Workspace E-book 27 mai

1. Back to Office:
Ghid de revenire în
siguranță la birou
Disclaimer: Conținutul acestei prezentări nu poate înlocui consilierea medicală, diagnosticul sau tratamentul și nu are intenția de a se substitui acestora.
Căutați întotdeauna sfatul medicului, sau al oricărui furnizor abilitat de servicii de sănătate pentru orice întrebari privind o situație sau condiție medicală.

2. KEY TOPICS
NOUA REALITATE DE LA BIROU
MĂSURI PE TERMEN SCURT & ABORDARE HOLISTICĂ
RE-DESIGN ÎN SPAȚIUL DE LUCRU: EXEMPLE PRACTICE
WORK FROM HOME ÎN CONDIȚII OFFICE
WHAT'S NEXT
PE TERMEN MEDIU ȘI LUNG

3. NOUA REALITATE
DE LA BIROU
CÂND ȘI CUM REVENIM LA BIROU?
Contextul actual a schimbat dinamica de pe piața
muncii, printr-o digitalizare accelerată și
neașteptată. Revenirea la birou trebuie să ia în
considerare necesitatea acestui lucru, printr-o
analiză multidisciplinară, cât și regândirea spațiului
de lucru. Acesta trebuie să fie sigur și eficient, iar
pentru asta este nevoie de o abordare pe termen
scurt, dar și una holistică, cu efecte pe termen
lung.
Deși nu există o soluție universală pentru revenirea
la birou în siguranță având în vedere contextul
covid-19, mai ales în condițiile în care cercetările în
domeniu aduc noi și noi rezultate, venim cu
insighturi care pot facilita elaborarea unei strategii
privind reluarea activității. Focusul nostru este în
amenajarea spațiilor ergonomice, human centered,
însă milităm pentru adaptarea comportamentului la
locul de muncă pentru a asigura un mediu cât mai
sigur. Astfel, în timp ce mediul poate fi un
catalizator pentru schimbarea comportamentului,
acesta nu poate singur asigura starea de sănătate a
angajaților. O politică și o cultură organizațională,
care asigură și posibilitatea continuării muncii
remote, contribuie la o eficiență crescută pentru
companie.
WORK FROM HOME
RĂMÂNE O SOLUȚIE.
CU PROPRIILE
PROVOCĂRI.
Leesman, lider independent în
consultanță privind spațiile de lucru, a
lansat un studiu internațional vizavi de
experiența lucrului de acasă. Primele
date arată că provocarea muncii de
acasă vine din felul în care funcționează
echipele - creativitatea, interacțiunile
spontare și procesul de învățare -
reprezintă provocările ce le lipsesc mai
mult angajaților în noul context de
muncă. Pe de altă parte, activitățile
individuale sunt mult mai focusate, iar
rata productivității crește. Dificultatea
vine din a ști exact provocările fiecărei
grupe de angajați.
56%
DINTRE ANGAJAȚI ȘI-AR DORI
SĂ AIBĂ POSIBILITATEA DE
A LUCRA DE ACASĂ,
OCAZIONAL.
90%
DINTRE ANGAJAȚII CU VÂRSTA
SUB 39 DE ANI CONSIDERĂ
DIFICILA ADAPTAREA LA
MUNCA REMOTE

