SlideShare a Scribd company logo
Tietohallinto
PK-yrityksessä
Tietohallinto ja sen johtaminen (TLO-32201)
29.9.2020
Janne Kivinen
ICT Elmo Oy
Sisältö
• Esittelyt
• Tietohallinon Strateginen Johtaminen
• Tietohallinnon Organisointi ja Sidosryhmät
• Ulkoistus
• Kehityshankkeet (esimerkkinä yrityksen ERP uudistushanke)
• Tietohallinto PK-yrityksessä : Hyvää ja Huonoa
28.9.2020 2
Esittelyt
28.9.2020 3
Janne Kivinen
28.9.2020 4
• Koulutus
• Diplomi-insinööri - Tampereen Teknillinen Yliopisto
• Kauppatieteiden maisteri - Tampereen Yliopisto
• Työhistoria
• Nokia Oy (eri yksiköt, monia tehtäviä)
• Microsoft Oy (ICT ja prosessikehitysjohtaja)
• Fastems Oy Ab (Tietohallintojohtaja)
• ICT Elmo Oy (Ratkaisuarkkitehti/Konsultti)
• Harrastukset
• Kuntapolitiikka
• Reserviläistoiminta
• Koripallo
www.linkedin.com/in/jannekivinen
www.jannekivinen.fi
Elmo pähkinänkuoressa
Avainluvut 2018
Tällainen on Elmo 5
2003 15,8M€ 1M€
LiikevaihtoPerustamisvuosi Liikevoitto
75
Henkilöstömäärä
28.9.2020
28.9.2020 6
Ulkoistuspalvelut
Asiakasympäristön
kehittäminen
Palvelunhallinta
Loppukäyttäjä-
tukipalvelut
Osaamisvalmennus Tietoturva
Laitehankinta Elinkaaripalvelu Pilvipalvelut Virtualisointi
Hallinta- ja
valvontapalvelut
Prosessien
automatisointi
Yritysverkot Lähiverkot
Viestintä- ja
tuottavuuspalvelut
Konesalipalvelut Green Computing Infonäyttöpalvelut
Elmon palvelutarjooma
Asiantuntijapalvelut
Visio
Elmo uudistaa ICT markkinan
• Ihminen ja asiakastarpeet tuodaan aidosti kaiken keskiöön
• Kehitämme jatkuvasti ICT:tä asiakkaan liiketoiminnan tarpeisiin
• Saamme asiakasyrityksemme näkemään ICT:n toimintansa
tukijalkana osoittamalla kuinka mutkattomasti kaikki voi sujua.
28.9.2020
Tietohallinnon
Strateginen
Johtaminen
28.9.2020 8
Strategiasta Toteutukseen
28.9.2020 9
Strategia
Yritys
Liiketoimintayksikkö
Toiminto/funktio
ICT
Tekno-
logia
Prosessit
Ihmiset
Osaami-
nen
Johta-
minen
Partnerit
Kyvykkyydet
ICT Visio
ICT Tiekartta
Hyödyt
Projekti
Projekti
Projekti
Portfolio
ICT Visio ja Strategia
28.9.2020 10
We are proactive Business Partners enabling
company to reach its strategic objectives and
create value
We partner with business to develop business capabilities
We deliver solutions, not hardware and software only
We manage company information and protect it
Strategisia kysymyksiä
• ICT - hygieniatekijä vai kilpailuetu -
liiketoiminnan kasvun mahdollistaja?
• Yhteistoiminnan taso liiketoiminnan
kanssa?
• Kriittiset osaamistarpeet ja kyvykkyydet?
• Organisoituminen?
• Sisäinen vai ulkoistettu?
• Innovaatiotavoitteet?
• Resursointi (henkilöstö, budjetit)?
Rooli ja Osaamisprofiili
28.9.2020 11
Ihmiset
ProsessitTeknologia
”Perinteinen CDO”
• Liiketoimintaorientoitunut
• Liiketoimintaprosessit
• Kehityshankkeet
• Sidosryhmien johtaminen
(johto, liiketoimintayksiköt,
tukitoiminnot, partnerit)
• Riskinotto
• Investoinnit
”Perinteinen CIO”
• Teknologiaorientoitunut
• IT palveluprosessit
• Operatiivinen
• Asiantuntijoiden ja toimittajien
johtaminen
• Riskien minimoiminen
• Kustannustietoisuus
PK-yrityksen
”Digitaalinen liiketoiminnan kehittäjä”
Tietohallinnon
Organisointi ja
Sidosryhmät
28.9.2020 12
Tietohallinto – Roolit ja vastuut
28.9.2020 13
Tietohallintopäällikkö
Talous & HR
Sovellukset
Myynti &
Markkinointi
Sovellukset
Elinkaaripalvelut
Sovellukset
Suunnittelu,
toimitusketju
Sovellukset
Perus ICT-
palvelut
Päätelaitteet
HelpDesk ja
Lähituki
Palvelimet
Tietoverkot
Tietoturva ja -suoja ICT Arkkitehtuuri Projektijohto
Key
User(s)
Key
User(s)
Key
User(s)
Key
User(s)
Business
Owner
Business
Owner
Business
Owner
Business
Owner
Liiketoimintaomistaja (Business Owner)
• Liiketoimintayksikön/-funktion johtajia
• Hyväksyvät suunnitelmat omalla
