Contatti: info@webbizeducation.it Webbiz Education è la prima soluzione ERP online per la gestione integrata degli enti di formazione: una piattaforma innovativa che consente di pianificare, gestire e controllare tutte le attività richieste a un ente, garantendo risparmio di tempo e risorse, miglioramento dell’efficienza e della qualità dei processi, aumento della redditività.

1. Webbiz per gli enti di formazione
Il software online
Education
CONOSCIAMO
LE VOSTRE ESIGENZE.
COSTRUIAMO IL
VOSTRO FUTURO.
Integrazione di tutti i processi
dell’ente, gestione più efficace
delle attività, ottimizzazione e
risparmio di tempo e di risorse,
aumento delle performances
commerciali.
Questo è il futuro.
Questo è Webbiz Education.
www.webbizeducation.it

3. Webbiz per gli enti di formazione
Il software online
Education
La prima soluzione E R P o n l i n e per la gestione integrata
degli enti di formazione pag. 05
Parlano i fatti pag. 07
Tag Cloud – le parole chiave pag. 09
Innovazione pag. 11
Verticalizzazione pag. 13
Integrazione pag. 15
Ottimizzazione pag. 17
Risparmio pag. 19
Sviluppo commerciale pag. 21
Qualità pag. 23
Sicurezza pag. 23
Per ogni esigenza di gestione, un unico strumento pag. 25
Panoramica: i moduli di Webbiz Education pag. 26
CRM – CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT pag. 26
GESTIONE DIDATTICA pag. 26
GESTIONE CHECK/TRASMISSIONI/EXPORT pag. 26
GESTIONE IMPORTAZIONI pag. 27
GESTIONE QUALITA’ pag. 27
GESTIONE PROTOCOLLI pag. 27
GESTIONE AMMINISTRATIVA pag. 27
GESTIONE BUDGET E RENDICONTAZIONI pag. 27
GESTIONE INTEGRATA DI SITO WEB, MOBILE APP E ALTRI MEDIA DI
SUPPORTO pag. 28

5. La prima soluzione
ERP o n l i n e
per la gestione integrata
degli enti di formazione
Webbiz Education è la prima soluzione ERP online per Webbiz Education come strumento di lavoro.
la gestione integrata degli enti di formazione: una piat-
taforma innovativa che consente di pianificare, gesti- La soluzione si rivolge a tutti gli enti che erogano attivi-
re e controllare tutte le attività richieste a un ente, ga- tà formative: dalla formazione continua e professionale
rantendo risparmio di tempo e risorse, miglioramento alla formazione aziendale, dalle business school alle
dell’efficienza e della qualità dei processi, aumento scuole di lingue, dagli enti che gestiscono apprendi-
della redditività. stati e tirocini a chi si occupa di distance learning.
La flessibilità del programma e la sua elevata ver-
Il progetto nasce “sul campo”, attraverso un’esperien- satilità rendono Webbiz Education uno strumento
za pluriennale di affiancamento e analisi delle esigen- indispensabile in particolare per gli enti di media e
ze del settore: è il risultato della collaborazione fra un grande dimensione e con un’offerta formativa ete-
team di lavoro tecnico che da oltre dieci anni svi- rogenea, dove ottimizzazione delle risorse, integra-
luppa software web-based utilizzando le più moder- zione dei processi e monitoraggio delle performances
ne tecnologie di programmazione e i numerosi enti sono elementi necessari per la sostenibilità e la cresci-
di formazione che in questi anni hanno adottato ta dell’ente stesso.

6. 1.200.000 aziende
privati 900.000
2.000.000 contatti
operatori 350

7. parlano i fatti.
Alcuni dati possono dare l’idea del successo della nostra piattaforma: dal
2006, anno in cui è stata effettuata la prima attivazione, sono stati gestiti su
Webbiz Education dati per oltre 1.200.000 aziende e 900.000 privati, circa
2.000.000 di contatti, 6.000 docenti, 16.000 attività formative e 100.000
incassi derivati da partecipanti ai corsi.
Ad oggi, oltre 350 operatori utilizzano Webbiz nei diversi enti di
formazione.
Gli enti che hanno già scelto di passare a Webbiz Education hanno
ottenuto finora un risparmio reale del 30% rispetto alle gestioni precedenti
effettuate tramite sistemi informatici alternativi o sistemi non informatizzati;
ma, soprattutto, hanno guadagnato tempo per dedicarsi con maggiore
efficacia alle attività didattiche, organizzative, amministrative, commerciali,
di marketing.

