Proposal sponsorship fun drawing contest

PROPOSAL
PENAWARAN KERJASAMA SPONSORSHIP
(Paket Khusus Tenant KIIC)
Event Lomba Menggambar & Mewarnai
200 siswa SD se‐Karawang

Balai KIIC‐Kawasan Industri KIIC, Karawang
Minggu, 20 November 2011
Diajukan oleh:

Proposal Sponsorship Paket Khusus‐ Event Lomba Menggambar & Mewarnai KIIC |1

Nilai-nilai untuk mempertahankan Keberlangsungan
Tuntutan untuk dapat dikenal, diterima dan didukung oleh lingkungan sekitar baik masyarakat maupun
pemangku kepentingan (stakeholder) bagi sebuah perusahaan bukan lagi sekedar trend atau “kosmetik”
namun sudah menjadi bagian dari apa yang sedang dan hendak dicapai di masa mendatang; artinya bila
dibuat dengan suatu kalimat ringan maka bisnis itu bisa dijabarkan: menghasilkan sesuatu (Produce)
adalah tugas keseharian; mendapatkan keuntungan (Profit) adalah tujuan; mencari dan membuka
peluang (Prospect) adalah pengembangan namun mempertahankan keberlangsungan (Sustainability)
adalah kemutlakan.
Ringkasan tersebut diatas pada faktanya tidak hanya bisa didapat dengan terkonsentrasi pada nilai‐nilai
Tangible seperti jumlah karyawan, luas pabrik, kapasitas produksi, dan elemen lain yang mewakili sisi
“kuantitas” semata; nilai lain yang memiliki potensi kontribusi adalah nilai yang bersifat Intangible.
Memang benar hasil atau output dari mengedepankan nilai Intangible ini tidak serta‐merta langsung bisa
dilihat, namun fakta menunjukkan eksistensi suatu perusahaan baik pada skala lokal maupun global
ternyata sangat didukung oleh faktor‐faktor yang mengandung nilai Intangible seperti Pencitraan (baik
corporate maupun Brand), Industrial Relationship (Internal‐External), Community Development,
Promotion and Socialization/Communication, Social and Environment responsibility.
Untuk itu investasi tepat bagi perusahaan yang ingin menampilkan Profil Perusahaan, Promo Produk,
Peluang Bisnis maupun Pembinaan Relasi adalah melalui kontribusinya dalam bentuk kerjasama
Sponsorship untuk Event “KIIC Fun Drawing Contest 2011”
Sarana Promosi, Pencitraan dan Komunikasi
Selain acara utama pada event ini juga dirancang acara pendukung berupa Small Expo & Bazaar dengan
menyediakan 50 Booth/Stand bagi para sponsor di seputar area lomba yang dapat dimanfaatkan untuk
beragam keperluan baik untuk kegiatan Promosi Produk/Jasa, Pencitraan Brand maupun Corporate, atau
menampilkan Profil Perusahaan.
Pertimbangannya dapat diuraikan sebagai berikut:
• Acara akan dihadiri oleh 500 s/d 600 orang dari masyarakat sekitar Kawasan Industri KIIC; sehingga
pencantuman logo Perusahaan pada media publikasi/ Visibility items seperti undangan, Flyer,
Poster dan Spanduk akan meningkatkan citra Perusahaan Sponsor dan diapresiasi oleh masyarakat.
• Peserta Small Expo/Bazaar utama adalah perusahaan dan pelaku usaha dari dalam dan sekitar
kawasan KIIC; sehingga kedepannya diharapkan hubungan antar pihak akan semakin baik dan tidak
sebatas hubungan antara sesama Tenant semata namun banyak peluang dan benefit yang bisa
diperoleh dari hasil kerjasama sponsorship ini kelak.
• Disediakan 50 stand untuk para Sponsor yang dapat dimanfaatkan untuk beragam keperluan yang
terkait dengan eksistensi Perusahaan atau Brand. Interaksi dengan pengunjung dapat dilaksanakan
secara langsung sehingga advantage berupa aktifitas pencitraan sampai peluang maupun hubungan
bisnis bisa diraih.


