Esto es solo un deber, cualquier parecido de información con el de otra pagina web, no lo eliminen por favor, es mi tarea, si la miss no lo ve, me va mala nota, gracias por su comprensión♥
Escuela 547 Biblioteca Virtual 2010
trabajo realizado por alumnos, coordinado por Gustavo Filippi
Datos :
Página de la escuela: www.escuela547.es.tl
Página profesional: www.palabrasinconscientes.es.tl
Escuela, 547, Biblioteca Virtual, tic,
Esto es solo un deber, cualquier parecido de información con el de otra pagina web, no lo eliminen por favor, es mi tarea, si la miss no lo ve, me va mala nota, gracias por su comprensión♥
Escuela 547 Biblioteca Virtual 2010
trabajo realizado por alumnos, coordinado por Gustavo Filippi
Datos :
Página de la escuela: www.escuela547.es.tl
Página profesional: www.palabrasinconscientes.es.tl
Escuela, 547, Biblioteca Virtual, tic,
Veileder for <a>internkontroll</a> i sosial- og helsetjenesten.
Utgitt av helsedirektoratet.
http://www.helsedirektoratet.no/publikasjoner/veiledere/internkontroll_i_sosial__og_helsetjenesten_2547
Utredningen har hatt som mål å skaffe departementet en oversikt over
kommunenes praktisering av § 23.2 i Kommuneloven i forhold til
styring, kontroll og kvalitetssikring. Det har også vært et mål å belyse
internkontrollens plass i utviklingen av kommunenes organisasjon.
Videre ønsker departementet å belyse behovet for statlige initiativ på
området.
Veileder for <a>internkontroll</a> i sosial- og helsetjenesten.
Utgitt av helsedirektoratet.
http://www.helsedirektoratet.no/publikasjoner/veiledere/internkontroll_i_sosial__og_helsetjenesten_2547
Utredningen har hatt som mål å skaffe departementet en oversikt over
kommunenes praktisering av § 23.2 i Kommuneloven i forhold til
styring, kontroll og kvalitetssikring. Det har også vært et mål å belyse
internkontrollens plass i utviklingen av kommunenes organisasjon.
Videre ønsker departementet å belyse behovet for statlige initiativ på
området.
3. Oslo kommune
Utdanningsetaten Side 3
Retningslinjer - Risikostyring i Utdanningsetaten Versjon 2.0
Innholdsfortegnelse
Innholdsfortegnelse
1. Dokumentinformasjon og referanser ....................................................... 4
1.1 Dokumenteier...................................................................................... 4
1.2 Endringslogg ....................................................................................... 4
1.3 Godkjennelse ...................................................................................... 4
1.4 Referanser .......................................................................................... 4
2. Hensikten med dokumentet ..................................................................... 5
3. Styrende dokumenter .............................................................................. 5
4. Definisjoner ............................................................................................. 7
4.1 Mål- og resultatstyring.......................................................................... 7
4.2 Sannsynlighet og konsekvens................................................................ 7
4.3 Strategisk initiativ................................................................................ 7
4.4 Styringsparameter ............................................................................... 7
4.5 Resultatmål......................................................................................... 7
4.6 Intern kontroll ..................................................................................... 8
4.7 Risiko ................................................................................................ 8
4.8 Risikotoleranse .................................................................................... 8
4.9 Risikostyring ....................................................................................... 8
4.10 Risikovurdering.................................................................................... 9
5. Årshjul ................................................................................................... 10
6. Organisering, roller og ansvar ............................................................... 11
6.1 Ansvar...............................................................................................11
7. Kompetanse innen risikostyring............................................................. 11
