1. A S T R I D V E R B U R G A D V I S E U R P E R S O N E E L & O R G A N I S AT I E
H E T P E R S O N E E L S D O S S I E R
N U T & N O O D Z A A K

2. N u t & N o o d z a a k v a n h e t p e r s o n e e l s d o s s i e r | 1
Hetpersoneelsdossier:werkgeverservarenhetvaak
als tijdrovende ballast en een noodzakelijk kwaad.
Dat gevoel is toegenomen sinds de recente invoe-
ring van het tweede deel van de Wet werk en zeker-
heid (Wwz).
“Zonder dossier kom je niet van een medewerker af”,
wordt vaak geroepen, en dat klopt ook. Maar het is
slechts één kant van het verhaal. Dit whitepaper laat
zien dat een goed opgebouwd personeelsdossier de
organisatie ook voordelen oplevert. En dat het daarom
zeker de moeite loont om er tijd en aandacht aan te
besteden. Natuurlijk komt de noodzaak van een perso-
neelsdossier bij ontslag van een medewerker in dit stuk
wel aan de orde.Want het is goed om te weten waarom
de overheid dit van u vraagt.
Verder leest u hier uit welke componenten een perso-
neelsdossier moet bestaan, zowel in grote lijnen als
meer in de details. En tenslotte wordt een aantal vragen
uit de praktijk beantwoord.
INHOUD
1 Vooraf
2 Het nut van het personeelsdossier
3 De opbouw van het personeelsdossier
5 De noodzaak van het personeelsdossier
7 Veelgestelde vragen
9 Over Prisma Personeel & Organisatie
VOORAF
“EEN GOED PERSONEELSDOSSIER
LEVERT JE VOORDELEN OP”

3. N u t & N o o d z a a k v a n h e t p e r s o n e e l s d o s s i e r | 2
Personeelsdossiers legt u als werkgever niet
alleen aan met het doemscenario van een ontslag-
procedure in het achterhoofd. Hieronder volgt
een overzicht van alle facetten van een goed bij-
gehouden dossier.
Foutloze uitvoering van afspraken over
arbeidsvoorwaarden
Welke zaken over arbeidsvoorwaarden zijn er
ooitmeteenmedewerkerafgesproken?Alsdeze
helder zijn vastgelegd, voorkomt dat onnodige
en frustrerende discussies. Ook zorgt het voor
een snelle en correcte verwerking in het sala-
rissysteem.
Zicht op ontwikkeling van medewerkers
Hoe doen de medewerkers het binnen de
organisatie?Alswerkgeverhebtudaargraageen
goedbeeldvan.Ditkrijgtudoorfuncties,beoor-
delingsgesprekken en gevolgde opleidingen in
het dossier op te nemen. Met die feiten in de
handkuntuvolgenofeenmedewerkerzichnaar
verwachting ontwikkelt. En, niet onbelangrijk,
u kunt gericht bijsturen.
Onderbouwing bij fiscale/financiële controle
Kunt u bij controle door de fiscus aantonen
welke afspraken er met medewerkers zijn ge-
maakt? Als dat niet het geval is, kan de fiscus
conclusies trekken die zelfs kunnen leiden tot
naheffingen en boetes.
Onderbouwing bij een eventueel ontslag
Wiltuhetdienstverbandvaneenwerknemerbe-
ëindigen? Dan moet u bij het kantongerecht via
het personeelsdossier kunnen aantonen dat de
betreffende medewerker niet functioneert én
datualswerkgeverstappenhebtgezetomdeze
situatie te voorkomen. Zonder dossier kan de
rechter simpelweg geen besluit nemen. In het
derde hoofdstuk meer hierover.
HET NUT VAN HET PERSONEELSDOSSIER

