Přednáška na téma Třídění dokumentů byla uspořádána 20. března 2016 pro členky První jihočeské školy ájurvédy. V této přednášce jsem se věnovaly vlivu prostoru, nepořádku i čistotě, na lidskou psychiku. Povídaly jsme si o druzích dokumentů a možnostech jejich správy, třídění a uchovávání.

1. Třídění dokumentů
20.3.2016
Bc. Michala Brožová

2. Obsah přednášky
• Představení oboru archivnictví
• Vliv prostoru, pořádku a nepořádku na naší psychiku,
výkonnost a zdraví
• Jaké můžeme mít doma dokumenty? A jak je třídit a
spravovat?
– Osobní doklady – rodné listy, doklady o sňatku,…
– Korespondence
– Účetní doklady
– Smlouvy o pojištění, akcie, dluhopisy
– Fotografie
• Dokumenty v počítači s důrazem na e-maily

3. „Littera scripta manet.
Co je psáno, to je dáno.“

4. Archivnictví
• Co slýchám, když řeknu, že jsem studovala
archivnictví, že mě baví archivnictví, že jsem
archivářka?
– „Když jsi ten archivář, to asi děláš s knihami, že?“
– „Archivář? Co to je? Co vlastně děláš?“
– „To je skvělé! To se furt válíš v regálech a můžeš si
pořád číst! To bych chtěl také dělat…“
– „Archivnictví… Nic nevytváříte, to je nanic…“

5. Archivnictví vs. knihovnictví
Archivnictví
•„Úřední budova; písemnosti
vzniklé z úřední činnosti;
místo, kde se písemnosti
ukládaly“
•Množství různorodých typů
(nejen) dokumentů, které se
od sebe navzájem liší i podle
krajových zvláštností
Knihovnictví
•„Schraňuje písemnosti
vzniklé z literární činnosti –
umělecké,…“
•Knihy, časopisy,… jde o
literární texty unifikované,
vydané časopisecky či
knižně; tyto dokumenty mají
jasné identifikátory a dají se
snadno zařadit

6. Archivnictví vs. knihovnictví
Státní okresní archiv ČB Jihočeská vědecká knihovna v ČB

7. „Prvním zákonem nebe je pořádek.“
Alexander Pope

8. Vliv prostoru na lidskou psychiku
• Ostré a zaoblené hrany
• Barvy
• Čistota a (ne)pořádek
• Staré a nové (udržované a rozbité)
• Proudění vs. stagnace energie
• Hluk - z ulice, spotřebičů, bzučení elektrických
rozvodů
• Oddělení prostoru pro odpočinek a práci

18. „Pořádek umožňuje člověku nejlepší
využití času a šetří jeho síly –
užitečnost pořádku je zcela zřejmá.“
Sigmund Freud

19. „Anglické slovo ´clutter´ znamená ´nepořádek, změť věcí´,
pochází ze středověké angličtiny a odvozuje se od slova
´clotter´- ´srážet se, vytvářet sraženiny´, takže je
znemožněn volný průchod a dochází k zastavení, stagnaci,
ucpání. Výsledkem je neprůchodnost, stagnace. V češtině
je etymologie těchto slov také výmluvná, slovo
´nepořádek´ označuje stav, který je v rozporu s řádem,
slovo ´změť´ je odvozeno od zmásti a másti, a to přesně
změť a nepořádek s naší myslí dělá, mate ji a uvádí ji ve
zmatek, zbavuje ji řádu.“
Karen KINGSTON, Zbavte se nepořádku s Feng-šuej, Praha 2010, s. 21.

20. Nepořádek
• Jak můžeme nepořádek definovat?
– věci, které nevyužíváme nebo nemáme rádi
– věci, které jsou neuklizené nebo neutříděné
– příliš mnoho věcí na malém prostoru
– vše, co je nedokončené

21. Co může nepořádek způsobit
• Nepořádek může způsobovat, že se cítíme
unavení, otupělí, nemocní (ne-moc = nemít moc)
• Nepořádek nás může držet v minulosti, na kterou
ani nemusíme mít pěkné vzpomínky
• Díky nepořádku můžeme všechno odkládat
• Může být příčinou konfliktů – například mezi
partnery a kolegy na pracovišti
• Může způsobovat depresi a chaos v životě
• Může nás odvádět od opravdu důležitých věcí

