Presentatie E.care OR (OK planning- en workflow-ondersteunende software)

• Deze presentatie is een kennismaking met E.care OR,
de software voor het operatiekwartier.
• U kan ontdekken hoe onze software de workflow van
het OK ondersteunt. De presentatie toont de
belangrijkste functionaliteiten.
• Daarom rekenen we op uw verbeelding:
maak van wat u ziet het begin van wat we samen
kunnen bereiken...

WAARSCHUWING:
• Alle lijsten van onderzoeken, specialiteiten,
klinische observaties, enz. zijn slechts
voorbeelden.
Ze kunnen vervangen worden door UW
data.
• Elke afdeling heeft een eigen manier van
werken. Geen workflow is identiek. E.care
biedt u tal van settings en parameters om
de software aan te passen aan uw
behoeften.
• De gebruikte voorbeelden hebben geen
klinische relevantie. Wij concentreren ons
op ons werk, met respect voor uw kennis
en ervaring.

Play All 19:05 min
Play Episodes
Basisconcept en bouwstenen 4:50 min
Toegangscontrole en rechten 0:50 min
Consultatie: plannen van een ingreep 1:50 min
De wachtlijst / zoeklijst 1:00 min
Checklists: voorbereiding van de ingreep 3:00 min
Het venster “Overzicht” en “Coördinator” 2:10 min
Documentatie OK-dossier 2:50 min
Tarificatie 1:50 min
Controlelijsten 1:15 min
Menu: Maak uw keuze

E.care OR
Basisconcept
& Bouwstenen

• E.care OR is een product suite die modulair wordt opgebouwd.
• Ook bij een volledige implementatie, kan u kiezen voor een
stapsgewijze ingebruikname.
• De modules zijn van toepassing in volgende fases van de
workflow:
E.care OR: Product Portfolio

Probleem patiënt Consult Operatie
planning
Pre-operatieve
Assessment
Operatiedag
OR
Basic Scheduling
ORBasic Scheduling
OR
Basic
Scheduling
AT OR
Enhanced Scheduling
Surgery Documentation
E.care OR: Product Portfolio

• De werking van E.care OR berust op enkele basisonderdelen.
• Deze bouwstenen zijn vooral van belang bij de implementatie en
configuratie van E.care.
• Toch is het ook voor de eindgebruiker van belang hierover wat
achtergrondkennis te hebben: zo doorgrondt u beter de werking van
de applicatie.
E.care OR: Concept & Bouwstenen

• Eén van de twee belangrijke bouwstenen is de
Werkhypothese

Setup
OR–concept: informatie flow
Werk
hypothese

• De werkhypothese
– Is een beschrijving van een ingreep
– Zoals die waarschijnlijk zal plaatsvinden
– En is altijd, gedurende de hele workflow, wijzigbaar

• De werkhypothese bevat minimaal
– De naam van de ingreep
– Specialisme en/of chirurg die de werkhypothese gebruikt
– Duurtijd
• Deze basisgegevens stellen ons in staat om later een ingreep te
plannen.

• Maar de werkhypothese kan vollediger omschreven worden.
Ze bevat maximaal informatie over:
» Procedure
» Deelnemers aan de ingreep
» Medicatie
» Materialen & Setten
» Toestellen
» Anesthesie
» Shortlist diagnose
» Shortlist prestaties en factureerbare items
» PostOp instructies
» Behoefte IC-bed
» Aantal dagen hospitalisatie
» Grafische voorstelling opstelling van de zaal

• Kortom: alle informatie die we nodig hebben om een ingreep
succesvol te laten verlopen.
• Deze informatie is meestal (+96%) gekend op het ogenblik we de
ingreep plannen.
• Toch blijkt vandaag
– dat deze informatie niet voorhanden is wanneer nodig
– deze informatie niet optimaal doorstroomt....