8. Risikostyring i prosjekter....................................................................... 11
9. Risikostyring ved vesentlige prosesser, beslutninger eller endringer .... 12
10. Lovpålagte risikovurderinger ................................................................. 12
11. Gjennomføring av risikovurdering ......................................................... 12
12. Oppfølging, rapportering og dokumentasjon.......................................... 14
12.1 Oppfølging og rapportering ..................................................................14
12.2 Dokumentasjon ..................................................................................14
4. Oslo kommune
Utdanningsetaten Side 4
Retningslinjer - Risikostyring i Utdanningsetaten Versjon 2.0
Kapittel 1 Dokumentinformasjon og referanser
1. Dokumentinformasjon og referanser
1.1 Dokumenteier
Navn Stilling/rolle
Kjell Richard Andersen Assisterende direktør
1.2 Endringslogg
Ver. Dato Beskrivelse Forfatter
1.0 091210 Vedtatte retningslinjer - Risikostyring i
Utdanningsetaten
Ragnhild Røed
og Tove Witsø
1.1 300611 Justeringer foretatt som konsekvens av
midtveisevaluering – vedtatt i direktørmøte
30.06.2011
Ragnhild Røed
og Tove Witsø
2.0 100512 Justeringer foretatt i sak i direktørmøtet 10.05.2012 Ragnhild Røed
og Tove Witsø
1.3 Godkjennelse
Rev. Dato Godkjent Stilling/rolle
1.4 Referanser
Nr. Dokumentnavn Dato Referanse (Doculive)
5. Oslo kommune
Utdanningsetaten Side 5
Retningslinjer - Risikostyring i Utdanningsetaten Versjon 2.0
Kapittel 2 Hensikten med dokumentet
2. Hensikten med dokumentet
Hensikten med dette dokumentet er å gi klare og tydelige retningslinjer for hvordan
Utdanningsetaten skal jobbe med risikostyring og intern kontroll, samt hvordan dette
arbeidet skal organiseres og følges opp. Sammenholdt med øvrige styrende dokumenter
skal det bidra til at Utdanningsetaten har en tilfredsstillende intern kontroll, som til
enhver tid er i samsvar med gjeldende lover og forskrifter.
Risikostyring er ingen objektiv aktivitet, men er et styringsverktøy som gir grunnlag for
å identifisere, vurdere og håndtere potensiell risiko ved hjelp av en strukturert
tilnærming.
Risikostyring er et styringsverktøy som kan tydeliggjøre sammenhengen mellom de mål
som Utdanningsetaten styrer etter, risikoen som kan true måloppnåelse og mulige
tiltak. Dette skal bidra til en mer proaktiv styring, bedre prioritering og ressursstyring,
og derigjennom gi bedre mulighet for Utdanningsetaten å nå sine mål.
3. Styrende dokumenter
• Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25.9.1992 § 23 pkt 2, her framkommer
det at administrasjonssjefen skal sørge for betryggende kontroll.
• Byrådssak 1005/03 Instruks for virksomhetsledere i Oslo kommune
Virksomhetsleder har plikt til å innrapportere hvordan tilsynsansvaret og
delegert myndighet blir utøvet i virksomheten etter instruks utarbeidet av
Byrådet.
Instruks for virksomhetsledere, §3. Ansvaret for intern kontroll ligger hos
virksomhetens leder. I dette ansvaret ligger blant annet følgende
hovedelementer:
• at intern kontrollsystemet tilpasses i forhold til risiko og vesentlighet
• at det integreres i virksomhetsstyringen
• at det fungerer på en tilfredsstillende måte
• at intern kontrollsystemet dokumenteres på en måte som sikrer
etterprøvbarhet
• I Byrådssak 1170/07 Prosjekt – styrket intern kontroll i Oslo kommunes
virksomheter ble det vedtatt å etablere et prosjekt for å styrke intern kontrollen.
I saksfremlegget fremgår det at COSO rammeverket skal legges til grunn (Sak
1107/07:3).
• I Byrådssak 1057/08 Strategisk rammeverk for god intern kontroll i Oslo
kommune er det vedtatt strategisk rammeverk for god intern kontroll. Saken har
bakgrunn i ovennevnte sak 1170/07.
I saken ber Byrådet virksomhetene vurdere risiko i forhold til :
Vesentlige områder ved virksomhetens årlige plan- og budsjettprosess
Ved utvikling eller endringer i nøkkelprosesser på utvalgte områder som
Myndighetsutøvelse og saksbehandling
6. Oslo kommune
Utdanningsetaten Side 6
Retningslinjer - Risikostyring i Utdanningsetaten Versjon 2.0
Kapittel 3 Styrende dokumenter
Personalområde
Økonomi
Anskaffelsesområde
IKT
• Oslo kommunes utkast til prinsippdokument for virksomhetsstyring av 30.april
2009. Link
Utkastet som foreligger er behandlet i Kommunaldirektørmøtet.