4. MĂSURI DE PREGĂTIRE
PRIMII PAȘI
Echipele ar trebui să reia
activitatea de birou
progresiv, la distanță de
2-3 săptămâni.
RELUAREA
PROGRASIVĂ
A ACTIVITĂȚII
Provocarea vine nu atât
din a reranja birourile, ci
din a minimiza contactul
în spațiile comune, de la
cafeterie la locul de
relaxare.
STABILIREA UNUI
WORKFLOW
Sălile de ședințe trebuie
rezervate în prealabil, iar
între discuții rezervat timp
pentru dezinfectarea
spațiului.
PLANIFICAREA
ACTIVITĂȚILOR
VENTILARE CORESPUNZĂTOARE
Studiile au evidențiat necesitatea ventilării spațiului de lucru. Atunci când
nu se poate realiza natural, ventilația trebuie să fie corespunzătoare,
eventual apelându-se la sisteme de purificare a aerului.
MAI PUȚINE SUPRAFEȚE DE ATINS
Reduceți pe cât posibil numărul acțiunilor care presupun atingerea
suprafețelor comune și interacțiunea umană prin adoptarea de tehnologii
care folosesc controlul vocal.
DESIGN SIMPLIFICAT
Creșteți gradul de eficiență în dezinfectare prin simplificarea designului
(renunțarea la decorațiuni nenecesare etc) și folosirea unor materiale ușor
de curățat, neporoase etc.
De la ecrane de protecție
și separatoare pentru
birouri, până la benzi
separatoare sau care să
precizeze distanța sigură
între birouri/spații
comune.
BARIERE FIZICE
ȘI SEMNALISTICĂ
Este recomandată
folosirea materialelor care
rezistă la dezinfectări
multiple cu produse cu un
posibil efect coroziv sau
care poate afecta
textura/culoarea.
SUPRAFEȚE
REZISTENTE
Orice set de proceduri
și măsuri trebuie
comunicat constant și
susținut.
COMUNICAREA
MĂSURILOR

5. CONTROL ASUPRA
INTERACȚIUNILOR
- Reducerea interacțiunilor fizice
- Limitarea sau eliminarea
posibilității de a împărți biroul
- Reguli riguroase pentru
rezervarea spațiilor de lucru
- Purtarea măștilor non-chirurgicale
- Spălarea frecventă a mâinilor
- Posibilitatea de a continua munca
de acasă
- Persoanele cu simptome de boală
să solicite muncă de acasă
- Verificarea temperaturii la
intrarea în clădire/birou
CONTROLUL SPAȚIULUI
DE LUCRU
- Reducerea densității
- Introducerea barierelor fizice
unde este necesar
- Adaptarea ventilării spațiului și
circularea aerului din exterior
- Curățenia și dezinfectarea
spațiului
- Utilizarea subtanțelor
profesionale pentru dezinfectare
(cum ar fi cele pe bază de clor).
-Automate cu substanțe pentru
dezinfectarea mâinilor
MĂSURI
ADMINISTRATIVE
- Repartizarea atribuțiilor astfel
încât să fie redus contactul fizic
între angajați
- Folosirea tehnologiilor pentru a
facilita comunicarea
- Program flexibil de lucru
- Opțiuni flexibile pentru întâlnirile
de lucru
- Respectarea și adaptarea
măsurilor impuse de autorități
Această perioadă va
necesita schimbări de
strategie, dar biroul fizic va
continua să joace un rol
critic. Într-o perioadă când
totul se rezumă la inovație
socială și din punct de
vedere tehnologic, trebuie
să fim proactivi și human-
centered în abordarea
acestei strategii.
HORAȚIU DIDEA

6. REDESIGN
Deși exclusiv schimbările făcute în mediul și modul de
lucru nu pot asiura un mediu sigur în context covid,
rearanjarea spațiului astfel încât să se asigure distanța de
2 metri între angajați este un bun început.
PERSPECTIVE
Prin modificări de bază aduse spațiului, orientării birourilor,
delimitărilor, dar și prin asigurarea flexibilității angajații
sunt încurajați să păstreze distanța de siguranță.
Modificările pot fi aduse birourilor, aliniamentului acestora,
spațiilor individuale de lucru, spațiilor comune, spațiilor de
ședință.
CONFORT PSIHOLOGIC
Unele dintre modifcările propuse includ folosirea
ecranelor/panourilor separatoare. Totuși, nu a fost dovedit
fără echivoc că folosirea acestora stopează răspândirea
virusului. Totuși, trebuie avut în vedere că acestea pot
aduce un confort psihologic celor care lucrează în spațiul
respectiv.
Studii recente au arătat
că panourile
despărțitoare au un rol
de protecție limitat,
datele confirmând că
particulele noului
coronavirus au putut să
se ridice în aer. Prin
urmare, redesignul
spațiului și
comportamentul
preventiv și responsabil
al angajaților fac
diferența.
HORAȚIU DIDEA
ESTE DISTANȚA
RECOMANDATĂ
ÎNTRE BIROURI
2 METRI
SUPRAFAȚA
RECOMANDATĂ A
FI ALOCATĂ
PENTRU FIECARE
PERSOANĂ
10 MP
RETHINK YOUR (SAFE) SPACE

