manual-book-govstore-V009.pdf

User Manual
Penggunaan Platform Aplikasi
https://brigovstore.id

2
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Dokumen : User Manual Penggunaan Platform Aplikasi GovStore
Nomor Versi : 07
Tanggal Penyelesaian : 14 Oktober 2019
Unit Kerja : Divisi Kerjasama Teknologi
Jakarta, Agustus 2019
Disahkan oleh
Deo Prasetyo Dwi Cahyono
Kepala Bagian IMO/KJT

3
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN .......................................................................................................2
DAFTAR ISI..............................................................................................................................3
BAB I PENJELASAN UMUM..............................................................................................4
A. Definisi Aplikasi GovStore .........................................................................................4
B. Proses Bisnis Aplikasi GovStore.................................................................................6
C. Definisi dan Singkatan ................................................................................................7
BAB II PANDUAN APLIKASI...........................................................................................8
A. Persiapan .....................................................................................................................8
B. Transaksi Normal Aplikasi GovStore........................................................................36
C. Transaksi Rejection Aplikasi GovStore.....................................................................79
D. Negosiasi Aplikasi GovStore ....................................................................................91
E. Fitur Lainnya.............................................................................................................96
BAB III APLIKASI MOBILE (ANDROID).....................................................................100
A. Transaksi dengan aplikasi Android GovStore.........................................................100
B. Negosiasi melalui aplikasi Android GovStore ........................................................126
C. Fitur Tambahan (Pengaturan)..................................................................................132
BAB IV REPORTING.......................................................................................................135
BAB V PENUTUP ...........................................................................................................145

4
BAB I
PENJELASAN UMUM
Pada bagian ini, akan dijelaskan mengenai gambaran umum mengenai aplikasi GovStore,
meliputi definisi aplikasi GovStore, alur bisnis yang ada di dalam aplikasi GovStore dan definisi
dari istilah dan singkatan yang digunakan di aplikasi GovStore.
A. Definisi Aplikasi GovStore
Aplikasi GovStore merupakan suatu aplikasi marketplace yang akan digunakan oleh
Kementerian Keuangan sebagai platform untuk memesan keperluan kantor termasuk snack dan
makanan rapat.
Aplikasi GovStore memiliki beberapa level user dengan tanggung jawab yang berbeda-
beda, yaitu:
Tabel 1 User Role Aplikasi Govstore
No User Tanggung Jawab
1 Super Admin (dari pihak BRI) Menambah, mengubah dan menghapus Admin PKN
2 Admin PKN Menambah, mengubah dan menghapus Admin
KPPN
3 Admin KPPN Menambah, mengubah dan menghapus Admin
Satker
4 Admin Satuan Kerja (Satker) Menambah, mengubah dan menghapus staff
pemesan, PPK, Pejabat Pengadaan, Bendahara dan
Penerima Barang; Menambah dan menghapus kode
kegiatan
5 Staff Pemesan Membuat order baru; Mencetak kuitansi
6 Staff PPK Menyetujui atau menolak order yang diajukan staff
pemesan
7 Pejabat Pengadaan Menyetujui atau menolak order yang diajukan staff
pemesan; Melakukan negosiasi harga dengan
penyedia barang dan jasa; Menambah, mengubah
dan menghapus penyedia barang dan jasa;
Menambah, mengubah dan menghapus KKP

5
No User Tanggung Jawab
8 Staff Bendahara Melakukan pembayaran terhadap tagihan dari staff
pesanan yang sudah diterima oleh penerima barang
9 Staff Penerima Barang Melakukan konfirmasi atau penolakan (pending)
terhadap pesanan yang sudah sampai
10 Admin Penyedia Barang dan Jasa Menambah, mengubah dan menghapus produk yang
akan dijual; Menambah, mengubah dan menghapus
staff dan kurir penyedia barang dan jasa; Melakukan
negosiasi harga barang dengan pejabat pengadaan;
Menyetujui atan menolak pesanan; Menentukan
kurir yang akan mengantarkan pesanan
11 Staff Penyedia Barang dan Jasa Menambah, mengubah dan menghapus produk yang
akan dijual; Melakukan negosiasi harga barang
dengan pejabat pengadaan; Menyetujui atau
menolak order; Menentukan kurir yang akan
mengantarkan pesanan
12 Kurir Penyedia Barang dan Jasa Mengantar pesanan

6
B. Proses Bisnis Aplikasi GovStore
Secara umum, alur bisnis dalam aplikasi GovStore dapat digambarkan sebagai berikut:
Gambar 1 Alur bisnis aplikasi GovStore

7
C. Definisi dan Singkatan
Beberapa istilah dan singkatan yang digunakan di aplikasi GovStore:
1) PKN: Pengelola Kas Negara
2) KPPN: Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara
3) Satker: Satuan Kerja
4) PPK: Pejabat Pemutus Komitmen
5) URL: Universal Resource Locator
6) VA: Virtual Account
7) KKP: Kartu Kredit Pemerintah
8) Order Masuk: Status untuk pesanan yang baru diajukan oleh staff pemesan
9) Order Diteruskan Ke Pengadaan: Status untuk pesanan yang sudah disetujui PPK dan
sedang menunggu persetujuan dari pejabat pengadaan
10) Order Diteruskan Ke Vendor: Status untuk pesanan yang sudah disetujui pejabat
pengadaan dan sedang menunggu persetujuan dari vendor
11) Order Diproses Vendor: Status untuk pesanan yang sudah disetujui vendor dan sedang
diproses vendor
12) Order Dikirim: Status untuk pesanan yang sedang dalam proses pengiriman vendor
13) Order Diterima: Status untuk pesanan yang sudah diterima oleh penerima barang/staff
PPK
14) Order Pending: Status untuk pesanan yang sudah dikirim vendor tetapi ada barang yang
tidak sesuai spesifikasi/rusak, sehingga mengharuskan vendor untuk mengirim ulang
sejumlah barang yang tidak sesuai spesifikasi tersebut
15) Order Pending Sedang Dikirim: Status untuk pesanan yang pending yang sudah dikirim
oleh vendor
16) Order Ditolak PPK: Status untuk pesanan yang ditolak PPK
17) Order Ditolak Pengadaan: Status untuk pesanan yang ditolak pejabat pengadaan
18) Order Ditolak Vendor: Status untuk pesanan yang ditolak vendor
19) Order Terbayar: Status untuk pesanan yang sudah berhasil dibayar bendahara

8
BAB II
PANDUAN APLIKASI
Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai cara penggunaan aplikasi GovStore, meliputi
set up para pengguna yang berhak mengakses aplikasi GovStore dan cara melakukan transaksi
dengan aplikasi GovStore.
A. Persiapan
Untuk dapat menggunakan aplikasi GovStore, para pengguna harus didaftarkan terlebih
dahulu. Berikut adalah struktur pengguna di dalam aplikasi GovStore:
Gambar 2 Struktur Pengguna Aplikasi GovStore
1. Super Admin
Super Admin di aplikasi GovStore adalah pihak BRI. Super Admin memiliki akses untuk
menambah admin PKN. Berikut langkah-langkah yang harus dilakukan Super Admin
untuk menambah admin PKN:
a. Super Admin login aplikasi GovStore

9
Gambar 3 Login Super Admin Aplikasi Govstore
b. Super Admin masuk ke menu List PKN
Gambar 4 Halaman List Admin PKN
c. Klik ikon tambah (+) untuk masuk ke form Tambah admin PKN
Gambar 5 Form Tambah Admin PKN
d. Isi semua field di form tambah admin PKN. Beberapa hal yang perlu diperhatikan
ketika menambah admin PKN baru:

10
• Pastikan email yang dimasukkan benar dan aktif, karena password akan dikirim ke
email tersebut
• Surat KPA yang akan diupload dalam format .PDF dengan ukuran max 2MB
e. Setelah semua data diisi dengan benar, selanjutnya klik Tambah untuk menyimpan
data admin PKN baru
f. Setelah berhasil, admin PKN yang didaftarkan dapat mengecek email untuk mendapat
password yang sudah dikirim dan bisa login ke aplikasi GovStore
Super Admin juga dapat melakukan perubahan data pada admin PKN yang sudah
ditambahkan, dengan cara:
a. Cari admin PKN yang akan diubah
Gambar 6 List Admin PKN
b. Klik Edit untuk masuk ke form Edit
Gambar 7 Form Edit Admin PKN
c. Lakukan perubahan data dan klik Update untuk menyimpan perubahan data pada
admin PKN.