I. PENDAHULUAN
I.1.   Sekilas tentang Karawang International Industrial City (KIIC)
Seperti pemahaman masyarakat awam tentang sebuah kawasan industri maka yang terlintas pertama
pada umumnya adalah kawasan dengan area luas yang hanya berisi bangunan‐bangunan industry, pabrik
dan perkantoran serta aktifitas keseharian hanya berkutat pada soal bekerja dan produksi.
Karawang International Industrial City (KIIC) merupakan kawasan Industri yang terletak di Karawang
Barat, Kabupaten Karawang berjarak sekitar ± 70 Km dari kota Jakarta dengan waktu 1 jam dapat
ditempuh melalui tol Jakarta‐Cikampek dan keluar di pintu tol Karawang Barat memiliki lahan seluas ±
1200 h.a. dimana saat ini tercatat ada sekitar 150 tenant dari perusahaan dalam negeri maupun
Perusahaan PMA skala international dengan beragam bidang usaha dan sector industry..
Di dalam kawasan ini selain pabrik dan kantor terdapat beragam fasilitas umum seperti Telaga Resto‐
yang berdiri di atas lahan seluas  ± 3500 m2; sebuah restauran bernuansa alam dengan pemandangan
danau serta bukit‐bukit yang menyajikan hidangan tradisional (Sunda) serta internasional. Selain area
utama; Telaga Resto juga menyediakan saung‐saung tepat di pinggir danau dan ruang untuk keperluan
khusus seperti meeting atau pertemuan bisnis.
Kemudian di kawasan ini terdapat sebuah “Agro‐Enviro Education Park” bernama Telaga Desa dengan
luas 1 h.a sebagai lokasi pusat pendidikan dan pelatihan bagi masyarakat sekitar dan karyawan‐karyawan
yang bekerja di Kawasan KIIC. Telaga Desa dibangun dan dikembangkan sebagai bagian dari komitmen
pihak KIIC dalam kepedulian terhadap lingkungan baik alam maupun social di dalam dan sekitar kawasan
melalui program pemberdayaan masyarakat sekitar dengan focus utama di bidang pertanian,perkebunan
dan peternakan. Seiring dengan perkembangannya, Telaga Desa kemudian kerap dimanfaatkan oleh
berbagai pihak seperti Balai Penelitian, Organisasi Keilmuan dan Perguruan Tinggi sebagai tempat/lahan
yang cocok untuk menguji dan menerapkan ilmu yang mereka pelajari.

I.2. Rencana  Program
Untuk lebih memperkenalkan kepada khalayak mengenai keberadaan fasilitas dan lokasi (Places of
Interest) yang terdapat di Karawang International Industrial City (KIIC) terutama di Commercial Area yang
dapat diakses public maka akan diadakan rangkaian kegiatan yang salah satunya adalah Event Lomba
Mewarnai & Menggambar untuk 200 Siswa SD se‐Karawang; dimana dalam event ini akan dimeriahkan
dengan beragam acara pendukung seperti pentas penyanyi cilik, Adam Jackson (Michael Jackson‐nya
Indonesia), Juri oleh Pak Raden, Aneka Games dan Quiz serta sebagai kompensasi dari dukungan pihak
sponsor maka akan diadakan pula semacam Small Expo & Bazaar (± 50 Stand Sponsor) untuk
mensosialisasikan/mempromosikan Brand, Produk maupun Jasa dari pihak sponsor.


II. MAKSUD DAN TUJUAN
• Maksud :  Melaksanakan  salah  satu  program sosialisasi dan promosi keberadaan  kawasan KIIC
yang memiliki fasilitas yang dapat di akses public serta mendukung program kerja dari
Business Development Departement KIIC melalui penyelenggaraan Lomba Mewarnai
dan Menggambar untuk Siswa SD se‐Karawang.
• Tujuan :  ‐ Meningkatkan pemahaman tentang keberadaan commercial area di KIIC serta
menumbuhkan minat masyarakat untuk menjadikannya sebagai lokasi alternatif
untuk berbagai kegiatan spt. mengisi akhir pekan, special occasion, pertemuan bisnis,
capacity building program, dll.
‐ Menciptakan suasana dan kondisi berupa “Value Added” yang bisa diperoleh oleh
para Tenant maupun calon Investor dalam ber‐investasi di kawasan KIIC.
‐ Membina hubungan antar pemangku kepentingan (Stakeholder) di dalam dan
sekitar kawasan industry KIIC dengan memfasilitasi kegiatan Pencitraan Brand
maupun Corporate, Promosi  Produk/Jasa dan komunikasi Profil Perusahaan
dari para Tenant atau sponsor.
III. RINCIAN EVENT
III.1.   Data Event
Nama Event   :  KIIC Fun Drawing Contest 2011
Tema   :  Danau dan Pemandangan Indah di KIIC
Hari dan Tanggal : Minggu, 20 November 2011
Tempat : Balai KIIC – Kawasan Industri KIIC, Karawang Barat
Acara Pokok   :  ‐ Lomba Mewarnai untuk siswa SD kelas 1 s/d 3
‐ Lomba Menggambar untuk siswa SD kelas 4 s/d 6
Acara Pendukung : ‐ Small Expo & Bazaar dari pihak Sponsor (± 50 Stand Sponsor)
‐ Aneka Games dan Quiz
‐ Pentas menyanyi dan Dance
Pengisi Acara : ‐ Pak Raden sebagai Juri Lomba
‐ Adam Jackson (Michael Jackson ala Indonesia)
‐ Penyanyi Cilik dari Management ONE Pro Production Pimpinan
Bpk. Sunar One (pencipta lagu Cit Cit Cuit yang dipopulerkan oleh Joshua)
Penyelenggara : Business Development Department Management Office KIIC bekerjasama
dengan CAS Communication
Sumber Dana : Sponsorship dari perusahaan yang ada di kawasan KIIC, kantor dan Pelaku
usaha/bisnis (kursus, toko, layanan jasa) di kota Karawang dan
dimungkinkan  dari sekitar kota Karawang spt.Cikarang, Bekasi dan Jakarta