Prinsippdokumentet har tatt utgangspunkt i internasjonale standarder og
anerkjente rammeverk (COSO og Statens senter for Økonomistyring) for god
virksomhetsstyring, risikostyring og intern kontroll.
• Tildelingsbrev fra Byrådsavdeling for kultur og utdanning
• POLICY for Informasjonssikkerhet i Utdanningsetaten i Oslo kommune, vedtatt
8.3.2005. Link til Policy for informasjonssikkerhet
I tillegg til den generelle plikten om betryggende kontroll er det inntatt bestemmelser
om intern kontroll og risikostyring i andre lovverk som Utdanningsetaten må følge,
eksempelvis:
• Forskrift om systematisk helse, - miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter
• Personopplysningsloven, § 14 internkontroll
Oslo kommune har under utarbeidelse ”Veileder for risikostyring i Oslo kommune” Se
link: http://byradsavdeling-for-finans-og-naring.oslo.kommune.no/virksomhetsstyring/
Følgende årshjul ligger til grunn for virksomhetsstyringen i Oslo kommune:1
1
Utkast til Prinsipper for virksomhetsstyring - 30.april 2009
Helhetlig virksomhetsstyring - styringshjul
Januar
AprilOktober
Juli
Sak 1
Bystyret vedtar
budsjettet
Dok 3
Rammekonferanse
Virksom
hetenes
budsjettforslag
Statuskonferansen
Salderingskonferansen
Foreløpig tildelingsbrev
Dialogmellom
byr.avd.og
virksomhet
Endelig
tildelingsbrev
R
apportering
1.
tertial
Rapportering 2.
tertial
Budsjettprosessen
Årsregnskap/Års-
beretning
Intern kontroll
Risikovurdering
Strategisk
plan
Årsplan
Årsregnskap/Års-
beretning
Budsjett
Andre
styringsdok.
Styringsdok.
virksomhetsnivå
7. Oslo kommune
Utdanningsetaten Side 7
Retningslinjer - Risikostyring i Utdanningsetaten Versjon 2.0
Kapittel 4 Definisjoner
4. Definisjoner
Definisjonene tar utgangspunkt i Utdanningsetatens strategiske arbeid og i
metodedokument utarbeidet av Direktoratet for økonomistyring (DFØ)2
4.1 Mål- og resultatstyring
Å sette mål for hva virksomheten skal oppnå, å måle resultater og sammenligne dem
med målene, og bruke denne informasjonen til styring, kontroll og læring for å utvikle
og forbedre virksomheten.
4.2 Sannsynlighet og konsekvens
Sannsynlighet før tiltak
Hva er sannsynligheten for at risikoen inntreffer
Konsekvens før tiltak
Hvilken konsekvens vil det få for måloppnåelsen hvis risikoen inntreffer
Sannsynlighet etter tiltak
Hva er sannsynligheten for at risikoen inntreffer etter at tiltakene er iverksatt
Konsekvens etter tiltak
Hvilken konsekvens vil det få for måloppnåelsen hvis risikoen inntreffer
Vil noen av tiltakene påvirke konsekvensen for måloppnåelse.
Når konsekvensen er høy og sannsynligheten er lav for at risikoen inntreffer kan det i
noen tilfeller være riktig å overvåke risikoen for å se at sannsynligheten for at risikoen
inntreffer øker.
4.3 Strategisk initiativ
Med strategisk initiativ forstås et tiltak som må gjennomføres for å redusere risiko for
måloppnåelse.
4.4 Styringsparameter
Styringsparameteren angir den målemetoden eller kvalitative vurdering som skal
brukes for å angi måloppnåelse. Styringsparameteren måler eller beskriver direkte eller
indirekte i hvilken grad man oppnår resultater med det strategiske initiativet/tiltaket.
