Международный стандарт ИСО 22310:2006 "Информация и документация - Руководство для разработчиков стандартов по формулированию требований к управлению документами", неофициальный перевод на русский язык Н.А.Храмцовской и А.В.Храмцовского, 2006 г.

1. ,,
,
, ,
,
Ссылочный номер
K_Q,>>?=<<><<8*Ta+
Ŗ,K_Q,><<8
,
,
МЕЖДУНАРОДНЫЙ,
СТАНДАРТ,
,
,
K_Q
>>?=<
Первая редакция
=,апреля,><<8,года
Информация и документация,P,,
Руководство для разработчиков,,
стандартов по формулированию,,
требований к управлению документами,,
,
,
(неофициальный перевод.,редакция,>0=+,
,
Kxy|wc-yx,cx,y.wx-c-yx,P,S.%x,,y|,,-cxc|,,|c-|,,y|,,-c-x ,
|y|,,wcxc wx-,|{.|wx-,,x,,-cxc|,,
Kxy|wc-yx,-,y.wx-c-yx,P,N x,,|-|,,zy.|,%,,|Ɩc-.|,,,
xy|w,,zy.|,%,,1 x,,,Ř|y|,,wcxc wx-Ũ,cx,,%,,xy|w,,

2. K_Q,?=8*Ta+,
Ŗ,,,K_Q,8,
Ŗ,,Перевод на русский язык.,Храмцовская Н.А0.,Храмцовский А.В0.,A/8,
Все права сохраняются0,Если не указано иное.,никакая часть данной публикации не может репродуцироваться или использоваться в,
какой бы то ни было форме или при помощи каких бы то ни было средств.,как электронных.,так и механических.,включая фотокопиро/
вание и микрофильмирование.,без письменного разрешения.,полученного либо от,K_Q,*см0,указанный ниже адрес+.,либо от организа/
ции-члена,K_Q,от соответствующей страны0,,
Офис,K_Q,по авторским правам,
Oc,,zy,-c%,A8,·,OJ/===,Sx/c,,
Тел0,,,-,@=,,9@;,=,==,
Факс,,-,@=,,9@;,;,@9,
Электронная почта,yz2| !-B,y0!,
Интернет,,0000,y0y| ,
,
,
, , Ŗ,K_Q,8,O,Все права сохраняются
,
,

3. K_Q,?=8*Ta+,
,
Ŗ,K_Q,8,O,Все права сохраняются, ,
,
,
Предисловие,
K_Q,*Kx-|xc-yxc%,Q| cx3c-yx,y|,_-cxc|3c-yx,/,Международная Организация по Стандартизации+,являет/
ся всемирным объединением национальных органов по стандартизации,*организаций-членов,K_Q+0,Подго/
товка международных стандартов обычно ведётся в технических комитетах ИСО0,Каждая организация-член,
K_Q,имеет право быть представленной в тех технических комитетах.,тематика которых представляет для,
неё интерес0,Вместе с,K_Q.,в этой работе также принимают участие международные организации.,как пра/
вительственные.,так и неправительственные0,K_Q,тесно сотрудничает с Международной Электротехниче/
ской Комиссией,*Kx-|xc-yxc%,Q%-|y-!xc%,Oyww,,yx.,KQO+,по всем вопросам стандартизации в области,
электротехники0,,
,
Международные стандарты разрабатываются в соответствии с правилами.,установленными в части,,Ди/
ректив,K_Q;KQO0,
,
Подготовка международных стандартов является основной задачей технических комитетов0,Одобренные,
техническими комитетами проекты стандартов рассылаются организациям-членам,K_Q.,и проводится голо/
сование0,Для публикации в качестве международного стандарта проект должен быть одобрен не менее чем,
9A',организаций-членов,K_Q.,принявших участие в голосовании0,
,
Не исключена возможность того.,что некоторые элементы данного стандарта могут подпадать под действие,
патентного права0,K_Q,не несёт ответственности за идентификацию соответствующих патентных прав0,,
,
K_Q,?=,был подготовлен техническим комитетом,K_Q;`O,@8.,Информация и документация.,подкомитет,
_O,==.,Архивное дело/управление документами0,

