Lees hier het volledige RAAT Magazine! Deze RAAT is een voorbeeld van hoe Finext i.s.m. Swap Support, Technision en Sonum International wij onze krachten bundelen. Hierin lees je echte verhalen uit de praktijk, de visie van onze experts en een blik op de nieuwste ontwikkelingen.

1. RAAT
PERFORMANCE MANAGEMENT MAGAZINE
06 DE LAATSTE METERS TOT DE FINISH
22 FINANCE & IT TREKKEN SAMEN OP BIJ WAVIN
32 CMI ‘LIVE’ IN SLECHTS 2 MAANDEN TIJD
36 DE OPTELSOM VAN PERFORMANCE TUNING
44 SCENARIO’S OP DE KASSABON
> finance
is
mensenwerk

2. Oracle
feliciteert
Finext
Met het winnen van de
Oracle Specialized
Partner of the Year
Award 2013 Accelerate.

3. 03 / VOORWOORD
FINANCE IS
MENSENWERK
Laatst werd ik gebeld door de BSO. Of ik mijn zoontje
wilde komen ophalen. Hij had namelijk verhoging; 38,3.
Nu heeft mijn zoontje vrij makkelijk verhoging, terwijl hij
daar zelf nauwelijks last van heeft. Dit wetende vroeg ik
de leidster of hij ook daadwerkelijk ziek was. “Nee dat
niet, sterker nog, hij zit lekker te spelen. Hij voelde alleen
warm aan en dan temperaturen wij altijd, dat is het protocol.” Het protocol schrijft tevens voor dat bij meer dan 38
graden het kind ziek is. Uiteraard ben ik direct in mijn auto
gesprongen en mijn zoontje gaan halen.
Op weg naar huis, met een tierig kind op de achterbank, bedacht ik me dat die protocollen uiteraard noodzakelijk en vaak ook nuttig zijn. Toch is in veel gevallen de
werkelijkheid niet volledig te vangen in standaard processen, (reken-)regels of andere
ratio’s. In die situaties is de ervaring, het vakmanschap en het gezonde verstand van de
betrokken personen minstens net zo belangrijk en misschien wel doorslaggevend.
De leidster had de afweging kunnen maken om af te gaan op haar eigen waarneming
van een vrolijk spelend kind.
Voor het financiële werkveld gaat dit ook zeker op. Ik zie met enige regelmaat dat
controllers zich verschuilen achter gestandaardiseerde processen of juist beperkt
worden door gebrekkige middelen, vaak spreadsheets. Daardoor komen ze niet voldoende toe aan het leveren van toegevoegde waarde. Naast strak geregisseerde
processen en geoptimaliseerde systemen gaat het juist om echt contact tussen mensen
binnen organisaties. Met gezond verstand zelf de juiste afwegingen maken en je niet
gevangen laten houden in lage toegevoegde waardeactiviteiten.
Goede ICT- hulpmiddelen en gedegen processen zijn natuurlijk onontbeerlijk, maar
finance is en blijft mensenwerk.
Veel leesplezier!
Martijn Meuling
> NAAST ZIJN WERK
BIJ FINEXT IS MARTIJN
MEULING VOORAL OOK
VADER VAN MEES EN
MAARTJE EN ECHTGENOOT
VAN PATTY.

4. Loop vooraan en
wijs de weg
Samenwerken met de snelheid die
de markt van je vraagt
Ontdek waarom Anaplan baanbrekend is in de
wereld van business modeling en planning.
Anaplan versterkt bedrijven met plannen, samenwerken,
uitvoeren en anticiperen - in “real time”.
“Voorheen duurde ons forecast proces een maand, en gedurende die periode
konden we niets anders doen. Onze eerste forecast met Anaplan was binnen
twee weken klaar, zonder de gebruikelijke overuren of weekenden doorwerken.”
Irina Anoshkina
Eastern Europe Planning Manager, Kimberly-Clark
www.anaplan.com

5. INHOUD
08 /
Kanteling naar prestatiebekostiging bij Erasmus MC
14 /
De 5 vragen aan Michiel Wassink
22 /
Finance & IT trekken samen op bij
Wavin
32 /
CMI ‘live’ in slechts 2 maanden
tijd
in dit nummer:
06
08
12
14
18
20
22
De laatste meters tot de finish
Kanteling naar prestatiebekostiging bij Erasmus MC
Performance Management in spijkerbroek
De 5 vragen aan Michiel Wassink
De werkplek van Gijsbert Burggraaf
Volgorde Projecten: sprint of duursport?
Finance & IT trekken samen op bij Wavin
27
32
36
38
40
44
Trends in Performance Management
CMI ‘live’ in slechts 2 maanden tijd
De optelsom van performance tuning
Hoe creëer je een dashboards met impact?
Planning via de cloud bij Kimberly-Clark Eastern Europe
Scenario’s op de kassabon

6. 06 / VISIE
DE LAATSTE METERS
> WESLEY SCHULTE IMPLEMENTEERT REPORTING EN DISCLOSURE
MANAGEMENT OPLOSSINGEN BIJ UITEENLOPENDE ORGANISATIES.
DE MEEST RECENTE ‘FINISH’ VAN WESLEY WAS NA HET LOPEN VAN
DE 10 ENGELSE MIJLEN TIJDENS DE DAM TOT DAM LOOP.

7. 07 / VISIE
TOT DE
FINISH
TEKST: WESLEY
Na bijna mijn hele leven gehockeyd te
hebben, trok ik anderhalf jaar geleden voor
het eerst hardloopschoenen aan.
Wat begon als een ‘moetje’, groeide al
snel uit tot mijn nieuwe passie. Hardlopen
is een mooie parallel naar mijn vak: de
gemiddelde reporting kalender ziet er niet
anders uit dan een hardloopwedstrijd. De
finish is helder, maar de weg ernaartoe is
er één van pieken en dalen.
Binnen de reporting kalender is de finish het uitbrengen
van het (half )jaarverslag. In de praktijk zie ik financials
worstelen met de laatste stap in dit proces. Er is aan veel
voorwaarden voldaan: een goed consolidatie- en
rapportage-apparaat, de juiste mensen op de juiste plek.
Toch is er vaak een ingewikkeld en onoverzichtelijk proces
nodig om van de ruwe cijfers naar de geslepen publicatie
te komen. Om in hardlooptermen te blijven: het is tijd
voor de last mile in finance.
Verantwoording afleggen
Het publiceren van de cijfers heeft een tweeledig karakter.
Enerzijds is er de publicatieverplichting, anderzijds is het
een belangrijk communicatiekanaal richting stakeholders. De twee hoofdfuncties van het jaarverslag kunnen
ook samengevat worden als ‘verantwoording afleggen’.
Dit geldt zowel voor het publiceren van de cijfers aan
de Kamer van Koophandel en toezichthoudende instanties, als voor het communiceren van diezelfde cijfers aan
medewerkers, financiers, aandeelhouders en – niet te
vergeten – de klant.
SCHULTE
De publicatieverplichting lijkt weliswaar een meer verplicht karakter te hebben dan het communicatie-aspect,
maar een goede relatie met je stakeholders is van levensbelang. Buiten het feit dat stakeholders willen weten hoe
er gepresteerd is in het verleden, wil men ook een beeld
hebben bij de visie op de toekomst.
Integrated Reporting
Een aantal grote organisaties doet dit al, Integrated
Reporting is een trend. Niet puur de financiële prestaties
communiceren, maar de samenhang met de sociale en
economische omgeving verwoorden. Met het vizier op de
toekomst. De losse jaarrekening wordt nog gepubliceerd,
maar de nadruk wordt gelegd op het Integrated Report:
de context van de cijfers. Welke vooruitzichten zijn er?
Hoe gaan we om met veranderende economische omstandigheden? Essentiële vragen die niet alleen door senior
management gesteld worden, maar juist ook door andere
stakeholders. Niet in de laatste plaats de klant.
Rapporteren en publiceren
Het (half )jaarverslag is het moment om met je stakeholders te delen hoe het gaat met je onderneming en waar
je naar toe wilt. Om ervoor te zorgen dat je op het eindpunt kwaliteit levert en de financial niet overbelast raakt,
zijn er Disclosure Management systemen op de markt die
helpen bij de laatste meters. Want je mag best even buiten
adem zijn na het passeren van de finish, maar een goede
conditie heb je pas als je even daarna weer verder kunt.
Verder praten met Wesley over Integrated
Reporting of Disclosure Management? Dat kan
via wesley.schulte@finext.nl of 070-300 3000.

8. 08 / INTERVIEW
> JOEP VAN HALDER IS SECTORMANAGER
PLANNING & CONTROL BIJ ERASMUS MEDISCH
CENTRUM EN LEEST GRAAG. ZIJN FAVORIETE
BOEK IS ‘DE OMWEG NAAR COMPOSTELLO’ VAN
CEES NOOTEBOOM.

9. 09 / INTERVIEW
Kanteling
naar prestatie
bekostiging
bij
Erasmus
RUIJS
LLE G
DANIE
KST:
TE
MC
Om prestatiebekostiging goed vorm te
kunnen geven, heeft het Erasmus Medisch
Centrum behoefte aan een nieuwe manier
om de begroting op te stellen.
De implementatie van Hyperion Planning
maakt de gevolgen van keuzes inzichtelijk.
Bovendien ondersteunt de nieuwe planningsapplicatie het ziekenhuis bij de toekomstige
kanteling, het meten van gezondheidswinst.