11
2. Admin PKN
Admin PKN memiliki akses untuk menambah admin KPPN. Berikut langkah-langkah
yang harus dilakukan admin PKN untuk menambah admin KPPN:
a. Admin PKN login aplikasi GovStore
Gambar 8 Login Admin PKN Aplikasi Govstore
Setelah berhasil login akan masuk ke halaman dashboard sebagai berikut :
Gambar 9 Halaman Dashboard Admin PKN
b. Admin PKN masuk ke menu List KPPN, kemudian klik tombol (+).
Gambar 10 Halaman List Admin KPPN

12
c. Klik ikon tambah (+) untuk masuk ke form Tambah admin KPPN
Gambar 11 Form Tambah Admin KPPN
d. Isi semua field di form Tambah admin KPPN. Beberapa hal yang perlu diperhatikan
ketika menambah admin KPPN baru:
email tersebut
e. Setelah semua data diisi dengan benar, selanjutnya klik Tambah Data untuk
menyimpan data admin KPPN baru
f. Setelah berhasil, admin KPPN yang didaftarkan dapat mengecek email untuk
mendapat password yang sudah dikirim dan bisa login ke aplikasi GovStore
Admin PKN juga dapat melakukan perubahan data pada admin KPPN yang sudah
a. Cari admin KPPN yang akan diubah kemudian klik Edit.
Gambar 12 List Admin KPPN

13
b. Kemudian akan ada form edit, ubahlah data admin KPPN. Setelah dilakukan
perubahan data Klik Simpan.
Gambar 13 Form Edit Admin KPPN
Admin PKN juga dapat memantau Admin KPPN dengan cara mengklik tombol
Monitoring.
- Admin PKN mengklik menu List KPPN, kemudian klik tombol Monitoring di salah
satu admin KPPN.
Gambar 14 Tombol Monitoring Admin KPPN
- Di dalam menu monitoring admin KPPN terdapat informasi staff yang terdaftar di
KPPN. Salah satu contoh staff yang ada di salah satu KPPN bisa di lihat di gambar
berikut ini :

14
Gambar 15 Halaman Monitoring Admin KPPN
3. Admin KPPN
Admin KPPN memiliki akses untuk menambah admin Satker. Berikut langkah-langkah
yang harus dilakukan admin KPPN untuk menambah admin Satker:
a. Admin KPPN login aplikasi GovStore
Gambar 16 Login Admin KPPN Aplikasi Govstore
b. Admin KPPN masuk ke menu List Satker
Gambar 17 Halaman List Admin Satker

15
c. Klik ikon tambah (+) untuk masuk ke form Tambah admin Satker.
Gambar 18 Fungsi Tombol Tambah Admin Satker
d. Ada 3 bagian yang harus diisi admin KPPN: data diri admin satker, data satker dan
lokasi satker berada
Gambar 19 Form Tambah Admin Satker
e. Isi semua field di form Tambah admin Satker. Beberapa hal yang perlu diperhatikan
ketika menambah admin Satker baru:
email tersebut
f. Setelah semua data diisi dengan benar, selanjutnya klik Tambah Data untuk
menyimpan data admin Satker baru
g. Setelah berhasil, admin Satker yang didaftarkan dapat mengecek email untuk
Admin KPPN juga dapat melakukan perubahan data pada admin Satker yang sudah

16
a. Cari admin Satker yang akan diubah
Gambar 20 Edit Data Admin Satker
b. Klik Edit untuk masuk ke form edit, apabila data sudah selesai dilakukan perubahan
maka klik Simpan.
Gambar 21 Form Edit Admin Satker
Admin KPPN juga dapat melakukan pemantauan/monitoring terhadap staff Satker,
berikut adalah tahapannya :

17
a. Admin KPPN masuk ke halaman List Satker kemudian mengklik tombol
Monitoring.
Gambar 22 Fungsi Tombol Monitoring Admin KPPN
b. Admin KPPN dapat melihat keseluruhan staff Satker beserta vendor-vendor dari
satker pengadaan barang dan jasa.
Gambar 23 Halaman Monitoring Admin KPPN
4. Admin Satker
Admin Satker memiliki akses untuk menambah staff yang berada di bawah satker, seperti
Staff Pemesan, PPK, Pejabat Pengadaan, Penerima Barang dan Bendahara. Berikut
langkah-langkah yang harus dilakukan admin Satker untuk menambah staffnya:
i. Admin Satker login aplikasi GovStore

18
Gambar 24 Login Admin Satker Aplikasi Govstore
ii. Setelah berhasil login akan muncul tampilan Dashboard Admin Satker, kemudian klik
menu List Staff.
Gambar 25 Halaman beranda Admin Satker pada Aplikasi Govstore
iii.Setelah Admin Satker masuk ke halaman List Staff, kemudian untuk menambahkan Staff
Satker maka tekan tombol (+).
Gambar 26 Halaman List Staff Satker
iv. Lengkapi data staff Satker

19
Gambar 27 Form Tambah Staff Satker
v. Isi semua field di form Tambah staff Satker. Beberapa hal yang perlu diperhatikan
ketika menambah staff Satker baru:
email tersebut
• Masing-masing tipe staff memiliki fungsi yang berbeda, sebagai berikut:
✓ Pemesan: memiliki fungsi untuk membuat order baru
✓ PPK: berfungsi sebagai pihak yang melakukan verifikasi terhadap orderan yang
diajukan oleh staff pemesan
✓ Pejabat Pengadaan: berfungsi untuk melakukan verifikasi terhadap orderan
yang diajukan oleh staff pemesan
✓ Bendahara: berfungsi sebagai orang yang melakukan pembayaran atas tagihan-
tagihan dari order yang dipesan oleh staff pemesan
✓ Penerima Barang/Staff PPK: berfungsi sebagai orang yang akan menerima
barang ketika dikirim oleh vendor
vi. Setelah semua data diisi dengan benar, selanjutnya klik Submit untuk menyimpan
data staff Satker baru
vii. Setelah berhasil, staff Satker yang didaftarkan dapat mengecek email untuk
Admin Satker juga dapat melakukan perubahan data pada staff Satker yang sudah
a. Cari staff satker yang akan diubah, kemudian klik tombol Edit.

20
Gambar 28 List Staff Satker
b. Setelah klik Edit, ubahlah data staff Satker.
Gambar 29 Form Edit Staff Satker
c. Lakukan perubahan data dan klik Update untuk menyimpan perubahan data pada staff
Satker.
5. Pejabat Pengadaan
Pejabat Pengadaan memiliki akses untuk melakukan pengecekan saldo VA dan plafond
KKP yang sudah diaftarkan, menambah vendor, melakukan persetujuan dan penolakan
terhadap order yang diajukan staff pemesan, melakukan tracking status order yang
diajukan staff pemesan dan menambah KKP. Untuk dapat mengakses semua menu,
pejabat pengadaan harus login ke aplikasi GovStore terlebih dahulu.

21
Gambar 30 Login Admin Satker Aplikasi Govstore
Gambar 31 Menu-Menu di Pejabat Pengadaan
A. Menu Cek Saldo
Menu ini digunakan pejabat pengadaan untuk melihat sisa saldo dari VA dan sisa
plafond KKP yang sudah didaftarkan di aplikasi GovStore
Gambar 32 List VA dan KKP di Pejabat Pengadaan

22
Gambar 33 Limit KKP
B. Menu Penyedia Barang & Jasa
Menu ini digunakan oleh pejabat pengadaan untuk melihat vendor-vendor yang telah
terdaftar dan juga mendaftarkan vendor baru yang bekerja sama dengan satker.
Berikut langkah-langkah yang harus dilakukan pejabat pengadaan untuk menambah
admin vendor:
i. Pejabat pengadaan masuk ke menu Penyedia Barang & Jasa kemudian pilih List
Penyedia Barang & Jasa. Akan muncul halaman daftar vendor yang berhasil di
daftarkan oleh pejabat pengadaan, untuk menambahkan vendor baru klik ikon
tambah (+).
Gambar 34 Halaman List Penyedia Barang & Jasa
ii. Lengkapi setiap langkah dalam pengisian data untuk vendor.