4. K_Q,?=8*Ta+,
/, , Ŗ,K_Q,8,O,Все права сохраняются
,
Предисловие переводчиков,
,
K_Q,определяет свою политику в области управления документацией,
Принятие в,=,году первого в мире стандарта по управлению документацией закрепило в международной,
практике новое отношение к вопросам делопроизводства и документооборота0,Работа с документами и ин/
формацией была не только выделена.,как один из важнейших элементов в деловой деятельности.,были,
зафиксированы положения.,ставящие организацию работы в этой области по важности на один уровень с,
юридической0,Сам факт его существования во многом способствовал поднятию авторитета специалистов,
ДОУ во многих странах мира0,,,
За прошедшие годы возрос интерес к возможности применения данного стандарта в практической деятель/
ности0, Одновременно с этим наметилась и весьма характерная особенность0, Многие законодательные и,
нормативные документы., помимо положений., регламентирующих различные вопросы., всё больше стали,
затрагивать и вопросы управления документацией0, Это естественная тенденция не обошла и стандарты,
(как международные.,так и национальные+0,Многие из них в настоящее время содержат значительное коли/
чество положений и рекомендаций по ведению документации., организации её хранения и работы с нею0,
Появилась насущная потребность согласовать все международные стандарты в вопросах управления до/
кументами0, Совершенно естественно., что основой для такой гармонизации стали, K_Q, =A@:;/=, и, K_Q;`T,
=A@:;/0,,
Стандарт,K_Q,?=8,ŘИнформация и документация,P,Руководство для разработчиков стандартов по,
формулированию требований к управлению документамиŨ,вступил в силу с,=,апреля,8,года0,K_Q,?=,
рассматривается как дополнение к Директивам,,K_Q;KQO.,регулирующим процесс разработки и утверждения,
международных стандартов0,Его главная цель,O,помочь тем.,кто разрабатывает разделы.,содержащие тре/
бования к документации и к управлению документами.,как для новых.,так и для пересматриваемых стан/
дартов0,Предполагается.,что в дальнейшем все требования к управлению документами во,,вновь публи/
куемых стандартах,K_Q;KQO,будут формулироваться на основе,,K_Q,=A@:;0,,
Не дожидаясь официального завершения процесса утверждения, K_Q, ?=, в качестве международного,
стандарта.,комитеты,K_Q,уже в,A,году начали выполнять соответствующие требования на практике0,Яр/
ким примером этого является принятая в конце,A,года новая версия одного из самых уважаемых в мире,
стандартов по информационной безопасности, K_Q, =99;;A0, В нём и раньше существовал., а в новой,
версии был значительно расширен раздел о защите документации организации0, В этот раздел теперь,
включено требование управлять соответствующими документами согласно положениям,K_Q, =A@:;0,Это,/,
только,Řпервая ласточкаŨ.,за которой вскоре последуют другие0,Поскольку требования по управлению до/
кументацией содержатся и в широко используемых сертификационных стандартах менеджмента качества и,
управления окружающей средой., обновленные редакции которых должны быть опубликованы в течение,
ближайших двух лет.,то можно ожидать.,что,K_Q,=A@:;,вскоре станет ещё более востребованным0,Далее.,в,
9,году планируется принять новую версию европейских требований к системам электронного докумен/
тооборота,OyT{.,которая.,как уже было заявлено в техническом задании на ее создание.,также будет,
приведена в соответствие с,K_Q,=A@:;0,
Зачем нам нужен этот стандартA,
С нашей точки зрения.,главное в,K_Q,?=,/,это то.,что он недвусмысленно говорит о том.,что все виды,
документов должны управляться по единым правилам.,а именно,/,по правилам делопроизводства0,Данный,
стандарт должен помочь специалистам ДОУ при общении и при налаживании равноправного партнёрства,
со специалистами других направлений,*таких.,как менеджмент качества и окружающей среды.,обеспечение,
безопасности на рабочих местах.,информационная и общая безопасность.,обеспечение непрерывности де/
ловой деятельности и т.д0+0,В свою очередь специалистам этих направлений стандарт поможет более каче/
ственно разрабатывать документированные процедуры по управлению документами и информацией., а,
также иные нормативные документы.,так или иначе затрагивающие вопросы делопроизводства и докумен/
тооборота0,
Помимо этого.,стандарт может быть полезен при разработке политики управления документами в органи/
зации., /, особенно в отношении того., как формулировать требования к делопроизводству во внутренних,
нормативных документах0,

