本文介绍了在 Word 和 WPS 中的文档排版技巧，包括小数点对齐、段落对齐和行距设置等。此外，还讲解了如何使用查找和替换功能高效处理文本，以及如何打开未安装 Word 的计算机上的 DOC 文件。最后，文章提到了一些技巧和设置来提高使用 Word 的体验。

1. Word 和 WPS 通用的文档排版技巧！
无论用 Word 还是 wps 排版文档时难免会使用文本对齐、段落设置的功能，本文总
结了 Word 和 WPS 通用的文本排版技巧，希望对大家排版的工作有所帮助。
1.单元格数字小数点对齐
1.单元格数字小数点对齐
选中要处理小数点对齐的数字，如果是表格内的某行、某列一组数字的需要对齐，
可选中单元格，接着在“格式”菜单下选择“制表位”命令打开“制表位”对话框。
在“制表位位置”下输入制表位数值，在“对齐方式”中选择“小数点对齐”“前导符”
，
选择“无”
。
然后点击“设置”按钮，指定所设置的制表位，不需要的制表位可用“清除”或“全
部清除”按钮来删除，确定后退出对话框。然后在该单元格输入的数字小数点就会自动
对齐。
2.段落对齐
2.段落对齐
一般我们在文本每个段落的首行文字都会缩进 2 个字符，编写文档时先不处理段落
格式，编写结束后将段落全部选中点击鼠标右键选择“段落”命令，打开“段落”设置
窗口，在“缩进和间距”选项卡中“缩进”中应用“特殊格式”下的“首行缩进”效果，
设置“度量值”为“2”确定即可。
如果要让文本内容自动适应页面的宽度，可以设置“常规”选项下“对齐方式”为
“分散对齐”
。
3.巧设“列”距
3.巧设
巧设“
在“段落”设置中我们可以使用“间距”的“行距” 功能设置文本每行的间隔距离，
但这里没有列距的设置选项。
如果要设置列之间的间隔距离，可以在“文本”菜单下打开“页面设置”对话框，然后
在“文档网络” 选项卡的“网格”中选择“文字对齐字符网格”
，再设置“字符”中每
行的字符个数，例如“20”这样就可增加文字之间的距离，变相增加列距。
Word 另类应用 制作字体没商量
1

2. 如果你曾在 Word 中使用过格式工具栏中的字体下拉菜单的话，或许会注意到两个变
化：Word 97 为用户提供了最近使用的（MRU, most recently used）字体列表，这就
是人们为何能够在字体列表顶部的横线上方看到一些最近使用过的字体的缘故；其后的
一个版本—Word 2000 在此基础上又增加了一种更华丽的功能，它能够在菜单中以相应
的字体显示字体名称，这样我们就可以准确地分辨哪个是宋体，哪个是仿宋了。
然而，当这两个特性伴随着新的 Word 版本出现的时候，与之相关的小问题也浮出了
水面：并不是每个人都喜欢这些新功能，那么怎么才能将它们关闭呢？或许你花了许多
时间去研究“工具”菜单中的“选项” 但最终却无功而返。 “工具” “自定义” “选
， 在
项”标签页中，有一项名为“列出字体名称时显示该字体的实际外观”的复选项，除此
之外，这一标签页上还有诸如“始终显示整个菜单”等复选项，但这些不能帮助我们成
功关闭新功能。要取消最近使用的字体列表需要一些技巧，因为 Microsoft 并没有在用
户界面上提供这一功能，但这并不意味着我们不能够关闭这项功能—通过更改 Windows
注册表中的一个键值就能控制这个特性。
虽然在用户界面中没有内置的程序来进行相应的操作，但是 Microsoft 为人们提供了一
个宏来修改此类看似“遥不可及”的设置。首先用户要在 Office 程序所在文件夹中名为
Macros 的文件夹里找到一个叫做 Support.dot（或 Supportn.doc,其中 n 是 Word 的
版本号）的文件，如果文件夹中没有这个文件，那么就需要找来 Office 安装 CD，打开
Windows“控制面板”中的“添加/卸载应用程序”功能，选中“Microsoft Office”点
击“更改”，选择“添加或删除功能”
。在随后出现的对话框中选中“选择应用程序的高
级自定义”复选框，再点击“下一步” 。你要找的文件位置在“
按钮 Microsoft Office Word”
“向导和模板” 其它模版与宏”
，点击“下一步”进行添加。做完上述工作后，打开上
文中提到的 Support.dot 文件，你就可以找到一个编辑 Windows 注册表设置的宏，在
多数版本中可以直接运行这个宏。你要找的的选项名为“NoFontMRUList”
，如果将它
的值设置为 1，
“MRUList”功能就被取消了。修改完毕之后，重新启动 Word 就可以使
新的设置生效了，除此之外，你还可以通过这个宏来设置一些其它的项目，譬如.doc 的
2

3. 后缀，拼写和语法检验中下划曲线的颜色等。
Word 中巧用查找替换功能制作试卷
作为教师，经常会整理一些从网上下载的资料，并制作成试卷。有一次，一位朋友
从网上另存了一个试卷的网页文本，有很多手动换行符，而且有答案。想把这个试卷让
学生做一遍，当然不需要答案，还要在每个选择题的前面加上一个括号，用来让学生填
上答案。如果一个个地修改，要花费很多时间。能不能想一个办法，快速地将这些问题
都解决呢？当然有办法了，用“查找/替换”功能。
把不必要的手动换行符去掉
在 Word 2003 中打开“查找/替换”对话框（如图 1）
，在“查找内容”输入框中输
入“^l^l”
，当然也可以在打开【高级】按钮后，在“特殊字符”中选“手动换行符”两
次（如图 2）
；在“替换为”输入框中输入“^p”
，即在“特殊字符”中选“段落标记”
（如
图 3），点击“全部替换”后，将两个手动换行符换成了一个段落标记。
3

4. 没有 Word 照样可以打开 DOC 文件
笔者发送了一个 doc 文件给朋友，但他的电脑上却没有安装 Word，以至于无法打
开这个由 Word 创建的 doc 文件。其实我们也常常遇到这样的情况，如何解决呢？方法
很简单，安装 Microsoft Word Viewer 就可以。
Microsoft Word Viewer 这款软件的体积为 11MB 多一点，如果本机上没有安装
Microsoft Word,有了这款软件同样可以打开 doc 文件，但只能对 doc 文件进行查看、
复 制 和 打 印 ， 无 法 对 其 进 行 编 辑 。 先 在
http://download.microsoft.com/download/8/2/e/82e16622-7fee-4c10-b9a2-075
91b8320df/wdviewer.exe 上下载此软件，安装之后打开程序，可以看到此软件界面很
简单（如图 1）
。
4

5. 软件要求直接选择 doc 文件进行查看，选择好文件之后点击“打开”即可。
这个软件也有另外一种用途，大家都知道，Word 的体积比较大，启动的时候速度比
较慢，对于想快速查看 doc 文件的用户来说，这时就可以选用 Microsoft Word Viewer
对 doc 文件进行查看。
在软件中打开 doc 文件后，如果想要对它进行编辑，而本机上又有 Word 程序的话，
可以点击主菜单中的“文件”——“打开并编辑”以启动 Word 程序（如图 2）
。
大家都知道，Microsoft Office 所包含的程序，除了 Word 之外还有其它几个，比
如 Excel，它也有一个查看器，名字叫 Microsoft Excel Viewer。这几个 Office 组件的
5

6. 查 看 器 程 序 都 可 以 在
http://office.microsoft.com/zh-cn/officeupdate/CD010224942052.aspx 上下载（如
图 3）。这些查看器的使用方法都很简单，和 Microsoft Word Viewer 大同小异，在此不
再赘述。
Word 中查找和替换功能详细介绍
在 Word 中查找和替换功能很多人都会使用,最通常是用它来查找和替换文字,但实际
上还可用查找和替换格式、段落标记、分页符和其他项目,并且还可以使用通配符和代码
来扩展搜索。
笔者以一些例子来说明如何将 word 中查找和替换功能运用地自如，或许对你有帮
助。
一、查找和替换文字
可以自动替换文字，例如：将“ 改善”替换为“进步”
1.单击“编辑”菜单中的“替换”命令。
6

7. 2.在“查找内容”框内键入要查找的文字, 在“替换为”框内输入替换文字。
3.单击“查找下一处”或“查找全部”
，后单击“替换”或者“全部替换”按钮。
二、查找和替换指定的格式
例如，查找指定的单词或词组并更改字体颜色；或查找指定的格式（如加粗）并更
改它。
1.在“编辑”菜单上，单击“查找”。
2.如果看不到“格式”按钮，请单击“高级”按钮。
7

8. 3.在“查找内容”框中，请执行下列操作之一：
·若要只搜索文字，而不考虑特定的格式，请输入文字。
·若要搜索带有特定格式的文字，请输入文字，再单击“格式”按钮，然后选择所需
格式。
·若要只搜索特定的格式，请删除所有文字，再单击“格式”按钮，然后选择所需格
式。
8

9. 4.单击“全部替换”后，单击“关闭”
。
三、查找和替换段落标记、分页符和其他项目
可以方便地搜索和替换特殊字符和文档元素，例如分页符和制表符。
1.单击“编辑”菜单中的“查找”或“替换”命令。
2.如果看不到“特殊字符”按钮，请单击“高级”按钮。
3.在“查找内容”框中，请执行下列操作之一：
9

10. ·若要从列表中选择项目，请单击“特殊字符”按钮，然后单击所需项目。
·在“查找内容”框中直接键入项目的代码。
4.如果要替换该项，请在“替换为”框输入替换内容。
5.单击“查找下一处”“替换”或者“全部替换”按钮。
、
10

11. 四、查找和替换名词、形容词的各种形式或动词的各种时态
您可以搜索：
名词的单数和复数形式
例如，在将“apple”替换为“orange”的同时，将“apples”替换为“oranges”
。
所有形容词形式
例如，在将“worse”替换为“better”的同时，将“worst”替换为“best”。
动词词根的所有时态
例如，在将“sit”替换为“stand”的同时，将“sat”替换为“stood”。
1.单击“编辑”菜单中的“查找”或“替换”命令。
2.如果看不到“查找单词的各种形式”复选框，请单击“高级”按钮。
3.选中“查找单词的各种形式”复选框。
4.在“查找内容”框中输入要查找的文字。
5.如果要替换该文字，请在“替换为”框中输入替换文字。
11

12. 6.单击“查找下一处”“替换”或者“全部替换”按钮。
、
7.如果替换文字不明确，请单击与所需含义最匹配的单词。
例如，
“saw”可以是名词也可以是动词，单击“saws”以替换名词；单击“sawing”
以替换动词。
其他形容词的各种形式或动词的各种时态替换，读者可以动手试试。
12

13. 注意：
·替换文字时最好使用“替换”按钮，而不要用“全部替换”按钮，这样可以确认每
一处替换，以免发生错误。
·查找和替换文本时，应使用相同的词性和时态，例如，可以搜索“see”
，并将其替
换为“observe”（两者都是一般现在时的动词）。
五、
A、使用通配符查找和替换
例如，可用星号 (*) 通配符搜索字符串（使用“s*d”将找到“sad”和“started”。
）
1.单击“编辑”菜单中的“查找”或“替换”命令。
2.如果看不到“使用通配符”复选框，请单击“高级”按钮。
3.选中“使用通配符”复选框。
4.在“查找内容”框中输入通配符，请执行下列操作之一：
·若要从列表中选择通配符，请单击“特殊字符”按钮，再单击所需通配符，然后在
“查找内容”框键入要查找的其他文字。
·在“查找内容”框中直接键入通配符。
5.如果要替换该项，请在“替换为”框键入替换内容。
13

14. 6.单击“查找下一处”“替换”或者“全部替换”按钮。
、
注释
·选中“使用通配符”复选框后，Word 只查找与指定文本精确匹配的文本。
·要查找已被定义为通配符的字符，请在该字符前键入反斜扛 ()，例如，要查找问号，
可键入“？”
。
B、要查找和替换的项目的通配符（笔者整理）
如果要查找：
任意单个字符
键入 ?
例如，s?t 可查找“sat”和“set”
。
任意字符串
键入 *
例如，s*d 可查找“sad”和“started”。
单词的开头
键入 <
14

15. 例如，<(inter) 查找“interesting”和“intercept”，但不查找“splintered”
。
单词的结尾
键入 >
例如，(in)> 查找“in”和“within”
，但不查找“interesting”。
指定字符之一
键入 [ ]
例如，w[io]n 查找“win”和“won”
。
指定范围内任意单个字符
键入 [-]
例如，[r-t]ight 查找“right”和“sight”
。必须用升序来表示该范围。
中括号内指定字符范围以外的任意单个字符
键入 [!x-z]
例如，t[!a-m]ck 查找“tock”和“tuck”
，但不查找“tack”和“tick”
。
n 个重复的前一字符或表达式
键入 {n}
例如，fe{2}d 查找“feed”
，但不查找“fed”
。
至少 n 个前一字符或表达式
键入 {n,}
例如，fe{1,}d 查找“fed”和“feed”
。
n 到 m 个前一字符或表达式
键入 {n,m}
例如，10{1,3} 查找“10”“100”和“1000”
、 。
一个以上的前一字符或表达式
键入 @
例如，lo@t 查找“lot”和“loot”。
15

16. 注释
·可使用括号对通配符和文字进行分组，以指明处理次序，例如，可以通过键入
“<(pre)*(ed)>”来查找“presorted”和“prevented”。
·可使用 n 通配符搜索表达式，然后将其替换为经过重新排列的表达式，例如，在
“查找内容”框键入“(Newton)(Christie)”
，在“替换为”框键入“21”，Word 将找
到“Newton Christie”并将其替换为“Christie Newton”。
六、
A、使用代码查找和替换
1.单击“编辑”菜单中的“查找”或“替换”命令。
2.如果看不到“特殊字符”按钮，请单击“高级”。
3.在“查找内容”框中输入代码。请执行下列操作之一：
·若要从列表中选择代码，请单击“特殊字符”按钮，再单击所需字符，然后在“查
找内容”框键入要查找的其他文字。
·在“查找内容”框中直接键入代码。
例如，键入 ^p 来查找段落标记。
4.如果要替换该项，请在“替换为”框输入替换内容。
5.单击“查找下一处”“替换”或者“全部替换”按钮。
、
B、要查找和替换的项目的代码（笔者整理）
一些代码只有在选中或清除“使用通配符”选项时才能使用。
可以在“查找内容”或“替换为”框中使用的代码
若要指定：
段落标记 ( )
键入 ^p（选中“使用通配符”复选框时在“查找内容”框中无效）或键入 ^13
16

17. 制表符 ( )
键入 ^t 或键入 ^9
ASCII 字符
键入 ^nnn，其中 nnn 是字符代码
ANSI character
键入 ^0nnn，其中 nnn 是字符代码
长划线 ( — )
键入 ^+
短划线 ( – )
键入 ^=
脱字号
键入 ^^
手动换行符 ( )
键入 ^l 或键入 ^11
分栏符
键入 ^n 或键入 ^14
17

18. 分页符或分节符
键入 ^12（替换时，插入分页符）
手动分页符
键入 ^m（当选中“使用通配符”复选框时，还将查找或替换分节符）
不间断空格 ( )
键入 ^s
不间断连字符 ( )
键入 ^~
可选连字符 ( )
键入 ^-
只能在“查找内容”框中使用的代码（选中“使用通配符”复选框时）
图片或图形（仅嵌入）
键入 ^g
只能在“查找内容”框中使用的代码（清除“使用通配符”复选框时）
任意字符
键入 ^?
任意数字
键入 ^#
任意字
键入 ^$
Unicode 字符
键入 ^Unnnn，其中“nnnn”是字符代码
图片或图形（仅嵌入）
键入 ^1
脚注标记
18

19. 键入 ^f 或键入 ^2
尾注标记
键入 ^e
域
键入 ^d
正在打开域大括号（当域代码可见时）
键入 ^19
正在关闭域大括号（当域代码可见时）
键入 ^21
批注
键入 ^a 或键入 ^5
分节符
键入 ^b
全角空格 (Unicode)
键入 ^u8195
半角空格 (Unicode)
键入 ^u8194
白色空格
键入 ^w（可以是常规空格、不间断空格以及制表符的任意组合）
只能在“替换为”框中使用的代码
“Windows 剪贴板”的内容
键入 ^c
“查找内容”框的内容
键入 ^&
通过以上的学习，想必对 word 的查找和替换功能有了更深的认识。
19

20. Word2007 新工具“SmartArt”介绍
新工具“SmartArt”
Word2007 增加了“SmartArt”工具，是指插入 SmartArt 图形，用于演示流程、层次
结构、循环或关系。SmartArt 图形包括水平列表和垂直列表、组织结构图以及射线图和
维恩图。熟悉这一工具，可以使你更加快捷地制作出的精美文档。
1.在主窗口中选择“插入”即可看到“ SmartArt”工具。
2、点击 SmartArt，可看到其图形库，提供了 80 种不同类型的模板，有列表、流程、循
环、层次结构、关系、矩阵、棱锥图等七大类。在每个类别下还分为很多种。
20

21. 3、点击循环结构中的射线图，单击“确定”
。
21

22. 在左边的框中可输入文字，字体等等格式是按照预先模板的格式显示的，可选中文字后
单击右键就可调整文字的格式，也可单独对各个区块用鼠标调整。
22

23. 4、在选中 SmartArt 图形时，工具栏上就会出现“SmartArt 工具”
，下面还有“设计”
与“格式”两大功能区。
在“设计”工具中，可以对图表的层级变化、布局、色彩、样式进行设置。
（1）设置字体格式和层次。
（2）选择布局。
23

24. （3）选择一个色彩搭配醒目的模板。
（4）在“样式”中为区块选择外观风格，有简单和三维。
5、在“格式”工具区分别有“形状”
“形状样式”等工具供您选择使用。
24

25. （1）在“形状”中改变形状大小、样式。
（2）形状样式中可进行填充、改变轮廊和效果等。
25

26. （3）在“快速样式”中还可为文本选择一种喜欢的样式。
经过这些的设置，应该可以做出令你满意的样式。
26

27. 各种不同的图型有相应的制作方法，只要你能够熟悉它们，然后多加练习，就一定会制
作出非常精美的文档图型。对 WORD2007 我都不是很熟悉，如果有错误的地方，希望
能够指出。
Word 中插入 cad 图的技巧大放送
在日常的工作中，大家可能会遇到写说明书之类的事情，像在 word 文件中插入我们
绘制的 cad 图，方法大体上有三种，但是它们达到的效果却并不相同，有的显得精致些，
有的显得粗糙些，根据我们写作的目的还要进行相应的再处理，这个过程有一些技巧，
现在把它写下来，希望能给读者朋友以启发。
比如，我们要在 word 文件中插入一个 cad 图，可以利用下面的三种方法来实现：
第一种，利用键盘上的“print screen sysrq”来抓取 cad 图，再通过系统自带的画
图软件做进一步的修剪，去掉 cad 剪贴图中多余的部分，这项工作为了是能使图片在
word 文件中显示的足够的清晰。如图 1、图 2 所示：
27

28. 图1
图2
其实，做到这里，工作基本上已经完成了，但是在先前还疏漏了一个地方，就是应
当在 cad 中将它的背景色“黑色”调成“白色”
，通过点击 autocad2002 中的“工具”
菜单中的“选项”
，打开“显示”卡，改之。如图 3 所示：
28

29. 图3
同时，为了显示的更加清晰，将 cad 图中的标注线也更换成黑色，不然打印出的效
果很淡，标注数字可以不按标准制图中的规定，适当的大一些，从而使得最终的插入图
片清晰。
第二种，就是利用 Autocad2002 中的“文件”菜单的“输出”命令，通过改变文件
的后缀类型，从而保存图片的格式为 wmf 或 bmp，再导入到 word 文件中。如图 4 所
示：
29

30. 图4
同样地，在做保存时候，也要将 cad 中的背景改为白色。
第三种，就是通过第三方软件来达到。比如 BetterWMF 汉化版，它是一款可以将
AutoCAD 中的 DWG 图形拷贝到 Word 中的软件。它的独特之处是在拷贝时可以自
动去除那令人烦恼的黑色背景并具有自动修剪图形的空白边缘、自动填充颜色、自动将
DWG 格式的图形文件转变为 WMF 图像格式的功能，另外它还能对图形进行缩放、旋
转，并能根据使用者的需要对线条的宽度和颜色进行设置。该软件所支持的 AutoCAD 版
本：R14，2000，2000i，2002，2004。
软件大小：637KB
软件语言：简体中文
软件类别：汉化补丁/共享版/CAD 图形
运行环境：Win9x/Me/NT/2000/XP
下载地址：http://www.onlinedown.net/soft/13945.htm。
下载后，我们通过不断点击下一步，便可轻松的安装完成。打开它的程序，如图 5
30

31. 所示：
快马加鞭，用快捷键设定文字字号
图5
点 击 确 定 后 ， 它 便 以 最 小 化 的 形 式 出 现 在 window 的 任 务 栏 中 ， 当 我 们 在
Autocad2002 中执行复制动作时，便会出现了“剪贴板中的数据已被 BetterWMF 修改
（大小:9.33”*2.55””的提示字样。此时，到 word 文件中通过粘贴，实现了 cad 图的
）
插入，如图 6 所示：
图6
是不是特别的清晰，而且通过前面的设置，它已经将背景的黑色过滤掉了，在 word
文本中只出现了 cad 图。
31

32. 总体上，通过上面的三种方法的回放，大家可能会感觉到使用第三方软件来实现 cad 图
的插入更方便些，只需要一个前期的设置，便可轻松实现。
巧在 WORD 表格中行列轻松对调
在日常工作中，我们经常会遇到将 Word 表格行列对调的情况，但这个看似简单的
要求在 Word 中却很难实现，因为 Word 本身并不提供这样的功能。不过，要解决这个
难题也不是没有办法，今天笔者就给大家介绍一个利用 Excel 轻松互换 Word 表格的小
技巧，希望对大家能有所帮助。
【注】 本文所述技巧已于 Word 2003 + Excel 2003 环境下测试通过
1.打开 Word 软件，选中需要进行行列对调的表格，右击执行“复制”命令
2.再打开 Excel 软件，新建一个工作簿，用鼠标在空白单元格处右击并选择“粘
贴”命令
3.在 Excel 软件中，将刚刚粘贴下来的表格再次选中，同样是右击执行“复制”
命令
4.在空白单元格处再次右击并执行“选择性粘贴”命令，同时勾选上“转置”复
选框后点击“确定”按钮
5.此时，表格中的行列内容已经互换，将完成后的 Excel 表格选中，并粘贴到
Word 中，基本操作即告完成
6.最后，别忘了删除掉 Word 中的原有表格。至此，所有工作正式完成
实用技巧：Word 实用技巧八则
实用技巧：Word
1、隐藏 Office 剪切板
在 Word XP 中，按下 CTRL+C 组合键两次，窗体右侧便会出现剪切板任务窗格，
有时候我们并不想让它显示出来，如何隐藏它呢？点击剪切板任务窗格下方的“选项”
按钮，然后选中“收集而不显示 OFFICE 剪切板”。
每当我们在 WORD 中复制了文字后，任务栏处就会显示出复制状态，如果我们不想
让它出现，可以点击“选项”按钮，并去掉“复制时在任务栏附近显示状态”（如图 1）
。
32

33. 2、在 WORD 中隐藏文字
有时候我们不希望别人看到自己在 WORD 上所写的文字，要隐藏它。方法是：选中
要隐藏的文字，然后点击主菜单栏中的“格式”——“字体”，在“字体”选项卡中，选
中“隐藏文字”。
而要查看文档中的隐藏文字该怎么办呢？可以点击“常用”工具栏中的“显示/隐藏
编辑标记” 按钮。
3、更改“自动恢复”文件的位置
、更改“自动恢复”
Word XP 有自动恢复文件的功能，你的自动恢复文件所在的文件夹的路径你知道
吗？点击主菜单中的“工具”——“选项”，在“选项”对话框中点击“文件位置”选项
卡，可以看到，
“自动恢复”文件右侧便是它所在的文件夹了；如果想更改所在文件夹的
位置，先选中“自动恢复”文件，然后点击下方的“修改”，就可以对它的路径进行更改。
4、以实际字体显示字体列表
在 Word 的字体列表中，我们可以让各种字体以实际的字体样式来显示字体，方法
很简单，点击主菜单中的“工具”——“自定义”，在弹出的“自定义”对话框中点击“选
项”选项卡，选中“列出字体名称时显示该字体的实际外观”复选框。
5、用密码保护好你的文档
点击主菜单中的“工具”——“选项”
，然后点击“安全性”选项卡，在“打开权限
密码”处输入密码，然后按下回车键，这时弹出“确认密码”对话框，再次输入密码后，
点击“确定”
。这样一来，以后一旦要打开此文件，就要先输入密码，否则文档无法打开。
以相同的方法设置“修改权限密码”，修改文档时需要输入密码，否则无法对此文档
进行修改。
6、鼠标滚轮的特殊应用
如果你的鼠标有滚轮， Word 文档中可以使用它来上下翻动页面；
在 而在按住“Ctrl”
键的同时滑动鼠标滚轮，你会看到什么呢？Word 会放大和缩小页面显示比例。
7、隐藏最近使用过的文件列表
33

