Sinpaş GYO Office 365 Geçişi

1. Sinpaş GYO Bulut Mimarisiyle Toplam Sahip
Olma Maliyetini %300 Oranında Azalttı
BULUT MİMARİSİ ÜZERİNDE ETKİN BİR
İLETİŞİM VE VERİMLİLİK ÇÖZÜMÜ İHTİYACI
Ürettiği konutlarda son teknolojiyi kullanan Sin-
paş GYO, aynı şekilde çalışanlarının bulundukları
her yerde, her an verimli kalabilmesi için teknolo-
jinin olanaklarını kullanan bir şirket. 3 kentte 10
lokasyonu bulunan Sinpaş GYO’da özellikle satış
temsilcilerinin zaman zaman farklı lokasyonlarda
bulunmaları veya ofis dışından verilerine erişerek
kesintisiz çalışmaya devam etmesi gerekiyor. Sin-
paş GYO’nun 200 kullanıcısı 2012 yılına kadar,
veri merkezinde barındırılan Microsoft harici bir
e-posta sistemiyle iletişimini sağlarken, kullanıcı-
ların iletişim olanaklarını ve her gün kullandıkları
verimlilik uygulamalarını daha etkin şekilde kul-
lanabileceği yeni bir sisteme ihtiyaç duyuluyordu.
Şirket bu sistemle ayrıca kâğıtsız ofis ortamını des-
teklemek de istiyordu.
Sinpaş GYO Bilgi Teknolojileri Müdürü Hakan Cem
Topal şöyle diyor: “Bizim bir numaralı ihtiyacımız,
Gayrimenkul sektöründe 39 yıllık birikime ve
uzmanlığa sahip olan ve bünyesinde inşaat,
gayrimenkul ve yapı malzemeleri sektörlerin-
de faaliyet gösteren çeşitli şirketleri barındıran
Sinpaş Grubu, 2006 yılında yeniden yapılana-
rak, konut projelerinin geliştirilmesi faaliyetle-
rini Sinpaş GYO çatısı altında yürütmeye başla-
dı. Halka açık bir gayrimenkul yatırım ortaklığı
olan Sinpaş GYO, geniş bir müşteri kitlesine
hitap ederek ve çeşitli bölgelerde nitelikli yerle-
şim alanları geliştirilmesinde öncülük yaparak
Türkiye’nin kentsel dönüşüm sürecine katkıda
bulunan Sinpaş Grubu’nun misyonunu devam
ettiriyor. Ekim 2011 itibarıyla aktif büyüklüğü
1.85milyar TL’ye ulaşan şirket, tecrübeli kadro-
su ile arazi geliştirme, proje tasarımı, pazarla-
ma ve satış alanlarında hizmet vererek nitelikli
ve özel projelerle iyi bir yaşam alanı ve kazançlı
bir yatırım sunarken, yatırım yaptığı bölgelerin
gelişmesine ve güzelleşmesine de katkıda bu-
lunuyor.
Bulut Mimarisi Çözümü
Çalışanlarının
iletişim ve verimlilik
ihtiyaçlarını
karşılamak için bulut
bilişim mimarisinden
yararlanmaya karar
veren Sinpaş GYO,
Microsoft Office 365’i
seçerek kullandığın
kadar öde modeliyle
toplam sahip olma
maliyetlerini dörtte bir
oranına düşürürken,
yedekleme, felaketten
kurtarma, güvenlik,
sürekli erişilebilirlik,
verimlilik, her
zaman son sürümü
kullanabilme gibi pek
çok avantaj elde etti.