4. N u t & N o o d z a a k v a n h e t p e r s o n e e l s d o s s i e r | 3
DE OPBOUW VAN HET PERSONEELSDOSSIER
Het mag duidelijk zijn, een personeelsdossier is
meer dan een papieren tijger. Het geeft een goed
en gedetailleerd overzicht van het dienstverband
tussen werkgever en werknemer. En daar kunnen
alle partijen hun voordeel mee doen. Maar uit wel-
ke elementen moet een goed personeelsdossier
zijn opgebouwd?
Stamkaart
Individueel dossier
Salarisdossier
Collectief dossier
De stamkaart
Dit is het eerste blad in het personeelsdossier;
hierop staan de personele gegevens en de
functiehistorie van de werknemer vermeld. De
stamkaart geeft snel inzicht in het dossier en laat
ook zien of u het juiste dossier heeft gepakt.
Het individuele dossier
Goed beschouwd is dit onderdeel het meest es-
sentiële element van het personeelsdossier. De
volgende zaken moeten hierin in ieder geval
zijn verwerkt:
• Arbeidsovereenkomst, met eventuele
aanvullende arbeidsvoorwaarden
• Functieomschrijving
• Verslagen van functionerings- en beoordelings-
gesprekken
• Formele verbetertrajecten
• Eventuele berispingen en
waarschuwingsbrieven
• Afspraken over opleidingen en cursussen
• Ondertekend personeelshandboek of
huisreglement
• Overige correspondentie op persoonsniveau

5. Het salarisdossier
Hierin worden per medewerker alle gegevens op-
genomen die te maken hebben met loon, toesla-
gen, subsidies, uitkeringen en dergelijke. Ook alle
informatie en correspondentie die van belang is
voor de Belastingdienst bewaart u op deze plek.
Verder horen in het salarisdossier thuis (mits ze
van toepassing zijn):
• Kopie legitimatiebewijs*
• Verklaring loonheffingen
• Werkvergunning (bij buitenlandse werknemers)
• Bedrijfsleningen
• Bonusafspraken
• Pensioengegevens
• Eventuele verzekeringen
• Lopende loonbeslagen (let op: afgewikkelde loon-
beslagen moet u verwijderen)
* Op de website van de rijksoverheid valt te lezen dat u
als werkgever verplicht bent een duidelijke kopie van het
legitimatiebewijs in het dossier op te nemen. Met goed
leesbaar documentnummer en burgerservicenummer
(BSN), én een herkenbare pasfoto.
Het collectieve dossier
De naam zegt het eigenlijk al: dit deel van het per-
soneelsdossier moet voor alle werknemers op de-
zelfde manier worden ingevuld. In het collectieve
dossier bewaart u per medewerker:
• Kopie van de stamkaarten (tenzij u een digitaal
personeelsinformatiesysteem heeft)
• Ziek- en hersteldmeldingen
• Vakantieregistratie
N u t & N o o d z a a k v a n h e t p e r s o n e e l s d o s s i e r | 4

6. N u t & N o o d z a a k v a n h e t p e r s o n e e l s d o s s i e r | 5
DE NOODZAAK VAN HET PERSONEELSDOSSIER
Per 1 juli 2015 is het tweede deel van deWet werk en
zekerheid(Wwz)ingevoerd.Sindsdatmomentmoet
de (kanton)rechter beoordelen of er sprake is van
eenredelijkegrondomeenmedewerkerteontslaan.
De bewijslast ligt hierbij geheel bij de werkgever, en
deze moet dan altijd een goed opgebouwd perso-
neelsdossier op tafel kunnen leggen. De rechter zal
ook bekijken of de werkgever zich gehouden heeft
aan zijn/haar inspanningsverplichting om de be-
trokken werknemer te herplaatsen.
Gronden waarop beëindiging van een
dienstverband kan worden aangevraagd
1. 2 jaar arbeidsongeschiktheid
2. Bedrijfseconomische redenen
3. Frequent verzuim van de werknemer
4. Disfunctioneren
5. Verwijtbaar handelen
6. Ernstige gewetensbezwaren
7. Verstoorde arbeidsverhoudingen
8. Andere omstandigheden
Grond 1 en 2 worden niet door de rechter behandeld, maar
door het UWV. Ook die instantie zal om een solide personeels-
dossier vragen. De ontslaggronden 3 t/m 8 zijn een zaak voor
de kantonrechter.
Ontslag bij arbeidsongeschiktheid
Om bij 2 jaar arbeidsongeschiktheid een ont-
slagvergunning te krijgen, moet de werkgever
kunnen hardmaken dat hij/zij aan de vereisten
uit de Wet verbetering poortwachter heeft vol-
daan. Om dat te bewijzen, heeft men een goed
bijgehouden verzuimdossier nodig.
Ontslag om bedrijfseconomische redenen
Misschien vraagt u zich af of u nog wel invloed
heeft op ontslag van medewerkers, als be-
drijfseconomische redenen hiervan de oorzaak
zijn. In zo’n situatie heeft u nog speelruimte, al
is deze beperkt. In principe wordt in dit soort
gevallen het afspiegelingsbeginsel toegepast,
maar het UWV staat toe dat u hiervan met
maximaal 10% afwijkt bij medewerkers die
bovengemiddeld presteren. Dan moet u dat
wel kunnen aantonen, en dat wordt lastig als u
daarover geen gegevens heeft vastgelegd.

