Uploaded byThaiHaiLy2
PPTX, PDF27 views

You can have the best startup idea in the world, but unless you have the money to finance its growth, your idea might not reach its full potential. In some cases, you might run out of money before your business ever gains traction.

Tài liệu cung cấp cái nhìn tổng quan về hệ thống thông tin và quy trình quản lý bán hàng của Vinpro, bao gồm các hệ thống ERP như SAP HANA và POS NAV với nhiều chức năng khác nhau. Nó mô tả chi tiết các hình thức thanh toán, quy trình xuất nhập kho, và quy định quản lý tài chính tại quầy thu ngân. Ngoài ra, tài liệu cũng đề cập đến quy trình kiểm kê hàng hóa định kỳ để đảm bảo tính chính xác và kiểm soát tài sản của công ty.

Embed presentation

Download to read offline
Tháng 8/2017 ĐÀO T O GIÁM Đ C SIÊU TH ĐI N MÁY Ạ Ố Ị Ệ H H u H ng ồ ữ ư
2 NỘI QUY LỚP HỌC
MỤC LỤC SDTC phòng kế toán / phân quyền quản lý Tổng quan hệ thống thông tin Vinpro Mô hình bán hàng & Logistic Phương thức thanh toán Kiểm soát thu ngân & thủ kho Kỷ yếu cửa hàng
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC
TỔNG QUAN HỆ THỐNG THÔNG TIN
6 TỔNG QUAN HỆ THỐNG THÔNG TIN POS NAV: Hệ thống bán hàng thu ngân, đã được customize theo mô hình bán lẻ điện máy. Các chức năng chủ yếu của POS NAV 1. Lập đơn hàng – xuất hoá đơn bán hàng 2. Chỉnh sửa bổ sung thông tin hoá đơn 3. Thu tiền – thu hộ 4. Điều phối hàng hoá giao sau 5. Cập nhật chương trình khuyến mãi 6. Kết ca – kết ngày SAP HANA: Hệ thống ERP lưu trữ dữ liệu bán hàng từ PO, đây là hệ thống kế toán cũ của VinPro. SAP HANA: Hệ thống ERP mạnh nhất hiện nay, gồm nhiều phân hệ quản trị chuyên nghiệp theo chuẩn quốc tế. Các chức năng thực hiện chủ yếu ở VinPro: 1. FICO – Phân hệ kế toán, SAP FICO sẽ lấy dữ liệu từ POS để lên hệ thống kế toán theo chuẩn mực kế toán để quản lý doanh thu, công nợ, tiền, tài sản, và phân tích kinh doanh tài chính cho công ty VinPro. 2. SD – Phân hệ bán hàng, phân phối hàng hoá, quản lý nhập xuất hàng hoá , điều khoản mua bán. 3. BEX – Phân hệ phân tích doanh thu chi phí cho từng cửa hàng, công ty
7 TỔNG QUAN HỆ THỐNG THÔNG TIN Oneloyalty: Hệ thống theo tích tiêu điểm chung cho toàn bộ khách hàng của Vingroup. (tính điểm theo tỉ lệ quy đổi từng PnL) 1. Thực hiện tạo thẻ VINID cho khách 2. Theo dõi tiêu tích điểm của khách 3. Block thẻ hoặc kiểm tra giao dịch mua bán của khách TMS adayroi: Hệ thống quản lý giao hàng – vận chuyển của Adayroi, do VinLog quản lý và thực hiện giao hàng cho VinPro. 1. Quản lý hàng hoá giao sau 2. Thu tiền bán hàng giao sau 3. Quản lý công nợ giao sau 4. Tính toán độ trễ đơn hàng E-invoice: Hệ thống hoá đơn điện tử của VNPT triển khai, hệ thống đã liên kết với POS để xuất hoá đơn ngay khi lên bill bán hàng. Khách hàng sẽ lấy Bill code để lên hệ thống online để in ra. 1. In hoá đơn online 2. Quản lý dữ liệu xuất hoá đơn bán hàng
KÊNH BÁN HÀNG Bán lẻ theo chuỗi (B2C) Bán lô theo dự án (B2B) Bán online (ADR) Dịch vụ bán hàng & hậu mãi
MÔ HÌNH BÁN HÀNG Giao ngay tại quầy (Cash & Carry) Giao ngay tại kho CH (Cash & Delivery) Giao sau Kho LOG (Home & Delivery)
MÔ HÌNH BÁN HÀNG & LOGISTIC
MÔ HÌNH BÁN HÀNG & LOGISTIC
MÔ HÌNH BÁN HÀNG & LOGISTIC
13 CÁC HÌNH THỨC THANH TOÁN
HÌNH THỨC THANH TOÁN Stt Hình thức thanh toán ở POS DM Mục đích sử dụng Hình ảnh minh hoạ 1 Bank Transfer Khách hàng thanh toán bằng chuyển từ tài khoản khách hàng (cá nhân hoặc tổ chức) vào tài khoản của công ty VCM. Thu ngân sẽ gởi thông tin cho kế toán kiểm tra tài khoản của VCMđã nổi tiền mà khách chuyển chưa? 2 Tiền mặt Khách hàng thanh toán bằng tiền mặt tại quầy 3 Thẻ ngân hàng Khách hàng cà thẻ ngân hàng. Lưu ý: Phân biệt Thẻ nội địa và thẻ quốc tế, Thẻ debit (thẻ ghi nợ) / Thẻ credit (thẻ tín dụng)
HÌNH THỨC THANH TOÁN 4 Phiếu mua hàng Khách hàng sử dụng PMH do VinPro, VinMart, ADR phát hành, có đăng ký mã voucher trên hệ thống SAP. Lưu ý: có hình thức Voucher giấy & voucher điện tử 5 Thẻ quà tặng Khách hàng sử dụng PMH do đối tác liên kết với Vincommerce phát hành. Không đăng ký trên hệ thống SAP. Chương trình sẽ do kế toán gởi hướng dẫn xuống Trung Tâm 6 Trả góp HD Finance Khách hàng đăng ký sử dụng dịch vụ trả góp của HDF, chương trình được nhân viên HDF tư vấn, tiền sẽ do HDF chuyển tiền về cho công ty T+3 7 Phí trả hàng Khách hàng đổi trả hàng sẽ bị thu thêm phí theo biểu phí công ty quy định theo từng thời điểm
HÌNH THỨC THANH TOÁN 8 Hoàn điểm tích luỹ Khách hàng đổi trả hàng và dùng điểm cũ đã tiêu thanh toán cho đơn hàng mới 9 Phiếu có giá trị thanh toán Khách hàng đổi trả hàng và dùng phiếu mua hàng cũ đã tiêu thanh toán cho đơn hàng mới Theo mẫu hệ thống 10 Trả góp PPF Khách hàng đăng ký sử dụng dịch vụ trả góp của HDF, chương trình được nhân viên PPF tư vấn, tiền sẽ do PPF chuyển tiền về cho công ty T+3 11 Trả góp ACS Khách hàng đăng ký sử dụng dịch vụ trả góp của ACS, chương trình được nhân viên ACS tư vấn, tiền sẽ do HDF chuyển tiền về cho công ty T+3
HÌNH THỨC THANH TOÁN 12 Phiếu đặt cọc Khách hàng đặt cọc giữ hàng (dùng cho đặt cọc sản phẩm mới) Đơn hàng bị lỗi chưa lên hệ thống, nhưng thu ngân phải thu trước số tiền để giao hàng cho khách trước, sau đó nhập liệu lại trên hệ thống 13 Trả góp VinPro Chỉ áp dụng cho nhân viên VinPro theo chính sách bán hàng trả góp cho nội bộ nhân viên 14 Trả góp VP Bank Khách hàng đăng ký sử dụng dịch vụ trả góp của FEC, chương trình được nhân viên FEC tư vấn, tiền sẽ do HDF chuyển tiền về cho công ty T+3 15 Điểm tích luỹ VINID Khách hàng sử dụng điểm thẻ VINID để thanh toán tiền hàng
QUY TRÌNH KẾT NGÀY THU NGÂN
QUY TRÌNH KẾT NGÀY THU NGÂN
QUY TRÌNH KẾT NGÀY THU NGÂN
QUY ĐỊNH ĐỐI VỚI THU NGÂN QUY ĐỊNH TÀI CHÍNH ĐỐI VỚI THU NGÂN:  Tiền bán hàng hàng ngày thu ngân không được chi với bất cứ lý do gì (Trừ khi có xác nhận của giám đốc, kế toán trưởng của chi nhánh, vùng)  Thu ngân được phép chi tiền cho khoản tạm ứng hàng tháng.  Không để tiền, tài sản cá nhân lẫn vào tiền, tài sản của công ty.  Nộp tiền bán hàng đúng quy định của công ty.  Khi có phát hiện gian lận, tiêu cực liên quan tới tài chính thì công ty sẽ chấm dứt hợp đồng ngay khi phát hiện và bồi thường thiệt hại cho công ty.
THU TIỀN/ QUẢN LÝ TIỀN TẠI QUẦY HOẠT ĐỘNG THU TIỀN: Nhận tiền mua hàng từ khách hàng( Tiền mặt, thẻ ngân hàng, coupon,voucher…). Kiểm đếm và hoàn trả tiền dư (nếu có) Ghi nhận số tiền, doanh thu xác nhận đúng với khách hàng..
THU TIỀN/ QUẢN LÝ TIỀN TẠI QUẦY QUẢN LÝ TIỀN MẶT TẠI QUẦY Tiền mặt tại quầy bao gồm các khoản thu của khách hàng, quản lý tiền mặt tại quầy là quản lý doanh số bán hàng. Kiểm đếm kỹ lượng tiền mặt tại ca làm việc, bàn giao với quản lý khi lượng tiền trong quầy thu ngân đủ lớn. Không sử dụng tiền tại quầy thu ngân khi chưa được sự xác nhận của giám đốc trung tâm,
QUẢN LÝ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG TIỀN NGÂN HÀNG Tiền ngân hàng là các khoản tiền khách hàng mua hàng thanh toán theo phương thức chuyển khoản, hoặc là tiền nộp tiền từ quầy thu ngân của cửa hàng cho ngân hàng. Nguyên tắc bán hàng thanh toán bằng hình thức chuyển khoản: kế toán HO thông báo khách hàng đã chuyển tiền vào ngân hàng thì thu ngân/ kế toán sẽ tiến hành bán hàng cho khách hàng. Tiền mặt tại quầy thu ngân sẽ được nộp vào ngân hàng hàng ngày, để tránh rủi ro, mất mát tiền của công ty.
NGUYÊN TẮC XUẤT NHẬP KHO 25 PO: Purcharse Order: Đơn đặt hàng DO: Delivery Order: Giấy điều vận SO: Sale Order: Đơn bán hàng Nhập Nhập PO mua hàng (Ngành hàng tạo STO, Thủ kho kéo lên nhập SAP) Nhập STO điều chuyển (Ngành hàng tạo STO, Thủ kho kéo lên nhập SAP) Nhập hàng trả lại (Hệ thống tự động tạo SRO, Thủ kho get dữ liệu vào) Nhập khác (Thủ kho thực hiện Good receipt oder để nhập vào SAP) Xuất Xuất bán hàng SO (Ngành hàng tạo đơn (B2B). Thủ kho xuất thực hiện kéo SO xuất hàng ra. Xuất hàng giao quầy (Trưởng quầy hàng đề xuất chuyển hàng từ kho ra quầy. Thủ kho làm thủ tục chuyển kho Sloc) Xuất tiêu dùng nội bộ (Đối với dùng làm TSCĐ, kế toán tạo lệnh để shop xuất, nếu dùng làm quà biếu tặng, khuyến mãi phải chứng mình CTKM cho kế toán) Xuất khác (Thủ kho thực hiện Good issue other để xuất khác ra khỏi hệ thống) STO: Stock Transfer Oder: Điều chuyển hàng nội bộ SRO: Sale Return Order: Đơn hàng huỷ
NHẬP/ XUẤT HÀNG HÓA KHO CÓ YÊU CẦU Nhập kho: - Nhập kho hàng từ nhà cung cấp:  Nhập kho hàng mới từ nhà cung cấp  Kiểm tra hồ sơ, hàng hóa: là bộ PO hàng, bao gồm đề nghị nhập hàng từ PM, hóa đơn bán hàng và biên bản bàn giao từ nhà cung cấp.  Lưu ý: Hồ sơ phải chính xác, có đầy đủ chữ ký của ngành hàng, đối tác giao nhận và thủ kho. Hồ sơ nhà cung cấp phải có hóa đơn, biên bản giao nhận có ghi đầy đủ số Serial, IMEI của hàng hóa.
NHẬP/ XUẤT HÀNG HÓA KHO CÓ YÊU CẦU Nhập kho: - Nhập kho điều chuyển nội bộ:  Nhập kho từ kho tổng hoặc từ cửa hàng khác.  Kiểm tra hồ sơ, hàng hóa: là bộ TO từ kho tổng từ kho tổng hoặc cửa hàng khác, bao gồm giấy luân chuyển hàng và các chứng từ liên quan.  Lưu ý: Hồ sơ phải chính xác, có đầy đủ chữ ký của điều vận, tài chính kế toán. Hồ sơ điều vận phải có giấy đề nghị, biên bản giao nhận có ghi đầy đủ số Serial, IMEI của hàng hóa