5. K_Q,?=8*Ta+,
,
Ŗ,K_Q,8,O,Все права сохраняются, , /
,
,
Очень интересен приведенный в,K_Q,?=,список наиболее важных.,с точки зрения,K_Q.,стандартов.,отно/
сящихся к управлению документами и информацией0,Как и следовало ожидать.,главная роль отведена,K_Q,
=A@:;/=0,В то же время постоянно упоминается и технический отчет,K_Q,`T,=A@:;/.,настолько часто.,что,
складывается впечатление о том.,что в будущем.,возможно.,планируется и ему также придать статус меж/
дународного стандарта0,Далее,O,сюрприз,наряду со стандартами по управлению документацией.,упомянут,
ещё малоизвестный у нас стандарт по управлению информационными материалами,KQO,:@A/=.,принятый,
в,=,году,*и который даже не является стандартом,K_Q-+0,Тем самым подчёркивается желание обеспечить,
управлению и документами.,и информацией по единым принципам0,
Проблемы перевода,
Определенные сложности возникли при переводе пп0A00?/A00@,стандарта.,в которых,*и только в них+,встре/
тился термин,., x,,zc-yx.0,В нашей первоначальной трактовке,/,это были правила,K_Q,по содержа/
нию и оформлению раздела разрабатываемого стандарта., содержащего требования к управлению доку/
ментами0,,
А0,Воробьёв в своём отзыве предложил другой перевод этого термина,/,.техническое задание.,*другие воз/
можные варианты,/,правила разработки..,.проект документа.,и т.д0+0,Его вариант перевода данных пунктов.,
с любезного разрешения автора.,приводится ниже,
A00?,Задание на разработку,*Техническое задание+,*P, x,,zc-yx+,
В случае разработки требований к управлению документами,*см0,соответствующее определе/
ние в п0,?0=8,стандарта,K_Q,=A@:;/==+.,следует ссылаться на,K_Q,=A@:;/=,и,K_Q;`T,=A@:;/,
(далее по тексту называемые,ŘK_Q,=A@:;Ũ+0,Специфические отраслевые требования,*если есть+,
должны быть добавлены согласно рекомендованной в настоящем стандарте структуры изложе/
ния0,
A00@,Управление отклонениями,]от задания на разработку_,
Комитет.,разрабатывающий стандарт.,должен обосновать и задокументировать каждое откло/
нение от задания на разработку.,для того.,чтобы,K_Q,и технический комитет могли их оценить0,
Должна быть установлена процедура корректирующих действий по отклонениям0, Ответствен/
ность за это несет технический комитет,O,разработчик стандарта.,и секретари должны напоми/
нать об этом членам комитета0,
Новый вариант перевода представляет собой модификацию варианта А.Воробьева., в следующем виде,
ŘA00?,Требование.,включаемое в задание на разработку стандартаŨ0,
Благодарности,
Мы признательны всем коллегам.,приславшим свои замечания и предложения.,и особенно благодарим,
Александра Воробьёва за его комментарии по сложным местам перевода0,
,
Наташа и Андрей Храмцовские,
,
Москва.,февраль,8,O,март,:,года,
,

6. K_Q,?=8*Ta+,
/, , Ŗ,K_Q,8,O,Все права сохраняются
,
Введение,
Всё большее число международных стандартов содержат требования.,связанные с созданием.,использо/
ванием и управлением документами0,В этой связи очень важно.,чтобы эти стандарты использовались со/
вместно со стандартами,K_Q,=A@:;/=,и,K_Q;`T,=A@:;/.,с тем.,чтобы соответствующие документы остава/
лись согласованными.,заслуживающими доверия и аутентичными0,
Как следствие осознания необходимости обеспечить взаимную совместимость международных стандартов.,
рабочей группой,K_Q,`O,@8;_O,==,был разработан данный стандарт на требования в отношении управле/
ния документами.,включаемые в стандарты,K_Q.,/,как дополнение к указаниям.,содержащимся в Директивах,,
K_Q;KQO0,
Цель данного международного стандарта,O,помочь разработчикам требований к документации и к управле/
нию документами.,включаемых в стандарты,*как в новые.,так и в пересматриваемые+.,и обеспечить соот/
ветствие таких требований упомянутым выше критериям согласованности и взаимной совместимости0,
Следствием использования предлагаемых правил должна стать разработка согласованных требований к,
управлению документами для всех стандартов,K_Q;KQO.,в русле общих требований.,сформулированных в,,
стандарте,K_Q,=A@:;0,
Данное руководство также должно помочь в обеспечении взаимной совместимости и дальнейшему согла/
сованию позиций между стандартами по управлению документами и стандартами систем менеджмента=.,с,
целью упростить совместное использование заинтересованными организациями этих стандартов0,
Отраслевые технические комитеты,K_Q.,в задачи которых входит разработка типовых требований к управ/
лению документами и информацией.,предназначенных для включения в соответствующие стандарты.,несут,
ответственность за поддержание целостности своих стандартов0,Эти комитеты могут сформулировать от/
раслевую политику и подготовить дальнейшие указания и процедуры для использования при создании,
стандартов для своей предметной области0,Такие указания будут дополнять указания.,содержащиеся в на/
стоящем стандарте0,
,
,
,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
= Имеются в виду стандарты систем менеджмента качества.,окружающей среды и т.п0,O,Прим0,переводчика,