III.2.   Proyeksi Calon Pengunjung
Utama   :   Peserta lomba, 200 Siswa SD dari daerah Karawang
Penyerta   :   Para orang tua/pendamping peserta
Lainnya : Keluarga karyawan KIIC
Asumsi jumlah Pengunjung : 500 s/d 600 orang

III.3.   Panitia Penyelenggara
• Event Organizer: CAS Communication (PT.Citra Anugerah Suksestama)

III.4.   Rundown Acara (secara global)
‐ Pkl.09.00 MC membuka acara; seluruh pengisi acara berdiri di panggung
‐ Pkl.09.10 Sambutan oleh perwakilan dari KIIC
‐ Pkl.09.20 Pak Raden memberi penjelasan tentang aturan lomba (± 10 Menit)
sebelum lomba dimulai dan sekaligus membuka lomba
‐ Pkl.09.30 Acara lomba dimulai
‐ Pkl.09.30 – 12.00 Pak Raden dan pengisi acara menunggu di ruang terpisah
‐ Pkl.12.00 – 12.15 Pak Raden mendampingi MC di panggung memandu pengumpulan karya
oleh Panitia
‐ Pkl.12.00 – 13.30 Proses penilaian hasil karya di ruang terpisah oleh Pak Raden disaksikan
perwakilan panitia dan pihak KIIC
‐ Pkl.13.30 – 14.00 Pengumunan pemenang dan pembagian Hadiah sekaligus Photo Session
para pemenang (Per‐Kategori) dengan Pak Raden dan Perwakilan  KIIC/
Sponsor Platinum
‐ Pkl.14.00 – 14.30 Photo Session seluruh peserta lomba dengan Pak Raden
‐ Pkl.14.30 – 15.00 Pak Raden mengajak para pengisi acara ke atas panggung untuk
mengucapkan salam dan pamit. MC tetap di panggung untuk pengantar
menuju penutupan acara.
‐ Pkl.15.00 Acara Selesai


IV. RENCANA PUBLIKASI DAN PEMASARAN
Publikasi  dan  pemasaran  yang terukur  akan dilakukan dengan focus pada Sasaran Kelompok(Target
Group) yang dibagi dalam kelompok Target Utama dan Kelompok Target Penyerta dimana dalam
pelaksanaannya tiap kelompok disiapkan strategi dan mekanisme tersendiri namun terintegrasi.

IV.1.   Target Group: Peserta Lomba
• Peserta lomba adalah 200 siswa dari Sekolah Dasar yang berada di daerah Karawang.
• Publikasi dengan jalan mendistribusikan langsung ke sekolah‐sekolah selebaran/flyer+Poster
beserta   Undangan keikutsertaan yang dilengkapi dengan “Formulir Pendaftaran” memuat
informasi pokok dari lomba seperti :
‐ Lomba terdiri dari 2 (dua) kategori yakni Mewarnai untuk siswa kelas 1 s/d 3 dan
Menggambar untuk siswa kelas 4 s/d 6
‐ Tiap kategori akan dipilih Juara 1 s/d Juara 3 dan Juara Harapan I s/d Juara Harapan III
‐ Biaya keikutsertaan Rp.35.000,‐ per peserta; mendapat 1 Lunch Box +1 Snack box+1 set
Crayon
• Distribusi dilakukan awal Oktober 2011 dengan target 1 minggu  setelah Undangan diterima
pihak  sekolah, panitia sudah mendapat konfirmasi keikutsertaan. Konfirmasi dilakukan dengan
system pro‐aktif; dimana pihak EO akan menghubungi kembali perwakilan/contact person
pihak sekolah yang bertanggungjawab dalam soal konfirmasi undangan ini.

IV.2.   Target Group: Penyandang Dana/Sponsor
• Kelompok Target A adalah Perusahaan‐perusahaan yang berada di Kawasan KIIC
• Kelompok Target B adalah perusahaan, lembaga kursus, toko‐toko/pelaku usaha di daerah
Karawang
• Kelompok Target C adalah Perusahaan‐perusahaan yang berada diluar daerah Karawang
spt. Jakarta dan Cikarang

IV.3.   Target Group: Media
• Karena publikasi kepada calon peserta lomba dilakukan dengan cara pendistribusian undangan
langsung  ke 100 Sekolah maka pemberitahuan ke pihak media lebih ke arah undangan
peliputan kegiatan dan bukan promosi kegiatan.
• Untuk mencapai tujuan utama penyelenggaraan event ini maka akan disepakati pemuatan hasil
liputan event dan disiarkan/ditampilkan pada beberapa hari berikutnya setelah event selesai.