• Om een werkhypothese samen te stellen, putten we uit
basisbestanden, liefst in de achtergrond gesynchroniseerd met
moederbestanden van het ziekenhuis.
• Voor de E.care – administrator ziet een werkhypothese er als volgt
uit:

• De andere belangrijke bouwsteen in ons concept is de
Agenda Blauwdruk

Setup
OR–concept: informatie flow
Werk
hypothese
Agenda
Blauwdruk

• Op de agenda blauwdruk
– wijst de administrator de beschikbare OK-tijd toe aan een
specialisme en/of specifieke chirurg
– Kunnen (alternerende) ok-schema’s worden toegepast voor een
bepaalde periode in de toekomst
– Kunnen voor een specifieke dag afwijkingen of uitzonderingen
ingegeven worden

Het opstellen en wijzigen van de blauwdruk gaat
SNEL EN INTUÏTIEF
Kinderspel voor wie ooit met Outlook werkte....

• Als de
werkhypothese en de agenda blauwdruk
geconfigureerd zijn,
is E.care OR klaar voor gebruik:
De ingrepen kunnen gepland worden
door chirurg of secretariaat
tijdens of na de consultatie

Planning
Ingreep
Setup
OR – concept: information flow
Werk
Hypothese
Agenda
Blauwdruk
Consultatie

• Eens de ingreep gepland, hebben we voldoende gegevens om de
operatiedag voor te bereiden.
• E.care zorgt voor:
– Checklist verpleegkundigen en “klaarzetlijsten”
(bloed, IC-bed, materialen & setten, toestellen, medicatie.....)
– Checklist setten CSA
– Checklist preoperatieve assessment
(eventueel gestuurd vanuit digitale assessment (E.care AT)

Checks
Planning
Ingreep
Setup
Werk
Hypothese
Agenda
Blauwdruk
Consultatie
Pre Op checkAssessment

• Op de dag van de ingreep zorgt E.care voor
– een overzicht over het operatiekwartier,
inclusief visualisatie status van elke ingreep
– managementtool voor bijsturing, herplanning, spoedingrepen
– Volledige documentatie van de ingreep + PostOp instructies

• Omdat onze werkhypothese volledig is voorbereid, vraagt de
documentatie weinig tijd
– Bevestigen/corrigeren/aanvullen wat voorzien was
– Keuze uit kleine lijsten waar nodig

Dag
PerOP
Checks
Planning
Ingreep
Setup
Werk
Hypothese
Agenda
Blauwdruk
Consultatie
Ingreep
 Timestamps
 Resources
chirurg(3)
Anesthesist (2)
Verpleegkundige(6)
 Opmerkingen
 Medicatie
Verpleegkundige
Anesthesist
 Materialen & setten
Toestellen
 Anesthesie
Factureerbare items
 Diagnose
 Post op instructies
 Documentatie
Brieven
Rapporten

• Op het einde van de ingreep is onze informatie volledig
• De info gaat in juiste vorm (rapport, document, bericht,....) naar
– Zorgafdeling of PostOperatief verblijf
– Management
– Financiële afdeling

Follow-up
Dag
PerOP
Checks
Planning
Ingreep
Setup
Werk
Hypothese
Agenda
Blauwdruk
Consultatie
Ingreep
Post Op
instructies
Financiële
rapportering
Documenten
& rapporten
feedback

• De verwerkte informatie wordt terug gebruikt om
– Werkhypotheses te optimaliseren
• Aanpassen duurtijd, benodigdheden, ....
– Blauwdruk agenda te optimaliseren
• Optimale toekenning OK-tijd
Daarmee is de Kwaliteitscirkel rond !

E.care OR
Toegangscontrole
& Gebruikersrechten

• Inloggen in E.care OR kan met paswoord of met een smartcard.
• Daardoor weten we wie wat registreerde en kunnen we het
gebruikersgemak sterk verhogen
• Knoppen en functies zijn enkel zichtbaar als ze relevant zijn
voor de gebruiker.
• Het zicht op de agenda wordt opgesteld
in functie van de gebruiker.
• Keuzelijsten worden aangepast aan het identiteit van de
gebruiker (specialisme, werkhypotheses,…)
Toegangscontrole en gebruikersrechten

• Aan uw gebruikers ID is zijn ook gebruikersrechten verbonden
• Ze geven u toegang tot bepaalde rechten of handelingen
• Voorbeeld van rollen binnen het OK:
• Coordinator
• Coordinator specialisme
• Chirurg
• Anesthesist
• Verpleegkundige
• Administratie
• Gast
Toegangscontrole en gebruikersrechten