7. LA BIROU
CHECKLIST
Personal de recepție cu măști de protecție
Stații de igienizare plasate la intrarea în
clădire, dar și în spațiile de lucru, intrarea
în sălile de conferințe etc
Purtarea obligatorie a măștilor în timpul
programului
Verificarea temperaturii la intrarea în
clădire/birou
TRANSPARENȚĂ
Luarea măsurilor de siguranță necesare în contextul
Covid-19 și informarea corectă a angajaților asupra
acestora vor crea un mediu de lucru de încredere, sigur.
Iar acest lucru este esențial în menținerea și creșterea
productivității.
AȘTEPTĂRI
MEREU ÎN DIALOG
Este o perioadă când e mai important decât
oricând să luați pulsul angajaților. Nu oricine se
simte confortabil să ridice diferite probleme, prin
urmare luați în considerare aplicarea unor sondaje
anonime. În acestea ar trbui să se regăsească
întrebări precum ce părere ai despre măsurile luate
pentru a pregăti întoarcerea ta la birou? sau ce alte
idei ai vizavi de asigurarea unui mediu sigur în
context Covid-19?
Un studiu Qualtrics (mai, 2020) arată că 74%
dintre angajați își doresc ca spațiul de lucru să fie
dezinfectat periodic și temeinic, în timp ce 69%
dintre respondenți au declarat că au încredere că
angajatorul va lua măsurile necesare pentru
întoarcerea la birou în siguranță.

8. SCENARII DE LUCRU
REDUCERE PLANIFICATĂ
Planificarea scenariului locului de muncă
este un instrument util care ajută la
elaborarea unei strategii de întoarcere
treptată la locul de muncă.
NECESITATEA REVENIRII
Această abordare poate oferi o perspectivă
asupra departamentelor sau echipelor care
ar putea continua munca de acasă.
Acest scenariu arată o reducere a locurilor totale care contribuie la
menținerea distanței de 2 metri.
Spațiile colaborative și o sală de conferințe au devenit punctele de
lucru individuale.
ÎNAINTE DUPĂ

9. REAMENAJAREA SPAȚIULUI
ADAPTARE LA PROPRIUL SCENARIU
Se urmărește păstrarea unei distanțe de siguranță în
contextul Covid-19, însă trebuie avut în vedere că
fiecare spațiu de birou este diferit, atât prin
amenajare, cât și din perspectiva dinamicii și culturii
echipelor.
DINAMICĂ DE LUCRU DIFERITĂ
Cele mai multe scenarii exemplificate în
paginile următoare vizează revenirea
treptată la birou a angajaților, iar acest lucru
trebuie adaptat în funcție de specificul
fiecărui proiect.
Această soluție a fost recomandată pentru o companie din domeniul
bancar și reprezintă varianta rapidă, pe termen scurt
Zile alternative de lucru (roz/albastru)
Reducerea birourilor folosite de la 8 la 4, respectiv de la 6 la 4
Zile alternative de lucru = o densitate mai mică
Reorientarea birourilor astfel încât să se evite contactul direct
Reducerea numărului birourilor folosite, de la 8 la 4
ACELAȘI SPAȚIU, DOUĂ MODALITĂȚI DE REAMENAJARE
Folosire zilnică, densitate crescută
Necesită reamenajarea birourilor