V. RENCANA & WAKTU KERJA
No Activities PIC Date
OKT NOV Description
I II III IV I II III IV
1 ADMINISTRATIF
1.1 Pengajuan dan Presentasi Proposal ke KIIC CAS
1.2 Kesepakatan kerjasama & Penandatanganan Kontrak CAS+KIIC
Flyer+Surat Undangan ke Sekolah; Surat Rekomendasi
utk Sponsor; Pemberitahuan ke Pers; Perizinan; Surat
Kontrak, dll.
1.3 Penyiapan legal formal korespondensi CAS+KIIC
1.4 Penandatanganan Kontrak dengan Pengisi Acara CAS MC, Talent
2 PROMOSI DAN PEMASARAN
2.1 Distribusi Flyer+Undangan ke Sekolah CAS
Pro‐aktif dengan menugaskan Crew utk mengirim
undangan lomba sekaligus menerangkan mekanisme
pendaftaran
2.2 Penggalangan Dana ke sponsor (Fundraising) CAS
2.3 Kesepakatan kerjasama & Penandatanganan Kontrak CAS+SPONSOR
3
PENGADAAN & PRODUKSI PROMOTION & VISIBILITY
ITEMS

3.1 Promotion & marketing tools CAS
Flyer, Contest Invitation, Sponsorship Proposal,
Registration Form
3.2 Identity & Visibility Items CAS Spanduk, T‐Shirt, Gimmick, ID Card
3.3 Contest Properties CAS Kertas Gambar, Crayon
4 SETUP & REHEARSAL
4.1 Lomba Gambar & Mewarnai CAS Flow and Spot setting; penyiapan Rundown; Slideshow
4.2 Talent Performance CAS Check properties/wardrobe, sound system
4.3 Bazaar CAS Instal tenda dan kelengkapan
5 D‐Day 20 Nov
6 PASCA EVENT
6.1 Evaluasi dan Dokumentasi/arsip CAS
6.2 Reporting CAS


VI. RENCANA ANGGARAN DAN BIAYA
No Item Quantity Sub‐Total Description
I Meal + Snacks
1 Peserta (Lunch Box) 200 org Untuk 1 orang peserta lomba
2 Pengantar (Snack Box) 200 org Untuk 1 orang pendamping
3 Panitia+Pengisi Acara(Lunch Box) 25 org
4 Air Mineral Gelas 10 Dus
5 Pers + Spare 15 org
   Sub‐Total I 6,950,000
II Personel & Talent
1 Juri (Pak Raden) 1 Pckg
2 Adam Jackson 1 org
3 Artis Cilik 5 Org
4 MC 2 org
5 Event Manager 1 org
6 Team Leader 1 org
7 Crew 10 Org 5L,5P
8 Keamanan 1 Team
   Sub‐Total II 12,800,000
III Publication & Promotion
1 Flyer (A5,FC,AP 120 Gr) 5 Rim
2 Spanduk (1,5 x 4 mtr) 10 Set
3 Backdrop (3x6 mtr) 1 Set
4 Distribusi Undangan 100 Sekolah Pendaftaran ditutup bila sudah
terdaftar 200 orang
5 Media Placement 3 Media
6 Pers Transport 10 Media
   Sub‐Total III 7,950,000
IV Administration & Identity
1 ATK+Korespondensi 1 Pckg
2 ID Card Panitia 20 Set
3 Backdrop (3x6 mtr) 1 Set
4 Polo Shirt Panitia 20 org
   Sub‐Total IV 3,000,000
V Drawing Contest Properties
1 Kertas Melukis Putih A3 1 Rim
2 Kertas Mewarnai A4+Cetak B/W 1 Rim
3 Crayon 200 Set Sekaligus untuk Gimmick/Souvenir
4 Cetak Formulir (Numerator) 250 Pcs 50 Cadangan
5 Souvenir` 225 Set Untuk semua peserta
   Sub‐Total V 6,400,000


VI Support Properties
1 Tenda Plafon Standard 100 Mtr 2 Luar ruang ‐  s/d 50 Sponsor
2 Tenda Kerucut 10 Set Dalam Ruang – 10  Sponsor Utama
3 Sound System (3000 watt) 1 Pckg Music Show Standard
4 Cetak Formulir (Numerator) 200 Pcs
5 Sewa HT 5 Set
6 Sewa Standing AC 4 Unit
   Sub‐Total VI 10,300,000
VII Transportation & Communication
VIII Prizes
1 Hadiah Juara ke I 2 org
2 Hadiah Juara ke II 2 org
3 Hadiah Juara ke III 2 org
4 Hadiah Juara Harapan I 2 org
5 Hadiah Juara Harapan II 2 org
6 Hadiah Juara Harapan III 2 org
IX Miscelleneaous
1 Kelistrikan   1 Pckg
2 Kebersihan 1 Team
3 Dokumentasi 1 Pckg DVD dan Fotografi
X SUB‐TOTAL BIAYA 60,100,000
XI Management Fee EO (25%) % Fee 15,025,000
XI GRAND TOTAL 75,125,000


