1. MODUL UMUM 4: PILL DAN PELAN 3 KAKI
Pendahuluan
Modul ini bertujuan untuk membantu pengetua dan guru besar (PGB) memahami dan menggunakan
alat kualiti Pelan Intervensi Lima Langkah (PILL) dan Pelan 3 Kaki untuk meningkatkan kualiti
kepimpinan dan pengurusan sekolah dengan berkesan. Modul ini mengandungi langkah-langkah
yang seharusnya digunakan oleh PGB secara tertib. Kejayaan menggunakan modul ini bergantung
kepada sejauh mana PGB merungkai masalah sebenar yang dikenal pasti, diikuti dengan pelan
tindakan (intervensi) yang perlu dilaksanakan mengikut sasarannya
Objektif Modul
Pada akhir modul ini, PGB dapat:
mengaplikasi PILL dengan menggunakan secara tertib dalam mengurus sekolah
menggunakan Pelan 3 Kaki dalam menyediakan Pelan Tindakan Sekolah. .
Kerangka Modul
Gambar rajah di bawah menunjukkan kerangka Modul PILL yang boleh digunakan oleh PGB untuk
meningkatkan kualiti pengurusan di sekolah.
Mengenal pasti
Memahami
Menyenaraikan
Menyediakan
1 sasaran
2 punca masalah
2. 4 Membuat prioriti
cadangan
5 Pelan Tindakan
3
intervensi
intervensi
▪
Kenal pasti
▪ Punca
▪
Senaraikan
§
Buat prioriti
▪
Buat pelan
masalah
masalah
cadangan-
terhadap
tindakan
pengurusan
4. Bincangkan
dilaksana dan
wab dan tarikh
dengan
amalan terbaik
berimpak
pelaksanaan
data/KPI
pengurusan
tinggi?
Gambar Rajah Kerangka Modul Pill
Apa itu PILL?
PILL merupakan suatu alat kualiti yang boleh digunakan untuk meningkatkan kemajuan sesuatu
organisasi. PILL mengandungi langkah -langkah yang disusun secara tertib agar menepati matlamat
yang disasarkan. Langkah -langkah tersebut ialah
J-ProKiPS :- MODUL UMUM 5 : PILL Page 1
5. mengenal pasti masalah, memahami masalah, menyenaraikan cadangan intervensi, membuat
prioriti intervensi dan menyediakan pelan tindakan. PILL merupakan kaedah yang sangat popular
dan kerap digunakan oleh pihak Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM).
Pelaksanaan PILL
Sebagai panduan, PGB perlu mengumpulkan seberapa banyak data dan maklumat terhadap
aspek-aspek pengurusan yang perlu dibaiki dengan mengemukakan soalan-soalan yang
berkaitan. Di bawah dipaparkan contoh penyelesaian masalah dalam pengurusan Hal Ehwal
Murid (HEM).
1 Mengenal pasti masalah
Langkah 1 : Kenal pasti bidang sasaran dengan tepat dalam pengurusan HEM
Apakah aspek-aspek pengurusan HEM yang menghadapi masalah?
Siapakah yang bertanggungjawab terhadap aspek-aspek pengurusan HEM yang bermasalah/isu
yang berkaitan?
Apakah data dan maklumat yang berkaitan dengan masalah tersebut?
Berapa aspek pengurusan HEM yang perlu disasarkan?
Adakah aspek pengurusan HEM yang disasarkan tepat?
Dalam langkah 1, sekolah telah kenal pasti beberapa pengurusan HEM yang berupaya menjadi
isu/ masalah antaranya pengurusan disiplin, pengurusan kantin, pengurusan kesihatan,
pengurusan asrama dan sebagainya. Berdasarkan data dan maklumat yang diperoleh
menunjukkan pengurusan disiplin menjadi masalah utama yang membawa kepada kemerosotan
kecemerlangan murid. Kemudian, anda boleh meneruskan untuk mengambil langkah 2.
Aktiviti 1: Apakah kesannya sekiranya data dan maklumat yang diperoleh tidak tepat dan
lengkap?
2 Memahami punca masalah
Langkah 2 : Kenal pasti punca kepada masalah berkaitan
7. Kenapa aspek pengurusan disiplin bermasalah?
Mengapa mereka menghadapi masalah seperti itu?
Apakah faktor-faktor yang mempengaruhi masalah tersebut?
Apakah punca sebenar?
Berdasarkan soalan di atas, anda boleh menggunakan pelbagai alat kualiti seperti Tulang Ikan
Ishikawa, 5W2H, Cause & Effect dan lain -lain (Sila rujuk Modul Umum 3: Alat dan Kaedah
Kualiti untuk maklumat lanjut) . Lihat contoh di bawah:
MANUSIA
(human)
ALATAN
(machine)
Pengurusan
disiplin lemah
PERSEKITARAN
BAHAN
(environment)
(materials)
KAEDAH
(method)
Gambar Rajah Tulang Ikan Ishikawa
Hasil daripada pengesanan menunjukkan masalah utama pengurusan disiplin lemah adalah
disebabkan faktor manusia (guru tidak cekap, guru kurang pengetahuan, guru kurang berinovatif
dan guru kurang rasa tanggungjawab). Kemudian, anda terus ke langkah 3.
Aktiviti 2 : Sekiranya tersilap mengenal pasti punca masalah sebenar, apakah
impaknya?
3 Menyenaraikan
cadangan intervensi
Mengumpulkan seberapa banyak cadangan intervensi melalui sumbang saran.