22. Jak začít boj proti nepořádku?
• V průběhu třídění věcí/dokumentů si třídíme i vlastní
myšlenky
• Ujasněte si, proč vlastně chcete začít, proč to děláte a
co vám to konkrétně přinese (musím x mohu x chci)
• Můžete se namotivovat odměnou
• Vyhraďte si čas na úklid (nejlepší doba na „velký grunt“
je na jaře; denní doba je subjektivní – vyzkoušejte si,
kdy je vám osobně nejpříjemnější a jde nejlépe „od
ruky“)
• Nejlepší čas na úklid je pro ženy během kreativní fáze
cyklu, kdy máme nejlepší předpoklady

23. Jak začít boj proti nepořádku?
• Stanovte si čas jak dlouho budete uklízet/nechte čas
plynout a zapomeňte na něj – jak je vám příjemné
• Stanovte si zóny nepořádku (pracovní stůl, police s
pořadači, krabice s fotografiemi…) a co přesně budete
uklízet dnes (všechno nebo jen část?)
• Připravte si sklenici s vodou či čaj
• Vypněte sociální sítě, hlasitost telefonu, oznamte
rodině, že si nepřejete být rušeni
• Zapněte si rychlou a svižnou hudbu
• Připravte si koš na papír
ZAČNĚTE 

24. Pracovní stůl
• Vždy, když dokončíte daný úkol, ukliďte si
pracovní stůl – úkol tak dokončíte i symbolicky,
utřídíte si myšlenky a nový úkol tak budete moci
začít s čistou myslí, vizí a perspektivou.
• Práce u čistého pracovního stolu zvyšuje
produktivitu, tvořivost a míru uspokojení z práce
• Neuklizené dokumenty na pracovním stole v nás
vyvolávají poraženeckou náladu ještě dříve než
začneme

25. Druhy dokumentů
• Jaké můžeme mít doma dokumenty? A jak je
třídit a spravovat?
– Osobní doklady – rodné listy, doklady o sňatku,…
– Korespondence
– Účetní doklady
– Smlouvy pojištění, akcie, dluhopisy, půjčky
– Fotografie

26. Životopisný materiál
• Osobní doklady: rodné listy, doklad o sňatku,
úmrtní listy, pasy…
• Zdravotní dokumentace: kopie zdravotních zpráv
→ praktický lékař, zubař, gastroenterologie,
onkologie,…
• Zaměstnání: pracovní smlouvy, platové výměry,
plány osobního rozvoje…
• Vzdělání: školní vysvědčení, diplomy, certifikáty
• Smlouvy týkající se bydlení (nájemní smlouva,
poplatky za popelnice…), dodavatelé energií,
licence na software, wifi…

27. Korespondence
1. Rodinná a osobní (odeslaná/došlá)
2. Institucionální (odeslaná/došlá)
• Abecedně řazená podle odesílatelů
• Dopisy anonymní, koncepty dopisů,
pohlednice, korespondenční lístky,
blahopřání k významným životním jubileím či
kondolence

28. Účetní doklady
• Daňová přiznání
• Osobní/rodinný rozpočet
– Elektronická či listinná podoba
– Účtenky, potvrzení o uhrazení dluhu, měsíční výpisy z
bankovních účtů, měsíční účty za telefon…
→ dáváme na jedno místo, a jakmile shromáždíme veškeré
doklady za dané období, zpracujeme informace pro celé
období
→ po zpracování informací rozhodneme co ponecháme a co
vyhodíme (účtenky = reklamace? potvrzení vlastnictví?)
• Smlouvy o zápůjčce, potvrzení o zaplacení části dluhu…

29. Smlouvy o pojištění, akcie, dluhopisy
• Pojištění na auto, pojištění domácnosti, životní
pojistka, pojištění odpovědnosti…
• Pojištění, návrh smlouvy, veškerá písemná
korespondence
• Zachováváme i obálku (razítko s datem dodání)
• Po určitou dobu zachováváme i zrušené smlouvy –
pro případy dodanění, nejasnosti… ale stanovíme si
skartační lhůtu, např. 10 let. Tyto zrušené smlouvy
uchováváme v jiném pořadači, než jsou ty aktuální.