VI. BENTUK KERJASAMA SPONSORSHIP
Detail penjelasan dari bentuk kerjasama sponsorship ini dapat dilihat pada Bagian Lampiran II
VI.1. Kategori Sponsorship
Kerjasama sponsorship dibagi menjadi 4 (Empat) kategori yakni:
‐ SPONSOR KHUSUS (untuk Tenant di KIIC)
‐ SPONSOR PLATINUM
‐ SPONSOR GOLD
‐ SPONSOR SILVER
VI.2.   Ulasan singkat tentang Kerjasama Sponsorhip
1. Sponsorship yang dimaksud adalah suatu bentuk dukungan berupa kontribusi sejumlah
dana dari pihak sponsor kepada pihak Penyelenggara Event.
2. Atas dukungan tersebut maka pihak Sponsor akan mendapatkan kompensasi sesuai dengan
tiap kategori sponsorship yang dipilih.
3. Pihak penyelenggara akan mengajukan proposal sponsorship kepada calon sponsor di awal
bulan Oktober 2011 dengan target waktu konfirmasi keikutsertaan adalah 10 (sepuluh) hari
kerja setelah proposal diterima pihak calon Sponsor.
4. Pihak penyelenggara akan menutup pendaftaran sponsorhip meskipun kurang dari tenggat
waktu yang diberikan apabila telah memenuhi target jumlah yakni 50 Perusahaan/Sponsor.
5. Berkas administrasi lain yang memuat detail dari:
‐ Bentuk kerjasama sponsorsip
‐ Prosedur Kerjasama Sponsorship
‐ Syarat dan Ketentuan
‐ Formulir Keikutasertaan Sponsorship
‐ Surat Perjanjian Kerjasama
Diuraikan pada Lampiran II dan merupakan kelengkapan dari Proposal ini.


LAMPIRAN I
1.  Desain Identity, Visibility Item dan media publikasi serta aplikasi Logo Sponsor

Undangan dan Formulir Pendaftaran

Spanduk (Logo Sponsor Platinum+Sponsor Gold)


Panggung (10 Logo Sponsor Platinum di tengah+40 Logo Sponsor Gold di kanan/kiri
Giant Banner
(10 Sponsor Platinum di atas
+40 seluruh Sponsor di bawah)

Plakat untuk Sponsor Platinum & Gold


2. Layout Denah Lokasi Lomba

Denah Lokasi Lomba (Indoor)
Area Lomba; Panggung dan Tribun Penonton Area Lomba dan Pintu masuk


LAMPIRAN II

Pada bagian ini akan diuraikan secara lebih detail sebagai kelengkapan yang bersifat administratif dari
Proposal kerjasama sponsorship yang diajukan. Bagian‐bagian tersebut adalah:
1. Bentuk kerjasama sponsorsip
2. Prosedur Kerjasama Sponsorship
3. Syarat dan Ketentuan
4. Formulir Kerjasama Sponsorship
5. Surat Perjanjian Kerjasama

Untuk nomor 4 dan 5 di proposal ini berupa uraian untuk dipelajari dan kelak akan disiapkan terpisah
apabila telah masuk ke tahap pengisian formulir dan penandatangan kerjasama. Hal lain yang belum
tercakup didalamnya dan perlu penjelasan lebih lanjut maka dapat didiskusikan secara langsung.


I. BENTUK KERJASAMA SPONSORSHIP

Kami menyediakan beberapa bentuk kerjasama yang dapat dipilih oleh pihak sponsor sebagai
perwujudan partisipasi dalam kegiatan ini. Adapun paket sponsorship (Kontrapretasi) yang kami
tawarkan adalah sebagai berikut :
I.1.   SPONSOR KHUSUS (hanya untuk Tenant KIIC)
Sponsor Khusus adalah pihak perusahaan/tenant yang berada di kawasan KIIC yang telah sepakat
bekerja sama dan memberikan kontribusi dengan menyediakan sejumlah biaya untuk dana
kegiatan sebesar Rp.3.000.000,‐ (Tiga Juta Rupiah) dan hanya diperuntukkan bagi 50
Perusahaan/sponsor
Adapun bentuk kompensasi yang akan kami berikan adalah:
• 1 Booth uk. 2,5 x 2,5 m + 1 Meja + 1 kursi di luar Balai KIIC (di area Small Expo & Bazaar)
• Pencantuman Logo pada media publikasi & visibility items :
‐ Undangan ukuran A5 (tertutup)
‐ Poster yang akan dipasang di sekolah (Jumlah sekolah = 100 SD se‐Karawang)
‐ Flyer/Selebaran ukuran A4
‐ Spanduk ukuran 4 x 1 mtr, 10 buah
‐ Backdrop Panggung ukuran 7 x 3 mtr, posisi di bagian kiri atau kanan disesuaikan
komposisi peletakkannya oleh penyelenggara dengan memertimbangkan segi estetika
‐ Giant Banner/Baliho ukuran 4 x 3 mt, didirikan pada area masuk lokasi acara
‐ Standing Roll‐Banner daftar sponsor ukuran 80 x 200 Cm
• 1 (satu) undangan Pendaftaran Peserta Lomba
• 1 (satu) set Plakat ucapan terima kasih dari Penyelenggara
• 1 (satu) lembar Piagam uk.A4 ucapan terima kasih dari Penyelenggara
• Berhak membuka stand selama 1 hari penuh yang disediakan oleh panitia tanpa syarat.
• Berhak menyebarkan brosur & memasang umbul‐umbul ATAU spanduk sebanyak 8
(delapan) buah di area pelaksanaan kegiatan dengan materi & pemasangan diserahkan
kepada sponsor dengan terlebih dahulu berkoordinasi dengan penyelenggara