7. Международный стандарт, K_Q,?=8*Ta+
,
Ŗ,K_Q,8,O,Все права сохраняются, , =
,
Информация и документация,P,,
Руководство для разработчиков стандартов по,
формулированию требований к управлению документами,,
=, Область применения,
Данный международный стандарт устанавливает.,как правильно включать в другие стандарты требования к,
документам.,соответствующие,K_Q,=A@:;/=.,K_Q;`T,=A@:;/,и,?:=/=,*эти нормы применимы ко всем стан/
дартам.,которые требуют создания и сохранения документов+0,В нем также перечислены необходимые ком/
поненты полноценной программы управления документами0,
Содержащиеся в данном документе указания дополняют процедуры выполнения технической работы и ме/
тодологию разработки международных стандартов.,,сформулированные в директивах,K_Q;KQO0,
Настоящий международный стандарт предназначен для использования всеми органами,K_Q.,вовлеченными,
в разработку включаемых в стандарты требований к документации и к управлению документами0,Он может,
также использоваться другими организациями,/,разработчиками международных или национальных стан/
дартов.,включающими или собирающимися включать требования к управлению документами в стандарты,
или подобные им документы0,
ЗАМЕЧАНИЕ,В рамках данного международного стандарта под термином,ŘстандартŨ,понимается весь спектр разрабо/
ток,K_Q,*т.е0,международные стандарты.,руководства,K_Q*;KQO+.,технические требования.,технические отчёты.,открытые,
спецификации и международные соглашения о сотрудничестве+.,если только нет явной ссылки на определенный тип,
документа0,
, Нормативные ссылки,
Перечисленные ниже документы.,на которые в тексте имеются ссылки.,совершенно необходимы при при/
менении данного стандарта0,Для ссылок.,в которых указана дата.,применяется только упомянутая версия,
документа0,Для ссылок без указания даты.,нужно использовать последнюю,,версию соответствующего до/
кумента,*включая имеющиеся поправки+0,
K_Q,=A@:;/==.,Kxy|wc-yx,cx,y.wx-c-yx,P,Ty|,,wcxc wx-,P,Rc|-,=,Sx|c%,*Информация и,
документация,P,Управление документами,P,Часть,=,Общие принципы+0,
K_Q;`T,=A@:;/.,Kxy|wc-yx,cx,y.wx-c-yx,P,Ty|,,wcxc wx-,P,Rc|-,,S.%x,,*Информация и,
документация,P,Управление документами,P,Часть,,Руководство+0,
K_Q,?:=/=.,Kxy|wc-yx,cx,y.wx-c-yx,P,Ty|,,wcxc wx-,z|y,,,,P,O-cc-c,y|,|y|,,P,Rc|-,
=, R|xz%,, *Информация и документация,P, Процессы управления документами,P,Метаданные доку/
ментов,,P,Часть,=,Принципы+0,
K_Q;KQO,S.,.,_-cxc|3c-yx,cx,|%c-,c-/-,,P,Sx|c%,/ycd.%c|2,*Стандартизация и связанные,
виды деятельности,P,Общий словарь+0,
KQO,:@A/=., Py.wx-,wcxc wx-,P,Rc|-, =,R|xz%,,cx,w-!y,,*Управление информационными ма/
териалами,P,Часть,=,Принципы и методы+0,
K_Q;KQO,P|-/,.,Rc|-,.,T.%,,y|,-!,,-|.-.|,cx,|c-x ,y,Kx-|xc-yxc%,_-cxc|,,*Директивы,K_Q;KQO.,
Часть,.,Правила структурирования и подготовки проектов международных стандартов+0,
,