23
Gambar 35 Form Tambah Admin Vendor
Isi semua field di form tambah admin vendor. Beberapa hal yang perlu diperhatikan
ketika menambah admin vendor baru:
• Nama Pemilik Penyedia Barang dan Jasa adalah pemilik usaha penyedia barang
dan jasa dan akan menjadi nama penerima uang di lembaran kuitansi
• Isi ID serta Nama Penyedia Barang dan Jasa
• Pastikan email yang dimasukkan benar dan aktif, karena password akan dikirim
ke email tersebut
• Pastikan No telepon di isi untuk melengkapi informasi dari Penyedia Barang
dan Jasa
• File Logo, SIUP, NPWP, TDP yang akan di-upload dalam format .PDF dengan
ukuran max 2MB
iii.Setelah semua data diisi dengan benar, selanjutnya klik Submit untuk menyimpan
data vendor baru

24
iv.Setelah berhasil, admin vendor yang didaftarkan dapat mengecek email untuk
Pejabat pengadaan juga dapat melakukan perubahan data pada vendor yang sudah
i. Cari vendor yang akan diubah kemudian klik Edit.
Gambar 36 Edit daftar vendor
ii. Klik Edit untuk masuk ke form edit vendor
Gambar 37 Form edit vendor bagian edit data

25
Gambar 38 Form edit vendor bagian edit data
iii.Lakukan perubahan data sampai step ke-3 dan klik Update untuk menyimpan
perubahan data pada vendor.
Gambar 39 Form edit vendor bagian edit berkas
Untuk melihat produk yang vendor sediakan bisa klik menu Lihat Produk. Pada
halaman ini adalah vendor yang di tambahkan oleh pihak Pejabat Pengadaan.
Gambar 40 List produk vendor

26
- Berikut adalah halaman list produk setelah mengklik Lihat Produk.
Gambar 41 Daftar Produk Dari Vendor Yang di Tambah
Pejabat pengadaan juga dapat menghapus vendor yang telah terdaftar sebelumnya
dengan cara meng-klik tombol Delete.
Gambar 42 Tombol Delete Data Vendor
Pejabat pengadaan dapat mengundang atau meng-invite vendor lain agar dapat
bekerjasama dalam hal pengadaan barang atau jasa tersebut.
Gambar 43 Menu Invite Penyedia Barang & Jasa Lainnya
i. Di halaman ini juga tersedia menu Lihat Produk yang di sediakan oleh setiap
vendor klik Lihat Produk.

27
Gambar 44 List Produk di Menu Invite Penyedia Barang dan Jasa
Berikut adalah contoh halaman Lihat Produk di salah satu vendor yang telah
tersedia :
Gambar 45 Daftar Produk Vendor Yang Telah Terdaftar
ii. Untuk melakukan invite klik menu Send Invitation di vendor yang di inginkan.
Gambar 46 Tombol Send Invitation
iii. Di halaman ini dapat di lihat Last Invitation dari setiap vendor, apabila sudah pernah di
lakukan invitasi maka akan ada keterangan waktunya bisa di lihat di kotak warna hijau,
apabila belum pernah di invite maka keterangan masih berwarna merah dan bisa di lihat
di kotak merah.

28
Gambar 47 Daftar produk yang ada
C. Menu List Pengajuan
Pada menu ini, pejabat pengadaan dapat melakukan aksi menyetujui atau menolak
orderan yang diajukan oleh staff pemesan. Fungsi menu ini akan dijelaskan pada sub
bab II.C.2)
D. Menu Status Proses Pengajuan
Pada menu ini, pejabat pengadaan dapat memantau status terbaru dari orderan yang
pernah diajukan oleh staff pemesan.
E. Menu Register KKP
Menu ini digunakan oleh pejabat pengadaan untuk mendaftarkan KKP yang dapat
digunakan oleh satker untuk pembayaran. Berikut langkah-langkah yang harus
dilakukan pejabat pengadaan untuk mendaftarkan KKP:
i. Pejabat pengadaan masuk ke menu Register KKP
Gambar 48 Halaman List KKP
ii. Klik ikon tambah (+) untuk masuk ke form register KKP

29
Gambar 49 Form register KKP baru
iii.Isi semua field di form register KKP. Beberapa hal yang perlu diperhatikan ketika
menambah KKP baru:
• Pastikan No. Kartu KKP dan Exp Date sudah sesuai
iv.Setelah semua data diisi dengan benar, selanjutnya klik Submit untuk menyimpan
data KKP baru
Pejabat pengadaan juga dapat melakukan perubahan data pada KKP yang sudah
i. Cari KKP yang akan diubah
Gambar 50 Hasil pencarian KKP
ii. Klik Edit untuk masuk ke form edit

30
Gambar 51 Form edit KKP
iii.Lakukan perubahan data dan klik Submit untuk menyimpan perubahan data pada
KKP
6. Penyedia Barang dan Jasa
Untuk dapat bertransaksi di aplikasi GovStore, penyedia barang dan jasa terlebih dahulu
harus menambahkan produk yang akan ditawarkan kepada satker dan menambahkan
karyawan (staff & kurir) dari penyedia barang dan jasa tersebut. Untuk dapat menambah
produk dan karyawan, penyedia barang dan jasa harus login terlebih dahulu ke dalam
aplikasi GovStore.

31
Gambar 52 Login penyedia barang & jasa ke aplikasi GovStore
Setelah berhasil login akan masuk ke halaman dashboard seperti gambar dibawah ini :
Gambar 53 Dashboard penyedia barang & jasa
A. Menu Product
Pada menu ini, penyedia barang dan jasa dapat melakukan penambahan produk-
produk yang akan ditawarkan ke satker, dengan cara:
i. Penyedia barang dan jasa masuk ke menu Product

32
Gambar 54 List produk penyedia barang & jasa
ii. Klik ikon tambah (+) untuk masuk ke form tambah produk
Gambar 55 Form Tambah Produk penyedia barang & jasa
iii.Isi semua field di form tambah produk. Setelah semua data diisi dengan benar,
selanjutnya klik Tambah Data untuk menyimpan data produk baru
Penyedia barang dan jasa juga dapat melakukan perubahan data produk yang sudah
i. Cari produk yang akan diubah, kemudian klik Edit.

33
Gambar 56 Hasil pencarian produk
ii. Kemudian akan tampil form edit produk yang terdiri dari 3 tahapan, ubah data yang
diperlukan.
Gambar 57 Form edit produk
iii.Lakukan perubahan data dan klik Simpan untuk menyimpan perubahan data pada
produk.
B. Menu Employee
Pada menu ini, penyedia barang dan jasa dapat melakukan penambahan karyawannya,
staff dan kurir, dengan cara:
i. Penyedia barang dan jasa masuk ke menu Employee

34
Gambar 58 List employee penyedia barang dan jasa
ii. Klik ikon tambah (+) untuk masuk ke form tambah karyawan
Gambar 59 Form Tambah employee
iii.Isi semua field di form tambah employee. Beberapa hal yang perlu diperhatikan
ketika menambah karyawan baru:
• Pastikan email yang dimasukkan benar dan aktif, karena password akan dikirim
ke email tersebut
iv.Setelah semua data diisi dengan benar, selanjutnya klik Submit untuk menyimpan
data karyawan baru
Penyedia barang dan jasa juga dapat melakukan perubahan data employee yang sudah
i. Cari employee yang akan diubah

35
Gambar 60 Hasil Pencarian Karyawan employee
ii. Klik Edit untuk masuk ke form edit employee
Gambar 61 Form Edit employee
iii.Lakukan perubahan data dan klik Simpan untuk menyimpan perubahan data pada
employee.