8. parole chiave

9. ag cloud
verticalizzazione
webbiz
integrazione
innovazione sicurezza
ottimizzazione
qualità sviluppo commerciale
risparmio

10. webbiz verticalizzazione
integrazione
innovazione
ottimizzazione
sicurezza
qualità sviluppo commerciale
risparmio

11. innovazione
Webbiz Education è completamente online e sfrutta perciò tutti i vantaggi
offerti da una innovativa soluzione web based distribuita in modalità SaaS
(Software as a Service) con Cloud Computing:
• Massima accessibilità alle informazioni in qualsiasi momento e da
qualunque postazione dotata di connessione internet
• Massima sicurezza e protezione dei dati
• Massima portabilità del gestionale sulle più diffuse piattaforme
operative
• Centralizzazione degli aggiornamenti e dell’assistenza
• Nessuna installazione in locale di alcun software aggiuntivo né attivazione
di alcuna licenza client specifica
• Eliminazione di ogni problematica prestazionale sul sistema utilizzato
dall’operatore in locale
• Estrema semplificazione nei processi di integrazione con altri
programmi in uso, dal software contabilità ai sistemi regionali di gestione
attività finanziate, alle piattaforme utilizzate per la gestione dei fondi
interprofessionali

12. webbiz verticalizzazione
integrazione
innovazione
ottimizzazione
sicurezza
qualità sviluppo commerciale
risparmio

13. ver
Webbiz Education nasce dall’analisi preliminare e
dallo studio di fattibilità condotti dagli importanti
enti formativi che hanno partecipato al progetto
di verticalizzazione, definendo anche la mappa
tica
concettuale della piattaforma.
Ogni aspetto legato all’organizzazione,
erogazione, trasmissione, rendicontazione
e amministrazione di corsi è stato
lizza
analizzato, risolto e infine certificato
con successo dai clienti che già lo
utilizzano.
zione

14. webbiz verticalizzazione
integrazione
innovazione
ottimizzazione
sicurezza
qualità sviluppo commerciale
risparmio

15. integrazione
La maggior parte degli enti di formazione lavora sono caos organizzativo, mancata condivisione
ancora oggi utilizzando un numero indefinito di informazioni importanti dal punto di vista
di strumenti (informatici e non) e di metodi commerciale o amministrativo, duplicazione di
di raccolta dati assolutamente personalizzati processi e attività, ampio margine di errore nel
e individuali: un programma per la gestione trasporto informazioni. E costi.
commerciale dei clienti, uno per la gestione dei A tutto questo gli enti che hanno scelto Webbiz
corsi, uno per la gestione qualità, uno per la Education hanno detto basta: hanno scelto di
contabilità, piattaforme esterne per la gestione adottare un’unica piattaforma gestionale che
dei finanziamenti, excel o access condivisi per integra tutti i processi e le attività e che può a
le aule, le anagrafiche, le offerte, infiniti file e sua volta integrarsi facilmente con gli eventuali
rubriche... altri software che l’ente decide di mantenere (ad
Gli esiti principali di tale “metodo” di lavoro esempio per la contabilità).

16. webbiz verticalizzazione
integrazione
innovazione
ottimizzazione
sicurezza
qualità sviluppo commerciale
risparmio

17. ottimizzazione
Webbiz Education consente di:
• Ottimizzare gli strumenti: ogni singolo aspetto organizzativo, amministrativo, commerciale e
di marketing è gestito in un solo ambiente di lavoro. Non occorre affidarsi ad altri software o
metodi gestionali “artigianali” (access, excel, cartelle condivise etc), perché tutto si fa tramite
Webbiz Education.
• Ottimizzare le risorse: non occorrono competenze interne specifiche per utilizzare la piattaforma
e la gestione delle utenze consente una profilazione degli accessi particolarmente dettagliata,
così che ogni operatore possa utilizzare solo le funzionalità che gli occorrono o per le quali è
preposto.
• Ottimizzare il tempo: le informazioni sono condivisibili sempre e ovunque, ritrovarle all’interno
del database è immediato grazie alle numerosi funzioni di ricerca avanzate e agli scenari
personalizzabili; per pubblicare, stampare, inviare basta un clic. Tutte le attività possono essere
inserite all’interno di workflow operativi con sistemi di alerting per il rispetto delle scadenze e
dei processi funzionali.