8. K_Q,?=8*Ta+,
, , Ŗ,K_Q,8,O,Все права сохраняются
,
?, Термины и определения,
Для целей данного документа используются термины и определения.,данные в,K_Q;KQO,S.,,и,K_Q,
=A@:;/=0,
,,
@, Общие принципы,
@0=, Типы требований.,которые могут быть включены в другие стандарты.,и которые,
должны ссылаться на,K_Q,=A@:;,
Типы требований.,которые должны ссылаться на,K_Q,=A@:;.,включают,
,
— требования к созданию документов,O,требования.,устанавливающие.,какие документы должны быть,
оформлены или сформированы в ходе процесса и введены в систему документооборота=,какую ин/
формацию эти документы должны содержать=,и какие данные об этих документах должны быть со/
хранены,*метаданные для управления документами+=,
,
— требования в отношении сроков хранения,O,требования.,определяющие.,в течение какого срока,
следует сохранять документы=,и как организованы передача документов другим заинтересованным,
сторонам.,а также процесс решения судьбы документов по истечении срока хранения=,
,
— требования в отношении доступа к документам,O,требования.,определяющие.,кому разрешен дос/
туп к документам и как осуществляется управление доступом=,
,
— требования к обеспечению сохранности,,/,требования.,определяющие.,каким образом поддержива/
ются доступность документов и их пригодность к использованию,*.,cd%-2+=,
,
— требования к системам.,в задачи которых входит создание и сохранение документов=,
,
— инструменты и процедуры управления документами,O,такие инструменты.,как схемы,*модели+,мета/
данных.,классификационные схемы,*номенклатуры дел+.,схемы,*модели+,уровней допуска по безо/
пасности и прав доступа.,нормативные документы.,на основании которых решается судьба доку/
ментов по истечении срока хранения0,,
,
@0, Дополнительные требования, ,
Уместность, Специальные требования к управлению документами должны разрабатываться только,
тогда.,когда имеются специфические потребности.,и ссылки на,K_Q,=A@:;,недостаточ/
но0,
Совместимость,, Должна поддерживаться совместимость с,K_Q,=A@:;,
A, Руководство по разработке включаемых в стандарты требований к управлению,
документами и по их структуре,
A0=, Общие соображения,
Большая часть содержащихся в данном подразделе указаний является дополнением к правилам., приве/
денным в части,,Директив,K_Q;KQO,*K_Q;KQO,P|-/,,Rc|-,+.,которые регламентируют структуру междуна/
родных стандартов и процесс их разработки0,
По ходу процесса разработки должен проводиться контроль получающегося документа на удобство совме/
стного использования и совместимость со стандартами,K_Q,=A@:;, и,K_Q;KQO,:@A/=0, Следует обращать,
внимание на такие вопросы.,как,