34. 在 Word 的中“文件”菜单下，一般来说显示出四个最近使用过的文档，可能有的
时候我们并不想让它显示出来，如何隐藏它呢？
点击主菜单中的“工具”——“选项”
，然后点击“常规”选项卡，不要选中“列出
最近所用文件”复选框。
8、更改下拉列表的大小
在 Word 中有好几个下拉列表，有时候我们想调整它的大小，方法很简单。
点击主菜单中的“工具”——“自定义”
，然后把鼠标移动至下拉列表框的左边或右边边
缘处，然后用鼠标来调整它们的大小即可。
变换思路，解决页码设置难题
在打印小册子或编辑书籍的过程中，我们有可能会碰到这样的一则难题：要是想把
打印出来的内容装订成一本 32 开的小册子时，
我们往往只需要进入到页面设置对话框中，
将纸张属性设置为 16 开、2 栏打印就可以了；在这种设置状态下，每栏都应该在页脚处
设置有不同的页号。不过因为两栏内容处于同一个页面，要是直接在页脚处添加页号时，
就可能使同一页面中的两栏页码完全相同，那我们有没有办法解决这样的页码设置难题
呢？其实，只要我们变换一下思路，按照下面的操作步骤来正确设置页码，就能轻松做
到让同一页面中的两栏页脚处显示不同的页码。
首先启动 Word 应用程序，并打开需要打印的目标文档；然后依次单击文本编辑界
面中的“文件”/“页面设置”命令，进入到打印页面设置窗口，在该窗口中将纸张属性
设置为 16 开、2 栏打印。下面，再将鼠标指针移动到已经分为两栏的目标文档中的任意
一张页面，然后单击菜单栏中的“视图”菜单项，从弹出的下拉菜单中执行“页眉/页脚”
命令，打开“页眉/页脚”工具栏，当然我们也能直接用鼠标双击目标文档任意一页面中
的“页眉/页脚”区域，来快速打开“页眉/页脚”工具栏。
接下来将鼠标指针移动到“页脚”区域处，并同时按下键盘上的 Ctrl 键与 F9 键，这
样的话鼠标指针所在的位置就会自动弹出一个包含有阴影的花括号“{}”，该括号其实就
是域标志；在该域标志中我们可以直接输入字符串“=”，然后再同时按下键盘上的 Ctrl
34

35. 键与 F9 键，这样我们又将看到一个包含有阴影的花括号“{}”（如图 1 所示），在这个域
标志中我们需要输入字符串“page”，以便提醒 Word 应用程序此处插入的是当前页面
的域代码。下面再将鼠标移动到内部域标志之后，然后输入字符串“*2-1”
，这样的话在
当前页面的页脚处我们就能看到“{={page}*2-1}”这样完整的一行域代码了。编辑好域
代码后，再将鼠标指针移动到该域代码中，同时按下键盘上的 Shift 键与 F9 键，如此一
来我们就能在当前页面的左侧页脚区域处看到具体的页脚号码了。
图1
紧接着，再依次单击菜单栏中的“视图”/“页眉/页脚”命令，然后将鼠标指针移动
到当前页面页脚区域的右侧位置；接下来同时按下键盘上的 Ctrl 键与 F9 键，这样的话鼠
标指针所在的位置又会自动弹出一个包含有阴影的花括号“{}”，在该花括号中输入字符
串“=”，随后再同时按下键盘上的 Ctrl 键与 F9 键，在后面出现的花括号中输入字符串
“page”，以便提醒 Word 应用程序此处也有一个域代码。下面将鼠标移动到内部花括
号之后，并输入字符串“*2” 这样的话在当前页面的页脚处我们就能看到
， “{={page}*2}”
这样完整的一行域代码了（如图 2 所示）
。编辑好右侧的域代码后，再将鼠标指针移动到
35

36. 该域代码中，同时按下键盘上的 Shift 键与 F9 键，这样的话我们又能在当前页面的右侧
页脚区域处看到不同的页脚号码了，最终我们就能实现在同一个页面中插入两个不同页
码的目的了。
图2
小技巧轻松缩短页眉横线长度
经常使用 Word 编辑文件的朋友一定都知道，当我们为一份文档设置了页眉以后，
Word 默认会在页眉与文档之间加上一条横线，但却没有给出这条横线的更具体设置。有
时，出于排版的需要，我们可能想把这根横线的长度缩短一点，其实借助一个小技巧，
实现这样的目的并不困难。
【注】 本文所述技巧已于 Word 2003 下测试通过
1.打开一份 Word 文档，并为它设置好一个页眉
2.在页眉编辑状态下，用鼠标将负责文档左右缩进的标尺拖拽到满意位置
3.最后，退出页眉编辑状态，页眉横线的长度便合乎我们的需要了
文件结尾快速输入多行公司信息
36

37. 有时，我们在编写公司文档时，需要在文件结尾处注上自己公司的联系方式。但每
次都要手工输入非常麻烦，于是有不少朋友便想到将公司信息事先写好在一份 TXT 文件
中，然后写完文档后再将 TXT 文件里的公司信息拷贝过来，虽然这样比以前的手工输入
方便了一些，但相对来说还是比较麻烦。而另一种方法则是通过 Word 自带的“自动图
文集”功能完成，但默认的自动图文集只能输入单行词条，像公司联系方式这种多行信
息用默认的方法很难输入。其实，Word 的自动图文集功能是可以支持多行信息存储的，
下面笔者就来给大家演示一下。
【注】 本文所述技巧已于 Word 2003 下测试通过
1.在 Word 中事先输入好自己公司的联系方式
2.将联系方式中的文字选中，点击“插入”菜单→“自动图文集→新建”命令，
为该图文集词条起个名字
3.此时，在文档的需要位置输入那个代表公司联系方式的词条名后回车，即可快速完
成公司信息的输入了
事半功倍-Office Word 也玩批处理
事半功倍-Office
Word 是办公一族经常需要用到的文字处理软件，其强大的文字处理和表格编辑功
能给我们的工作带来了很多方便。如果能合理使用一些技巧，批量处理文档，就能有效
提高工作效率，达到事半功倍的目的。下面笔者就以 Word 2003 为例，带领大家一起去
领略 Word 的“批处理”能力，感受自动化办公的乐趣。
一、批量生成信封
大家知道，通过邮局寄信需要在信封上填写收信人的邮编、地址、姓名，以及寄信
人的地址、姓名、邮编等信息，如果需要发出去的信件很多，手工填写是一件繁锁的事。
其实，用 Word 2003 的“中文信封向导”不仅可以批量生成漂亮的信封，而且可以批量
填写信封上的各项内容，实现信封批处理。
第一步：制作信封模板。运行 Word 2003，单击“工具/信函与邮件/中文信封向导”
，
系统会启动“信封制作向导”。在“向导”的带领下，首先按实际需要选择信封规格；然
37

38. 后单击“下一步”
，在“生成选项”窗口中选中“打印邮政编码边框”和“以此信封为模
板，生成多个信封”
，并在“使用预定义的地址薄”一项的下拉列表中根据自己的喜好选
择地址薄文件类型(这里有三个选项可选，分别是 Microsoft Word、Microsoft Excel 和
Microsoft Access，本文以选择 Microsoft Excel 为例。)；最后单击“完成”，向导将自
动生成信封模板，同时还生成一个地址薄文件，并以“中文信封地址.xls”为文件名保存
在“我的文档”中。
第二步：编辑地址薄。进入“我的文档”，打开自动生成的地址簿文件—“中文信封
地址.xls”
，大家会看到这是一个 Excel 表格文件，表头中已经自动填写了收信人邮编、收
信人地址一、收信人地址二、收信人姓名、收信人职务、发信人地址、发信人姓名和发
信人邮编等项目，我们要做的就是在单元格中输入收信人和发信人的相关信息即可（如
图 1）。
图1
第三步：批量生成信封。打开由“信封制作向导”自动生成的信封模板文档，我们
会发现 Word 的程序窗口中多了一个“邮件合并”工具栏，点击“邮件合并”工具栏上
的“合并至新文档”按钮（如图 2）
，系统会根据模板的样式和“中文信封地址.xls”文件
中的信息，批量生成信封，并在新文档中一一列出，剩下的工作，只要联上打印机打印
38

39. 就大功告成了。
图2
小提示：如果你对生成的信封不满意，可以在模板中对信封上文字的字体、字
型、字号、颜色和位置进行调整，然后再点击“邮件合并”工具栏上的“合并至新文档”
按钮，系统会根据调整后的模板样式再次批量生成信封。
二、批量处理表格
除了编辑文字，Word 还能绘制表格的功能也很强大，在绘制和编辑表格的过程中运
用一些小技巧，同样可以实现“批处理”
，节省时间，提高效率。
实例 1：自动生成表头。当一份表格有多页时，为了便于查阅和录入数据，最好是每
一页都有一个相同的表头，如果采用手工的方法一页一页添加表头，不仅麻烦，而且容
易出错。其实，Word 有为多页表格自动生成表头的功能。
运行 Word 2003，打开一份含有多页表格的文档，选中第一页表格的表头，然后
单击“表格”／“标题行重复”(如图 3)，这样在后面的每一页表格的第一行就会自动生
成和第一页一样的表头，不仅方便查阅表格中的数据，而且录入数据过程中也不容易发
生错误。
39

40. 图3
实例 2：插入多行多列。绘制好一份表格，有时因为数据有变动，需要在原表格
中插入多行或多列，而利用“表格”菜单中的插入行或列工具一次只能插入一行或一列，
有没有办法一次性批量插入多行或多列呢？答案是肯定的。
以一次性在表格的末尾插入 5 行为例，打开一份含有表格的 Word 文档，将光
标定位到表格的最后一行，然后用鼠标选中表格中任意连续的 5 行，单击“表格/插入/
行(在下方)”，这样就会在表格的末尾一次性批量插入 5 行，如果需要一次性插入多列，
只要依样画葫芦就可以了。
三、批量抓取图片
一提起批量“抓图”，大家首先想到的也许是利用抓图软件来实现，其实让 Word
和键盘上的“Print Screen”键协同工作就可以实现批量抓取图片。
第一步：抓取图片。运行 Word 2003，新建一个空白文档，然后根据实际需要用
“Print Screen”键抓取整个屏幕，或用“Alt+Print Screen”组合键抓取某个活动窗口，
40

41. 记住每抓一次马上切换到 Word 窗口，并按下“Ctrl+v”键将抓取的画面粘贴到 Word
文档中。
第二步：保存图片。将抓取的画面全部粘贴到 Word 文档后，单击“文件/另存为”
，
在保存类型中选择“网页”(如图 4)，并选择好保存路径，随意取个文件名，单击“保存”
按钮，这样在目标文件夹中会出现名“***.files”的为文件夹(***为保存文档时所取的文
件名)，其中以 image001、image002、image003……为文件名的图片文件，就是刚才
抓取并粘贴到 Word 文档中的图片。
图4
Word：文档自我防卫妙招
Word：文档自我防卫妙招
文档也有安全性问题，尤其对于 Office 文档，为了让您的文档更安全，Office 提供
了比较完善的安全和文档保护功能，它包括：安全级别、数字签名、密码设置、窗体保
护和批注口令。
文档的安全级别
对 Word 文档最大的安全隐患就是宏病毒，为了防止宏病毒 Word 设立了安全级别
的概念。您可在“工具→选项→“安全性”选项卡→宏安全性”的“安全级”选项卡中
进行设置，安全级别共分为高、中、低三挡。高级别将只运行可靠来源的宏，其它宏一
律取消；中级别在打开一个宏时，您会看到一条警告，让您选择是否启用；低级别就不
41

42. 进行宏的保护。当选择高级别时，已安装的模板和加载项(包括向导)中的宏可能会被禁用。
您只有在“工具→选项→安全性→宏安全性”中单击“可靠来源”选项卡，然后点击“信
任所有安装的加载项和模板”复选框，才能让安装的宏不被禁用。注意：所有随 Microsoft
Office XP 的模板、加载项和宏都经过了 Microsoft 数字签名。一旦针对这些已安装文件
中的一个安装添加到了您的可靠来源列表中，随后与这些文件的交互操作将不再生成消
息。
数字证书的保护
很多文档的来源都是不详的，所以安全性无法保证。Office 可以通过数字证书来确
认来源的可靠。并通过数字证书对文件或宏进行数字签名。一般来说，数字证书是从商
业证书颁发机构和内部安全管理员或信息技术专业人员处获得的。普通用户可以使 用
Selfcert.exe 工具亲自创建数字签名（由于用 Selfcert.exe 自己创建的数字证书不是由正
式证书颁发机构发行的，使用这种证书添加签名的宏方案将被认为是自签名的方案，这
样其他用户有可能无法运行自签名的宏）
。用数字证书进行宏的签名很简单：打开包含要
签名的宏方案的文件，在“工具→宏→Visual Basic 编辑器→工程资源管理器”中，选择
要签名的方案。再点击“工具→数字签名”命令。
提示：
1. 一定要在宏测试完毕确认后再对宏进行签名，因为对已签名的宏方案的代码进行
了更改，它的数字签名就会被删除。如果是自签名的证书，那么在每次保存时都会对宏
方案自动重新进行签名。
2. 如果要防止用户因意外修改宏方案而导致签名失效，请在签发之前锁定宏方案。
您的数字签名只能说明您保证该方案是安全的，并不能证明是您编写了该方案。因此锁
定宏方案不能防止其他用户利用另一个签名替换您的数字签名。
3. 如果您创建了一个可向宏方案添加代码的加载项，则代码应该确定下列内容：如
果方案已经进行了数字签名，在继续运行之前，是否通知用户修改签名方案的结果。
文件的密码设置
42

43. Word 的文件密码包括两种：修改权限密码和打开权限密码。打开权限密码使 得
Word 文档变成只读文件，如果打开了文档并对其进行了更改，则只能以其他的文件名保
存该文档。而修改权限密码则允许用户随意修改保存。具体设置办法：打开文件，在“工
具→选项→安全性”选项卡中进行密码设置。
提示：若要创建一个长的密码，请单击“高级”
，然后选择 RC4 加密类型。
防止用户改窗体
由于某些文档需要将窗体保护起来，以便他人只能在指定的区域中输入信息。所以
Office 提供了窗体保护功能。使用窗体保护功能时，窗体域中的任何信息都将重新设置。
具体方法：“工具→保护文档→窗体”。若要给窗体指定密码，以便知道密码的用户能解
除保护并修改窗体，在“密码（非必选项）
”框中键入密码。不知道密码的用户仍可在窗
体域中输入信息。如果要保护整个窗体，请单击“确定”按钮。若要只保护部分窗体，
这些部分必须处于不同的节中，单击“节”，然后清除不需要保护的节的复选框。
批注口令的添加
批注在审阅中是非常重要的，Office 在“工具→保护文档”中进行了对批注的保护。
您只需选择需要保护的对象，将密码键入到“密码”框中，即可实现保护。
在 Word 中使用超链接技巧三则
对于 Word 中的超链接功能，大家应该并不陌生，笔者在使用 Word 中的超链接时总结
出了一些经验，现在写出来供大家参考。
1.使用“屏幕提示”
我们在浏览网页时，如果把鼠标指针悬停在某个超链接上面，有时就会出现这个超
链接的内容介绍。其实这很容易用 Word 的超链接功能实现。方法如下：在要添加屏幕
提示的文字或图片超链接上面点击右键，选择“编辑超链接”，然后点击“屏幕提示”，
在“屏幕提示文字”中输入要显示的文字，然后点击“确定”即可。
43

44. 2.单击鼠标左键跟踪超链接
安装好 Word 后，软件默认跟踪超链接的方式是在按下 CTRL 键的同时按下鼠标左
键，对于想快速访问超链接的用户来说这就有点儿慢了，如何单击鼠标左键就可以跟踪
超链接呢？点击主菜单中的“工具”——“选项”
，然后点击“编辑”选项卡，清除“用
Ctrl+单击跟踪超链接”复选框。
3.关闭自动设置超链接功能选项
当我们在使用 Word 的时候，如果输入网址或电子邮件地址，软件就会自动把
它们设置为超链接，而有时我们并不想让它们成为超链接，如何关闭自动设置超链接功
能呢？点击菜单栏中的“工具”——“自动更正选项”，然后点击“键入时自动套用格式”
选项卡，清除“Internet 及网络路径替换为超链接”复选框。
44

45. 分节符在长篇文档排版中的妙用
在上一篇文章里，我们介绍了样式与格式在长篇文档排版中的妙用。其实，除此之
外在 Word 中还有好多功能也可以大幅度地提高长篇排版时的工作效率，今天介绍的“分
节符”就是其中一例。
妙用一. 轻松打印超宽图片
妙用一.
相信好多朋友都遇到过编排文档时忽然发现插入的图片大于纸宽的情况，以往要想
45

46. 将图片完整打印出来就要先将图片拷贝到一篇新文档中，然后再将该文档的纸型设为横
向，等图片文档和原文档全部打印完成时，再手工插入到一起。虽然也达到了想要的目
的，但是一来步骤繁琐，二来也不便于文档的后期管理。
其实，如果使用了 Word 的分节符功能，这个难题就能够迎刃而解了。
1. 首先将光标定位于超宽图片的上方
2. 点击“插入”菜单→“分隔符”命令，在弹出的窗口中选择分节符类型中的“下
一页”
，点击“确定”按钮插入第一个分节符。如图 2 所示
3. 然后再将光标定位于图片下方，重复上面的操作，插入第二个“下一页”分节符
4. 此时，超宽图片便自己占据了一个页面，将光标定位于这个页面中，点击“文件”菜
单→“页面设置”命令，在弹出的“页面设置”窗口中将“纸张方面”改为“横向”，同
时将应用范围选择为“本节”后确定即可。如图 3 所示
46

47. 这样，我们就轻松地解决了如何打印超宽图片这个难题。如图 4 所示便是该文档的
打印预览图
妙用二. 巧用分节符避免重复排版
妙用二.
分节符除了能够分隔文档以外，也能够起到避免重复排版的作用。相信好多朋友都
47

48. 打印过那种带封面的文件，不知大家都用什么方法将封面的标题与第二页分开的，不过
我相信大多数朋友都是习惯于直接在标题后面打上一串回车来达到如图 5 所示的效果。
其实，这种方法如果能够保证文章不再调整的话，也说不上有什么不好，可一旦我
们在封面上加字或者删字，就肯定会让第二页文字产生错位，从而导致重复排版。其实，
和上例一样，如果我们使用了分节符功能，那么也能轻易地解决掉这个难题了。
使用方法很简单，只需先将光标定位于第二页正文区的最前面，再重复上面的方法
插入一个“下一页”分节符即可。这时，无论我们怎样在封面里添字删字，也都不会影
响到正文区的版面了。
妙用三. 让当前章节的标题显示在页眉处
妙用三.
不知大家在翻阅一些计算机书籍时注意过没有，有些图书的页眉处总是显示着当前
章节的标题，而并不像我们平时使用的页眉那样只有一个样子，这其实也是分节符的功
劳。不过，和上述两例不同的是，要想真正实现这样的效果，还得使用上篇文章介绍的
“样式与格式”功能与之配合方才生效。
1. 首先，我们要事先对文档中的各级标题套用上相应的样式
2. 再将光标定位于每一章节文字的前面，点击“插入”菜单→“分隔符”命令，插
入一个“下一页”分节符（每一章节均按此操作）
48

49. 3. 接下来，再点击“视图”菜单→“页眉与页脚”命令进入页眉页脚编辑模式
4. 点击“插入”菜单→“域”命令，在弹出的“域”窗口中单击“StyleRef”这个
域名，再从右窗格中找到一个合适的样式（在笔者的文档中，章节标题使用了“标题 2”
样式，所以这里也要选择“标题 2”，点击“确定”按钮完成插入
）
5. 此时，本章节的标题便自动显示到了页眉位置。大家再翻动到其他章节看看，就
会发现无论显示到哪个章节，页眉的内容也总是正确的章节标题了。如图 7 所示
写在最后
当然，和样式与格式一样，今天这篇文件也仅仅是列举了分节符在长篇排版中的几个用
49

50. 法，而在实际工作过程中，我们可能会遇到更多不同的难题。所以，还是希望大家看过
这篇文章后，举一反三细致研究一下分节符的更多用法，只有事先熟练掌握它的用法，
遇到问题时才能够快速地迎刃而解。
“样式与格式”在排版中的妙用
样式与格式”
相信好多朋友都见到过 Word 的“样式与格式”功能，如图 1 所示。但是，大多数朋友
可能还是更习惯于使用格式刷来批量设置文本格式，每次询问他们时，都会得到“Word
的默认样式太简陋，也不及格式刷用起来方便 ……”这样的答复。
其实，笔者认为这都是由于大家对 Word 样式的功能了解不深所致。所以，今天笔
者就来给大家介绍一下这个“样式与格式”在长篇文档的排版里究竟有什么妙用？
好处一. 快速同步同级标题的格式
好处一.
好多朋友都对编排长篇文档比较犯怵，原因大体有两个，首先是手工在长篇文档
中查找同级标题并设置好标题格式，本身就是个麻烦的事情。试想要在几十页、上百页
的文件里找出所有同级标题来，恐怕没有几十分钟是下不来的。两者，如果文件排好后
交到领导手里，领导却让我们将某一级别的标题字体再换一换，那么刚才那份“折磨”
恐怕又得重来一次了，整体效率很低。其实，如果我们事先使用了“格式与样式”功能，
50

51. 这些问题就能轻松地迎刃而解了。
一. 快速套用现有标题样式
1. 编辑完成后套用样式
这种方法非常类似于平时的格式刷使用，需要先将标题选中，然后再点击“样式与
格式”窗格中的相应样式即可。虽然设置好样式后可以方便地快速修改同级标题格式，
但要将所有同级标题从偌大的文章中找出也要花费大量的时间。那么下面要介绍的第二
种方法就显得实用多了。
2. 编写文件时套用样式
这种方法可以让我们一边编写文件一边设置样式，为了加快操作效率，可以给每个
样式设置一个快捷键
1） 点击“样式与格式”窗格中第一个样式后面的菜单按钮，执行“修改”命令，
如图 2 位置 1
2） 然后在弹出的“修改样式”窗口中点击“格式”按钮→“快捷键”命令，如图 2
位置 2
3） 将鼠标定位于“请按新快捷键”一栏，为它设置一个快捷键后点击“指定”按
钮即可，如图 2 位置 3
4） 以此类推，为其他样式也设置好相应的快捷键
51

52. 而这时，我们就可以在每录完一个标题后，按下快捷键快速设置该标题的样式了。
二. 快速修改同级标题样式
不过，刚才使用的还都是 Word 默认的一种比较简陋的样式，如果我们对标题格式
有着特殊的要求，其实也是可以自定义样式并同步更新的。
1. 手动更新同级标题
首先，按照自己的要求对标题设置一个新格式，然后再点击它所属样式的菜单钮（如
图 2 位置 1），执行“更新以匹配选择”命令。此时您便会发现，文档中所有使用了该样
式的标题（同级标题）会马上同步换成新样式。如图 3 所示
52

53. 2. 自动更新同级标题
而如果您觉得每次都这样手动更新太麻烦的话，Word 还支持一个自动更新样式的功
能，用起来更加方便。
同样，先点击样式窗格中一个样式的菜单钮，执行“修改”命令。然后，在弹出的如图 4
所示“修改样式”窗口中勾选“自动更新”一项，点击“确定”按钮。
53

54. 这时，当我们对这个级别的标题进行格式修改时，无须点击“更新以匹配选择”即
可以马上将样式同步到其他标题上，操作更加方便。
好处二. 快速在文档中定位
好处二.
Word 的样式功能除了能够快速同步标题格式以外，还能借助“文档结构图”功能帮
助我们在文档中迅速定位。
使用方法很简单，只要点击“视图”菜单→“文档结构图”命令，那么一个类似于
文章目录的窗口便出现在了画面左侧，如图 5 所示。点击其中的标题即可快速跳转到相
应的内容区，就像使用 Web 导航页面一样方便。
54

55. 好处三. 方便生成文档目录
好处三.
不过，上例的文档结构图只能在使用电脑浏览文件时方可生效，如果想让打印出来
的文件也能快速查找，恐怕就只能借助于文档目录了。值得庆幸的是，如果在 Word 中
设置了样式以后，繁琐的目录制作过程就会变得非常轻松。
一. 快速建立目录
1. 点击“插入”菜单→“插入目录”命令，弹出“目录”窗口
2. 确保窗口中“格式”一栏选择为“来自模板”
，然后点击“确定”按钮
3. 此时，文章的开头便会自动生成一个目录，如图 6 所示。而且值得一提的是，这个目
录除了能够直接打印出来以外，还能在通过电脑浏览文件时， Ctrl 键 + 相关目录项 来
用
实现内容的快速跳转，效果类似于上面介绍的“文档结构图”
。
55

56. 不过，可能我们也会不满意 Word 所默认的目录级别，这时可以由我们自已定义。
点击“工具”菜单→“插入目录”命令，在如图 7 所示的“目录”窗口中选择好新的级
别，然后点击“确定”按钮即可更新整个目录了。
【小提示】 有些朋友在自己的电脑上可能找不到“插入目录”这个命令，这一般是由于
用户没有默认安装此功能所致，此时可以点击“视图”菜单→“工具栏→自定义”命令，
在弹出的窗口中再选中“插入”类别，然后从右侧窗格中找到“插入目录”菜单项，将
其手动拖拽到“插入”菜单中即可。如图 8 所示
56

57. 二. 快速更新目录
随着编辑的深入，有时我们可以会对文章添加或删除一些段落，这样就可能导致目
录的页码与实际位置不符，此时就要利用 Word 的目录更新功能了。使用方法很简单，
只要先将鼠标定位于目录之中，然后右击并执行“更新域”命令，再选中如图 9 所示窗
口中的“更新整体目录”单选项后确定即可，这时 Word 会仅更新目录中的内容，达到
快速更新目录的目的。
写在最后
57