liiketoiminta.-alueellaan Projektijohto
• Dedikoituja projektipäälliköitä laajempiin
kehityshankkeisiin, muuten usein oman
toimen ohella
• Yleisesti myös ei-ICT henkilökuntaa
(erityisesti pilvipalveluiden käyttöönotto)
• Voi olla sisäinen tai ulkoinen resurssi
• Ottaa mukaan kehityshankkeisiin muuta
relevanttia henkilökuntaa (esim. Key Users,
ICT, toimittajia jne.)
Pääkäyttäjä (Key User)
• Liiketoimintarooli
• Ymmärtää liiketoiminnan käytännöt ja prosessit
• Huolehtii, että käyttäjät osaavat käyttää järjestelmiä
oikein
• Hyväksyy muutokset
• Kerää kehitysvaatimuksia
Toimittajat & ulkoistuskumppanit
Arkkitehtuuri
• Erittäin tärkeää, että ICT ja prosessi-
arkkitehtuuri ovat hallinnassa
Tietoturva ja - suoja
• Merkitys kasvanut GDPRn ja tietomurto-
yritysten yleistymisen myötä
• Yrityksen tietoturva- ja tietosuojapolitiikka,
koulutus
• Sopimusvelvoitteet (asiakkaat, toimittajat)
Tietohallinnon Johtaminen
28.9.2020 14
ICT
Strategia
ICT
Projektit
ICT Strategia & Tiekartta ICT Portfolio
• 3-4 kertaa vuodessa
• Strategisten kyvykkyyksien
suunnittelu (prosessit & järjestelmät)
• Liiketoimintaomistajat (Myynti &
Markkinointi, Liiketoimintayksiköt,
Talous, HR,…)
• Näkymä 3 vuotta eteenpäin
• ICT strategiapäivitykset,
kehitystarpeiden kartoitus, ICT
tiekartta, investointitasot
• Kerran kuukaudessa
• Hankeportfolionhallinta
• Hankkeiden käynnistäminen ja
seuranta, opit
• Hankekohtaiset budjetit osana koko
yrityksen talousennustetta
• Hankkeiden vetäjät, liiketoiminta-
yksiköt, funktiot/osastot, ICT
Sovellus-/prosessialueiden ohjausryhmät
• Kerran kuukaudessa – 4 kertaa vuodessa
• CRM, ERP, BI & Data Quality, Tietoturva & Tietosuoja -
ohjausryhmät
• Jatkuva sovellus- ja prosessikehitys, uudet
työkaluversiot
• Pääkäyttäjät (funktiot, prosessialueet), ICT
• Työkalujen käytön ja prosessien
yhdenmukaistaminen
• Pienkehitysbudjetin käyttö ja seuranta
• Toimittajahallinta
Ulkoistus
28.9.2020 15
Oma Tuotanto vs Ulkoistetut Palvelut
28.9.2020 16
Ulkoistettu ICT/vahvuudet
• Määritellyt/taatut palvelutasot
• Pienempi jatkuvuusriski
• Ajantasainen osaaminen
• Kehittämiskyky
• Palveluasenne
• Skaalautuvuus
• Joustava resursointi
• Henkilöiden sijaan johdetaan
toimittajan palvelutasoa
Sisäinen ICT/heikkoudet
• Jatkuvuusriski
• Ei määriteltyjä/taattuja palvelutasoja
• Ei skaalaudu helposti
• Kompetenssit ja niiden ylläpito
• Palveluasenne
• Kehityshankkeiden resursointi
• Resursointi erikoistilanteissa (lomat,
sairauspoissaolot, jne.)
Ulkoistettu ICT/heikkoudet
• Kalliimpi (usein toimittajalta
vaaditaan parempaa
palvelutasoa)
• Vaatii sopimusosaamista
• Vaatii toimittajajohtamista
• Vähemmän joustava
• Toimittajalukko riskinä
Sisäinen ICT/vahvuudet
• Joustavuus
• Halvin (kun palvelutaso joustaa!)
• Toimintaympäristön tuntemus
Syitä ulkoistukseen
• Yrityksen kasvustrategia -
skaalautuvuus
• Tyytymättömyys palvelutasoon
• Osaamisen puute
• Kehitystarpeet
• Yrityksen toimintastrategia
• Jne
Ulkoistuksen Vaiheet
28.9.2020 17
Vaihe 1
Ulkoistuspäätös
Vaihe 2
Toimittajan
valinta
Vaihe 3
Siirtymävaihe
• Tarjouspyyntö
• Toimittajavaihtoehtojen kartoitus
• Toimintamalli ja palvelusisältö
• Sopimus ja kaupalliset asiat
• Henkilöstö ja osaaminen
• Omaisuus ja pääoma (päätelaitteet,
palvelimet)
• Suunnittelu ja käynnistys
• Palvelun siirtoon
valmistautuminen
• Henkilöstövaikutusten
toteuttaminen
• Palvelun siirto
Palvelu Toimittaja Siirto Hinta
Sisältö vs
tarjouspyyntö
Referenssit Siirtotilanteen
suunnitelma ja
hallinta
Palvelujen hinnat
Joustavuus Taloudellinen
tilanne
Henkilöstösiirrot
(liikkeenluovutus)
Hinnoitteluperusteet
Kehittämiskyky Sopimusehdot
Laatu
Riskit
Resursointi
Kehityshankkeet
28.9.2020 18