NHẬP/ XUẤT HÀNG HÓA KHO CÓ YÊU CẦU Xuất kho: - Xuất kho bán hàng cho khách hàng:  Xuất kho khi có hóa đơn từ cửa hàng.  Kiểm tra hóa đơn, mặt hàng trong hóa đơn  Lưu ý: Hóa đơn phải đầy đủ thông tin khách hàng, chữ ký, sản phẩm.
NHẬP/ XUẤT HÀNG HÓA KHO CÓ YÊU CẦU Xuất kho: - Xuất kho luân chuyển nội bộ:  Xuất kho khi có phiếu điều vận từ bộ phận điều vận.  Kiểm tra chứng từ, chuẩn bị hàng xuất kho  Lưu ý: phiếu điều chuyển nội bộ phải đầy đủ thông tin, chữ kỹ của điều vận, tài chính kế toán.
NGHIỆP VỤ XUẤT HÀNG PHƯƠNG PHÁP FIFO Định nghĩa: FIFO (first in – first out): là phương pháp kiểm kê chi phí, trong đó giả định các mục hàng hóa nhập trước được xuất trước. Điều này có nghĩa là mục hàng hóa nào vào kho lâu nhất sẽ được ghi nhận là đã bán trước nhưng không cần thiết chính xác đối tượng vật lý đó đã được xác định và bán. Mục đích: - Giảm tuổi thọ hàng tồn kho. - Trong thời kì lạm phát, việc hàng nhập trước xuất trước sẽ làm giảm giá vốn, tăng lợi nhuận cho công ty.
SẮP XẾP, LƯU TRỮ HÀNG HÓA
SẮP XẾP, LƯU TRỮ HÀNG HÓA Sắp xếp theo đúng chuẩn hàng hóa trên kệ Phân biệt các vùng hàng hóa Gọn gàng, sạch sẽ Tiện lợi cho việc kiểm kê
SẮP XẾP, LƯU TRỮ HÀNG HÓA Vẽ layout phân chia khu vực chứa hàng rõ ràng, đào tạo nhân viên thực hiện đúng hướng dẫn khi vào làm tại kho, lối đi giữa 2 kệ kho phải đủ rộng để lấy hàng hoá và di chuyển.
SẮP XẾP, LƯU TRỮ HÀNG HÓA Phân lại hàng thường xuyên di chuyển và hàng chậm luân chuyển để đưa vào các kệ kho và khu vực lưu trữ. Tránh trường hợp di chuyển hàng hoá nhiều chỗ (gây hư hỏng và tốn nhiều thời gian sắp xếp)
SẮP XẾP, LƯU TRỮ HÀNG HÓA Sử dụng kệ kho để chứa hàng hoá được nhiều hơn và an toàn hơn
SẮP XẾP, LƯU TRỮ HÀNG HÓA Đánh dấu vị trí từng kệ và mâm chứa hàng. Khi lấy hàng sẽ tuân thủ vị trí lấy hàng để truy tìm nhanh chóng.
SẮP XẾP, LƯU TRỮ HÀNG HÓA Dùng xe đẩy hàng để lấy hàng hoá nặng, không di chuyển bằng tay vừa không an toàn, vừa nguy hiểm
SẮP XẾP, LƯU TRỮ HÀNG HÓA Sử dụng Pallet, tránh bị nước thấm vào hàng hoá, và có thể thực hiện xe nâng để di chuyển hàng hoá trong kho.
SẮP XẾP, LƯU TRỮ HÀNG HÓA Phân loại theo từng loại sản phẩm, thuộc từ nhóm sản phẩm
SẮP XẾP, LƯU TRỮ HÀNG HÓA - Phòng cháy chữa cháy: đầy đủ các thiết bị và nhân viên được học – thực hành thường xuyên. - Trang bị đầy đủ vật dụng an toàn lao động cho nhân viên làm việc trong kho hàng như mũ, giày, bao tay và quần áo kỹ thuật… - Tuân thủ đầy đủ nội quy khi vào kho hàng, đặc biệt không ra vào kho hàng khi chưa có
41 KIỂM KÊ HÀNG HÓA ĐỊNH KỲ Các hình thức kiểm kê: - Kiểm kê 20 mã hàng mỗi ngày -> GĐST tự chọn mẫu và tiến hành kiểm kê. - Kiểm kê định kỳ vào thứ 2 đầu tháng -> KSNB thực hiện. - Kiểm kê đột xuất theo yêu cầu BGĐ -> KSNB thực hiện - Kiểm kê sau khai trường 7 ngày -> KSNB thực hiện - Kiểm kê tài chính năm -> Kế toán và các bộ phận thực hiện - Kiểm kê bàn giao -> Shop thực hiện gởi báo cáo cho kế toán Lưu ý: - Kiểm kê là kiểm đếm số lượng hàng hóa thực tế tại shop (kệ trưng bày, tủ đựng, kho lưu trữ, hàng đang nhận bảo hành, …) - Khi có phát sinh chênh lệch, các bên phải tìm nguyên nhân, xử lý sai lệch và lập biên bản kiểm kê có đẩy đủ chữ ký của bên kiểm và bên bị kiểm.
42 KIỂM KÊ HÀNG HÓA ĐỊNH KỲ Stt Hình thức kiểm kê Người/Bộ phận yêu cầu Người/Bộ phận thực hiện Người/Bộ phận nhận báo cáo Ghi chú 1 Kiểm kê 20 mã bất kỳ đầu mỗi ngày Kế toán Giám đốc ST (trưởng quầy hàng + thủ kho) Giám đốc Siêu thị 2 Kiểm kê định kỳ vào ngày thứ Hai của đầu mỗi tháng (tháng/lần) Quy định đã ban hành Cửa hàng (trưởng quầy hàng + thủ kho) Kế toán / Thanh tra 3 Kiểm kê đột xuất: 1. Đột xuất/theo yêu cầu của BTGĐ/TT 2. Có kế hoạch (tối thiểu 10 Shop/tháng và không báo trước) BTGD Thanh tra - Thanh tra hoặc - Kế toán và - GĐST và trưởng quầy hàng BTGĐ / Thanh tra 4 Kiểm sau khai trương: - VinPro: 10 ngày sau khai trương Quy định đã ban hành - Thanh tra hoặc - Kế toán và - GĐST và trưởng quầy hàng Kế toán / Thanh tra / GĐST 5 Kiểm kê bàn giao công việc (khi có thay đổi Trưởng quầy / Thủ kho) Quy định đã ban hành Quy định - Thanh tra hoặc - Kế toán và - GĐST và trưởng quầy hàng Kế toán / Thanh tra / GĐST 6 Kiểm kê năm tài chính Quy định đã ban hành - Thanh tra hoặc - Kế toán và - GĐST và trưởng quầy hàng BTGĐ / Kế toán / Thanh tra / GĐST
43 KIỂM KÊ HÀNG HÓA ĐỊNH KỲ Các bước thực hiện: - Lập ban kiểm kê - Chọn Phương án kiểm kê (tạo PID trước hoặc kiểm thực tế rồi tạo PID chênh lệch) - Kiểm kê và tổng hợp số liệu kiểm kê - Báo cáo ban lãnh đạo kết quả và đưa hướng giải quyết chênh lệch Ghi chú: - Việc kiểm kê hàng tồn kho sẽ giúp đối chiếu các số liệu bán hàng, hàng hóa, tiền quỹ tại các cửa hàng, nên cần phải cực kỳ chính xác. - Nhóm kiểm kê gồm có: Thủ kho, thu ngân, trưởng quầy hàng, GĐST và đại diện phía công ty (kế toán, Thanh tra, ngành hàng, taskforce, bảo hành…) - Kiểm kê là kiểm đếm số lượng hàng hóa thực tế tại shop (kệ trưng bày, tủ đựng, kho lưu trữ, hàng đang nhận bảo hành, …) - Khi có phát sinh chênh lệch, các bên phải tìm nguyên nhân, xử lý sai lệch và lập biên bản kiểm kê có đầy đủ chữ ký của bên kiểm và bên bị kiểm.
44 KIỂM KÊ HÀNG HÓA ĐỊNH KỲ
45 KIỂM KÊ HÀNG HÓA ĐỊNH KỲ
QUY ĐỊNH LƯU TRỮ CHỨNG TỪ Hoá đơn GTGT đầu vào phải được sắp xếp theo ngày tháng nhận hàng và nhà cung cấp. Đóng thành tệp chứng từ và lưu trữ. Hồ sơ sẽ được lưu trữ tại cửa hàng để phục vụ kiểm tra chứng từ của các bộ phận liên quan. Hồ sơ sẽ được chuyển về phòng kế toán khi kế toán thông báo. Biên bản giao nhận hàng hoá (phiếu xuất kho,biên nhận, bàn giao giữa các bộ phận) phải có đầy đủ chứng từ và lưu trữ nội bộ cửa hàng. Trường hợp kiểm tra không có biên bản tương ứng thủ kho phải đền bù hàng hoá bị mất) Các chứng từ phải được ký nhận đầy đủ các chức danh trên chứng từ, trường hợp không ký nhận chứng từ là vi phạm tự ý giao nhận và xử lý theo quy định của công ty.
BỘ CHỨNG TỪ PO Hóa đơn GTGT từ NCC List Imei/ SN đi kèm sản phẩm BỘ CHỨNG TỪ CẦN BIẾT Phiếu xuât kho hoặc biên bản bàn giao
QUY ĐỊNH VỀ HÓA ĐƠN CHỨNG TỪ Phiếu thu phải được in ra cung cấp cho khách hàng, và tư vấn cho khách hàng tải hoá đơn điện tử trên website về. Với trường hợp viết Phiếu thu tay, sau khi cập nhật hệ thống, TN cập nhật ngay vào hệ thống khi hệ thống đã được sửa lỗi. Lưu trữ đầy đủ các phiếu bán hàng để làm cơ sơ đối chiếu với hoá đơn bán hàng đã lập. Thu ngân đóng lưu riêng chứng từ này. Thu ngân phải tiến hành xuất hoá đơn trên hệ thống vào cuối mỗi ngày, trước khi ra về. Kế toán sẽ lập biên bản sai phạm gởi thanh tra mỗi ngày về sai phạm này.
QUY ĐỊNH VỀ HÓA ĐƠN CHỨNG TỪ
QUY ĐỊNH VỀ HÓA ĐƠN CHỨNG TỪ
QUY ĐỊNH VỀ HÓA ĐƠN CHỨNG TỪ
52 KỶ YẾU Stt Mô tả lỗi phát sinh Nội dung xử lý Người xử lý Tình trạng Hướng xử lý 1 Không cập nhật số hóa đơn bán ra trên hệ thống POS In hóa đơn thay thế cho các đơn hàng đã in hóa đơn lùi ngày Cập nhật số hóa đơn bán hàng ngày theo thực tế đã in Thu ngân Thường xuyên Cập nhật số hóa đơn đúng theo đơn hàng theo hóa đơn thực tế đã in hàng ngày. Cập nhật số hóa đơn thì vào Danh sách đã in VAT giao ngay và giao sau trong POS thu ngân, còn ngày in hóa đơn thì vào Printed VAT Invoices trong POS thu giao sau cập nhật. Khi in lại hóa đơn bị sai ngày thì in bằng file Excel lên hóa đơn bản chính. Phải cập nhật các đơn bán trước khi làm đơn trả hàng để đảm bảo nội dung hóa đơn điều chỉnh chính xác. 2 Không tích điểm hoặc tích điểm bị lỗi Tích điểm bổ sung Thu ngân Không thường xuyên Kiểm tra danh sách các mặt hàng của Vinpro được tích và không được tích điểm VinPoint. Loại trừ các mặt hàng không được tích và các đơn hàng trả góp 0% lãi suất hoặc trả góp trả trước 0 đồng hoặc các mặt hàng giá sốc. Trước khi in hóa đơn phải xem điểm tích hoặc tiêu đã có trên hóa đơn không hoặc kiểm tra trên Report/Kiểm tra VinID. 3 Hóa đơn in lùi ngày Thu hồi hóa đơn đã xuất và xuất hóa đơn mới Thu ngân Không thường xuyên Tổng kết số lượng hóa đơn bán ra trong ngày và chốt số lớn nhất trong ngày đã in, sang ngày mới dùng số kế tiếp, số hóa đơn nhỏ của ngày cũ phải gạch bỏ. VD: Giả sử có 03 POS thu ngân, mỗi bạn sẽ rút mỗi lần 20 số bắt đầu là số 01, vậy thì số lớn nhất là 60 và nhỏ nhất là 01. Đến cuối ngày còn thừa lại số 52, 59. Việc này nghĩa là đã sử dụng tới số 60 thì ngày kế tiếp phải sử dụng số 61, các hóa đơn thừa phải gạch chéo (xóa bỏ) và lưu đủ các liên. 4 Trả hàng sai hình thức Nhập sai hình thức thanh toán Thu ngân Thường xuyên Báo lại Kế toán quản lý Shop để được hỗ trợ điều chỉnh. Trước khi làm điều chỉnh, cần kiểm tra điểm VinPoint và hình thức thanh toán. 5 Không kết ngày được, không tổng kết POS Payoo, Ngân hàng Chốt doanh số ngày Thu ngân Không thường xuyên Cuối ngày thu ngân kiểm tra tiền và so với kết ca, Tổng kết các Pos Ngân hàng để đối chiếu thực tế cà thẻ giao ngay và giao sau. Tổng kết Payoo trên POS Payoo và Web Payoo để đối chiếu Thu hộ và Thẻ cào đã bán.