58. 写到这里，关于“样式与格式”在长篇文档排版中的妙用就给大家介绍完了，不知您有
没有豁然开朗的感觉？其实，在我们的 Word 之中，还有好多像“样式与格式”这样值
得学习的好功能，正确地了解并掌握这些功能，可以帮助我们更快更好地完成文档的编
制，希望今天这篇文章能够抛砖引玉，让更多的朋友积极去查找 Word 的一些“隐藏功
能”
，提高自己的工作效率。
从头到脚完美：Word 文档布局
从头到脚完美：Word
页眉和页脚是分别位于页面的顶部和底部并独立于文档的部分，在其中不仅可以包
括“自动图文集”
，页码等信息，还能将更多有趣的应用运用其中。
除了写字板外大部分的字处理应用软件都允许用户设计出与众不同的首页文档格
式，比如左右分栏格式等。如果把页眉和页脚与一些属性相结合使用，那么 Word 文档
的布局会更加人性化，满足更多需求。
有些 Word 的狂热爱好者，从其 version 1 版本就开始研究它的博大精深。最近，他
们遇到了一个问题—有位同仁需要创建一份页眉只在第一页，而页脚只在最后一页的文
档模板。这个文档模板的页数应该是可变的，也就是说，你不用做任何设置，页眉和页
脚就会分别在整篇文档的第一页和最后一页出现。
这个问题的挑战就在于只在首页出现页眉，尾页出现页脚，而其余各页都不出现。
可以采用的一个建议是运用 endnote，它通常出现在文档的最后。不过需要提醒的是，
首先，endnote 并不会出现在最后一页的最底部而是跟在最后一个段落后面；第二，一
个 endnote 必须依附于文字中的注释，这样就会很容易地被删除。一个好方法是在运用
非首页的页脚检查是否为最后一页之后再输入文字。
因此不论是首页页脚还是非首页页脚你都需要插入“域”语句：
{IF {PAGE} = {NUMPAGES}
“This text only appears on the
last page”}
小提示：实际上你并不需要手动输入{} ，只要同时按住 Ctrl 和 F9 键即可得到空的
58

59. 花括号了。可以在其中按常规输入内容及等号。当选中域后，同时按下 Alt 和 F9 键，就
会看到域中代码所产生的结果。
在尝试这种方法时很可能会遇到一个问题，即使你为页眉和页脚设定了“不同的首
页”
，但是仍旧不能将文本页脚移至模板。这里的技巧是在模板中利用分页符得到了第二
页，从而达到获得非首页的页眉和页脚的效果。
已经设置好页眉和页脚后，删除分页符。这时文档模板会转变为一个记录了页眉和
页脚的独立页。记住在保存文档之前同时按住 Alt 和 F9 键以确保得到域中的结果而不只
显示是代码（而且其他用户也会看到这些代码）。最后，选择“工具” “选项” “打
印” “更新域”即可。
你变我也变 Word 中更新数据两法
在办公操作中，常常遇到这种情况，文档已经输入完成时，某一个数值发生了变化，
要将文档中所有相同的数值也要进行改变。这时，我们虽然可以执行“编辑/替换”命令，
将数值进行更新。但这种方法效率较低，且属于事后补救。那么有没有什么方法，可以
让 Word 文档中某一数值发生变化后，其它相同数值自动进行改变呢？在日常办公操作
中，笔者总结出如下两种方法。
一、定义书签法
将相关的数值及文字（如“利润比上年同期增长 70%”等）输入到 Word 文档中，
59

60. 然后选中这一特定字符串，执行“插入/书签”命令，打开“书签”对话框（如图 1） 输
，
入一个便于理解的名称（如“替换百分比”，然后按下“添加”键，这个对话框就自动
）
关闭了。
以后需要输入该词条时，执行“插入/引用/交叉引用”命令，打开“交叉引用”对话
框，按“引用类型”右侧的下拉按钮，选择“书签”选项，然后在下方列表中选择需要
的书签名称，并确定“引用内容”为“书签文字”
，最后单击“插入”按钮即可（如图 2）。
执行完这些操作后，如果要对相关数值进行修改，如改为“利润比上年同期增长 70%”
60

61. 我们只需在原始数据（也就是定义成书签的那个数据）上修改，然后按“Ctrl+A”组合
键选中全文，再按一下 F9 功能键，后面相同的数值也会做出应的更改，更加方便、准确、
高效。
二、选择性粘贴法
将需要的特定字符（如“利润比上年同期增长 70%”等）输入到 Word 文档中，然
后选中这一特定字符，执行“复制”操作。再将光标定在需要再次输入此词条的位置上，
执行“编辑/选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，选中其中的“粘贴为链接”
选项（其它选项不需要更改），确定返回就行了。重复执行此操作，直到将所有的相关数
值及文字输入完成（如图 2）
。
以后按照方法一的操作步骤，就可以更新数据了！
小提示：这两种方式支持对原始数据进行删除、数据更改，如果要在原始数据上面添加
文字或者数据，那可就不行了。
Word、Excel 组合 批量打印信封
Word、
很多学校期末都都要给学生寄成绩通知单，教务处需要打印大量的信封。利用 Word
XP 与 Excel XP 可以协作来批量打印信封，一起来看看吧。
1、准备阶段
(1)新建一 Excel 文件“新生名单”
，将新生名单的各项信息导入或直接输入，如:
邮政编码、通讯地址、姓名等。
61

62. (2)新建一 Word 文件“信封”
，调用菜单“工具→信函与邮件→中文信封向导”，
打开“信封制作向导”对话框(没有此功能需用 Office XP 源盘来安装)，根据向导提示设
计一个信封，设置好字体、字号.
2、调用数据
(1)在“信封”文件中，调用菜单“视图→邮件合并”
，显示邮件合并工具栏，点
击[打开数据源]工具按钮，按提示选择新建的 Excel 文件“新生名单”
，选择 sheet1。
(2)选择“000000”(代表邮政编码)，点击邮件合并工具栏[插入域]按钮，在对
话框中选择插入“邮政编码”“000000”被“
， 《邮政编码》”所代替。然后进行同样操作，
替换“地址”“姓名”
、 。
(3)点击邮件合并工具栏[查看合并数据图标]按钮，会显示“新生名单”中的学生
数据。
3、打印信封
点击邮件合并工具栏中的[合并到打印机]，同时对对话框进行设置，最后打印出信封。
真正经典的十个 Word XP 实用技巧
现在是讲效率的年代，使用 Word 来进行平时的办公处理也是一样，那么，我们怎
样才能够在 Word 中“快”起来呢？那就请这位作者给我们带来的 Word 中快速操作的
10 个技巧，小编看完后也觉得相当实用。
1.快速定位光标位置
1.快速定位光标位置
用 WPS 编辑文件时有一个特点，就是当你下次打开一 WPS 文件时，光标会自动定
位到你上一次存盘时的位置。不过，Word 却没有直接提供这个功能，但是，当我们在打
开 Word 文件后，如果按下 Shift+F5 键您就会发现光标已经快速定位到你上一次编辑的
位置了。
小提示：其实 Shift+F5 的作用是定位到 Word 最后三次编辑的位置，即 Word 会记
录下一篇文档最近三次编辑文字的位置，可以重复按下 Shift+F5 键，并在三次编辑位置
之间循环，当然按一下 Shift+F5 就会定位到上一次编辑时的位置了。
62

63. 2.快速插入当前日期或时间
2.快速插入当前日期或时间
有时写完一篇文章，觉得有必要在文章的末尾插入系统的当前日期或时间，一般人
是通过选择菜单来实现的。其实我们可以按 Alt+Shift+D 键来插入系统日期，而按下
Alt+Shift+T 组合键则插入系统当前时间，很快！
3.快速多次使用格式刷
3.快速多次使用格式刷
Word 中提供了快速多次复制格式的方法：双击格式刷，你可以将选定格式复制到多
个位置，再次单击格式刷或按下 Esc 键即可关闭格式刷。
4.快速打印多页表格标题
4.快速打印多页表格标题
选中表格的主题行，选择“表格”菜单下的“标题行重复”复选框，当你预览或打
印文件时，你就会发现每一页的表格都有标题了，当然使用这个技巧的前提是表格必须
是自动分页的。
5.快速将文本提升为标题
5.快速将文本提升为标题
首先将光标定位至待提升为标题的文本，当按 Alt+Shift+←键，可把文本提升为标
题，且样式为标题 1，再连续按 Alt+Shift+→键，可将标题 1 降低为标题 2、标题 3……
标题 9。
6．快速改变文本字号
Word 的字号下拉菜单中，中文字号为八号到初号，英文字号为 5 磅到 72 磅，这对
于一般的办公人员来说，当然已经绰绰有余了。但在一些特殊情况下，比如打印海报或
机关宣传墙报时常常要用到更大的字体，操作起来就有些麻烦了。
其实，我们完全也可以快速改变文本的字号：先在 Word 中选中相关汉字，然后用
鼠标单击一下工具栏上的字号下拉列表框，直接键入数值，即可快速改变您的字体大小。
而且这个技巧在 Excel 和 WPS 2000/Office 中同样适用。
小提示：其实，小编还有两种快速更改 Word 文本字号的方法：
（1）选中文字后，按下 Ctrl+Shift+>键， 10 磅为一级快速增大所选定文字字号，
以
而按下 Ctrl+Shift+<键，则以 10 磅为一级快速减少所选定文字字号；
63

64. （2）选中文字后，按 Ctrl+]键逐磅增大所选文字，按 Ctrl+[键逐磅缩小所选文字。
7．快速设置上下标注
首先选中需要做上标文字，然后按下组合键 Ctrl+Shift+=就可将文字设为上标，再
按一次又恢复到原始状态； Ctrl+=可以将文字设为下标，
按 再按一次也恢复到原始状态。
小提示：详见本刊前期《Word XP 中神奇的 Ctrl 键》一文，掌握一些快捷按键对快
速、高效操作 Word 很有借鉴意义。
8．快速取消自动编号
虽然 Word 中的自动编号功能较强大，但是据笔者试用，发现自动编号命令常常出
现错乱现象。其实，我们可以通过下面的方法来快速取消自动编号。
（1）当 Word 为其自动加上编号时，您只要按下 Ctrl+Z 键反悔操作，此时自动编
号会消失，而且再次键入数字时，该功能就会被禁止了；
（2）选择“工具”→“自动更正选项”命令，在打开的“自动更正”对话框中，单
击“键入时自动套用格式”选项卡，然后取消选择“自动编号列表”复选框（如图 1），
最后单击“确定”按钮完成即可；
9．快速选择字体
为了达到快速选择字体的目的，我们可以将常用字体以按钮形式放置在工具栏上。
首先右击 Word 工具栏，选择“自定义“命令，打开“自定义”对话框，在“自定义”
对话框中选择“命令”选项卡，并移动光标条到类别栏中的“字体”项，看到平时经常
使用的字体，把它拖到工具栏成为按钮，以后要快速选择字体，只要先选中文本，再按
下工具栏上字体按钮即可，省去了从字体下拉列表框中众多字体中选择的麻烦。
10．快速去除 Word 页眉下横线
10．快速去除
快速去除 Word 页眉下的那条横线可以用下面的四种方法：一是可以将横线颜色设置成
“白色”
；二是在进入页眉和页脚时，设置表格和边框为“无”；第三种方法是进入页眉
编辑，然后选中段落标记并删除它；最后一种方法是将“样式”图标栏里面的“页眉”
换成“正文”就行了。
64

65. 二招搞定 word 文档中的乱码
有的时候可能由于操作的问题，当你再次打开一个你认为没有问题的文档时，可能
会看见文件中一片乱码更本就无法阅读！如果出现了这写情况可以通过下面的两个方法，
来挽救你的文件。
一、替换格式法
这种方法就是把被破坏的 Word 文档另存为另一种格式。
1、打开被损坏的文档单击“文件/另存为”菜单， “保存类型”
在 列表中，选择“RTF
格式”
，然后单击“保存”按钮，并关闭 word。
2、打开刚才刚才保存的 RTF 格式文件，再次使用“另存为”将文件重新保存为
“Word
文档”
，现在打开这个 word 文件就可以发现文件已经被恢复过来了。
如果在转换成 rtf 格式后文件仍然不能被恢复，可以将文件再次转换为纯文本格式
（*.txt）
，再转换回 Word 格式。当然在转换为 txt 文件的时候其图片等信息会丢失掉。
二、重设格式法
在 Word 有一个隐藏的位置，用来保存文档中的各种格式信息，所以只要删除这些
格式信息就可以将文件恢复了。
1、在打开损坏的文档后，单击“工具/选项”菜单，选择“编辑”标签，取消对“使
用智能段落选择范围”复选框的勾选，然后单击 按钮。这样就可以修复文件了。
2、选定最后一个段落之外的全部内容，然后将这些内容粘贴复制到新的 word 文件中即
可。
让 Word 文档瘦身的几种小方法
老师们在平时的工作中，经常要用 Word 编制试卷、教案等内容，而且还经常需要
拷来拷去。我们知道，相同内容的 Word 文档，经过不同的操作处理后，其大小是有所
区别的，甚至相当惊人。所以我们希望有办法能给 Word 文档“瘦身”
。
１．重新进行页面设置可以缩小文件
每当文档编辑完成后，在保存之前，都重新点击“文件”菜单，选“页面设置”打
65

66. 开对话框，鼠标任意点击其中的“纸张大小”或“页边距”等标签(无需改动原来的设置)，
按(确定)按钮即可，最后再保存文档。你会发现，文档变小许多。
２．多次编辑 Word 文档会增加文件大小
Word 文档经过多次编辑，其存盘后的文件迅速膨胀。笔者曾在含有数个图片的
Word 文档中，编辑了十多次图片后，文件大小由原来的 160 多 KB 涨到 1.5MB，后来
将该文件拷贝到新建文档中存盘，文件长度不过 170KB。所以，当一篇文档经过反复编
辑并已定稿后，就应将文档内容复制到新建文档中。
３．插入不同格式的图片会严重影响文件大小
在插入图片之前，首先应对图片格式进行处理。图１是同一幅图片以各种不同格式
保存的文件大小，从图中不难看出，插入 JPG 格式的文件较理想。对那些本身颜色不多
的图片，可以用较少的颜色保存，这样也会减少存储空间。有趣的是，在 Word 文档中
缩放图片对文件大小无影响。
另外，
Word 对插入的图片也会进行适当处理，
如一幅 3.5MB
的ＢＭＰ图片插入 Word 文档后存盘，其大小为 1.52MB，480KB 的 GIF 图片插入 Word
文档后其大小为 460KB。
4．设置文档格式会影响文件大小
66

67. 在文档中设置各种字号和字体也会影响文件大小，笔者对长度为７８KB 的文档做单
一字号、单一字体、单一颜色的测试，它们对文件长度的影响如图２所示。显然，如果
设置多种字体、字号、颜色，影响更大。因而在文字格式设置上不必过多渲染。
如虎添翼 Word 配上“瑞士军刀”
配上“瑞士军刀”
作为一款功能强大通用性极强的办公软件，Word 往往给人全面性、通用性、标准化，
却有些缺少个性。未来，充分张扬 Word 的个性，许多配合 Word 使用的工具应运而生，
“轻松工具箱”软件就是其中的一款。
“轻松工具箱”是一款基于 Word 的一个工具软件，专门用于编写教学文档、电子
备课、试题编辑、课件制作以及办公应用的通用工具。该工具弥补了 Word 编辑过程中
输入各种学科图形符号的不足，极大的方便了作图，使您不必再为输入一个很常见的学
科图形符号而费尽心思，还要浪费大量的宝贵时间。该软件含盖了语、数、英、理、化、
生、地理及信息技术等学科，内置了 2000 多个适用的图形和符号。另外还集成了针对这
些图形进行处理的一套工具(图形调整工具)和一套文字处理工具，使用非常方便，可以说
是教师、文秘人员及办公应用的“瑞士军刀”
。
一、 安装
“轻松工具箱”的安装比较简单。
先双击轻松工具箱的安装文件图标，在进入安装进程之后，只要按默认安装，一路
“下一步”即可完成安装工作。
在选择安装部分，你可以根据自己的实际情况进行选择。是安装全部，还是其中的
一个部分。
“轻松工具箱”软件安装成功后，系统会提示是否立即重新启动，为了使安装生效
建议按“是”按键。
67

68. 二、使用
重新启动完成后，启用 Word，就可在 Word 的菜单栏上看到“轻松工具箱”菜单
项，同时，在工具条面板上也会增加“轻松工具箱”的专用工具条。如上图所示
该工具的使用还是非常简单，跟 Word 中的菜单和工具栏的使用方法完全相同。下
面，我们就以在 Word 中正常需要处理的文字、符号、图形为例、专用工具几个方面，
看一看该软件的犀锐独到的功能。
1、 文字处理
(1)拼音输入
(1)拼音输入
在日常文字输入中，输入汉语拼音是一件非常令人头疼的事。针对这种情况，在该
软件中单独设计了一个“汉语拼音工具”
。
单击“轻松工具箱”专用工具条上“语文英语”按钮，在弹出的下拉菜单中，单击
“汉语拼音”项，即可打开该工具(条)。如下图所示(如果想学习拼音的相关知识，可以
单击“拼音常识”或者“声母韵母表”按。)
① 直接输入
单击“汉语拼音工具”条上的“直接输入拼音”按钮。
在弹出的“直接输入拼音工具”窗口的输入框中直接输入拼音。如“我”的拼音是
“wǒ ”，在输入时，只要在输入框中，先输入“wo”，然后再输入一个数字“3”，即可
把该拼音完整的输入到光标所在的位置。为了调整方便，在直接输入拼音工具中还可以
设置两个拼音之间的间距。
68

69. ② 选定文本注音
先选定文档中需要加注拼音的文字，然后单击“汉语拼音工具”条上的“选定文本
注音”按钮。
弹出“选定文本注音工具”窗口，在该窗口中还可以对加注拼音作进一步的调整。
如拼音和汉字的字体、偏移量、是否自动调整字间距等。如果不作任何调整，可以直接
按“开始”按钮，以软件将以默认的方式进行加注拼音。
③输入文本注音
如果觉得一个个加注太费力气，或需要加注的文字不在当前文档中，则可以使用“输
入文本注意”项。
先将要加注拼音的文字复制到剪贴板中(选中文字之后，按一下复制按钮)，然后单击
“输入文本注意”按钮。
在弹出的“输入文本注音”窗口中，单击“粘贴”按钮，即将剪贴板中的文字粘贴
进来(文字前后不可有不见字，且不能有西文的双引号和花括号，如有请先将它删除。)。
如上图所示。
69

70. 在该窗口中，可以对加注拼音的效果作进一步的设置，甚至可以形成特殊的效果(如
汉字填空、拼音填空)。
设置完成，按“开始注音”按钮，即可将加注的拼音连同文字，插入当前光标处。
④修改注音
如果想对已注音的文字进行修改，先选中欲修改注音的文字，然后单击“修改注音”
按钮。
在该窗口中，可直接对文字及字音进行修改，修改完成后，单击“替换或修改”按
钮。
⑤删除注音
如果对已加注的拼音不满意，可以选中已加注的拼音文字，然后单击“删除注音”
按钮，已加注的拼音将被删除。
70

71. 1、 文字处理
(1)拼音输入
(1)拼音输入
在日常文字输入中，输入汉语拼音是一件非常令人头疼的事。针对这种情况，在该
软件中单独设计了一个“汉语拼音工具”
。
单击“轻松工具箱”专用工具条上“语文英语”按钮，在弹出的下拉菜单中，单击
“汉语拼音”项，即可打开该工具(条)。如下图所示(如果想学习拼音的相关知识，可以
单击“拼音常识”或者“声母韵母表”按。)
① 直接输入
单击“汉语拼音工具”条上的“直接输入拼音”按钮。
在弹出的“直接输入拼音工具”窗口的输入框中直接输入拼音。如“我”的拼音是
“wǒ ”，在输入时，只要在输入框中，先输入“wo”，然后再输入一个数字“3”，即可
把该拼音完整的输入到光标所在的位置。为了调整方便，在直接输入拼音工具中还可以
设置两个拼音之间的间距。
② 选定文本注音
先选定文档中需要加注拼音的文字，然后单击“汉语拼音工具”条上的“选定文本
注音”按钮。
71

72. 弹出“选定文本注音工具”窗口，在该窗口中还可以对加注拼音作进一步的调整。
如拼音和汉字的字体、偏移量、是否自动调整字间距等。如果不作任何调整，可以直接
按“开始”按钮，以软件将以默认的方式进行加注拼音。
③输入文本注音
如果觉得一个个加注太费力气，或需要加注的文字不在当前文档中，则可以使用“输
入文本注意”项。
先将要加注拼音的文字复制到剪贴板中(选中文字之后，按一下复制按钮)，然后单击
“输入文本注意”按钮。
在弹出的“输入文本注音”窗口中，单击“粘贴”按钮，即将剪贴板中的文字粘贴
进来(文字前后不可有不见字，且不能有西文的双引号和花括号，如有请先将它删除。)。
如上图所示。
72

73. 在该窗口中，可以对加注拼音的效果作进一步的设置，甚至可以形成特殊的效果(如
汉字填空、拼音填空)。
设置完成，按“开始注音”按钮，即可将加注的拼音连同文字，插入当前光标处。
④修改注音
如果想对已注音的文字进行修改，先选中欲修改注音的文字，然后单击“修改注音”
按钮。
在该窗口中，可直接对文字及字音进行修改，修改完成后，单击“替换或修改”按
钮。
⑤删除注音
如果对已加注的拼音不满意，可以选中已加注的拼音文字，然后单击“删除注音”
按钮，已加注的拼音将被删除。
2、符号工具
在该工具软件中，除了设置了一些通用性符号之外，还专门针对学科进行了设计，
73

74. 提供了许多和学科紧密相关的专用符号(这里以物理符号为例)
单击“物理”按钮，在弹出的下拉菜单中单击“专用符号”项，打开物理专用符号
工具。如下图所示
在该工具窗口上每类符号都有明确的文字和图形标识，还是非常容易辨认的。(以在
文档中插入一个仪表为例)
单击“仪表”按钮，则在文档当前光标处会插入一组仪表符号(如果当前光标处设置
的字体较小，则插入的符号了较小)，如下图所示
可以选择使用，删除其余不用的符号。
如果想调整符号的大小，可以先选中它，然后通过改变文字大小的方法改变它的大
小。该方法也适用于改变符号位置
3、图形工具
在文档中一幅图所起的作用往往成篇累牍文字无法比拟的，因此，在文档中少不了
起到画龙点睛之作用的图形。使用该工具提供的图形工具轻松帮你实现图文并茂的效果。
(以计算机的网络结构为类)
单击“信息技术”按钮，在弹出的下拉菜单中单击“硬件设备图形”项，打开“硬
件设备图形”工具。如下图所示
单击“网络”按钮，可以在文档中插入网络的基本构架图。如下图所示
74

75. 插入图形后，可以用“轻松工具箱”中的“图形调整工具”对其作任意调整或改变。
如下图所示(单击工具条上的“图形调整”按钮即可打开)
例如，放大、缩小、移动等等，如果原图是一个组合图形，也可用“图形调整工具”
中的“装配”“拆卸”按钮将其拆散或删去其中某些组件，然后重新组装在一起，形成
、
自己需要的图形。
4、专用工具
使用软件中集成的固然方便，但是因为实际使用的情况多样性，为了方便用户使用，
还有一些专用工具。(以数学专用工具定制正弦波为例)
单击“数学”按钮，在弹出的下拉列表中，单击“袖珍工具”项，打开“数学袖珍
工具”
。如上图所示
单击“定制正弦波”按钮，弹出“自定义正弦曲线工具”窗口，
在该窗口中输入相应的值后，单击“确定”即可在文档插入按要求绘制的正弦曲线。
如下图所示
为了便于教学的使用，该软件中特地设计了一个“教案模板”工具，使用该工具可
以轻松设计出非常专业的教案、行事历、课表、公文、还可以设计试卷……。真是又适用
又方便。
三、界面定制
75

76. 如果你在使用过程中，并不是使用该工具的全部功能，完全可以简化界面，以节省
桌面空间，更可以方便使用。
单击“开关”按钮，在下拉列表中单击“自定义工具栏”项，弹出“定制界面”对
话框。
在该对话框中，对过单击将要隐藏的项目打上钩，然后按“确定”键即可。
总的来说，
“轻松工具箱”包括的工具很多，功能强大，有很多技巧和功能需要您在
使用一段时间后，靠自己的实践和摸索才能真正掌握。到那时“轻松工具箱”就会成为
你真正的得力助手，成为你披荆斩棘的瑞士军刀。
友情提醒：
1、建议使用 Word2000，如果您的系统是 windows XP，那在插入专用字符前应先
单击工具条上的“设置”按钮，还要注意不能改变插入的专用字符的字体“EUDC”，否
则将显示为空白的内容。
2 、 如 果 是 Windows XP 操 作 系 统 ， 安 装 [ 轻 松 工 具 箱 ] 通 用 版 后 ， 还 需 将
“c:qsgjEUDC.TTE”文件复制到“x:windowsfonts”下(其中“x:windows”是系
统安装目录，应根据您机器的实际情况而改变)。
3、如果使用的是未注册版，会有使用次数限制。
Word 中快速输入上下标的五则经验
在 Word 中编辑文本的时候，尤其编辑数学或化学习题或试卷时，需要为某些字符
76

77. 设置上标或者下标，比如水的分子式。
常用的方法是：首先选中这些字符，然后打开“格式”菜单，选中“字体”命令中
的“字体”选项卡，在此对话框的“效果”栏中选择“上标(P)”或“下标(B)”，然后单
击“确定”按钮。
可是这种操作步骤很多，如果编辑的时候涉及多次输入上标或下标，每次这样进行
编辑就太麻烦了，下面的这些方法就可以大大提高输入效率。
一、 使用快捷键
在 Word 中使用快捷键进行输入，既方便又快捷。
1. 加上标:使用 Ctrl+Shift+=组合键，按一次后就可进入上标输入状态，再按一次可
恢复到正常状态。
2. 加下标:使用 Ctrl+ =组合键，同样按一次后就可进入下标输入状态，再次按就可
恢复到正常状态。
如果是先选中文本再按这两个快捷键，则直接对选中的文本产生作用。
注意:在智能 ABC 输入法下，此快捷键功能无效。
二、 利用剪贴板
先用上面的方法将某处的上标或下标设置好，然后将其复制，等用的时候进行粘贴，
然后修改数值就可。
三、 在工具栏上创建上标和下标按钮
点击“工具”菜单的“自定义”命令，在弹出的对话框中，选择“命令”选项卡，
在左侧“类别”项中选择“格式”项，然后拖动右侧“命令”项中的滑动条，找到“上
标”命令，按下鼠标左键，这时会看到“上标”变成了按钮形状，并且在鼠标指针旁出
现一个"x"号，拖动鼠标至常用工具栏，可以看到工具栏上出现一“I”状标志，放开鼠标，
出“I”处就会出现一个“x2”按钮，此为上标按钮，同样方法再制做一个下标按钮。使
用时按下相应按钮即可输入上下标。
四、 利用查找和替换功能
77