36
B. Transaksi Normal Aplikasi GovStore
Transaksi di aplikasi GovStore dimulai oleh staff pemesan dengan membuat pesanan
(dapat dilihat pada Error! Reference source not found.), dan dapat dibagi menjadi 5(lima)
tahapan besar, yaitu:
1. Pengajuan pesanan
2. Persetujuan pesanan oleh PPK
3. Persetujuan pesanan oleh Pejabat Pengadaan
4. Pemrosesan dan pengiriman pesanan oleh Penyedia Barang dan Jasa
5. Penerimaan pesanan
6. Pembayaran pesanan oleh Bendahara
Berikut akan dijelaskan tahapan-tahapan transaksi tersebut di dalam aplikasi GovStore
dan penjelasan setiap fitur.
a) Pengajuan pesanan
1. Aplikasi GovStore dapat diakses melalui url https://brigovstore.id
Gambar 62 URLAplikasi GovStore
2. Untuk dapat menggunakan aplikasi GovStore, pengguna harus login terlebih dahulu.
Tampilan login dapat dilihat pada gambar di bawah:
Gambar 63 Login Staff Pemesan Aplikasi GovStore
✓ Masukkan email yang sudah terdaftar sebagai staff pemesan di aplikasi GovStore

37
✓ Masukkan password yang sesuai dengan email yang sudah dimasukkan
✓ Tekan tombol Masuk
3. Setelah berhasil masuk, staff pemesan akan diarahkan ke halaman awal yang disebut
dengan dashboard. Berikut adalah tampilan dashboard untuk staff pemesan:
Gambar 64 Halaman Dashboard Staff Pemesan
Pada gambar di atas, terdapat beberapa menu yang dapat digunakan oleh staff pemesan
dengan penjelasan sebagai berikut:
a. Menu Dashboard: digunakan oleh staff pemesan untuk monitoring pesanan yang sudah
pernah dilakukan, dengan detail sebagai berikut:
1) Pending Approval PPK: menampilkan jumlah pesanan yang sudah diajukan oleh
staff pemesan tetapi masih belum disetujui oleh PPK
2) Belum Diproses Vendor: menampilkan jumlah pesanan yang sudah disetujui oleh
PPK dan pejabat pengadaan dan sudah diteruskan kepada penyedia barang dan jasa,
tetapi belum disetujui oleh penyedia barang dan jasa
3) Pending Approval Pengadaan: menampilkan jumlah pesanan yang sudah disetujui
oleh PPK tetapi masih belum disetujui oleh pejabat pengadaan
4) Barang Diterima: menampilkan jumlah pesanan yang sudah diterima oleh penerima
barang
5) Order Dikirim: menampilkan jumlah pesanan yang sedang dalam pengiriman oleh
penyedia barang dan jasa kepada penerima barang
6) List Order Diapprove: menampilkan daftar pesanan yang disetujui dan masih dalam
tahap pemrosesan, dengan maksimal jumlah pesanan yang ditampilkan sebanyak 10
(sepuluh) pesanan

38
7) List Order Ditolak: menampilkan daftar pesanan yang ditolak, baik oleh PPK,
pejabat pengadaan maupun penyedia barang dan jasa, dengan maksimal jumlah
pesanan yang ditampilkan sebanyak 10 (sepuluh) pesanan
b. Menu Catalog: digunakan oleh staff pemesan untuk mencari barang atau produk yang
akan dibeli
c. Menu List Pengajuan: menampilkan daftar pesanan yang sudah pernah diajukan oleh
staff pemesan yang belum dibayar oleh bendahara
d. Menu Report: menampilkan daftar pesanan yang pernah diajukan oleh staff pemesan dan
sudah berhasil dibayar oleh bagian bendahara
4. Untuk memulai transaksi, staff pemesan dapat masuk ke menu Catalog untuk melihat
produk yang ditawarkan oleh penyedia barang dan jasa. Tampilan halaman Catalog dapat
dilihat pada gambar berikut:
Gambar 65 Halaman katalog Staff Pemesan
5. Untuk memudahkan pencarian produk, staff pemesan dapat mencarinya dengan
memasukkan nama produk yang akan dicari pada kotak pencarian seperti gambar berikut:

39
Gambar 66 Pencarian produk di halaman katalog
6. Setelah menemukan produk yang diharapkan, staff pemesan dapat melihat detil produk
tersebut terlebih dahulu dengan meng-klik nama produk, seperti gambar berikut:
Gambar 67 Klik Nama Produk Untuk Melihat Detil Produk
7. Setelah staff pemesan meng-klik nama produk, maka akan muncul detil produk dan staff
pemesan dapat menambahkan produk tersebut ke dalam keranjang

40
Gambar 68 Detil Produk
8. Setelah berhasil menambahkan produk ke keranjang, staff pemesan dapat memilih
“Kembali Order” jika masih ingin menambah produk, atau “Lihat Keranjang” jika
sudah tidak ingin menambah produk
Gambar 69 Berhasil Menambahkan Produk Ke Keranjang
9. Jika staff pemesan memilih “Kembali Order”, staff pemesan akan diarahkan ke halaman
Catalog kembali. Di halaman Catalog, staff pemesan dapat melihat jumlah produk yang
sudah ada di dalam keranjang pada ikon keranjang di bawah dan dapat mengklik ikon
tersebut jika memutuskan sudah selesai berbelanja

41
Gambar 70 Halaman Katalog Staff Pemesan
10. Jika staff pemesan memilih untuk “Lihat Keranjang”, staff pemesan akan dapat melihat
produk-produk yang sudah berhasil ditambahkan ke keranjang, dengan tampilan seperti
berikut:
Gambar 71 Tampilan Keranjang Staff Pemesan
11. Di halaman keranjang, staff pemesan dapat menambah atau mengurangi kuantiti yang
akan dibeli. Staff pemesan dapat mengklik kotak kuantiti, maka akan muncul tampilan
seperti gambar berikut:

42
Gambar 72 Ubah Kuantitas Dari Keranjang
12. Setelah kuantiti diubah, staff pemesan dapat menekan tombol “Simpan Perubahan”.
Staff pemesan akan diarahkan ke halaman keranjang dan dapat melihat perubahan
kuantiti yang sudah dilakukan
Gambar 73 Kuantiti Di Keranjang Setelah Ubah Kuantiti
13. Selanjutnya, staff pemesan dapat mengklik tombol “Checkout” untuk melanjutkan
proses pembuatan order/pesanan. Pop up checkout akan muncul dan staff pemesan harus
mengisi data yang diperlukan untuk pemrosesan pesanan. Tampilan pop up checkout
adalah sebagai berikut:

43
Gambar 74 Tampilan Pop Up Checkout
Klik “Simpan Kode” untuk mendapatkan kode kegiatan, sehingga tampilannya seperti
gambar berikut:
Gambar 75 Kode Kegiatan
14. Setelah semua data diisi, selanjutnya klik tombol “Submit”. Aplikasi GovStore akan
menampilkan pesan bahwa pesanan sudah berhasil diajukan dan diteruskan ke PPK

44
Gambar 76 Pesanan Berhasil Diajukan
15. Untuk melihat pesanan yang sudah berhasil diajukan, staff pemesan dapat masuk ke
menu List Pengajuan. Tampilan List Pengajuan adalah sebagai berikut:
Gambar 77 Tampilan Halaman List Pengajuan
Menu List Pengajuan: menampilkan daftar pesanan yang sudah pernah diajukan
oleh staff pemesan yang belum dibayar oleh bendahara. Pada menu List Pengajuan,
terdapat 2(dua) bagian, yaitu:
1) Konfirmasi Penerimaan & Status Pending, menampilkan pesanan dengan status:
• Order Dikirim
• Order Pending

45
• Order Pending Sedang Dikirim
2) Pengajuan Yang Sedang Diproses, menampilkan pesanan dengan status:
• Order Masuk
• Order Diteruskan Ke Pengadaan
• Order Diteruskan Ke Vendor
• Order Diproses Vendor
• Order Diterima
• Order Ditolak PPK
• Order Ditolak Pengadaan
• Order Ditolak Vendor
Sehingga, pesanan yang baru diajukan tadi akan muncul di bagian Pengajuan Yang
Sedang Diproses. Staff pemesan dapat mencari pesanan berdasarkan tanggal pengajuan
pesanan dengan format “DDMMYY”, dengan:
DD: Tanggal pengajuan
MM: Bulan pengajuan
YY: 2 angka terakhir tahun pengajuan
Staff pemesan dapat mengklik tombol “Detail” untuk melihat detail pesanan dan
memastikan bahwa pesanan tersebut adalah benar. Tampilan halaman detailnya sebagai
berikut:
Gambar 78 Tampilan Detail Pesanan Yang Baru Diajukan