10. 10 / INTERVIEW
De essentie van prestatiebekostiging
is dat je werkelijk keuzes maakt in je
productie, en in de benodigde mensen
en middelen.
“Sinds 2012 kennen we prestatiebekostiging in de zorg, waarbij
we afspraken maken met de zorgverzekeraar over DBC’s, aantallen en tarieven. Deze omschakeling is voor ons aanleiding om
naar processen en systemen te kijken,” vertelt Joep van Halder,
Sectormanager Planning & Control. “Eén van de meest in het
oog springende veranderingen is dat we de hele offerteronde naar de zorgverzekeraars professioneler willen insteken.
Hiervoor hebben we behoefte aan inzicht in het volume van
de producten, de aard van de kostprijs en hoe de kostprijs tot
stand komt.”
We werken nu met één
standaard, met meer kwaliteit
op de details en meer controle.
De gevolgen van keuzes inzichtelijk maken
De eerste fase van het project om Hyperion Planning te
implementeren is net afgerond. “Het nieuwe planningsproces
is geënt op de missie en de strategie die je in de praktijk wilt
brengen,” zegt Egon Rijsewijk, als lead consultant vanuit Finext
nauw betrokken bij het project. “De eerste stap is de missie en
strategie vertalen naar financiële getallen. Vervolgens kun je
daarop de kostprijzen berekenen, met nieuwe volumes en de
bijbehorende nieuwe kosten zoals de personeelskosten.”
“De essentie van prestatiebekostiging is dat je werkelijk
keuzes maakt in je productie, en in de benodigde mensen en
middelen,” stelt Joep. ”De inzet van Hyperion Planning ondersteunt het scenario denken en de keuzes in de bedrijfsvoering,
zoals de afweging over nieuwbouw. Wijzigingen in strategie, andere speerpunten of gewijzigde producten kunnen in
Hyperion meteen doorgerekend worden naar de gevolgen voor

11. 11 / INTERVIEW
onze middelen en onze mensen. Dat kan apparatuur zijn als CT
scans, MRI’s en operatiekamers, maar ook de handen aan het
bed.” Egon: “Je kunt zo de verschillende scenario’s snel vertalen naar de financiële effecten.”
Draagvlak binnen het ‘huis’
Om draagvlak binnen het hele ziekenhuis te creëren, werden
vanaf het begin de gebruikers betrokken. “We hebben het project heel pragmatisch aangepakt. Vanaf de tekentafel hebben
we met een kleine groep goed nagedacht over wat we willen.
In deze requirementsessies was het hele ‘huis’ vertegenwoordigd,” vertelt Richard Laterveer, Process Controller
Finance bij het Erasmus MC. “Het project kenmerkte zich door
lean en mean oplossen. Geen toeters en bellen maar eerst de
basis goed, waardoor het begrotingsproces vereenvoudigd
wordt.”
groting op basis van Excel bestanden. Nu staan de actuals al
ter beschikking in het systeem als de thema’s beginnen met
de begroting. We hebben veel gewonnen aan uniformiteit en
transparantie.”
“We werken nu met één standaard, met meer kwaliteit op de
details en meer controle. De consolidatie van de begrotingen
is makkelijker, wat een tijdsbesparing oplevert,” vertelt Ilona Al
Hadithy, Financial Consultant bij het Erasmus MC. “In mijn rol
van functioneel beheerder betekent dit een verrijking. Ik heb nu
meer tijd om met de thema’s over inhoudelijke zaken te spreken.
Dat maakt mijn werk interessanter. Ik kan nu het hele spectrum
vanuit verschillende punten bekijken.”
Kanteling naar ‘meting gezondheidswinst’
De personeelskosten vormen 66% van de begroting voor het
ziekenhuis. “Voor 12.000 man zitten nu de gegevens op medewerkersniveau in het systeem,” zegt Richard. “Voorheen zagen
we de loonkosten als één totaalbedrag. Stel het pensioenfonds
verhoogt de premie. We kunnen nu 1 tabel aanpassen waarna
alles wordt doorberekend.” Bovendien worden de individuele
loonkosten nu geboekt waar ze echt horen. “Het komt regelmatig voor dat medewerkers voor een langere tijd worden uitgeleend aan andere afdelingen, bijvoorbeeld gedurende een
paar jaar bij onderzoek. Nu kunnen deze kosten eenvoudig
worden doorbelast naar de juiste afdeling,“ vertelt Egon.
Het project ondersteunt de huidige ontwikkelingen in de zorg,
zoals het budgetkader van maximaal 1,5% groei. “In fase 2
gaan we de projectadministratie begroten, zowel onze eigen
onderzoeken als onderzoeken voor derden. In fase 3 volgt dan
de hele zorgproductie inclusief onderwijs, volume, kostprijzen
en tariefstellingen. Daarna volgen het meerjarenperspectief, de
investeringen en de liquiditeit,” vertelt Joep. “We krijgen zo een
hele effectieve planningscyclus, met meer inzicht en een betere
kwaliteit van de financiële huishouding. Door in de begroting al
de knelpunten te signalen, verbeteren de processen. Bovendien
kun je het bedrijf beter sturen.”
Snel, uniform en transparant
“Dit past in ‘Koers 18’, onze strategische visie. Het ultieme doel
is dat wij onze begroting gaan baseren op de bijdrage die onze
zorg levert aan de gezondheidswinst van patiënten. We willen
niet meer denken vanuit producten, maar met de zorgverzekeraar afspraken maken over het effect dat wij hebben op de
gezondheidsbeleving van de patiënten. Wat is de best mogelijke
uitkomst bij de aandoening? We moeten daarvoor op zoek naar
de driver en weten hoeveel we kunnen investeren in die driver.
Daarvoor moeten we weten wat iets gaat kosten, Hyperion
Planning heeft daarin een centrale rol.”
Het Erasmus MC werkt met ‘thema’s’, waarin zorg, onderwijs
en onderzoek samenkomen. “De thema’s zijn de creatieve
kern van het ziekenhuis. De kerntaken van de afdelingen in
zorg, onderwijs en onderzoek zijn nu ook zo in Hyperion vervat.
Koersbepaling, missie, visie, jaarplannen en activiteitenplannen
vormen de input voor de afdeling op basis waarvan ze komen
met de begroting.”
“Doordat de afdeling nu zo centraal in het systeem staat, kunnen mensen de kwaliteit van hun begroting verbeteren,” vertelt
Joep. “Het nieuwe systeem versnelt de begroting aanzienlijk.
De prefinale is beduidend sneller opgeleverd dan normaal.
De deadline werd gehaald en de kwaliteit van de begrotingen
was beter,” vertelt Joep. “Voorheen maakten we de be-
Verder praten over het optimaliseren van het
begrotingsproces in jouw organisatie? Neem contact
op met Egon Rijsewijk via egon.rijsewijk@finext.nl of
070-300 3000.
Meer lezen? Op www.budgetteren-en-forecasten.nl vind
je onze visie en verhalen uit de praktijk.

12. 12 / VISIE
PERFORMANCE
> MARTIJN MEULING BEGELEIDT KLANTEN BIJ DE KEUZE VOOR
NIEUWE PERFORMANCE MANAGEMENT OPLOSSINGEN. ZIJN FAVORIETE
SPIJKERBROEK IS ZIJN BIJNA VERSLETEN G-STAR 3301 STRAIGHT FIT.

13. 13 / VISIE
MANAGEMENT
IN
TIJN
: MAR
LING
MEU
SPIJKERBROEK
T
TEKS
Bijna iedereen heeft er één: een favoriete spijkerbroek. Het liefst zo één die wat gerafeld is langs de randen en inmiddels dun en vaal begint te worden op de bovenbenen.
Bijna niets zit zo lekker als die ene jeans. Als het kon zou je hem elke dag willen dragen.
(Wij Nederlanders zijn trouwens één van de meest jeansdragende volkeren ter wereld.)
Maar dan breekt de dag aan dat de favoriete jeans, de blauwe vriend met wie je zoveel
hebt meegemaakt, gedegradeerd moet worden tot ‘klusbroek’. De slijtage heeft het
finale stadium bereikt, de knieën zijn door en na de zoveelste “schat deze broek kan
écht niet meer hoor”, besluit je dat het moment daar is. Je moet op zoek naar een
nieuwe spijkerbroek.
De zoektocht
De ervaring leert dat het vinden van die nieuwe jeans
iedere keer weer tegenvalt. Het model en de wassing van
de zojuist gedegradeerde broek zijn natuurlijk nergens
meer te verkrijgen. Nieuwe stiksels, kleuren en modellen
volgen elkaar in rap tempo op, terwijl je toch het idee had
dat er met de oude niet zoveel mis was. Na ettelijke
paspogingen en op advies van die kauwgom kauwende
verkoper, wiens broek 6 maten te groot lijkt en bij wie
zijn kruis tussen zijn knieën hangt, kies je dat ene model
en de kleur uit die het meest in de buurt komen. Vaak
is dit aankoopritueel de opmaat naar toch weer een fijne
spijkerbroek.
Slijtage
Performance Management systemen zijn in zekere zin te
vergelijken met spijkerbroeken. Vaak ben ik bij organisaties in gesprek over het implementeren van een nieuw
systeem. De huidige oplossing is zich in de loop der tijd
steeds meer gaan vormen naar de wensen van de gebruiker. Ze kunnen er mee lezen en schrijven. Het past
ze als die bijna versleten spijkerbroek. Maar de slijtage
begint zijn tol te eisen. De performance laat het steeds
vaker afweten of er ontstaan regelmatig onverklaarbare
foutmeldingen. In plaats van de partner thuis is er nu ook
vaak iemand die aangeeft dat het nu echt niet meer kan.
Je moet op zoek naar een nieuw systeem.
Beperk maatwerk
Kies voor een systeem dat in de basis het meest in de
buurt komt van jouw wensen. Beperk maatwerk zoveel
mogelijk in de eerste fase en besef dat de pasvorm niet
vanaf het begin optimaal is. Ook een performance
management oplossing heeft tijd nodig om zich te vormen
en uiteindelijk te gaan zitten als je favoriete spijkerbroek.
Verder praten met Martijn over de volgende stap
in jouw Performance Management oplossing?
Neem contact op via martijn.meuling@finext.nl of
070-300 3000.