78. 在输入上下标时在数字前加一个不常用到的符号，比如“*”
，全文完成后，用"替换"
命令将所有的“*3”替换为下标“3”，很快就全部完成。
五、利用“自动更正”功能
五、利用“自动更正”
“自动更正”是 Word 的一个重要功能，该功能可以自动更正常见的输入错误、拼
写错误和语法错误。只要我们先预设好输入错误和更正后的正确结果，当我们输入一个
错误时，系统就能自动地把它们变成正确的，出现在屏幕上。
以 H2O 为例，预设方法:正确写出 H2O，选中它。然后，打开“工具”菜单，选择
其中的“自动更正”命令，在出现的“自动更正”对话框里选择“带格式文本”，在“替
换”项中的的空格里键入按一般的文字输入的 H2O，然后单击“添加”“确定”按钮，
、
完成预设。
以后若按一般的文字输入 H2O 时，屏幕上就会自动地出现设置好下标的 H2O。
学会以上方法，相信您在编辑这些带有上标、下标的字符时，速度会成倍增加！
办公：Word 打印文档实用技巧两则
办公：Word
我们平时用电脑的时候可能都少不了打印材料，
Word 是我们平常用的最多的 Office
软件之一。有时我们要用 Word 打印许多页的文档，出于格式要求或为了节省纸张，会
进行双面打印。
我们一般常用的操作方法是：选择“打印”对话框底部的“打印”下拉列表框中的
“打印奇数页”或“打印偶数页”，来实现双面打印。我们设定为先打印奇数页。等奇数
页打印结束后，将原先已打印好的纸反过来重新放到打印机上，选择该设置的“打印偶
数页”
，单击“确定”按钮。这样通过两次打印命令就可以实现双面打印。
我们也可以利用另一种更灵活的双面打印方式:打开“打印”对话框，选中“人工双
面打印”，确定后就会出现一个“请将出纸器中已打印好的一面的纸取出并将其放回到送
纸器中，然后‘确定’按键，继续打印”的对话框并开始打印奇数页，打完后将原先已
打印好的纸反过来重新放到打印机上，然后按下该对话框的“确定”按键，Word 就会自
动再打印偶数页，这样只用一次打印命令就可以了。
我们在用 Word 打印文档的时候要注意哪些问题，可以使我们的打印更加简单有效，
78

79. 来提高我们的办公效率呢？
比如，如果我们想使 Word 输出文档按页序排列，该怎么办呢？
我们打印一篇有很多页的文档时， Word 默认总是从第一页打印到最后一页，所以文档
打印完后是最后一页在最上面，第一页在最下面，是按页号的逆序排列的。现在有一部
分激光打印机可以使输出的文档按页号正序排列，或者有的打印机有两个输出纸道，可
以调节不同的输出纸道使输出文档按正序还是逆序排列。但绝大多数的喷墨打印机只能
使输出的文档按页号逆序排列，这样的话我们只能用手工方式将所有的页逆序整理一遍，
十分麻烦。其实存在这种问题的打印机我们在打印前只要先在 Word 的“文件”→ “打
印”→“选项”中，选中“逆页序打印”，即可在打印时从最后一页打印到第一页，这样
打印机打印完后所有的页都是按顺序排列的。
用 Word 来帮忙代替抓图软件
一提起“抓图”
，我们首先想到的是抓图软件。大家可到网上以“抓图软件”为关键
字进行搜索，可以查到好多这样的第三方软件，其功能很强大。但笔者更喜欢挖掘现有
软件的功能来完成同样的操作。利用 Word 并配合键盘上的 Print Screen 键可以批量地
抓取和保存图片。
打开 Word 新建一文档，然后根据需要用 Print Screen 键抓取整个屏幕或配合 Alt
键(Alt+Print Screen 组合键)抓取活动窗口，再切换到 Word 窗口中粘贴(注意：抓一次
粘贴一次)。上述操作完成后，选择 Word 中的“文件”菜单中的“另存为”命令，在保
存类型中选择“网页”，文件名随意定。单击[保存]后，在目标文件夹中会出现文件夹
“***.files”(其中***为保存时起的文件名字)，其中保存着刚才抓取的所有图片文件。每
个文件都是独立的，且自动编号。
再经过简单的整理，分类保存到特定的文件夹、改名等即可。如果需要其他格式的
话可用相应软件进行批量的格式转换。
Word 2000 表格编辑“自动化”
表格编辑“自动化”
编辑 Word 文档时，我们经常会用到表格。这时，充分利用 Word 2000 提供的一些
79

80. “自动化”命令将会起到事半功倍的效果。
1． 多页表格标题行快速设置
编辑 Word 文档时，经常会遇到表格内容多于一页的情况。为了方便阅读，通常会
将每页表格的第一行设置为标题行。这时，只需选中已经设置好的第一页表格上的标题
行，然后执行“表格→标题行重复”命令，其他各页表格的首行都会自动设置为标题行。
2． 表格中数值型数据按小数点对齐
为便于比较，我们经常需要将表格中的某一列数字按小数点对齐，可用如下方法：
选中需要按小数点对齐的这一列，然后执行“表格→制表位”命令，此时弹出制表位对
话框，在制表位位置中键入所需要的度量值，在对齐方式中选择“小数点对齐”，前导符
中选择“无”
，单击[确定]按钮，即可自动将选中列的数字按小数点对齐。
3． 表格中数据的排序
当我们在 Word 表格中需要将数据排序时，可用 Word 2000 提供的表格中数据的排序功
能。具体方法是：执行“表格→排序”命令，此时，弹出排序对话框，在对话框中，选
择合适的排序依据、类型，及递增还是递减。然后单击[确定]按钮，表格中的数据排序即
可按要求自动完成。
Word 中轻松实现段落首行精确缩进
在使用 Word 时，大多数人习惯使用水平标尺上的缩进标记来实现段落缩进或首行缩
进。在用鼠标左键拖动缩进标记时，Word 每次会缩进固定的宽度。然而有许多时候，我
们希望能够缩进量再精确一些，或者说每次移动的量能够再小一些，要是有一种办法能
够随心所欲地对缩进量进行调整就好了。
办法当然是有的，下面我们详细介绍。
一、使用“格式”菜单中的“段落”命令
一、使用“格式”菜单中的“段落”
将插入点定位到要缩进的段落或行，单击“格式”菜单，再单击“段落”命令，打开“段
落”对话框。在“缩进和间距”选项卡中的“缩进”下方的“左”“右”右侧的输入框
、
中可以输入左缩进、右缩进的精确数值，比如“0.1 厘米”“3 毫米”等，默认的单位是
、
80

81. “字符”，也可以在“特殊格式”下方的下拉列表中选择“首行缩进”或“悬挂缩进”，
然后在右侧的“度量值”框中输入要缩进的精确数值。这里要注意的是，在输入单位时，
只能用中文，如“厘米”“毫米”“磅”等，输入完成后单击“确定”按钮即可完成精
、 、
确缩进。再次打开“段落”对话框，会发现不管输入的是什么单位，都会换算为“厘米”。
（图 1）
使用“段落”命令的好处是可以精确地控制缩进量，但需要每次都得手动打开对话框、
输入数值。有没有一种更快捷的方法呢？当然有了，方法如下。
二、巧用 Alt 键协助快捷调整
将插入点定位到要缩进的段落或行，按住 Alt 键的同时拖动鼠标左键，你会发现标尺上
出现了如下图所示的数值指示，表示出了当前缩进的量，单位是“字符”，以这种方式拖
动时，鼠标不再每次移动固定数量，而是可以实现微小的移动。这种方法的优点是灵活
易用，只需要多按下一个按键即可轻松实现精确缩进。
（图 2）
“榨干”Word 表格的最后空间
榨干”
Word 中制作表格时，往往会因为一两个字或一行（列）的增加使得表格无法按要求
81

82. 完成，特别是有字号和其他格式限制时，更让许多新手朋友为了找出这点空间而急得抓
耳挠腮。
1.让直接“拖拽”更精确
1.让直接 拖拽”
让直接“
也许本列只需要再增加 1、2mm 就不至于使表格多出一行，其他列也许能再挤一挤，
而这个数目已是最大限度了，可是用鼠标拖动表格线时，总是无法达到理想的位置……
在“视图”的“工具栏”中调出“绘图”
，在“绘图”菜单中打开“绘图网格”对话
框，把网格设置中的“水平间距”和“垂直间距”设置到最小（0.01 字符和 0.01 行）
，
如图所示，如果常用此项最好设置成默认值。再拖动表格线试试，已经服服帖帖任你摆
布了。
2.字体缩放
2.字体缩放
在格式工具栏里有字体缩放按钮，平时可能不常用它，就是 A 头上长着两个箭
头的那个。它提供的“百分比”可以让字体肥起来，也可以瘦下去，应用中我们多数是
要它苗条。虽然苗条了，它的字号却没有变，这样即使有字号要求也不用怕了。
3.不改字的容颜 缩小字间距
3.不改字的容颜
一般情况下字间距默认为“标准”
，对于表格中的列无法再拓宽，而这一列又需
要为一两个字挤出空间时，把原来的“标准”改为“紧缩”
，也许可以挤进去一两个字。
至于使用的字号能紧缩多少，与字号的大小有关系。如 5 号字在紧缩 1 磅时，文字已经
82

83. 相互交错了，0.5 磅才能保持字体的完整，而 3 号字紧缩 1 磅仍能保持字体完整。
4.行距调整能让出不少空间
4.行距调整能让出不少空间
一般情况下，如果想在某个页面内再加一行（列）时，如果这个页面已满，可
以通过拖动（向上或向左）表格右下角的斜双向箭头的方法挤出一行（列）的地儿。但
是，这种方法受文档网格的限制，在网格固定的情况下，可能会无法再挤压出空间。这
时候就可以通过取消网格限制（在页面设置对话框中，找到“文档网络”标签，选用“无
网络”
）来调整行间距以缩小表格所占用的面积，为加上一行（列）找出了空间。只有取
消了网络限制，行距的调整才能体现出明显效果（有时候，因网格的限制，1.5 倍行距和
2 倍行距没有区别）。另外，行距不光是单倍、1.5 倍、2 倍，可以通过“多倍行距”在“设
置值”中输入参数，如：0.8、1.1 等。
四种方法比较而言，最后一种办法挤出的空间最多，为了达到满意效果，我们可以
把这几种方法结合起来使用。
巧妙去除 Word 文档修订和批注帮助
您从同事的电子邮件中收到一个文档，它对于您要制作的文档来说可能是一个很好
的起点，于是您用新名称保存了它并按你的需要进行定制。您没有在意您的同事在原始
文档中留的批注，因为在您的副本中没有看见它们。现在您准备把文档传递到客户手中，
但是您要送给他们的是您最后的完成文档，而不是原始文档、同事的批注和您的更新的
大杂烩。
或者您使用了 Word 中的修订功能来保持跟踪您对简历所做的修改，现在您要把简
历寄给可能的雇主。但是，请注意，他看到的应该是您的编辑结果，而不是您达成结果
的思考过程。
在这两种情况下，当接到文档的人报告说您的文档难以阅读，到处都是删除线、下
划线和编上的批注框时，您可能感到很震惊。看!这就是您在简历中的目标陈述，还有三
个带删除线的不同目标— 而您这一次要使用的目标却是用下划线文本显示的，您可能就
得不到这份工作了。
83

84. 这些文本在您发送文档的时候并不在其中。Word 怎么会找到并显示这些内容的呢?
要使 Word 的表现如您所愿，应该怎么做?
理解修订功能
可能您已经在 Word 中使用修订或批注功能，却没有意识到。通常在 Word 跟踪
更改时，它会用删除线格式显示删除内容，而将插入内容显示为带下划线的文本。删除
内容与插入内容— 以及批注(或“注释”)— 都可显示在页边上的批注框中。
有各种方法可以隐藏修改或批注， 但使用修订功能所作的修改会一直打开，而所有
插入的批注也一直是文档的一部分，直到它们被接受或拒绝(对于批注来说是删除)为止。
注：关闭修订功能并不会从文档删除修订标记或批注。关闭修订会使您能修改文档
而不存储插入内容与删除内容，以及将其显示为带删除线、下划线或批注框。
我该如何除去修订?
我该如何除去修订?
要除去修订和批注，您需要接受或拒绝更改，以及删除批注。这里就是方法:
1.在“视图”菜单上，指向“工具栏”
，然后单击“审阅”。
2.在“审阅”工具栏上，单击“显示”
，然后确保下列每个项目旁边都出现对勾:
批注
墨迹注释(仅 Word 2003 有)
插入和删除
正在格式化
审阅者(指向“审阅者”，然后确保选中了“所有审阅者”
。)
如果有项目旁边未出现对勾，则单击该项目以选择它。
3.在“审阅”工具栏上，单击“后一处修订或批注”从一处修订或批注前进到下一处。
4.在“审阅”工具栏上，对每处修订或批注单击“接受修订”或“拒绝修订/删除批
注”
。
重复步骤 3 和 4，直至接受或拒绝文档中所有修改并删除所有批注。
注：如果您知道要接受所有更改，则单击“接受修订”旁边的箭头，然后单击“接
84

85. 受对文档所做的所有修订”
。如果您知道要拒绝所有更改，则单击“拒绝修订/删除批注”
旁边的箭头，然后单击“拒绝对文档所做的所有修订”
。要除去所有批注，您必须删除它
们。单击“拒绝修订/删除批注”旁边的箭头，然后单击“删除文档中的所有批注”。
这些修订和批注怎么会在那里的?
这些修订和批注怎么会在那里的?
您可能以为已经除去了批注或修订，或者您可能从别人那里收到文档却没有意识到
它包含批注或修订。Word 怎么会在您不知道的情况下存储了这些项目呢?
您或发送文档的人可能隐藏了修订或批注。但是隐藏它们并不等于删除它们，它们
还留在文档中。根据您的 Word 版本和所用的设置，修订或批注可能在您或别人打开文
档时出现。
如果您不希望别人看到修订或批注，请在与他人共享文档前接受或拒绝修订并删除
批注。无论您使用什么版本的 Word 都应该这样，因为任何打开文档的人都可以很容易
地显示现有修订或批注。
注：如果您使用 Word 2003，则不太可能无意地分发包含修订标记和批注的文档，
因为 Word 2003 默认情况下是显示修订与批注的。
在哪里可以隐藏修订与批注
有几种方法可以隐藏修订标记与批注，并可能导致您以为它们不在文档中。
注： 要显示“审阅”工具栏，指向“视图”菜单上的“工具栏”
，然后单击“审阅”
。
“显示以审阅”框 在“审阅”工具栏上，“显示以审阅”框为审阅文档提供了四个
选项。如果您选择“最终状态”或“原始状态”
，修订标记和批注会隐藏。要显示修订标
记，请选择“显示标记的最终状态”或“显示标记的原始状态”。
“显示”菜单 您可以通过在“审阅”工具栏上的“显示”菜单上关闭批注和修订来
隐藏它们。在“显示”菜单上标有对勾的项目会显示，没有对勾的项目会隐藏。要显示
如“插入和删除”之类的项目，请在“显示”菜单上选择它。
隐藏标记的选项 在 Word 2003 中，
“打开或保存时标记可见”选项可能关闭了。
要打开该选项，单击“选项”(“工具”菜单)，然后在“安全性”选项卡上，选择“打开
85

86. 或保存时标记可见”复选框。
为什么 Word 2003 默认情况下会显示修订和批注
为了防止您在没有意识到文档中有修订标记和批注的情况下分发包含它们的文档，
Word 2003 在默认情况下会显示修订标记和批注。Word 2003 实现了一个新选项“打
开或保存时标记可见”，它在默认情况下是打开的。
我可以两方面兼顾吗?
我可以两方面兼顾吗?
如果您希望保留文档中的修订标记或批注，同时又希望共享文档而不让别人看见修订和
批注，最好的解决办法就是保留文档的独立副本:一份用于分发，一份供自用。在文档的
公用版本中，按本文所述接受或拒绝所有修订标记并删除所有批注。在文档的专用版本
中，可以保留修订与批注。
Word 宏轻松将全角数字转换为半角
如果我们需要把 Word 文档中的全角数字全部改为半角数字，手头又没有合适的转
换软件，应该怎么做呢？
打开 Word 的“查找与替换”
，怎么也找不到全角改半角的有关设置。执行十次替换
虽然可以达到目的，可以步骤也过于繁琐。思前想后，决定用“宏”这个杀手锏。
1.执行“工具”→“宏”→“录制新宏...”
，在“宏名”框中输入“数字全角转半角”，
确定，将出现一个“录制宏”工具栏，关闭它。
2.执行“工具”→“宏”→“宏...”，选择“数字全角转半角”
，单击“编辑”按钮，
打开 vba 编辑窗口，录入代码结果如下:
Sub 数字全角转半角()
'使用前需先选中要替换的区域
Dim qjsz, bjsz As String, i As Integer '定义 qjsz(全角数字)、bjsz(半角数字)为字
符串型，i 为整数型
qjsz = "0123456789"
bjsz = "0123456789"
86

87. For i = 1 To 10 '循环 10 次
With Selection.Find
.Text = Mid(qjsz, i, 1) 'mid 函数：返回文本字符串中从指定位置开始的特定数目的
字符，每次取一个数字
.Replacement.Text = Mid(bjsz, i, 1) '将用于替换的相应位置的半角数字
.Format = False '保留替换前的字符格式
.Execute Replace:=wdReplaceAll '用半角数字替换全角数字
End With
Next i
End Sub
3.关闭 vba 编辑窗口，选中要改变数字格式的文字区域，执行“工具”→“宏”→“宏...”
→“数字全角转半角”
。一切 OK！
事半功倍：Word 编写论文十大技巧
事半功倍：Word
现在正是大学毕业生完成毕业设计、撰写毕业论文的时候，大家往往要苦熬一个多
月才能完成自己的毕业论文。现在大家主要都是用 Microsoft Word 来编辑论文(不论各
位用哪个版本，基本功能都是一致的，以下简称 Word)。如果不能充分 Word 的一些强
大功能，大家在撰写和编辑较长篇幅的科技论文的时候，可能经常要为不断地调整格式
而烦恼。在这里我把自己以前使用 Word 的经验和教训总结一下，以求抛砖引玉。
一篇论文应该包括两个层次的含义：内容与表现，内容是指文章作者用来表达自己
思想的文字、图片、表格、公式及整个文章的章节段落结构等，表现则是指论文页面大
小、边距、各种字体、字号等。相同的内容可以有不同的表现，例如一篇文章在不同的
出版社出版会有不同的表现；而不同的内容可以使用相同的表现，例如一个期刊上发表
的所有文章的表现都是相同的。这两者的关系不言自明。
笔者认为，论文“表现”的编辑，是一个非常费时费力的工作。如果在写论文之前，
做了各方面的准备，并按照一定的规律来编写和排列，会起到事半功倍的效果；否则，
87

88. 会给你带来无穷无尽的痛苦。笔者根据自己写硕士论文的体验，向各位提供如下建议，
供大家参考。
1、用好样式
编写论文，一定要使用样式，除了 Word 原先所提供的标题、正文等样式外，还可
以自定义样式。
如果你发现自己是用选中文字然后用格式栏来设定格式的，一定要注意，想想其他
地方是否需要相同的格式，如果是的话，最好就定义一个样式。对于相同排版表现的内
容一定要坚持使用统一的样式，这样做能大大减少工作量和出错机会。如果要对排版格
式（文档表现）做调整，只需一次性修改相关样式即可。使用样式的另一个好处是可以
由 Word 自动生成各种目录和索引。
一般情况下，不论撰写学术论文或者学位论文，相应的杂志社或学位授予机构都会
根据其具体要求，给论文撰写者一个清楚的格式要求。比如，要求宋体、小四，行间距
17 磅等等。这样，论文的撰写者就可以在撰写论文前对样式进行一番设定，这样就会很
方便的编写论文了。
如笔者用 Microsoft Office Word 2003 进行样式设计如下图：
88

89. 2、使用交叉引用设置编号
一定不要自己敲编号，推荐使用交叉引用，否则手动输入的编号极可能给你文章的
修改带来无穷的后患。标题的编号可以通过设置标题样式来实现，表格和图形的编号通
过设置题注的编号来完成。在写“参见第 x 章、如图 x 所示”等字样时，不要自己敲编
号，应使用交叉引用。这样做以后，当插入或删除新的内容时，所有的编号和引用都将
自动更新，无需人力维护。并且可以自动生成图、表目录。
3、对齐
一定不要用手动敲空格来达到对齐的目的。只有英文单词间才会有空格，中文文档
没有空格。所有的对齐都应该利用标尺、制表位、对齐方式和段落的缩进等来进行。如
果发现自己手动打了空格，一定要谨慎，想想是否可以通过其他方法来避免。同理，一
定不要通过敲回车来调整段落的间距。
89

90. 4、绘图技巧
论文中会用到很多图表，笔者强烈建议论文撰写者分清论文中的图形和表格，表格
可以使用 Word 提供的工具进行编写，很简单，这里就不再赘述了。框图和流程图的编
辑，笔者强烈建议使用 Office 2003 中绑定的 Microsoft Office Visio Professional 2003
画。如果不能忍受 Visio 对象复制到 Word 的速度，还可以试试 SmardDraw，功能不比
Visio 弱，使用不比 Visio 难，速度却快多了。
5、编辑数学公式
在论文中编辑数学公式，个人建议使用 MathType5.0，其实 Word 集成的公式编辑
器就是它的 3.0 版。安装 MathType 后，Word 会增加一个菜单项，其功能一目了然。
推荐使用 MathType 的自动编号和引用功能，这样首先有良好的对齐效果，还可以自动
更新编号。Word 正文中插入公式的一个常见问题是把上下行距都撑大了，很不美观，
这部分可以通过固定行距来修正。但是要提醒论文撰写者，如果你计算机上安装 了
MathType5.0 后，撰写公式的速度非常快，占用少量的 CPU。但是，当你准备打印论文
的时候，要记得找个按照了 MathType5.0 的计算机打印，不然，我们的公式就“不翼而
飞”了。
90

91. 6、参考文献的编辑和管理
如果你在写论文时才想到要整理参考文献，就已经太迟了，但总比论文写到参考文
献那一页时才去整理要好。应该养成看文章的同时就整理参考文献的习惯。手工整理参
考文献是很痛苦的，而且很容易出错。Word 没有提供管理参考文献的功能，用插入尾注
的方法也很不地道。
我建议使用 Reference Manager，它与 Word 集成得非常好，提供即写即引用（Cite
while you write，简称 Cwyw）的功能。你所做的只是像填表格一样地输入相关信息，
如篇名、作者、年份等在文章中需要引用文献的的方插入标记，它会为你生成非常美观
和专业的参考文献列表，并且对参考文献的引用编号也是自动生成和更新的。这除了可
以保持格式上的一致、规范，减少出错机会外，更可以避免正文中对参考文献的引用和
参考文献列表之间的不匹配。并且从长远来说，本次输入的参考文献信息可以在今后重
复利用，从而一劳永逸。
7、使用分节符
如果希望在一篇文档里得到不同的页眉、页脚、页码格式，可以插入分节符，并给
每一节设置不同的格式。
上述七点都是关于排版的建议，还是要强调一遍，作者关心的重点是文章的内容，
91

92. 文章的表现就交给 Word 去处理。如果你发现自己正在做与文章内容无关的繁琐的排版
工作，一定要停下来学一下 Word 的帮助，因为 Word 早已提供了足够强大的功能。
8、使用子文档
学位论文至少要几十页，且包括大量的图片、公式、表格，比较庞大。如果所有的
内容都保存在一个文件里，打开、保存、关闭都需要很长的时间，且不保险。
建议论文的每一章保存到一个子文档，而在主控文档中设置样式。这样每个文件小
了，编辑速度快，而且就算文档损坏，也只有一章的损失，不至于全军覆灭。建议先建
主控文档，从主控文档中创建子文档，个人感觉比先写子文档再插入到主控文档要好。
9、及时保存、多做备份
设置自动保存，还有一有空就 Ctrl+S。
不但 Word 不可靠，Windows 也不可靠，每天的工作都要有备份才好。Word 提供
了版本管理的功能，将一个文档的各个版本保存到一个文件里，并提供比较合并等功能。
不过保存几个版本后文件就大得不得了，而且一个文件损坏后所有的版本都没了，个人
感觉不实用。还是多处备份吧。
另外提醒一下，插入的图片、和公式最好单独保存到文件里另做备份。否则，哪天
打文档时发现自己辛辛苦苦的编辑的图片和公式都变成了大红叉，哭都来不及了。
10、大纲视图与文档结构图
10、大纲视图与文档结构图
使用大纲视图写文章的提纲，调整章节顺序比较方便。
使用文档结构图让你方便地定位章节。
有人说，硕士写毕业论文就像干一个月苦力搬运工一样，累死累活，写不了多少东西；
博士写毕业论文就像生孩子，挑灯夜战也得一个春秋。上面的建议并不全面，但相信比
较管用，希望各位论文撰写者能从中有所收获。如果还有疑问，自己花些时间研究一下
Word 的帮助，相信会有事半功倍的效果。
教你轻轻松松录入汉语拼音
在制作小学语文练习时，最令人头疼的莫过于输入看拼音写词的练习了，那些带声调的
92

