Download to read offline
Uploaded byAgusto Sipahutar
Slides leverage your work from home level now
Dokumen tersebut membahas tentang penerapan kerja dari rumah (work from home/WFH) sebelum dan sesudah pandemi Covid-19. Sebelum pandemi, WFH sudah diterapkan oleh beberapa perusahaan melalui tim penjualan yang bekerja di luar kantor, perusahaan yang menawarkan pekerjaan remote, dan karyawan multinasional yang bekerja di luar jam kantor. Selama pandemi, perusahaan mulai menerapkan kebijakan W
![[Slides] key considerations to look for in managed services](https://cdn.slidesharecdn.com/ss_thumbnails/slideskeyconsiderationstolookforinmanagedservices-211014111824-thumbnail.jpg?width=640&height=640&fit=bounds)
![[Slides] how to integrated managed service dengan it department](https://cdn.slidesharecdn.com/ss_thumbnails/slideshowtointegratedmanagedservicedenganitdepartment-211129072021-thumbnail.jpg?width=640&height=640&fit=bounds)
![[Slides] Infinys Cloud Manage Service](https://cdn.slidesharecdn.com/ss_thumbnails/slidesinfinyscloudmanageservice-210923095806-thumbnail.jpg?width=640&height=640&fit=bounds)
Slides leverage your work from home level now
- 1. Leverage Your Work FromHome Level Now
- 2. Work From EverywhereAnywhere Sebelum terjadi Covid 19, sebenarnya bila kita tidak menyadari bekerja tidak perlu di lingkungan Office sudah banyak di terapkan, beberapa contoh : • Banyaknya team sales / penjualan yang bekerja diluar kantor. Semua pekerjaan di office dilakukan via mobile • Banyaknya perusahaan yang menawarkan pekerjaan Remote Working, biasanya untuk freelancer atau outsourcing • Perusahaan multinational. Dimana kolaboarasi antar employee dengan perbedaan waktu itu terkadang membuat ada karyawan yang bekerja diluar dari jam kantor. • Perusahaan memberikan akses VPN, untuk karyawan dapat remote data perusahaan walau tidak didalam lingkungan office.
- 3. Bagaimana para perusahaanmengatasi kebijakan WFH setelah setahun belakangan ini ? 1. Komitmen, Dukungan dan Regulasi Pemerintah 2. Kebijakan Organisasi/Perusahaan • Beberapa perusahaan yang usahanya tidak bisa dilakukan WFH, akhirnya menerapkan misalnya hanya 30 % karyawan bisa hadir dengan kondisi Shift / terjadwal • Ada Perusahan yang bisa full WFH, sehingga karyawan bisa bekerja Full day WFH 3. Perangkat kantor yang harus support karyawan bisa WFO pindah WFH nyaman ataupun sebaliknya 4. Lingkungan fisik 5. Ukuran produktivitas
- 4. Apakah pergeseran kebiasaanbekerja mempengaruhi produktivitas? Lalu bagaimana menghadapi tantangannya? • Risiko dan Tantangan Penerapan Work From Home • Tips Menjaga Karyawan Tetap Produktif saat Work From Home
- 5. Risiko dan TantanganPenerapan Work From Home 1. Sulitnya Berkomunikasi 2. Sulitnya mengawasi kinerja karyawan Ketika Work From Home 3. Berkurangnya Produtivitas 4. Keamanan data 5. Teknologi infrastruktur yang belum siap
- 6. Tips Menjaga KaryawanTetap Produktif saat Work From Home 1. Buat Prosedur Work From Home yang jelas 2. Pastikan Channel Komunikasi Tersedia dan Lancar 3. Gunakan Sistem untuk melacak pekerjaan karyawan 4. Pastikan teknologi yang mendukung karyawan untuk bisa dengan mudah melakukan pekerjaan pada saat WFH
- 7. Bagaimana mengukur keberhasilantransformasi digital dan produktivitasnya saat WFH? • Apa yang pernah dilakukan di Offline tidak terbentur karena WFH • Ukuran produktivitas • Tool dan Infrastruktur yang diberikan tepat guna ke karyawan • Melakukan digitalisasi data atau automisasi data
- 8. TEKNOLOGY TO SUPPORT WORKFROM HOME
- 9. Employee Attendance Application AttendenceDemo - Power Apps Requirement(s) : • HRD dan Company • Applikasi yang mudah dibuat, tidak perlu ribet development dan implementasi • Dapat dengan mudah melakukan rekap Absen melalui Excel File • Bisa sharing kegiatan-kegiatan perusahan yang bisa dibaca oleh Karyawan • Aman, hanya bisa diakses oleh karyawan • Dapat memberikan Posisi (GPS) dimana karyawan berada. Itu dapat membantu bila ada informasi terkait Covid 19 di wilayah tersebut • Karyawan • Dapat diakses mudah dan aman • UI yang simple dan informatif • Karyawan bisa mudah melihat history absen yang sudah di submit.