7. N u t & N o o d z a a k v a n h e t p e r s o n e e l s d o s s i e r | 6
Effecten van deWwz
In het nieuwe systeem van ontslaggronden is een-
zijdige beëindiging van een dienstverband door
de werkgever alleen mogelijk als geheel aan één
van de genoemde gronden is voldaan én herplaat-
sing in een andere passende functie niet mogelijk
is. Werkgevers moeten hun dossier dan ook echt
op orde hebben voordat zij een ontbindingsver-
zoek indienen. Vooral bij ontslag wegens disfunc-
tioneren zal dit vaker tot problemen leiden.
In de oude situatie kon de rechter bij een gebrek-
kige ontslaggrond (lees: een rammelend dossier)
toch besluiten de arbeidsovereenkomst te ontbin-
den, en de medewerker daarvoor te compenseren.
Dat kan nu eigenlijk alleen nog maar bij verwijt-
baarheid van de kant van de werkgever. In het
nieuwe systeem heeft de ontslagen werknemer
enkel recht op een transitievergoeding.
Het is op dit moment al duidelijk dat sinds 1 juli
2015 ontslagaanvragen vaker worden afgewezen.
Gevolg hiervan is dat het (nog) aantrekkelijker
wordt om als werkgever met de medewerker zelf
tot een beëindigingsovereenkomst te komen.

8. N u t & N o o d z a a k v a n h e t p e r s o n e e l s d o s s i e r | 7
VEELGESTELDE VRAGEN
Aan het personeelsdossier zitten wel wat haken en
ogen. Hieronder een aantal vragen waar werkne-
mers nogal eens tegenaan lopen.
Kan de werknemer het dossier inzien?
De werknemer heeft het recht om te weten
welke informatie in het personeelsdossier is op-
genomen. Hij mag de werkgever dan ook om
een kopie vragen. Wanneer de werkgever via
anderen gegevens heeft gekregen, dan moet
hij de medewerker hierover informeren. De
werkgever mag niet willekeurig alle informa-
tie opslaan; dit is aan regels gebonden door de
Wet bescherming persoonsgegevens. Interne
notities (bijvoorbeeld tussen leidinggevende
en de personeelsafdeling) vallen niet onder het
inzagerecht, tenzij op basis hiervan een defini-
tief rapport wordt opgemaakt.
Mogen digitaal vastgelegde afspraken ook
worden opgenomen in het dossier?
Documenten in een personeelsdossier heb-
ben vooral een bewijsfunctie, bijvoorbeeld de
arbeidsovereenkomst, afspraken in een beoor-
delingsverslag of een opleidingsovereenkomst.
Het gaat dan om originele, papieren documen-
ten, voorzien van de handtekeningen van de
medewerker en de werkgever.
Als afspraken uitsluitend in digitale vorm zijn
vastgelegd, dan mag de rechtbank dit bewijs-
materiaal individueel waarderen. Dat betekent
met name dat een rechter overtuigd moet ra-
ken van de betrouwbaarheid van het bewijs.
Het is dan zaak om aan te tonen dat er niet met
het digitale document geknoeid is. Een manier
om de schijn van manipulatie te voorkomen, is
documenten te voorzien van een gekwalificeer-
de elektronische handtekening.