14. 5
VRAGEN
AAN
MICHIEL
WASSINK
VAN
TENNET

15. 15 / INTERVIEW
> MICHIEL WASSINK IS MANAGER CONSOLIDATION BIJ TENNET EN JORIS VAN
DER HOEVEN IS CONSULTANT BIJ FINEXT
PERFORMANCE MANAGEMENT. ZIJ SLUITEN DE IMPLEMENTATIE VAN DE NIEUWE
PLANNINGSTOOL AF MET EEN WESTMALLE TRIPEL, HET FAVORIETE BIER VAN
MICHIEL.

16. 16 / INTERVIEW
5 VRAGEN AAN
MICHIEL WASSINK
VAN TENNET
EN
ER HOEV
RIS VAN D
TEKST: JO
Om haar planningsproces te verbeteren koos TenneT
voor Tagetik. Na de geslaagde implementatie drinken
Michiel Wassink van TenneT en Joris van der Hoeven
van Finext Performance Management een biertje in
Dudok Arnhem. Een mooi moment voor Joris om
Michiel een aantal vragen te stellen.
1
2
Nadat eerst de consolidatie in Tagetik was geïmplementeerd, hebben
jullie daarna het planningsproces geautomatiseerd. Wat was de aanleiding
om het planningsproces aan te pakken?
Vanaf het begin wilden we naast een consolidatie-oplossing ook een budgeting tool.
De reden daarvoor was dat beide processen volledig in Excel plaatsvonden. Met de groei
van TenneT werd dat steeds minder handig. Een bekend probleem is versiebeheer;
welke Excel is nu de laatste? We gingen dus op zoek naar een tool die enerzijds het proces zou gaan stroomlijnen en daarnaast voor een uniforme vastlegging en rapportage zou
zorgen. Bovendien wilden we zorgen voor consistente data in het gehele budget, door het
automatisch verwerken van dwingende verbanden tussen de P&L en de balance sheet.
In het project zijn eerst de hoofdlijnen uitgewerkt, waarna we de
deelplannen in detail zijn gaan invullen. Wat was het voordeel van deze
aanpak?
We wilden in korte tijd een budgeting proces in Tagetik neerzetten. Dan moet je keuzes
maken. Om die goed te kunnen maken, wilden we eerst een nauwkeurig beeld hebben
van de bouwstenen waar het budget uit bestaat en aan welke verbetering het meeste
behoefte is. Dit levert een roadmap op van waar we naar toe willen en kunnen we prioriteiten stellen. Vervolgens kun je met focus aan de opeenvolgende stappen werken.

17. 17 / INTERVIEW
3
4
5
>
Welke resultaten heeft het nieuwe budgetteringsproces jullie opgeleverd?
Kwalitatieve verbeteringen, veel minder fouten en een effectiever proces. De uniformiteit
in het proces en de data is een grote verbetering. We hebben nu een gestructureerde
vastlegging waarbij zichtbaar is wie welke wijzingen heeft doorgevoerd, alle entries liggen vast met datum en naam. Daarnaast hebben we een groot aantal interfaces op kunnen heffen. Bovendien hebben we nu een goede split in verantwoordelijkheden. Zo zit HR
nu goed in zijn rol door de kosten per FTE aan te leveren, terwijl de business units verantwoordelijk zijn voor het aantal benodigde medewerkers. En het is erg gebruiksvriendelijk; je kunt makkelijk elementen zelf aanpassen, maar ook de mogelijkheid tot integratie
met PowerPoint voor de rapportages is prettig.
Na een uitgebreide pakketselectie hebben jullie gekozen voor Tagetik
voor zowel het consolidatie- als het budgetteringsproces. Welke redenen
waren voor jullie doorslaggevend in de keuze voor Tagetik?
Alle bekende CPM tools kunnen in grote lijnen hetzelfde; ze voldeden aan onze selectiecriteria. We kozen voor Tagetik omdat het één geïntegreerde oplossing biedt in plaats
van allerlei losse modules. Bovendien is het door IT zeer eenvoudig te onderhouden en
zijn de kosten lager dan bij andere pakketten. Daardoor hebben we een lage Total Cost of
Ownership.
Tot slot ben ik benieuwd naar de toekomstplannen, wat zijn de
vervolgstappen?
We willen nog graag een cockpit bouwen waarin alle rapporten zijn opgenomen die
achtereenvolgens gebruikt moeten worden. Nu hebben we het personeelsplan, het
investeringsplan en het energie & vermogen -inkoopplan geautomatiseerd. Een verdere
wens is om de uren die medewerkers aan investeringsprojecten werken ook te automatiseren. Daarnaast willen we rapporten optimaliseren, zowel data-entry als output.
TenneT onderhoudt en beheert het landelijke hoogspanningsnet van
110 kilovolt en hoger. Er werken 2300 mensen in Nederland en Duitsland.
Nieuwsgierig naar meer details over het verbeterde planningsproces bij TenneT?
Op www.budgetteren-en-forecasten.nl vind je het uitgebreide artikel.
Verder praten met Joris over het efficiënter maken van het planningsproces?
Neem contact op via 070 - 300 3000 of joris.van.der.hoeven@finext.nl

18. Ik kan niet zonder mijn Blackberry. Het rode
lampje werkt bij mij als een rode lap op een
stier.
De belangrijkste beslissing die ik aan deze tafel heb genomen? Onlangs is besloten om 107 trekkers (vrachtwagens) en
130 bestelwagens aan te schaffen. Een belangrijk deel van
onze vloot wordt nu vernieuwd en dat geeft extra energie
aan alle mensen in de operatie.
DE WERKPLEK VAN...
GIJSBERT BURGGRAAF - CFO BIJ DHL EXPRESS
GEBOREN:
GEZIN:
OPLEIDING:
Waddinxveen, 24 april 1971
Getrouwd met Martine, vier kinderen: Maurice, Laure, Madelon en Leonel
Universiteit NIVRA/Nyenrode: doctoraal studie Information Management
en post doctoraal studie Accountancy.

19. Het is zo leuk om te werken bij DHL, dat ik af en
toe te lang doorga en te laat aanschuif bij het
gezin. Deze foto herinnert me eraan om alles op
zijn plaats te zetten en de juiste prioriteit te geven.
Meest opvallende voorwerp is de Jabra, de
kleine ronde speakertelefoon aan mijn laptop.
Voor het eerst geen aparte telefoon meer op
het bureau.

20. 20 / VISIE
OF
> ENNO VAN KAMPEN HEEFT RUIM 12 JAAR ERVARING MET PROJECT
MANAGEMENT EN PERFORMANCE MANAGEMENT ARCHITECTUUR.
ZIJN HAALBARE DOEL IS KOMEND JAAR DEELNEMEN AAN DE
NEDERLANDS KAMPIOENSCHAPPEN CROSS-TRIATHLON.

21. PROJECTEN:
21 / VISIE
SPRINT
DUURSPORT?
NNO
ST: E
N
AMPE
VAN K
TEK
Iedere training voor de cross-triathlon start
ik weer enthousiast. Net zoals elk project
vol optimisme wordt begonnen. Om er
voor te zorgen dat de eindstreep net zo
positief gehaald wordt, zie ik in de praktijk
5 factoren die het succes van het project
bepalen.
1. Projecten zijn geen sprints
Nee, een project is zeker geen sprint. Een project is
duursport. Je moet heel langdurig een hoge performance
kunnen leveren. Waar het bij sprinten draait om kort en
op vol vermogen, is het bij een duursport de kunst om
lang en hard te gaan. De sleutel zit in een realistische en
professionele planning, waardoor je de eindstreep op
souplesse kan halen en dus niet hoeft te sprinten.
2. A fool with a tool is still a fool
In de praktijk gaan er projecten fout die maximaal
worden gemonitord door verschillende tools en
rapportages. De fiets kan nog zo goed zijn, de berijder
zal zelf moeten trappen, remmen, sturen en inschatten
om snel en veilig over het parcours te gaan. Uiteraard
zijn methodes en rapportages nuttig tijdens een project.
Echter, een project managen doe je niet alleen maar met
tools. Het gaat veel meer om relaties leggen, team skills en
executievermogen.
3. Project management certificering maakt geen
verschil meer
Alle projectprofessionals hebben wel één of meerdere
certificeringen op zak. Project Management certificering is
zeker geen garantie voor succes, het is eerder een
randvoorwaarde of generieke kwalificatie. Het daadwerkelijk kunnen creëren van een veilige werksfeer, ondanks
de deadlines waar veel druk op staat, is de basis voor
succes.
4. Venijn van een project zit niet in de staart
De oorzaak van een probleem-project is te herleiden
naar het begin. Goede requirements, acceptatie criteria,
afspraken over taken en verantwoordelijkheden zijn het
fundament waar later het project op kan worden afgerond.
Als ik tijdens een triathlon te hard start met zwemmen,
kom ik mezelf uiteindelijk tijdens het laatste onderdeel,
het hardlopen, tegen.
5. Na decharge nog niet klaar
Nadat het project is afgerond is vaak de directe toegevoegde waarde van een project nog niet gerealiseerd.
Hetgeen opgeleverd is zal echt door de nieuwe (beheer-)
organisatie opgepakt moeten worden. Na de wedstrijd
ben je ook niet klaar. Eerst lichamelijk goed herstellen en
materiaal weer in topconditie brengen.
Onmogelijke opdracht?
De meesten onder ons presteren veel beter met realistische
doelen dan met onmogelijke opdrachten. Deze 5 factoren
zijn essentieel om van het project een haalbaar doel te
maken. Een marathon loop je ook niet zonder training.
Verder praten met Enno over effectief projectmanagement? Dat kan via
enno.van.kampen@finext.nl of 070-300 3000.