- 10. Employee Attendance Application HRD Users PowerApps SharePoint Internal Portal Events Attendence Demo - Power Apps
- 11. Power Apps Sample •Power Apps bisa didownload untuk mobile Android / Iphone • Aplikasi juga bisa diakses via Browser, atau dibuatkan shortcut pada Microsoft Team • List Aplikasi tergantung dari permission yang sudah diberikan. • Bila ada update, user dengan mudah mendapatkan form update terbaru
- 12.
- 13.
- 14.
- 15. Robotic Process Automation– Power Automate Desktop Robotic Process Automation is the technology that allows anyone today to configure computer software, or a “robot” to emulate and integrate the actions of a human interacting within digital systems to execute a business process. RPA robots utilize the user interface to capture data and manipulate applications just like humans do. They interpret, trigger responses and communicate with other systems in order to perform on a vast variety of repetitive tasks. Only substantially better: an RPA software robot never sleeps and makes zero mistakes.
- 16. Apakah WFH akanmenjadi hal lumrah dan menjadi standar normal di masa depan? • Skema WFH merupakan bagian dari konsep telecommuting (bekerja jarak jauh), yang sebenarnya bukan hal baru dalam dunia kerja dan perencanaan kota, bahkan telah dikenal sejak tahun 1970-an sebagai salah satu upaya mengatasi kemacetan lalulintas dari perjalanan rumah-kantor pulang-pergi setiap hari. • Beberapa negara sudah banyak menerapkan kerja dirumah. Contoh negara Filipina atau perusahan-perusahaan multinational company • Dukungan fasilitas Internet yang makin memadai (internet Indonesia rata rata di 15 Mbps) • Perubahan kebijaksaan perusahaan mengenai investasi teknology dari CAPEX menjadi OPEX dan Pay as You Used.
- 17.
Editor's Notes
- #4 - Komitmen, Dukungan dan Regulasi Pemerintah Saya rasa perusahaan harus mendukung semua keputusan regulasi pemerintah. Dimana diberlakukannya Social Distancing, jam kerja perusahaan, jumlah pegawai yang bisa hadir pada hari itu, ataupun memastikan bahwa karyawannya sehat - Kebijakan Organisasi/Perusahaan Kebijakan-kebijakan yang disesuaikan dengan regulasi pemerintah, itupun harus dipelajari lagi bagaimana perusahaan akan tetap survive. Perangkat kantor yang harus support karyawan bisa WFO pindah WFH nyaman ataupun Bekerja jauh dari kantor membutuhkan perangkat pendukung mulai dari komputer jinjing atau komputer meja, telepon genggam, printer, dan lainnya. Keseluruhan perangkat tersebut perlu ditetapkan dalam kebijakan perusahaan terkait penanggungjawab penyediaannya. Bisa saja perangkat disediakan sendiri oleh pegawai. Bahkan beberapa perusahaan mensyaratkan ketersediaan internet dengan kapasitas dan kecepatan tertentu di rumah. Hal ini untuk memastikan komunikasi dapat berjalan lancar antara pegawai dan kantor. Sementara jika perusahaan menyediakan perangkat pendukung, sebaiknya tidak membebani atau mengurangi tunjangan pegawai. Lingkungan fisik Beberapa perusahaan memasyaratkan kondisi lingkungan rumah yang perlu dipenuhi agar diperbolehkan bekerja jarak jauh. Biasanya menyangkut isu kesehatan, keamanan bahkan juga kenyamanan bekerja. Keamanan kerja menjadi perhatian utama perusahaan karena walaupun kecelakaan kerja terjadi di rumah, tetapi tetap menjadi tanggung jawab perusahaan. Di Amerika Oswar Mungkasa 145 The Indonesian Journal of Development Planning Volume IV No. 2 – Juni 2020 Serikat, berdasar the Occupational Safety and Health Administration (OSHA), perusahaan tetap bertanggungjawab memberikan kompensasi dan/atau perawatan terhadap kecelakaan kerja pegawai bekerja jarak jauh (Warren, 2020) Ukuran produktivitas. Keberadaan pegawai yang jauh dari pantauan langsung pimpinan membutuhkan pemilihan metode baru pengukuran produktivitas pegawai. Terdapat banyak pilihan metode pengukuran mulai dari lamanya waktu pelaksanaan pekerjaan, jumlah masalah yang terselesaikan, sampai jumlah rekanan yang tertangani. Tentu saja metode pengukuran tidak sesederhana sekedar menghitung jumlah lamanya bekerja, tetapi lebih berfokus pada keluaran yang dihasilkan. Pemantauan terhadap kemajuan pekerjaan dapat dilakukan secara daring dan berkala. Hal ini juga sebagai pengganti pertemuan tatap muka diantara pegawai yang sering terjadi di kantor.