30. Uložení dokumentů
• Při dlouhodobém uchovávání dokumentů v
listinné podobě:
– Zamezit degradaci papíru (např. rzí ze sponek,
vlhkem, ušpiněním apod.)
– Po vytvoření logické struktury dokumentů (jejich
řazení) dbáme na dodržování tohoto systému a
pokud je to potřeba jen doplňujeme potřebné
podkategorie (platí i pro uchovávání
elektronických dokumentů)

31. Možnosti uložení
• Archivní boxy, spisové desky, desky na
dokumenty s chlopněmi…

32. Možnosti uložení
• Jde to i hravě a zábavně

33. Možnosti uložení
• Jde to i hravě a zábavně

34. Možnosti uložení
• Jde to i hravě a zábavně – nápady k vyzkoušení:
• https://www.youtube.com/watch?v=O0ohBz6RbRY&list=PLp3p3dk01QpVWOVmrwmkS6cNZrC_Mpet2&index=7
• https://www.youtube.com/watch?v=1uTVK2dXTUk&index=22&list=PLp3p3dk01QpVWOVmrwmkS6cNZrC_Mpet2
• https://www.youtube.com/watch?v=0DHeHsPONrI&index=22&list=PLp3p3dk01QpVWOVmrwmkS6cNZrC_Mpet2
• https://www.youtube.com/watch?v=CWvwKdIOJfM&index=34&list=PLp3p3dk01QpVWOVmrwmkS6cNZrC_Mpet2
• https://www.youtube.com/watch?v=AL7SV2sE6u8&index=42&list=PLp3p3dk01QpVWOVmrwmkS6cNZrC_Mpet2
• https://www.youtube.com/watch?v=aApUM_d1p-k&list=PLp3p3dk01QpVWOVmrwmkS6cNZrC_Mpet2&index=44
• https://www.youtube.com/watch?v=vul9HNL1KK8&index=65&list=PLp3p3dk01QpVWOVmrwmkS6cNZrC_Mpet2
• https://www.youtube.com/watch?v=yKJ2yEK3ruE&index=74&list=PLp3p3dk01QpVWOVmrwmkS6cNZrC_Mpet2
• https://www.youtube.com/watch?v=Jm8Yg6QyWhk&list=PLp3p3dk01QpVWOVmrwmkS6cNZrC_Mpet2&index=77
• https://www.youtube.com/watch?v=6J65fHSlVbQ&index=78&list=PLp3p3dk01QpVWOVmrwmkS6cNZrC_Mpet2
• https://www.youtube.com/watch?v=OSnfrZ_gQ3Y&list=PLp3p3dk01QpVWOVmrwmkS6cNZrC_Mpet2&index=79
• https://www.youtube.com/watch?v=aAZ77aoxDs4&index=80&list=PLp3p3dk01QpVWOVmrwmkS6cNZrC_Mpet2
• A jistě najdete mnoho dalších… přeji vám krásné tvoření

35. Fotografie

36. Třídění, popis a uložení fotografií
• Fotografie můžeme mít analogové a digitální

37. Třídění, popis a uložení fotografií
• Třídění, popis a uložení fotografií analogových
– Třídění fotografií
• Fotografie řadíme do smysluplných SBÍREK
• „narození dítěte“, „první krůčky“, „svatba“, „stavba domu“,
„dovolená 2015“, „úmrtí a poslední rozloučení“
– Popis fotografie na zadní stranu
• Autor fotografie, parametry (expozice, typ fotoaparátu…)
• Místo a čas vzniku
• Jména osob na fotografii s vyznačením kdo je kdo
• Případně historku vážící se ke vzniku fotografie

39. Třídění, popis a uložení fotografií
– Uložení fotografií
• Čisté a suché místo bez vlhkosti a přímého slunečního světla
• Album či speciální krabice pro fotografie

40. Třídění a popis fotografií
• Třídění a popis fotografií digitálních
– Již od počátku kvalitní systém třídění fotografií ve
složkách
• Např.: Obrázky → Fotografie → Dovolená 1.-14.5.2015
→ Dovolena-1az14-5-2015_001, Dovolena-1az14-5-
2015_002, …
– Kvalitní název souboru (jpg0001 – podle tohoto
byste nic nenašli, navíc se několik různých
fotografií může jmenovat stejně, pak byste si je
mohli omylem přemazávat)