E.care OR
De consultatie:
plannen van
een ingreep

Klik in het
hoofdscherm
op Consultatie

Hier vindt u
patiënt-
gegevens
Het venster Consultatie bevat volgende delen:

Informatie
m.b.t. verblijf +
indicatie
besmetting

Keuzelijst van
werkhypothes
es

en een
planningstool

Klikken we op deze knop,
verschijnt volgend
scherm:
Plannen van een ingreep

Geef bezoeknummer of
patientnummer in, en alle
gegevens worden overgenomen
uit het ZIS

• Indien geen bezoeknummer of patiëntnummer gekend is, kunnen
alle gegevens ook manueel worden ingevoerd.
• Let op: alle velden met rode tekst zijn verplicht!

Vervolledig de gegevens van
patiënt, verblijf en besmetting....

En gebruik de selectiemenu’s
om eenvoudig een
werkhypothese te kiezen

De ingreep verschijnt
centraal in het venster

Volstaat deze basisinformatie ?
DuurtijdDuurtijd
Localisatie
(verplicht)
Localisatie
(verplicht)
Opmerkingen bij
procedure
Opmerkingen bij
procedure
Bloed nodig ?
IC-bed nodig ?
Besmetting ?
Bloed nodig ?
IC-bed nodig ?
Besmetting ?
Naam chirurgNaam chirurg

Of zie je graag de volledige
werkhypothese ?

Mocht dit nodig zijn,
kan u deze hier wijzigen.
Opgelet: duurtijd kan niet
onder minimumduur....

Rechts ziet u de
eerste, voor u
beschikbare, OK-dag.
U kan plannen in de
witte zone.

Met de pijltjes of date-
picker navigeert u
door uw OK-agenda

Of u klapt uw agenda
open voor een ruimer
zicht...

Let wel:
U ziet enkel de aan u
toegewezen OK’s
en OK-tijd

• Er zijn verschillende manieren om een ingreep op de planning te
plaatsen

• Drag and drop: sleep de ingreep op de planning

• Klik en plan:
Klik op de knop Plannen:
de ingreep wordt geplaatst op
de vrije ruimte van de
geselecteerde dag

Of sleep de afspraak
naar de gewenste
plaats op de
opengeklapte agenda

Eens gepland,
verschijnt de ingreep
in de agenda.

• Verplaatsen kan met Drag and drop
• Groter en kleiner maken kan door eenvoudig slepen, maar enkel tot
maximum en minimum duurtijd van de ingreep.
• Het “toverstokje” leidt u onmiddellijk naar de eerst beschikbare
ruimte in uw agenda
• Belangrijk:
door op deze wijze te plannen zette u een eerste stap naar een
goede georganiseerd OK: alle benodigde informatie is nu al bij de
belanghebbenden !

• De wachtlijst-zoeklijst geeft een overzicht van alle ingrepen
• De benaming “wachtlijst” werd gekozen omdat deze lijst ook een
overzicht geeft van alle nog niet geplande ingrepen
• Vanuit verschillende plaatsen in de software heeft u toegang tot
deze lijst
De wachtlijst

Of vanuit het scherm
consultatie om een ingreep
(gepland of niet gepland) op te
zoeken

Als u een ingreep koos, maar
deze nog niet op de planning
wil zetten, kan u hem tijdelijk
op een wachtlijst parkeren...

...door op deze knop te
klikken.

De indentiteit van de
ingelogde persoon
zijn standaard
ingevuld.

Met één klik op de
knop “niet geboekt”
krijgt u een overzicht
van uw te boeken
ingrepen...

En met één klik op
de agenda, verhuist
de ingreep terug
naar het venster
“Consultatie”,
waarna u de ingreep
kan plannen

U kan ook alle andere
selectiecriteria
gebruiken om een lijst
van ingrepen samen
te stellen.