Soldan sağa: Olcay Erkan - PeakUp Bulut Altyapıları Danışmanı, Ahmet Toprakçı - PeakUp Genel Müdürü, Hakan Cem Topal - Sinpaş GYO Bilgi Teknolojileri
Müdürü, Okan Balıtatlı - Sinpaş GYO Bilgi Teknolojileri Uzmanı, Özgür Gül - Sinpaş GYO Bilgi Teknolojileri Asistanı

2. kullanıcılarımızın her yerden ve her cihazdan
e-postalarına, takvimlerine, yapılacak işler lis-
tesine kolayca erişerek işlem yapabilmelerini,
anlık mesajlaşabilmelerini sağlamaktı. Somut
örnekler vermek gerekirse, Sinpaş GYO’nun
İstanbul ve Ankara’daki mimarlarının ortak
bir mimari çizim dosyasına ekran paylaşımıy-
la erişebilmesini sağlamak; o an yurtdışında
olan şirket yöneticileriyle yazılı ve sesli olarak
iletişim kurmak; izin formu, masraf beyan
formu, araç talep formu, hizmet formu gibi
iş akışlarını kâğıtsız ofis ortamına geçirmek,
elektronik doküman yönetimini sağlamak
istiyorduk. Ayrıca, Microsoft Office’in yeni sü-
rümleri çıktıkça bu sürümlere sorunsuz geçe-
bilmek istiyorduk.”
Hakan Cem Topal, BT dünyasında sistemler
ve teknolojiler sürekli değişirken, şirketlerin
de bu değişime ayak uydurmak durumunda
olduğunu ve bunu yaparken önlerinde iki se-
çenek bulunduğunu söylüyor: “Birincisi, şirket
içinde kurulan ve tüm yönetim ve kontrolün
şirket tarafından üstlenildiği bir altyapı; ikin-
ci ve bizim tercih ettiğimiz yaklaşım ise bulut
mimarisini kullanmak. Seçenekleri değerlen-
diğimizde Microsoft Office 365’in hem ihtiyaç-
larımızı karşıladığını, hem de bulut mimarisini
kullanma hedefimizle örtüştüğünü gördük.”
Öncelikle maliyet tabanlı bir karşılaştırma
yapan Sinpaş GYO, bulut mimarisini ve Offi-
ce 365’i kullanmanın maliyetinin, aynı yapıyı
şirket bünyesinde oluşturmanın maliyetine
kıyasla çok daha az olduğunu gözledi. Hakan
Cem Topal şöyle devam ediyor: “Ayrıca bulut
mimarisini seçtiğimizde bu yatırımın bedelini
tek seferde değil, aylık, peyderpey ödemeler-
le gerçekleştirebilecektik. Benzer bir maliyet
avantajı da lisans bedellerinde ortaya çıkıyor-
du: Sinpaş GYO devridaimin yüksek olduğu,
sürekli yeni şantiyelerin açılıp biten projelerin
şantiyelerinin kapandığı bir şirket. Kullanıcı
sayısı değişirken, şirket bünyesinde kurulan
bir altyapıda lisansların takibi güçleşiyor; ba-
zen fazla, bazen eksik lisansınız olabiliyor. Bu-
lut mimarisinde ise ihtiyacınıza tam karşılık
gelen sayıda lisans kiralayarak maliyetlerinizi
ona göre planlayabiliyorsunuz.”
Maliyet faydalarının yanı sıra Office 365’in
sunduğu yönetim ve sürüm güncelleme avan-
tajlarını da değerlendiren Sinpaş GYO BT de-
partmanı, 2012 yılı ortalarında Office 365’e
geçiş için bir proje planı hazırlayarak üst yöne-
time sundu. Hakan Cem Topal, “Vizyoner bir
yaklaşıma sahip olan Sinpaş üst düzey yöne-
ticileri satış stok raporları, maliyetler gibi karar
verme mekanizmasını destekleyen kritik bil-
gilere her tür cihazla, her yerden erişebilmek
istiyorlar,” diyor. “Dolayısıyla bulut mimarisinin
maliyet ve yönetim avantajlarını anlattığımızda
projeyi onayladılar.”
UZMAN BİR İŞ ORTAĞI
Proje öncesinde Microsoft Office 365 hakkın-
da yeterli bilgiye sahip olan Sinpaş GYO, projeyi
hayata geçirecek iş ortağının seçimi için Micro-
soft ile görüşmeye başladı. Hakan Cem Topal,
“Bulut mimarisi konusunda uzman belli sayıda
firma var,” diyor. “Biz bu uzman firmalar ara-
sında ön elemeyle 4’ünü seçerek görüşmeye
başladık. Ardından bu firmaların sayısını 2’ye
indirdik ve nihayetinde verecekleri hizmetin ni-
teliği, projeye yaklaşımları, aynı dilden konuşa-
bilmemiz, dinamik bir ekip olmaları nedeniyle
PeakUp’ı seçtik.”