93. 汉语拼音，虽说可以用软键盘输入，可是输入的速度实在是不敢恭维，而且你还必须瞪
大眼睛看好，一不小心就会输错。如果你不太喜欢这种输入方式的话，不妨试试下面的
方法，它可以让你不用输入一个字母就能得到完整的拼音（必须在 Word XP 中）
。
比如说，现在要录入“汉语拼音”几个字的完整拼音。先在文档中输入以上四个字，
选中后，单击“格式→中文版式→拼音指南”
，出现“拼音指南”对话框（请见图 1） 我
，
们可以看到每个字后面都出现了完整的拼音，不过这时系统默认是以单字形式给每个字
注音。单击右侧的[组合]按钮（请见图 2），在“拼音文字”下方，我们看到了四个字的
完整拼音。用鼠标拖动选中拼音，按下“Ctrl+C”组合键，就可以把它复制到系统剪贴
板中去了。因为我们并不需要真的在每个字上面加上拼音，所以这里可以点击[取消]按钮，
退出对话框。回到文档中，按下“Ctrl+V”组合键，就可以看到“汉语拼音”四个字的
拼音了，不过这时的拼音是连在一起的，我们只需加上适当的空格将之分开即可。
快速在 Word 中一次移动多个对象
在 Windows 中通过 Ctrl 或者 Shift 键的帮助，可以一次移动多个对象，以往在 Word
中移动多个对象（文本或图形）
，总要重复地对它们进行选择、剪切、定位和粘贴等多项
操作，现在利用 Word 中的图文场功能，或者使用“Office 剪贴板”都可以一次性地移
动多个对象。
一、利用“图文场”移动多个不相邻的对象
一、利用“图文场”
Word 中的图文场是能够存储被移动的多个对象的特殊的“自动图文集”词条。
原则上需要先将各对象添至图文场中，然后将其作为一整体插入到新的位置或文档。各
93

94. 对象都保留在图文场中，可重复插入。如果要将另一组对象添至图文场，则必须先清空
图文场内容。
具体操作如下：
1. 选中对象（文本或图形）；
2. 按下“Ctrl+F3”组合键，就可将这个对象移到 Word 中的图文场；
3. 对每个要移到图文场的对象依次重复以上两步；
4. 将鼠标放到要插入图文场内容的位置；
5. 如果插入图文场内容，并清空图文场，按下“Ctrl+Shift+F3”组合键；如果
只插入图文场的内容而不清空图文场，可先按住“Shift”键，然后选择“插入”菜单中
的“自动图文集”命令，再单击“自动图文集”命令，在“请在此键入‘自动图文集’
词条”框中，单击“Spike”，然后单击“插入”按钮。
另外，如果要查看图文场的内容，可选择“插入”菜单中“自动图文集”命令，
再单击“自动图文集”名称列表中的“spike”选项，Microsoft Word 会在“预览”框
中显示全部或部分图文场内容。
二、使用“Office 剪贴板”移动多个对象
二、使用“ 剪贴板”
Word 2000 以前的版本均使用 Windows 的剪贴板，Office 2000 中新增加的
Office 剪贴板设有 12 个子剪贴板，可以同时存放达 12 项剪切或复制的内容。我们利用
它的这个功能，可以先收集多项要移动的内容，然后同时进行粘贴。
具体操作如下：
1. 依次选择“视图→工具栏→剪贴板”菜单命令。在 Microsoft Word 中，显
示“剪贴板”工具栏。
2. 选定需要移动的内容；
3. 单击工具栏上的“剪切”命令；
4. 对每个要移到剪贴板的对象依次重复 2、3 两步，直到剪切了所有需要的内
容（不超过 12 项）。
94

95. 5. 将鼠标放到要插入所需要移动内容的位置；
6. 单击“剪贴板”工具栏上的“全部粘贴”按钮。
另外，如果想一次复制多项内容也可以利用 Office 剪贴板进行相应的操作。
Word 文档中轻松实现两行对齐
在 Word 2003 文档中有“两端对齐”“行居中”“右对齐”“左对齐”四种行对齐
、 、 、
方式，但是当遇到两行文字个数不等，而又要求两行两端严格对齐时，比如文档尾部单
位落款、时间落款等等。这种情况下，单纯用 Word 格式设置中提供的对齐方式很难实
现，在此笔者研究了两种方法供大家选择。
1．分散对齐＋首行缩进＋右缩进
首先，在文档中输入单位落款和时间落款两行后，选中两行，执行“分散对齐”，如
图 1 所示。
接着拖动“首行缩进”和“右缩进”
，直到合适的地方为止。
提示：如果落款下面还要输入其他内容，请在落款后先留下空行，以免设置格式后
键入回车破坏格式。
2．调整宽度＋调整文字位置
首先，在文档中输入单位落款和时间落款两行后，选中两行，依次选择“格式→调
整宽度”菜单命令，在弹出的“调整宽度”界面中输入文字宽度(以字符计数)，字符取值
以两行中字符数最多的为准。我们这里输入 11 个字符，如图 2 所示。
调整文字位置可以根据需要，通过“左缩进”设置来实现。
提示：以上的两行对齐你同样可以将其扩展到三行、四行对齐，应用如多个单位联合发
95

96. 文的文件头等。
取消 Word 中过于“热情”的服务
中过于“热情”
Word 是—款十分“热情”的软件，许多服务项目不请自来，比如你输入一个网址，
它会自动将它转换为超链接；你输入的语句它认为有语病，会主动地在语句下添加波浪
线加以提醒，这样的“热情”时间长了，也许你有些受不了，那我们就礼貌地把它打发
走吧。
1． 取消 Office 小助手
右击小助手图标，在弹出的快捷菜单中选择“选项”命令，在弹出的“Office
助手”界面中选择“选项”选项卡，取消勾选“使用 Office 助手”复选框即可。
2． 取消自动替换超链接功能
依次选择“工具→自动更正选项”菜单命令，在弹出的“自动更正”界面中选择“键
入时自动套用格式”选项卡，在“键入时自动替换”项目下取消勾选“Internet 及网络
路径替换为超链接”复选框即可。
妙用 Word 宏输入特殊符号
在进行文字排版时经常要插入字符，但在符号框中查找费时费力又费眼！其实，我们可
以利用“宏”来为我们解决这个问题。对于一些常用的符号（如“$”，可以使用宏来使
）
工作简化。具体方法是：
1. 首先，依次选择“工具→宏→录制新宏”菜单命令，接着弹出“录制宏”界面（如
图 1）。
2. 在“宏名”下面的输入框中输入新宏的名称，如“Yuan”，接着单击“键盘”图标。
3. 在弹出的“自定义键盘”界面中指定快捷键，如“Ctrl+Y”，单击“指定”按钮后
单击“关闭”按钮回到“录制宏”界面（如图 2）
。单击“确定”按钮启动记录器。
96

97. 4. 依次选择“插入→符号”菜单命令，接着弹出“符号”界面。选择“符号”选项
卡，在“符号”框中选择“$”，单击“插入”按钮后再单击“关闭”按钮。另外，也可
以指定到工具栏，从弹出的“自定义”对话框中的“命令”栏中把
“Normal.NewMacros.Yuan”拖放到工具栏中。
5. 单击“停止录制”工具栏中的“停止录制”按钮。
6. 依次选择“工具→宏→宏”菜单命令，接着弹出“宏”对话框（如图 3）
。
7. 选择我们指定的宏名称，再单击“编辑”按钮。这时我们可以从中看到以下代码：
Sub Yuan()
Selection.InsertSymbol Font:=" 楷 体
-GB2312",CharacterNumber:=-27,Unicode:=True
End Sub
以后，当你需要插入字符“$”时，只需按下“Ctrl+Y”组合键。或者是在工具栏单
击“Normal.NewMacros.Yuan”便可以了。是不是很简单？你也来试试吧！
在 WORD 中为图片添加解说词
最近，同事小狄编辑了一篇图文并茂的 Word 文档，为了让文档与图片更好地融合，
因此向我请教如何给图片添加解说词。其实，在 Word 中我们可以通过添加题注、标签
97

98. 和标注的形式为图片添加解说词。
一、为图片添加题注
在 Word 文档中，我们可以为某些项目，如表格、图片、公式等添加带编号的题注。
操作方法为：
1. 选择要为其添加题注的项目，依次选择“插入→引用→题注”菜单命令，接着出
现“题注”界面。
2. 默认的题注为“图表 1”，单击“新建标签”按钮，我们可以创建新的题注（如
图 1）。
图 1 创建新的题注
3. 如果让 Word 自动为其添加带编号的题注，可以在“题注”界面中单击“自动
插入题注”按钮，在弹出的“自动插入题注”界面中勾选需要插入题注的项目即可。
二、利用文本框添加标签
上面介绍了如何为图片添加题注，小狄又要为三角标添加度数（如图 2）。这里，我
们可以通过“文本框”命令来实现。
图 2 45°的三角标
1. 在“绘图”工具栏中单击“文本框”按钮。如果“绘图”工具栏没有显示在 Word
窗口中，可以通过选择“视图→工具栏→绘图”命令来显示。
2. 在文档中需要的位置，拖动鼠标画出文本框，并在文本框中输入文字，如：45°。
98

99. 3. 鼠标右键单击文本框，在快捷菜单中选择“设置文本框格式”命令，出现“设置
文本框格式”界面。在“颜色与线条”选项卡中，将“填充透明度”设置为“100%”，
“线条颜色”设置为“无线条颜色”
，单击“确定”按钮（如图 3）
。
图 3 “设置文本框格式”界面
4. 最后使用“Ctrl+箭头键”将文本框调整到适合的位置即可。
三、创建带引出线的标注
上述两个问题解决了，没几天，小狄又来找我，说是要给图片添加带有引出线的标
注，效果如图 4 所示。
图 4 带引出线标注的图片
1. 在“绘图”工具栏中单击“自选图形”按钮，在弹出的“自选图形”菜单中选择
“标注”命令，然后选择所需的标注样式，这里我们选择“圆角矩形标注”。
2. 在需要插入标注的位置附近单击或进行拖动，然后在标注框中键入说明文字。
3. 将标注拖动到所需的位置，然后通过拖动标注框的尺寸控点调整标注的大小，拖
动引线方向控点调整引线指向（如图 5）。
99

100. 图 5 添加引出线标注
除了以上三种情况，如果文档中的图形使用“绘图”工具栏上的工具绘制，那么我们还
有一个在图形中插入文本的方法（线条和任意多边形除外）
：选中图形，右击鼠标，在快
捷菜单中的“添加文字”命令，然后键入文字即可得到所需效果。若要在已有文字中添
加文字，请用鼠标右键单击图形，在快捷菜单中的选择“编辑文字”即可。
办公技巧:自制拼音音标工具栏
办公技巧:
随着办公自动化的深入，各学校均要求用微机出试卷。然而语文试卷中各种拼音符
号的输入非常烦琐（通过插入菜单或右击软键盘图标，虽然 Office XP 以上版本中的“拼
音指音”中带音标，可是我校机子配置相对较低，安装的是 Office 2000）。通过摸索，
笔者发现 Word 具有可自己定制菜单和工具栏的功能。利用该功能可自制一个如图 1 所
示的拼音工具栏，用鼠标点击相应按钮，即能插入所需拼音符号。具体操作为：
图1
录制宏
1. 单击“工具→宏→录制新宏”，弹出“录制宏”对话框，在“宏名”栏键入“一
声 a”，在“将宏保存在”栏选择“所有文档（Normal.dot），在“说明”栏中输入以
”
后使用说明内容（也可不输）
。然后单击[确定]按钮，弹出录制宏“停止”控制面板，开
始宏的录制。
2. 右击软键盘图标然后单击“拼音”，在弹出的拼音软键盘中插入“ā”音标。
3. 单击“停止”控制面板上的[停止录制]按钮完成宏的录制。
4. 仿照步骤 1~3 我们可以把á、ǎ、à、ō、ó、ǒ、ò、ē、é等音标依次录制成不同
100

101. 的宏。
定制工具栏
有了上述准备，现在我们可以自制拼音音标工具栏了，步骤如下：
1. 新建工具栏：单击“工具→自定义”，弹出“自定义”对话框，单击“工具栏”
选项卡下的[新建]按钮，弹出“新建工具栏”对话框，在“工具栏的名称”栏键入“拼
音音标”
，单击[确定]按钮，返回到“自定义”对话框，这样，屏幕上就出现了一个“拼
音音标”浮动工具栏。
2. 添加按钮：在“自定义”对话框中，点击“命令”选项卡（如图 2 所示），在“类
别 ” 下 选 取 “ 宏 ” 再 用 鼠 标 把 “ 命 令 ” 下 的 “ Normal.NewMacros. 一 声 a ”
， 、
“Normal.NewMacros.二声 a”等有关宏逐一拖到拼音音标工具栏上。
图2
3. 编辑按钮图标和属性（一定要在打开自定义对话框的前提下）：在拼音音标
工具栏上，用鼠标右键单击“Normal.NewMacros.一声 a”选项，在弹出的快捷菜单
中，选取“默认样式”
，以隐藏按钮名称，再在快捷菜单中单击“编辑按钮图标”，在弹
出的“按钮编辑器”对话框中，按一下[清除]按钮，以清除原有图标，然后在“图片”
栏中用鼠标左键，画出“ā”符号，按 确定 按钮，完成编辑。
4． 完成定制：重复上述步骤 3，依次编辑好拼音音标工具栏上按钮图标和样
式。再按自己喜爱的次序排列各按钮的位置，最后关闭“自定义”对话框，至此定制工
作圆满结束。
101

102. 以后使用时，只需选中“菜单→视图→工具栏→拼音音标”
，即可打开拼音音标工具
栏，而且可以把它放在屏幕上的任何位置。怎么样？够“酷”的吧！
制表技巧:让多页表自动生成表头
制表技巧:
当我们制作的表格有好多页的时候（如成绩统计表等），为便于观看，最好是每一
页都添加一个相同的表头。如果表格文件页数很少，通过手工的方法就可以很容易地实
现。但当一个表格文件多达数十页的时候，再一个一个地逐页添加，不仅费事，还容易
出错。那么，有没有办法让系统自动生成呢？
1． 在 Word 2003 中
打开 Word 2003 表格文档，选中第一页表的表头，然后点击“表格→标题行重复”
。
假如表头有两行内容，选中开头两行，这样，在后面的每一页，都会将这两行的内容作
为表头。
2． 在 Excel 2003 中
（1）打开 Excel 表格文档，点击“文件→页面设置”
。
（2）在调出的“页面设置”对话框中，选择“工作表”选项卡，在“顶端标题行”
栏中输入表头行号，其中，“$1”表示第 1 行，“$1:$2”表示第 1、2 行。本例中设置
为“$1:$2”，打印出来的每页表格便都有同第 1、2 两行同样内容的表头。
3． 在金山文字 2003 中
（1）打开金山文字 2003 表格文档，选中表格，然后点击“表格→表格属性→表
格外观”
。
（2）在调出的“表格外观”属性窗口上，选择“外观设定”为“行列式 1”，设置
“以标题行重复出现行数”，本例设置为“2”，即在每一页表格都自动生成与第 1、2
行内容相同的表头。
4． 在金山表格 2003 中
（1）打开金山表格 2003，点击“文件→页面设置”。
（2）在调出的“页面设置”选单中，选择“工作表”选项卡，在“顶端标题行”
102

103. 输入表头行数，本例为“2”
，即在打印出来的每一页表格上，都自动生成与第 1、2 行
内容相同的两行表头。如果表格的表头在左边，可以在“左端标题列”栏中输入表头列
数。
办公文档特殊字符输入方法集锦
用 Word 或 Excel 等编辑文档时，经常会遇到一些特殊的符号如商标符号、人性化
符号、欧元符号等，少数常用符号可由 Word XP/2003 的符号工具栏中输入，但大多数
符号还是不能直接输入。下面提供几种简单的方法可以用来实现特殊字符的输入。
一、插入符号法
这恐怕是大家最常用的特殊字符的输入方法。在 Word 中执行"插入→符号"，在对
话框中有许多特殊的字符在里面，找到想要的符号插入即可。Excel 中没有没有"插入→
符号"命令，可利用 Word 插入想要的符号，再通过"复制"、 "粘贴"到 Excel 中，这种方
法比较慢，但可以输入很多非常特殊的字符。
二、自动替换法
首先，打开菜单"工具→自动更正"，在"自动更正"选项卡中选中"键入时自动替换"。
下面有一些自带的自动更正项目，也可以由"替换"和"替换为"进行添加，然后就可以使用
了。 要输入 Intelreg;，
如： 可以在输入 Intel 后紧接着输入英文状态下的"(r)"
（不含引号）。
再如：要输入 Windows&#8482;、Lg&copy;，同样输入英文状态下的"(tm)"、"(c)"即
可。需要说明两点：实现上述自动更正的前提是先将其添加到自动替换列表中（如图）
；
如果不想执行"自动更正"，按一下退格键即可。
103

104. 三、特殊字体法
在字体中选择"Wingdings"字体，再键入键盘上的字母，出现的都是一些特殊的符
号。如果想详细知道该字体中含有哪些符号，可打开 Windows 附件中系统工具之一的
字符映射表，在字体栏中选择 Wingdings，下面即显示出该字体相应的字符。除
"Wingdings"字体外，还有"Webdings"、"Wingdings2" 等也都是符号字体。
四、软键盘法
中文输入法中的 "软键盘"也同样可以轻松地输入常用符号。如输入中文小写数字"
○"：打开中文输入法，用鼠标右键单击输入法的"软键盘"标志，选"单位符号"，打开软
键盘，按键盘上的 Q 键或用鼠标点击"软键盘"上的 Q 键，中文小写的"○"便被录入进来。
通过软件盘还可以输入其他各类符号。
五、Alt 加数字键法
五、Alt
用"A1t"键加小键盘上数字键的组合方式也可以输入一些特殊字符。如：输入欧元
符号€可先按下"Alt"键，然后在小键盘上键入 128 这四个数字，放开"A1t"键，欧元符
号是不是出现了。下表是一些常用的符号对应的数字。
六、快捷键法
这种方法很快，同时按"Ctrl"、"A1t"、"T"键可输入"&#8482;"，同时按"Ctrl"、"A1t"、
"R"键可输入"reg;", 同时按"Ctrl"、"A1t"、"C"键可输入"&copy;"
104

105. 七、利用字符映射表
打开"系统工具"之一的"字符映射表"，在"字体"选择相应的字体后，下面即显示出该
字体的所有字符，包括很多特殊符号，选中需要的符号，单击"选择"按钮，符号出现在"
复制字符"中，单击"复制"按钮，即可把符号复制进剪贴板，在文档中粘贴即可。
八、使用专门软件
利用软件"特殊字符输入器"，该软件使用非常简单，可以方便的输入特殊字符（如图），
只要在软件中选中需要的字符，软件就自动将该字符拷贝入系统"剪贴板"，在你需要插入
字符处用"粘贴"（Ctrl+V)命令就可以了。另外对于常用的字符，我们可以通过其"增加字
符"功能，将其加入"个人专用"中，以方便使用。
有了以上这些输入方法，特殊字符的输入是不是变得很轻松了？
在 Word 中为三位数字设置带圈字符
105

106. 从 2000 版本开始，Word 提供了设置带圈字符的功能，选定相应的字符，执行“格
式”菜单下的“中文版式→带圈字符”命令，然后“带圈字符”对话框中选择好圈号，
单击“确定”按钮就可以了。
不过，最近笔者发现一个奇怪的现象，那就是 Word 只能为两位数字设置带圈字符，
对三位数字会自动缩减为两位数字（如图 1），这是怎么一回事呢？原来，Word 中的带
圈字符功能只适用于一个中文字或两个数字的情况，超过这一范围就无能为力了。
其实，我们可以通过变通的方法为三位数字设置带圈字符。这里我们为 999 这个三
位数字为例进行说明，具体的操作步骤如下：
1． 为两位数字设置带圈字符
首先，我们仍旧按照正常的方法为 99 设置带圈字符，然后按下“Alt+F9”组合键切
换到域代码方式。
2． 扩大圈号
选定域代码中的圈号，按下“Ctrl+]”组合键或“Ctrl+[”组合键对圈号的大小进行
调整（如图 2）
，当觉得圈号差不多时，请将域代码中的“99”改为“999”
。
3． 调整数字的位置
再次按下“Alt+F9”组合键切换到编辑模式，如图 3 所示，现在终于看到了三位数
106

107. 字带圈的效果，采用同样的方法，我们可以为更多位的数字设置带圈效果。虽然图 3 中
的三位数字已带圈，但数字此时未必正好处于圆圈的正中央，其实我们可以通过在域代
码模式下为数字设置提升效果的方法来解决此现象。
例如，在数字前添加“sup33”可以将圈号中的数字上移 33 磅，记住请同时为数
字添加一对圆括号，最终的效果如图 4 所示。
寻找 Word 文档中丢失的空格
Word 是老师教学中常用的软件，
很多老师都使用 Word 进行投影教学，
或是用 Word
制作教案。然而，在一次教学中，我遇到了一个奇怪的问题：Word 文档中的空格变成了
一个一个的小点(如图 1 所示)。
奇怪的小点来自何处呢？这可如何是好呢？总不能把有小点的教案放到投影中给学
生看吧！会不会文件本身出现了问题呢？下课后，我进行了认真的查找和寻觅。经过检
查，
并没有发现 Word 本身出现什么问题，就连打印文件和打印预览中也没有这个问题(如
107

108. 图 2 所示)。
这可就奇怪了，这些小点是从那里来的呢？经过认真的研究和对 Word 软件的多次
实验，原来是 Word 自己在捣乱，其实驱除这些小点并不难。
首先，打开一个 Word 文档(有文字的也可以)，选择“视图→工具栏”
，在“常用”
一栏前加上“√”
，这样一来，在 Word 的可用工具中，就多出来一栏(如图 3 所示)。
在多出的一栏中，有一个“显示/隐藏编辑标记”
，只要不选中这个按钮问题就解决了
(如图 4 所示)。
怎么样，非常简单吧，这样一来，你的教案就可以清晰地给学生看了，你也不会在
学生面前出现尴尬。哈哈！赶快去试试吧！
108

109. 巧用 Word 输入生僻字
作为一名语文教师，应该什么字都认识，但在一些生僻字面前语文教师也是“文盲”。
有一天，一位采用拼音输入法录入文字的老师问我“翀”字怎么录入。这可把我难住了，
看着“翀”字面熟，就是不知道念什么。怎么办呢？我一看这是个生僻字，突然眼前一
亮，试试吧！于是我对这位老师说：我教你怎么用 Word 输入这个生僻字吧，并且还能
够知道它的拼音呢。这需要两个步骤：
一、“翀”字的录入
1.由于这个字前半部分偏旁是“羽”，于是我先输入了“羽”字，然后选中这个字。
2.点击“插入”菜单中的“符号”选项，在出现的对话框中的“子集”列表中选择“CJK
统一汉字”
，这时由“羽”组成的字就全部出现了，于是很快找到了“翀”字。
3.点击[插入]按钮，将其插入文档中。
二、“翀”字的拼音
1.选中文档中的“翀”字，对其进行复制。
2.调出全拼输入法，在工具栏上按鼠标右键，在出现的快捷菜单中选择“手工造词”
。
3.在“手工造词”对话框中的“词语”处，按 Ctrl+V 进行粘贴。
4.在“翀”字后面随便输入个汉字（本例输入“字”，这时你会看到“手工造词”
） 对
话框中的“外码”处出现了“翀”的拼音“chong”
。
经过以上两步，就可以轻松地输入生僻字以及得到它的拼音了。
Word2003 文章视图查看方式简介
我们在使用 Word 2003 编辑文本时，我们需要查看文章的内容、格式、段落等效
果。Word 2003 给我们提供了多种查看方式来满足不同的需要，它们是：普通、WEB、
页面、阅读、大纲、文档结构图、全屏显示、打印预览。我们可以在“视图”菜单中进
109

110. 行不同查看方式的切换(图 1)，现分别介绍如下。
普通视图
在普通视图中可以键入、编辑和设置文本格式。普通视图可以显示文本格式，但简化了
页面的布局，可便捷地进行键入和编辑。在普通视图中，不显示页边距、页眉和页脚、
背景、图形对象以及没有设置为“嵌入型”环绕方式的图片。正由于该视图功能相对较
弱，所以适合编辑内容、格式简单的文章。
110

111. Web 版式
使用 Web 版式可以预览具有网页效果的文本。在这种方式下，你会发现原来换行显示
两行的文本，重新排列后在一行中就全部显示出来。这是因为要与浏览器的效果保持一
致。使用 Web 版式可快速预览当前文本在浏览器中的显示效果，便于再做进一步的调整。
111

112. 页面视图
页面视图适用于概览整个文章的总体效果。它可以显示出页面大小、布局，编辑页眉和
页脚，查看、调整页边距，处理分栏及图形对象。
阅读版式
在 Word 2003 中增加了独特的“阅读版式”，该视图方式下最适合阅读长篇文章。阅
读版式将原来的文章编辑区缩小，而文字大小保持不变。如果字数多，它会自动分成多
屏。在该视图下同样可以进行文字的编辑工作，但视觉效果好，眼睛不会感到疲劳。要
使用“阅读版式” 只需在打开的 Word 文档中，
， 点击工具栏上“阅读”按钮，或者按 Alt+R
就可能开始阅读了。阅读版式视图会隐藏除“阅读版式”和“审阅”工具栏以外的所有
工具栏，这样的好处是扩大显示区且方便用户进行审阅编辑。
112

113. 阅读版式视图的目标是增加可读性，文本是采用 Microsoft ClearType 技术自动显示
的。可以方便的增大或减小文本显示区域的尺寸，而不会影响文档中的字体大小。想要
停止阅读文档时，请单击“阅读版式”工具栏上的“关闭”按钮 或按 Esc 或 Alt+C，
可以从阅读版式视图切换回来。如果要修改文档，只需在阅读时简单地编辑文本，而不
必从阅读版式视图切换出来。
“审阅”工具栏自动显示在阅读版式视图中，这样，您就可
以方便地使用修订记录和注释来标记文档。
113