22. 22 / INTERVIEW
> ROB DEN BUTTER IS CONSOLIDATION & REPORTING MANAGER BIJ WAVIN EN
KOOKT GRAAG. ZIJN MEEST BIJZONDERE KOOKERVARING WAS IN DE KEUKEN
VAN LIBRIJE’S ATELIER.

23. 23 / INTERVIEW
Wavin gebruikte reeds een aantal jaren SAP BPC, maar was niet tevreden
over de performance. Zij koos ervoor om naast de tweedelijns helpdesk
eveneens de hosting en technisch beheer rondom haar management- en
consolidatiesysteem uit te besteden. Doordat de Europese marktleider van
kunststof leidingsystemen deze activiteiten rondom SAP BPC bij één partij
onder bracht, verbeterde de stabiliteit en de performance.
Finance & IT
trekken
samen op bij
Wavin
E GRUIJS
ANIELL
TEKST: D

24. 24 / INTERVIEW
Het tweedelijns functioneel beheer wordt al langer uitbesteed
aan Swap Support. Nu is daar ook het technische beheer en
de hosting aan toegevoegd. “SAP BPC 7.0 was aan vervanging
toe, een upgrade naar SAP BPC 7.5 zou de performance moeten
verbeteren. Dit bleek echter niet uit de testen bij de vorige
hosting partij, dat gaf ons te weinig vertrouwen in hen,” vertelt
Joep van den Aker, ICT Manager bij Wavin. Gezien de noodzaak om te upgraden is het conversieproject dan ook breder
getrokken.
Wavin besloot om het totale beheer rondom SAP BPC, inclusief
de hosting, uit te besteden aan Swap Support. “We hebben
eerst een ‘proof of concept’ gedaan, om te laten zien dat de
performance daadwerkelijk zou verbeteren,” vertelt Kasper van
Dongen, projectleider vanuit Swap Support. ”SAP BPC is een
specifiek systeem, dat vraagt om een specifieke inrichting op
de server en een partij die daar ervaring mee heeft,” zegt
Wim Wind, technisch beheerder bij Wavin.
“De betrouwbaarheid van het systeem is voor ons cruciaal.
We willen borgen dat het systeem continu, goed en betrouwbaar functioneert,” zegt Rob den Butter, Consolidation &
Reporting Manager bij Wavin.
In de nieuwe situatie wordt gebruik gemaakt van een Remote
Desktop Server (RDS), waarbij rechtstreeks op de server
gewerkt wordt. “Met RDS ga je virtueel door het internet heen.
Via je eigen laptop ga je naar de server, waar je rechtstreeks op
werkt. Je haalt geen data meer over de lijn, waardoor er minder
vertragingen ontstaan. Met een ‘client’-versie werk je op je
laptop, waarbij er data van de server afgehaald wordt naar
je laptop en weer terug,” legt Kasper uit. “Als het netwerk in
bijvoorbeeld Turkije of Rusland slecht is ontstaat er vertraging
bij het heen en weer halen van data.”
SAP BPC is een specifiek
systeem, dat vraagt om een
specifieke inrichting op de
server en een partij die daar
ervaring mee heeft.
Remote Desktop Server versus client
”Zeker over grote afstanden met lijnen van mindere kwaliteit
blijkt werken met RDS een hele goede methode te zijn,” zegt
Joep. “We zijn nu minder afhankelijk van de lokale IT-netwerk
infrastructuur. Deze onafhankelijkheid geeft een betere kwaliteit voor de performance en de stabiliteit. Voorheen maakten wij
alleen gebruik van clients. Dat gaf een dusdanige druk op het
netwerk, vooral tijdens de maandafsluitingen, dat wij vaak met
performance problemen geconfronteerd werden.”

25. 25 / INTERVIEW
Per land is een afweging gemaakt voor een werkwijze via een
Remote Desktop Server of een client. “Clients zijn iets goedkoper, omdat je bij RDS voor elke gebruiker ook Office licenties
op de server nodig hebt,” legt Kasper uit. “Het is een bewuste
keuze; alleen daar waar nodig is gebruiken we RDS.
Dat betekent bijvoorbeeld dat Turkije wel RDS gebruikt, terwijl
heel Scandinavië - waar het netwerk heel goed is - via clients
werkt.”
Eén aanspreekpunt
Tijdens de upgrade naar de nieuwe versie van SAP BPC heeft
een specialist van Finext, een zusterorganisatie van Swap
Support, meteen een aantal wijzigingen geïmplementeerd.
“De migratie naar de nieuwe omgeving en de upgrade naar
SAP BPC 7.5 verliep vrij probleemloos,” zo vertelt Wim.
“De IP-tunnels vroegen om de meeste tijd en inspanning.
Je moet 2 externe partijen bij elkaar brengen, de poorten
moeten open staan en aan beide kanten wordt gebruik gemaakt
van verschillende hardware. We hebben geleerd dat je hele
goede specificaties moet hebben als je meerdere (externe)
partijen bij elkaar brengt. Het is één van de redenen dat we blij
zijn dat we nu één aanspreekpunt hebben. Dat maakt het een
stuk eenvoudiger, ook naar de gebruiker toe. “We hebben nu
een stabiele omgeving, met een servicedesk die snel kan
helpen en problemen kan oplossen,” zegt René Meier, Senior
Consolidation & Reporting Specialist bij Wavin.”
Het gezamenlijke belang van Finance & IT
In de praktijk hebben Finance en IT vaak verschillende perspectieven. Bij Wavin wordt hier bewust mee omgegaan. “In onze
ervaring werkt het goed als IT en de functionele groep uit de
business samen optrekken in het project. We werken met twee
projectverantwoordelijken; als die goed met elkaar afstemmen, kun je de twee perspectieven goed bij elkaar brengen,”
vertelt Joep. ”Eigenlijk hebben we hetzelfde belang; we willen
allemaal dat de gebruikers van het systeem elke maand de
consolidatie goed kunnen opleveren.” “Dedicated resources
met korte lijnen, zowel vanuit de business als IT, is één van de
sleutels van het succes geweest,” zegt Rob.
In onze ervaring werkt het
goed als IT en de functionele
groep uit de business samen
optrekken in het project.
Dedicated resources met
korte lijnen, zowel vanuit
de business als IT, is één van
de sleutels van het succes
geweest.
De vier betrokkenen vanuit Wavin zijn positief over de rol van
Swap Support. “Er was een projectplan van zes maanden, na
twee maanden hadden we één maand voorsprong, die we
echter moesten inleveren door de situatie rondom de netwerktunnels,” zegt Rob. “De flexibiliteit waarmee Swap Support
zich opstelde heeft er echt voor gezorgd dat we binnen tijd en
binnen budget konden opleveren.” “Dat is ook te danken aan
de flexibiliteit van de partijen waarmee wij samenwerken, zoals
onze netwerkpartner Referit,” zegt Kasper.
”Er is een groot verschil tussen een kleinere partner zoals
Swap Support of een grote partner,” zegt Rob. “Een grote
partner is heel gestandaardiseerd, met een bepaalde manier
van communiceren. Een kleinere partij als Swap Support kan
veel flexibeler zijn. Dat is een groot voordeel. Je weet wie je
moet hebben. “Voor iets meer kosten hebben we nu een veel
beter systeem,” concludeert Rob.
Meer weten over hosting, beheer en onderhoud van
performance management applicaties? Neem contact
op met Kasper via kasper.van.dongen@swapsupport.nl
of 070-300 3035.
Verder lezen? Op www.swapsupport.nl/cases vind je
meer verhalen uit de praktijk.

26. hoe helder is
jouw cloud?
Een optimaal IT-landschap, eenvoudig toegankelijk voor
gebruikers. Anytime, anyplace, anywhere. Referit realiseert dit
met cloud oplossingen gebaseerd op onze jarenlange ervaring
met complexe hosting.
In onze aanpak integreren we public cloud services als
Microsoft Office 365, Microsoft Azure en Amazon Webservices
met private cloud diensten en gespecialiseerde applicaties.
Met één lokaal aanspreekpunt voor zowel de private als de
public cloud. Zo ontstaat een hogere flexibiliteit met een betere
performance tegen lagere kosten.
Meer weten?
Neem contact op met Jan Paul Verstraate:
078-619 0434 of cloudenabler@referit.nl.
www.referit.nl
Hogere kwaliteit
tegen lagere
kostenPersoonlijk aanspreekpunt in Nederland
Integratie van private en public cloud
Snel resultaat zonder
ingewikkelde procedures
Meer tijd voor core business

27. 27 / TREND
Trends
in Performance
Management
Performance Management is
volop in beweging. Wat zijn de
huidige ontwikkelingen?
En hoe kun je deze voor jouw
organisatie inzetten?
Olaf Looije, Benno van Ingen en
Stephan de Wit gaan dieper in op
drie trends.