Apakah yang boleh dilakukan untuk menangani isu/masalah?
8. Apakah pendekatan lain yang mungkin berkesan?
Adakah intervensi yang lepas memberi impak?
Adakah intervensi yang lepas menjadi lebih berkesan dengan sedikit penambahbaikan?
Adakah intervensi baharu boleh mengatasi masalah yang dihadapi?
J-ProKiPS :- MODUL UMUM 5 : PILL Page 3
9. Melalui soalan-soalan di atas, banyak intervensi dikumpulkan antaranya Program Mentor
Mentee, Latihan Dalam Perkhidmatan (Taklimat dan bengkel), Bimbingan Individu, Program
Motivasi, dan Kursus di luar Sekolah. Seterusnya, anda memilih program yang paling utama
dalam langkah 4.
Aktiviti 3 : Sekiranya program intervensi yang lepas masih mempunyai kekuatan dan
disepakati untuk diteruskan, bagaimanakah pelaksanaannya agar program tersebut dapat
mencapai matlamat yang ditetapkan.
4 Membuat prioriti intervensii
Untuk memilih intervensi yang paling utama anda boleh menggunakan kaedah seperti gambar
rajah di bawah.
Letakkan cadangan intervensi dalam kuadrat yang sesuai dalam graf mengikut keutamaan
program berimpak tinggi dan mudah dilaksanakan.
Buat pilihan yang paling utama dan tepat.
Latihan Dalam
Impak
Perkhidmatan
(Taklimat dan
Bengkel )
Bimbingan
Program Motivasi
Individu
10. Program Mentor
Mentee
Kursus di Luar
Sekolah
Mudah dilaksana
Gambar Rajah Memilih Intervensi Mengikut Keutamaan
J-ProKiPS :- MODUL UMUM 5 : PILL Page 4
11. Pemilihan telah dibuat iaitu tiga program paling utama untuk dilaksanakan iaitu Latihan Dalam
Perkhidmatan, Program Motivasi dan Program Mentor Mentee. Seterusnya, anda ke langkah 5.
Aktiviti 4: Setelah program berjalan, anda menyedari bahawa anda tersilap memilih
program. Apakah seharusnya anda lakukan.
5 Menyediakan Pelan
Tindakan
Setelah intervensi dipilih, anda perlu menyediakan pelan tindakan bagi memastikan
pelaksanaannya berjalan lancar dan tercapai sasarannya. Jadual berikut menunjukkan contoh
Pelan Tindakan.
Apakah yang perlu dilaksanakan?
Siapakah yang bertanggungjawab melaksanakannya?
Bilakah tarikh bermula dan berakhir?
Siapakah yang memantau pelaksanaannya?
Apakah tindakan seterusnya sekiranya terdapat kelemahan dalam pelaksanaannya?
Jadual Contoh Pelan Tindakan
PROGRAM
TINDAKAN
PEGAWAI
TARIKH
TARIKH
14. Hal Ehwal Murid
PGB & PK HEM
10 Jan
30 Okt
Motivasi
program.
2015
2015
4.
Pemantauan
Program
Program.
10 Jan
30 Okt
3
Mentor
5.
Tindakan
Hal Ehwal Murid
PGB & PK HEM
15. 2015
2015
Mentee
penambahbaikan.
Aktiviti 5 : Hasil pemantauan pelaksanaan program yang berterusan berjalan dengan baik
tetapi masih tidak mencapai sasarannya. Apakah seharusnya anda lakukan.
J-ProKiPS :- MODUL UMUM 5 : PILL Page 5
16. Pelan Tindakan dalam format Pelan 3 Kaki (3 Feet Plan)
Pelan Tindakan yang disediakan juga boleh menggunakan format Pelan 3 Kaki (3 Fleet Plan).
Format ini sangat popular dan kerap digunakan oleh pihak KPM. Oleh itu adalah wajar untuk
mengetahui dan menggunakan format ini. Berdasarkan kaedah perancangan ini, terdapat 3
langkah yang perlu dilalui dan setiap langkah memerlukan satu format borang yang perlu
dilengkapkan. Langkah -langkah tersebut melibatkan:
a. Analisis Jurang
Langkah ini bertujuan untuk mengenalpasti masalah / realiti semasa yang berlaku. Gambarajah
berikut menunjukkan bentuk borang 1 (Analisis Jurang) yang perlu dilengkapkan:
b. Pelan Tindakan
Langkah kedua ini melibatkan perancangan program bagi mengatasi masalah yang telah
17. dikenalpasti. Gamba rajah berikut menunjukkan borang 2 (Pelan Tindakan) yang perlu
dilengkapkan
J-ProKiPS :- MODUL UMUM 5 : PILL Page 6
18. Pelan Operasi
Langkah ketiga ini melibatkan perincian tindakan/ langkah-langkah bagi melaksanakan program/
intervensi yang dirancang untuk mengatasi masalah yang telah dikenalpasti. Gamba rajah
berikut menunjukkan borang 3 (Pelan Operasi) yang perlu dilengkapkan
20. Rumusan
Kejayaan menggunakan PILL bergantung kepada sejauh mana PGB mematuhi disiplin-disiplin
yang terkandung di dalamnya. Untuk tujuan tersebut, PGB seharusnya memperjelas dengan
mendalam kepada semua barisan pengurusan sekolah, guru -guru dan warga sekolah yang lain
agar sama-sama dapat memikul tanggungjawab bagi mencapai hasrat yang telah ditetapkan.