114. 大纲视图
在大纲视图中，能查看文档的结构，还可以通过拖动标题来移动、复制和重新组织文本，
因此它特别适合编辑那种含有大量章节的长文档，能让你的文档层次结构清晰明了，并
可根据需要进行调整。在查看时可以通过折叠文档来隐藏正文内容而只看主要标题，或
者展开文档以查看所有的正文。另外大纲视图中不显示页边距、页眉和页脚、图片和背
景。
说明：大纲视图和文档结构图要求文章具备诸如标题样式、大纲符号等表明文章结构的
元素。不是所有的文章都具备这样的文章结构，因此要不一定都能显示出大纲视图和文
档结构图
114

115. 全屏显示
这是显示区域最大的一种方式。在这种方式下，所有的工具栏、菜单、状态栏，滚动条、
标尺等屏幕元素都不见了，只有文档内容和一个悬浮的“关闭全屏显示”按钮。如果要
在全屏模式下选择菜单命令，可将鼠标指针移动到屏幕顶部，菜单栏即可显示出来。在
“全屏显示”模式下，可以结合其它视图方式，例如你可以在选择了“普通、WEB、页
面、大纲、文档结构图”视图后，再进行全屏显示。
115

116. 打印预览
在打印之前，我们可以使用“打印预览”来对文档打印效果进行预览。在这种视图方式
下，可以设置是单页或多页显示，可使用鼠标左右键调整显示比例在。另外我们还可以
看到分页符、隐藏文字以及水印，还可在打印前编辑和改变格式。另外要注意：只有安
装了打印机的情况下才能使用该功能。如果没有打印机，只要随便安装一种打印机的驱
动程序也可以。
打造属于自己的图文符号库
大家知道，在一些文字处理软件（Word、金山文字、永中 Office）中，都有“图文
符号库”功能，通过图文符号库，可以快速将软件内置的图片（或文字）快速输入到文
档中。显然，软件内置的图文不能满足我们的需要，怎么办？自己动手，打造属于自己
的图文符号库！
一、在 Word 中的实现过程
116

117. 在 Word 中新建图片和字符的方法是完全一样的。
启动 Word 2003（其他版本请大家仿照操作，下同）。将需要添加到“自动图文集”
的图片（或字符）插入到文档中（如图 1）。≈型计 ɑ蜃址 葱小安迦搿 远 嘉募
陆ā泵 睿ɑ蛘咧苯影础癆 lt+F3”组合键）
，打开“创建自动图文集”对话框。输入
一个名称（如“公司徽标”，确定返回。
）
以后需要使用该图片（文字）时，只要执行一下“插入→自动图文集→正文→公司
徽标”命令即可。
图 1 需要添加的图片
二、在金山文字中的实现过程
在金山文字中新建图片和字符的方法也是相同的。
启动金山文字 2003，依次选择“视图→工具栏→图文符号库”菜单命令，展开“图
文符号库”工具栏（如图 2）。将需要添加到“图文符号库”的图片（或字符）插入到文
档中。在“图文符号库”工具栏中，展开需要添加的图文库，然后选中图片（或字符）
，
将其拖拉到下面“库”中，弹出“新增图文符号单元”或者“新增文字单元”。输入名称
或快速键，确定返回。
117

118. 图 2 “图文符号库”工具栏
提示：也可以在“图文符号库”中新建属于自己的“图文符号库”
，然后采取上述方
法，将图片或字符添加到该库中。
以后，需要使用该图片（文字）时，只要展开相应的“图文符号库”
，选中图片，然
后在文档中拖拉一下即可（如果是字符，只要在工具栏上单击一下相应的字符就行了）
。
三、在永中 Office 中实现的过程
在永中 Office 中新建图片和字符的方法完全不一样。
我们首先启动永中 Office 2004
教育版，然后分别来添加。
1． 添加图片
执行“视图→科教面板”命令，展开“科教面板”（如图 3）。选中“科教总目录”，
右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选择“新建素材夹”选项，新建一个新素材夹，
并给一个名称（如“自己图片”。选中刚才新建的“自己图片”素材夹，右击鼠标，在
）
随后弹出的快捷菜单中，选择“新建素材文件”选项，新建一个新素材，并给一个名称
（如“徽标类”。将需要添加到“素材库”的图片插入到文档中，并选中图片，右击鼠
）
标，在随后弹出的快捷菜单中，选择“添加为自定义素材”选项，打开“新增素材”对
话框，给定一个名称，确定返回。
以后需要使用该图片时，只要展开相应的“素材库”，双击一下相应的图片就行了。
2． 添加字符
118

119. 将字符输入到文档中。选中字符，执行“插入→自动文集→添加”命令即可。
提示：输入的字符最多为 32 个，且不能换行。
图 3 “科教面板”界面具栏
以后需要使用该字符时，只要展开“插入→自动文集→自定义”级联菜单，选中相
应的选项即可。
Word 实用操作技巧之文字编辑
为了发挥 Word 的强大功能，建议你在使用时试试以下的技巧，灵活运用这些技巧，
可以使你迅速成为 Word 高手（这里我们以 Word XP 为例，其他版本请参考操作）。
今天我们介绍 Word 实用操作技巧的第三部分——文字编辑类。
1、插入特定文字
对于要经常输入的文字段，每次都一个字一个字的敲入，确实很麻烦！其实你可以
把它制成一个按钮放在工具栏里，以后需要时，用鼠标一点即可。方法是：在“插入”/
自动图文集/自动图文集中添加一项“特定文字”
，然后打开“自定义”对话框，选取“命
令”选项，在“类型”列表框中单击“自动图文集”
，在右边命令框中找到刚才添加的“特
定文字”项，将其拖放到工具栏即可。
119

120. 2、替换为特殊格式的字体
要将文档中的某个词或字统一替换为另一种格式，例如将“XP”改为斜体、下划线
的字体格式，可以这样操作：单击菜单“编辑/替换”
，在“查找内容”中输入“XP” 在
，
“替换为”中同样也输入“XP”，然后打击“高级”选项，打开“格式”菜单，将字体设
置为斜体、下划线，最后单击“全部替换”。
3、快速取消项目编号格式
当你在文档中输入了项目编号 1 和回车后，Word XP 会自动生成项目编号 2、3、
4……，取消这些项目编号的方法是：将文档全选，然后剪切，再粘贴回去，接着在 Word
XP 中的智能标记中选“仅保留文本”格式，即可快速取消项目编号。
4、快速还原图形尺寸
当你在文档中放置一些图片，对它们进行适当地修改之后，如果觉得不满意，还可
以快速还原图形尺寸，方法是：按住 Ctrl 键，用鼠标双击该图片即可。
5、一次插入多个图片
要在文档中插入多个图片，没必要一个一个的插入，你可以单击菜单 “插入/图片/
来自文件”，然后在插入图片对话框中，按住 Shift 键的同时用鼠标逐个点击要添加的图
片，最后按“插入”即可。
6、将文字替换为图片
120

121. 具体方法是：先把图片复制到剪贴板中，然后打开替换对话框，在“查找内容”框
中输入将被替换的文字，接着在“替换为”框中输入“^c”
（注意：c 必须是小写的半角
字符）
，单击替换即可。
“^c”的含义是让 Word XP 以剪贴板中的内容替换“查找内容”
框中的内容，因此“^c”还可替换包括回车符在内的大段文本。
7、关闭智能标记
要关闭 Word XP 能自动识别名字、日期、时间、地址、电话号码和最近使用过的电
子邮件地址的智能标记，需要依次选择“工具”/自动更正选项，并点击“智能标记”标
签，清除“用智能标记标识文本”和“显示智能标记操作按钮”二个检查框，并点击“确
定”按钮。
（还可以通过选择或清除“识别对象”清单中的检查框启动或禁止个别的智能
标记功能。
）
要关闭粘贴选项智能标记，需要依次选择“工具”/选项，点击“选项”对话框中的
“编辑”菜单，清除掉“显示粘贴选项按钮”选项的检查框、并点击“确定”按钮。
121

122. 8、大批量产生编号
用 WORD XP 还可以很方便地生产大量的编号，例如要产生 1 到 40 的编号，可以
这样操作：先单击“表格/插入表格”插入一个表格（以后要在表格的每个单元格中放一
个编号），在选项卡中输入需要的行和列，例如输入 4 和 10（如果要将编号显示成一列，
则输入 1 和 40），于是会生成了一个表格；接下来选中整个表格，打开“格式/项目符号
和编号”，选择第二项编号栏，根据自己的需要选择一种编号形式，电脑就会自动生成编
号；编号生成之后，选中整个表格，用 CTRL＋X 剪切，然后使用选择性粘贴，选用无文
本格式，就会直接粘贴上编号而不会出现表格，最后你可以根据需要进行调整。
9、节约打印纸张的技巧
Word XP 中新引入的缩放功能通过在一张纸上打印几页文档来节约纸张。方法是：
在屏幕上显示有文档时，选择“文件”/打印，然后把鼠标移到对话框右下角的“缩放”
区，在“每页的版数”域选择一个合适的数字，使“按纸型缩放”选项仍然保持缺省的
“无缩放”
，然后点击“OK”按钮。
注意：选择每页纸打印二页文档时，打印的文档还是可以接受的，这样能够将纸张
122

123. 的消耗量降低一半儿左右，当每页纸打印 4 页文档时，文档的可读性下降很厉害。如果
在每页纸上打印更多页的文档时，就只能大致看看文档的打印布局了。
10、创建用语音激活的宏
与 IBM 的 ViaVoice 等语音识别软件不同，Office XP 不允许用户创建语音激活的宏。
幸运的是，你可以将语音识别与 Office XP 应用程序中的宏结合起来完成相同的功能。例
如可以通过用语音说出添加的宏的名字而运行它。下面就以在文档中插入回复邮件地址
为例，来说明实现的步骤：
首先选择“工具”/宏/录制新宏，来创建一个记录操作或文本输入的宏；其次通过选
择“工具”/定制、并点击“工具条”标签来定制一个新的工具条，点击“新工具条”按
钮，并在新工具条名字字段处输入新建工具条的名字，并点击“OK”按钮，把新定制的
工具条拖放到 Word 窗口顶部的工具条的其他地方；最后在刚才创建的工具条上添加新
创建的宏的按钮，点击“定制化”对话框中的“命令”标签，在分类清单中选择“宏”
。
然后把新的宏从“命令”标签拖到定制的工具条的右端，并把它放到那里。在“定制化”
对话框点击“关闭”按钮。
11、词汇翻译的使用
Word XP 在翻译一些比较简单的词汇方面，还是很有用的。要使用翻译工具，首先
在文档中选择文本，然后选择“工具”/语言/翻译，调出“翻译任务面板”
，确定已经选
择了“当前的选择”选项，选取词典，点击“进行”按钮，在“结果”框中就会出现翻
译的结果。
巧改 Word 下划线与文字间的距离
经常使用 Word 的朋友，都有这样的感觉，在 Word 中对文字设置下划线格式后，由于
123

124. 下划线与文字距离很近，两者几乎连在一起，看起来不够美观。其实，我们可通过下面
的方法来调整下划线与文字之间的距离。
1. 首先，在文字前后各敲入一个空格，选中文字及其前后的空格，为其设置下划线
格式。
2. 选中文字（不要选中文字前后的空格）
，依次单击“格式→字体”菜单命令，在弹
出的“字体”对话框中选择“字符间距”选项卡，将“位置”下拉框设置为“提升”、将
“磅值”设置为“2 磅”
，单击“确定”按钮（如图）
。
3. 最后，将文字前后的空格设置为白色。这样看起来效果就好多了！
Word 中的阿拉伯数字小技巧
时间过得真快，又到了一年的年终，写各种各样的总结少不了要用到大大小小的数据。
于是，笔者将 Word 中有关阿拉伯数字的小技巧整理出来供大家参考。
技巧一：将阿拉伯数字转换成大写数字
年终财务总结中的一些数字，按国人的习惯，通常用大写的格式表示，直接输入大
写字符吧，比较麻烦。其实，我们可以用转换的方法来解决：直接输入阿拉伯数字（如
124

125. 57689），然后选中它们，执行“插入→数字”命令，打开“数字”对话框（如图 1） 选
，
中“数字类型”下面的“壹、贰……”
（或“一、二……”
）选项，
“确定”返回，则相应的
阿拉伯数字转换成大写数字（如“伍万柒仟陆佰捌拾玖”或者“五万七千六百八十九”。
）
注意：这种转换不支持带小数的数值（带小数的数字仅转换整数部分）
。
技巧二、把全角数字转换与半角数字
下属各部门报来的总结材料中，其中的数字，有的是全角格式的，有的是半角格式
的，看起来很不规范，我们将其统一转换成半角字符吧：按下“Ctrl+A”组合键选中全
文，执行“格式→更改大小写”命令，打开“更改大小写”对话框（如图 2），选中其中
的“半角”选项，
“确定”一下就成了。
注意：这种转换对有全角和半角区分的所有字符都有效。
技巧三、把数字加粗显示
老板看了我整理的总结后，提出了一个小要求：为了突出数据，把总结中的数字都
加粗显示出来！我是用“替换”的方法来实现的：执行“编辑→替换”命令，打开“查
找和替换”对话框（如图 3）
。
125

126. 在“查找内容”右侧的方框中输入“^#”
，然后按下“高级”按钮，展开“高级”选
项（参见图 3）
，然后把光标定在“替换为”右侧的方框中，再按“格式”按钮，在随后
弹出的快捷菜单中，选择“字体”选项，打开“字体”对话框（如图 4）
。
选中“字型”下面的加粗选项，
“确定”返回到“查找和替换”对话框，按下“全部
替换”按钮即可。
注意：如果“查找内容”右侧的方框中输入“[0-9]”，并选中“使用通配符”选项（如
图 5），然后仿照上面的操作，也可以实现上述目的。
126

127. 技巧四、让 Word 帮你计算增长率
总结中经常出现“同比增长 XX%”的字符，要完成这些简单的计算，我们再也不需
要去按计算器了，Word 就可以帮你搞定：按下“Ctrl+F9”组合键，在文档中插入一个
域记号（{}），然后在域记号中间输入计算式“=100*（今年数据-去年数据）/去年数据”
（如=100*(120-112)/100），然后在域记号右外侧输入一个“ %”号（效果如图 6）
。
输入完成后，选中上述字符，右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选择“更新域”
（或“切换域代码”
）选项，相应的增长率（7.14%）就呈现在我们的面前了。
注意：域记号不能用键盘直接输入。
127

128. 七种办法减少 Word 容量
利用 Word 生成的文档，每页在 20KB 左右，但看到用记事本生成的文档，相同的
内容只有 1KB 左右，能让 Word 也减减肥吗？其实我们可以采用一些行之有效的方法来
减小 Word 文档的容量。
1．取消快速保存
当文件打开时，使用快速保存比使用完全保存需要更多的空间。可以在“工具→选
项”命令中选择“保存”选项卡，取消“允许快速保存”复选框即可(如图所示)。
2．文件另存法
Word 在保存 DOC 文件时，只把后来修改的信息存入，这样即使你删除了文件中的
部分内容也会使文件越来越大，如果我们使用“另存为”命令来保存文件，Word 则会重
新整理并存盘，如此一来，就可以有效地减小 Word 文件的容量。
3．不嵌入 TrueType 字体
Word 有嵌入字体技术，能够将一篇文章所包含的字体结合成一个文件，以便文件在
另一台计算机上能正确地显示，这无疑会使文件的体积大大地增加。要不嵌入 TrueType
字体，可以单击“工具→选项”命令，再选择“保存”选项卡，然后取消“嵌入 TrueType
128

129. 字体”复选框，可以减小 Word 文档的容量。
4．只嵌入所用字符
在文件中嵌入 TrueType 字体会使文件的容量增大，可是在一台计算机上设置的字
体，而在另一台机器上却发现没有这种字体，这时只好嵌入 TrueType 字体了。但是，如
果选择了“嵌入 TrueType 字体”，则一定要勾选“只嵌入所用字符”复选框，这样你的
文件中既有所需的字体，又可以减小文档的容量。
5．只创建一个版本
Word 的版本功能可以让你的文件生成多个版本，以方便不同的 Word 来读取，但
这样却会使文件增大，单击“文件→保存”命令，可以查看是否有其他版本的存在，如
果有则取消，这样会使文件容量大大地减小。
6．页面设置法减小文件容量
在保存文件前，单击“文件→页面设置” 打开页面设置对话框，
， 任意单击其中的“纸
张大小”“页边距”等，而其中的内容可以不改动，确定后再保存，就会发现文件容量
、
也莫名其妙地减小了。
7． 采用选择性粘贴
在往 Word 文档中添加图片时，先用工具软件打开图片再进行复制和粘贴操作，这
样操作的结果会增加文档容量的大小，原来，当采用粘贴命令时，文档中增加的内容除
了我们所需要的图片本身，还有许多与图片和软件有关的信息，并且 Word 还自动在图
片和原来软件中创建了链接。而选用选择性粘贴图片，则只往文档中添加图片本身，大
大减少文件规模。
在 Word 中插入条形码又一法
大家知道，在 WPS 中可以方便地插入和编辑条形码，我们可以将事先在 WPS 制作好
的条形码复制到 Word 文档中。《中国电脑教育报》2004 年第 31 期也曾刊登了《利用
Word 2003 制作条形码》一文，文中介绍了利用“条形码字体”实现条形码的输入，笔
129

130. 者试了一下，确实是可行的，其实在 Word 中还有更方便的插入条形码的方法，一起来
看看吧。
右击工具栏，打开“控制工具箱”工具栏。单击“其他控件”按钮，在出现的命令
选项列表中选择“Microsoft Barcode Control 9.0” 这样就可以在文档中插入条形码了。
，
1． 设置条形码的样式
若要修改默认条形码的样式、条形码线条的宽度以及颜色等内容，我们可以右击插
入的条形码，从弹出的菜单中依次选择“Microsoft Barcode Control 9.0 对象→属性”
命令，在接着出现的“属性设置”界面中进行相应的设置即可。
2． 设置条形码数字
若要修改条形码下端的数字，可右击插入的条形码，选择“属性”命令，此时出现
“条形码属性”界面（如图）
，在 Value 值中输入我们需要的条形码数字，此时看到的条
形码数字并未更改，甚至预览时也看不到修改的结果，此时不要着急，先将文档保存后
退出，再次打开该文档时即可看到修改后的结果。
以上操作在 Word 2002 中测试通过，感兴趣的朋友不妨一试。
130

131. Word 技巧:一次特殊的查找和替换
技巧:
前不久，领导吩咐我把一些材料整理出来。搞了好几个晚上，终于完工了。把整理好
的几十页的材料送给领导审阅，领导很满意。不过，他提了一个小小的要求，就是要求
把文中的所有的“第一章”“第二章”等后面都加上一个顿号。
、
我心想，这还不简单，查找所有的“章”字，把它替换成“章、”不就行了吗？于是
打开文档，进行了一次全面替换，可是，结果并不如我所料，虽然所有的“第一章”“第
、
二章”都变成了“第一章、、
”“第二章、，可是全文中其他出现的“章”也变成了“章、。
” ”
这可怎么办呢？好几十页呀，总不能真要我一个一个地去改吧？
想到 Word 的强大功能，总觉得应该有办法的。还不错，一会儿功夫，果然找到了好
办法。打开“查找和替换”对话框，选择“替换”标签，在“查找内容”中输入“第章”，
然后把光标移到两个字之间，单击下方的〔特殊字符〕按钮（如果没有这个按钮的话，
单击〔高级〕按钮就会出现）
，选择“任意字符”
（如图 1），这时查找的内容就是“第^?
131

132. 章”
。接下来，把光标移到“替换为”框中，单击〔特殊字符〕按钮，选择“查找内容”
，
就会插入“^&&”，再加上一个顿号，这样就把查找的内容替换成原来的查找内容加上
一个顿号了，也就是“^&&、（如图 2）
” ，按下〔全部替换〕按钮即可，真是太方便了。
Word 鲜为人知的隐藏秘密
我们曾经提到过，Word 的快速存盘功能 没有看起来那么好使。它会使文件更大，
而且系统崩溃时你恢复文件的机会也更渺茫。不仅如此，当你删除某些内容后再进行快
速存盘时，被删除的内容也会被存进文件。
试试看：打开一个新的 Word 文档，键入“公司评估报告”后存盘；然后键入“老
板是个傻瓜蛋”，再存盘；之后删掉那句无礼的话，存盘，退出；再打开记事本，拖入那
个 Word 文件，在那堆杂乱无章的代码里你就能看到刚才已经“删掉”的内容。
在 Word XP 和 Word 2003 里，微软设定了一个分发文档的新方法。是这样的：不
管 Word 中“修订”功能是否开启，Word 都会对编辑文件的用户做一份记录——每当
一个新用户编辑并储存一个文件，他的姓名就会被加入用户名单。同样地，我们也无法
在 Word 中发觉这个记录，但是在别的文档编辑器就可以看见它了。试验一下：在“工
具” “选项” “用户信息”里改一下你的姓名，再打开一个文件，存盘；然后打开
记事本，把该文件拖入记事本窗体，新的名字就会出现在原用户名的旁边。
对剽窃者来说，这是一个灾难，而对那些喜欢匿名使用的用户，也有一定的风险。
幸好微软已经发布了一个插件来移除 Office 文件里各种各样的隐藏数据。如果在此写下
它 的 地 址 会 占 很 大 篇 幅 ， 所 以 找 到 这 个 插 件 的 最 好 途 径 是 登 录
www.microsoft.com/downloads，然后在关键字查找栏里输入“隐藏数据（hidden
data）。你也可以搜索微软知识库，文章编号为 834427，它链接到相同的下载地址和另
”
外一篇文章，该文章列出了所有“已知问题”
，也就是所谓的“Bugs”
。
设置组合键
我喜欢设置键盘快捷键，这样我就可以直接变换字体或是运行命令和宏，而不用去动
132

133. 鼠标，也不会打乱脑中良好的思路。理论上虽说是这样的，但实际操作就有困难了，因
为我的记忆只够记大概十个不同的组合键，再多就记不住了，更糟的是键入错误的组合
键。现在，有建立一个快捷键标记列表的方法，它能够在所有版本的 Word 中使用，从
Word 7.0 一直到 Word 2003。打开“文件” “打印”
，在对话框左下角的“打印内容”
下拉菜单中选定“标记列表”，点击“确定”。这样你的打印机就会打出一份当前的快捷
键设置。分好类的公用键位设置（在 Normal.dot 中）会从其它模板储存的设置中单独显
示出来（参见图 1）。
旋转表格
你可能知道，在 Word 97 及之后的版本中，表格和文本框里的文字可以做 90 度的
旋转。这个功能有很多用途，比如若要将表格与文字标题或较少的文字内容压缩在一起
的话，这个功能就显得尤为方便。如图 2 底部的表格，那种情况下，弯曲和倾斜标题的
功能就必不可少了。另外你也可以尝试用艺术字来制作倾斜的字体，更好的解决方案是
做点小弊：复制整个表格，粘贴进 Excel（遗憾的是分散的单元格需要手动操作），选择
标题 l 栏的上三格，选择“格式” “单元格” “对齐”。其中有一个功能（右侧）可
以把文本做任意角度的旋转，当转到你想要的样子时，再从 Excel 中复制回来——你需
要额外复制一至两列来应付多出的倾斜部分，进入 Word 的“编辑” “选择性粘贴”
“图片”即可。注意：打印出来的效果比屏幕上显示的要好。
133

134. 图２
定制词语
如果你安装了 MS Office，你就会发现你可以在写 Outlook 邮件时使用它的拼写检
查功能，可是其中自定义字典需要自己制定。举个例子：一个使用 Windows 98 和 Word
97 的 用 户 ， OE 的 自 定 义 字 典 （ custom.dic ） 位 置 是 C:WindowsApplication
DataMicrosoft
Proof ，这是无法改变的。而 Word 的自定义字典存在 MSOfficeOffice 里，想要
在这两个字典中加入自定义内容（如果你不想被标记错误的词语的话）可不那么方便。
最好的解决方法是：在 Word 中，打开“工具” “选项” “拼写和语法”
，点击
“自定义字典” “添加”，浏览找到 OE 的自定义字典。现在，你就有两个自定义字典
了。打开 Office 文件夹中的 custom.dic 文件，点击“编辑”按钮，就会在一个 Word
窗口中打开它；将它的内容复制到剪切板，退出；然后编辑 OE 的自定义词典，将前一个
字典的内容粘贴进来，删除所有重复内容之后退出；现在取消选择 Office 自定义字典，
你的 OE 和 Word 就会共用同样的自定义字典了。
134

135. Word 工具栏也能启动应用程序
单击“工具”菜单下的“自定义”命令，打开“自定义”对话框，在常用工具栏上
“插入超链接”按钮上右击鼠标，在弹出的菜单中执行“分配超链接”下的“打开”命
令，打开“分配超链接”对话框，通过“查找范围”右侧的下拉按钮，找到计算器程序
文件 CALC.EXE（通常位于 C:Windows 目录中） “确定”退出，关闭“自定义”对话
，
框。以后需要调用“计算器”时，单击工具栏上“插入超链接”按钮，弹出一个安全警
示对话框，不必管它，按“确定”按钮，即可启动“计算器”程序。对于其他一些按钮，
您也可以按需要作出相应的设置。
在使用“分配超链接”时注意以下几点：
1. 给按钮分配了超链接后，在单击该按钮后只会直接打开它所链接的应用程序，但
不会对执行菜单命令或按下快捷键产生影响。如经过上述操作后，可通过按下“Ctrl+K”
键或选择“插入”下的“超链接”命令，打开原来的“插入超链接”对话框。所以在实
际使用时最好选择那些快捷键很熟悉的按钮来进行分配。
2. 要想改变或恢复原来的按钮功能，可以再次打开“自定义”对话框，然后右击该
按钮，选择“分配超链接”下的“打开（或删除链接）
”命令，可以重新分配（或删除）
该按钮的超链接。
3. 分配的超链接对象可以是应用程序，也可以是文件夹或具体文件。如果是文件夹，
按下按钮后会快速定位到该文件夹，这对于快速打开其中的文件很方便；如果是具体文
件，就会调用相应的关联程序打开该文件。
4. 对于在文档中经常需要插入的特定图片，可以通过执行“分配超链接”下的“插
入图片”命令，来实现图片的快速插入。
以上操作在 Word 2002 和 Word 2003 中通过。
135