De details van de ingreep ziet
u door op het vergrootglas te
klikken. Volgend scherm
verschijnt:

E.care OR
Checklists:
de voorbereiding
van de ingreep

• Eens de ingrepen zijn gepland, kan alle informatie doorstromen
naar de belanghebbenden.
• Dit kan door middel van rapporten en berichten, maar ook in de
applicatie zelf worden alle gegevens ter beschikking gesteld.
• De combinatie van de werkhypothese en de beperkte informatie die
bij de consultatie werd aangevuld, geeft ons een volledig overzicht
van wat voorbereid, klaargezet, gecheckt moet worden!
• We overlopen even de verschillende checklists:
Checklists: de voorbereiding van de ingreep

Klik in het hoofdvenster
“PreOp”
PreOp checklist

Door het gebruik van de
selectiecriteria stelt u een lijst
van ingrepen samen
PreOp checklist

Klik op het groene vinkje om
te bevestigen dat de preop-
check gebeurde. De lijn
verandert van kleur en uw
initialen + het tijdstip van de
check wordt toegevoegd.
PreOp checklist

• De PreOp check kan ook bestaan uit een door u samengesteld
“digitaal formulier”.
• Hiervoor creërde E.care de Assessment Tool, een optionele
uitbreiding van E.care OR.
• Een volledig ingevulde assessment, leidt automatisch tot het
afvinken van een lijn. Alle ingevulde informatie blijft uiteraard ter
beschikking.
• Voor meer info over de Assessment Tool: contacteer E.care.
PreOp check: de Assessment Tool

• Indien er tijdens het PostOperatief onderzoek wordt vastgesteld dat
er opmerkingen zijn over
• De patiënt
• De ingreep die gaat gebeuren
• De plaats waar de patiënt zich bevindt
• ....
kan deze informatie vanuit de PreOp Checklist worden aangevuld
PreOp checklist

Klik op het potloodje, en de
gegevens van de ingreep
verschijnen, waarna u
opmerkingen of wijzigingen
kan toevoegen.
PreOp checklist

Klik in het hoofdvenster
“Checklist verpleging”
Checklist verpleging

Door het gebruik van de
selectiecriteria stelt u een lijst
van ingrepen samen

Bovenaan krijgt u onmiddellijk
de som van benodigde IC-
bedden en het aantal te
voorziene bloedeenheden

Per ingreep kan worden ingegeven
-dat alles oké is voor de ingreep
-of dat er nog aandachtspunten zijn die nog
in orde moeten worden gebracht

In de lijst wordt duidelijk zichtbaar
-Welke ingreep oké is (groen)
-Waar nog opmerkingen zijn (roze)
-Wat nog niet gecheckt is (wit)

• Naast de checklists beschikt E.care ook over alle gegevens die, op
maat van de belanghebbenden, kan worden aangeboden in lijsten,
berichten en rapporten
• Een paar voorbeelden:
– Lijst van klaar te zetten materialen/medicatie/toestellen/.... Per
ingreep of per OK
– Lijst van te plannen patiënten voor opnamedienst
– Overzicht van IC-bedden
– Lijst benodigdheden steriel materiaal
– .....
Checklist

E.care OR
Het venster “Overzicht”

• Tijdens de OK-dag biedt E.care een overzicht van alle zalen of een
selectie van zalen
• Van elke ingreep tonen we volgende info:
– Naam patiënt
– Naam chirurg
– Naam ingreep
– Status ingreep (aangeduid met tekst en door een kleur)
– Belangrijke info mbt besmetting, IC bed, bloed,....
Het overzicht

Het overzicht
Met deze aankruisvakjes maakt u een
selectie van de OK’s die u in het overzicht
wil zien

• De kleurcodes geven inzicht in de status van de ingreep
• De kleur is het gevolg van timestamps die worden ingegeven
– op de zorgafdeling
– Bij aankomst patiënt op het OK
– In het OK tijdens de ingreep (zie verder)
– Als gevolg van een link met extern systeem (anesthesie,
locatlisatiesysteem, .....)
– In recovery
Het overzicht

• Het overzicht wordt ook aangeboden in 4 verschillende varianten
– Geplande tijd
– Ingrepen volgens hun actuele status
– De vergelijking tussen wat gepland werd en de actuele status
– de actuele situatie en de daaruit voortvloeiende prognose voor
de volgende ingrepen.
Het overzicht