53 KỶ YẾU 6 Không kiểm soát được tiền thu giao sau Thu tiền không biết thu bao nhiêu đơn hàng, đã lên thu giao sau hệ thống hay chưa. Thu ngân Không thường xuyên Thu ngân phải đưa cho giao nhận lắp đặt 1 quyển sổ ký nhận hóa đơn có ghi số tiền còn phải thu ngày đó. Sau khi nhận đủ tiền thì lên thu giao sau. 7 Giao hàng đơn giao sau bằng Phiếu tay Mất kiểm soát đơn bán, không căn cứ thu tiền Thu ngân Không thường xuyên Lên phiếu đặt cọc kèm theo Phiếu bán hàng. Bán hàng phải cập nhật những đơn đã bán để có cơ sở đối chiếu. 8 Sai giá bán (hàng bán và hàng giá sốc) Cài lại giá theo thời điểm Ngành hàng Thường xuyên Bán hàng phải gởi mail cho Ngành hàng xử lý gấp để trừ tồn và xác định doanh thu. 9 Sai chương trình khuyến mại Cài lại chương trình khuyến mại theo thời điểm Ngành hàng Thường xuyên Lên đơn hàng đúng để trừ tồn và đưa quà cho khách. 10 Sai thông tin trên tờ rơi Thu hồi tờ rơi đã phát Marketing Không thường xuyên In lại và phát lại để việc khai trương được diễn ra như dự kiến. 11 Không kiểm tra hóa đơn VAT từng số Mất hóa đơn KSNB Không thường xuyên Nộp phạt cho Thuế 12 Không nhập Kho Nhập hàng hoàn tất và kiểm kê lại trước khi mở bán. Kho Không thường xuyên Ghi sổ cắt hàng giá sốc, quà tặng khai trương 13 Không có tồn hệ thống, nhưng tồn thực tế Chưa nhập hàng hoặc đã xuất kho nhầm hàng hóa Kho Không thường xuyên Kiểm tra lại hàng hóa sau khi xuất để đối chiếu. 14 Kho chưa trừ tồn khi Điều vận đã tạo và in phiếu điều vận chuẩn bị giao, đơn hàng vẫn chưa xuất hóa đơn. Không nắm được lượng hàng xuất kho Kho Không thường xuyên Kho phải trừ tồn để thu ngân xuất hóa đơn đi giao, Điều vận không thể đóng đơn hàng dù đã thu đủ tiền (trạng thái "đã xuất hàng"). 15 Không có mã hàng trên POS Cài mã hàng trên POS IT Không thường xuyên IT cài bổ sung mã hàng trên POS để Ngành hàng cài giá bán. 16 Hạ tầng mạng không ổn định Hạ tầng mạng hay rớt hoặc chậm IT Không thường xuyên Do dùng chung hạ tầng mạng của tòa nhà nên hay xảy ra việc rớt mang, gây ảnh hưởng không nhỏ việc lên đơn hàng bán và xuất hóa đơn cũng như nhập dữ liệu khách hàng để tích điểm. 17 Điều vận không đóng đơn trong ngày Đóng đơn trong ngày theo quy định (t=1) Điều vận Không thường xuyên Điều vận không đóng đơn được vì nhiều lý do: Thu ngân chưa thu giao sau, chưa xuất hóa đơn, đơn hủy chưa hoàn thành, lỗi User… 18 Sai mã hàng (nhầm giữa các mặt hàng khác Model) Lên đơn hàng không chính xác Bán hàng Không thường xuyên Phải kiểm tra lại thông tin của Phiếu bán hàng làm mất thời gian. 19 Sai Kho (nhầm lẫn giữa Kho bán và Kho khuyến mại) Kiểm tra lại các Kho của Shop Bán hàng Không thường xuyên Kho bấm chuyển Sloc cho mặt hàng đã bán về khuyến mại hoặc ngược lại. 20 Phiếu bán hàng Sai các thông tin quan trọng Bán hàng Không thường xuyên Ghi sai thông tin khách hàng, mã hàng, không hoặc ghi không rõ CTKM, trả trước hay đặt cọc, không có liên lưu riêng. 21 Không kết ngày được do lỗi hệ thống IT Không thường xuyên Kiểm tra tiền và làm kiểm quỹ, so với kết ca.
TEAMWORK Together everyone achieves more TINH THẦN LÀM VIỆC NHÓM Kho vận là bộ phận bên trong cửa hàng, chủ yếu xử lý các nghiệp vụ nội bộ, điều chuyển hàng hoá và phục vụ trực tiếp cửa hàng. Vì vậy yêu cầu tinh thần làm việc nhóm giữa kho – thu ngân – nhân viên bán hàng phải cực kỳ tốt và linh hoạt xử lý các tình huống công việc để phục vụ cho khách hàng tốt nhất.
KIỂM SOÁT RỦI RO • Rủi ro bên ngoài (khách hàng) • Cướp giật • Đánh cắp • Lừa đảo • Rủi ro bên trong (nhân viên) • Gian lận kinh doanh (giảm giá bán để lấy tiền, đưa hàng từ ngoài vào shop bán, bán hàng không kê khai…) • Trộm cắp (hàng hóa, tiền bạc, tài sản, CCDC) • Lừa đảo (dùng danh nghĩa của công ty lừa đảo chiếm đoạt tài sản của khách hàng) • Thông đồng (không thực hiện nhưng cũng không thông báo cho cấp lãnh đạo) Báo cáo cho GĐST, bảo vệ và Thanh tra Báo Thanh tra lập biên bản, tường trình sự việc cho lãnh đạo công ty
KIỂM SOÁT RỦI RO Mô hình kiểm soát rủi ro trong doanh nghiệp
KIỂM SOÁT RỦI RO
TỰ THANH TRA Lập kế hoạch thanh tra định kỳ các mảng: Hàng bán, hàng khuyến mãi, hàng ký gởi Kiểm tra các chứng từ ký nhận hàng hoá (trường hợp không đầy đủ tương ứng không ký nhận vì lý do???) Phối hợp kiểm kê chéo trong nhóm nhân viên Lường trước các nguy cơ rủi ro sẽ xảy ra. Phối hợp với Thanh tra thực hiện kiểm tra kho bãi thường xuyên
CAM KẾT VIN25 Công ty: VINCOMMERCE - CHUỖI VINPRO 1 KINH DOANH Hoàn thành đầy đủ và vượt các kế hoạch, chỉ tiêu hoạt động kinh doanh do Ban Lãnh đạo Tập đoàn giao. - Đạt tốc độ tăng trưởng doanh số trung bình 10%/tháng. 2 Ngân sách được lập hiệu quả, tối ưu; được thực hiện tốt và kiểm soát chặt chẽ. - Ngân sách được lập đầy đủ, chặt chẽ; không có chi phí hoạt động phát sinh ngoài ngân sách; doanh thu tăng so với cùng kỳ. - Các khoản chi phí đều hiệu quả hơn so với cùng kỳ. - Không có chi phí nào vượt ngân sách. 3 Các chi phí được kiểm soát chặt chẽ và sử dụng ngày càng hiệu quả. - 100% các khoản mục chi phí được kiểm soát chặt chẽ và nằm trong ngân sách. - Tỉ lệ chi phí hoạt động (không bao gồm chi phí nhân sự) giảm 13% so với cùng kỳ. 4 Bộ máy tổ chức tinh gọn, hiệu quả và luôn đảm bảo đủ biên chế. - Năng suất lao động tăng 20% so với cùng kỳ trên từng siêu thị (doanh thu số bình quân/ người). - Tỉ lệ tự cung cấp CBLĐ cấp C tại các cơ sở đang hoạt động: 100%. - Tỉ lệ tự cung cấp CBLĐ cấp P trở lên: 60%. - Không có vị trí chức danh thừa 5 Đội ngũ Lãnh đạo có năng lực, có tâm, có tầm, thể hiện vai trò thủ lĩnh; Đội ngũ Nhân viên có trình độ chuyên môn tốt, có trách nhiệm cao, luôn có tinh thần cầu thị, học hỏi, phát triển. - Trên 80% CBNV khối kinh doanh vận hành đạt sát hạch tay nghề/ chuyên môn. - 50% CBLĐ cấp P khối kinh doanh vận hành đào tạo thành công được ít nhất 01 vị trí kế cận cho mình. 6 Công tác đào tạo được đặc biệt chú trọng và có hiệu quả cao. - Hoàn thành 100% Kế hoạch đào tạo. - Hoàn thành 100% Chỉ tiêu đào tạo về giờ học & giờ dạy. - Hoàn thành 100% tài liệu được Chuẩn hóa. - 90% Giảng viên nội bộ Đạt tiêu chuẩn của Tập đoàn. 7 Môi trường làm việc đoàn kết, thượng tôn kỷ luật, thể hiện trình độ văn minh văn hóa cao; Chế độ chính sách đãi ngộ thực sự thúc đẩy, hiệu quả cao. - Tỉ lệ CBNV hài lòng với môi trường làm việc > 85%. - Tỉ lệ tự nghỉ việc bình quân < 4%/tháng. NHÂN SỰ TÀI CHÍNH 15 TIÊU CHÍ CAM KẾT VIN25 STT Mảng Nội dung Tuyên bố Cam kết Chỉ tiêu P&L đăng ký
CAM KẾT VIN25 8 Bộ kế hoạch hoạt động tối ưu; được xây dựng, triển khai và kiểm soát chặt chẽ. - 100% Kế hoạch được lập đầy đủ và đúng hạn. - 95% Kế hoạch hành động đạt tiến độ và chất lượng. 9 Hệ thống quy định quy chế đầy đủ, ngắn gọn, đơn giản và khả dụng. - 100% CBNV nắm được quy trình, quy định liên quan; - Quy trình, quy định đơn giản, ngắn gọn, khả dụng; được cập nhật đầy đủ, kịp thời ngay khi có thay đổi. 10 Tuân thủ các quy định của Pháp luật trong mọi hoạt động - Nghiêm túc thực hiện Bảng kiểm tuân thủ & tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật - Không lặp lại các vi phạm ở mức xử phạt hành chính trở lên (theo quy định của pháp luật) đã bị phát hiện/xử lý (bao gồm kết quả thực hiện bởi Thanh tra nội bộ) 11 Ứng dụng CNTT và luôn cập nhật công nghệ mới nhằm đảm bảo năng suất lao động đạt được ở mức tối ưu. - Luôn tiên phong trong việc triển khai các dự án CNTT của Tập đoàn có liên quan. 12 Công tác thanh tra - kiểm soát chất lượng được thực hiện hiệu quả, không có các vi phạm liên tục hoặc kéo dài - Giảm tỷ lệ các lỗi liên tục và kéo dài xuống dưới 50% so với cùng kỳ. 13 Công tác quản trị rủi ro được đẩy mạnh nhằm phát hiện và xử lý kịp thời các rủi ro trọng yếu tiềm ẩn và đảm bảo an ninh, an toàn trong hệ thống - Triển khai nhận diện và cập nhật thường xuyên các rủi ro liên quan đến hoạt động kinh doanh; Triển khai các biện pháp để ngăn ngừa và giảm thiểu các rủi ro này. Không xảy ra các rủi ro nghiêm trọng. 14 Chất lượng dịch vụ được khách hàng đánh giá cao - Tỉ lệ số lượt khách hàng tăng 30%. - Tỷ lệ khách hàng hài lòng CSI là 90%. 15 PHÁT TRIỂN BỀN VỮNG Đẩy mạnh các chương trình, hoạt động, sáng kiến nhằm hiện thực hóa sứ mệnh của Tập đoàn “Vì cuộc sống tốt đẹp hơn cho Người Việt” - Tham gia 100% các chương trình, hoạt động thiện nguyện của Tập đoàn. - 80% CBNV tham gia vào các chương trình thi đua sáng kiến. QUẢN TRỊ - VẬN HÀNH CAM KẾT CHUNG P&L cam kết Toàn thể Ban Lãnh đạo và CBNV toàn Công ty xin cam kết: Hoàn thành 100% các chỉ tiêu đã ký cam kết với Ban Lãnh đạo Tập đoàn. Trong trường hợp không đạt được 100% chỉ tiêu, xin nhận mức phạt như sau: + Nếu đạt dưới 90% các chỉ tiêu: Công ty sẽ không có thưởng. + Nếu đạt dưới 80% các chỉ tiêu: Công ty sẽ không có thưởng; toàn bộ CBLĐ từ cấp T2 trở lên sẽ bị hạ chức/cấp bậc. + Nếu đạt dưới 70% các chỉ tiêu: Công ty sẽ không có thưởng; toàn bộ CBNV Công ty sẽ không được hưởng quà Sinh nhật Tập đoàn 25 năm; toàn bộ CBLĐ từ cấp T4 trở lên sẽ bị hạ chức/ cấp bậc.
TRÂN TRỌNG CẢM ƠN!