I.2.   SPONSOR PLATINUM
Sponsor Platinum adalah pihak yang telah sepakat bekerja sama dan memberikan kontribusi
dengan menyediakan sejumlah biaya untuk dana kegiatan sebesar Rp.8.500.000,‐ (Delapan Juta
Lima Ratus Ribu Rupiah) dan hanya disediakan untuk 10 Perusahaan/Sponsor.
• 1 Tenda Kerucut uk.3x3 m + 1 Meja + 1 kursi di dalam Balai KIIC (sekitar area lomba),


‐ T‐Shirt Panitia
‐ ID Card Crew
‐ Backdrop Panggung ukuran 7 x 3 mtr, posisi di bagian tengah
• 1 (satu) undangan untuk 1 (satu) orang perwakilan perusahaan untuk hadir menyerahkan
hadiah dan foto bersama perwakilan KIIC dan pemenang lomba di atas panggung
• Nama Perusahaan disebutkan kepartisipasiannya pada saat pembukaan, sebelum penjurian,
sebelum pembacaan pemenang, dan penutupan acara
• Berhak menyebarkan brosur & memasang umbul‐umbul ATAU spanduk sebanyak 8
(delapan) buah di area pelaksanaan kegiatan dengan materi & pemasangan diserahkan

I.3. SPONSOR GOLD
Sponsor Gold adalah pihak yang telah sepakat bekerja sama dan memberikan kontribusi
dengan menyediakan sejumlah biaya untuk dana kegiatan sebesar Rp.6.500.000,‐ (Enam Juta Lima
Ratus Ribu Rupiah).
• Berhak menyebarkan brosur & memasang umbul‐umbul ATAU spanduk sebanyak 4  (empat)
buah di area pelaksanaan kegiatan dengan materi & pemasangan diserahkan kepada
sponsor dengan terlebih dahulu berkoordinasi dengan penyelenggara


I.4. SPONSOR SILVER
Sponsor Silver adalah pihak yang telah sepakat bekerja sama dan memberikan kontribusi
dengan menyediakan sejumlah biaya untuk dana kegiatan sebesar Rp.4.500.000,‐ (Empat Juta
Lima Ratus Ribu Rupiah).
• (satu) lembar Piagam uk.A4 ucapan terima kasih dari Penyelenggara
• Berhak menyebarkan brosur & memasang umbul‐umbul ATAU spanduk sebanyak 2  (dua)
buah di area pelaksanaan kegiatan dengan materi & pemasangan diserahkan kepada
sponsor dengan terlebih dahulu berkoordinasi dengan penyelenggara

II. PROSEDUR KERJASAMA SPONSORSHIP

1. Pihak Penyelenggara yang diwakili oeh CAS Communication (PT.Citra Anugerah Suksestama)
mengajukan proposal sponsorship  kepada para calon sponsor di awal bulan Oktober 2011 dengan
melampirkan fotocopy (aslinya akan ditunjukkan pada tahap musyawarah/presentasi) Surat
Pengantar/ Keterangan yang dikeluarkan oleh PT. Maligi Permata Industrial Estate ‐ Business
Development Department selaku Management Office KIIC
2. Target waktu konfirmasi keikutsertaan adalah 10 (sepuluh) hari kerja setelah proposal diterima
pihak calon Sponsor. Penyelenggara akan menutup penawaran kerjasama setelah jumlah sponsor
mencapai 50 Perusahaan.
3. Pihak Sponsor mempelajari proposal beserta kelengkapan administrasinya kemudian memilih
kategori sponsorship dengan mengisi formulir Keikutsertaan
4. Untuk penjelasan langsung dan tindaklanjut kesepakatan maka perwakilan/staff dari pihak
penyelenggara menemui pihak Sponsor dilengkapi surat tugas asli (bukan fotocopy) dan
menunjukkan Surat Rekomendasi/ Pengantar asli (bukan fotocopy) dari PT. Maligi Permata
Industrial Estate ‐ Business  Development Department selaku Management Office KIIC
5. Pihak Sponsor dan Penyelenggara secara resmi terlibat dalam kerjasama sponsorhip setelah kedua
pihak menandatangani Surat Perjanjian Kerjasama dan Pihak Sponsor menyerahkan dana secara
tunai atau transfer


III. SYARAT & KETENTUAN

1. Pihak calon sponsor diharap melakukan klarifikasi terlebih dahulu ke nomor telepon yang tersedia
pada Proposal maupun Surat Rekomendasi/Pengantar untuk memastikan legitimasi dan
penyelenggara kegiatan sebelum menyerahkan formulir dan menandatangani perjanjian kerjasama
2. Pihak Sponsor menyerahkan dana sesuai jumlah dengan Kategori yang dipilih secara tunai pada saat
penandatanganan perjanjian kerjasama ATAU paling lambat 3 (tiga) hari dari penandatanganan
perjanjian kerjasama bila dilakukan secara transfer
3. Untuk keperluan pencantuman logo Sponsor pada media publikasi & visibility items maka pihak
Sponsor akan mengirimkan desain logo dalam bentuk digital file dengan resolusi layak cetak
(min.200 dpi) ke alamat email:lantip_budiarto@yahoo.com Paling lambat 2 hari setelah
penandatangan kerjasama sponsorship.
4. Pemasangan spanduk ATAU umbul‐umbul dari pihak Sponsor berkoordinasi terlebih dahulu dengan
Pihak Penyelenggara untuk klarifikasi mengenai jumlah sesuai ketentuan tiap sponsor dan titik
pemasangan untuk menghindari terjadinya tumpang‐tindih dengan sponsor lain.
5. Pemilihan titik lokasi pemasangan spanduk sponsor berdasarkan urutan waktu pendaftaran sebagai
sponsor. Artinya apabila ada sponsor yang lebih awal mendaftar dan menentukan titik lokasi
pemasangan maka sponsor yang terdaftar berikutnya tidak dapat memasang di titik tersebut.