46
b) Persetujuan pesanan oleh PPK
16. Pesanan yang sudah diajukan oleh staff pemesan akan masuk ke PPK untuk meminta
persetujuan. Sama seperti staff pemesan, PPK harus melakukan login terlebih dahulu:
Gambar 79 Login PPK Aplikasi Govstore
✓ Masukkan email yang sudah terdaftar sebagai PPK di aplikasi GovStore
17. Setelah berhasil masuk, PPK akan diarahkan ke halaman awal yang disebut dengan
dashboard. Berikut adalah tampilan dashboard untuk PPK:
Gambar 80 Halaman Dashboard PPK

47
Pada gambar di atas, terdapat beberapa menu yang dapat digunakan oleh PPK
a. Menu Dashboard: digunakan oleh PPK untuk monitoring pesanan yang sudah pernah
dilakukan, dengan detail sebagai berikut:
1) Order Masuk: menampilkan jumlah pengajuan pesanan oleh staff pemesan
2) Pending Pengadaan: menampilkan jumlah pesanan yang sudah disetujui oleh PPK
dan sedang menunggu persetujuan pejabat pengadaan
3) Order Terbayar: menampilkan jumlah pesanan yang sudah selesai dan sudah
dibayar oleh bendahara
4) List Order Diapprove: menampilkan daftar pesanan yang harus direspon oleh PPK
dan diurutkan berdasarkan ‘Batas Waktu Penerimaan Barang’ paling dekat dengan
maksimal jumlah pesanan yang ditampilkan sebanyak 10 (sepuluh) pesanan
pejabat pengadaan maupun penyedia barnag dan jasa, dengan maksimal jumlah
b. Menu List Pengajuan: menampilkan daftar pesanan yang harus disetujui oleh PPK
c. Menu Status Proses Pengajuan: menampilkan daftar pesanan yang sudah mendapat
respon dari PPK, baik pesanan yang disetujui maupun pesanan yang ditolak oleh PPK
18. Selanjutnya PPK masuk ke menu List Pengajuan untuk melihat dan memberikan respon
terhadap pesanan yang sudah diajukan oleh staff pemesan. Berikut tampilan halaman List
Pengajuan PPK:
Gambar 81 Halaman List Pengajuan PPK
19. Untuk memudahkan pencarian pesanan yang diajukan staff pemesan, PPK dapat
menggunakan fitur search dengan memasukkan ID Order yang sudah diterima dari
notifikasi email

48
Gambar 82 Hasil Pencarian Pesanan
20. Untuk melihat detail pesanan dan melakukan persetujuan, PPK dapat mengklik tombol
Detail sehingga muncul tampilan seperti berikut:
Gambar 83 Detil Pesanan Di Halaman List Pengajuan PPK
21. Pada detail pesanan tersebut, PPK dapat memutuskan menyetujui atau menolak pesanan
a. Klik Reject, jika PPK ingin menolak pesanan yang diajukan oleh staff pemesan (akan
dijelaskan pada sub bab II.C bagian 1))
b. Klik Approve, jika PPK ingin menyetujui pesanan yang diajukan oleh staff pemesan
dan meneruskan pesanan tersebut ke pejabat pengadaan. Ketika akan menyetujui
pesanan, PPK harus memilih pejabat pengadaan yang akan menyetujui pesanan
tersebut. Lalu, klik “Kirim”

49
Gambar 84 Pilih Pejabat Pengadaan
22. Aplikasi GovStore akan menampilkan pesan bahwa pesanan telah berhasil diterima PPK
dan sudah diteruskan ke pejabat pengadaan
Gambar 85 Pesanan Berhasil Disetujui PPK
23. Setelah pesanan berhasil diterima oleh PPK, pesanan tersebut akan berubah status
menjadi “Order Diteruskan Ke Pengadaan” dan akan muncul di menu Status Proses
Pengajuan.
Gambar 86 Status Pesanan Menjadi Order Diteruskan Ke Pengadaan
24. PPK dapat mengklik tombol Detail jika ingin melihat detail pesanan yang sudah disetujui

50
Gambar 87 Detail Pesanan Dengan Status Order Diteruskan Ke Pengadaan
25. Status pesanan di staff Pemesan juga akan berubah menjadi “Order Diteruskan Ke
Pengadaan”, dan dapat dilihat pada menu List Pengajuan (login sebagai staff pemesan)
Gambar 88 Status Pesanan Di Staff Pemesan

51
c) Persetujuan pesanan oleh Pejabat Pengadaan
26. Pesanan yang sudah disetujui oleh PPK akan masuk ke pejabat pengadaan yang ditunjuk
untuk meminta persetujuan. Sama seperti pengguna lain, pejabat pengadaan harus
melakukan login terlebih dahulu:
Gambar 89 Login Pejabat Pengadaan Aplikasi Govstore
✓ Masukkan email yang sudah terdaftar sebagai Pejabat Pengadaan di aplikasi
GovStore
27. Setelah berhasil masuk, pejabat pengadaan akan diarahkan ke halaman awal yang disebut
dengan dashboard. Berikut adalah tampilan dashboard untuk pejabat pengadaan:

52
Gambar 90 Halaman Dashboard Pejabat Pengadaan
Pada gambar di atas, terdapat beberapa menu yang dapat digunakan oleh pejabat
pengadaan dengan penjelasan sebagai berikut:
a. Menu Dashboard: digunakan oleh pejabat pengadaan untuk monitoring pesanan yang
sudah pernah dilakukan, dengan detail sebagai berikut:
1) Order Masuk: menampilkan jumlah pengajuan pesanan yang sudah disetujui oleh
PPK dan diteruskan ke pejabat pengadaan
2) Order Belum Diproses Vendor: menampilkan jumlah pesanan yang sudah disetujui
oleh PPK dan pejabat pengadaan dan sudah diteruskan kepada penyedia barang dan
jasas, tetapi belum disetujui oleh penyedia barang dan jasa
3) Order Diproses Vendor: menampilkan jumlah pesanan yang sudah disetujui
penyedia barang dan jasa, dan sedang diproses oleh penyedia barang dan jasa
4) Order Terbayar: menampilkan jumlah pesanan yang sudah selesai dan sudah
penyedia barang dan jasa kepada Penerima Barang
6) List Order Diapprove: menampilkan daftar pesanan yang harus direspon oleh
pejabat pengadaan dan diurutkan berdasarkan ‘Batas Waktu Penerimaan Barang’
paling dekat dengan maksimal jumlah pesanan yang ditampilkan sebanyak 10
(sepuluh) pesanan
pejabat pengadaan maupun penyedia barang dan jasa, dengan maksimal jumlah

53
b. Menu Cek Saldo: menampilkan sisa saldo VA dan sisa plafond KKP yang sudah
didaftarkan oleh pejabat pengadaan
c. Menu List Vendor: menampilkan daftar vendor yang sudah ditambahkan pejabat
pengadaan
d. Menu List Pengajuan: menampilkan daftar pesanan yang harus direspon oleh pejabat
pengadaan. Pada menu ini juga, pejabat pengadaan bisa melakukan negosiasi dengan
penyedia barang dan jasa
e. Menu Status Proses Pengajuan: menampilkan daftar pesanan yang sudah mendapat
respon dari PPK, baik pesanan yang disetujui maupun pesanan yang ditolak oleh PPK
f. Menu Register KKP, menampilkan daftar KKP yang sudah pernah didaftarkan pejabat
pengadaan
28. Selanjutnya Pengadaan masuk ke menu List Pengajuan untuk melihat dan memberikan
respon terhadap pesanan yang sudah disetujui oleh PPK. Pejabat pengadaan dapat
menggunakan fitur Search untuk melakukan pencarian pesanan berdasarkan ID Order.
Berikut tampilan halaman List Pengajuan bagian pejabat pengadaan:
Gambar 91 Halaman List Pengajuan Pejabat Pengadaan
Di halaman List Pengajuan pejabat pengadaan, terdapat 2 tombol yang dapat digunakan:
✓ Detail: Untuk melihat detil pesanan
✓ Nego: Untuk melakukan negosiasi dengan penyedia barang dan jasa (akan dijelaskan
pada sub bab II.D)
29. Untuk memberikan respon terhadap pesanan tersebut, klik tombol Detail dan akan
muncul tampilan seperti berikut:

54
Gambar 92 Detil Pesanan Di Halaman List Pengajuan Pejabat Pengadaan
30. Pada detail pesanan tersebut, pejabat pengadaan dapat memutuskan menyetujui atau
menolak pesanan.
a. Klik Reject, jika pejabat pengadaan ingin menolak pesanan yang sudah disetujui PPK
(akan dijelaskan pada sub bab II.C bagian 2))
b. Klik Approve, jika pejabat pengadaan ingin menyetujui dan meneruskan pesanan
tersebut ke penyedia barang dan jasa. Ketika akan menyetujui pesanan, pejabat
pengadaan harus menentukan metode pembayaran yang akan digunakan dan tanggal
jatuh tempo pembayaran.
Gambar 93 Pilih Metode Pembayaran Dan Tanggal Jatuh Tempo
c. Metode pembayaran yang sudah tersedia di aplikasi GovStore ada 2, VA dan KKP

55
Gambar 94 Metode Pembayaran Aplikasi Govstore
d. Jika metode pembayaran yang dipilih menggunakan KKP, maka pejabat pengadaan
harus memilih nomor KKP yang akan digunakan, yang sudah didaftarkan di aplikasi
GovStore
Gambar 95 Pilih Nomor KKP
e. Setelah menentukan nomor KKP yang akan digunakan, pejabat pengadaan harus
memilih tanggal jatuh tempo pembayaran

56
Gambar 96 Tentukan Tanggal Jatuh Tempo Pembayaran
31. Setelah menentukan metode pembayaran dan tanggal jatuh tempo, pejabat pengadaan
dapat mengklik tombol “Approve”
Gambar 97 Pesanan berhasil disetujui pejabat pengadaan
32. Setelah pesanan berhasil disetujui oleh Pejabat Pengadaan, pesanan tersebut akan
berubah status menjadi “Order Diteruskan Ke Vendor” dan akan muncul di menu
Status Proses Pengajuan
Gambar 98 Status Pesanan Menjadi Order Diteruskan Ke Vendor
33. Klik Detail untuk melihat detail pesanan yang sudah disetujui

57
Gambar 99 Status Pesanan Menjadi Order Diteruskan Ke Vendor
a. Status pesanan di staff pemesan juga akan berubah menjadi “Order Diteruskan Ke
Vendor”, dan dapat dilihat pada menu List Pengajuan (login sebagai staff pemesan)
Gambar 100 Status Pesanan Di Staff Pemesan
b. Status pesanan di PPK juga akan berubah menjadi “Order Diteruskan Ke Vendor”,
dan dapat dilihat pada menu Status Proses Pengajuan (login sebagai PPK)

58
Gambar 101 Status Pesanan Di PPK
d) Pemrosesan dan pengiriman pesanan oleh Penyedia Barang dan Jasa
34. Pesanan yang sudah disetujui oleh Pengadaan akan masuk ke penyedia barang dan jasa
untuk meminta persetujuan. Sama seperti pengguna lain, penyedia barang dan jasa harus
melakukan login terlebih dahulu
Gambar 102 Login Penyedia Barang Dan Jasa Aplikasi Govstore
✓ Masukkan email yang sudah terdaftar sebagai penyedia barang dan jasa di aplikasi
GovStore

59
35. Setelah berhasil masuk, penyedia barang dan jasa akan diarahkan ke halaman awal yang
disebut dengan dashboard. Berikut adalah tampilan dashboard untuk penyedia barang
dan jasa:
Gambar 103 Halaman Dashboard Penyedia Barang Dan Jasa
Pada gambar di atas, terdapat beberapa menu yang dapat digunakan oleh penyedia
barang dan jasa dengan penjelasan sebagai berikut:
a. Menu Dashboard: digunakan oleh penyedia barang dan jasa untuk monitoring
pesanan yang masuk ke penyedia barang dan jasa, dengan detail sebagai berikut:
1) Order Masuk: menampilkan jumlah pesanan baru yang masuk ke penyedia barang
dan jasa
2) Order Terproses: menampilkan jumlah pesanan yang sudah disetujui oleh penyedia
barang dan jasa
penyedia barang dan jasa kepada Penerima Barang
4) Order Belum Terbayar: menampilkan jumlah pesanan yang sudah diterima
penerima barang tetapi belum dibayar oleh bendahara
5) Order Terbayar: menampilkan jumlah pesanan yang sudah diterima penerima
barang dan sudah dibayar oleh bendahara

60
6) List Order Diproses: menampilkan daftar pesanan yang sudah disetujui dan sedang
diproses penyedia barang dan jasa, dengan maksimal jumlah pesanan yang
ditampilkan sebanyak 10 (sepuluh) pesanan
7) List Order Dikirim: menampilkan daftar pesanan yang sedang dalam pengiriman,
dengan maksimal jumlah pesanan yang ditampilkan sebanyak 10 (sepuluh)
pesanan
b. Menu Employee: menampilkan daftar karyawan penyedia barang dan jasa, yaitu Staff
dan Kurir
c. Menu Product: menampilkan daftar produk yang sudah ditambahkan penyedia barang
dan jasa
d. Menu List Pengajuan: menampilkan daftar pesanan yang harus direspon dan harus
dikirim oleh penyedia barang dan jasa
e. Menu Status Proses Pengajuan: menampilkan daftar pesanan yang sedang dikirim dan
sudah diterima oleh penerima barang
f. Menu Status Nego: menampilkan pesanan yang sedang dinego oleh pejabat
pengadaan
g. Menu Report: menampilkan daftar pesanan yang sudah berhasil dibayar oleh bagian
bendahara
h. Menu Inbox : Menampilkan informasi mengenai pengajuan produk baik itu pending,
diteruskan ataupun yang telah di setujui.
36. Berikut adalah tampilan dari menu notifikasi yang ada pada halaman vendor
Gambar 104 Halaman notifikasi Penyedia Barang Dan Jasa
Terdapat informasi mengenai status dari pengajuan produk maupun negosiasi apabila
telah di setujui ataupun pengajuan ter-pending.

61
37. Selanjutnya penyedia barang dan jasa masuk ke menu List Pengajuan untuk melihat dan
memberikan respon terhadap pesanan yang sudah diteruskan pejabat pengadaan.
Penyedia barang dan jasa dapat menggunakan fitur Search untuk melakukan pencarian
pesanaan berdasarkan ID Order. Berikut tampilan halaman List Pengajuan bagian
penyedia barang dan jasa:
Gambar 105 Halaman List Pengajuan Penyedia Barang Dan Jasa
Untuk melihat tracking dari order status bisa mengklik seperti yang di tunjuk oleh panah di Gambar
2.101, tampilan yang akan muncul adalah seperti gambar di bawah ini :
Gambar 106 Pop Up Tracking Status Order
38. Untuk memberikan respon terhadap pesanan tersebut, klik tombol Detail atau kirim dapat
dilihat di Gambar 2.102 yang ditandai dengan kotak merah, dan akan muncul tampilan
seperti berikut:

62
Gambar 107 Detil Pesanan Di Halaman List Pengajuan Penyedia Barang Dan Jasa
39. Pada detail pesanan tersebut, penyedia barang dan jasa dapat memutuskan menyetujui
atau menolak pesanan
a. Klik Reject, jika penyedia barang dan jasa ingin menolak pesanan yang sudah
diteruskan pejabat pengadaan (akan dijelaskan pada sub bab II.C bagian 3))
b. Klik Approve, jika penyedia barang dan jasa ingin menyetujui dan memproses
pesanan tersebut
Gambar 108 Pesanan Berhasil Disetujui Penyedia Barang Dan Jasa