More Related Content

PDF
Phương thức bán hàng và phương thức thanh toán trong kế toán
byDịch vụ viết bài trọn gói ZALO 0917193864
 
PPTX
Chương 2 - H.Chu trình chi tiêu (mua hàng và thanh toán) (2).pptx
byhoangylpt280404
 
PPTX
Chương 2 - H.Chu trình chi tiêu (mua hàng và thanh toán) (2).pptx
byhoangylpt280404
 
DOCX
Chu trình bán hàng của dệt may
byThu Hang Zhuang
 
DOC
Ứng dụng Microsof excel kế toán bán hàng tại công ty cổ phần thương mại – dịc...
byVũ
 
PDF
Bai tieu luan_htttql
byTri Nguyen
 
PDF
Chương 4_Chu trình chi tiêu_V1.pdf
byoThuHng5
 
DOC
Hop phat
bycamchuong
 
Phương thức bán hàng và phương thức thanh toán trong kế toán
byDịch vụ viết bài trọn gói ZALO 0917193864
 
Chương 2 - H.Chu trình chi tiêu (mua hàng và thanh toán) (2).pptx
byhoangylpt280404
 
Chương 2 - H.Chu trình chi tiêu (mua hàng và thanh toán) (2).pptx
byhoangylpt280404
 
Chu trình bán hàng của dệt may
byThu Hang Zhuang
 
Ứng dụng Microsof excel kế toán bán hàng tại công ty cổ phần thương mại – dịc...
byVũ
 
Bai tieu luan_htttql
byTri Nguyen
 
Chương 4_Chu trình chi tiêu_V1.pdf
byoThuHng5
 
Hop phat
bycamchuong
 

Similar to You can have the best startup idea in the world, but unless you have the money to finance its growth, your idea might not reach its full potential. In some cases, you might run out of money before your business ever gains traction.

PPT
Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty cổ phần Dệt Hòa Kh...
byNguyễn Công Huy
 
PPT
KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN
byNguyễn Công Huy
 
PPTX
Chu trình hệ thống kiểm soát bán hàng
byDuyên Nguyễn
 
PPTX
tailieunhanh_ais2_chuong_6_ctcp_1_1887.pptx
byPhngTrn43350
 
PPT
Quy trình nghiệp vụ bán lẻ
byCông ty cổ phần Hệ thống 1-V
 
PPT
Một số nghiệp vụ cơ bản trong 1C:Bán lẻ 8
byCông ty cổ phần Hệ thống 1-V
 
PPTX
Một ít kiến thức về module sale trên ERP
byTai Nguyen An
 
PPTX
Phần mềm quản trị tài chính kinh doanh Lạc Việt AccNet9 ERP
byTung Huynh Duc
 
PPTX
AIS-TRUONGDAIHOCKINHTEHOCHIMINH-BAITAPNHOM
bythunguyen31231570328
 
PPT
Bai iii quy trinh tmdt
byGiang Nguyễn
 
DOC
ke toan doanh nghiep thuong mai
byNa Na
 
DOCX
Cơ Sở Lí Luận Về Kế Toán Bán Hàng Và Xác Định Kết Quả Kinh Doanh.docx
byZalo/Tele: 0973.287.149 Dịch vụ viết thuê đề tài trọn gói
 
DOCX
Cơ sở lý luận về quản trị bán hàng thương mại điện tử, 9 điểm.docx
byDV Viết Luận văn luanvanmaster.com ZALO 0973287149
 
PDF
co-so-ly-luan-ve-ke-toan-doanh-thu-tieu-thu-va-xac-dinh-ket-qua-kinh-doanh-tr...
byhuonghuynh70
 
PPT
Giới thiệu 1C:BÁN LẺ 8
byCông ty cổ phần Hệ thống 1-V
 
PPT
Phần mềm quản lý bán hàng 1C:BÁN LẺ 8
byCông ty cổ phần Hệ thống 1-V
 
DOCX
Cơ sở lý luận về kế toán doanh thu tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tr...
byDV Viết Luận văn luanvanmaster.com ZALO 0973287149
 
DOC
Phan mem quan ly kho hang, ban hang, mua hang comtek.sm v2
bySnoozeloop AF
 
DOCX
Ke toan ban hang trong kinh doanh may giat cong nghiep, hoa chat giat la
byTN VIETNAM PRODUCTION CO.,LTD
 
DOC
Đề tài_ Thực trạng hoạt động bán hàng tại Công ty Cổ Phần Nước Khoáng Khánh H...
byThuH204737
 
Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty cổ phần Dệt Hòa Kh...
byNguyễn Công Huy
 
KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN
byNguyễn Công Huy
 
Chu trình hệ thống kiểm soát bán hàng
byDuyên Nguyễn
 
tailieunhanh_ais2_chuong_6_ctcp_1_1887.pptx
byPhngTrn43350
 
Quy trình nghiệp vụ bán lẻ
byCông ty cổ phần Hệ thống 1-V
 
Một số nghiệp vụ cơ bản trong 1C:Bán lẻ 8
byCông ty cổ phần Hệ thống 1-V
 
Một ít kiến thức về module sale trên ERP
byTai Nguyen An
 
Phần mềm quản trị tài chính kinh doanh Lạc Việt AccNet9 ERP
byTung Huynh Duc
 
AIS-TRUONGDAIHOCKINHTEHOCHIMINH-BAITAPNHOM
bythunguyen31231570328
 
Bai iii quy trinh tmdt
byGiang Nguyễn
 
ke toan doanh nghiep thuong mai
byNa Na
 
Cơ Sở Lí Luận Về Kế Toán Bán Hàng Và Xác Định Kết Quả Kinh Doanh.docx
byZalo/Tele: 0973.287.149 Dịch vụ viết thuê đề tài trọn gói
 
Cơ sở lý luận về quản trị bán hàng thương mại điện tử, 9 điểm.docx
byDV Viết Luận văn luanvanmaster.com ZALO 0973287149
 
co-so-ly-luan-ve-ke-toan-doanh-thu-tieu-thu-va-xac-dinh-ket-qua-kinh-doanh-tr...
byhuonghuynh70
 
Giới thiệu 1C:BÁN LẺ 8
byCông ty cổ phần Hệ thống 1-V
 
Phần mềm quản lý bán hàng 1C:BÁN LẺ 8
byCông ty cổ phần Hệ thống 1-V
 
Cơ sở lý luận về kế toán doanh thu tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tr...
byDV Viết Luận văn luanvanmaster.com ZALO 0973287149
 
Phan mem quan ly kho hang, ban hang, mua hang comtek.sm v2
bySnoozeloop AF
 
Ke toan ban hang trong kinh doanh may giat cong nghiep, hoa chat giat la
byTN VIETNAM PRODUCTION CO.,LTD
 
Đề tài_ Thực trạng hoạt động bán hàng tại Công ty Cổ Phần Nước Khoáng Khánh H...
byThuH204737
 

Recently uploaded

DOCX
Nhật ký thực tập kế toán tại công ty tnhh mtv Sang Thành Lập
bylamluanvan.net Hỗ trợ viết luận văn
 
PPTX
Ch4.2 Chủ thể trong kinh doanh - công ty (1).pptx
byphamdang0579
 
PPTX
BÁO CÁO CUỐI KỲ ĐÀO TẠO CĐS.pptx BÁO CÁO CUỐI KỲ ĐÀO TẠO CĐS.pptx
bynguyennguyenphuong20
 
PPTX
mô hình 3D Printing mô hình 3D Printing 3
byssuser4e6c051
 
DOC
Nhật ký thực tập tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Sbay
bylamluanvan.net Hỗ trợ viết luận văn
 
PPTX
Slide CoSoSys DLP (Data Leak Prevention).pptx
bytunght0505
 
PPTX
Học thuyết hình thái kinh tế - xã hội _ Nhóm 3.pptx
bylinhm6394
 
PDF
CKDCuiggggiugiuiguuugguguiguigui1- KNCB.pdf
bylocsama2k3
 
Nhật ký thực tập kế toán tại công ty tnhh mtv Sang Thành Lập
bylamluanvan.net Hỗ trợ viết luận văn
 
Ch4.2 Chủ thể trong kinh doanh - công ty (1).pptx
byphamdang0579
 
BÁO CÁO CUỐI KỲ ĐÀO TẠO CĐS.pptx BÁO CÁO CUỐI KỲ ĐÀO TẠO CĐS.pptx
bynguyennguyenphuong20
 
mô hình 3D Printing mô hình 3D Printing 3
byssuser4e6c051
 
Nhật ký thực tập tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Sbay
bylamluanvan.net Hỗ trợ viết luận văn
 
Slide CoSoSys DLP (Data Leak Prevention).pptx
bytunght0505
 
Học thuyết hình thái kinh tế - xã hội _ Nhóm 3.pptx
bylinhm6394
 
CKDCuiggggiugiuiguuugguguiguigui1- KNCB.pdf
bylocsama2k3
 

You can have the best startup idea in the world, but unless you have the money to finance its growth, your idea might not reach its full potential. In some cases, you might run out of money before your business ever gains traction.