IV. FORMULIR KERJASAMA SPONSORSHIP
(UNTUK DIPERLIHATKAN/DIPELAJARI; FORMULIR AKAN DISIAPKAN PADA LEMBAR TERPISAH)
Setelah mempelajari Proposal kegiatan “ KIIC‐FUN DRAWING CONTEST 2011” yang diajukan maka kami
yang bertandatangan dibawah ini:
Nama : ………………………………………………………………………………………………………
Jabatan/Posisi : ………………………………………………………………………………………………………
Perusahaan/Instansi : ………………………………………………………………………………………………………
Alamat : ………………………………………………………………………………………………………
No.telp./fax   : ………………………………………………/…………………………………………………….
Email : ………………………………………………………………………………………………………
Produk/Jasa : ………………………………………………………………………………………………………

Berkenan untuk berpastisipasi dalam kegiatan tersebut sebagai sponsor dengan pilihan kategori:
   SPONSOR PLATINUM Jumlah Dana Rp. 8,5 Jt (Delapan Juta Lima Ratus Ribu Rupiah)
   SPONSOR GOLD Jumlah Dana Rp. 6,5 Jt (Enam Juta Lima Ratus Ribu Rupiah)
   SPONSOR SILVER Jumlah Dana Rp. 4,5 Jt (Empat Juta Lima Ratus Ribu Rupiah)
   SPONSOR KHUSUS Jumlah Dana Rp. 3 Jt (Tiga Juta Rupiah)
Dan dana partisipasi akan dibayarkan secara :
   TUNAI pada saat perjanjian kerjasama ditandatangani
   TRANSFER paling lambat 3(tiga) hari setelah perjanjian kerjasama ditandatangani
Ke No.Rekening   :
Bank :
Atas Nama :
………………..,…………………………….,2011

          Penyelenggara,         Pendaftar,

(………………………………………….)      (……………………………………………..)
     Nama jelas+Stempel Perusahaan


V. SURAT PERJANJIAN KERJASAMA
(UNTUK DIPERLIHATKAN/DIPELAJARI; AKAN DISIAPKAN PADA LEMBAR TERPISAH)
Perjanjian ini dibuat pada hari : ……………………..., tanggal …….., bulan ……………………..,tahun………………
Oleh:

Nama :
Jabatan :
Alamat :
Telepon :
Fax :

Dalam hal ini bertindak atas nama PT.CITRA ANUGERAH SUKSESTAMA. Untuk selanjutnya disebut
sebagai PIHAK PERTAMA.

Dengan:

Nama   :
Jabatan :
Alamat :
Telepon :
Fax :

Dalam hal ini bertindak atas nama PT.......................... Untuk selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA.
Terlebih dahulu kedua belah pihak menerangkan hal‐hal sebagai berikut:
• PIHAK PERTAMA adalah penyelenggara acara KIIC ‐  Fun Drawing Contest 2011
• PIHAK KEDUA adalah perusahaan berbadan hukum yang mensponsori   penyelenggaraan acara
KIIC ‐  Fun Drawing Contest 2011 yang akan diadakan oleh PIHAK PERTAMA
• Kedua belah pihak sepakat untuk mengadakan ikatan perjanjian kerjasama untuk:
Acara :   KIIC ‐  Fun Drawing Contest 2011
Tanggal :    20 November 2011 ( hari Minggu)
Tempat :    Balai KIIC ‐ Kawasan Industri KIIC, Karawang

Kedua belah pihak berkaitan dengan hal tersebut diatas, sepakat mengadakan ikatan perjanjian
kerjasama dengan ketentuan‐ketentuan yang tersebut dalam pasal‐pasal di bawah ini.

Pasal 1
Bentuk Kerjasama (Objek Perjanjian)
Bahwa PIHAK KEDUA bersedia menjadi salah satu sponsor yakni kategori SPONSOR KHUSUS yang
mendukung acara yang diselenggarakan oleh PIHAK PERTAMA.


Pasal 2
Waktu dan Tempat Pelaksanaan Evant
Waktu pelaksanaan acara KIIC‐Fun Drawing Contest adalah pada hari Minggu tanggal 20 November 2011
Pukul 09.00 – 15.00 WIB bertempat di Balai KIIC ‐ Kawasan Industri KIIC, Karawang.

Pasal 3
Jangka Waktu Kerjasama
Perjanjian ini berlaku sejak ditandatanganinya surat perjanjian kerjasama ini dan berakhir setelah hak
dan kewajiban kedua belah pihak terlaksana.