10. Spațiile pot fi reamenajate pentru birouri
individuale recuperând astfel din spațiul comun
de birouri
Se poate crește frecvența dezinfectării spațiului
respectiv în condițiile utilizării reduse
Trebuie avute în vedere metode de a îmbunătăți
calitatea aerului și ventilația în astfel de spații
restrânse.
UTILIZAREA SPAȚIILOR AUXILIARE
Folosire zilnică, densitate crescută
SĂLI DE ȘEDINȚĂ
Având în vedere necesitatea de a păstra distanța
de 2 metri între angajați, multe organizații renunță
la întâlnirile/ședințele de lucru offline, preferând
varianta online. Cel mai probabil, această tendință
se va extinde chiar și după depășirea crizei covid-
19, prin urmare spațiile dedicate ședințelor ar
putea fi refolosite.
REATRIBUIREA SPAȚIULUI
ÎNAINTE DUPĂ
Reducere de
Necesită
la 6 la 3
posturi de lucru
spațiu de
depozitare
pentru scaune
Reducere de
Necesită
la 10 la 4
posturi de lucru
spațiu de
depozitare
pentru scaune
Necesită reamenajarea birourilor

11. RECONFIGURAREA BIROURILOR
Renunțarea la spațiile comune de lucru
Adăugarea unor panouri-tablă de lucru
DISTANȚARE
ORIENTARE
BARIERE
FLEXIBILITATE
DISTANȚARE
ORIENTARE
BARIERE
FLEXIBILITATE
DISTANȚARE
ORIENTARE
BARIERE
FLEXIBILITATE
Reorientarea birourilor
Creșterea înălțimii ecranelor
Îndepăratarea a două birouri
Mărirea distanței dintre birouri
până la 2 metri

12. RECONFIGURAREA BIROURILOR II
DISTANȚARE
ORIENTARE
BARIERE
FLEXIBILITATE
DISTANȚARE
ORIENTARE
BARIERE
FLEXIBILITATE
DISTANȚARE
ORIENTARE
BARIERE
FLEXIBILITATE
Creșterea distanței dintre birouri
Adăugarea de panouri separatoare
Adăugarea de panouri despărțitoare pentru
limitarea interacțiunii directe
Adăugarea de spații de depozitare pentru
accentuarea distanțării
Îndepăratarea a două birouri
Mărirea distanței dintre birouri
până la 2 metri

13. SPAȚII COLABORATIVE
Pentru zonele auxiliare cu
materiale mai greu de curățat
recomandăm reamenajarea
cu o soluție temporară. De
exemplu, utilizarea
mobilierului din zona de
cafenea, mai ușor de curățat.
REARANJARE
Menținerea distanței
recomandate de 2 metri,
inclusiv pentru zonele de
conferință și spațiile
auxiliare.
DISTANȚARE
Renunțarea la perne și
alte accesorii decorative
va reduce numărul
suprafețelor de contact
ce trebuie dezinfectate.
MINIMALISM
DISTANȚARE
ORIENTARE
BARIERE
FLEXIBILITATE
DISTANȚARE
ORIENTARE
BARIERE
FLEXIBILITATE
DISTANȚARE
ORIENTARE
BARIERE
FLEXIBILITATE

14. SPAȚIILE INDIVIDUALE DE LUCRU
Ieșirea din această criză poate
însemna și continuarea, pentru unele
organizații, a politicii de work from
home. Chiar și în caz contrar, sunt
șanse mari ca partenerii,
colaboratorii externi să adopte o
astfel de politică.
Această nouă practică va duce la mai
puține interacțiuni directe și mai
multe întâlniri virtuale. În noul
context, cel mai probabil, aceste
videocalls nu vor avea loc în spații de
ședință, ci în zone intime, delimitate.
Astfel, apare necesitatea de a crește
disponibilitatea cabinelor telefonice -
o soluție de izolare fonică și de
distanțare provizorie elaborată de
Herman Miller.
Acestea sunt spații care oferă
intimitate vizual și acustic, permițând
astfel de discuții fără a se ocupa o
sală întreagă. Cu un program de
dezinfectare riguros, aceste cabine
facilitează procesul de lucru și oferă
intimitatea necesară pentru o bună
desfășurare a activității.
62%
DINTRE ANGAJAȚI ÎȘI DORESC
POLITICI STRICTE ÎN PRIVINȚA
CELOR CARE REVIN LA BIROU,
ARATĂ UN STUDIU QUALTRICS.
(MAI, 2020)
60%
DINTRE ANGAJAȚI ÎȘI
DORESC SĂ PĂSTREZE
DISTANȚA
DE 2 METRI FAȚĂ
DE COLEGI.