  • 1.
    Tháng 8/2017 ĐÀO TO GIÁM Đ C SIÊU TH ĐI N MÁY Ạ Ố Ị Ệ H H u H ng ồ ữ ư
  • 2.
  • 3.
    MỤC LỤC SDTC phòngkế toán / phân quyền quản lý Tổng quan hệ thống thông tin Vinpro Mô hình bán hàng & Logistic Phương thức thanh toán Kiểm soát thu ngân & thủ kho Kỷ yếu cửa hàng
  • 4.
  • 5.
    TỔNG QUAN HỆTHỐNG THÔNG TIN
  • 6.
    6 TỔNG QUAN HỆTHỐNG THÔNG TIN POS NAV: Hệ thống bán hàng thu ngân, đã được customize theo mô hình bán lẻ điện máy. Các chức năng chủ yếu của POS NAV 1. Lập đơn hàng – xuất hoá đơn bán hàng 2. Chỉnh sửa bổ sung thông tin hoá đơn 3. Thu tiền – thu hộ 4. Điều phối hàng hoá giao sau 5. Cập nhật chương trình khuyến mãi 6. Kết ca – kết ngày SAP HANA: Hệ thống ERP lưu trữ dữ liệu bán hàng từ PO, đây là hệ thống kế toán cũ của VinPro. SAP HANA: Hệ thống ERP mạnh nhất hiện nay, gồm nhiều phân hệ quản trị chuyên nghiệp theo chuẩn quốc tế. Các chức năng thực hiện chủ yếu ở VinPro: 1. FICO – Phân hệ kế toán, SAP FICO sẽ lấy dữ liệu từ POS để lên hệ thống kế toán theo chuẩn mực kế toán để quản lý doanh thu, công nợ, tiền, tài sản, và phân tích kinh doanh tài chính cho công ty VinPro. 2. SD – Phân hệ bán hàng, phân phối hàng hoá, quản lý nhập xuất hàng hoá , điều khoản mua bán. 3. BEX – Phân hệ phân tích doanh thu chi phí cho từng cửa hàng, công ty
  • 7.
    7 TỔNG QUAN HỆTHỐNG THÔNG TIN Oneloyalty: Hệ thống theo tích tiêu điểm chung cho toàn bộ khách hàng của Vingroup. (tính điểm theo tỉ lệ quy đổi từng PnL) 1. Thực hiện tạo thẻ VINID cho khách 2. Theo dõi tiêu tích điểm của khách 3. Block thẻ hoặc kiểm tra giao dịch mua bán của khách TMS adayroi: Hệ thống quản lý giao hàng – vận chuyển của Adayroi, do VinLog quản lý và thực hiện giao hàng cho VinPro. 1. Quản lý hàng hoá giao sau 2. Thu tiền bán hàng giao sau 3. Quản lý công nợ giao sau 4. Tính toán độ trễ đơn hàng E-invoice: Hệ thống hoá đơn điện tử của VNPT triển khai, hệ thống đã liên kết với POS để xuất hoá đơn ngay khi lên bill bán hàng. Khách hàng sẽ lấy Bill code để lên hệ thống online để in ra. 1. In hoá đơn online 2. Quản lý dữ liệu xuất hoá đơn bán hàng
  • 8.
    KÊNH BÁN HÀNG Bánlẻ theo chuỗi (B2C) Bán lô theo dự án (B2B) Bán online (ADR) Dịch vụ bán hàng & hậu mãi
  • 9.
    MÔ HÌNH BÁNHÀNG Giao ngay tại quầy (Cash & Carry) Giao ngay tại kho CH (Cash & Delivery) Giao sau Kho LOG (Home & Delivery)
  • 10.
    MÔ HÌNH BÁNHÀNG & LOGISTIC
  • 11.
    MÔ HÌNH BÁNHÀNG & LOGISTIC
  • 12.
    MÔ HÌNH BÁNHÀNG & LOGISTIC
  • 13.
  • 14.
    HÌNH THỨC THANHTOÁN Stt Hình thức thanh toán ở POS DM Mục đích sử dụng Hình ảnh minh hoạ 1 Bank Transfer Khách hàng thanh toán bằng chuyển từ tài khoản khách hàng (cá nhân hoặc tổ chức) vào tài khoản của công ty VCM. Thu ngân sẽ gởi thông tin cho kế toán kiểm tra tài khoản của VCMđã nổi tiền mà khách chuyển chưa? 2 Tiền mặt Khách hàng thanh toán bằng tiền mặt tại quầy 3 Thẻ ngân hàng Khách hàng cà thẻ ngân hàng. Lưu ý: Phân biệt Thẻ nội địa và thẻ quốc tế, Thẻ debit (thẻ ghi nợ) / Thẻ credit (thẻ tín dụng)
  • 15.
    HÌNH THỨC THANHTOÁN 4 Phiếu mua hàng Khách hàng sử dụng PMH do VinPro, VinMart, ADR phát hành, có đăng ký mã voucher trên hệ thống SAP. Lưu ý: có hình thức Voucher giấy & voucher điện tử 5 Thẻ quà tặng Khách hàng sử dụng PMH do đối tác liên kết với Vincommerce phát hành. Không đăng ký trên hệ thống SAP. Chương trình sẽ do kế toán gởi hướng dẫn xuống Trung Tâm 6 Trả góp HD Finance Khách hàng đăng ký sử dụng dịch vụ trả góp của HDF, chương trình được nhân viên HDF tư vấn, tiền sẽ do HDF chuyển tiền về cho công ty T+3 7 Phí trả hàng Khách hàng đổi trả hàng sẽ bị thu thêm phí theo biểu phí công ty quy định theo từng thời điểm
  • 16.
    HÌNH THỨC THANHTOÁN 8 Hoàn điểm tích luỹ Khách hàng đổi trả hàng và dùng điểm cũ đã tiêu thanh toán cho đơn hàng mới 9 Phiếu có giá trị thanh toán Khách hàng đổi trả hàng và dùng phiếu mua hàng cũ đã tiêu thanh toán cho đơn hàng mới Theo mẫu hệ thống 10 Trả góp PPF Khách hàng đăng ký sử dụng dịch vụ trả góp của HDF, chương trình được nhân viên PPF tư vấn, tiền sẽ do PPF chuyển tiền về cho công ty T+3 11 Trả góp ACS Khách hàng đăng ký sử dụng dịch vụ trả góp của ACS, chương trình được nhân viên ACS tư vấn, tiền sẽ do HDF chuyển tiền về cho công ty T+3
  • 17.
    HÌNH THỨC THANHTOÁN 12 Phiếu đặt cọc Khách hàng đặt cọc giữ hàng (dùng cho đặt cọc sản phẩm mới) Đơn hàng bị lỗi chưa lên hệ thống, nhưng thu ngân phải thu trước số tiền để giao hàng cho khách trước, sau đó nhập liệu lại trên hệ thống 13 Trả góp VinPro Chỉ áp dụng cho nhân viên VinPro theo chính sách bán hàng trả góp cho nội bộ nhân viên 14 Trả góp VP Bank Khách hàng đăng ký sử dụng dịch vụ trả góp của FEC, chương trình được nhân viên FEC tư vấn, tiền sẽ do HDF chuyển tiền về cho công ty T+3 15 Điểm tích luỹ VINID Khách hàng sử dụng điểm thẻ VINID để thanh toán tiền hàng
  • 18.
    QUY TRÌNH KẾTNGÀY THU NGÂN
  • 19.
    QUY TRÌNH KẾTNGÀY THU NGÂN
  • 20.
    QUY TRÌNH KẾTNGÀY THU NGÂN
  • 21.
    QUY ĐỊNH ĐỐIVỚI THU NGÂN QUY ĐỊNH TÀI CHÍNH ĐỐI VỚI THU NGÂN:  Tiền bán hàng hàng ngày thu ngân không được chi với bất cứ lý do gì (Trừ khi có xác nhận của giám đốc, kế toán trưởng của chi nhánh, vùng)  Thu ngân được phép chi tiền cho khoản tạm ứng hàng tháng.  Không để tiền, tài sản cá nhân lẫn vào tiền, tài sản của công ty.  Nộp tiền bán hàng đúng quy định của công ty.  Khi có phát hiện gian lận, tiêu cực liên quan tới tài chính thì công ty sẽ chấm dứt hợp đồng ngay khi phát hiện và bồi thường thiệt hại cho công ty.
  • 22.
    THU TIỀN/ QUẢNLÝ TIỀN TẠI QUẦY HOẠT ĐỘNG THU TIỀN: Nhận tiền mua hàng từ khách hàng( Tiền mặt, thẻ ngân hàng, coupon,voucher…). Kiểm đếm và hoàn trả tiền dư (nếu có) Ghi nhận số tiền, doanh thu xác nhận đúng với khách hàng..
  • 23.
    THU TIỀN/ QUẢNLÝ TIỀN TẠI QUẦY QUẢN LÝ TIỀN MẶT TẠI QUẦY Tiền mặt tại quầy bao gồm các khoản thu của khách hàng, quản lý tiền mặt tại quầy là quản lý doanh số bán hàng. Kiểm đếm kỹ lượng tiền mặt tại ca làm việc, bàn giao với quản lý khi lượng tiền trong quầy thu ngân đủ lớn. Không sử dụng tiền tại quầy thu ngân khi chưa được sự xác nhận của giám đốc trung tâm,
  • 24.
    QUẢN LÝ TIỀNGỬI NGÂN HÀNG TIỀN NGÂN HÀNG Tiền ngân hàng là các khoản tiền khách hàng mua hàng thanh toán theo phương thức chuyển khoản, hoặc là tiền nộp tiền từ quầy thu ngân của cửa hàng cho ngân hàng. Nguyên tắc bán hàng thanh toán bằng hình thức chuyển khoản: kế toán HO thông báo khách hàng đã chuyển tiền vào ngân hàng thì thu ngân/ kế toán sẽ tiến hành bán hàng cho khách hàng. Tiền mặt tại quầy thu ngân sẽ được nộp vào ngân hàng hàng ngày, để tránh rủi ro, mất mát tiền của công ty.
  • 25.
    NGUYÊN TẮC XUẤTNHẬP KHO 25 PO: Purcharse Order: Đơn đặt hàng DO: Delivery Order: Giấy điều vận SO: Sale Order: Đơn bán hàng Nhập Nhập PO mua hàng (Ngành hàng tạo STO, Thủ kho kéo lên nhập SAP) Nhập STO điều chuyển (Ngành hàng tạo STO, Thủ kho kéo lên nhập SAP) Nhập hàng trả lại (Hệ thống tự động tạo SRO, Thủ kho get dữ liệu vào) Nhập khác (Thủ kho thực hiện Good receipt oder để nhập vào SAP) Xuất Xuất bán hàng SO (Ngành hàng tạo đơn (B2B). Thủ kho xuất thực hiện kéo SO xuất hàng ra. Xuất hàng giao quầy (Trưởng quầy hàng đề xuất chuyển hàng từ kho ra quầy. Thủ kho làm thủ tục chuyển kho Sloc) Xuất tiêu dùng nội bộ (Đối với dùng làm TSCĐ, kế toán tạo lệnh để shop xuất, nếu dùng làm quà biếu tặng, khuyến mãi phải chứng mình CTKM cho kế toán) Xuất khác (Thủ kho thực hiện Good issue other để xuất khác ra khỏi hệ thống) STO: Stock Transfer Oder: Điều chuyển hàng nội bộ SRO: Sale Return Order: Đơn hàng huỷ
  • 26.
    NHẬP/ XUẤT HÀNGHÓA KHO CÓ YÊU CẦU Nhập kho: - Nhập kho hàng từ nhà cung cấp:  Nhập kho hàng mới từ nhà cung cấp  Kiểm tra hồ sơ, hàng hóa: là bộ PO hàng, bao gồm đề nghị nhập hàng từ PM, hóa đơn bán hàng và biên bản bàn giao từ nhà cung cấp.  Lưu ý: Hồ sơ phải chính xác, có đầy đủ chữ ký của ngành hàng, đối tác giao nhận và thủ kho. Hồ sơ nhà cung cấp phải có hóa đơn, biên bản giao nhận có ghi đầy đủ số Serial, IMEI của hàng hóa.
  • 27.
    NHẬP/ XUẤT HÀNGHÓA KHO CÓ YÊU CẦU Nhập kho: - Nhập kho điều chuyển nội bộ:  Nhập kho từ kho tổng hoặc từ cửa hàng khác.  Kiểm tra hồ sơ, hàng hóa: là bộ TO từ kho tổng từ kho tổng hoặc cửa hàng khác, bao gồm giấy luân chuyển hàng và các chứng từ liên quan.  Lưu ý: Hồ sơ phải chính xác, có đầy đủ chữ ký của điều vận, tài chính kế toán. Hồ sơ điều vận phải có giấy đề nghị, biên bản giao nhận có ghi đầy đủ số Serial, IMEI của hàng hóa
  • 28.
    NHẬP/ XUẤT HÀNGHÓA KHO CÓ YÊU CẦU Xuất kho: - Xuất kho bán hàng cho khách hàng:  Xuất kho khi có hóa đơn từ cửa hàng.  Kiểm tra hóa đơn, mặt hàng trong hóa đơn  Lưu ý: Hóa đơn phải đầy đủ thông tin khách hàng, chữ ký, sản phẩm.
  • 29.