Järjestelmähankkeen Vaiheet
28.9.2020 19
Aloitus
Projekti-
organisaatio
Tarvemäärit-
tely
Järjestelmä-
kartoitus
Toimittajakar-
toitus
Tarjouspyynnöt
Järjestel-
mävalinta
Toimittaja-
valinta
Toimitusprojektin
käynnistys
Määrittely ja
suunnittelu
Konfigurointi,
kehitys ja
testaus
Koulutukset,
käyttöönotto
Tuotantokäyttö,
jatkuvat
tukipalvelut
Toimitusprojektin
käynnistys
Määrittely ja
suunnittelu
Alustava
konfigurointi,
kehitys ja
testaus
Koulutukset,
käyttöönotto
Tuotantokäyttö,
jatkuvat
tukipalvelut
Päätös
tuotanto-
käytöstä
Vaihtoehto 1 : Suora käyttöönotto
Lopullinen
konfigurointi,
kehitys ja
testaus
Vaihtoehto 2 : Käyttöönotto PoCin kautta
Projektiorganisaatio : ERP-Hanke
28.9.2020 20
Talousjohtaja
Talous Myynti ja markkinointi
Valmistus, logistiikka ja
laatu
Tuotehallinta ja
hankinta
Huoltoliiketoiminta ICT, integraatiot
Projektipäällikkö/
Tietohallintopäällikkö
ERP järjestelmä-
toimittajat
ERP järjestelmä-
integraattorit
Puolueeton ERP
konsultti
Omistajat/
Johtoryhmä
Hankkeen liiketoimintaomistaja
• Puolueeton ERP konsultti listaa yritykselle parhaiten soveltuvat ERP järjestelmä- ja toimittajakandidaatit (minimiräätälöinti, pilvipalvelu)
• Ryhmien jäseninä operatiivisten työtehtävien tekijät, ERP pääkäyttäjät sekä prosessiomistajat
• Ryhmien jäsenet osallistuvat tarve- ja vaatimusmäärittelyyn sekä tuotearviointeihin, -demoihin ja järjestelmävalintaan
sekä käyttöönoton aikana järjestelmän konfiguraatioiden määrittelyyn ja testaukseen
• Yrityksen prosessit muuttuvat ja tehostuvat -> muutosjohtaminen!
• Henkilökunnan motivoiminen ja sitouttaminen hankkeeseen!
Tarve- ja Vaatimusmäärittely
28.9.2020 21
Lähde: Artikkeli. Karvonen, Tommila. (2001) Toiminnanohjausjärjestelmän vaatimusten määrittely PK-yrityksessä.
VTT Julkaisuja. Kettunen, Simons. (2001) Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto PK-yrityksessä.
Vaatimusmäärittely : ERP-Hanke
28.9.2020 22
• Suurin hyöty nykyprosesseissa
• Talous- ja kirjanpitoprosessit
• Tuotetiedonhallinta
• Verkkokaupan kehittäminen
• Osto- ja hankintatoimi
• ICT ylläpito ja toimintavarmuus -
pilvipalvelu
• Välttämätön uudistus
• Integraatio kuluttajaverkkokauppaan
• Uusia mahdollisuuksia
• Varastojen ja ostotoiminnan johtaminen
• Raportointi ja sisäinen laskenta
• B2B verkkokaupat/tilausportaalit
• Kenttähuolto
• Myynnin prosessit sekä seuranta- ja
raportointi
• Tuotannonsuunnittelu ja -ohjaus
11
0
Tulisi ottaa käyttöön uusi ERP järjestelmä Jatkaa vanhan ERPn käyttämistä
9
1
0
1
Paljon Kohtalaisesti Vähän Ei riittävästi tietoa
Koetko, että uusi ERP järjestelmä
Tehostaisi työtäsi ja yrityksen
prosesseja?
Tulisiko yrityksen mielestäsi korvata
Vanha ERP järjestelmä uudella?
Projektisuunnitelma : ERP-Hanke
28.9.2020 23
Työryhmät (prosessi-
omistajat, pääkäyttäjät)
1) 1) Prosessien määrittely ja
toteutuksen suunnittelu
2) Konfiguroinnin ja
implementoinnin tuki,
integraatioiden toteutus
3) UAT testaus ja koulutus
2)
3)
Projektin ohjausryhmä
Tietohallinto PK-yrityksessä
Hyvää ja Huonoa
28.9.2020 24
Tietohallinto PK-yrityksessä
28.9.2020 25
Hyvää
• Matala organisaatiorakenne
• Tehokas kommunikointi
• Nopea päätöksenteko
• Tiivis yhteistyö liiketoiminnan kanssa
• Näköalapaikka koko yrityksen liiketoimintaan
• Uuden oppiminen/monipuoliset
osaamistarpeet/ työtehtävät
• Joustava toiminta (luonnostaan Agile)
• Kokeilukulttuuri - nopea suunnitelmien teko ja
muuttaminen
• Innovatiivisuus
Huonoa
• Resurssit
• Osaaminen
• Budjetti
• Tietohallinnon yleiset mallit ja viitekehykset
liian raskaita ja eivät suoraan sovellettavissa
(ITIL, COBIT, jne)
Tietohallinnolta vaaditaan monipuolista osaamista johtamisesta, teknologiasta ja prosesseista!
Kiitos!
28.9.2020 26