1 Ocak 2013’te planlama çalışmalarına baş-
layan şirket, PeakUp ile birlikte teknik altyapıyı
hazırladı, Single-Sign-On gibi süreçler için su-
nucularını güncelledi, Microsoft Small Busi-
ness Server’dan Windows Server 2012’e ve
Active Directory yapısına geçti, projeyi fazlara
böldü ve 1 Şubat 2013’te Office 365’i canlı
kullanıma geçirmeye karar verdi. Hakan Cem
Topal şöyle diyor: “3 farklı şehirde 10 lokasyo-
numuz olduğu için geçiş süreci zorlu gözükse
de 1 gecelik bir operasyonla, kullanıcılar farkı-
na bile varmadan, projede herhangi bir sapma
veya ekstra maliyet olmadan, sıkıntı yaşama-
dan geçişi tamamladık. Ardından kullanıcılara
Office 365’i nasıl kullanacakları konusunda
eğitim verdik ve bu eğitimleri 4-5 kez tekrar-
ladık. Böylece kullanıcılar bulundukları yerden,
evlerindeki bilgisayarlardan, cep telefonların-
dan e-postalarına erişebilir, iş akışlarına dâhil
olabilir, cep telefonlarındaki yazılımla şirket-
teki iş arkadaşlarıyla görüşebilir hale geldiler.
Ayrıca her kullanıcının 5 lisans hakkı olduğu
için evlerindeki sistemlere, tablet bilgisayarla-
rına ücretsiz Office kurma hakkı elde etti. Her
kullanıcıya 25 GB’lık e-posta alanı ve sınırsız
arşiv alanı verdik.”
Bulut Mimarisi Çözümü
Durum
Kurumsal e-posta iletişimi
için Microsoft harici bir
çözümü kullanan Sinpaş
GYO, çalışanlarının iletişim
ve iş süreçleri verimliliğini
artıracak yeni bir sisteme
geçme ihtiyacı duyarken bulut
mimarisinin sunduğu maliyet
ve yönetim avantajlarından da
yararlanmak istiyordu.
Çözüm
Microsoft Office 365’e
geçmeye karar veren Sinpaş
GYO, bu alandaki uzman
Microsoft çözüm ortaklarından
PeakUp ile işbirliği yaptı. Proje
kapsamında Active Directory ile
tam entegre bir yapı kurularak
çalışanların bulut üzerinden
tek şifreyle e-postalarına, anlık
mesajlaşma uygulamalarına ve
iş akışı ve doküman yönetim
sistemine erişmeleri de
sağlandı.
Yazılım ve Hizmetler
n Microsoft Office 365
(Kurumsal E3)
n Microsoft Windows Server
2012
Faydalar
n Yüksek maliyet tasarrufu
n İşgücü tasarrufu, kişilerden
bağımsız sistem
n Yönetimi kolay, güvenli
sistem
n Her yerden, her cihazla
verilerine erişen çalışanların
verimliliğinde artış

3. “Bir şirketin en büyük
hedeflerinden biri
kârlılığını artırmak.
Kârlılığı artırmanın da
iki yolu var: Satışları
artırmak veya maliyetleri
düşürmek. Bulut
mimarisi üzerine
kurduğumuz Office
365 sistemi satışlara
destek oluyor mu? Evet,
satış temsilcilerimiz
bu sistemle hangi
lokasyonda olursa
olsun iş süreçlerini
yürütebiliyorlar.
Maliyetlerimizi düşürüyor
mu? Evet, çok ciddi
bir şekilde düşürdü.
Dolayısıyla bu tür
bulut projeleri üst
yönetimin zaten talep
ettiği, yapılmaması için
herhangi bir nedenin
olmadığı projeler.”