28. 28 / TREND
01
TEKST: OLA
F LOOIJE
Uitbesteden: meer
dan alleen een
kostenvraagstuk
Een aantal jaar terug was de keuze tussen zelf doen of het uitbesteden van beheer en onderhoud vooral een kostenvraagstuk. Nu zien we echter steeds vaker dat er meerdere factoren
een rol spelen bij de afweging rondom het uitbesteden.
1. Zekerheid
Het continue borgen van de juistheid van de cijfers,
de kwaliteit van het planningsproces en de tijdigheid
van de jaarrekening is een zwaarwegende factor voor
veel organisaties. Hierin moeten zowel de veranderingen binnen de organisatie, als veranderingen in
wet- en regelgevingen en riskmodellen worden meegenomen.
2. Verandering ondersteunen
De waarde van de performance management
applicaties is afhankelijk van de mogelijkheid om
veranderingen snel en goed te adopteren, zowel bij
interne als externe ontwikkelingen. De organisatie
beschikt zo snel over de benodigde informatie, terwijl
zij zich kan focussen op de nieuwe ontwikkeling.
Het gaat niet alleen om de
kosten van het personeel
of de hardware.
Kosten-baten analyse
De rode draad van deze factoren ligt meer bij kwaliteitsvraagstukken dan kostenbesparingen. ‘Zachte’
factoren als financiële kennis van het proces, gedegen kennis van de applicatie en technische expertise zijn essentieel voor het goed beheren van
performance management applicaties. Deze belangrijke en schaarse kwaliteitsfactoren worden in een
kosten-baten analyse vaak vergeten. Uitbesteden is
zeker meer dan alleen een kostenvraagstuk.
3. Verborgen kosten
Bij het onderwerp ‘kosten’ rondom de uitbesteding
van performance management applicaties komt
overigens nogal wat kijken. Het gaat niet alleen om
de kosten van het personeel en de hardware.
‘Verborgen kosten’ zijn vaak te ontdekken in het werven en opleiden van personeel, het borgen van een
continue aanwezigheid en het op de hoogte blijven
van de laatste ontwikkelingen op zowel technologisch
als financieel gebied.
Verder praten over hosting, beheer en
onderhoud van performance management
applicaties? Neem contact op via
olaf.looije@swapsupport.nl of 070 – 300 30 35.

29. 29 / TREND
02
GEN
NNO VAN IN
TEKST: BE
Recession Reporting
Heerlijk, zo’n crisis. Het enige nadeel eraan is dat de mensen
er zo over lopen te klagen. Maar het geeft een goede boost
aan innovatie en het dwingt iedereen om nog eens goed na te
denken over wat je klanten nu écht nodig hebben.
Dit is duidelijk zichtbaar in de thema’s waar we de
laatste tijd druk mee zijn. We zien de vraag naar
consolidatie-oplossingen langzaam afnemen. Veel
organisaties hebben die basis de afgelopen jaren
goed op orde gebracht door moderne systemen te
implementeren. Nu ligt de focus heel duidelijk op
voorspelbaarheid van resultaten, verbeteren van
cashflows en kostenreductie. Eén van de hot items
van dit moment is Disclosure Management. Niet persé
om sneller de boeken te sluiten (wat natuurlijk een
prettige bijwerking is), maar vooral om op onnodige
werkzaamheden en zelfs direct cash-out te besparen.
Denk aan externe inhuur, accountantskosten en vormgevers.
We zien dat er absoluut
ruimte is voor investeringen, maar dan wel onder
strikte voorwaarden:
heldere oplossingen voor
echte problemen.
Ook business planning zit duidelijk in de lift.
Na jarenlang ondergesneeuwd te zijn in het geweld
van grote broers verslaggeving en business
intelligence, lijkt het erop dat de meerwaarde van
goed vooruit kunnen kijken eindelijk echt op waarde
geschat wordt.
We zien dat er absoluut ruimte is voor investeringen,
maar dan wel onder strikte voorwaarden: heldere
oplossingen voor echte problemen. Snel zichtbare
resultaten, met een duidelijke business case en een
overzichtelijke terugverdientijd.
Ons antwoord op deze trends: niet bij ieder project
van scratch af aan beginnen, maar ‘instant value’.
Werken vanuit een bestaand en bij de start al volledig werkend vertrekpunt. Wij noemen het FIT:
Fast Implementation Templates. Hiermee maak je
optimaal gebruik van onze jarenlange ervaring en
zijn we in staat zeer snel te implementeren. Ze zijn
inmiddels beschikbaar voor een flink aantal toepassingen: consolidatie, tax reporting, sustainabilityreporting en diverse business planning varianten.
Dus laat die triple dip maar komen! Wie weet waar
het nog meer toe leidt…
Verder praten over de Fast Implementation
Templates? Mail of bel Benno via
benno.van.ingen@finext.nl of 070-300 3000.

30. 30 / TREND
03
TEKST:
IT
N DE W
STEPHA
Van Capex naar Opex
De behoefte aan process en decision supporting solutions is
hoog. Het blijkt echter soms lastig om de investeringen snel
door het budgetproces te krijgen. Met het inzetten van
cloud-oplossingen kun je toch tijdig de ideeën realiseren die
de organisatie verder helpen.
Het implementeren van process en decision
supporting solutions levert de organisatie veel op;
de applicaties bieden informatie die de organisatie
helpt bij het verbeteren van de omzet of het reduceren van kosten.
Het proces om de investeringen intern snel goedgekeurd te krijgen kent echter vaak een aantal
obstakels. Dit heeft alles te maken met de gevraagde
upfront kosten. Om de uitdagingen rondom het complexe proces van investeringen het hoofd te bieden
zijn een aantal mogelijkheden denkbaar.
Van investeringen naar operationele
uitgaven
Een mogelijkheid is het outsourcen van de hardware,
in plaats van een upfront investering in eigen aanschaf. Bij een Platform as a Service (PaaS)-oplossing
hoeven er geen kapitaalslasten te worden opgevoerd
in de balans met rente, afschrijving en restwaarde.
Dit geldt tevens voor het technisch beheer, zoals
resourcekosten en de interne fee. De kosten rondom
de hardware wijzigen van een investering naar maandelijkse operational expenses.
Een optie waarbij de kosten volledig van capex naar
opex verschuiven is een abonnementsvorm voor
software en service. In een dergelijke Software as a
Service (SaaS) variant neemt de aanbiedende partij
alle risico’s van project en beheer op zich. Ook een
benodigde implementatie wordt voorgefinancierd.
Hierbij wordt zelfs rekening gehouden met regulier
onderhoud.
Het implementeren van
process en decision
supporting solutions levert
de organisatie veel op.
Snel beter sturen
Of de voorkeur voor de nieuwe applicatie nu uitgaat
naar SAP BPC, Oracle Hyperion, IBM Cognos of
Tagetik, de trend van outsourcen via de cloud biedt
een snelle route naar het daadwerkelijk starten van
de implementatie.
Verder praten over het snel realiseren van
nieuwe Performance Management
applicaties? Neem contact op met Stephan via
stephan.de.wit@finext.nl of 070-300 3000.

31. The Mobile & Web-based EPM Reporting Platform
Bridging the information gap
for CFO’s, CEO’s and Controllers
“
“
Having the correct and most important KPI’s of my company
at my fingertips anytime, anywhere via our Mobile CXO
dashboards adds incredible value to my day to day business.
Rene Wolfkamp, CEO ESE Worldwide
CXO-Cockpit
The must-have reporting solution for companies using
Hyperion, SAP BPC, Microsoft SSAS or Tagetik
CXO-COCKPIT.COM
Information - Live demos - Customer stories

32. 32 / INTERVIEW
> RICHARD VAN KOOIJ IS GROUP CONTROLLER BIJ CMI EN ENTHOUSIAST
VOETBALLER. HIJ HEEFT EEN SEIZOENSKAART BIJ ‘ZIJN’ CLUB PSV.

33. 33 / INTERVIEW
CMI ‘live’
in slechts
2
maanden
UIJS
ELLE GR
TEKST: DANI
tijd
Voor het snelgroeiende Consolidated Media
Industries (CMI), een mediabedrijf dat digitale
content verzorgt voor televisie-uitzendingen,
was de noodzaak voor het inrichten van een
efficiënt rapportageproces groot. Met de
implementatie van Oracle HFM en FDM is
binnen twee maanden tijd een oplossing
neergezet waarmee gestructureerd wordt
gerapporteerd.