More Related Content

Similar to Tietohallinto PK-yrityksessä

Panostaja - Sijoita kasvuyrityksiin - 10.11.2017
Panostaja - Sijoita kasvuyrityksiin - 10.11.2017Panostaja - Sijoita kasvuyrityksiin - 10.11.2017
Panostaja - Sijoita kasvuyrityksiin - 10.11.2017
Nordnet Suomi
 
SoteDigi: Järjestäjän työkalut ja tiedolla johtaminen 11.9.2018
SoteDigi: Järjestäjän työkalut ja tiedolla johtaminen 11.9.2018SoteDigi: Järjestäjän työkalut ja tiedolla johtaminen 11.9.2018
SoteDigi: Järjestäjän työkalut ja tiedolla johtaminen 11.9.2018
AKUSTI - tietohallintoyhteistyöfoorumi
 
Project-IT Projektipäivät 2013 tietoisku
Project-IT Projektipäivät 2013 tietoiskuProject-IT Projektipäivät 2013 tietoisku
Project-IT Projektipäivät 2013 tietoisku
Project-IT
 
Tty teta palveluliiketoiminta_marras2012_mmm
Tty teta palveluliiketoiminta_marras2012_mmmTty teta palveluliiketoiminta_marras2012_mmm
Tty teta palveluliiketoiminta_marras2012_mmmanne-mari
 
Hyppy tulevaisuuteen - hyvän roadmapin merkitys
Hyppy tulevaisuuteen - hyvän roadmapin merkitysHyppy tulevaisuuteen - hyvän roadmapin merkitys
Hyppy tulevaisuuteen - hyvän roadmapin merkitys
Ambientia
 
Mika Matela, Liikennevirasto: Kokemuksia ketterästä kehittämisestä
Mika Matela, Liikennevirasto: Kokemuksia ketterästä kehittämisestäMika Matela, Liikennevirasto: Kokemuksia ketterästä kehittämisestä
Mika Matela, Liikennevirasto: Kokemuksia ketterästä kehittämisestä
Työterveyslaitos
 
Mobiilistrategia
MobiilistrategiaMobiilistrategia
Mobiilistrategia
Pete Nieminen
 
Cv it management finnish
Cv it management   finnishCv it management   finnish
Cv it management finnishkauttil1
 
Pilvipalveluhanke tietoturvan nakokulmasta
Pilvipalveluhanke tietoturvan nakokulmastaPilvipalveluhanke tietoturvan nakokulmasta
Pilvipalveluhanke tietoturvan nakokulmastaTomppa Järvinen
 
CxO Academy - Run IT like business
CxO Academy - Run IT like businessCxO Academy - Run IT like business
CxO Academy - Run IT like business
CxO Professional Oy
 
IAM projektit, Tampereen teknillinen yliopisto 2010
IAM projektit, Tampereen teknillinen yliopisto 2010IAM projektit, Tampereen teknillinen yliopisto 2010
IAM projektit, Tampereen teknillinen yliopisto 2010
Kim Westerlund
 
Edge Computing 0204020, Telia Inmics-Nebula
Edge Computing 0204020, Telia Inmics-NebulaEdge Computing 0204020, Telia Inmics-Nebula
Edge Computing 0204020, Telia Inmics-Nebula
Telia Inmics-Nebula
 
CxO webinaari 2017 04-07 rm kokonaisarkkitehtuuri johtamisessa
CxO webinaari 2017 04-07 rm kokonaisarkkitehtuuri johtamisessaCxO webinaari 2017 04-07 rm kokonaisarkkitehtuuri johtamisessa
CxO webinaari 2017 04-07 rm kokonaisarkkitehtuuri johtamisessa
CxO Professional Oy
 
SOTE-ICT-palvelutuotannon muutosskenaariot
SOTE-ICT-palvelutuotannon muutosskenaariotSOTE-ICT-palvelutuotannon muutosskenaariot
SOTE-ICT-palvelutuotannon muutosskenaariot
AKUSTI - tietohallintoyhteistyöfoorumi
 
Tietohallinnon johtamisen ja suunnittelun viitekehykset
Tietohallinnon johtamisen ja suunnittelun viitekehyksetTietohallinnon johtamisen ja suunnittelun viitekehykset
Tietohallinnon johtamisen ja suunnittelun viitekehykset
Tommi Karttaavi
 
Projektimaiset johtamiskäytännöt organisaation hyödyksi
Projektimaiset johtamiskäytännöt organisaation hyödyksiProjektimaiset johtamiskäytännöt organisaation hyödyksi
Projektimaiset johtamiskäytännöt organisaation hyödyksi
Marko Koskela
 
Solu Digital Projektipaivat 2012-11-13
Solu Digital Projektipaivat 2012-11-13Solu Digital Projektipaivat 2012-11-13
Solu Digital Projektipaivat 2012-11-13
Mikko Sorsa
 
