Zakłócenia w pracy, błędy, demotywacja i sporo zmarnowanego czasu - tak zazwyczaj wyglądają okresowe inwentaryzacje. Aby uniknąć tych problemów, organizacje coraz częściej decydują się powierzyć to zadanie specjalistom z zewnątrz.

1. Outsourcing inwentaryzacji

2. Kiedy zlecać inwentaryzację firmie zewnętrznej?
2 | SmartMedia
Większość organizacji przeprowadza inwentaryzację swoimi
wewnętrznymi siłami. Jeżeli jednak organizacja nie może pozwolić
sobie na oddelegowanie pracowników do przeprowadzenia spisu lub
nie posiada w swoich szeregach wymaganej kadry, w grę wchodzi
jeszcze jedno rozwiązanie – wynajęcie firmy, która przeprowadzi
spis za nią.

3. Zalety outsourcingu inwentaryzacji
3 | SmartMedia
Inwentaryzacja dokonywana przez pracowników
wyspecjalizowanych firm, posiadających doświadczenie
w inwentaryzowaniu różnych typów organizacji przebiega znacznie
sprawniej i szybciej. Gwarantuje także dokładność
i obiektywność, bowiem pracownicy zewnętrzni nie mają interesu
w przekazaniu nieprawdziwych danych na temat majątku
organizacji. Biegłe wykorzystanie przez nich nowoczesnych
technologii w postaci specjalistycznego oprogramowania
i kolektorów danych również minimalizuje czas poświęcony na spis.
Wszystko to sprawia, że nowoczesny outsourcing inwentaryzacyjny
stał się alternatywą dla czasochłonnych i niewydajnych metod
tradycyjnych. Nic więc dziwnego, że w obliczu takich zalet coraz
więcej organizacji decyduje się powierzyć przeprowadzenie
inwentaryzacji zewnętrznym specjalistom.

4. Jak wygląda inwentaryzacja prowadzona przez
zewnętrzną firmę?
4 | SmartMedia
Inwentaryzacja fizyczna dokonywana jest przez zespół specjalistów
na podstawie bazy danych lub ksiąg klienta. Podczas spisu
wykorzystywane są procedury dostosowywane do specyfiki
funkcjonowania konkretnego klienta.
Cały projekt inwentaryzacji rozpoczyna się analizą organizacji.
Podczas tej analizy weryfikowane są wewnętrze procedury, zakres
spisu oraz ustalany jest harmonogram. Następnie wykonawcy spisu
podczas przeszkolenia zapoznają się ze specyfiką majątku
i ustalonymi procedurami inwentaryzacyjnymi.
Wyznaczone zespoły spisowe kolejno inwentaryzują poszczególne
pola spisowe, wykorzystując terminale mobilne.
Na koniec klient otrzymuje gotowy raport, dokładnie obrazujący stan
majątku organizacji.

5. Korzyści z outsourcingu inwentaryzacji
5 | SmartMedia
 Spis trwa znacznie krócej, a organizacja otrzymuje uporządkowane
i aktualne informacje o stanie swojego majątku
 Brak konieczności angażowania pracowników organizacji w prace
podczas spisu
 Duża oszczędność czasu
 Obniżenie kosztów związanych z logistyką projektu inwentaryzacji
 Rzetelnie przeprowadzony spis dzięki doświadczonym specjalistom

6. Proces inwentaryzacji fizycznej – model
outsourcingowy
6 | SmartMedia
Proces inwentaryzacji fizycznej w modelu outsourcingowym składa się
z 6 etapów:
I. Analiza wstępna:
 konsultacje na temat potrzeb klienta w zakresie inwentaryzacji
fizycznej,
 zaplanowanie prac zespołu inwentaryzacyjnego tak, aby proces
zakończył się jak najszybciej, a zarazem absorbował jak
najmniej czasu pracowników firmy, której inwentaryzacja
dotyczy.
II. Przygotowanie elektronicznej bazy danych składników majątku
oraz miejsc ich użytkowania na podstawie dokumentów klienta, np.
ksiąg inwentarzowych, arkuszy spisu z natury lub plików z danymi.

7. Proces inwentaryzacji fizycznej – model
outsourcingowy
7 | SmartMedia
III. Zaprojektowanie i wydruk etykiet z kodem kreskowym -
przygotowywanie etykiet składników, miejsc użytkowania.
IV. Spis z natury - zaewidencjonowanie majątku będącego
w posiadaniu danej organizacji według ustalonych, ściśle
przestrzeganych w trakcie spisu zasad.
V. Przesłanie informacji o odczytanych składnikach do aplikacji
(np.: STOCK):
 porównanie danych z dotychczas prowadzoną ewidencją,
 możliwość przesyłania informacji do aplikacji z każdego
miejsca i w każdym momencie,
 monitorowanie postępu inwentaryzacji możliwe w czasie
rzeczywistym.
VI. Analiza wyników i przygotowanie raportów
poinwentaryzacyjnych. W skład przygotowywanej dokumentacji
wchodzą m. in.: arkusz spisu, wykaz niedoborów, nadwyżek, różnic
oraz podsumowanie inwentaryzacji

8. www.smartmedia.com.pl