34. 34 / INTERVIEW
We hadden een deadline van
2 maanden in gedachten.
Die hebben we ook behaald,
ondanks technische tegenslagen.
“Consolidated Media Industries (CMI) is een groeiende onderneming, bestaande uit bij elkaar gekochte bedrijven,” zegt
Richard van Kooij, Group Controller bij CMI. “Naast audiovisuele communicatie verzorgen we nu ook alles wat te maken
heeft met productie, zoals studio’s en camera’s. Bijvoorbeeld
de Eredivisie wedstrijden; na opname wordt de data zo bewerkt
dat het gestreamd kan worden naar thuis, zowel op tv als via
internet.”
Noodzaak voor rapportages
De groep heeft inmiddels een omzet van ruim 100 miljoen Euro
en was op zoek naar een gedegen oplossing voor het rapportageproces. “Hiervoor ging dat ‘houtje-touwtje’. Eigenlijk was
dit niet meer dan een uitdraai van alle Excel-rapporten met een
nietje,” vertelt Richard over de aanleiding om de rapportages
te standaardiseren. “Door overnames willen we met CMI nog
verder groeien, van 100 miljoen nu naar 200 miljoen omzet in de
toekomst. De noodzaak voor gestructureerde rapportages was
dan ook groot.”
We werkten vanuit een door
Finext ontwikkelde ‘template’.
Deze template is gebaseerd op
onze best practices, waarin onze
ervaringen bij andere implementaties zijn meegenomen,
CMI koos voor Oracle Hyperion Financial Management (HFM)
en Financial Data Management (FDM). “De ondersteuning van
procesmatige functionaliteit in HFM beviel ons, bovendien zijn
de rapportages meer gestandaardiseerd,” vertelt Richard.
De keuze voor Finext als implementatiepartner was gebaseerd
op goede eerdere ervaringen. “Bij Eyeworks werkten we ook
met Finext, het is een no-nonsense organisatie. Toen Peter
Rademaker, de CFO, en ik naar CMI overgingen, hebben we
meteen contact gezocht met Finext met de vraag ‘we willen een
nieuw consolidatiesysteem, wat kunnen jullie hierin betekenen?”
Korte doorlooptijd op basis van best practices
De implementatie kenmerkte zich door een zeer korte doorlooptijd. “We hadden een deadline van 2 maanden in gedachten,”
vertelt Richard. “Die hebben we ook gehaald, ondanks technische tegenslagen.” Daarbij is het project ook binnen budget
gebleven.
”We werkten vanuit een door Finext ontwikkelde ‘template’.
Deze template is gebaseerd op onze best practices, waarin
onze ervaringen bij andere implementaties zijn meegenomen,”
vertelt Edwin van Dalen, consultant bij Finext Performance
Management. Deze manier van werken zorgde ervoor dat het
nieuwe rapportagesysteem binnen 2 maanden ingericht kon
worden. “De hele implementatie start vanuit deze template,
denk aan een standaard P&L, Balans en Cash Flow Statement.
Die basis hebben we als uitgangspunt genomen en aangepast
naar de wensen bij CMI.”

35. 35 / INTERVIEW
Terugkijkend op het project, ziet Richard een duidelijke ‘lesson
learned’ aan de technische kant van de implementatie.
“Aanvankelijk hadden we ervoor gekozen om de implementatie
op onze eigen servers te doen, omdat we zelf een IT-knowledge
center zijn. Daar hebben we ons wel op verkeken, voor het
technisch inrichten van een consolidatiepakket is behoorlijk
gespecialiseerde kennis benodigd. Dit had toch meer voeten in
de aarde dan we dachten. Een specialist van Technision heeft
ons goed geholpen om dit op te lossen.”
Besparing op audit kosten
CMI is positief over de resultaten van de snelle implementatie.
“Het opstellen van de rapportages kost weinig tijd. Het is een
kwestie van één knop indrukken, 20 seconden wachten en dan
is de rapportage klaar,” vertelt Richard. “De jaarrekening is
ook gekoppeld aan HFM. Daarnaast gebruiken we het nieuwe
systeem voor cashflow rapportages, verloopstaten, voorlopige
resultaten en de maandelijkse balans. Alles is nu snel beschikbaar.”
De implementatie van HFM en FDM brengt ook besparingen met
zich mee. “HFM helpt in het jaarrekeningproces. We hebben op
onze accountantskosten dit jaar al ruim 100.000 euro bespaard.
Vooral de consolidatie was vorig jaar een drama. De audittrail
via FDM helpt ons hier enorm in. Vorig jaar zijn we met de
accountantscontrole wel een paar weken bezig geweest, nu
slechts een paar dagen.” CMI is dan ook tevreden over de beslissing om ook FDM te implementeren. “Oorspronkelijk hebben
we nog getwijfeld over de aanschaf van FDM in verband met
het kostenaspect. Met de audittrail - en daarmee de besparing
op de kosten van de accountants - hebben we echter meteen
de business case voor de implementatie rond.”
Dilemma’s
Een dilemma was hoeveel jaar historische data overgezet zou
worden. “We hebben er voor gekozen om 1 volledig jaar om
te zetten. Meer was er niet voorhanden, aangezien daarvoor
iedere onderneming zijn eigen rapportageformat had.
Verder terugkijken is dus niet mogelijk.”
Het opstellen van de rapportages kost weinig tijd.
Het is een kwestie van één
knop indrukken, 20 seconden wachten en dan is de
rapportage klaar.
“Omdat we graag een cashflow statement wilden kunnen rapporteren, hebben we daarnaast goed over de inrichting van de
verloopstaten na moeten denken,” gaat Richard verder.
“Het scheelt daarbij enorm als je samenwerkt met iemand
die zelf ook pragmatisch is. Edwin weet bijvoorbeeld hoe een
cashflowstatement werkt en kan met gerichte voorstellen
komen. Het werkt prettig met iemand die zelf kennis van zaken
heeft, in plaats van met een programmeur of projectleider die
dat niet heeft.”
Schaalbaar systeem
”We zijn nu twee ondernemingen in de VS aan het overnemen.
Als dat gebeurd is moeten ze ook rapporteren in HFM, met alle
uitdagingen rondom het rapporteren met valutakoersen.
Het verbeteren van het rapportageproces stopt nooit, het is
een continue proces. We gaan dan ook niet bezuinigen op de
ondersteuning vanuit Finext. We kunnen heel veel zelf, maar
van sommige dingen moet je gewoon afblijven.“
Wil je meer weten over wat de snelle implementatie
van een consolidatiepakket voor jouw organisatie kan
betekenen? Neem contact op met Edwin van Dalen via
edwin.van.dalen@finext.nl of 070- 300 3000.
Verder lezen over over de Fast Implementation
Templates? Op www.finext.nl/fit vind je meer verhalen
uit de praktijk.

36. 36 / VISIE
DE OPTELSOM
VAN
> WIETSE MOL RICHT ZICH BIJ TECHNISION OP DE TECHNISCHE
KANT VAN PERFORMANCE MANAGEMENT APPLICATIES.
DE SALONTAFEL IS ZIJN MEEST RECENTE ZELFGEMAAKTE MEUBEL.

37. 37 / VISIE
Bij het verbeteren van de performance van financiële applicaties klinkt al
snel de roep om extra of grotere servers. Performance is echter altijd een
optelsom van functionele elementen, gebruikersperceptie en hardware.
Net zoals het maken van meubels een optelsom is van mooi hout, ervaring
en goed gereedschap.
PERFORMANCE
TUNING
1. Maak een benchmark
Baseer de optimale performance op de bruikbaarheid
van het systeem en maak hiervoor een benchmark. Denk
aan vragen als ‘Wat moet de applicatie doen’ en ‘Kan
iedereen er goed mee werken?’ Als je van 5 seconden naar
3 seconden responsetijd gaat, verbeter je weliswaar de
performance, maar niet de effectiviteit van de applicatie.
Met een benchmark heb je altijd een objectieve standaard
om aan te refereren, dit helpt je in de communicatie naar
de eindgebruikers.
2. Focus op de bottlenecks
Maak eerst een goede analyse van waar de meeste tijd in
een proces verloren gaat. Zo kun je beoordelen hoe de
performance is als er één gebruiker actief is. Vaak
zitten daar al functionele elementen in die je anders kunt
inrichten. Hierdoor wordt niet alleen de performance
beter, maar ook technische bottlenecks komen dan al snel
boven.Voor een optimale performance draait het om slim
investeren, daar waar je het maximale rendement haalt.
Hiervoor is een integrale aanpak nodig: techniek, infrastructuur en functioneel ontwerp. Het is niet altijd zinvol
om een grotere server neer te zetten of een generieke
databasespecialist naar de database te laten kijken; het
gaat om de samenhang van de verschillende componenten
en de functies die de applicatie heeft.
3. Schaalbaarheid
Probeer voor live gang een beeld te krijgen van het gedrag
van de applicatie tijdens zware belasting. Met loadsimulatie software kun je inzicht krijgen in de capaciteit
van het platform door meerdere gebruikers hetzelfde scenario te laten uitvoeren. Wat is het effect op de
T:
TEKS
OL
SE M
WIET
performance en hoe is dan de hardware belasting? Wat is
daarin de bottleneck? En wat vinden we acceptabel? Stel,
er zijn 50 gelijktijdige gebruikers, hoeveel procent verlies
in de responsetijden ten opzichte van de benchmark is
dan geoorloofd?
4. Gelijktijdige processen
Let op de samenhang van verschillende processen.
Sommige processen leggen een zware claim op het systeem
en zitten daarmee ook de andere gebruikers in de weg.
Als de ene gebruiker een batchproces uitvoert, bijvoorbeeld een consolidatie of import, ervaart de andere gebruiker een vertraging in zijn rapport. Als je die processen
op de applicatie sneller kunt maken, wordt de applicatie
ook meteen beter schaalbaar. Als je met personenauto’s in
plaats van vrachtwagens op de weg rijdt, neemt de
capaciteit van de weg enorm toe.
5. Integreren in beheercyclus
Neem performancemetingen standaard op in de beheercyclus. Beoordeel voordat je belangrijke changes doet niet
alleen de functionele gevolgen, maar ook de effecten op de
performance. Gebruik de benchmark uit stap 1 om te zien
wat je performance winst is.
Verder praten met Wietse over het finetunen van
de performance van je financiële applicaties?
Neem contact op via wietse.mol@technision.nl of
070-3003080.

