How to manage time

1. BÀI GIẢNG
PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ CÔNG VIỆC
MR. TRẦN QUANG NGÂN
PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ CÔNG VIỆC 1

2. NỘI DUNG
 Thời gian và công việc là gì
 Nguyên nhân lãng phí thời gian
 Mô hình “Eisenhower Matrix”
 Phương pháp quản lý công việc
 Những mẹo “tâm lý”
PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ CÔNG VIỆC 2

3. THỜI GIAN VÀ CÔNG VIỆC
Thời gian là tương đối
Thời gian không thể nắm giữ
Thời gian là vàng bạc
Công việc có thể sắp xếp
Công việc có thể tùy biến, linh động
Công việc làm ra tiền
PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ CÔNG VIỆC 3

4. LÃNG PHÍ THỜI GIAN
Bận bịu với quá nhiều công việc
Cảm thấy stress
Cần nhiều thời gian hơn nữa (1 ngày có 48 tiếng…)
MẤT TẬP TRUNG VÀ THÓI QUEN LÃNG PHÍ
PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ CÔNG VIỆC 4

5. NGUYÊN NHÂN LÃNG PHÍ THỜI GIAN
1. Thiếu mục tiêu
2. Đặt quá nhiều mục tiêu
3. Không có kế hoạch
4. “Multitasking”
5. Nơi làm việc không gọn gàng
6. Điện thoại, internet
7. Trì hoãn
8. Khả năng nói “KHÔNG”
PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ CÔNG VIỆC 5

6. QUẢN LÝ THỜI GIAN?
QUẢN LÝ CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ
PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ CÔNG VIỆC 6

7. PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ CÔNG VIỆC 7

8. The EISENHOWER Matrix
PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ CÔNG VIỆC 8
“I have two kinds of problems, the urgent
and the important. The urgent are not
important, and the important are never
urgent.”
Dwight D. Eisenhower

9. PHƯƠNG PHÁP EISENHOWER Matrix
KHẨN CẤP KHÔNG KHẨN CẤP
QUAN TRỌNG
Xử lý sự cố, khủng hoảng về thông tin, sự
cố máy móc, công việc tới deadline,
- Hệ quả: Quản trị rủi ro, sự cố
- Chiến lược: Tập trung giải quyết đầu
tiên
Quan hệ khách hàng, kế hoạch phát triển chi
nhánh, đào tạo nhân viên…
- Hệ quả: Liên quan đến tầm nhìn, sứ
mệnh công ty
- Chiến lược: có kế hoạch hợp lý
KHÔNG QUAN
TRỌNG
Điện thoại, Emails, họp đột xuất, báo
cáo, những công việc tới bất ngờ…
- Hệ quả: sự ưu tiên thuộc về tầm ảnh
hưởng và sự mong đợi của nhiều
người
- Chiến lược: Làm sớm,
“Buôn dưa lê”, ăn vặt, lướt facebook, mua
sắm online…
- Hệ quả: Mất thời gian, hiệu quả công việc
không tốt
- Chiến lược: Hạn chế hoặc làm sau cùng
PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ CÔNG VIỆC 9

10. ĐẶT MỤC TIÊU CÁ NHÂN
Ngày:
• Trình ký hồ sơ
Tuần:
• Lập kế hoạch mở chi nhánh
• Địa điểm, kinh phí, …
Tháng:
• Hoàn tất tuyển dụng nhân sự chi nhánh…
• Đào tạo quản lý bán hàng, chăm sóc khách hàng cho Quận ….
Năm:
• Mở xx chi nhánh văn phòng tại Quận … đạt yêu cầu đặt ra của Công ty
PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ CÔNG VIỆC 10
THỜI GIAN CÔNG VIỆC THỜI LƯỢNG KẾT QUẢ

11. NHẬT KÝ CÔNG VIỆC CÁ NHÂN
PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ CÔNG VIỆC 11

12. ĐÁNH GIÁ
PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ CÔNG VIỆC 12

13. “TIPS”
- Sắp xếp gọn gàng nơi làm việc, tránh mất thời gian cho những việc vặt
PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ CÔNG VIỆC 13

14. “TIPS”
- Liệt kê những việc phải làm: giấy note, sổ nhỏ (Kế hoạch)
◦ Thu thập thông tin để không bị miss
PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ CÔNG VIỆC 14

15. “TIPS”
- Dành thời gian nhiều hơn cho công việc quan trọng
◦ Hãy nói KHÔNG với những thứ làm ảnh hưởng công việc cá nhân
- Tận dụng thời gian chết (Xe đưa đón, công tác trên máy bay, tàu…)
◦ Đọc sách, học ngoại ngữ… để nâng cao hiểu biết, lập kế hoạch cá nhân, viết báo cáo…
PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ CÔNG VIỆC 15

16. “TIPS”
- Chú ý khung thời gian vàng để làm việc hiệu quả và bắt đầu ngay khi có thể
PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ CÔNG VIỆC 16

17. “TIPS”
- Thay đổi cách làm và so sánh về hiệu quả, hiệu suất và thời gian
PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ CÔNG VIỆC 17

18. THE END
PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ CÔNG VIỆC 18