Het overzicht: Ingrepen volgens hun actuele status

Het overzicht: De vergelijking tussen gepland en de actuele status

Het overzicht: actuele situatie en de daaruit voortvloeiende prognose

• De coördinator van het OK beschikt over een soortgelijk overzicht.
• Hij heeft bovendien ook de juiste rechten om te herplannen en
bestaande boekingsregels te overrulen
Het overzicht voor de coördinator

Onderaan zijn ook twee wachtlijsten
toegevoegd:
-Links een lijst met patiënten die dringend nog
op de planning moeten komen (vb nav
spoedgeval)
-Rechts een lijst van alle nog niet geplande
ingrepen

• De coördinator kan ingrepen van de planning op een wachtlijst
verslepen. Hierbij kan ook de reden van de handeling worden
aangeduid
• De coördinator kan vanuit de wachtlijsten ingrepen op de planning
zetten

• Zowel vanuit het overzicht als vanuit het coördinatorscherm kan een
spoedingreep aangemaakt worden.
Het overzicht

Aanmaak spoedingreep
Klik op de knop “spoedingreep”

Kies specialisme en arts...

Vul de minimale patientgegevens aan

Kies een ingreep en bevestig met
het groene vinkje

En sleep de spoedingreep op de
planning

• Een spoedingreep wordt op de planning gekenmerkt
door een rode lijn

E.care OR
Documentatie
OK-dossier

• Indien we in het overzichtscherm of in het scherm van de
coördinator op een ingreep klikken, opent het OK-dossier
• Daar kunnen we aanvangen met de volledige documentatie van
onze ingreep
Het OK-dossier

Het OK-dossier
Links kunnen we met behulp van
keuzelijsten de “spelers” in het
OK aanvullen.
Er is ruimte voor
-Drie chirurgen
-Twee anesthesisten
-Zes door u te benoemen
verpleegkundigen

Het OK-dossier
In het midden registeren we de
tijden.
Sommige tijden zijn al ingevuld (bv
op de kamer, andere komen uit een

• Door op het klokje te klikken, verschijnt dit venster
• Daar kan de tijd, met cijfers of door gebruik van de wijzers, nog
aangepast worden.
Het OK-dossier

Het OK-dossier
Rechts zien we patiëntinformatie en
de opmerkingen die sinds de
creatie van het dossier werden
ingegeven.
Aanvullen kan nog steeds....

Het OK-dossier
En sleep de spoedingreep op de
planning
In de menubalk links zien we alle
onderdelen van het OK-proces die
we verder kunnen raadplegen en
documenteren.
We overlopen ze even....

Het OK-dossier
In de tab “Zaal” wordt een
samenvatting getoond van de
werkhypotese, eventueel met de
wijzigingen die tijdens de consult
werden aangebracht.
Erg handig voor de
verpleegkundigen !

Het OK-dossier
Bij “Medicatie” zien we alle
medicamenten die, zoals voorzien
in de werkhypothese, zullen
worden toegediend door
verpleegkundige en door
anesthesist.

Het OK-dossier
Hoeveelheden kunnen worden
gewijzigd, medicatie kan worden
verwijderd of uit de keuzelijst kan
andere medicatie worden
toegevoegd.

Het OK-dossier
Hetzelfde principe geldt voor
materialen. De lijst staat klaar en
als u een materiaal aanduidt....

Het OK-dossier
Verschijnt een dialoogvenster
waarin u, eventueel met gebruik
van een barcodescanner, de
bijkomende informatie kan
aanvullen.

Het OK-dossier
Ook de gebruikte setten registreren
we bij voorkeur met een
barcodescanner.
Erg belangrijk voor de
traceerbaarheid!

Het OK-dossier
De lijst van gebruikte toestellen is
normaal gezien al volledig,
maar aanvullen of verbeteren kan
altijd nog...