    NHẬP/ XUẤT HÀNGHÓA KHO CÓ YÊU CẦU Xuất kho: - Xuất kho luân chuyển nội bộ:  Xuất kho khi có phiếu điều vận từ bộ phận điều vận.  Kiểm tra chứng từ, chuẩn bị hàng xuất kho  Lưu ý: phiếu điều chuyển nội bộ phải đầy đủ thông tin, chữ kỹ của điều vận, tài chính kế toán.
  • 30.
    NGHIỆP VỤ XUẤTHÀNG PHƯƠNG PHÁP FIFO Định nghĩa: FIFO (first in – first out): là phương pháp kiểm kê chi phí, trong đó giả định các mục hàng hóa nhập trước được xuất trước. Điều này có nghĩa là mục hàng hóa nào vào kho lâu nhất sẽ được ghi nhận là đã bán trước nhưng không cần thiết chính xác đối tượng vật lý đó đã được xác định và bán. Mục đích: - Giảm tuổi thọ hàng tồn kho. - Trong thời kì lạm phát, việc hàng nhập trước xuất trước sẽ làm giảm giá vốn, tăng lợi nhuận cho công ty.
  • 31.
    SẮP XẾP, LƯUTRỮ HÀNG HÓA
  • 32.
    SẮP XẾP, LƯUTRỮ HÀNG HÓA Sắp xếp theo đúng chuẩn hàng hóa trên kệ Phân biệt các vùng hàng hóa Gọn gàng, sạch sẽ Tiện lợi cho việc kiểm kê
  • 33.
    SẮP XẾP, LƯUTRỮ HÀNG HÓA Vẽ layout phân chia khu vực chứa hàng rõ ràng, đào tạo nhân viên thực hiện đúng hướng dẫn khi vào làm tại kho, lối đi giữa 2 kệ kho phải đủ rộng để lấy hàng hoá và di chuyển.
  • 34.
    SẮP XẾP, LƯUTRỮ HÀNG HÓA Phân lại hàng thường xuyên di chuyển và hàng chậm luân chuyển để đưa vào các kệ kho và khu vực lưu trữ. Tránh trường hợp di chuyển hàng hoá nhiều chỗ (gây hư hỏng và tốn nhiều thời gian sắp xếp)
  • 35.
    SẮP XẾP, LƯUTRỮ HÀNG HÓA Sử dụng kệ kho để chứa hàng hoá được nhiều hơn và an toàn hơn
  • 36.
    SẮP XẾP, LƯUTRỮ HÀNG HÓA Đánh dấu vị trí từng kệ và mâm chứa hàng. Khi lấy hàng sẽ tuân thủ vị trí lấy hàng để truy tìm nhanh chóng.
  • 37.
    SẮP XẾP, LƯUTRỮ HÀNG HÓA Dùng xe đẩy hàng để lấy hàng hoá nặng, không di chuyển bằng tay vừa không an toàn, vừa nguy hiểm
  • 38.
    SẮP XẾP, LƯUTRỮ HÀNG HÓA Sử dụng Pallet, tránh bị nước thấm vào hàng hoá, và có thể thực hiện xe nâng để di chuyển hàng hoá trong kho.
  • 39.
    SẮP XẾP, LƯUTRỮ HÀNG HÓA Phân loại theo từng loại sản phẩm, thuộc từ nhóm sản phẩm
  • 40.
    SẮP XẾP, LƯUTRỮ HÀNG HÓA - Phòng cháy chữa cháy: đầy đủ các thiết bị và nhân viên được học – thực hành thường xuyên. - Trang bị đầy đủ vật dụng an toàn lao động cho nhân viên làm việc trong kho hàng như mũ, giày, bao tay và quần áo kỹ thuật… - Tuân thủ đầy đủ nội quy khi vào kho hàng, đặc biệt không ra vào kho hàng khi chưa có
  • 41.
    41 KIỂM KÊ HÀNGHÓA ĐỊNH KỲ Các hình thức kiểm kê: - Kiểm kê 20 mã hàng mỗi ngày -> GĐST tự chọn mẫu và tiến hành kiểm kê. - Kiểm kê định kỳ vào thứ 2 đầu tháng -> KSNB thực hiện. - Kiểm kê đột xuất theo yêu cầu BGĐ -> KSNB thực hiện - Kiểm kê sau khai trường 7 ngày -> KSNB thực hiện - Kiểm kê tài chính năm -> Kế toán và các bộ phận thực hiện - Kiểm kê bàn giao -> Shop thực hiện gởi báo cáo cho kế toán Lưu ý: - Kiểm kê là kiểm đếm số lượng hàng hóa thực tế tại shop (kệ trưng bày, tủ đựng, kho lưu trữ, hàng đang nhận bảo hành, …) - Khi có phát sinh chênh lệch, các bên phải tìm nguyên nhân, xử lý sai lệch và lập biên bản kiểm kê có đẩy đủ chữ ký của bên kiểm và bên bị kiểm.
  • 42.
    42 KIỂM KÊ HÀNGHÓA ĐỊNH KỲ Stt Hình thức kiểm kê Người/Bộ phận yêu cầu Người/Bộ phận thực hiện Người/Bộ phận nhận báo cáo Ghi chú 1 Kiểm kê 20 mã bất kỳ đầu mỗi ngày Kế toán Giám đốc ST (trưởng quầy hàng + thủ kho) Giám đốc Siêu thị 2 Kiểm kê định kỳ vào ngày thứ Hai của đầu mỗi tháng (tháng/lần) Quy định đã ban hành Cửa hàng (trưởng quầy hàng + thủ kho) Kế toán / Thanh tra 3 Kiểm kê đột xuất: 1. Đột xuất/theo yêu cầu của BTGĐ/TT 2. Có kế hoạch (tối thiểu 10 Shop/tháng và không báo trước) BTGD Thanh tra - Thanh tra hoặc - Kế toán và - GĐST và trưởng quầy hàng BTGĐ / Thanh tra 4 Kiểm sau khai trương: - VinPro: 10 ngày sau khai trương Quy định đã ban hành - Thanh tra hoặc - Kế toán và - GĐST và trưởng quầy hàng Kế toán / Thanh tra / GĐST 5 Kiểm kê bàn giao công việc (khi có thay đổi Trưởng quầy / Thủ kho) Quy định đã ban hành Quy định - Thanh tra hoặc - Kế toán và - GĐST và trưởng quầy hàng Kế toán / Thanh tra / GĐST 6 Kiểm kê năm tài chính Quy định đã ban hành - Thanh tra hoặc - Kế toán và - GĐST và trưởng quầy hàng BTGĐ / Kế toán / Thanh tra / GĐST
  • 43.
    43 KIỂM KÊ HÀNGHÓA ĐỊNH KỲ Các bước thực hiện: - Lập ban kiểm kê - Chọn Phương án kiểm kê (tạo PID trước hoặc kiểm thực tế rồi tạo PID chênh lệch) - Kiểm kê và tổng hợp số liệu kiểm kê - Báo cáo ban lãnh đạo kết quả và đưa hướng giải quyết chênh lệch Ghi chú: - Việc kiểm kê hàng tồn kho sẽ giúp đối chiếu các số liệu bán hàng, hàng hóa, tiền quỹ tại các cửa hàng, nên cần phải cực kỳ chính xác. - Nhóm kiểm kê gồm có: Thủ kho, thu ngân, trưởng quầy hàng, GĐST và đại diện phía công ty (kế toán, Thanh tra, ngành hàng, taskforce, bảo hành…) - Kiểm kê là kiểm đếm số lượng hàng hóa thực tế tại shop (kệ trưng bày, tủ đựng, kho lưu trữ, hàng đang nhận bảo hành, …) - Khi có phát sinh chênh lệch, các bên phải tìm nguyên nhân, xử lý sai lệch và lập biên bản kiểm kê có đầy đủ chữ ký của bên kiểm và bên bị kiểm.
  • 44.
    44 KIỂM KÊ HÀNGHÓA ĐỊNH KỲ
  • 45.
    45 KIỂM KÊ HÀNGHÓA ĐỊNH KỲ
  • 46.
    QUY ĐỊNH LƯUTRỮ CHỨNG TỪ Hoá đơn GTGT đầu vào phải được sắp xếp theo ngày tháng nhận hàng và nhà cung cấp. Đóng thành tệp chứng từ và lưu trữ. Hồ sơ sẽ được lưu trữ tại cửa hàng để phục vụ kiểm tra chứng từ của các bộ phận liên quan. Hồ sơ sẽ được chuyển về phòng kế toán khi kế toán thông báo. Biên bản giao nhận hàng hoá (phiếu xuất kho,biên nhận, bàn giao giữa các bộ phận) phải có đầy đủ chứng từ và lưu trữ nội bộ cửa hàng. Trường hợp kiểm tra không có biên bản tương ứng thủ kho phải đền bù hàng hoá bị mất) Các chứng từ phải được ký nhận đầy đủ các chức danh trên chứng từ, trường hợp không ký nhận chứng từ là vi phạm tự ý giao nhận và xử lý theo quy định của công ty.
  • 47.
    BỘ CHỨNG TỪPO Hóa đơn GTGT từ NCC List Imei/ SN đi kèm sản phẩm BỘ CHỨNG TỪ CẦN BIẾT Phiếu xuât kho hoặc biên bản bàn giao
  • 48.
    QUY ĐỊNH VỀHÓA ĐƠN CHỨNG TỪ Phiếu thu phải được in ra cung cấp cho khách hàng, và tư vấn cho khách hàng tải hoá đơn điện tử trên website về. Với trường hợp viết Phiếu thu tay, sau khi cập nhật hệ thống, TN cập nhật ngay vào hệ thống khi hệ thống đã được sửa lỗi. Lưu trữ đầy đủ các phiếu bán hàng để làm cơ sơ đối chiếu với hoá đơn bán hàng đã lập. Thu ngân đóng lưu riêng chứng từ này. Thu ngân phải tiến hành xuất hoá đơn trên hệ thống vào cuối mỗi ngày, trước khi ra về. Kế toán sẽ lập biên bản sai phạm gởi thanh tra mỗi ngày về sai phạm này.
  • 49.
    QUY ĐỊNH VỀHÓA ĐƠN CHỨNG TỪ
  • 50.
    QUY ĐỊNH VỀHÓA ĐƠN CHỨNG TỪ
  • 51.
    QUY ĐỊNH VỀHÓA ĐƠN CHỨNG TỪ
  • 52.
    52 KỶ YẾU Stt Môtả lỗi phát sinh Nội dung xử lý Người xử lý Tình trạng Hướng xử lý 1 Không cập nhật số hóa đơn bán ra trên hệ thống POS In hóa đơn thay thế cho các đơn hàng đã in hóa đơn lùi ngày Cập nhật số hóa đơn bán hàng ngày theo thực tế đã in Thu ngân Thường xuyên Cập nhật số hóa đơn đúng theo đơn hàng theo hóa đơn thực tế đã in hàng ngày. Cập nhật số hóa đơn thì vào Danh sách đã in VAT giao ngay và giao sau trong POS thu ngân, còn ngày in hóa đơn thì vào Printed VAT Invoices trong POS thu giao sau cập nhật. Khi in lại hóa đơn bị sai ngày thì in bằng file Excel lên hóa đơn bản chính. Phải cập nhật các đơn bán trước khi làm đơn trả hàng để đảm bảo nội dung hóa đơn điều chỉnh chính xác. 2 Không tích điểm hoặc tích điểm bị lỗi Tích điểm bổ sung Thu ngân Không thường xuyên Kiểm tra danh sách các mặt hàng của Vinpro được tích và không được tích điểm VinPoint. Loại trừ các mặt hàng không được tích và các đơn hàng trả góp 0% lãi suất hoặc trả góp trả trước 0 đồng hoặc các mặt hàng giá sốc. Trước khi in hóa đơn phải xem điểm tích hoặc tiêu đã có trên hóa đơn không hoặc kiểm tra trên Report/Kiểm tra VinID. 3 Hóa đơn in lùi ngày Thu hồi hóa đơn đã xuất và xuất hóa đơn mới Thu ngân Không thường xuyên Tổng kết số lượng hóa đơn bán ra trong ngày và chốt số lớn nhất trong ngày đã in, sang ngày mới dùng số kế tiếp, số hóa đơn nhỏ của ngày cũ phải gạch bỏ. VD: Giả sử có 03 POS thu ngân, mỗi bạn sẽ rút mỗi lần 20 số bắt đầu là số 01, vậy thì số lớn nhất là 60 và nhỏ nhất là 01. Đến cuối ngày còn thừa lại số 52, 59. Việc này nghĩa là đã sử dụng tới số 60 thì ngày kế tiếp phải sử dụng số 61, các hóa đơn thừa phải gạch chéo (xóa bỏ) và lưu đủ các liên. 4 Trả hàng sai hình thức Nhập sai hình thức thanh toán Thu ngân Thường xuyên Báo lại Kế toán quản lý Shop để được hỗ trợ điều chỉnh. Trước khi làm điều chỉnh, cần kiểm tra điểm VinPoint và hình thức thanh toán. 5 Không kết ngày được, không tổng kết POS Payoo, Ngân hàng Chốt doanh số ngày Thu ngân Không thường xuyên Cuối ngày thu ngân kiểm tra tiền và so với kết ca, Tổng kết các Pos Ngân hàng để đối chiếu thực tế cà thẻ giao ngay và giao sau. Tổng kết Payoo trên POS Payoo và Web Payoo để đối chiếu Thu hộ và Thẻ cào đã bán.
  • 53.