63
40. Status pesanan akan berubah menjadi “Order Diproses Vendor” dan muncul tombol
“Kirim” untuk melakukan pengiriman terhadap pesanan tersebut
Gambar 109 Status Pesanan Menjadi Order Diproses Vendor
a. Status pesanan di staff pemesan juga akan berubah menjadi “Order Diproses
Vendor”, dan dapat dilihat pada menu List Pengajuan (login sebagai staff pemesan)
Gambar 110 Status Pesanan Menjadi Order Diproses Vendor Di Staff Pemesan
b. Status pesanan di PPK juga akan berubah menjadi “Order Diproses Vendor”, dan
dapat dilihat pada menu Status Proses Pengajuan (login sebagai PPK)

64
Gambar 111 Status Pesanan Menjadi Order Diproses Vendor Di PPK
c. Status pesanan di pejabat pengadaan juga akan berubah menjadi “Order Diproses
Vendor”, dan dapat dilihat pada menu Status Proses Pengajuan (login sebagai
pejabat pengadaan).
Gambar 112 Status Pesanan Menjadi Order Diproses Vendor Di PPK Di Pejabat Pengadaan
41. Selanjutnya, penyedia barang dan jasa akan melakukan pengiriman barang. Klik tombol
Kirim pada List Pengajuan, sehingga muncul tampilan berikut:

65
Gambar 113 Detil Produk Untuk Proses Pengiriman
42. Klik “Cetak Invoice” untuk mencetak invoice yang akan dibawa kurir sebagai bukti
pengiriman
Gambar 114 Invoice Sebagai Bukti Pengiriman
43. Lalu, kembali ke halaman detail pesanan dan klik “Kirim Barang”, sehingga muncul
pilihan untuk memilih kurir yang akan ditugaskan mengantar barang
Gambar 115 Pop Up Pilih Kurir

66
44. Klik “Kirim Barang” untuk meneruskan pesanan kepada kurir yang sudah dipilih untuk
dilakukan proses pengiriman
Gambar 116 Pesanan Berhasil Diteruskan Ke Kurir
45. Status pesanan akan berubah menjadi “Order Dikirim” dan akan muncul di menu Status
Proses Pengajuan
Gambar 117 Pesanan Sedang Dalam Proses Pengiriman
a) Pada halaman Status Proses Pengajuan penyedia barang dan jasa, terdapat 2 bagian,
yaitu:
1) Order Yang Dipending, menampilkan pesanan dengan status:
• Order Pending (akan dijelaskan pada sub bab II.C bagian 4))
2) Order Yang Sedang Diproses, menampilkan pesanan dengan status:
• Order Dikirim
• Order Diterima
• Order Pending Sedang Dikirim

67
• Order Ditolak Vendor
46. Klik Detail untuk melihat detail pesanan
Gambar 118 Detail Pesanan Dengan Status Order Dikirim
a. Status pesanan di staff pemesan juga akan berubah menjadi “Order Dikirim”, dan
dapat dilihat pada menu List Pengajuan (login sebagai staff pemesan)
Gambar 119 Status Pesanan Menjadi Order Dikirim Di Staff Pemesan
b. Status pesanan di PPK juga akan berubah menjadi “Order Dikirim”, dan dapat dilihat
pada menu Status Proses Pengajuan (login sebagai PPK)

68
Gambar 120 Status Pesanan Menjadi Order Dikirim Di PPK
c. Status pesanan di pejabat pengadaan juga akan berubah menjadi “Order Dikirim”,
dan dapat dilihat pada menu Status Proses Pengajuan (login sebagai pejabat
pengadaan)
Gambar 121 Status Pesanan Menjadi Order Dikirim Di Pejabat Pengadaan

69
e) Penerimaan pesanan
47. Setelah barang dikirim penyedia barang dan jasa, selanjutnya penerima barang akan
melakukan konfirmasi barang sudah diterima. Penerima barang harus login terlebih
dahulu
Gambar 122 Login Penerima Barang Aplikasi Govstore
48. Untuk melakukan konfirmasi barang, penerima barang masuk ke menu List Pengajuan.
Cari pesanan yang akan dikonfirmasi menggunakan fitur search
Gambar 123 List Pengajuan Untuk Penerima Barang
49. Klik tombol Konfirmasi sehingga muncul tampilan berikut:

70
Gambar 124 Detil Pesanan Yang Akan Dikonfirmasi
50. Pada detail pesanan tersebut, Penerima Barang dapat menerima atau menolak (pending)
barang yang sudah sampai
a. Klik Terima Barang, jika barang yang sudah sampai benar dan tidak ada yang rusak
atau yang akan dikomplain
b. Klik Pending, jika barang yang sampai ada yang rusak dan akan dikomplain (akan
dijelaskan pada sub bab II.C bagian 4))
Gambar 125 Konfirmasi barang berhasil
51. Status pesanan akan berubah menjadi “Order Diterima”

71
Gambar 126 Detail Pesanan Dengan Status Order Diterima
a. Status pesanan di staff pemesan juga akan berubah menjadi “Order Diterima”, dan
dapat dilihat pada menu List Pengajuan (login sebagai staff pemesan)
Gambar 127 Status Pesanan Menjadi Order Diterima Di Staff Pemesan
b. Status pesanan di PPK juga akan berubah menjadi “Order Diterima”, dan dapat
dilihat pada menu Status Proses Pengajuan (login sebagai PPK)

72
Gambar 128 Status Pesanan Menjadi Order Diterima Di PPK
c. Status pesanan di pejabat pengadaan juga akan berubah menjadi “Order Diterima”,
dan dapat dilihat pada menu Status Proses Pengajuan (login sebagai pejabat
pengadaan)
Gambar 129 Status Pesanan Menjadi Order Diterima Di Pejabat Pengadaan

73
f) Pembayaran pesanan
52. Setelah pesanan dikonfirmasi penerima barang, maka tagihan akan muncul di bendahara.
Untuk bisa melihat tagihan tersebut, bendahara harus login terlebih dahulu
Gambar 130 Login Bendahara Aplikasi Govstore
53. Setelah berhasil masuk, bendahara akan diarahkan ke halaman awal yang disebut dengan
dashboard. Berikut adalah tampilan dashboard untuk bendahara:
Gambar 131 Halaman Dashboard Bendahara
Pada gambar di atas, terdapat beberapa menu yang dapat digunakan oleh bendahara
a. Menu Dashboard: digunakan oleh bendahara untuk monitoring tagihan-tagihan yang
ada, baik yang sudah dibayar, belum dibayar atau yang gagal bayar, dengan detail
sebagai berikut:

74
1) Invoice Diterima: menampilkan jumlah tagihan yang masuk ke bendahara dengan
status belum dibayar
2) Invoice Sudah Terbayar: menampilkan jumlah tagihan yang sudah dibayar oleh
bendahara
3) Invoice Gagal Terbayar: menampilkan jumlah tagihan yang gagal saat dilakukan
pembayaran
4) List Order Jatuh Tempo: menampilkan daftar pesanan yang akan jatuh tempo,
dengan maksimal jumlah pesanan yang ditampilkan sebanyak 10 (sepuluh)
pesanan
5) List Order Gagal Terbayar: menampilkan daftar pesanan yang gagal saat dilakukan
pembayaran, dengan maksimal jumlah pesanan yang ditampilkan sebanyak 10
(sepuluh) pesanan
b. Menu Cek Saldo: menampilkan sisa saldo VA dan sisa plafond KKP yang sudah
didaftarkan oleh pejabat pengadaan
c. Menu Generate File Transaksi: menampilkan daftar pesanan yang harus dibayar
bendahara
d. Menu Generate File PPH : Menampilkan daftar tax (pajak pengahasilan)
e. Menu Generate File PPN : Menampilkan daftar tax (Pajak Pertambahan Nilai) yang
harus di bayarkan oleh bendahara.
f. Status Terbayar : menampilkan daftar pesanan yang sudah berhasil dibayar bendahara
g. Report : menampilkan daftar pesanan yang mengalami kegagalan pembayaran khusus
untuk metode pembayaran KKP
54. Untuk melihat tagihan baru, bendahara masuk ke menu “Generate File Transaksi”, di
dalam menu tersebut ada 2 sub menu, yaitu yang belum tergenerate dan yang sudah.
Gambar 132 Tagihan Baru Yang Masuk Ke Bendahara

75
55. Di menu generate file, Bendahara dapat melihat list tagihan dari order yang sudah
diterima dan belum dibayar. Bendahara dapat memilih tagihan yang akan dibayar dengan
mencentang tagihan-tagihan dan klik tombol Generate File
Gambar 133 Hasil Filter Tagihan
56. Setelah berhasil men-generate file transaksi, Bendahara login ke CMS melalui
(https://ibank.bri.co.id). Di sini bendahara bertindak sebagai maker
Gambar 134 Login CMS
57. Dari halaman utama, Bendahara masuk ke menu Fund Transfer. Dari sub menu di sebelah
kiri, bendahara masuk ke sub menu Upload, sehingga muncul halaman seperti berikut:
Gambar 135 Fund Transfer
58. Pilih file hasil generate dari GovStore dan masukkan deskripsi. Lalu klik Submit.