9. N u t & N o o d z a a k v a n h e t p e r s o n e e l s d o s s i e r | 8
Hoe lang moet het dossier bewaard blijven?
Voor het bepalen van de bewaartermijn geldt
het criterium: is iemand nog in dienst of niet? In
het eerste geval is het voldoende om het per-
soneelsdossier regelmatig op te schonen, zodat
het actueel blijft. Na uitdiensttreding mogen
gegevens in het personeelsdossier niet langer
dan twee jaar worden bewaard, behalve wan-
neer ze nodig zijn om aan wettelijke verplich-
tingen te voldoen.
Concreet zijn de bewaartermijnen:
• 7 jaar: voor gegevens uit de salarisadministra-
tie die van fiscaal belang zijn.
• 5 jaar: voor loonbelastingverklaringen en de
kopie van het identiteitsbewijs van de ex-werk-
nemer.
• direct vernietigen of ten hoogste 2 jaar bewa-
ren: voor alle overige informatie.
Privacy: wie mag het dossier bekijken?
Wanneer u als werkgever informatie uit het per-
soneelsdossier wilt delen, krijgt u te maken met
de Wet bescherming persoonsgegevens. Daar-
in staat op welke voorwaarden u gegevens over
werknemers mag doorgeven aan derden:
- Als het nodig is voor de uitvoering van een
overeenkomst die u met uw werknemer heeft
gesloten (bijvoorbeeld voor een leasecontract);
- Als een wettelijk voorschrift dit vereist (bijvoor-
beeld voor de Belastingdienst);
- Als de werknemer hiervoor zelf ondubbelzinnig
toestemming heeft gegeven.
Binnen het bedrijf zijn de bevoegdheden helder:
alleen diegenen met een taak die deze toegang
ook rechtvaardigt, mogen het personeels-
dossier inzien. In de praktijk zijn dat alleen de
directe leidinggevende, HRM-personeel, en de
medewerker zelf na een verzoek.

10. N u t & N o o d z a a k v a n h e t p e r s o n e e l s d o s s i e r | 9
PRISMA ADVIES GROEP P&O:
HANDELSSTRAAT 6
1704 AB HEERHUGOWAARD
TELEFOON 06 - 553 64 233
A.VERBURG@PRISMA-ADVIES.NL
LID VAN DE PRISMA ADVIES GROEP
TELEFOON 072 - 564 84 16 INFO@PRISMA-ADVIES.NL WWW. PRISMA-ADVIES.NL
U heeft waarschijnlijk wel begrepen dat het belang van een zorgvuldig opgebouwd personeelsdossier
groot is. Niet alleen als het misloopt tussen uw organisatie en een van de medewerkers,
maar ook als u de ambitie heeft om uw bedrijfsvoering te professionaliseren.
Heeft uw organisatie behoefte aan ondersteuning bij dit proces? Prisma Advies Groep P&O
begeleidt u systematisch bij alle stappen die moeten worden gezet, tot het moment dat u weet hoe u
de zaken moet aanpakken.
Wilt u het beheer van uw personeelsdossiers geheel uitbesteden?
Ook dan kunt u Prisma Advies Groep P&O inschakelen. U kunt hiervoor een abonnement afsluiten.
Heeft u een specialist nodig om te checken of uw personeelsdossiers aan alle eisen voldoen?
Prisma Advies Groep P&O kan dit voor u doen, eenmalig of op regelmatige basis.
OVER PRISMA ADVIES GROEP PERSONEEL & ORGANISATIE
De informatie in dit whitepaper is gebaseerd op de wetgeving en HR-praktijk van dit moment (maart 2016).
Verder attenderen wij u erop dat de informatie algemeen van aard is en niet automatisch op elke casus toegepast kan worden.
Wilt u meer weten over een specifieke zaak, neemt u dan contact op met Prisma Advies Groep Personeel & Organisatie