18. webbiz verticalizzazione
integrazione
innovazione
ottimizzazione
sicurezza
qualità sviluppo commerciale
risparmio

19. risparmio
L’ottimizzazione degli strumenti, delle risorse, del tempo già da soli
costituiscono un’enorme voce di risparmio per l’ente.
Ma non basta. Il modello tecnologico e di business su cui si basa
Webbiz Education consentono un ulteriore risparmio, quantificabile e
immediato, che riguarda i costi IT generali (server interni, gestione dei
backup, protezione dati, installazioni in locale, modalità di assistenza
al software).
Oltre al risparmio rappresentato dall’adozione di Webbiz Education,
la piattaforma è anche un importante strumento di gestione dei costi
dell’ente: il modulo di budgetizzazione e rendicontazione fornisce
in tempo reale una panoramica sull’andamento amministrativo delle
singole attività formative, consentendo un’analisi immediata di raffronto
fra budget, preventivo, forecast e impegnato.

20. webbiz verticalizzazione
integrazione
innovazione
ottimizzazione
sicurezza
qualità sviluppo commerciale
risparmio

21. Webbiz Education non consente solo di amministrare e organizzare al meglio i processi di lavoro;
ha una spiccata propensione per aumentare il business e le opportunità commerciali, grazie a un
avanzato CRM (Customer Relationship Management) che consente di pianificare e gestire tutte
le attività relazionali, i contatti, le offerte commerciali, i feedback da parte dei clienti acquisiti e
potenziali.
Inoltre, la possibilità di inviare comunicazioni via mail, fax o sms a liste di clienti e prospect,
l’integrazione con il sito web per l’aggiornamento in tempo reale del catalogo corsi o del calendario
lezioni e per la preiscrizione online, la condivisione delle informazioni fra diversi sedi operative
sono solo alcune delle funzioni che rendono Webbiz Education lo strumento di marketing che
mancava.
Un avanzato sistema di statistiche commerciali consente infine di monitorare i risultati ottenuti
attraverso numerosi filtri di selezione, consegnando anche reportistiche su ABC clienti, sulle aree
con maggiore marginalità, sul raggiungimento dei budget previsti.
sviluppo
commerciale

22. webbiz verticalizzazione
integrazione
innovazione
ottimizzazione
sicurezza
qualità sviluppo commerciale
risparmio

23. qualità
Per gli enti certificati UNI EN ISO o che previsto dal proprio Manuale; un sistema di
semplicemente vogliono garantire un elevato verifica valori di soglia consente di identificare le
standard qualitativo ai propri processi aziendali, risorse qualificate, non qualificate o qualificate
Webbiz Education è un alleato insostituibile. con riserva.
La gestione di tutta la sezione customer è veloce
ed efficace, grazie alla possibilità di caricare un Inoltre, l’attivazione dei moduli Workflow e
numero illimitati di questionari personalizzabili in Checklist permette di attivare nella pratica
base ai propri format, di stamparli e di gestirne le operativa quotidiana i processi certificati nel
risposte per ottenere medie sui corsi, sui fornitori, Manuale di Gestione Qualità, attraverso un
sui tutor e sui coordinatori. La reportistica e le controllo reale e automatizzato su tutte le fasi
ricerche sono customizzate in base a quanto procedurali.
sicurezza
La massima sicurezza e protezione dei dati è con userid e password: una gestione avanzata
garantita da Medianet srl, che da sempre utiliz- della profilazione utenti consente di differenziare
za web-farm certificate e di altissimo livello per i permessi su ogni singola procedura, secondo
ospitare i propri server e effettua backup giorna- i più rigidi parametri del DPS - Documento pro-
liero automatizzato con possibilità di recuperare grammatico sulla sicurezza. Tutte le operazioni
singoli dati fino alle sei ore precedenti. eseguite sul database sono tracciate, così da
L’accesso alle informazioni è criptabile tramite monitorare modi e tempi di utilizzo da parte di
protocollo https (lo stesso utilizzato dalle ban- ogni operatore in linea con le più restrittive nor-
che) ed è protetto tramite autenticazione utente me sulla Privacy.