41. Třídění a popis fotografií
– Popis jednotlivých fotografií či celého celku v
pomocném souboru (poznámkový blok - .txt)
– Nechávat si jen kvalitní fotografie – v digitálním věku
je poměrně snadné se nechat zahltit
→ popis fotografií je snad důležitější než jejich pořízení.
Budete vědět, co přesně zachycují za 10 let? Budou to
vědět i ostatní okolo vás?
→ když se rozhodnete společně s rodinou popsat již
pořízené fotografie, můžete společně zavzpomínat a užít si
spolu krásné chvíle

42. Třídění, popis a uložení fotografií
• Digitální fotografie se dají tisknout ve větším počtu a
snadno/kreativně prezentovat
• Digitální fotografie se dají různě upravovat
• Je dobré je prezentovat dokud jsou aktuální a máte z
nich největší radost

43. Třídění, popis a uložení fotografií
• Doprovodný materiál – negativy, diapozitivy,
… → speciální archivační pomůcky

44. Dokumenty elektronické

45. Dokumenty elektronické
• V digitálním věku je nesmírně jednoduché
nechat se zahltit

46. Dokumenty elektronické
• V zásadě můžeme mít dokumenty na stolním
počítači, na pracovním notebooku, na několika
flash discích, na přenosných externích discích…
řadu dokumentů můžeme mít duplicitně
• Dále můžeme mít dokumenty sdílené přes
cloudová uložiště, několik e-mailových schránek
(osobní, pracovní…)
• Veškerá data je třeba zálohovat – nejlépe na
dvou úložištích

47. Dokumenty elektronické
• Dokumenty
• Hudba
• Obrázky
• Plocha
• Stažené soubory
• Videa

48. Dokumenty elektronické
• Dokumenty: pro každý projekt máme vlastní
složku, kde jsou dokumenty tříděny
strukturálně v logických celcích
– Prednaska-trideni-dokumentu_20-3-2016
• Trideni-dokumentu_20-3-2016.pptx
• Obrazova-dokumentace_fotografie
• Obrazova-dokumentace_ulozeni
• …
• OneNote – poznámky k přednášce všeho druhu včetně
odkazů na zdroje (zdroj obrázku xy)

49. Dokumenty elektronické
• Hudba a Videa: složky, kde máme většinou přechodné
soubory
– Jakmile danou skupinu (skupina_album_rok vydání)
přestaneme poslouchat → smazat
– Film, který jsme již viděli a nechceme jej archivovat →
smazat
• Plocha: zde bychom neměli mít žádné dokumenty, ale
pouze ikony na programy, které používáme nejčastěji
• Obrázky: jak třídit fotografie (viz výše); obrázky k
projektům máme uloženy ve složkách společně s
projektem, ke kterému patří

50. E-mail
• Americký programátor Ray Tomlinson zemřel ve věku 74
let. Před téměř 45 lety (1971) poslal první e-mail a
odstartoval tak novou éru digitální komunikace. Dnes e-
mail používají miliardy lidí po celém světě.
• http://technet.idnes.cz/zemrel-ray-tomlinson-vynalezce-e-mailu-
d93-/sw_internet.aspx?c=A160307_085936_sw_internet_pka

51. E-mail
• Můžeme mít více e-mailových schránek:
– pracovní e-mail v zaměstnání
– osobní e-mail pro komunikaci s přáteli
– e-mail, který používáme k různým registracím a je
tedy pravděpodobné, že se brzy zahltí spamem
(nezahltíme si spamem jiné schránky)
– e-mail soukromý pro různé projekty – hledání
zaměstnání (specifická adresa s celým jménem),
zálohování literárních textů, …

52. E-mail
• Pokud musíte archivovat e-mailové zprávy několik let
(hlavně v zaměstnání) je dobré:
• systematicky využívat označení tagy (návod, metadata, ocr,
reklamace, smlouva, …)
• Pro každou záležitost napsat nový e-mail – kvalitní předmět
zprávy
• Vytvořit strukturu, kam budete moci pouze vkládat nové
podsložky
– Služební cesta
• 2014
• 2015
• Brno 6-7.3.2016
• Praha 5.5.2016

53. DĚKUJI ZA POZORNOST
Bc. Michala Brožová
brozovamichala@centrum.cz