращение переработок в ходе проведения
аудитов и проверок
20
22. Функциональный объем
22
• создание оперативного архива документов
в электронном представлении и
обеспечение эффективного и удобного
поиска в архиве необходимой информации
• автоматизация процедуры контроля
исполнительской дисциплины;
• сокращение сроков исполнения и
согласования документов;
• снижение расходов на управление
интенсивными потоками документации;
• запуск функционала портала
самообслуживания сотрудников с
возможностью запроса HR сервисов
Ввод документов:
• Сканирование, электронная почта, файл
Хранение и доступ:
• Хранение документов разных типов и
единая точка одновременного доступа
• Настройка сроков хранения документов
• Поиск документов сотрудников по
различным атрибутам, в том числе по
персональным данным сотрудника
• Безопасное удаление документов –
согласование удаления (поток операций,
два согласующих)
Интеграция с SAP HCM (Human Capital
Management)
• Связь документа с конкретной записью
инфотипа сотрудника
• Связь документа с сотрудником
• Единый вход сотрудников HR в SAP и EFM
Управление архивом персональных документов сотрудников Компании
Основные цели и задачи проекта
24. Проект ECM
Основные цели и задачи проекта
Требования
24
• Внедрить процесс электронного
согласования договоров
• Минимизировать время согласования
в 2-3 раза
• Минимизировать участие всех
функций в процессе
• Создать и поддерживать базу
контрактов и доверенностей
• Снизить количество «нестандартных
контрактов»
• Проактивные предупреждения по
почте участникам процесса
(инициаторам, утверждающим)
• Дружественный интерфейс
• Тесная интеграция с САП в том числе
(оргструктура, справочники, объекты
контракты, мастер-данные)
• Возможность определять путь
согласования в зависимости от вида
контракта и стоимости
• Возможность хранить все изменения,
комментарии, утверждения, даты
утверждения)
• Возможность трансформировать
финальные документы в PDF формат и
проставлять «водяные знаки» на
каждом документе.
25. Система электронного согласования (NCAS)
Штаб квартира Региональные отделения
Контракты Доверенности
Хранение и быстрый доступ к
актуальным данным и истории
Единое рабочее пространство для
пользователей
Сопровождение бизнес процессов
подготовки и согласования
Контроль за сроками согласования
и действия документов
Целостность информации и хода бизнес-
процессов
Связь между согласованными документами и
процессом их выполнения
Единый Центр Обслуживания
Приказы Акты
27. Арсенал инструментов автоматизации ОЦО
27
ECM-платформы
SAP xECM (SAP ADA, SAP EFM, SAP DAM. SAP VIM, SAP WEM)
OpenText (OpenText ECM Suite, OpenText eDOCS DM)
Microsoft SharePoint
Ввод и распознавание документов
ABBYY
KOFAX
EMC Captiva
Обмен с контрагентами
TerraLink xDE (Диадок, Такском, Тензор, Калуга Астрал, Корус
Консалтинг, Edisoft, CISlink, eXite)
Microsoft BizTalk
Интеграционные решения
SAP ERP
1C
Oracle eBS
MS Axapta/Navision
28. Крупные проекты в области автоматизации ОЦО
Внедрение электронного архива для оптимизации ФОТ
бухгалтерии в ОЦО.
Создание электронного архива финансовых документов.
Автоматическое распознавание накладных и создание
инфозаписей в ERP
Создание электронного архива финансовых документов
для централизации бухгалтерского обслуживания.
Внедрение электронного архива для процессов обработки
финансовой документации, ЮЗЭДО, договорной работы.
Оптимизация процесса сканирования в центре
финансового обслуживания, поддержка решения.
Внедрение электронного архива для управления
финансовыми документами, организация ЮЗЭДО, архив
абонентской документации.
29. Вопросы
Tel T: +7 (495) 637 93 10, ext. 1722
Vladimir.Demkin@ru.anadoluefes.com
ВЛАДИМИР ДЕМКИН
Governance & ITSC manager
29
ВАСИЛИЙ ВЛАСЮК
Business Solution Director