136. 损坏 Word 文档的几种修复方法
Word 文档是许多电脑用户写作时使用的文件格式，当您辛辛苦苦写完一篇 Word
文档后，发现它因损坏而无法打开时，一定非常着急。其实，您不必心焦，因为我们还
是有一些方法可以修复损坏文档，恢复受损文档中的文字。下面是具体的步骤。
1 采用专用修复功能
①在“文件”菜单上，单击“打开”
。
②在“查找范围”列表中，单击包含要打开的文件的驱动器、文件夹或 Internet 位
置。
③在文件夹列表中，定位并打开包含文件的文件夹。
④选择要恢复的文件。
⑤单击“打开”按钮旁边的箭头，然后单击“打开并修复”（如图）
。
136

137. “打开并修复”是 Word 2002/2003 才具有的功能，如果该方法仍不能打开受损文
档，或者您使用的是 Word 97/2000，可以试试以下方法。
2 提取文字法
①在“工具”菜单上，单击“选项”*“常规”选项卡。
②确认选中“打开时确认转换”复选框，然后单击“确定”。
③单击常用工具栏上的“打开”按钮。
④在“文件类型”框中，单击“从任意文件中恢复文本”
。
⑤像通常一样打开文档。
在使用上述方法打开受损 Word 文档后，如果文档内容显示混乱，请继续以下工作。
3 转换文档格式
将 Word 文档转换为另一种格式，然后再将其转换回 Word 文档格式。这是最简单
和最彻底的文档恢复方法，请始终先尝试这种方法。
①在 Word 中打开损坏的文档。
②在“文件”菜单上，单击“另存为”。
③在“保存类型”列表中，单击“RTF 格式(*.rtf)”
，然后单击“保存”
。
4 粘贴为新文档
Word 用文档中的最后一个段落标记关联各种格式设置信息，特别是节与样式的格
式设置。如果将最后一个段落标记之外的所有内容复制到新文档，就有可能将损坏的内
容留在原始文档中。在新文档中，重新应用所有丢失的节或样式的格式设置。选定最后
一个段落标记之外的所有内容的方法是：在“工具”菜单上，单击“选项”*“编辑”清
，
除“使用智能段落选择范围”复选框，单击“确定”按钮，然后按“Ctrl+End”组合键，
再按“Ctrl+Shift+Home”组合键。
5 重命名模板
Word 在 Normal.dot 模板文件中存储默认信息。如果该文件被损坏，则 Word 文
137

138. 档中也许会出现奇怪的内容。
①关闭 Word。
②单击“开始”*“搜索”*“所有文件和文件夹”
。
③在“全部或部分文件夹名”框中，键入“normal.dot”
。
④在“在这里寻找”列表中，单击安装 Word 的硬盘盘符，然后单击“搜索”。
⑤右键单击结果列表中的“Normal”或“Normal.dot”，然后单击“重命名”（如
图）
。
⑥为该文件键入新的名称，例如“Normal.old”，然后按回车键。
之后，启动 Word，由于 Word 无法识别重命名的 Normal 文件，Word 将创建一
个新的 Normal 模板。创建新的 Normal 模板后，请尝试打开您的文档。如果可以正确
打开，则旧的 Normal 模板可能已损坏。如果您的文档还用到了 Normal.dot 之外的其
他模板，该模板也可能已损坏。请尝试重新创建模板或使用它的较早版本。
138

139. Word 邮件合并技巧四则
“邮件合并”是 Word 的一项高级功能，是办公自动化人员应该掌握的基本技术之
一。但是大多数书上对“邮件合并”的介绍都很简单，如果按照书的上介绍去做，合并
打印出的邮件并不能完全令人满意。教你几个邮件合并技巧，希望能帮你提高办公效率。
1． 用一页纸打印多个邮件
利用 Word“邮件合并”可以批量处理和打印邮件，很多情况下我们的邮件很短，只
占几行的空间，但是，打印时也要用整页纸，导致打印速度慢，并且浪费纸张。造成这
种结果的原因是每个邮件之间都有一个“分节符” 使下一个邮件被指定到另一页。怎
，
样才能用一页纸上打印多个短小邮件呢？其实很简单，先将数据和文档合并到新建文档，
再把新建文档中的分节符（^b）全部替换成人工换行符（^l）
（注意此处是小写英语字母
l，不是数字 1）。具体做法是利用 Word 的查找和替换命令，在查找和替换对话框的“查
找内容”框内输入“^b”
，在“替换为”框内输入“^l”，单击“全部替换”，此后打印就
可在一页纸上印出多个邮件来。
2． 一次合并出内容不同的邮件
有时我们需要给不同的收件人发去内容大体一致，但是有些地方有区别的邮件。如
寄给家长的“学生成绩报告单”
，它根据学生总分不同，在不同的报告单中写上不同的内
容，总分超过 290 分的学生，在报告单的最后写上“被评为学习标兵”,而对其它的学生，
报告单中则没有这一句。怎样用同一个主文档和数据源合并出不同的邮件？这时就要用
到“插入 Word 域”。在邮件中需出现不同文字的地方插入“插入 Word 域”中的“if…
then…else(I)…”。以“学生成绩报告单”为例，具体做法是将插入点定位到主文档正文
末尾，单击邮件合并工具栏中“插入 Word 域” 选择下级菜单中的
， “if…then…else(I)…”，
在出现的对话框中填入，单击“确定”按钮。
有时可根据需要在两个文字框中写入不同的语句。这样就可以用一个主文档和一个
数据源合并出不同内容的邮件来。
139

140. 3． 共享各种数据源
邮件合并除可以使用由 Word 创建的数据源之外，可以利用的数据非常多，像 Excel
工作簿、Access 数据库、Query 文件、Foxpro 文件内容都可以作为邮件合并的数据源。
只要有这些文件存在，邮件合并时就不需要再创建新的数据源，直接打开这些数据源使
用即可。需要注意的是：在使用 Excel 工作簿时，必须保证数据文件是数据库格式，即第
一行必须是字段名，数据行中间不能有空行等。这样可以使不同的数据共享，避免重复
劳动，提高办公效率。
4． 筛选与排序
用邮件合并帮助器中的“查询选项”，可以筛选记录有选择地进行合并，也可以在合
并的同时对记录进行某种排序。工作时记住它们，可以提高你的办公效率。
Word 中快速输入“着重号”的妙招
中快速输入“着重号”
对于语文老师来说，在使用计算机编辑试题时，经常需要输入着重号。但在使用 Word
时，对着重号的输入很不方便，一般要在“字体”对话框中才能完成，操作起来非常麻
烦。经过笔者的研究，换一种方法输入着重号是非常方便的，这就是在“格式”工具栏
上添加一个〔着重号〕按钮。
140

141. 单击“工具/自定义”，打开“自定义”对话框，选择“自定义”对话框中的“命
令”选项卡，在左侧的“类别”列表框中选择“所有命令”选项，然后在右侧的命令列
表框中选择“DotAccent”命令（如图所示）
。用鼠标左键将“DotAccent”命令拖入“格
式”工具栏，松开鼠标左键，此时“格式”工具栏显示带有“ABC”三个字母的一个按
钮。这样，需要输入着重号时，单击〔着重号〕按钮即可，非常方便吧！
轻松建立属于自己的 Word 模板
我们知道，当每次进入 Word 时，系统都会自动新建一个空白文档，并分配一个名
称为“文档 1”的文档。而我们在实际应用中，常用到的不是这种默认设置。如学校办公
室经常上传、下达文件，每次将文件内容录完以后，都要进行字体、字号、纸型等多项
设置。是否有一种方法来简化文档的设置工作，使每次新建空白文档时直接打开这一设
置好格式的文档呢？答案当然是肯定的，我们可以用 Word 的模板功能来实现。
任何 Word 文档都是以模板为基础进行创建的。模板决定了文档的基本结构和设置
的样式，模板就是包含有段落结构、字体样式和页面布局等元素的样式。我们在新建一
文档时实际上是打开了一个名为 “normal.doc”的文件。该文件的位置一般位于：
C:WindowsApplication DataMicrosoftTemplates（也可通过开始菜单查找一个位
置）文件夹下，具体操作方法如下：
1. 打 开 C:WindowsApplication DataMicrosoftTemplates 文 件 夹 下 的
“normal.doc”文档，将各项设置改成你所需的样式；
2. 点击文件下拉菜单中的“另存为”
，在“另存为”对话框中输入要保存的文件
名，保存类型选择“文档模板”
，单击“确定”；
3. 最后关闭该文档窗口。以后每打开这一文件时，它的默认格式就是你在第 1
步设置的格式了。
编辑提示：1． 此法对原文件 normal．doc 没有影响；
141

142. 2． 此法对 WPS 也适用。 “normal．
只是 wps”位于 c ＼wps2000＼template
目录下。
怎么样？感觉是不是很方便，那就赶快试试吧，也可以根据需要多建几个模板
哟！
在 Word 中嵌入已有的 Excel 工作表
Word 和 Excel 是我们在日常工作中经常使用的软件，在实际工作中，我们如果能熟
练地将二者配合起来，发挥它们各自的长处，会取得事半功倍的效果。
例如：我们要写一篇关于学期成绩的分析报告，我们可在 Word 中编辑文本内容，
然后在合适位置嵌入已经制作好的 Excel 成绩表格。 Word 中嵌入已有的 Excel 工作表
在
的方法很多，各具特点，可根据具体情况而选用。
方法一：利用“复制、粘贴”命令来嵌入
此种方法插入的表格内容为 Word 文档中的普通表格，且与 Excel 脱离了关系。
1. 打开 Excel 工作表，选定要嵌入的对象。
2. 单击常用工具栏中的〔复制〕按钮，将选中的对象复制到“剪贴板”中。
3. 回到正在编辑的 Word 文档中，定位插入点，然后单击“编辑”菜单中的“粘贴”
命令。
方法二：利用“选择性粘贴”命令来嵌入
利用此方法插入表格后，双击插入的表格可进入 Excel，并可以在其中进行编辑，但
原 Excel 工作表中的数据如有改变，对 Word 中嵌入的表格不会产生影响。
1. 打开 Excel 工作表，选定要嵌入的对象。
2. 单击常用工具栏中的〔复制〕按钮，将选中的对象复制到“剪贴板”中。
3. 回到正在编辑的 Word 文档中，定位插入点，再单击“编辑”菜单中的“选择性
粘贴”命令。
4. 在弹出的“选择性粘贴”对话框中，选择“粘贴”单选框，表示将对象嵌入 Word
142

143. 文档中。在“作为”列表中选“Microsoft Excel 工作表对象”选项，表示粘贴的内容
可以用 Excel 工作表来编辑它，最后按〔确定〕按钮。
方法三：利用插入对象的方法来嵌入表格
此种方法表格一旦嵌入后，双击插入的内容可进入 Excel，并在其中编辑它。而且如
果对原 Excel 工作表中的数据进行修改，Word 中嵌入的表格也随之改变。
1. 打开正在编辑的 Word 文档，首先定位光标，然后单击“插入”菜单中的“对象”
命令。
2. 弹出“对象”对话框，选择“由文件创建”选项卡，在“文件名”框中输入 Excel
工作表所在位置，或按〔浏览〕按钮进行选择。选中“链接到文件”复选框，可使插入
内容随原 Excel 表格中的数据的改变而改变，最后按〔确定〕按钮。
3. 适当调整表格显示内容的位置。
在 Word 2003 中实现“自动求和”
中实现“自动求和”
笔者在平常的办公中，经常碰到需要在 Word 中求和的情况，而用过 Excel 的朋友
都知道，在 Excel 的常用工具栏中有一个〔自动求和〕按钮很方便。其实，在 Word 2003
的表格中，也可以使用〔自动求和〕按钮，当然，这需要想办法把〔自动求和〕按钮调
出来才行，其方法是：
1. 在“工具”菜单中单击“自定义”命令。
2. 选择“命令”选项，在“类别”框中单击“表格”
，在“命令”框中找到并单击“自
动求和”，然后用左键将它拖放到常用工具栏中的适当位置。
3. 关闭“自定义”对话框。
现在，把插入点置于存放求和的单元格中，单击常用工具栏中的〔自动求和〕按钮，
则 Word 将计算并显示插入点所在的上方单元格中或左方单元格中数值的总和。当上方
和左方都有数据时，上方求和优先。
143

144. Word 表格也可自动填充
编辑 Excel 工作表时，其提供的自动填充柄可以实现序列的自动填充，
其实巧用 Word
提供的“编号”功能，也可以在 Word 表格中实现序列的自动填充。
一、简单序号的填充
如果只是想对表格中的单元格从 1 开始进行编号，比如在图 1 所示的表格中，
“序号”
列自动填充的实现方法是：
1. 选择需要编号的单元格。
2. 单击“格式”工具栏上的“编号”按钮。
图 2 自定义编号样式
二、复杂序号的填充
在图 1 所示的表格“编号”列中，要实现从 20031 开始进行编号，方法如下：
1.选择需要编号的单元格。
2. 在“插入”菜单中，单击“项目符号和编号”命令。
3. 单击“编号”选项卡，单击“自定义”按钮。如果“自定义”按钮显示为灰色即
不可用，请先单击除“无”以外的任意一种编号样式。
4. 在“编号格式”框中键入“2003”
，然后在“编号样式”框中选择“1,2,3,…”
（如
图 2）。
5. 单击“确定”按钮。
144

145. 图 1 示例表格
三、相同文本的填充
在图 1 所示的表格“工种”列中，要实现批量填充，方法如下：
1. 选择需要填充的单元格。
2. 在“插入”菜单中，单击“项目符号和编号”命令。
3. 单击“编号”选项卡，单击“自定义”按钮。
4. 在“编号格式”框中键入“设计师”，然后在“编号样式”框中选择“无”。
5. 单击“确定”按钮。
怎么样，没有想到 Word 表格也能如 Excel 工作表一样实现序列的自动填充吧？赶
快试试吧！
你会用 Word 来当字典用吗？
在阅读文章的时候如果遇到了不认识读音的汉字，如：“嚄”，手头正好又没有汉语
字典，那怎么办呢？用 Word！大家都知道 Word 是微软推出的强大文本编辑软件，还
提供了英汉互译。其实，你知道吗，Word 还有查汉字的功能呢！
首先把“嚄”字复制到 Word 中，接着点击工具栏的“格式→中文版式→拼音指南”，
145

146. 便会弹出拼音指南对话框，并且含有“嚄”字的读音（如图 1）。这种方法非常简单，但
是有一个缺陷——不能查多音字。如果遇到多音字怎么办呢？别急，我们还来用 Word。
大家都知道 Word 拥有“拼音和语法检查”功能，如果输入的英语拼写、英语或汉
语的语法被 Word 认为有错误的时候，Word 就会用波浪线标记出来，蓝色表示可能有
错，红色表示肯定有错，这大大提高了我们书写的正确率。其实，
“拼音和语法检查”功
能还有另外一个隐藏的用途——充当汉语字典。在 Word 中胡乱输入几个汉字，当出现
语法错误时下面便出现了波浪线，在波浪线上点击右键选择“语法”，然后点击弹出的语
法窗口的“词典”
，便会弹出“更新微软拼音输入法词典”对话框，在“输入自造词”里
面输入“嚄”
（注：用 Ctrl+V 粘贴的方法来输入）
。这样，在拼音一项中便会显示出“嚄”
的所有读音。怎么样？Word 不仅可以英汉互译、繁简互译，还可以查汉字呢。
146

147. 将“页面设置”请进右键菜单
页面设置”
我们在平时使用 Word 2000/2002 编辑、打印教案或试卷时，经常要用到“页面
设置”命令。最通常的操作方法是：执行“文件→页面设置”菜单命令。其实，我们完
全可以将“页面设置”放进 Word 右键菜单，这样可以给我们的操作带来很大的方便。
首先，打开 Word 2000/2002，执行“工具→自定义”菜单命令，在弹出的“自定
义”对话框中，单击“工具栏”选项卡，在其下的下拉列表框中选择“快捷菜单”选项。
此时，屏幕上便会出现“快捷菜单”工具栏，再单击“命令”选项卡，在“类别”下拉
列表框中选择“文件”项，单击“命令”下拉列表框中的“页面设置”后，用鼠标左键
将“页面设置”选项拖动至“快捷菜单”工具栏的[文字]按钮上。这时，会出现“文字”
下拉菜单，继续拖动“页面设置”至“文字”子菜单的“字体”命令上方后松开鼠标左
键，然后再单击“自定义”对话框中的[关闭]按钮，退出设置。
至此，我们已经将“页面设置”放进了 Word 右键菜单，只要在 Word 文本编辑区单
击鼠标右键，便可在弹出的快捷菜单中看到“字体”上面的“页面设置”命令了，是不
是很方便呀？
147

148. Word XP 中大文档如何提取目录
设置标题
假设文档初稿已整理完毕，标题之间的层次关系为：全文共分为 8 章，每章分为若
干小节，每个小节又包含若干部分内容。我们分两步完成标题的设置：
1． 定义标题的样式。依次单击［格式］→［样式和格式］，在“样式和格式”任务
窗格中单击“标题 1”右侧的下拉三角，执行“修改”命令。在“修改样式”对话框中设
置合适的字体、字号、对齐方式等格式，这里设置为黑体、小三号、居中（如图 1）。依
照上述步骤定义“标题 2”“标题 3”的样式，当然也可以采用默认的标题样式。
、
2． 设置标题。将热点定位在标题“第 1 章”处，单击任务窗格中的“标题 1”按
钮；将热点定位在标题“第 1 节”处，单击任务窗格中的“标题 2”按钮……同理，整篇
文档的标题按照层次关系应用合适的标题样式。
生成目录
准备工作完成以后，就可以生成整篇文档的目录了。实现步骤如下：
148

149. 1. 选择插入目录的位置一般在文档的首部。
2. 依次单击［插入］→［引用］→［索引和目录］
，在“索引和目录”对话框中单击
“目录”标签。根据需要设置合适的显示级别，其余选项采用默认设置，最后单击［确
定］按钮（如图 2）。
使用目录
其实利用 Word XP 制作的目录可不只是简单的标题列表，它还具有超级链接功能。
我们将鼠标指向目录中的某一个标题，然后按住［Ctrl］键，你会发现鼠标箭头变成了一
只“小手”
。这时点击鼠标，就被快速定位到文档中该标题的位置。如果你觉得按［Ctrl］
键太麻烦，那么只需依次单击［工具］→［选项］→［编辑］，找到并取消“用 Ctrl+单
击跟踪超链接”选项，即可直接点击实现快速跳转。
更新目录
文档编辑完成后往往需要修改，如果对标题进行了修改，就需要及时更新目录：
1. 在目录左边单击鼠标左键选中整个目录。
2. 在选中的目录区域中右击鼠标，执行“更新域”命令。在“更新目录”对话框中
点选“更新整个目录”，并单击［确定］按钮，目录瞬间即可实现更新。
以上操作在 Word 2000/XP 中均能实现，区别只有一点点：在 Word 2000 中制作的
目录，无需进行任何设置即可实现直接点击跳转。
149

150. Word 中插入公式后如何调整行距
问：我使用 Word 2000 编辑文档时，当我在文档段落中加入几行公式时，行距就变
得特别大，而用调整段落行距功能似乎也不能调整。
请问我该如何调整段落行距?
答：点选公式，将它作为对象来操作，现在只须拖动下角的箭头便可将它放大缩小，
要缩小行距，只要将这个对象缩小即可。
Word 巧制期末评语总结之技巧
期末考试已经结束了，学生也离校了，当我把本年级的考分统计交给主任时，心里
倍感轻松。不过班主任还要要针对每一个学生总结出他们的优缺点，并提出希望，填好
成绩单、写信封，寄到学生家长手中。这可是个繁琐的工作阿……
我习惯性地打开电脑，看到桌面上放着的学生“期末考试成绩表.xls”，我的眼睛顿
时一亮，有了！还是让它帮我干吧！
让我想想具体的步骤：首先把“期末考试成绩表.xls”的姓名和各科成绩粘贴到
WORD2000 中生成一张表格，在表格中插入“评语”列，把一些常用的评语添加到自动
图文集，每个学生的评语都从自动图文集中选择即可；每个学生的成绩单用“邮件合并”
功能生成；最后用“中文信封向导”生成所有的信封，全自动进行，我可省事了。
说干就干。我启动 EXCEL2000，打开“期末考试成绩表.xls”，用鼠标拖拉选择姓名、
各科成绩和总分，点鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选“复制”
，接着启动 WORD2000，
新建一文档，命名为“数据源.doc”，点鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选“粘贴”，这
时所有学生的各科成绩及总分都被复制过来，形成一个表格;在表格中插入“评语”一列；
执行“插入/自动图文集/自动图文集”命令，弹出对话框如图 1 所示。
150

151. 在文本框中输入常用的评语类词汇，如“热爱学习，勤于思考”“能积极参加学校
、
组织的各项文体活动”等，然后按“添加”按钮，重复这一过程，把可能用到的、能概
括所有学生特点的词汇都添加到自动图文集中；然后点击“显示工具栏”按钮。下面让
我们来享受劳动的果实吧！把光标移到第一个学生的评语栏中，用鼠标点击“自动图文
集”工具栏中“所有词条”按钮，在下拉菜单中选择“正文”
，啊！我们刚才输入的评语
词条都在里面，如图 2 所示。
151

152. 我们选中一个词条，它就会自动出现在当前光标处。我们针对每一个学生的具体特
点，来挑选多个词条，组成一个评语，真是太方便了！不过对于特殊情况，还是要敲敲
键盘书写一下。
下面该把成绩和评语“放”入成绩单了。新建一文档，命名为“主文档.doc”
，把页面纸
张设为“A4”，在第一行用二号字输入“成绩单”，执行“插入/文本框/横排”命令，鼠
标指针变为十字形，拖拉出一个文本框，重复以上步骤，再拖拉出两个文本框，用鼠标
调整三个文本框的大小，使它们正好布满一个页面。在第一个文本框中用三号字输入“尊
敬的家长：您的孩子”
，在第二个文本框中拖拉出一个两行八列的表格，在第一行表格中
输入各个学科及“总分”
，在第三个文本框中输入新学期注意事项，然后执行“工具/邮件
合并”命令，弹出“邮件合并帮助器”
，如图 3 所示。
邮件合并一共有三步，第一步是创建主文档：单击“创建”按钮，在弹出的列表框
中选“套用信函”，接着点击“活动按钮”。第二步是获取数据源：点击“获取数据”按
钮，在下拉列表中选“打开数据源”，打开文档“数据源.doc”，此时会打开“邮件合并
工具栏”。注意：主文档与数据源的区别，主文档中保存的是成绩单中共同的东西，如新
学期注意事项，数据源中则是变化的内容，如学生的成绩。下面让我们在主文档中插入
合并域，在第一个文本框中点击“邮件合并工具栏”中的“插入合并域”按钮，插入“姓
152

153. 名”“评语”
、 ，在第二个文本框中分别插入“语文”等各域。调整好各文本框中的字体及
字号的大小，点击邮件合并工具栏中“查看合并数据”按钮（第一排第三个按钮）
，哇！
第一个学生的姓名及各科成绩都显示出来了！此时应根据版面调整一下字号的大小。第
三步是合并数据和文档，在邮件合并工具栏中点击“合并到打印机”
。只听“刷刷”的声
音，所有学生的成绩单很快都打印出来。
最后我们来制作信封。
执行“工具/中文信封向导”命令，弹出“信封制作向导”对话框，点击“下一步”
，
选择标准信封样式。在下拉列表框中根据实际信封大小来选择，这里我们选“普通信封 3：
（176*125 毫米），点击“下一步”
” ，点击“以此信封为模板，生成多个信封”单选框，
在下拉列表框中选“Microsoft Excel2000”，单击“完成”按钮。这时将自动生成一个
新的文档，命名为“信封”
，我们将窗口切换到该窗口，可以看到邮件合并工具栏也同时
被打开了。
此时信封样式已经定义好了，写在信封上的学生的家庭地址和收信人姓名应放在名为
“中文信封地址.xls”的电子表格中，中文信封地址.xls 已由系统生成，是一张只有关键
字而没有数据的空表，关键字依次是收信人邮编、收信人地址一、收信人地址二、收信
人姓名、收信人职务、发信人地址、发信人姓名、发信人邮编，我们打开学籍表.xls，把
邮政编码、家庭住址、家长姓名等各列数据分别复制到中文信封地址.xls 中，并把发信人
地址填为“枣阳市七中”
，发信人姓名填好，邮政编码填为“441200”。把窗口切换到“信
封.doc”，点击邮件合并工具栏中的“合并至打印机”按钮，然后在打印机中放入信封，
不一会儿，70 多个信封就被打出来了！
浅谈 Word 中“分离下划线”
分离下划线”
大家知道，在 Word 中，为字符添加的下划线，默认情况下是紧靠字符下方的。能
不能调整一下字符和下划线之间的距离呢？答案是肯定的。
1.启动 Word2003(其它版本请仿照操作)，输入字符“分离下划线的制作”
。
153

