okkooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooookkk

1. 1/2
Pengendalian catatan mutu
SOP
No. Dokumen :
No. Revisi : 00
Tanggal Terbit :
Halaman : 1/2
PUSKESMAS
MANGUNHARJO
Yuli Zulaikha, SKM
NIP : 198107162005012009
1.Pengertian Suatu panduan pengendalian catatan seluruh dokumen mutu yang mencakup
pembuatan, penggunaan, perubahan, penyimpanan dokumen mutu dengan
mengikuti ketentuan yang diatur dalam prosedur ini
2.Tujuan
Untuk menetapkan sistem dan tanggung jawab dalam pengelolaan dan
penyimpanan catatan untuk menunjukkan kesesuaian terhadap persyaratan
yang telah ditetapkan dan efektifitas pelaksanaan sistem manajemen mutu.
3.Kebijakan Surat Keputusan kepala Puskesmas Mangunharjo no 800/ /KPTS/
PKM.MH /I /2018 tentang uraian tugas tim mutu Puskesmas mangunharjo
4.Referensi Pedoman penyusunan dokumen akreditasi fasilitas kesehatan tingkat
pertama,direktorat jenderal bina upaya kesehatan , direktorat bina upaya
kesehatan dasar, tahun 2015
5.Prosedur /
Langkah-
langkah
1. Seluruh catatan yang menunjukkan pencapaian atas mutu yang
dipersyaratkan dan menjamin efektifitas penerapan sistem
manajemen mutu harus termasuk dalam Daftar Induk Catatan.
2. Seluruh personel harus membantu Wakil Manajemen dalam
menerapkan prosedur ini secara efektif.
3. Personel yang telah ditunjuk bertanggung jawab atas penyimpanan,
pemeliharaan dan pemeriksaan lama penyimpanan Catatan yang
menjadi tanggung jawabnya.
4. Catatan harus disimpan di tempat yang kering, bersih, dan mudah
terjangkau dan terbaca serta terlindung dari pengaruh lingkungan
untuk menghindarkan kerusakan atau kehilangan .
5. Untuk memudahkan pengambilan kembali, Catatan disimpan dengan
cara dikelompokkan sesuai dengan judulnya atau memakai indeks
yang diatur oleh bagian masing-masing, misalnya indeks diatur
berdasarkan pada tanggal, nomor urut, atau alfabet.
6. Daftar Induk Catatan dengan lokasi dan lama penyimpanan harus
dipelihara oleh Wakil Manajemen atau Pengendali Dokumen.
7. Jika terdapat jenis Catatan yang baru diterbitkan atau modifikasi atas
Catatan yang lama sehubungan dengan perubahan atau perbaikan
dalam sistem manajemen mutu, maka personel terkait harus segera
memberitahukan kepada Wakil Manajemen atau Pengendali
Dokumen untuk memperbaharui Daftar Induk Catatan.
8. Lama penyimpanan Catatan adalah seperti yang tercantum dalam
Daftar Induk Catatan. Mungkin ada beberapa catatan yang harus
ditinjau oleh Wakil Manajemen atau personel terkait untuk
menentukan lama penyimpanan. Hasil dari tinjauan ini dapat berupa

2. 2/2
penyimpanan yang lebih lama terhadap beberapa catatan atau catatan
tersebut harus dimusnahkan dengan cara dibakar dan dibuktikan
dengan Berita Acara.
9. Jika disetujui dalam kontrak, Wakil Manajemen harus menyediakan
Catatan yang sesuai kepada pelanggan atau wakil pelanggan untuk
jangka waktu yang disetujui.
6.Bagan Alir
7.Unit Terkait Semua Unit
8.Dokumen
Terkait
Buku induk