Käytännön esimerkit kokonaisarkkitehtuurista 19.4.2017
Käytännön esimerkit kokonaisarkkitehtuurista 19.4.2017Käytännön esimerkit kokonaisarkkitehtuurista 19.4.2017
Käytännön esimerkit kokonaisarkkitehtuurista 19.4.2017
Timo Kumpulainen
 
Cybersecurity skills gap 2020
Cybersecurity skills gap 2020Cybersecurity skills gap 2020
Cybersecurity skills gap 2020
japijapi
 
Arvo Kokkonen Maanmittauslaitos / Paikkatietopoliittinen selonteko Kick Off 1...
Arvo Kokkonen Maanmittauslaitos / Paikkatietopoliittinen selonteko Kick Off 1...Arvo Kokkonen Maanmittauslaitos / Paikkatietopoliittinen selonteko Kick Off 1...
Arvo Kokkonen Maanmittauslaitos / Paikkatietopoliittinen selonteko Kick Off 1...
Maa- ja metsätalousministeriö
 

Similar to Tietohallinto PK-yrityksessä (20)

Panostaja - Sijoita kasvuyrityksiin - 10.11.2017
Panostaja - Sijoita kasvuyrityksiin - 10.11.2017Panostaja - Sijoita kasvuyrityksiin - 10.11.2017
Panostaja - Sijoita kasvuyrityksiin - 10.11.2017
 
SoteDigi: Järjestäjän työkalut ja tiedolla johtaminen 11.9.2018
SoteDigi: Järjestäjän työkalut ja tiedolla johtaminen 11.9.2018SoteDigi: Järjestäjän työkalut ja tiedolla johtaminen 11.9.2018
SoteDigi: Järjestäjän työkalut ja tiedolla johtaminen 11.9.2018
 
Project-IT Projektipäivät 2013 tietoisku
Project-IT Projektipäivät 2013 tietoiskuProject-IT Projektipäivät 2013 tietoisku
Project-IT Projektipäivät 2013 tietoisku
 
Tty teta palveluliiketoiminta_marras2012_mmm
Tty teta palveluliiketoiminta_marras2012_mmmTty teta palveluliiketoiminta_marras2012_mmm
Tty teta palveluliiketoiminta_marras2012_mmm
 
Hyppy tulevaisuuteen - hyvän roadmapin merkitys
Hyppy tulevaisuuteen - hyvän roadmapin merkitysHyppy tulevaisuuteen - hyvän roadmapin merkitys
Hyppy tulevaisuuteen - hyvän roadmapin merkitys
 
Mika Matela, Liikennevirasto: Kokemuksia ketterästä kehittämisestä
Mika Matela, Liikennevirasto: Kokemuksia ketterästä kehittämisestäMika Matela, Liikennevirasto: Kokemuksia ketterästä kehittämisestä
Mika Matela, Liikennevirasto: Kokemuksia ketterästä kehittämisestä
 
Mobiilistrategia
MobiilistrategiaMobiilistrategia
Mobiilistrategia
 
Cv it management finnish
Cv it management   finnishCv it management   finnish
Cv it management finnish
 
Pilvipalveluhanke tietoturvan nakokulmasta
Pilvipalveluhanke tietoturvan nakokulmastaPilvipalveluhanke tietoturvan nakokulmasta
Pilvipalveluhanke tietoturvan nakokulmasta
 
CxO Academy - Run IT like business
CxO Academy - Run IT like businessCxO Academy - Run IT like business
CxO Academy - Run IT like business
 
IAM projektit, Tampereen teknillinen yliopisto 2010
IAM projektit, Tampereen teknillinen yliopisto 2010IAM projektit, Tampereen teknillinen yliopisto 2010
IAM projektit, Tampereen teknillinen yliopisto 2010
 
Edge Computing 0204020, Telia Inmics-Nebula
Edge Computing 0204020, Telia Inmics-NebulaEdge Computing 0204020, Telia Inmics-Nebula
Edge Computing 0204020, Telia Inmics-Nebula
 
CxO webinaari 2017 04-07 rm kokonaisarkkitehtuuri johtamisessa
CxO webinaari 2017 04-07 rm kokonaisarkkitehtuuri johtamisessaCxO webinaari 2017 04-07 rm kokonaisarkkitehtuuri johtamisessa
CxO webinaari 2017 04-07 rm kokonaisarkkitehtuuri johtamisessa
 
SOTE-ICT-palvelutuotannon muutosskenaariot
SOTE-ICT-palvelutuotannon muutosskenaariotSOTE-ICT-palvelutuotannon muutosskenaariot
SOTE-ICT-palvelutuotannon muutosskenaariot
 
Tietohallinnon johtamisen ja suunnittelun viitekehykset
Tietohallinnon johtamisen ja suunnittelun viitekehyksetTietohallinnon johtamisen ja suunnittelun viitekehykset
Tietohallinnon johtamisen ja suunnittelun viitekehykset
 
Projektimaiset johtamiskäytännöt organisaation hyödyksi
Projektimaiset johtamiskäytännöt organisaation hyödyksiProjektimaiset johtamiskäytännöt organisaation hyödyksi
Projektimaiset johtamiskäytännöt organisaation hyödyksi
 