154. 2.选中“下划线”及前后各一个(多个也可以)字符(即“离下划线的”)，按“格式”
工具栏上“下划线”按钮右侧的下拉箭头，在随后弹出的快捷菜单中(如图 1)，选定一种
下划线类型(如“双下划线”等)，并通过“下划线颜色”菜单，设置好下划线的颜色。
图 1 设置下划线颜色
3.选中字符“离”
，然后按住 Ctrl 键，再选中字符“的”(这样操作可以同时选中多处
不连续的字符，本操作不支持 Word2000 及以前的版本)，通过下划线颜色选项，将这两
个字符的下划线颜色设置为“白色”。
4.选中字符“下划线”
，执行“格式→字体”命令，打开“字体”对话框(如图 2)，切
换到“字符间距”标签下，按“位置”右侧的下拉按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选
“提升”选项，然后在其右侧“磅值”后面的方框中输入一个数值(这个数值就是分离的
距离，此处为了突出这一效果，设置为 30 磅)，确定返回即可。
154

155. 图 2 设置字体
WORD 页面高效设置：一分钟搞定
对于 WORD 的排版技巧，已经有大量文章讨论，但大多比较繁琐。这里要谈的是
一项比较快捷而有效的页面设置方式：在页面预览中快速设置。
首先，我们先用 WORD 的“笨”方法来对一篇文档进行排版吧。
155

156. 图一，我们打开一篇文稿，想把它打印出来，于是通常会进行一番预览。
图二，在预览时，我们发现需要对这篇文稿进行重新设置，特别是它的页边距需要
重新排版。
156

157. 图三，于是在“页面设置”选项里使用改变参数的办法对该文档进行编排。
这是比较“正规”的页面设置流程，但在实际操作中你会发现，由于这种设置方式并
非所见即所得，即当你改变一个参数时，你并不能一下子看到页面设置的实际效果。这样，
你就不得不反反复复的修改参数，然后再在页面预览中察看实际效果，这样做即不准确，
又浪费时间，效率很低。
怎么办呢？那么，就让我们看一下另外一种更直接和直观的页面设置办法。
157

158. 图四，按一下预览的快捷组合键“CTRL+F2”，此时文档快速回到预览模式。把鼠标
移动到预览模式上方的标尺上，此时看到了什么提示？对，是“右页边距”四个字。
158

159. 图五，在上标尺临界处轻轻按下鼠标左键不放，此时会有一根向下的虚线延伸至底，
这就是你要设置的页边距边界线。
图六，手指按住鼠标左键不动，再轻轻拖动鼠标向右，把虚线拖动到你希望页边距
到达的理想边界。此时只有虚线在动，文字并没有跟着滚动。
159

160. 图七，确定好了你要设置的页边距了吗？请放开鼠标左键，此时你看到了什么？文
字也跟着到达了虚线所界定的边界，十分直观，不是不？按照这种办法，你还可以不停
的改变文档两边的页边距，一边改变，一边观察实际效果，直到满意为止。
图八，现在两侧的页边距已经设置完毕。按照这种办法，你完全可以十分轻松的完
成对上下边距的设置。
事实上，这种方式掌握熟悉了后，你每次设定页边跟时，只需要一分钟不到的时间。这
可比传统的数字设置方法效率高多了。
那么，在国产的金山字处理软件，有这项高效率的功能吗？我们来实际察看一下。
160

161. 图九，我们把该文档拷贝到金山字处理软件里。
161

162. 图十，然后我们进入该文档的预览，怎么回事，发现预览模式下根本没有这项功能，
甚至连标尺都看不到。
事实上，这也是微软的 WORD 与金山文字 2003 软件区别较大的地方之一，即微软
的字处理已经从一出生就坚持走一条所见即所得的高效直观的人性化路子，这一设计理
念，实在是国产字处理软件所不能及的。
既然是微软 WORD 中独特而有效的排版技巧，我们为什么不可以在日常文字处理中
多加使用呢？
使用 Word 快速转换幻灯片文稿
我们通常用 Word 来录入、编辑、打印材料，而有时需要将已经编辑、打印好的材
料，做成 PowerPoint 演示文稿，以供演示、讲座使用。如果在 PowerPoint 中重新录入，
既麻烦又浪费时间。如果在两者之间，通过一块块地复制、粘贴，一张张地制成幻灯片，
也比较费事。其实，我们可以利用 PowerPoint 的大纲视图快速完成转换。
首先，打开 Word 文档，全部选中，执行“复制”命令。然后，启动 PowerPoint，
如果是 Word 2002 版，选择“普通”视图，单击“大纲”标签（如图 1）
；如果没有“大
纲”和“幻灯片”选项卡，显示的方法是在“视图”菜单上，单击“普通（恢复窗格）
”
或在窗口的左下角，单击［普通视图（恢复窗格）
］按钮；如果是 Word 97/2000 版，可
直接选择“大纲”视图，将光标定位到第一张幻灯片处，执行“粘贴”命令，则将 Word
文档中的全部内容插入到了第一幻灯片中。
162

163. 图 1 切换到“大纲”选项卡
接着，可根据需要进行文本格式的设置，包括字体、字号、字型、字的颜色和对齐
方式等；然后将光标定位到需要划分为下一张幻灯片处，直接按回车键，即可创建出一
张新的幻灯片；如果需要插入空行，按［Shift+Enter］
。经过调整，很快就可以完成多张
幻灯片的制作（如图 2）
。最后，还可以使用“大纲”工具栏，利用“升级”“降级”“上
、 、
移”“下移”等按钮进一步进行调整。
、
图 2 调整插入的幻灯片
反之，如果是将 PowerPoint 演示文稿转换成 Word 文档，同样可以利用“大纲”视图
快速完成。方法是将光标定位在除第一张以外的其他幻灯片的开始处，按［BackSpace］
（退格键）
，重复多次，将所有的幻灯片合并为一张，然后全部选中，通过复制、粘贴到
Word 中即可。
163

164. Word 快捷键使用操作技巧三则
一、Ctrl 键实现快速复制
要复制大量复制文字或图形时，先选中内容，在按下 Ctrl 键的同时，用鼠标将选中
的内容拖动到合适的位置即可（拖动的过程中你会发现鼠标指针旁有个“+”号，表示的
是正进行“复制”操作）
。这样比利用常规的先选取并“复制”再“粘贴”的方法快捷得
多。
二、“Ctrl＋Shift＋＞（＜）
”键快速更改字号
要改变 Word 文档中文字字号的大小，常规的方法是利用快捷工具栏中的字号工具，
但 还有更快捷方法可用的：选择要更改大小的文字后，如果要加大文字号，按下
“Ctrl+Shift+〉”即可；要减小，按下“Ctrl+Shift+〈”
。
三、“＋/－”键快速生成表格
在 Word 文档中建立表格常规方法是利用快捷工具栏中的“表格”工具来进行，然
后再调整每列宽度。还有一种更快捷的方式：只需简单地输入一连串“+”号和“-”号，
前提是已经选中 Word 的“格式/自动套用格式”中的复选框，及“工具/自动更正”在
“键入时自动套用格式”选项卡中已经选中“表格”复选框（如图）
。
164

165. 方法：利用一个“+”号开始一行，然后输入“-”号，直至达到你想要的合适列宽处，
要想在此添加一个新列可再次输入“+”号，直到输入最后一个“+”号后按下回车。此
时你会发现 Word 将把这行由“+/-”号构成的文本转换成了一个“一行多列”的表格。
要想向表格添加更多的行，只需将插入点移到表格的最后一个单元格并按下 Tab 键。这
一做法的优点是完成表格后无需再回过头来一一调整列宽。
在 Word 2003 中更新输入法
Office 2003 是微软新推出的办公软件，它增加了许多可以帮助我们提高工作效率的
165

166. 新功能。Word 2003 中的“更新微软拼音输入法词典”就是其中之一。它将我们常用的
一些词汇或自造词汇添加到微软拼音输入法中，进一步提高我们的拼音输入速度。
添加新词
运行 Word 2003，将输入法设为“微软拼音输入法”
，单击“编辑”菜单，选择“更
新微软输入法词典”项。打开对话框。
在“自造词”右边的方框中输入要添加的词汇。如输入“伍冬”完成后键入回车键。
系统会在下面的“汉字”和“拼音”栏中自动填入所输入的汉字和拼音，必要的话还可
以在“快捷键”栏中为所添加的词汇设定一个快捷键。再单击[注册]按钮。系统提示：
“这
条短语被成功注册。
”单击对话框中的[确定]按钮即可。这样，新词汇就可以使用了。
删除词汇
如果添加的词汇不再需要的话，还可以把它们删除掉。同样打开“更新微软拼音输
入法词典”对话框单击[高级]按钮（如图 3）。在窗口中列出了用户已经添加的新词汇。
只要选择其中需要删除的词汇，右击鼠标在弹出的菜单中选择“删除”项，该词汇就会
变成灰色，词汇前面出现一个红色的叉号，单击工具栏中的[保存修改]工具按钮或关闭窗
口。系统提示“要保存修改吗？”单击“是”
，你的修改就生效了。
用户还可以在“自造词工具”的操作窗口中对已添加的新词汇进行修改和继续添加
新词汇等操作。
经过我的介绍你是否能应用自如了呢？
在 Word 2002 中为字符添加上划线
大家知道，我们在用字处理软件(如 Word、金山文字)编辑文档时，要想给字符添加
下划线，只要选中字符，单击“格式”工具栏上的“下划线”按钮(或者直接按“Ctrl+U”
组合键)即可。如果要为字符添加上划线，那该如何操作呢？
下面介绍在 Word 2002 中为字符添加上划线，其他版本请仿照操作。
1.双行合一：执行“格式→中文版式→双行合一”命令，打开“双行合一”对话框(图
166

167. 1)，将光标定在“文字”下面的方框中，按“Shift+ -”键(注意：在中文标点符号状态下
输入比较好)输入上划线，并输入相应的字符，通过预览窗口浏览效果(图 1)，如果效果满
意，按下“确定”按钮即可。
2.插入公式：执行“插入→对象”命令，打开“对象”对话框，选中“Microsoft 公
式 3.0”选项后，单击“确定”按钮进入公式编辑状态，并展开“公式”工具条(如图形
控制)。按工具条中的“底线和顶线模板”按钮，在随后出现的下拉列表(图 2)中，选中一
种上划线样式，然后在公式编辑框中输入相应的字符，输入完成后在公式编辑框外边单
击一下，退出公式编辑状态即可。
提示：①选中插入的公式，将鼠标移至右下角成斜向拖拉箭头状时，按住左键拖拉，
即可快速调整公式的大小。②右击插入的公式，在随后出现的快捷菜单中，选“设置对
象格式”选项，打开“设置对象格式”对话框，切换到“版式”标签中，选中一种非“嵌
入型”版式(如“四周型”)确定返回。③“公式编辑器”不是默认的安装组件，请先添加
相应的组件后，再编辑公式。
167

168. 3.插入 EQ 域：按下“Ctrl+F9”组合键，在文档中插入一个域记号(注意：域记号是
一对大括号{}，不能直接用键盘输入)，然后在域记号中输入下列域代码：eq xto(字符
上划线)，输入完成后，选中整个域代码，右击鼠标，在随后出现的快捷菜单中，选“切
换域代码”选项即可。
提示：①如果文档中有多个域时，直接按“Alt+F9”组合键，也可以将全部域代码切
换到“域结果”状态下。②在域代码中，“eq”与后面的代码之间需要有一个“空格”。
③将域代码中的“字符上划线”字符替换为需要的字符。④如果将域代码中的“to”替换
为“le、ri、bo、tobo”即可在字符的“左侧、右侧、下面、上下”添加直线；如果将
域代码中的“to”去掉，即可为字符添加上方框。
天机不可泄露
在打开的 Word 文档主界面中，单击“文件→属性”
，就可以打开文档的“属性”窗
口，一般情况，在此窗口中的“摘要”选项卡中显示了与作者有关的一些信息，如作者，
单位等。某些情况下，可能你不想让这些信息被别人看到，那该如何设置呢？下面笔者
就以 Word 2002 为例来介绍设置方法，在其他版本的 Word 中设置方法大同小异，朋友
们可以参照本文自行设置。
首先，在打开的 Word 文档窗口中，单击“工具→选项”，弹出“选项”窗口，进入
“保存”选项卡，勾选“允许快速保存”复选框；然后再进入“安全性”选项卡，勾选
“保存时从此文件中删除个人信息”复选框，单击“确定”按钮。退出“选项”窗口，
单击工具栏上的“保存”按钮，文档“属性”中的私人小秘密就被删除了。
用 Word 保存网页内容
在网上查到可用的资料，你可以先选中所需的内容，然后执行复制操作，在打开的
168

169. Word 文档中执行粘贴命令。复制的内容一般有这样几种情况：纯文字、带有表格的文本
和图文混排。针对不同的内容及你的需要，应采取不同的处理方法，以达到满意的效果。
一、纯文字内容
如果复制的内容是纯文字形式，无表格与图片，且你愿意保留 HTML 文档中的格式
及链接等，直接单击工具栏上的“粘贴”按钮就可以了，网页文字上原有的属性都会保
留下来。但这时文档往往显得比较杂乱，需要重新编辑、排版，对其字号、字体、字形
及行间距、对齐方式等进行重新设置。
在许多情况下文档中会出现大量的“手工换行符(箭头向下的符号)”，如果你采用删
除后再回车加上段落标记的方法来处理，对于长文档来说是很费时的，这时你可以应用
Word 的“查找/替换”功能来轻松解决。在“查找/替换”对话框中，打开“高级”选项，
在“查找内容”框中加上“^I”(手工换行符)，在“替换为”框中加上“^p”(段落标记)，
只要再单击“全部替换”按钮，瞬间就完成替换操作。在有的文档中有两个“手工换行
符”
，这时只要在“查找内容”框中加上“^I^I”(两个手工换行符)，再执行“全部替换”
操作就可以了。
如果你不需要保留原来的格式及链接等，单击“编辑→选择性粘贴”，打开“选择性
粘贴”对话框，在“粘贴”选项中选择“无格式文本”，确定就可以了。这样复制后的文
本不带有任何格式，略做处理即可。如果你用的是 Word 2002，那就更方便了，直接单
击工具栏上的“粘贴”按钮，此时复制的文本是带有格式的，但在复制文本的右下角有
一个“选择粘贴”按钮，单击此按钮菜单的“仅保留文本”命令，你的文本立即转化为
无格式的文本了。
经过上面的处理，你的文档中还有许多的无用空格的呢，可以再利用一下“查找/替
换”功能删除干净。
二、带有表格的文本
有时我们从网页上复制的内容是带有表格的，这为排版带来了很大的麻烦，这时我
们可以把表格去掉。你只要将光标移动到表格内的任一位置，单击“表格→转换→表格
169

170. 转换成文本”
，弹出一个“表格转换成文本”对话框，再选择“段落标记”或“制表符”
等文字分隔符，确定后，表格消失了，而文字完整保留下来，并且文字的格式及链接等
都保留着。如果你只需要其文字内容，不想保留有关格式及链接等，利用“选择性粘贴”
命令就能解决问题了。
三、图文混排形式
对于图文并茂的网页，复制到 Word 后，默认的图文环绕方式是“嵌入型”，一般还
要对文档进行排版，对“文字格式”和“段落格式”进行设置。在利用“段落对话框”
设置行间距时，下拉列表中提供了“倍距”“最小值”“固定值”几个选项，在此特别
、 、
提醒你不要选择“固定值”选项。如果选择后，图片会置于文字的下面，被遮盖住，需
要将图文环绕方式重新设置为“四周型”等环绕方式，图片才能完全显示出来。
将图文复制后，图片与文本的相对位置会发生一定的变化，有时为了某种特殊的需要，
欲保持图片与文本的相对位置绝对不改变。可以采用抓图的方法，将网页完整地抓下来，
把图片插入到 Word 中保存就可以了。
段落排序并不是表格的专利
大家知道在 Word 的表格菜单中有一个排序功能，而很多朋友一直以为该功能只对表
格中的数据有效，其实不然，利用它我们也可以对段落进行排序，从而实现调整段落次
序的目的，比如想把第三段调整到第一段，则在段落前面输入“1”；把第二段调整到第
三段则在段落前面输入 3，以此类推把调整的段落按序编号。然后选择这些段落，选“表
格/排序”
。在打开的对话框里排序依据选择段落，类型选择数字递增，确定后，段落就会
按照预先设定好的顺序进行排列。
用 Word 2003 进行协同办公
分工与合作越来越成为现代办公的常用方式，Office 2003 充分考虑到了这点，可以
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171. 很方便地让很多员工合作完成同一个办公项目。
一、协同办公的概念
协同办公就是多个人共同完成同一个项目，在此我们可以理解成针对 Word 中的一
篇文档，可能需要几个人同时对它进行编辑。如果采用先部分编辑，再整合的话，那样
不仅费时，还容易出错，效率很差，而使用 Word 的协同办公功能，几个人同时对这篇
文档进行编辑，实时更新，其中一个人编辑过的文档立刻就会被其他合作伙伴看到，这
样就能极大提高工作效率。
二、准备工作
要想体验 Word 2003 的协同办公功能，首先你使用的操作系统必须得是 Windows
2003 Server 或更高版本的操作系统，同时必须得安装 Office 2003，然后还要安装微软
提供的一个服务器软件──Microsoft Windows SharePoint Services 程序，可以到微软
的 官 方 网 站 下 载 ：
http://download.microsoft.com/download/9/7/2/972509a0-535f-4084-9d41-c79
32873a882/winsptsrvb2.zip。下载了该服务器软件后，还要进行以下操作：
1.添加成员
由于是多人合作，所以要在服务器上创建几个用户，我们可以创建域用户，也可以
创建本地用户。创建域用户有点复杂，在此笔者以创建本地用户为例来说明。
在桌面上右击“我的电脑”，在弹出的快捷菜单中选择“管理”
，打开“计算机管理”
窗口，在左侧窗口中单击“本地用户和组→用户”节点，然后在右侧窗口中右击鼠标，
在弹出的快捷菜单中选择“新用户…”
，弹出如图 1 所示的窗口。
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172. 通过同样的方法即可创建一系列用户，这些用户就是要进行协同办公的用户。
2.安装 ASP.NET 组件
由于 Microsoft Windows SharePoint Services 服务器要运行在 ASP.NET 架构上，
所以在安装它之前，首先要安装 ASP.NET 系统组件(Windows 2003 Server 默认情况下
没有安装此组件)：单击控制面板中的“添加/删除程序”按钮，在弹出的“添加/删除程
序”窗口中点击左侧栏中的“添加/删除 Windows 组件” 打开
， “Windows 组件向导”，
在此窗口中的列表中双击“应用程序服务器”，弹出如图 2 所示的窗口。在图 2 中，选
择“ASP.NET”项，然后单击“确定”并将 Windows 2003 server 安装光盘插入光驱，
稍后即可完成“ASP.NET”组件的安装。
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173. 小知识：ASP.NET 是微软.NET 框架中很重要的组成部分。.NET 框架是一种新型计算平
台，其设计目的是为了在 Internet 高度分布式环境中简化应用程序开发，微软的很多程
序都采用了.NET 架构， ASP.NET 目前使用得比较广泛，
而 所以运行微软的一些新程序时，
都要有 ASP.NET 框架支持才行。
3.安装 Microsoft Windows SharePoint Services 服务器
安装了 ASP.NET 之后，安装 Microsoft Windows SharePoint Services 服务器就很
简单了，直接双击下载下来的可执行程序，一路点击“下一步”即可完成它的安装(当然
在安装时我们还可以做很多选择，为了简单化，在此我们不作任何设置)。当此程序安装
后，程序会自动配置我们系统中的 IIS，最后自动打开默认的工作组网站。
完成上面三步工作后，我们就可以开始在局域网中进行协同办公了。如果你想在因
特网上进行协同办公的话，你还必须得设置 IIS，还要有自己的网站空间等，在此我们不
作讨论。
三、协同办公实例
下面我们以一个实例(这篇文档的目的是让所有的合作人员自己写出简历)来看看到
底如何实现协同办公的。
1.在服务器上建立文档
要想实现一篇文档的协同编辑，首先打开 Word 2003，新建一个文档，在此我们建
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174. 立“简历”，并保存到“D:简历”。然后，我们将所有的合作人员的名单按顺序列入文档
中。输入完毕之后，单击菜单“工具→共享工作区…”，打开共享工作区侧边栏，如图 3
所示。
单击图 3 所示的工作区侧边栏中的“创建”按钮，此时程序就会自动将此文档在先
前建立的默认网站上共享了。创建完毕后，就可以单击共享工作区侧边栏中的“在浏览
器中打开网站”链接，单击之后，程序会自动打开浏览器，并显示工作组网站。至此，
共享文档已经创建完毕。
2.添加新成员
虽然共享文档已经创建完毕，但是合作伙伴还没被赋予一定权限，工作还是无法开
展下去的，在此我们就将这些合作伙伴添加进来：单击共享工作区栏中的“添加新成员”
链接，弹出如图 4 所示的窗口。在图 4 中按“计算机名用户名”的格式将先前建立的用
户添加到列表中，可以一次添加多个用户，每个用户间用“;”分隔，在图 4 中，我们还
可以通过那个下拉列表给该成员设定权限。然后连续点击“下一步”按钮即可将新成员
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175. 添加进来。
3.协同编辑文档
当合作伙伴获得了相应的权限后(编辑权限)，就可以开始进行协同工作了。
1)将共享文档在客户端打开
要编辑文档，当然要在成员的计算机上打开该共享文档了。方法是：在浏览器的地
址 栏 中 输 入 服 务 中 的 工 作 组 网 站 的 IP 地 址 ( 服 务 器 在 局 域 网 中 的 IP 地 址 ， 如
192.168.0.1)，然后按回车键，此时将会弹出一个登录权限窗口，输入你的用户名和密
码即可登录到服务器上面的工作组网站，然后单击页面中的“共享文档”，再在新页面
中右击“简历”文档图标，此时将会自动启动 Word 程序打开共享文档。
2)编辑文档
打开了文档后，我们就可以像在本地编辑一样地编辑共享文档，编辑完成后直接按
“CTRL+S”键保存文档，即可将你编辑的文档更新到服务器，同时单击共享工作区中
的“获取更新”链接即可获得文档的更新。所以在这种环境中，我们不仅要养成频繁按
“CTRL+S”的习惯，还要养成单击“获取更新”的习惯。如果怕忘记了即时从服务器
那边更新文档，我们可以像设置定时让 Word 自动保存那样，将更新设置为 Word 自动
更新：单击共享工作区侧边栏中的“获取更新”按钮旁边的“选项”链接，打开如图 5
所示的页面。
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176. 在图 5 中，选择“始终”选项，然后面“获取更新间隔”后面设置一个自动更新
的时间间隔值，“确定”即可。
每个成员都这样设置后，当所有的成员将自己的简历填完并更新到服务器后，我们
就可以从服务器上得到众人合作后的结晶。
到此就完成了多人协同办公的过程了，当然还有其他一些相关的操作，在此不能一
一列举。
Word 中的“微调”技术
中的“微调”
在很多 Word 的交互式操作中，其调整参数，如字大、移动步长等都已经做过分级处
理。在实际使用中，又往往需要进行某些非默认等级的修改，这就涉及到 Word 中的“微
调”技术。微调，在这里我们可以理解成细微的或较小幅度的调节。Word 作为灵活方便
的常用字处理软件，预留了很多可供微调的余地。下面，就谈谈其中几种常用的微调技
术。
视图比例
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177. Word 给定的视图缩放比例系列有 10%、25%、50%、75%、100%等等，如果要
实现非上述系列比例的视图，一种方法是通过 Ctrl+鼠标滚轮实现步长为 10%的快速视
图缩放；如果需要更小的步长，则可以通过“视图-显示比例”中的百分比调节实现(步长
为 1%)。
文字大小 Word 中提供的字号点数一般是不连续的，如果要使用非标准级别的字号，
可以在字号选择框中直接输入精确点数；如果需要快速查看效果，则可以通过快捷 键
Ctrl+Shift+＞(或＜＝来增大或缩小字号。当字号小于 80 时，每次按键可以实现与选择
框相同等级的字号，当字号大于 80 时，则可以实现步长为 10 的字号控制。
对象移动
文档中嵌入图形、图片、艺术字等对象后，默认情况下，它们的移动步长不为 1(象
素)，因此移动时不是连续的，而是一种跳跃式的。要对他们进行连续的细微移动或精确
定位，一种方法是在其格式或属性中修改它们的位置参数；还有一种方法是修改对象的
对齐方式，以实现连续移动，即在“页面设置-文档网格-绘图网格”中将“对齐”中的“对
象与网格对齐”设置取消。更有一种简便的方法，就是在用鼠标移动对象的同时按住 Alt
键(如果是使用键盘方向键，则按住 Ctrl)。如果在用鼠标移动对象的同时按住 Shift 键，
则可以保持移动过程中横/纵位置不变，以实现竖直/水平方向上的移动。对于插入的图片，
要进行调整，首先需要将“版式-环绕方式”设置为“浮于文字上/下方”，否则将无法进
行移动操作。
对象大小
对象大小和对象位置一样，要实现连续的调整，也是三种方法，即修改大小参数、
取消“对象与网格对齐”设置和在调整时使用 Alt 键。需要注意的是，如果已经将“对象
与网格对齐”设置取消，调整时再按下 Alt 键，则又恢复到非连续状态。由此可看出，
Alt 键在这里起相互切换的作用(移动时也如此)。
制表
表格插入后，其移动和大小调节与对象的相应操作大致相同，只不过在进行单元格
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178. 大小调整时，还有一种方法：待鼠标变为可调节箭头后按下右键，这时可实现连续的无
级调节(左侧或上方标尺会出现精确的尺寸大小)，不过在鼠标键释放时，必须先释放左键，
否则无效。
字符间距
一般情况下，对于两个字符间距离的调整，一般都会通过键入空格实现。这种方法
有时较为实用，但是多数情况下需要改变空格的大小，即改变空格的字号。这时可通过
上述“文字大小”的方法实现(采用 Ctrl+Shift+＜，可将字号减少至 1＝。当然，要改变
字符间距，还可通过设置网格来实现(页面设置-文档网格)，使用时，应该注意应用范围。
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