4.5 Resultatmål
For hvert styringsparameter settes det et konkret ambisjonsnivå for hvilke resultater
som skal nås i den aktuelle perioden. Dette kalles et resultatmål. Det settes resultatmål
for kommende år og for fireårsperioden.
2
”Risikostyring i staten - håndtering av risiko i mål- og resultatstyringen” og ”Hvordan få en god start på
risikostyring i statlige virksomheter”
8. Oslo kommune
Utdanningsetaten Side 8
Retningslinjer - Risikostyring i Utdanningsetaten Versjon 2.0
Kapittel 4 Definisjoner
4.6 Intern kontroll
Prosesser, systemer og rutiner igangsatt av ledelsen og de ansatte for å gi rimelig
sikkerhet for virksomhetens måloppnåelse innenfor følgende kategorier:
• Målrettet og effektiv drift
• Pålitelig regnskapsrapportering og økonomiforvaltning
• Overholdelse av lover og regler
4.7 Risiko
Forhold eller hendelser som kan inntreffe og påvirke oppnåelse av målsettinger
negativt. Risiko vurderes i forhold til den forventede sannsynligheten for at den
inntreffer, og den forventede konsekvensen den vil medføre for virksomhetens
måloppnåelse dersom den inntreffer.
4.8 Risikotoleranse
Et akseptert nivå på risiko for ikke å nå målet. Dersom ledelsen vurderer en risiko som
utenfor risikotoleransen, vil det være behov for tiltak for å redusere risikoen til et
akseptabelt nivå. Tiltak skal vurderes i et kost/nytte-perspektiv.
4.9 Risikostyring
Risikostyring er en prosess integrert i mål- og resultatstyringen som:
• Er utformet for å kunne identifisere, vurdere, håndtere og følge opp risiko slik at
risikoen er innenfor et akseptert nivå
• Gjennomføres av virksomhetens ledelse og øvrige ansatte
• Anvendes i fastsettelse av strategi og planer og på tvers av virksomheten for å gi
rimelig grad av sikkerhet for virksomhetens oppnåelse av sine målsettinger.
9. Oslo kommune
Utdanningsetaten Side 9
Retningslinjer - Risikostyring i Utdanningsetaten Versjon 2.0
Kapittel 4 Definisjoner
4.9.1 Strategisk og operativ risikostyring
I dette dokumentet er det lagt til grunn et skille mellom strategisk og operativ
risikostyring.
Strategisk risikostyring defineres som risikostyring i forhold til strategiske mål i
Utdanningsetatens strategiske kart. Den gjennomføres som en del av strategi- og
planprosesser.
Risikoen på overordnet strategisk nivå må avstemmes med risiko rapportert fra
skoler/avdelinger. Større avvik skal analyseres.
Operativ risikostyring er knyttet til avdelingens/skolens vesentlige prosesser,
beslutning,endringer og prosjekter som skoler/avdelinger har ansvar for samt lovpålagt
risikovurdering.
4.10 Risikovurdering
Risikovurderinger må gjennomføres systematisk med utgangspunkt i en konkretisering
av mål og resultatkrav på forskjellige nivåer i organisasjonen. Ledelsen må identifisere
og kartlegge hvilke risikoer som kan påvirke måloppnåelse. Identifiserte risikoer
vurderes med hensyn til sannsynlighet for at de skal inntreffe, og forventet konsekvens
dersom de inntreffer
10. Oslo kommune
Utdanningsetaten Side 10
Retningslinjer - Risikostyring i Utdanningsetaten Versjon 2.0
Kapittel 5 Årshjul
5. Årshjul
For i sikre god integrering av risikostyringen i mål- og resultatstyringen skal
risikovurderingen foretas samtidig med andre planleggingsprosesser. Risikostyring skal
benyttes som et aktivt styringsverktøy i Utdanningsetaten.