Solu Digital Projektipaivat 2012-11-13
Solu Digital Projektipaivat 2012-11-13Solu Digital Projektipaivat 2012-11-13
Solu Digital Projektipaivat 2012-11-13
 
Käytännön esimerkit kokonaisarkkitehtuurista 19.4.2017
Käytännön esimerkit kokonaisarkkitehtuurista 19.4.2017Käytännön esimerkit kokonaisarkkitehtuurista 19.4.2017
Käytännön esimerkit kokonaisarkkitehtuurista 19.4.2017
 
Cybersecurity skills gap 2020
Cybersecurity skills gap 2020Cybersecurity skills gap 2020
Cybersecurity skills gap 2020
 
Arvo Kokkonen Maanmittauslaitos / Paikkatietopoliittinen selonteko Kick Off 1...
Arvo Kokkonen Maanmittauslaitos / Paikkatietopoliittinen selonteko Kick Off 1...Arvo Kokkonen Maanmittauslaitos / Paikkatietopoliittinen selonteko Kick Off 1...
Arvo Kokkonen Maanmittauslaitos / Paikkatietopoliittinen selonteko Kick Off 1...
 

Tietohallinto PK-yrityksessä

  • 1. Tietohallinto PK-yrityksessä Tietohallinto ja sen johtaminen (TLO-32201) 29.9.2020 Janne Kivinen ICT Elmo Oy
  • 2. Sisältö • Esittelyt • Tietohallinon Strateginen Johtaminen • Tietohallinnon Organisointi ja Sidosryhmät • Ulkoistus • Kehityshankkeet (esimerkkinä yrityksen ERP uudistushanke) • Tietohallinto PK-yrityksessä : Hyvää ja Huonoa 28.9.2020 2
  • 4. Janne Kivinen 28.9.2020 4 • Koulutus • Diplomi-insinööri - Tampereen Teknillinen Yliopisto • Kauppatieteiden maisteri - Tampereen Yliopisto • Työhistoria • Nokia Oy (eri yksiköt, monia tehtäviä) • Microsoft Oy (ICT ja prosessikehitysjohtaja) • Fastems Oy Ab (Tietohallintojohtaja) • ICT Elmo Oy (Ratkaisuarkkitehti/Konsultti) • Harrastukset • Kuntapolitiikka • Reserviläistoiminta • Koripallo www.linkedin.com/in/jannekivinen www.jannekivinen.fi
  • 5. Elmo pähkinänkuoressa Avainluvut 2018 Tällainen on Elmo 5 2003 15,8M€ 1M€ LiikevaihtoPerustamisvuosi Liikevoitto 75 Henkilöstömäärä 28.9.2020
  • 6. 28.9.2020 6 Ulkoistuspalvelut Asiakasympäristön kehittäminen Palvelunhallinta Loppukäyttäjä- tukipalvelut Osaamisvalmennus Tietoturva Laitehankinta Elinkaaripalvelu Pilvipalvelut Virtualisointi Hallinta- ja valvontapalvelut Prosessien automatisointi Yritysverkot Lähiverkot Viestintä- ja tuottavuuspalvelut Konesalipalvelut Green Computing Infonäyttöpalvelut Elmon palvelutarjooma Asiantuntijapalvelut
  • 7. Visio Elmo uudistaa ICT markkinan • Ihminen ja asiakastarpeet tuodaan aidosti kaiken keskiöön • Kehitämme jatkuvasti ICT:tä asiakkaan liiketoiminnan tarpeisiin • Saamme asiakasyrityksemme näkemään ICT:n toimintansa tukijalkana osoittamalla kuinka mutkattomasti kaikki voi sujua. 28.9.2020
  • 10. ICT Visio ja Strategia 28.9.2020 10 We are proactive Business Partners enabling company to reach its strategic objectives and create value We partner with business to develop business capabilities We deliver solutions, not hardware and software only We manage company information and protect it Strategisia kysymyksiä • ICT - hygieniatekijä vai kilpailuetu - liiketoiminnan kasvun mahdollistaja? • Yhteistoiminnan taso liiketoiminnan kanssa? • Kriittiset osaamistarpeet ja kyvykkyydet? • Organisoituminen? • Sisäinen vai ulkoistettu? • Innovaatiotavoitteet? • Resursointi (henkilöstö, budjetit)?
  • 11. Rooli ja Osaamisprofiili 28.9.2020 11 Ihmiset ProsessitTeknologia ”Perinteinen CDO” • Liiketoimintaorientoitunut • Liiketoimintaprosessit • Kehityshankkeet • Sidosryhmien johtaminen (johto, liiketoimintayksiköt, tukitoiminnot, partnerit) • Riskinotto • Investoinnit ”Perinteinen CIO” • Teknologiaorientoitunut • IT palveluprosessit • Operatiivinen • Asiantuntijoiden ja toimittajien johtaminen • Riskien minimoiminen • Kustannustietoisuus PK-yrityksen ”Digitaalinen liiketoiminnan kehittäjä”