- #6 Risiko dan Tantangan Penerapan WFH, Didalam presentasi saya ini, saya mengutip 5 Point yang saya tekankan pada siang ini. Mungkin dari bapak / ibu peserta webinar bisa menambahkan silahkan nanti bisa kita diskusikan. Sulitnya Berkomunikasi Saat bekerja dirumah diberlakukan. Maka terjadilah hilangnya interaksi tatap muka. Perusahaan takut ini bisa menyebabkan kesulitan dalam berkomunikasi. Walaupun, sudah ada beragam jalan keluar yang dilakukan misalya dengan Video Call maupun Conference Call. Perusahaan merasa tidak semua karyawan nyaman dengan cara tersebut. Ini berkaitan dengan budaya kerja. Layar komputer yang menemani Kita memang sangat berbeda dari hiruk pikuk saat menggelar rapat di kantor dengan kehadiran seluruh tim sehari-hari ataupun dengan candaan-candaan ataupun tersedianya cemilan gorengan pada saat rapat berlangsung. -Sulitnya mengawasi kinerja karyawan Ketika Work From Home Pertimbangan lain perusahaan enggan memberlakukan work from home adalah sulitnya mengawasi kinerja karyawan tanpa HRIS. Perusahaan berpandangan, kinerja karyawan lebih mudah diawasi saat bekerja di kantor. Alasan lain perusahaan berat memberlakukan bekerja dari rumah adalah kesulitan untuk membagikan tugas kepada karyawan. Dengan kehadiran yang sepenuhnya virtual, ternyata lebih sulit untuk menjalin ikatan kerja yang mendorong akuntabilitas. Berkurangnya Produktivitas Menerapkan work from home juga berisiko mengurangi produktivitas karyawan. Alasannya, tidak ada pengawasan langsung dari perusahaan. Bisa saja perusahaan menganggap karyawan justru sibuk bermain game, menonton film, hingga pergi bersenang-senang saat jam kerja. Ini dikhawatirkan mengurangi produktivitas kerja. Belum lagi ada anggapan, pekerjaan yang harusnya bisa diselesaikan 1 jam di kantor justru bisa memakan waktu hingga 5 jam saat dikerjakan dari rumah. Keamaanan Data Perusahaan kurang yakin akan keamanan data perusahaan. Pada saat karyawan membawa semua data kerumah, perusahaan tidak bisa memastikan apakah data perusahaan itu tidak jatuh ke tangan orang lain ataupun terjadi kehilangana data. Bisa terjadi kecurian data, bisa juga terjadi kehilangan device dimana semua data perusahaan ada didalam device itu, dan masih banyak ragam problem lainnya yg berhubungan dengan keamanan data. Teknologi infrastruktur yang belum siap Perusahaan pada saat kebijaksaan WFH harus di berlakukan mungkin cukup kaget, karena Teknologi Infrastruktur belum siap untuk memastikan karyawan bisa WFH dengan nyaman tanpa kendala. Perusahaan juga belum yakin benar investasi Teknologi infrastruktur yang tepat guna untuk perusahaan, dan kedepannya Teknologi itu masih akan bisa terus dilakukan pengembangan lebih lanjut. Contoh : Akses VPN diberikan pada setiap karyawan, tetapi problem dengan masalah bandwith internet di Perusahaan itu kurang, dan masalah infrastruktur lainnya yang berhubungan dengan akses data dari VPN. Terkadang solusi cepat dari problem ini Perusahaan akhirnya memutuskan beberapa aplikasi perusahaan di hosting di Cloud Provider, sehingga bisa di akses 24 Jam dan hosting provider itu menjamin SLA yang baik. Misalnya masalah kelistrikan, internet bandwith, performance server yang diakses, maupun backup.