25. Per ogni esigenza di gestione
un unico strumento
Le esigenze di gestione di un ente di formazione il controllo dei costi per le risorse interne e
sono molteplici, a volte complesse, spesso as- esterne, la gestione centri di servizio, le re-
segnate a aree funzionali che non collaborano portistiche complete su costi, margini, ricavi,
operativamente fra loro per essendo coinvolte la pre-fatturazione e la contabilità integrata
sullo stesso progetto, in fasi diverse. (o esportazione dati verso software contabi-
Webbiz Education consente di rispondere in le già in uso), il recupero crediti, i riepiloghi
maniera semplice, efficace e integrata a tutte per la stesura del bilancio e altro ancora.
le esigenze di gestione con un unico strumento
modulare: • Gestione segretariale e per la Qualità, con
il modulo di conservazione e protocollazio-
• Gestione commerciale, con il modulo CRM ne documenti, il modulo di gestione qualità
e il modulo di statistiche avanzate per l’analisi Customer, la gestione workflow
collegata a uno scadenziario operativo da
• Gestione didattico-organizzativa, con il applicarsi a ogni singolo prodotto formativo
modulo di gestione prodotti che comprende e assegnato alle aree funzionali coinvolte.
il calendario aule, la anagrafiche partecipan-
ti, la stampa degli attestati e dei certificati, il • Gestione promozionale-marketing, con il
sistema di esportazione e trasmissione dati modulo per la creazione di mailing list iper-
verso Sifer, Fondimpresa e le altre piattafor- targetizzate e la gestione degli invii tramite
me utilizzate dall’ente email, fax virtuale, sms o tramite posta tradi-
zionale con stampa etichette; e con il modu-
• Gestione amministrativa, con i moduli di lo di gestione integrata del sito web istituzio-
budgeting e rendicontazione, la gestione nale dell’ente.
dei differenti piani dei conti, la gestione e

26. CRM – CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT
• Anagrafiche Aziende, Referenti Aziendali, Privati
• Rubrica veloce con possibilità di click-to-call Voip
• Gestione Contatti: storicizzazione, pianificazione, follow-up. Agenda To do giornaliera, settimanale o mensile
• Gestione Interessi per Area, per Corso, per Modello di Corso
• Creazione e gestione di Campagne per invii tramite mail, fax, sms e postali (creazione automatizzata Etichette)
• Utilizzo di Carrelli, Tags, Scenari per personalizzazione ricerche e esportazioni
• Oltre cento filtri di selezione per interrogazioni e esportazioni in pdf o excel
• Creazione e gestione di offerte commerciali/preventivi
• Analisi statistiche per il monitoraggio delle performances commerciali dell’ente e delle redemption ottenute
• Analisi statistiche per fatturato, area, sede, tipo e sottotipo di prodotto con funzionalità di autotagging Top Clients, classi
di fatturato o numero attività acquistate, ABC clienti
• Salvataggio delle analisi statistiche effettuate e possibilità di generazione e invio automatizzato giornaliero/settimanale/
mensile ai responsabili commerciali o alla Direzione
GESTIONE DIDATTICA
• Gestione prodotti con maschere differenziate per sottotipo (corsi a mercato, corsi finanziati, obbligo formativo, appren-
distati, tirocini, formazione per cassintegrati etc.)
• Gestione multilivello per prodotti finanziati (Piani Formativi > Azioni; Operazioni>Progetti>Edizioni)
• Gestione Docenti e Fornitori con Skill Matrix, monitoraggio costi, generazione impegni, analisi attività
• Stampa e gestione di Contratti, Lettere di Incarico, Attestati
• Gestione Stampe personalizzate per Partecipanti, Docenti, Corsi (Schede informative, schede di partecipazione, regi-
stri, calendari lezioni etc)
• Gestione Stage, Project Work, Studio Individuale, Fad
• Calendario interattivo Aule, Docenti e Attrezzature con possibilità di gestione multisede
• Riepiloghi presenze e assenze per Allievi e Docenti, riepilogo giornate Inail, stampa Progetto di dettaglio
• Gestione abbonamenti e gratuità
• Gestione recuperi e crediti formativi
• Gestione Aiuti di Stato (De Minimis, Mancato Reddito, Quota Privati) per Corsi Finanziati con calcolo aiuti per azienda
e stampa prospetti/moduli collegati
• Ampia personalizzazione nelle maschere di visualizzazione grazie agli Scenari per Utente
• Oltre cento filtri di selezione per interrogazioni e esportazioni in pdf o excel
• Integrazione con CRM per trasformazione di interessati in iscritti, gestione e conversione dei preventivi, collegamento
fra aree di interesse e corsi a catalogo
GESTIONE CHECK/TRASMISSIONI/EXPORT
• Moduli per verifica e trasmissione di calendari preventivi, partecipanti, presenze, dati rendicontuali verso le piattaforme
degli enti finanziatori (es Sifer per Emilia Romagna)
• Moduli per esportazione di partecipanti e calendari nei tracciati previsti dalle piattaforme di gestione dei Fondi interpro-
fessionali (es. Fondimpresa)