9. K_Q,?=8*Ta+,
,
Ŗ,K_Q,8,O,Все права сохраняются, , ?
,
—, словарь и определения=,
—, включение согласованных типовых элементов=,
—, использование согласованной структуры и тематического содержания разделов=,
—, ясность,*как языка.,так и подачи материала+=,
—, отсутствие дублирования и противоречий0,
,
Разработка и пересмотр всех содержащихся в стандартах требований к управлению документами должна,
следовать указаниям п0A0?0,В тех случаях.,когда проект стандарта уже имеется и получил одобрение.,при/
менимость рекомендаций из пп0,A0?,,и,@0,должна определяться.,исходя из,ŘзрелостиŨ,*wc-.|-2+,документа0,
Во всех требованиях к управлению документами должна использоваться согласованная терминология., с,
тем.,чтобы их,,удобно было использовать.,и чтобы они были совместимы друг с другом0,Где возможно.,в,
требованиях к управлению документами следует использовать типовые элементы0,*См0,п0,A0?0?0+,
,
A0, Специфические отраслевые требования,
A00=, Общие положения,
В тех случаях.,когда требования к управлению документами являются специфическими для определенной,
отрасли.,в дополнение к требованиям пп0,A0?,и,@0,применимы следующие положения,
,
A00, Специфические отраслевые требования к управлению документами,
c+, Требования должны быть совместимы и согласованы с общими требованиями к управлению докумен/
тами0,
,
d+, Функции требований и их связь с общими требованиями к управлению документами должны быть четко,
определены,*например.,специфические отраслевые требования и/или толкования и разъяснения+0,
,
+, В требованиях всегда следует четко выделять,*используя отличающиеся типографские стили+,инфор/
мацию.,являющуюся специфической для определенной отрасли0,
,
A00?, Требование.,включаемое в задание на разработку стандарта,*P, x,,zc-yx+,
В тех случаях.,когда устанавливаются требования к управлению документами,*см0,соответствующее опре/
деление в п0,?0=8,стандарта,K_Q,=A@:;/==+.,следует ссылаться на,K_Q,=A@:;/=,и,K_Q;`T,=A@:;/,*далее,
по тексту называемые,ŘK_Q, =A@:;Ũ+0,, Специфические отраслевые требования,*если есть+,добавляются с,
использованием рекомендованной в настоящем стандарте структуры изложения0,
,
A00@, Управление отклонениями от требования.,включенного в задание на разработку стандарта,,
Комитет.,разрабатывающий стандарт.,должен обосновать и задокументировать все отклонения от требова/
ния п0A00?.,с тем.,чтобы,K_Q,и технический комитет могли их контролировать0,Следует внедрить соответст/
вующие процедуры корректировки отклонений0,Ответственность за это несет технический комитет,O,разра/
ботчик стандарта.,и его секретари должны напоминать об этом членам комитета0,
,
A0?, Модель управления документами.,структура и типовые элементы,
A0?0=, Общие положения,
В требованиях к управлению документами.,вне зависимости от их назначения.,рекомендуется использовать,
согласованную,*!c|wyx3+,терминологию и установленный набор типовых элементов0,В таком случае для,
применяющих стандарты организаций эти требования могут послужить хорошей основой для совместного,
*x- |c-,wcxx|+,,внедрения и использования стандартов0,

10. K_Q,?=8*Ta+,
@, , Ŗ,K_Q,8,O,Все права сохраняются
,
Совместимость между требованиями и удобство их использования можно улучшить за счет использования,
в стандартах типовых элементов0,Следует принимать во внимание такие факторы.,как структура стандарта.,
число типовых элементов и используемые в них формулировки и терминология0,
A0?0, Ссылка на модель и структуру,K_Q,=A@:;,
Общая структура требований к управлению документами должна основываться на признанной модели0,
Требования должны быть логически упорядочены в соответствии с этой моделью0,
Выбранная модель должна отражать основные принципы.,лежащие в основе,K_Q,=A@:;.,с целью способст/
вовать,
c+, пользователям стандартов,O,в понимании этих принципов=,а также помогать пользователям во внедре/
нии систем документооборота=,,
,
d+, разработчикам стандартов,O,в формировании согласованной и логически стройной структуры0,
,
Существующие модели требований к управлению документами будут со временем развиваться., и могут,
появиться новые модели0,Технические комитеты,K_Q.,разрабатывающие для своих стандартов требования,
к управлению документами и намеревающиеся принять какую-либо другую модель., обязаны обеспечить,
совместимость с,K_Q,=A@:;,и со стандартами.,разработанными другими техническими комитетами0,
ЗАМЕЧАНИЕ,Примеры использования таких моделей имеются в,K_Q,=A@:;0,
A0?0?, Типовые элементы,*ywwyx,%wx-,+,
Если разрабатывающий требования к управлению документами технический комитет выбирает набор эле/
ментов.,существенно отличающийся от набора.,приведенного в Таблице,=., то для удобства пользования,
документом в него должны быть включены таблицы перекрёстных ссылок на другие стандарты менеджмен/
та0,
При разработке текстов типовых элементов требований к управлению документами.,одни и те же формули/
ровки должны использоваться для передачи одинакового смыслового значения0,Рекомендуется выдержи/
вать предлагаемую последовательность элементов., с тем., чтобы облегчить пользование стандартом., а,
также совместное внедрение стандарта и,,K_Q,=A@:;0,
8, Типовые элементы требований к управлению документами,
Назначение систем документооборота,*|y|,,wcxc wx-,,2,-w,+.,а также подробности.,относящиеся к,
различным аспектам управления документами.,описаны в,K_Q,=A@:;,