38. EN
L DAM
: PAU
T
TEKS
Hoe creëer je een
dashboard met impact?
Informatie is het smeermiddel van een onderneming. Maar hoe zorg je dat de cijfers
ook impact hebben in je organisatie? Een dashboard is een steeds vaker gebruikt
middel om de cijfers te laten spreken. 5 adviezen om een dashboard te maken waar
zelfs een manager met “cijfervrees” mee aan de slag kan.
1
Zonder doel geen dashboard
Het menselijk brein begrijpt niet meer dan 5 tot 7 KPI’s. Bedenk dus zorgvuldig
wat je vanuit de bedrijfsstrategie op het dashboard wilt zetten. Beperk dit tot
de 6 of 7 belangrijkste stuurvariabelen van het hele bedrijf, de andere variabelen en nuances worden bij doorklikken zichtbaar.
2
Definieer de doelgroepen
Krijgt elke groep een aparte selectie van de informatie, of krijgt iedereen juist
dezelfde? Deze keuze heeft effect op inrichting, security en besturing.
Gelijke informatie voor alle doelgroepen voedt de dialoog maximaal en
creëert verbindingen tussen verschillende functies.
A
B
C
3
Redeneer vanuit de boodschap
‘Weglaten’ is de kunst. Laat alleen de informatie zien die relevant is.
Kies vooral elementen die organisatieonderdelen met elkaar verbinden.
Visuele boodschappen zetten aan tot het gewenste gesprek, tabellen
met data niet.

39. 4
Van dashboardontwerper
tot psycholoog
De dialoog over de cijfers kun je sturen. Naar welke elementen wil je
meer de aandacht toe trekken? Belangrijke aspecten zijn kleuren, het
soort grafieken en de scherminrichting.
Kleuren
Gebruik kleuren die je in het hele dashboard doorvoert.
Kies voor duidelijke kleuren per element; een vast kleur voor keuzes, een
andere vaste kleur voor balken.
Speel met de associaties rondom kleuren; zo is rood voor het menselijk
brein automatisch slecht, groen automatisch goed.
•
•
•
Grafiekkeuze
Laat je grafiekkeuze afhangen van het type informatie.
Een grafiek moet binnen 3 seconden worden begrepen.
Gebruik bij meer dan 7 onderdelen geen ‘pie-chart’, maar een staafdiagram.
•
•
•
?
Inrichting van het scherm
Zorg dat het dashboard op 1 scherm past.
Gebruik niet meer dan 4-6 items op een scherm.
Mensen kijken van links boven naar rechts onder. Plaats de kern van de
boodschap linksboven en een logo van het bedrijf bijvoorbeeld rechtsboven.
•
•
•
5
Resultaten worden samen geboekt
Stel een visie op van jouw ideale dashboard en communiceer dit met alle betrokkenen.
Controleer tijdens de ontwikkeling continue de data op het dashboard, neem daarbij de
verantwoordelijkheid voor de juistheid van de data. Haal feedback op bij de gebruikers.
Het succes van het dashboard staat of valt bij de ervaringen van de gebruikers.
Dashboardoplossingen
Een dashboard ondersteunt de besturing van je organisatie en geeft transparantie op de cruciale bedrijfsprocessen,
waardoor strategische besluiten op basis van eenduidige informatie worden genomen. Er zijn verschillende dashboardoplossingen, zowel binnen de diverse EPM-suites als gespecialiseerde applicaties zoals Qlikview en CXO Cockpit.
Verder praten met Paul over de impact van een dashboard voor jouw organisatie? Neem contact op via
paul.damen@finext.nl of 070-300 3000.

40. 40 / INTERVIEW
Planning
in-memory
TEKST:
IJS
LE GRU
DANIEL
bij
Kimberly
Kimberly-Clark is wereldwijd marktleider in bekende
consumentenproducten als Kleenex, Huggies en Kotex.
Om het planningsproces voor de Oost Europese
operatie te verbeteren, implementeerde de groeiende
organisatie Anaplan.

41. 41 / INTERVIEW
en via
de cloud
Clark
Eastern Europe
Wim Heuvelman, consultant bij Finext Performance
Management, gaat in gesprek met Irina Anoshkina,
Eastern European Finance Planning Manager bij
Kimberly-Clark. Wat zijn de voordelen van een
Performance Management in-memory cloudoplossing?

42. 42 / INTERVIEW
Wat waren de belangrijkste redenen voor
Kimberly-Clark Eastern Europe om een nieuwe
planningsapplicatie te implementeren?
Ons bedrijf opereert in een hoog competitieve en
snel veranderende omgeving, waar we onze
organisatie regelmatig op aanpassen. De oude
planningsapplicatie kon de processtappen van de
organisatiewijzigingen niet aan. Data moest in een
bepaalde volgorde van de ene kubus naar de andere
worden overgezet. Dit duurde uren. Bovendien was
het lastig om de organisatiewijzigingen in de oude
planningstool door te voeren, aangezien we niet zelf
de aanpassingen konden doen.
Anaplan is een volledige op de cloud gebaseerde
Performance Management applicatie. Heb je specifiek gekozen voor een cloud oplossing?
Niet echt, we werden vooral geconfronteerd met een
probleem in ons planningsproces dat we moesten
aanpakken. We hebben ook naar andere,
on-premise Performance Management applicaties
gekeken en zelfs als een derde optie overwogen om
terug te keren naar Excel.
Cloud oplossingen stellen je in staat om de planning tool ook op mobiele telefoons, tablets en
buiten kantoor te gebruiken. Ervaar je verschil
tussen het gebruik van een cloud oplossing of een
on-premise planning applicatie?
Het is zeker een groot verschil. Eén van de grote
voordelen is dat je niet alleen buiten kantoor toegang
hebt tot het systeem, maar zelfs vanaf een tablet.
Ook als ik niet achter de computer zit, kan ik
makkelijk wijzigingen doorvoeren. Kunnen werken
waar je wilt, op het apparaat dat je wilt, heeft serieus
effect gehad op onze werk-privé balans.
Veiligheid is vaak een onderwerp als financials
een cloudoplossing overwegen. Hadden jullie
zorgen over de veiligheid?
In het begin hadden we vragen over de veiligheid
van onze data in the cloud. We hebben onze IT-partners gevraagd om dit aspect op zich te nemen, door
grondig te onderzoeken hoe de veiligheid van onze
data geborgd was. Na hun gedegen onderzoek voelen
we ons comfortabel over de veiligheid van de data.
Ik heb niet eerder een
planningsapplicatie gezien
die zo gebruiksvriendelijk
en logisch is voor de
gebruikers in de business.
Met een cloud based oplossing kun je de
forecasting uitbreiden over de grenzen van de
organisatie heen. Bijvoorbeeld door leveranciers
toegang te geven tot de tool zodat zij hun cijfers
aan jouw forecast kunnen toevoegen. Maken jullie
gebruik van deze mogelijkheden, of zijn jullie van
plan om dit te gaan gebruiken?
We hebben onze forecast in Anaplan nog niet uitgebreid buiten de organisatie, we willen het gebruik van
de tool eerst binnen Finance uitbreiden. We overwegen om een cost model voor een lokale fabriek
naar Anaplan over te zetten. Dit is nu gebouwd in
Excel, met behoorlijk zware spreadsheets. Mijn ervaring is dat alles wat in Excel gebouwd kan worden,
eenvoudig kan worden overgezet naar Anaplan.
Welke resultaten heeft de nieuwe planningsoplossing opgeleverd?
Ik heb niet eerder een planningsapplicatie gezien die
zo gebruiksvriendelijk en logisch is voor de gebruikers in de business. De inzet van Anaplan heeft het
planningsproces zelf significant verbeterd. In de oude
situatie hadden we echt moeite om de data in het systeem te krijgen. We maakten zelfs buiten het systeem
om calculaties om de P&L in orde te krijgen. Nu doen
we alle benodigde calculaties in de tool, met analysemogelijkheden om te controleren of de cijfers correct
zijn. We hebben vertrouwen in het resultaat en richten
ons meer op de analyses dan op het samenstellen van
de data. De toegankelijkheid tot het planningsmodel
in Anaplan stelt ons in staat om op ieder gewenst
moment aanpassingen aan het model te doen, zodra
er wijzigingen in de businessomgeving zijn.