  • 13. Tietohallinto – Roolit ja vastuut 28.9.2020 13 Tietohallintopäällikkö Talous & HR Sovellukset Myynti & Markkinointi Sovellukset Elinkaaripalvelut Sovellukset Suunnittelu, toimitusketju Sovellukset Perus ICT- palvelut Päätelaitteet HelpDesk ja Lähituki Palvelimet Tietoverkot Tietoturva ja -suoja ICT Arkkitehtuuri Projektijohto Key User(s) Key User(s) Key User(s) Key User(s) Business Owner Business Owner Business Owner Business Owner Liiketoimintaomistaja (Business Owner) • Liiketoimintayksikön/-funktion johtajia • Hyväksyvät suunnitelmat omalla liiketoiminta.-alueellaan Projektijohto • Dedikoituja projektipäälliköitä laajempiin kehityshankkeisiin, muuten usein oman toimen ohella • Yleisesti myös ei-ICT henkilökuntaa (erityisesti pilvipalveluiden käyttöönotto) • Voi olla sisäinen tai ulkoinen resurssi • Ottaa mukaan kehityshankkeisiin muuta relevanttia henkilökuntaa (esim. Key Users, ICT, toimittajia jne.) Pääkäyttäjä (Key User) • Liiketoimintarooli • Ymmärtää liiketoiminnan käytännöt ja prosessit • Huolehtii, että käyttäjät osaavat käyttää järjestelmiä oikein • Hyväksyy muutokset • Kerää kehitysvaatimuksia Toimittajat & ulkoistuskumppanit Arkkitehtuuri • Erittäin tärkeää, että ICT ja prosessi- arkkitehtuuri ovat hallinnassa Tietoturva ja - suoja • Merkitys kasvanut GDPRn ja tietomurto- yritysten yleistymisen myötä • Yrityksen tietoturva- ja tietosuojapolitiikka, koulutus • Sopimusvelvoitteet (asiakkaat, toimittajat)
  • 14. Tietohallinnon Johtaminen 28.9.2020 14 ICT Strategia ICT Projektit ICT Strategia & Tiekartta ICT Portfolio • 3-4 kertaa vuodessa • Strategisten kyvykkyyksien suunnittelu (prosessit & järjestelmät) • Liiketoimintaomistajat (Myynti & Markkinointi, Liiketoimintayksiköt, Talous, HR,…) • Näkymä 3 vuotta eteenpäin • ICT strategiapäivitykset, kehitystarpeiden kartoitus, ICT tiekartta, investointitasot • Kerran kuukaudessa • Hankeportfolionhallinta • Hankkeiden käynnistäminen ja seuranta, opit • Hankekohtaiset budjetit osana koko yrityksen talousennustetta • Hankkeiden vetäjät, liiketoiminta- yksiköt, funktiot/osastot, ICT Sovellus-/prosessialueiden ohjausryhmät • Kerran kuukaudessa – 4 kertaa vuodessa • CRM, ERP, BI & Data Quality, Tietoturva & Tietosuoja - ohjausryhmät • Jatkuva sovellus- ja prosessikehitys, uudet työkaluversiot • Pääkäyttäjät (funktiot, prosessialueet), ICT • Työkalujen käytön ja prosessien yhdenmukaistaminen • Pienkehitysbudjetin käyttö ja seuranta • Toimittajahallinta
  • 16. Oma Tuotanto vs Ulkoistetut Palvelut 28.9.2020 16 Ulkoistettu ICT/vahvuudet • Määritellyt/taatut palvelutasot • Pienempi jatkuvuusriski • Ajantasainen osaaminen • Kehittämiskyky • Palveluasenne • Skaalautuvuus • Joustava resursointi • Henkilöiden sijaan johdetaan toimittajan palvelutasoa Sisäinen ICT/heikkoudet • Jatkuvuusriski • Ei määriteltyjä/taattuja palvelutasoja • Ei skaalaudu helposti • Kompetenssit ja niiden ylläpito • Palveluasenne • Kehityshankkeiden resursointi • Resursointi erikoistilanteissa (lomat, sairauspoissaolot, jne.) Ulkoistettu ICT/heikkoudet • Kalliimpi (usein toimittajalta vaaditaan parempaa palvelutasoa) • Vaatii sopimusosaamista • Vaatii toimittajajohtamista • Vähemmän joustava • Toimittajalukko riskinä Sisäinen ICT/vahvuudet • Joustavuus • Halvin (kun palvelutaso joustaa!) • Toimintaympäristön tuntemus Syitä ulkoistukseen • Yrityksen kasvustrategia - skaalautuvuus • Tyytymättömyys palvelutasoon • Osaamisen puute • Kehitystarpeet • Yrityksen toimintastrategia • Jne
  • 17. Ulkoistuksen Vaiheet 28.9.2020 17 Vaihe 1 Ulkoistuspäätös Vaihe 2 Toimittajan valinta Vaihe 3 Siirtymävaihe • Tarjouspyyntö • Toimittajavaihtoehtojen kartoitus • Toimintamalli ja palvelusisältö • Sopimus ja kaupalliset asiat • Henkilöstö ja osaaminen • Omaisuus ja pääoma (päätelaitteet, palvelimet) • Suunnittelu ja käynnistys • Palvelun siirtoon valmistautuminen • Henkilöstövaikutusten toteuttaminen • Palvelun siirto Palvelu Toimittaja Siirto Hinta Sisältö vs tarjouspyyntö Referenssit Siirtotilanteen suunnitelma ja hallinta Palvelujen hinnat Joustavuus Taloudellinen tilanne Henkilöstösiirrot (liikkeenluovutus) Hinnoitteluperusteet Kehittämiskyky Sopimusehdot Laatu Riskit Resursointi