11. K_Q,?=8*Ta+,
,
Ŗ,K_Q,8,O,Все права сохраняются, , A
,
,
Таблица,=,O,Типовые элементы требований к управлению документами,
,
Основные области.,общие для,
различных требований к,
управлению документами
Типовые элементы,
Типовые вопросы.,которые сле/
дует рассмотреть,
Требования к созданию документов,
,
Административные правила.,,
определяющие.,какие документы,
должны быть созданы и введены,
*ŘзахваченыŨ+,в систему докумен/
тооборота0,
,
Кроме того.,административные,,
правила контроля и управления,
статусом информационного мате/
риала на протяжении активной,,
фазы его жизненного цикла.,/,как,
инструмент для классификации и,
индексирования документа0,
Требования к созданию документов,
Деловые правила,
Правила классификации,
Правила индексирования,
Требования к созданию метаданных,
Требования в отношении сроков,
хранения,*|-x-yx,|{.|wx-,+,
Административные правила,,
контроля и управления сроками,
хранения документов и процессом,
решения судьбы документов по ис/
течении сроков хранения0,
Специфические требования,,
в отношении сроков хранения.,,
например,
· Законодательно-нормативные.,
исковой давности,
· Деловая политика организации,
· Интересы других заинтересо/
ванных сторон,
· Сохранение истории организа/
ции,
·, Требования.,связанные с,,
культурой и традициями,
Требования к управлению доступом,
Административные правила по,,
контролю и регулированию доступа,
к документам.,и по их использова/
нию0,
Кому предоставляется доступ,O,,
ответственность,
· за вопросы безопасности, ,
(физической и логической+,
· за то.,что предоставление, ,
доступа не ставит под,,
сомнение целостность,
Требования к обеспечению,,
сохранности документов,,
*z|,|/c-yx,|{.|wx-,+,
,
Административные правила.,,
определяющие выбор формата,,
документов и выбор процессов.,
связанных с поддержанием читае/
мости и доступности документов с,
течением времени0,
Требования по созданию и сохра/
нению,*ŘзахватуŨ+,метаданных.,,
отражающих произведенные над,
документами действия0,
Правила миграции,
Правила выбора программного,
обеспечения,
Указания по выбору форматов,,
документов,
Требования к метаданным,

12. K_Q,?=8*Ta+,
8, , Ŗ,K_Q,8,O,Все права сохраняются
,
,
Основные области.,общие для,
различных требований к,
управлению документами,
Типовые элементы, Типовые вопросы.,которые,,
следует рассмотреть
Требования к системам.,создающим,
документы и управляющим ими,
Системы.,создающие документы и,
управляющие ими.,должны обла/
дать качествами.,позволяющими,
обеспечить полноту содержащихся,
в них документов и их соответствие,
требованиям организации в отно/
шении учёта и контроля,*cy.x-/
cd%-2,|{.|wx-,+0,
Системы должны быть,
· надёжными.,
· целостными.,
· соответствующими законода/
тельно-нормативным требова/
ниям.,
· всесторонними,*ywz|!x,/+.,
· созданными и действующими в,
соответствии с определенным,
планом и методиками,,
*,2,-wc-+0,
Требования к инструментам,*-yy%,+,и,
процедурам управления докумен/
тами,
Для реализации требуемой систе/
мами менеджмента концепции,
*|cw0y|$+,управления документа/
ми может понадобиться разработка,
определенных инструментов и про/
цедур управления документами,
В число таких инструментов могут,
входить,
· схемы,*модели+,метаданных,
· классификационные схемы,
(номенклатуры дел+,
· процедуры хранения докумен/
тов,
· схемы определения уровней,
допуска по безопасности и прав,
доступа,*,.|-2,cx,c,,,
%c,,c-yx,,!w,+,
· инструкции по срокам хранения,
и по дальнейшей судьбе доку/
ментов,*|-x-yx,,!.%,+,
· нормативные документы., ,
служащие основанием для,,
решения судьбы документов по,
истечении срока хранения,,
*,zy,-yx,c.-!y|-,+,
Ответственность,
Распределение ответственности за,
информацию должно определяться,
в контексте деловой деятельности,
,
,
,
,
,
,
,
,
,
,

13. K_Q,?=8*Ta+,
,
Ŗ,K_Q,8,O,Все права сохраняются, , 9
,
,

14. K_Q,?=8*Ta+,
,
Ŗ,K_Q,8,O,Все права сохраняются,
,
,
,