Hakan Cem Topal
Sinpaş GYO Bilgi
Teknolojileri Müdürü
PeakUp Genel Müdürü Ahmet Toprakçı ise bu
süreci şöyle anlatıyor: “Microsoft Small Busi-
ness Server’ı hiçbir kesinti olmadan, felaketten
kurtarma (disaster recovery) süreci de dâhil
olmak üzere 6 sürüm yukarıya taşıyarak Win-
dows Server 2012’ye geçtik ve bu sırada dizin
sistemini de değiştirdik. Bu süreç canlı olarak
yürütüldü çünkü özellikle satış departmanı için
kritik önem taşıyan ERP/CRM sisteminin dur-
maması gerekiyordu. Ardından Microsoft Office
365 mimarisini hem fail-over cluster’lı kurduk,
hem de kullanıcıların şirket dışına çıktığında
da ayrı bir VPN bağlantısıyla erişim kurmasına
gerek kalmadan, aynı kullanıcı adı/şifre kom-
binasyonlarıyla sistemi kullanabilmelerini sağ-
ladık. Bir federasyon servisi kurarak Microsoft
mimarisi altında Single-Sign-On entegrasyonu
sunduk; böylece kullanıcılar herhangi bir cihaz-
dan tek kullanıcı ismi ve şifreyle sisteme giriş
yaptıklarında hem Office 365’i hem de şirketin
ERP ve CRM uygulamalarını kullanabiliyor du-
ruma geldi.”
Sinpaş GYO’da yürütülen proje, buluttan verilen
bir hizmetin ötesinde, şirketin Active Directory
sistemiyle entegre, kullanıcıların bulundukları
her yerden rahatça erişebildiği, Microsoft Of-
fice uygulamaları, Microsoft Exchange, Micro-
soft Lync telekonferans sistemi ve Microsoft
SharePoint doküman yönetim sistemiyle Office
365’in Kurumsal E3 paketinin kullanıldığı, kap-
samlı ve büyük bir proje oldu. Toprakçı, “Dola-
yısıyla bu projenin, bir Office 365 projesinde
gelinebilecek son noktayı temsil ettiğine inanı-
yoruz,” diyor.
PeakUp şirketi Sinpaş GYO’ya aylık bakım hiz-
metleri vermeye devam ederken, şirket yet-
kilileri bugüne dek herhangi bir sorunla kar-
şılaşmadıklarını, gelecekte ERP ve CRM gibi
sistemlerini de bulut mimarisine geçirmeyi iste-
diklerini belirtiyorlar.
YÜKSEK MALİYET AVANTAJLARI
Microsoft Office 365, Sinpaş GYO’nun bulut
mimarisinden beklediği maliyet tasarrufunu
gerek lisans ücretleri, gerek donanım yatırımı
gereksinimleri, gerekse de personel maliyetleri
bazında fazlasıyla karşıladı. Hakan Cem Topal
şöyle diyor: “Toplam sahip olma maliyeti olarak,
kurum veri merkezinde tüm bu teknoloji altyapı-
sını kurmak yerine, bir bulut hizmeti olarak Offi-
ce 365’i aldığımızda maliyetlerin dörtte bir ora-
nında gerçekleştiğini gördük. Diğer bir deyişle
toplam sahip olma maliyetini %300 oranında
azalttık. Ayrıca ödemeleri aylık hizmet bedeli
olarak yaptığımızdan, toplu bir maliyet ortaya
çıkmıyor oldu. Yapmış olduğumuz harcamalar
sermaye harcaması (Capex) yerine operasyonel
harcama (Opex) şekline dönüştü.”
Office 365 şirketlere “kullandığın kadar öde”
yaklaşımını sunarken, Sinpaş GYO da personel
sayısındaki değişikliklere göre ihtiyaç duyduğu
kadar lisans satın alabiliyor. Hakan Cem Topal,
“Böylece hem lisans takibi ile uğraşmıyoruz,
hem de eksik/fazla lisans bulundurmuyoruz,”
diyor.
Bulut mimarisinin bir diğer maliyet avantajı ise
sistemlerin yönetimi konusunda ortaya çıkıyor.