- #7 Beberapa Tips Menjaga Karyawan Tetap Produktif saat Work From Home. Saya highlight ada 4 disaat ini : Buat Prosedur Work From Home yang Jelas Sebelum memberlakukan work from home untuk karyawan Anda di kantor, pastikan bahwa Anda sudah membuat prosedur yang jelas. Prosedur ini dibuat agar karyawan Anda tetap dapat bekerja secara produktif di rumah mereka. Adapun isi dari prosedur yang perlu Anda buat harus mencakup tentang jam kerja harian, bagaimana karyawan harus menyerahkan tugas mereka, bagaimana mereka harus memberikan update, bagaimana meeting akan dilakukan, dan lain-lain. Prosedur work from home yang jelas akan memotivasi karyawan Anda untuk bekerja sepenuh hati meskipun tidak berada di kantor. Anda pun akan merasa lebih tenang, karena setiap pekerjaan karyawan Anda akan tetap dapat termonitor dengan baik. - Pastikan Channel Komunikasi Tersedia dan Lancar Saat menerapkan work from home, Anda harus tetap berkomunikasi baik itu antar karyawan ataupun dengan partner kerja. Untuk itu, pastikan semua channel komunikasi selalu standby contohnya Whatsapp, Telegram, atau lainnya. Jangan tidak ada jawaban ketika teman kantor membutuhkan Anda. Jika perlu, Anda bisa melakukan video call atau conference call dengan menggunakan tools seperti Teams (yang kita gunakan sekarang), Zoom, atau Google Meeting atau tools lainnya Memastikan ketersediaan channel komunikasi adalah hal utama yang harus dipenuhi oleh setiap orang ketika melakukan work from home - Gunakan Sistem untuk melacak pekerjaan karyawan Untuk memudahkan Anda memonitor pekerjaan karyawan Anda, gunakan sistem yang tepat. Karyawan dapat diberikan tugas tugas yang nantinya harus di update oleh karyawan itu sendiri, progress dari tugas tersebut sehingga atasan ataupun hrd bisa memonitor performance dari semua karyawan. - Pastikan teknologi yang mendukung karyawan untuk bisa dengan mudah melakukan pekerjaan pada saat WFH Perusahaan harus memastikan karyawan bisa mudah bekerja pad saat WFH dengan teknology yang sudah miliki ataupun investasi yang bisa membantu kerja WFH. Misalnya 1. Bagaimana cara karyawan bisa melakukan Sharing kerjaan dia ke Team-nya dan memastikan bahwa data yang di akses itu Up to Date. 2. Bisa juga dengan membuat aplikasi-aplikasi sederhana yang membantu kerja karyawan yang dulu biasanya manual secara secara digital
- #8 Apa yang pernah dilakukan di Offline tidak terbentur karena WFH Perusahaan harus bisa menilai apa saja yang dulunya Offline sekarang bisa saja di buang atau bisa berjalan dengan normal dengan cara kerja WFH. Semua business process bisa berjalan pada saat WFH. Ukuran produktivitas Perusahan bisa membuat ukuran baru produtivitas karyawan. Bisa dengan memfasilitasi dengan online Absen, Conference Call rutin layaknya meeting yang biasa dilakukan pada waktu offline, dan selalu memastikan bahwa semua tugas-tugas karyawan itu ada update statusnya. Karena tentu saja metode pengukuran tidak sesederhana sekedar menghitung jumlah lamanya bekerja, tetapi lebih berfokus pada keluaran yang dihasilkan Tools dan Infrastruktur yang diberikan tepat guna ke karyawan Memastikan karyawan nyaman memanfaatkan Tools dan Infrastruktur yang ada. Sehingga Produktifitas tidak terganggu. Bersama dengan ketersediaan perangkat pendukung, maka perlu dipastikan tersedianya dukungan teknis yang dapat diberikan baik secara langsung maupun tidak langsung oleh perusahaan. Ini yang menjadi salah satu kendala utama pelaksanaan bekerja jarak jauh. Gangguan teknis terhadap perangkat pendukung perlu dipastikan dapat tertangani dengan baik melalui bantuan kantor atau dilakukan oleh pegawai sendiri. Melakukan digitalisasi data atau automisasi data Contoh kasus misalnya : - Absen bisa dilakukan dengan Online Task-task / penugasan karyawan yang awalnya manual sekarang tercatat dan ada status progress, tanggal awal pengerjaan, akhir tanggal pengerjaan, maupun status lainnya. Dan status itu bisa langsung dilihat oleh Atasan tanpa perlu bertanya langsung ke karyawan atau bisa juga di buat automisasi reminder atau task yang sudah completed di email ke atasan, dsb Beberapa Approval yang biasa membutuhkan tanda tangan basah, sekarang bisa dilakukan via Online
- #12 Aplikasi bisa di lakukan permission sesuai dengan pengguna aplikasi itu. Dan bila ada update dari aplikasi, maka otomatis Pengguna bisa langsung terupdate.
- #13 Power BI is a business analytics service provided by Microsoft. It provides interactive visualizations with self-service business intelligence capabilities, where end users can create reports and dashboards by themselves, without having to depend on information technology staff or database administrators.
- #14 Remote Desktop Services (RDS) is an umbrella term for features of Microsoft Windows Server that allow users to remotely access graphical desktops and Windows applications. Users can access desktops and applications -- also known as Microsoft RemoteApp -- from various types of client applications and devices, including non-Windows devices, via Microsoft's Remote Desktop Protocol (RDP).
- #15 Permission aplikasi juga bisa dibuatkan di remote apps. Tidak ada perbedaan yang sangat berbeda antara menggunkana Office dari Remote App atau dari PC / Laptop.