27. GESTIONE IMPORTAZIONI
• Importazioni Banche Dati regionali Apprendistato
• Importazioni Anagrafiche partecipanti da file excel
• Importatore generico con tracciato personalizzabile per popolamento Db a partire da fonti dati esterne
GESTIONE qualità
• Sistema di Valutazione Corsi, Aule, Docenti, Tutor, Coordinatori e Fornitori
• Calcolo medie e qualifica con soglia minima di raggiungimento
• Strumenti di analisi, interrogazione ed esportazione con filtri per corso, area, tipo e sottotipo, data, risorsa
• Stampa personalizzata di tutta la modulistica
• Modulo Workflow e Checklist per gestire scadenziario attività e processi operativi corso per corso in base alle differenti
risorse coinvolte, con alerting via mail o sms ai responsabili di processo
GESTIONE PROTOCOLLI
• Gestione documentale per corrispondenze in entrata e in uscita, contratti, attestati, convenzioni con aziende e ogni altro
documento da protocollare
• Modalità di validazione, codifica automatizzata, strumenti di ricerca e esportazione
GESTIONE amministrativa
• Sistema avanzato di analisi per reportistiche su costi, ricavi e margini
• Gestione di piani dei conti personalizzabili
• Gestione Centri di servizio e costi di struttura
• Gestione di impegni, pre-fatturazione, fatturazione e contabilità analitica
• Sistema di recupero crediti integrato a Crm
• Eventuale integrazione con altro software in uso per contabilità
GESTIONE BUDGET E RENDICONTAZIONI
• Sistema avanzato di Budgeting (Budget, Forecast, Impegnato, speso) con accessi differenziati per Coordinatori, Am-
ministrazione, Direzione
• Modulo di Rendicontazione Costi
• Analisi per Bilancio

28. GESTIONE SITO E ALTRI MEDIA
(MOBILE APPS, CHIOSCO INTERATTIVO..)
Webbiz Education consente di gestire, attraverso un unico pannello di controllo, i contenuti di tutti gli
strumenti web utilizzati dall’ente di formazione per le proprie attività promozionali o di servizio agli utenti.
Alcuni esempi:
• Sito web istituzionale dell’ente: calendario corsi, schede di dettaglio, preiscrizioni, area riservata ai clienti per il
download di materiali didattici, attestati o piani formativi dedicati, acquisto online di abbonamenti o iscrizione tramite
e-commerce: queste sono solo alcune delle possibilità che una gestione integrata consente, senza alcun impatto
ulteriore sui processi e sulle risorse dell’ente.
• Mobile app per tablet o smartphone (sistema operativo iOS e Android) da distribuire su appositi Market - Appstore
e Google Play - per un ulteriore e innovativo canale promozionale. Anche in questo caso, la gestione dei contenuti e
delle news è completamente centralizzata e automatizzata.
• Chiosco per Reception con visualizzazione di calendario corsi in tempo reale, con dettagli su aule, orari, docenti.

29. alcune referenze
learning point

30. Webbiz per gli enti di formazione
Il software online
education
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Tel: 0522 337758
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Alfredo Colella
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