    53 KỶ YẾU 6 Không kiểmsoát được tiền thu giao sau Thu tiền không biết thu bao nhiêu đơn hàng, đã lên thu giao sau hệ thống hay chưa. Thu ngân Không thường xuyên Thu ngân phải đưa cho giao nhận lắp đặt 1 quyển sổ ký nhận hóa đơn có ghi số tiền còn phải thu ngày đó. Sau khi nhận đủ tiền thì lên thu giao sau. 7 Giao hàng đơn giao sau bằng Phiếu tay Mất kiểm soát đơn bán, không căn cứ thu tiền Thu ngân Không thường xuyên Lên phiếu đặt cọc kèm theo Phiếu bán hàng. Bán hàng phải cập nhật những đơn đã bán để có cơ sở đối chiếu. 8 Sai giá bán (hàng bán và hàng giá sốc) Cài lại giá theo thời điểm Ngành hàng Thường xuyên Bán hàng phải gởi mail cho Ngành hàng xử lý gấp để trừ tồn và xác định doanh thu. 9 Sai chương trình khuyến mại Cài lại chương trình khuyến mại theo thời điểm Ngành hàng Thường xuyên Lên đơn hàng đúng để trừ tồn và đưa quà cho khách. 10 Sai thông tin trên tờ rơi Thu hồi tờ rơi đã phát Marketing Không thường xuyên In lại và phát lại để việc khai trương được diễn ra như dự kiến. 11 Không kiểm tra hóa đơn VAT từng số Mất hóa đơn KSNB Không thường xuyên Nộp phạt cho Thuế 12 Không nhập Kho Nhập hàng hoàn tất và kiểm kê lại trước khi mở bán. Kho Không thường xuyên Ghi sổ cắt hàng giá sốc, quà tặng khai trương 13 Không có tồn hệ thống, nhưng tồn thực tế Chưa nhập hàng hoặc đã xuất kho nhầm hàng hóa Kho Không thường xuyên Kiểm tra lại hàng hóa sau khi xuất để đối chiếu. 14 Kho chưa trừ tồn khi Điều vận đã tạo và in phiếu điều vận chuẩn bị giao, đơn hàng vẫn chưa xuất hóa đơn. Không nắm được lượng hàng xuất kho Kho Không thường xuyên Kho phải trừ tồn để thu ngân xuất hóa đơn đi giao, Điều vận không thể đóng đơn hàng dù đã thu đủ tiền (trạng thái "đã xuất hàng"). 15 Không có mã hàng trên POS Cài mã hàng trên POS IT Không thường xuyên IT cài bổ sung mã hàng trên POS để Ngành hàng cài giá bán. 16 Hạ tầng mạng không ổn định Hạ tầng mạng hay rớt hoặc chậm IT Không thường xuyên Do dùng chung hạ tầng mạng của tòa nhà nên hay xảy ra việc rớt mang, gây ảnh hưởng không nhỏ việc lên đơn hàng bán và xuất hóa đơn cũng như nhập dữ liệu khách hàng để tích điểm. 17 Điều vận không đóng đơn trong ngày Đóng đơn trong ngày theo quy định (t=1) Điều vận Không thường xuyên Điều vận không đóng đơn được vì nhiều lý do: Thu ngân chưa thu giao sau, chưa xuất hóa đơn, đơn hủy chưa hoàn thành, lỗi User… 18 Sai mã hàng (nhầm giữa các mặt hàng khác Model) Lên đơn hàng không chính xác Bán hàng Không thường xuyên Phải kiểm tra lại thông tin của Phiếu bán hàng làm mất thời gian. 19 Sai Kho (nhầm lẫn giữa Kho bán và Kho khuyến mại) Kiểm tra lại các Kho của Shop Bán hàng Không thường xuyên Kho bấm chuyển Sloc cho mặt hàng đã bán về khuyến mại hoặc ngược lại. 20 Phiếu bán hàng Sai các thông tin quan trọng Bán hàng Không thường xuyên Ghi sai thông tin khách hàng, mã hàng, không hoặc ghi không rõ CTKM, trả trước hay đặt cọc, không có liên lưu riêng. 21 Không kết ngày được do lỗi hệ thống IT Không thường xuyên Kiểm tra tiền và làm kiểm quỹ, so với kết ca.
  • 54.
    TEAMWORK Together everyone achievesmore TINH THẦN LÀM VIỆC NHÓM Kho vận là bộ phận bên trong cửa hàng, chủ yếu xử lý các nghiệp vụ nội bộ, điều chuyển hàng hoá và phục vụ trực tiếp cửa hàng. Vì vậy yêu cầu tinh thần làm việc nhóm giữa kho – thu ngân – nhân viên bán hàng phải cực kỳ tốt và linh hoạt xử lý các tình huống công việc để phục vụ cho khách hàng tốt nhất.
  • 55.
    KIỂM SOÁT RỦIRO • Rủi ro bên ngoài (khách hàng) • Cướp giật • Đánh cắp • Lừa đảo • Rủi ro bên trong (nhân viên) • Gian lận kinh doanh (giảm giá bán để lấy tiền, đưa hàng từ ngoài vào shop bán, bán hàng không kê khai…) • Trộm cắp (hàng hóa, tiền bạc, tài sản, CCDC) • Lừa đảo (dùng danh nghĩa của công ty lừa đảo chiếm đoạt tài sản của khách hàng) • Thông đồng (không thực hiện nhưng cũng không thông báo cho cấp lãnh đạo) Báo cáo cho GĐST, bảo vệ và Thanh tra Báo Thanh tra lập biên bản, tường trình sự việc cho lãnh đạo công ty
  • 56.
    KIỂM SOÁT RỦIRO Mô hình kiểm soát rủi ro trong doanh nghiệp
  • 57.
  • 58.
    TỰ THANH TRA Lậpkế hoạch thanh tra định kỳ các mảng: Hàng bán, hàng khuyến mãi, hàng ký gởi Kiểm tra các chứng từ ký nhận hàng hoá (trường hợp không đầy đủ tương ứng không ký nhận vì lý do???) Phối hợp kiểm kê chéo trong nhóm nhân viên Lường trước các nguy cơ rủi ro sẽ xảy ra. Phối hợp với Thanh tra thực hiện kiểm tra kho bãi thường xuyên
  • 59.
    CAM KẾT VIN25 Côngty: VINCOMMERCE - CHUỖI VINPRO 1 KINH DOANH Hoàn thành đầy đủ và vượt các kế hoạch, chỉ tiêu hoạt động kinh doanh do Ban Lãnh đạo Tập đoàn giao. - Đạt tốc độ tăng trưởng doanh số trung bình 10%/tháng. 2 Ngân sách được lập hiệu quả, tối ưu; được thực hiện tốt và kiểm soát chặt chẽ. - Ngân sách được lập đầy đủ, chặt chẽ; không có chi phí hoạt động phát sinh ngoài ngân sách; doanh thu tăng so với cùng kỳ. - Các khoản chi phí đều hiệu quả hơn so với cùng kỳ. - Không có chi phí nào vượt ngân sách. 3 Các chi phí được kiểm soát chặt chẽ và sử dụng ngày càng hiệu quả. - 100% các khoản mục chi phí được kiểm soát chặt chẽ và nằm trong ngân sách. - Tỉ lệ chi phí hoạt động (không bao gồm chi phí nhân sự) giảm 13% so với cùng kỳ. 4 Bộ máy tổ chức tinh gọn, hiệu quả và luôn đảm bảo đủ biên chế. - Năng suất lao động tăng 20% so với cùng kỳ trên từng siêu thị (doanh thu số bình quân/ người). - Tỉ lệ tự cung cấp CBLĐ cấp C tại các cơ sở đang hoạt động: 100%. - Tỉ lệ tự cung cấp CBLĐ cấp P trở lên: 60%. - Không có vị trí chức danh thừa 5 Đội ngũ Lãnh đạo có năng lực, có tâm, có tầm, thể hiện vai trò thủ lĩnh; Đội ngũ Nhân viên có trình độ chuyên môn tốt, có trách nhiệm cao, luôn có tinh thần cầu thị, học hỏi, phát triển. - Trên 80% CBNV khối kinh doanh vận hành đạt sát hạch tay nghề/ chuyên môn. - 50% CBLĐ cấp P khối kinh doanh vận hành đào tạo thành công được ít nhất 01 vị trí kế cận cho mình. 6 Công tác đào tạo được đặc biệt chú trọng và có hiệu quả cao. - Hoàn thành 100% Kế hoạch đào tạo. - Hoàn thành 100% Chỉ tiêu đào tạo về giờ học & giờ dạy. - Hoàn thành 100% tài liệu được Chuẩn hóa. - 90% Giảng viên nội bộ Đạt tiêu chuẩn của Tập đoàn. 7 Môi trường làm việc đoàn kết, thượng tôn kỷ luật, thể hiện trình độ văn minh văn hóa cao; Chế độ chính sách đãi ngộ thực sự thúc đẩy, hiệu quả cao. - Tỉ lệ CBNV hài lòng với môi trường làm việc > 85%. - Tỉ lệ tự nghỉ việc bình quân < 4%/tháng. NHÂN SỰ TÀI CHÍNH 15 TIÊU CHÍ CAM KẾT VIN25 STT Mảng Nội dung Tuyên bố Cam kết Chỉ tiêu P&L đăng ký
  • 60.
    CAM KẾT VIN25 8 Bộkế hoạch hoạt động tối ưu; được xây dựng, triển khai và kiểm soát chặt chẽ. - 100% Kế hoạch được lập đầy đủ và đúng hạn. - 95% Kế hoạch hành động đạt tiến độ và chất lượng. 9 Hệ thống quy định quy chế đầy đủ, ngắn gọn, đơn giản và khả dụng. - 100% CBNV nắm được quy trình, quy định liên quan; - Quy trình, quy định đơn giản, ngắn gọn, khả dụng; được cập nhật đầy đủ, kịp thời ngay khi có thay đổi. 10 Tuân thủ các quy định của Pháp luật trong mọi hoạt động - Nghiêm túc thực hiện Bảng kiểm tuân thủ & tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật - Không lặp lại các vi phạm ở mức xử phạt hành chính trở lên (theo quy định của pháp luật) đã bị phát hiện/xử lý (bao gồm kết quả thực hiện bởi Thanh tra nội bộ) 11 Ứng dụng CNTT và luôn cập nhật công nghệ mới nhằm đảm bảo năng suất lao động đạt được ở mức tối ưu. - Luôn tiên phong trong việc triển khai các dự án CNTT của Tập đoàn có liên quan. 12 Công tác thanh tra - kiểm soát chất lượng được thực hiện hiệu quả, không có các vi phạm liên tục hoặc kéo dài - Giảm tỷ lệ các lỗi liên tục và kéo dài xuống dưới 50% so với cùng kỳ. 13 Công tác quản trị rủi ro được đẩy mạnh nhằm phát hiện và xử lý kịp thời các rủi ro trọng yếu tiềm ẩn và đảm bảo an ninh, an toàn trong hệ thống - Triển khai nhận diện và cập nhật thường xuyên các rủi ro liên quan đến hoạt động kinh doanh; Triển khai các biện pháp để ngăn ngừa và giảm thiểu các rủi ro này. Không xảy ra các rủi ro nghiêm trọng. 14 Chất lượng dịch vụ được khách hàng đánh giá cao - Tỉ lệ số lượt khách hàng tăng 30%. - Tỷ lệ khách hàng hài lòng CSI là 90%. 15 PHÁT TRIỂN BỀN VỮNG Đẩy mạnh các chương trình, hoạt động, sáng kiến nhằm hiện thực hóa sứ mệnh của Tập đoàn “Vì cuộc sống tốt đẹp hơn cho Người Việt” - Tham gia 100% các chương trình, hoạt động thiện nguyện của Tập đoàn. - 80% CBNV tham gia vào các chương trình thi đua sáng kiến. QUẢN TRỊ - VẬN HÀNH CAM KẾT CHUNG P&L cam kết Toàn thể Ban Lãnh đạo và CBNV toàn Công ty xin cam kết: Hoàn thành 100% các chỉ tiêu đã ký cam kết với Ban Lãnh đạo Tập đoàn. Trong trường hợp không đạt được 100% chỉ tiêu, xin nhận mức phạt như sau: + Nếu đạt dưới 90% các chỉ tiêu: Công ty sẽ không có thưởng. + Nếu đạt dưới 80% các chỉ tiêu: Công ty sẽ không có thưởng; toàn bộ CBLĐ từ cấp T2 trở lên sẽ bị hạ chức/cấp bậc. + Nếu đạt dưới 70% các chỉ tiêu: Công ty sẽ không có thưởng; toàn bộ CBNV Công ty sẽ không được hưởng quà Sinh nhật Tập đoàn 25 năm; toàn bộ CBLĐ từ cấp T4 trở lên sẽ bị hạ chức/ cấp bậc.
  • 61.