Het OK-dossier
Het tabblad “Anesthesie” bevat
-Opmerkingen mbt anesthesie
-De mogelijkheid om anesthesietijd
buiten het OK te registreren
-De check om de controle van
vochtbalans en compressen te
bevestigen

Het OK-dossier
In het “tabblad Documenten” worden
alle beschikbare templates
gerubriceerd aan de gebruiker
aangeboden.
Documenten kunnen worden
aangemaakt, gewijzigd, ondertekend,
bewaard en geprint.
De bewaarde documenten worden, net
als gescande documenten, in lijstvorm
getoond.

Het OK-dossier
In het tabblad “PostOp” maken we
het onderscheid tussen enerzijds
Medicatie
(ook afkomstig uit de
werkhypothese, maar eventueel
hier te wijzigen of aan te vullen...

Het OK-dossier
...en anderzijds PostOp opdrachten

• Op het einde van de ingreep willen we tenslotte
– De juiste prestaties en diagnose ingeven
– Alle gegevens voor bereiden voor de tarificatie
• Dan doen we in het tabblad “Tarificatie”
Het OK-dossier

Het OK-dossier
Indien we bovenaan onze
werkhypothese aanduiden....

Het OK-dossier
Verschijnt de lijst van mogelijke
prestaties (met
nomenclatuurnummers) die we in
de werkhypothese ingaven.

Het OK-dossier
Uit deze lijst kiezen we één of
meerdere prestaties
of we gebruiken het vergrootglas
om een prestatie op te zoeken in de
volledige lijst.

Het OK-dossier
De gekozen prestatie verschijnt
rechts bovenaan.

Het OK-dossier
Ook de diagnose kan op
soortgelijke wijze geselecteerd of
opgezocht worden.
Deze wordt rechts onderaan
opgelijst.

• De voorbereiding van de facturatie verloopt stapsgewijs.
– Als de chirurg op de “rekenknop” klikt, worden
bijkomende tarificatielijnen berekend.
Hierbij wordt rekening gehouden met
• Weekend, nacht, extra supplementen,...
• de rekenregels die werden ingegeven bij de parametrisatie van
de software (% tweede chirurg, % tweede prestatie, ....)
• Het verrekenen van bijhorende U-nummers
– De berekening wordt goedgekeurd door te klikken op
het groene vinkje
Het OK-dossier

• Daarna is het de beurt aan de anesthesist
– Ook hij klikt op de “rekenknop” om
alle rekenregels toe te passen
– En bevestigt de berekening met het
groene vinkje
Het OK-dossier

Het OK-dossier
Daarna verschijnen de knoppen
waarmee een overzicht van
prestaties, materialen, medicatie,
enz. kan worden geprint of digitaal
verzonden.

• Eens te meer loont het voorbereidende werk dat verricht werd om
een werkhypothese aan te maken!
Na de ingreep vraagt het nauwelijks een inspanning om de ingreep
ook af te sluiten en de volledige facturatie voor te bereiden.
Het OK-dossier

• E.care stelt aan de administrator een aantal controlelijsten ter
beschikking
• Hiermee wordt de volledigheid van de documentatie inzichtelijk
gesteld
• Volgende lijsten worden gebruikt:
Controlelijsten

Controlelijst dossier
Voor een selectie van ingrepen wordt met
kleurcodes getoond of
- patiënt gelinkt is met ZIS
-Chirurg prestaties berekende
-Anesthesist prestaties berekende
-Medicatie, tijden, diagnose enz. volledig
zijn.

Controlelijst medicatie
Deze lijst toont alle medicatie die voor een
ingreep of voor een selectie van ingrepen
toegediend werd.

Controlelijst materialen
De controlelijst materialen toont niet enkel
de gebruikte materialen, maar geeft ook een
overzicht van wat al bijbesteld werd of
bijbesteld moet worden.
Bestellingen kunnen van hieruit naar de
apotheek of rechtstreeks naar de
leverancier verstuurd worden.

Controlelijst ZIS
De controlelijst ZIS geeft een lijst van alle
patiënten / dossiers die nog niet met het ZIS
gelinkt werden.
Deze link kan vanuit deze lijst tot stand
gebracht worden.

Presentatie E.care OR (OK planning- en workflow-ondersteunende software)

More Related Content

Similar to Presentatie E.care OR (OK planning- en workflow-ondersteunende software)

Presentatie E.care OR (OK planning- en workflow-ondersteunende software)