Årshjulet er beskrevet i Veileder for strategisk planlegging i Utdanningsetaten Link
Strategiske dokumenter i Utdanningsetaten
11. Oslo kommune
Utdanningsetaten Side 11
Retningslinjer - Risikostyring i Utdanningsetaten Versjon 2.0
Kapittel 6 Organisering, roller og ansvar
6. Organisering, roller og ansvar
6.1 Ansvar
Direktøren har det overordnede ansvar for at UDEs virksomhet er underlagt en
tilfredsstillende risikostyring og betryggende intern kontroll som sikrer måloppnåelse og
som skal påse at den fungerer i tråd med disse retningslinjene.
Avdelingsdirektører, områdedirektører og rektorer skal sørge for at det utføres
risikoanalyser og etableres interne kontrolltiltak innenfor sitt ansvarsområde i tråd med
gjeldende retningslinjer.
Prosjektleder har ansvaret for at prosjekt blir risikovurdert i samsvar med gjeldende
prosjektrammeverk og tiltak som iverksettes følges opp og rapporteres gjennom hele
prosjektperioden.
Risikoeier har ansvar for at risikoreduserende tiltak iverksettes og følges opp.
Koordinator har ansvar for årlig utarbeidelse av overordnet risikoplan og rapportering
7. Kompetanse innen risikostyring
Risikovurderinger må gjennomføres av personer med kompetanse og erfaring fra de
aktuelle målområdene. Utdanningsetaten må legge til rette for kompetanseheving
innenfor risikostyring.
8. Risikostyring i prosjekter
Risikostyring skal være en del av planlegging og gjennomføring av prosjekter i tråd med
Utdanningsetatens prosjektrammeverk.
Risikovurderinger i prosjekter skal gjennomføres både i forbindelse med;
• Prosjektinitiering
• Forprosjekt
• Prosjektgjennomføringen – være en integrert del av den løpende
prosjektstyringen
Den metodiske gjennomføringen av risikovurdering er identisk for prosjekter som for
linje-/driftsaktiviteter.
For større investeringsprosjekter i Oslo kommune er det vedtatt særskilt instruks med
krav til planlegging og kvalitetssikring. Ref. Økonomireglementet kap 4.1.
12. Oslo kommune
Utdanningsetaten Side 12
Retningslinjer - Risikostyring i Utdanningsetaten Versjon 2.0
Kapittel 9 Risikostyring ved vesentlige prosesser, beslutninger eller endringer
9. Risikostyring ved vesentlige prosesser,
beslutninger eller endringer
Det anbefales at det gjennomføres risikovurderinger knyttet til vesentlige prosesser,
beslutninger eller endringer i Utdanningsetaten.
10. Lovpålagte risikovurderinger
For områder hvor det er lovpålagt med risikovurderinger, må det sikres at
risikovurderingene på disse områdene gjennomføres og dokumenteres i samsvar med
lovens krav.
11. Gjennomføring av risikovurdering
Risikovurderingen inngår som del av mål- og resultatstyringen. Følgende figur beskriver
stegene i en risikovurdering
Steg 1 Identifisere mål
Det er en forutsetning for å kunne identifisere risiko at det er etablert klare mål.
Strategisk risikostyring
Utdanningsetatens strategiske kart danner grunnlag for strategiske mål.
Arbeidet med å utvikle strategisk plan starter med å vurdere nåværende strategi- og
årsplan på bakgrunn av dokumenterte resultater i forhold til faktisk måloppnåelse. På
bakgrunn av en strategisk analyse (sterke og svake sider, samt interne og eksterne
rammebetingelser) utarbeides nye resultatmål basert på skolens / avdelingenes
kunnskapsbase.
Det er viktig å sikre involvering fra ansatte i arbeidet slik at målene reflekterer de
utfordringene avdelingene/skolene står overfor og å sikre eierskap til planen.
13. Oslo kommune
Utdanningsetaten Side 13
Retningslinjer - Risikostyring i Utdanningsetaten Versjon 2.0
Kapittel 11 Gjennomføring av risikovurdering
Operativ risikostyring
Det må identifiseres mål for vesentlige prosesser og prosjekter som skoler/avdelinger
har ansvar for samt for lovpålagt risikovurdering. Mål må beskrives som en tilstand eller
et ønsket resultat.
Steg 2 Identifisere risiko
Når ledelsen har identifisert kritiske suksessfaktorer på et overordnet nivå, har de
samtidig identifisert risikoer på samme nivå.