  • 19. Järjestelmähankkeen Vaiheet 28.9.2020 19 Aloitus Projekti- organisaatio Tarvemäärit- tely Järjestelmä- kartoitus Toimittajakar- toitus Tarjouspyynnöt Järjestel- mävalinta Toimittaja- valinta Toimitusprojektin käynnistys Määrittely ja suunnittelu Konfigurointi, kehitys ja testaus Koulutukset, käyttöönotto Tuotantokäyttö, jatkuvat tukipalvelut Toimitusprojektin käynnistys Määrittely ja suunnittelu Alustava konfigurointi, kehitys ja testaus Koulutukset, käyttöönotto Tuotantokäyttö, jatkuvat tukipalvelut Päätös tuotanto- käytöstä Vaihtoehto 1 : Suora käyttöönotto Lopullinen konfigurointi, kehitys ja testaus Vaihtoehto 2 : Käyttöönotto PoCin kautta
  • 20. Projektiorganisaatio : ERP-Hanke 28.9.2020 20 Talousjohtaja Talous Myynti ja markkinointi Valmistus, logistiikka ja laatu Tuotehallinta ja hankinta Huoltoliiketoiminta ICT, integraatiot Projektipäällikkö/ Tietohallintopäällikkö ERP järjestelmä- toimittajat ERP järjestelmä- integraattorit Puolueeton ERP konsultti Omistajat/ Johtoryhmä Hankkeen liiketoimintaomistaja • Puolueeton ERP konsultti listaa yritykselle parhaiten soveltuvat ERP järjestelmä- ja toimittajakandidaatit (minimiräätälöinti, pilvipalvelu) • Ryhmien jäseninä operatiivisten työtehtävien tekijät, ERP pääkäyttäjät sekä prosessiomistajat • Ryhmien jäsenet osallistuvat tarve- ja vaatimusmäärittelyyn sekä tuotearviointeihin, -demoihin ja järjestelmävalintaan sekä käyttöönoton aikana järjestelmän konfiguraatioiden määrittelyyn ja testaukseen • Yrityksen prosessit muuttuvat ja tehostuvat -> muutosjohtaminen! • Henkilökunnan motivoiminen ja sitouttaminen hankkeeseen!
  • 21. Tarve- ja Vaatimusmäärittely 28.9.2020 21 Lähde: Artikkeli. Karvonen, Tommila. (2001) Toiminnanohjausjärjestelmän vaatimusten määrittely PK-yrityksessä. VTT Julkaisuja. Kettunen, Simons. (2001) Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto PK-yrityksessä.
  • 22. Vaatimusmäärittely : ERP-Hanke 28.9.2020 22 • Suurin hyöty nykyprosesseissa • Talous- ja kirjanpitoprosessit • Tuotetiedonhallinta • Verkkokaupan kehittäminen • Osto- ja hankintatoimi • ICT ylläpito ja toimintavarmuus - pilvipalvelu • Välttämätön uudistus • Integraatio kuluttajaverkkokauppaan • Uusia mahdollisuuksia • Varastojen ja ostotoiminnan johtaminen • Raportointi ja sisäinen laskenta • B2B verkkokaupat/tilausportaalit • Kenttähuolto • Myynnin prosessit sekä seuranta- ja raportointi • Tuotannonsuunnittelu ja -ohjaus 11 0 Tulisi ottaa käyttöön uusi ERP järjestelmä Jatkaa vanhan ERPn käyttämistä 9 1 0 1 Paljon Kohtalaisesti Vähän Ei riittävästi tietoa Koetko, että uusi ERP järjestelmä Tehostaisi työtäsi ja yrityksen prosesseja? Tulisiko yrityksen mielestäsi korvata Vanha ERP järjestelmä uudella?
  • 23. Projektisuunnitelma : ERP-Hanke 28.9.2020 23 Työryhmät (prosessi- omistajat, pääkäyttäjät) 1) 1) Prosessien määrittely ja toteutuksen suunnittelu 2) Konfiguroinnin ja implementoinnin tuki, integraatioiden toteutus 3) UAT testaus ja koulutus 2) 3) Projektin ohjausryhmä
  • 25. Tietohallinto PK-yrityksessä 28.9.2020 25 Hyvää • Matala organisaatiorakenne • Tehokas kommunikointi • Nopea päätöksenteko • Tiivis yhteistyö liiketoiminnan kanssa • Näköalapaikka koko yrityksen liiketoimintaan • Uuden oppiminen/monipuoliset osaamistarpeet/ työtehtävät • Joustava toiminta (luonnostaan Agile) • Kokeilukulttuuri - nopea suunnitelmien teko ja muuttaminen • Innovatiivisuus Huonoa • Resurssit • Osaaminen • Budjetti • Tietohallinnon yleiset mallit ja viitekehykset liian raskaita ja eivät suoraan sovellettavissa (ITIL, COBIT, jne) Tietohallinnolta vaaditaan monipuolista osaamista johtamisesta, teknologiasta ja prosesseista!