Sinpaş GYO bu sistemi şirket bünyesinde kur-
muş olsaydı, yönetimi için işe yeni personel
alması, ayrıca sistemlerin 7x24 hizmet vere-
bilmesi için ilave personel görevlendirmesi
gerekecekti. Aynı şekilde ana sistem herhangi
bir nedenle devre dışı kaldığı anda yedeğinin
devreye girmesi için ikinci bir donanım yatırımı
gerekecekti. Bunun yanı sıra, farklı bir yere bir
felaketten kurtarma merkezi kurarak verilerini
yedeklemesi ve bu merkezi yönetecek personel
bulundurması gerekecekti. Hakan Cem Topal,
“İstanbul, Ankara ve Bursa’da 10 farklı lokasyo-
na dağılmış 200 çalışana sahip bir şirket olan
“Sinpaş GYO’nun BT departmanı 10 kişilik bir
ekipten oluşurken, bu sistemin şirket bünyesin-
de kurulmasını içeren bir senaryoda ekibe ka-
tılacak bir çok kişiye ihtiyaç doğuracaktı,” diyor.
“Üstelik donanım ve yazılıma yaptığınız yatırımı
3-4 sene sonra yenilememiz gerekecekti.”
YÖNETİMİ KOLAY, GÜVENLİ SİSTEM
Uygulama ve sistemlerin yeni sürümlerine geçiş
her şirket için belirli bir risk barındırıyor: Çalışan
sistemi devreden çıkarıp verilerinizi ve ayarla-
rınızı koruyarak yenisini devreye sokmak, yeni
sistemin gerektirdiği donanım ihtiyaçlarını kar-
şılamak durumundasınız. “Bulut mimarisinde
ise tüm bu risklerden kurtuluyorsunuz, “diyor
Hakan Cem Topal. “Yedek almakla, felaketten
kurtarma merkezi kurmakla uğraşmıyorsunuz;
verinizin yedeği zaten Microsoft’un dünyanın
farklı yerlerindeki merkezlerinde tutuluyor.
Personel yükü ve kişiye bağlılık azalıyor. Bunu
Bulut Mimarisi Çözümü

4. elektrik hizmetine benzetebilirsiniz: Her şirket
isterse güneş panelleri kurarak kendi ihtiyacı
olduğu elektriği üretebilir. Ancak çoğu şirket
bunun yatırım, işletme ve yönetim maliyetlerine
katlanmak yerine elektriği bir hizmet olarak al-
mayı tercih eder. Bulut mimarisi maliyet avan-
tajının ötesinde gece rahat uyumamızı sağlıyor.
“Yedeklerinizin düzgün alınıp alınmadığını veya
aldığınız yedeklere dönüş yapıp yapamayacağı-
nızı düşünmek zorunda kalmıyorsunuz.”
Hakan Cem Topal, BT departmanı olarak son
kullanıcı sistemlerini yönetmenin görevlerinin
bir parçası olduğunu ancak bu görevleri ne
kadar azaltırlarsa iş süreçlerini geliştirecek çö-
zümler üretmeye o kadar çok zaman ayırabile-
ceklerini vurguluyor: “Microsoft, Office 365 ile
son kullanıcıya yönelik iş yüklerimizin önemli bir
kısmını üzerimizden aldığı için, biz örneğin ERP
tarafında muhasebenin detay mizan çekmesi-
ne; çağrı merkezinin pazarlama kampanyalarıy-
la entegre çalışmasına; finans departmanının
nakit akışını dengelemesine; üretim departma-
nının iş süreçlerine destek olacak çözümler ge-
liştirmeye daha çok odaklanabiliyoruz.”
Sinpaş GYO, verilerin şirket dışında tutulmasının
Microsoft ile bir güvenlik riski oluşturmadığının
da bilincinde. “Güvenlik risklerinin büyük ço-
ğunluğu iç tehditlerden, şirket içindeki güvenlik
açıklarından kaynaklanıyor,” diyor Topal. “Bu-
gün nasıl kıymetli eşyalarımızı evimizde tutmak
yerine bankada tutmayı yeğliyorsak, burada da
aynı mantık geçerli. Microsoft farklı ülkelerdeki
veri merkezleri ile verilerimizi yedekli ve fela-
ketten kurtarma önlemleri alınmış bir şekilde
tutuyor. Güvenlik işlemleri için ekstra bir ürün
kullanmamıza da gerek kalmadı. Microsoft’un
sağladığı 99.9% çalışabilirlik garantisi ve bunu
finansal olarak desteklemesi sayesinde hizmet
kalitesinde önemli ölçüde bir artış elde etmiş
olduk.”