Steg 3 Vurdere og prioritere risikoene
Risikovurdering på strategisk nivå
Det må angis sannsynlighet for at risikoen inntreffer i den aktuelle perioden. Det må
angis forventet konsekvens risikoen medfører dersom den inntreffer. Kombinasjonen av
sannsynlighet og konsekvens vil avgjøre om risikoen er høy, middels eller lav i forhold
til målet den truer oppfyllelsen av.
Sannsynlighet angis i kategoriene høy - middels - lav
Konsekvens angis i kategoriene høy - middels - lav
Se pkt 4.3 Sannsynlighet og konsekvens
Risikovurdering på operativt nivå
Det må angis sannsynlighet for at risikoen inntreffer i den aktuelle perioden. Det må
angis forventet konsekvens risikoen medfører dersom den inntreffer. Kombinasjonen av
sannsynlighet og konsekvens vil avgjøre om risikoen er høy, middels eller lav i forhold
til målet den truer oppfyllelsen av.
Sannsynlighet angis i kategoriene 1- 5
Konsekvens angis i kategoriene 1 – 5
Se pkt 4.3 Sannsynlighet og konsekvens
Risikovurderingen skal dokumenteres i ”mal operativ risikostyring” vedlegg 2. Det er en
egen veiledning i denne malen.
Steg 4 Tiltak for å redusere risiko
Hensikten med dette steget er å identifisere og beslutte tiltak og kontrollaktiviteter for å
håndtere risikoer slik at de kommer ned på et akseptabelt nivå. (ref punkt 4.9)
14. Oslo kommune
Utdanningsetaten Side 14
Retningslinjer - Risikostyring i Utdanningsetaten Versjon 2.0
Kapittel 12 Oppfølging, rapportering og dokumentasjon
12. Oppfølging, rapportering og dokumentasjon
Oppfølging og rapportering av risikoer må inngå i de ordinære
styringsprosessene og gjennomføres som ledd i etatens ordinære rapporteringsrutiner.
Dersom det mellom rapporteringspunkt fremkommer betydelige avvik i forhold til
fastsatte resultatkrav eller vesentlig endringer i resultatansvarlig leders risikobilde, må
dette rapporteres til overordnede, der behov for eventuell vidererapportering vurderes.
12.1 Oppfølging og rapportering
Internt i Utdanningsetaten
Skoler til Driftsstyret / områdedirektør
Skoler skal gjennomføre en evaluering/statusanalyse av egne resultater i strategisk
plan som skal danne grunnlag for strategisk planlegging og risikoanalyser.
Statusanalysen og risikoanalyser skal legges fram for Driftstyret før oversendelse til
områdedirektør.
Skoler skal rapportere status på risikoanalyser til områdedirektør i forbindelse med
tertialrapportering.
Avdelingsdirektører/områdedirektører til etatsledelsen
Avdelingsdirektører og områdedirektører skal rapportere status på risikoanalyser på
strategiske mål i forbindelse med tertialrapportering.
Rapportering til byrådsavdeling
Rapportering til Byrådsavdelingen skjer ved tertialrapportering og årsberetning i
henhold til bestilling i Tildelingsbrev.
12.2 Dokumentasjon
Risikoanalysen
Tiltakene dokumenteres i etatens risikostyringsmaler og innarbeides i de relevante
styringsdokumentene (strategi, årsplan, tiltaksplaner, prosjektstyringsdokumenter etc)
Oppfølging
Oppfølgingen dokumenteres i gjeldende dokumentasjon som er utarbeidet i
virksomheten, herunder referater fra ledermøter / oppfølgingsmøter.
Arkivering
Gjeldende arkivrutiner skal følges i Public 360 ( for Utdanningsadministrasjonen) og
lokalt hos skolene.
15. Oslo kommune
Utdanningsetaten Side 15
Retningslinjer - Risikostyring i Utdanningsetaten Versjon 2.0
Kapittel 12 Oppfølging, rapportering og dokumentasjon
Vedlegg
Nr.
1 Mal strategisk risikostyring
2 Mal operativ risikostyring