43. 43 / INTERVIEW
Ten tweede is onze planningcyclus vanaf het begin
sneller en meer betrouwbaar. Het systeem berekent
‘in-memory’; zodra je iets wijzigt zie je de resultaten,
real-time, in de P&L regels. Hiervoor resulteerde een
wijziging in een wisselkoers in een aantal uren herberekeningen, nu duurt het een paar seconden.
Dit betekent dat we het budget nu meer dan twee
keer zo snel kunnen opstellen.
Bovendien is het niet nodig om het gebruik van de
applicatie te stoppen als we wijzigingen willen aanbrengen. Wijzigingen in het oude systeem moesten
worden doorgevoerd door een externe consultant,
aangezien de kennis in onze organisatie gedurende
de jaren was verdwenen. En wijzigingen moesten
uiteraard vooraf worden aangevraagd. Nu hebben we
het gevoel dat we veranderingen kunnen aanbrengen zodra we ze bedenken. Dit is in onze situatie heel
belangrijk. Zo veranderde onze organisatiestructuur
opnieuw tijdens onze plancyclus, zonder dat dit enig
effect had op het lopende proces.
Het implementeren van een nieuwe applicatie
brengt meestal een leercurve met zich mee.
Wat zijn de ‘lessons learned’, wat zou je een
volgende keer anders doen?
Eén van de dingen die ik anders zou doen, is dat we
een volgende keer specifieker zouden zijn over de
groep mensen die we opleiden om modellen te bouwen in Anaplan. We wilden dat alle business analisten
Anaplan ‘modelers’ zouden worden, maar iedereen
heeft een verschillend enthousiasme ten aanzien van
veranderingen. Train een specifieke groep in
Anaplan en brainstrom daarna over het ideale
proces. Er is zo veel mogelijk als je Anaplan gaat
gebruiken.
Het systeem berekent
‘in-memory’; zodra je iets
wijzigt zie je de resultaten,
real-time, in de P&L regels.
Kijkend naar de toekomst, ben je van plan om
andere performance management elementen naar
de cloudapplicatie over te brengen?
We richten ons nu vooral op de forecast en P&L in
Anaplan. Andere regionale divisies van Kimberly
Clark kijken echter ook naar Anaplan. Zij zijn heel
geïnteresseerd en beginnen binnenkort met de
implementatie.
Je hebt uit eigen ervaring meegemaakt wat de
inzet van een in-memory cloudoplossing betekent
voor jouw planningsproces. Welk advies wil je
andere financials meegeven die een cloudoplossing overwegen?
Ten eerste, wees niet bang voor de cloud. Het is heel
veilig. Ten tweede, wees erop voorbereid dat je gretig
wordt. Als je een systeem als Anaplan gaat gebruiken,
begin je met een klein deel van de operatie. Na die
eerste stap wil je meer processen naar het nieuwe
systeem overzetten.
Verder praten wat een in-memory cloudoplossing voor jouw planningsproces kan
betekenen? Neem contact op met
Wim Heuvelman via wim.heuvelman@finext.nl
of 070-300 3000.
Meer lezen?
Op www.budgetteren-en-forecasten.nl vind je
onze visie en verhalen uit de praktijk.

44. 44 / VISIE
SCENARIO’S
> NAAST HET VERBETEREN VAN PLANNINGSPROCESSEN BIJ FINEXT
IS STEPHAN DE WIT WEDSTRIJDLEIDER EN SCHEIDSRECHTER BIJ
GROTE INTERNATIONALE SNOWBOARDEVENEMENTEN, ZOALS DE
OLYMPISCHE SPELEN VAN SOCHI 2014.

45. 45 / VISIE
OP DE
KASSABON
T
N DE
EPHA
: ST
EKST
WIT
Integraliteit in het planningsproces
Als enthousiast snowboarder kijk ik elk
jaar naar nieuwe spullen. Als zuinige
Noord-Hollander kijk ik vooral naar de
laagste prijs. Daarbij sta ik wel open voor
marketingcampagnes, foldermateriaal en
nieuwsbrieven. Voor een retailer is het
niet eenvoudig om formats en verkopen te
plannen voor consumenten zoals ik.
Spanningsveld
Kent de retailer de patronen van zijn consumenten wel
goed genoeg? De retailbranche heeft een aantal specifieke
uitdagingen bij het plannen en budgetteren, zo blijkt uit
onze benchmark onder 20 retailbedrijven. Het inrichten
van de verkoopkanalen, de keuzes daarin en het plannen
van de consumentenbehoefte.
Bovendien is er het spanningsveld tussen de retailmanager en de productmanager. Het is natuurlijk zaak
precies zoveel in te kopen dat je niet hoeft mee te gaan
met het afprijscircus. Bij het maken van de match tussen de winkelvloer en de productmanager kent de retail
manager zijn klanten. Hij weet wat ze willen en wil geen
nee verkopen. De productmanager daarentegen heeft een
heel ander perspectief. Hij wil een lage voorraad in de
winkel, met het aanbod om de volgende dag thuis af te
leveren. Dit is beter voor de service-ervaring van de klant
en voordeliger qua voorraadkosten. Dit spanningsveld is
op te lossen met integraliteit, een goede samenhang tussen
financieel en commercieel.
Het integraal verbeteren van het planningsproces in de
retail gaat via 3 niveaus. Ten eerste de strategische
planning. Wat is de potentie, wat doet de markt?
En waar wil ik naar toe? Het tweede niveau is de financiële
planning. Welke ambitie hebben we? Scenarioplanning is
hierbij een essentieel onderdeel. Hierbij worden de acties
en gevolgen van worst case, best case en realistic case
scenario’s in kaart gebracht. Op het derde niveau, de
operationele planning, draait het om de projecten die
nodig zijn om de doelstellingen te halen, maar ook de
winkelplanning, de loonsomplanning en de KPI-planning.
Voor een effectieve planning moeten de 3 niveaus met
elkaar in verbinding staan. En om goed te kunnen
communiceren tussen de 3 niveaus, is een hoog abstractieniveau onontbeerlijk. De scenario’s om te komen tot het
beoogde doel van 4% groei in winst moeten op de achterkant van een kassabon te schetsen zijn.
Flexibiliteit in de operationele planning
Bij internationale snowboardevenementen bepalen we het
wedstrijdformat op basis van het beoogde aantal deelnemers. Om snel te kunnen anticiperen op ontstane
situaties plannen we met verschillende scenario’s. Werken
op basis van scenario’s geeft ook aan retailers flexibiliteit
bij de operationele planning. Mocht de realiteit ertoe
leiden dat scenario X aan de orde is, dan heb je reeds de
projecten, acties en activiteiten uitgedacht om de bijbehorende doelstellingen te realiseren.
Verder praten met Stephan over planning in de
retail? Neem contact op via
stephan.de.wit@finext.nl of 070-300 3000.

46. COLOFON
Vanuit Finext, Sonum International, Swap Support en
Technision bundelen wij onze krachten rondom Performance
Management.
Performance Management bestaat uit een keten, waarin elke
‘raat’ bijdraagt aan de totale honingraat, de bijenkorf en het
bijenvolk. Vanuit een gedeelde manier van werken en denken
bouwen we met Finext, Sonum International, Technision en
Swap Support elk aan onze eigen ‘raat’ binnen het geheel.
Deze RAAT is een voorbeeld van hoe wij onze krachten
bundelen. Hierin lees je echte verhalen uit de praktijk, de visie
van onze experts en een blik op de nieuwste ontwikkelingen.
Dit magazine is een gezamenlijke uitgave.
Park de Werve 1
2274 ES Voorburg
Postbus 81
2270 AB Voorburg
info@finext.nl
Voor extra exemplaren en adreswijzigingen kunt u contact met
ons opnemen via 070-3003000
Meer informatie:
www.technision.nl
performancemanagement.finext.nl
www.swapsupport.nl
www.sonum-int.com
www.qwinc.nl
Hoofd- & eindredactie:
Pam Stinis
Concept en tekstredactie:
Martijn Meuling
Danielle Gruijs, Springfish
Fotografie:
Patrick Nagtegaal
Mariske Krijgsman
Illustraties:
Enchilada
Jacqueline Wissing, Springfish
Ontwerp:
Enchilada
Druk:
Veenman+
Aan dit nummer werkten mee:
Paul Damen, Enno van Kampen, Egon Rijsewijk, Joris van der
Hoeven, Wim Heuvelman, Martijn Meuling, Stephan de Wit,
Wietse Mol, Benno van Ingen, Wesley Schulte, Bas Jansen,
Edwin van Dalen, Kasper van Dongen en Olaf Looije.
Wij erkennen dat niet iedereen hetzelfde denkt en het bedrijf
heeft respect voor verschillende opvattingen. De meningen in
dit tijdschrift zullen daarom niet altijd de visie van de afzender
weerspiegelen.
De uitgever heeft de inhoud met de grootst mogelijke zorg
samengesteld. Ondanks de zorgvuldigheid kunnen gegevens
zijn veranderd of onjuist zijn weergegeven. Hiervoor aanvaardt
de uitgever geen enkele aansprakelijkheid.
Onze partners:

48. GOEDE
STURING
ADVIES &
IMPLEMENTATIE
BEHEER &
ONDERHOUD
BETROUWBARE
CIJFERS
STABIELE
SYSTEMEN
SNELLE
RAPPORTAGES
INTERNATIONALE
PROJECTEN
INFRASTRUCTUUR
& INSTALLATIE
GEÏNTEGREERDE WAARDEKETEN
PERFORMANCE MANAGEMENT
Om soepel te kunnen rapporteren en besturen, is verstand van
alle elementen van Performance Management noodzakelijk.
Hiervoor bundelen we onze expertise van infrastructuur &
installatie, advies & implementatie en beheer & onderhoud
voor zowel nationale als internationale projecten.
Elk vanuit ons eigen vakmanschap, verbonden door onze
unieke manier van werken. Goed sturen, met betrouwbare
cijfers en snelle rapportages uit een stabiel systeem, wordt zo
werkelijkheid voor elke organisatie.
Meer informatie:
www.technision.nl
performancemanagement.finext.nl
www.swapsupport.nl
www.sonum-int.com
www.qwinc.nl