YÜKSEK ÇALIŞAN VERİMLİLİĞİ
Sinpaş GYO’da özellikle satış temsilcileri mobil
olarak çalıştığı için e-postalarına, dokümanla-
rına ve verilerine her yerden, her cihazdan –
bilgisayar, cep telefonu, tablet – erişebilmeleri
gerekiyor. Hakan Cem Topal şöyle diyor: “İstan-
bul’daki bir satış temsilcisi Ankara’ya gittiğinde
uygulamalarına bağlanıp işlerine kesintisiz de-
vam edebiliyor. Bir satış ofisinden tüm kentler-
deki projelerin satışını gerçekleştirebiliyoruz.
Diğer inşaat şirketlerinden farklı olarak banka
kredisi haricinde senetle de satış yapıyoruz.
Müşterilerimiz kendi belirledikleri ödeme planı
ve senet sistemi üzerinden ödemelerini yapabi-
liyorlar. Office 365 örneğinde görüldüğü gibi bu-
lut mimarisi bu esnekliği ve mobiliteyi otomatik
olarak sağlıyor.”
Sinpaş GYO’nun kullanıcıları proje hayata geçi-
rildiğinden beri Office 365’i sorunsuz kullana-
rak e-posta ve dosyalarına her yerden erişebili-
yorlar, iş süreçlerine dâhil olabiliyorlar.
Hakan Cem Topal son olarak şunları söylü-
yor: “Bir şirketin en büyük hedeflerinden biri
kârlılığını artırmak. Kârlılığı artırmanın da iki
yolu var: Satışları artırmak veya maliyetleri
düşürmek. Bulut mimarisi üzerine kurduğu-
muz Office 365 sistemi satışlara destek olu-
yor mu? Evet, satış temsilcilerimiz bu sistemle
hangi lokasyonda olursa olsun iş süreçlerini
yürütebiliyorlar. Maliyetlerimizi düşürüyor
mu? Evet, çok ciddi bir şekilde düşürdü. Dola-
yısıyla bu tür bulut projeleri üst yönetimin za-
ten talep ettiği, yapılmaması için herhangi bir
nedenin olmadığı projeler. Tabii tüm sistemin
iplerinin elinde olmasını tercih ediyorsanız
eski sisteminizi kullanmaya devam edebilirsi-
niz. Ancak bu da uzun sürmeyebilir: “Bir gün
sisteminizde sorunlar olabilir, e-postalarınıza,
önemli yazışmalarınıza ulaşılamayabilir, do-
layısıyla iş süreçleriniz durduğunda iş işten
geçmiş olabilir. “
Bulut Mimarisi Çözümü
PEAKUP HAKKINDA
PeakUp; 8096 sayılı Ticaret Sicil Gazetesi içerisinde yayımlanan kuruluş ana
sözleşmesi metnine göre Bulut Bilişim odaklı olarak kurulmuş ilk Türk firması
unvanını taşımaktadır. Bilişim sektörü içerisinde “Cloud-Born” olarak anılan bu
unvan; PeakUp tarafından bulut bilişim alanındaki yetkinlik göstergesi olarak
değerlendirilmektedir. PeakUp gerçekleştirdiği kurumsal ölçekli Office 365
projeleri ile Microsoft’un en değerli Bulut İş Ortakları arasında yer almaktadır.
Tümü bulut mimarisi üzerinde uzmanlaşmış, bu alanda Microsoft sertifikaları
olan deneyimli bir danışman ekibi ile hizmet veren PeakUp, bulut bilişim tabanlı
e-posta, telekonferans, doküman yönetimi ve düzenleme sistemlerini, Office
365 ile güvenilir, etkin ve kaliteli bir biçimde sunmaktadır.