Pasal 4
Sistem Pembayaran Sponsorship
Pembayaran sponsorship dilakukan sesuai dengan ketentuan  yakni  dapat dilakukan PIHAK KEDUA
melalui 2 cara (pilihan), yaitu:
1. Pembayaran dilakukan secara Tunai (100% dari yang disetujui, dan diserahkan kepada PIHAK
PERTAMA saat penandatanganan perjanjian ini).
2. Pembayaran dilakukan secara transfer (100% dari yang disetujui paling lambat 3 hari setelah
penandatanganan perjanjian ini) ke:
Ke No.Rekening   :
Bank :
Atas Nama :

Pasal 5
Kewajiban PIHAK PERTAMA
Memberikan kompensasi kepada PIHAK KEDUA selaku SPONSOR KHUSUS saat acara dilangsungkan
berupa :
1. 1 Booth uk. 2,5 x 2,5 m + 1 Meja + 1 kursi di luar Balai KIIC (di area Small Expo & Bazaar)
2. Pencantuman Logo pada media publikasi & visibility items :
3. 1 (satu) undangan Pendaftaran Peserta Lomba
4. 1 (satu) set Plakat ucapan terima kasih dari Penyelenggara
5. 1 (satu) lembar Piagam uk.A4 ucapan terima kasih dari Penyelenggara
6. Berhak membuka stand selama 1 hari penuh yang disediakan oleh panitia tanpa syarat.
7. Berhak menyebarkan brosur & memasang umbul‐umbul ATAU spanduk sebanyak 4


(Empat) buah di area pelaksanaan kegiatan dengan materi & pemasangan diserahkan

Pasal 6
Kewajiban PIHAK KEDUA
1. Menyediakan dana sponsorship sebesar Rp. 3.000.000 (Tiga Juta Rupiah) sebagai Prasyarat
Sponsor Khusus
2. Menyerahkan dana sponsorship ke PIHAK PERTAMA dengan cara seperti dijelaskan pada Pasal 4
dari Surat Perjanjian ini.

Pasal 7
Pembatalan
Pembatalan setelah penandatanganan perjanjian kerjasama ini diatur dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Apabila PIHAK KEDUA secara sepihak membatalkan perjanjian kerjasama ini, maka PIHAK
PERTAMA tidak akan mengembalikan dana yang telah diserahkan sebelumnya oleh PIHAK KEDUA
dengan cara apapun dan alasan apapun.
b. Apabila PIHAK PERTAMA secara sepihak membatalkan perjanjian kerjasama ini, maka PIHAK
PERTAMA akan mengembalikan dana sebesar 100% dari yang telah diserahkan sebelumnya oleh
PIHAK KEDUA.

Pasal 8
Perubahan
Perubahan terhadap perjanjian kerjasama ini diusulkan melalui permohonan tertulis dari kedua belah
pihak, yang tertuang dalam suatu ADDENDUM yang disepakati kedua belah pihak. ADDENDUM ini
merupakan satu kesatuan dan tidak dapat dipisahkan dari perjanjian kerjasama ini.

Pasal 9
Force Majeur
Apabila terjadi Force Majeur, kedua belah pihak setuju untuk membicarakan secara kekeluargaan
tentang apa yang akan dilakukan selanjutnya.
Force Mejaur adalah kejadian‐kejadian diluar kuasa kedua belah pihak, tidak hanya terbatas pada
kecelakaan, wabah penyakit, kebakaran, banjir, gempa bumi, perang, pemogokan massal, kerusuhan,
peraturan pemerintah, dan lain‐lain yang sifatnya adalah keadaan memaksa.

Pasal 10
Peselisihan dan Perbedaan Pendapat


Apabila terjadi perselisihan dan atau perbedaan pendapat dan atau sengketa diantara kedua belah pihak
mengenai pelaksanaan perjanjian kerjasama ini, maka kedua belah pihak akan berusaha untuk
menyelesaikan dengan cara kekeluargaan dan musyawarah mufakat.
Apabila melalui cara kekeluargaan dan musyawarah mufakat tersebut tidak dapat terjadi kesepakatan
antara kedua belah pihak, maka kedua belah pihak sepakat dan setuju untuk memilih tempat kediaman
hukum yang tetap dan menyelesaikan di kantor panitera pengadilan yang telah disepakati.

Pasal 11
Penutup
Surat perjanjian kerjasama ini dibuat dan ditandatangani dengan penuh kesadaran, tanpa ada tekanan
dari pihak manapun.
Demikian perjanjian kerjasama ini dibuat oleh PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA. Perjanjian kerjasama
ini berlaku efektif mulai tanggal surat perjanjian ini ditandatangani.

.........................,.......................................,2011

Ditandatangani dan atas nama,

PIHAK PERTAMA                             PIHAK KEDUA

Lantip Budiarto                                                       ______________
Creative and Communication Manager                            Jabatan/Posisi

Proposal sponsorship fun drawing contest

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Similar to Proposal sponsorship fun drawing contest

Similar to Proposal sponsorship fun drawing contest (20)

Proposal sponsorship fun drawing contest