15. DISTANȚARE
ORIENTARE
BARIERE
FLEXIBILITATE
DISTANȚARE
ORIENTARE
BARIERE
FLEXIBILITATE
ANSAMBLU DE BIROURI ȘI SPAȚII DE LUCRU
Este nevoie de o
abordare holistică, de o
viziune pe termen mediu
și lung a repartizării
spațiului, astfel încât să
se păstreze principiile
ergonomice de
amenajare care au ca
rol creșterea calității
vieții de la birou și a
productivității. Designul
trebuie să rămână, mai
mult ca oricând, human-
centered.
HORAȚIU DIDEA

16. WORK FROM HOME
SHORT-TERM SAU
LONG-TERM?
Aplicarea periodică a
unor sondaje și analiza
datelor pentru a
determina cine continuă
munca de acasă pentru
anumite perioade de
timp sau chiar pe
termen lung. Indiferent
de perioadă, este critic
să se asigure suport
adecvat astfel încât
productivitatea să nu
aibă de suferit.
Stabilirea de obiective și
KPIs ajută în menținerea
productivității echipelor
remote.
SPAȚIU DE LUCRU
ERGONOMIC
Un mediu de lucru
ergonomic și tehnologie
integrată fac ca
angajații să se simtă
mai confortabil și mai
productivi atunci când
lucrează remote.
De asemenea, și
echipele care lucrează
de la birou trebuie să
aibă echipamentul
corespunzător pentru a
facilita colaborarea cu
echipele remote.
MĂSURAREA
PRODUCTIVITĂȚII
SUPORT PENTRU ECHIPELE REMOTE
CHECKLIST
Înțelegerea provocăriilor ce vin odată cu
work from home - spațiu, timp alocat etc
Folosirea tehnologiilor care permit
conectarea cu echipa pe parcursul zilei
Includerea tuturor membrilor unei echipe
în conversații importante
Socializare digitală într-un mod creativ și
contactul regulat cu colegii din echipă
Asigurarea echipamentului necesar pentru
a fi în permanență conectat și eficient
Asigurarea unui mediu de lucru
ergonomic, care crește productivitatea
Herman Miller a creat un
tool care ajută angajații
să-și verifice și săși
îmbunătățească mediul
și spațiul de lucru.
Acesta vizează
eficiența, ergonomia,
starea generală și nu
numai. Poate fi accesat
gratuit la:
https://wfh.hermanmille
r.com/

17. În timp ce trebuie să luăm măsuri imediate pentru a depăși actuala criză, noi
provocări economice, sociale și culturale pot reveni în viitorul mai apropiat sau
mai îndepărtat.
Cum putem îmbina ceea ce știm despre experiența la locul de muncă și ceea
ce învățăm constant din această criză în desfășurare - și felul în care am
răspuns la ea - pentru a ne pregăti pentru un viitor imprevizibil? Avem nevoie
să gândim dincolo de soluții imediate și să ne imaginăm noi moduri de a
interacționa unul cu celălalt. Noul context de muncă este o oportunitate de a
ne reevalua modul de gândire și de a construi noi strategii.
WHAT'S NEXT?
SOLUȚII PE TERMEN LUNG
COOPERARE ȘI COLABORARE
Workspace Studio are experiența necesară în amenajări ergonomice, centrate
pe oameni și adaptate la modul contemporan de a munci productiv. Îmbinăm
experiența a peste 70 branduri internaționale și locale pentru a evalua nevoi și
comportamente și de a veni în sprijinul partenerilor noștri. Indiferent de
schimbările cu care ne confruntăm,cele mai bune rezultate vor veni dintr-o
abordare colaborativă și o coordonare pe toate planurile de activitate.
Qualtrics Survey, aprilie - mai 2020
Gensler Survey, mai 2020
Herman Miller - Embracing a New Reality
SURSE