76
Gambar 136 Upload File Transaksi
59. Untuk melihat status tagihan yang sudah diupload, Bendahara dapat masuk ke sub menu
Query File.
Gambar 137 Sub Menu Query File
60. Tunggu status transaksi berubah menjadi 'Need Verify', agar dapat diapprove oleh
Checker/Signer
Gambar 138 List Transaksi Yang Sudah Diupload

77
61. Login sebagai Approval dan masuk ke menu Fund Transfer > Verify
Gambar 139 Menu Fund Transfer User Approval
62. Cari transaksi yang akan diapprove dan klik Detail, sehingga muncul list transaksi
seperti berikut:
Gambar 140 List Transaksi
63. Centang transaksi yang akan diapprove dan klik Verify. Akan muncul pesan "1 transaksi
berhasil diproses dari total 1 transaksi dipilih, gunakan sub menu query untuk melihat
status transaksi"
Gambar 141 Pilih Transaksi Yang Akan Di-Verify

78
Gambar 142 Proses Verify Berhasil

79
C. Transaksi Rejection Aplikasi GovStore
Beberapa pengguna di dalam aplikasi GovStore dapat melakukan penolakan terhadap
pesanan yang diterima. Pengguna tersebut adalah PPK, pejabat pengadaan, penyedia barang
dan jasa dan penerima barang (pending)
1) Penolakan oleh PPK
1. PPK dapat melakukan penolakan terhadap pesanan yang diajukan staff pemesan
melalui menu List Pengajuan. Klik menu List Pengajuan
Gambar 143 Menu List Pengajuan PPK Untuk Rejection
2. Cari pesanan yang akan ditolak, klik tombol Detail
3. Klik tombol Reject
Gambar 144 Tombol Reject Pada Detail Pesanan Order Masuk
4. Untuk menolak suatu pengajuan, PPK harus memberikan alasan penolakan seperti
gambar berikut:

80
Gambar 145 Input Alasan Penolakan Pesanan (PPK)
5. Lalu, Klik OK untuk melanjutkan penolakan pesanan
Gambar 146 Penolakan Pesanan Oleh PPK Berhasil
6. Status pesanan akan berubah menjadi “Order Ditolak PPK”
Gambar 147 Detil Pesanan Dengan Status Order Ditolak PPK
7. Status pesanan di staff pemesan juga akan berubah menjadi “Order Ditolak PPK”

81
Gambar 148 Detil Pesanan Dengan Status Order Ditolak PPK Di Staff Pemesan

82
2) Penolakan oleh Pejabat Pengadaan
1. Pejabat pengadaan dapat melakukan penolakan terhadap pesanan yang sudah disetujui
oleh PPK melalui menu List Pengajuan
2. Cari pesanan yang akan ditolak, klik tombol Detail
3. Klik tombol Reject
Gambar 149 Tombol Reject Pada Detail Pesanan Order Diteruskan Ke Pengadaan
4. Untuk menolak suatu pengajuan, pejabat pengadaan harus memberikan alasan
penolakan seperti gambar berikut:
Gambar 150 Input Alasan Penolakan (Pejabat Pengadaan)
5. Lalu, Klik OK untuk melanjutkan penolakan pesanan

83
Gambar 151 Penolakan Pesanan Oleh Pengadaan Berhasil
6. Status pesanan akan berubah menjadi “Order Ditolak Pengadaan”
Gambar 152 Detail Pesanan Dengan Status Order Ditolak Pengadaan
7. Status pesanan di staff pemesan dan PPK juga akan berubah menjadi “Order Ditolak
Pengadaan”
Gambar 153 Detail Pesanan Dengan Status Order Ditolak Pengadaan Di Staff Pemesan

84
Gambar 154 Detail Pesanan Dengan Status Order Ditolak Pengadaan Di PPK
3) Penolakan oleh Penyedia Barang dan Jasa
1. Penyedia barang dan jas dapat melakukan penolakan terhadap pesanan yang sudah
diajukan oleh pejabat pengadaan melalui menu List Pengajuan
B. Cari pesanan yang akan ditolak, klik tombol Detail
C. Klik tombol Reject
Gambar 155 Tombol Reject Pada Detail Pesanan Order Diteruskan ke Pengadaan
D. Untuk menolak suatu pengajuan, penyedia barang dan jasa harus memberikan alasan
penolakan seperti gambar berikut:

85
Gambar 156 Input Alasan Penolakan Pesanan (Penyedia Barang dan Jasa)
E. Lalu, Klik OK untuk melanjutkan penolakan pesanan
Gambar 157 Penolakan Pesanan Oleh Penyedia Barang dan Jasa Berhasil
F. Status pesanan akan berubah menjadi “Order Ditolak Vendor”
Gambar 158 Detail Pesanan Dengan Status Order Ditolak Vendor

86
G. Status pesanan di staff pemesan, PPK dan pejabat pengadan juga akan berubah
menjadi “Order Ditolak Vendor”
Gambar 159 Detail Pesanan Dengan Status Order Ditolak Vendor Di Staff Pemesan
Gambar 160 Detail Pesanan Dengan Status Order Ditolak Vendor Di PPK
Gambar 161 Detail Pesanan Dengan Status Order Ditolak Vendor Di Pejabat Pengadaan

87
4) Pending oleh Penerima Barang
1. [Penerima Barang] Penerima barang dapat melakukan pending terhadap pesanan
yang sudah tiba jika ada pesanan yang mengalami kerusakan
a) Cari pesanan yang sudah tiba, klik tombol Detail
Gambar 162 Tombol Pending di Detail Pesanan (Pejabat Penerimaan)
b) Klik tombol Pending dan input alasan pending
Gambar 163 Input Alasan Pending (Pejabat Penerimaan)
c) Klik OK
Gambar 164 Pesanan berhasil dipending

88
d) Status pesanan akan berubah menjadi “Pending”
Gambar 165 Status Pesanan Menjadi Pending
2. [Penyedia Barang dan Jasa] Di sisi penyedia barang dan jasa, status pesanan juga
berubah menjadi “Pending” dan penyedia barang dan jasa harus mengrim ulang
pesanan yang di-pending oleh penerima barang
a) Masuk ke menu Status Proses Pengajuan
b) Cari pesanan yang akan dikirim ulang, lalu klik tombol “Kirim Ulang” sehingga
muncul detil pesanan
Gambar 166 Detail Pesanan Yang Akan Dikirim Ulang
c) Klik tombol “Kirim Ulang” pada detil pesanan

89
Gambar 167 Kirim Ulang Berhasil
d) Status pesanan akan berubah menjadi “Order Pending Sedang Dikirim”
Gambar 168 Status Pesanan Menjadi Order Pending Sedang Dikirim
3. [Penerima Barang] Setelah penyedia barang dan jasa melakukan pengiriman ulang
pesanan yang pending, penerima barang kembali harus melakukan konfirmasi
penerimaan barang
a) Masuk ke menu List Pengajuan
b) Cari pesanan yang sudah dikirim ulang, lalu klik tombol “Konfirmasi”

90
Gambar 169 Pesanan Yang Sudah Dikirim Ulang
c) Klik tombol “Konfirmasi” sehingga muncul detil pesanan
Gambar 170 Detail Pesanan Yang Dikirim Ulang
d) Klik tombol “Terima Barang” untuk mengonfirmasi barang yang sudah dikirim
ulang
Gambar 171 Konfirmasi Ulang Berhasil

91
D. Negosiasi Aplikasi GovStore
Pejabat pengadaan dapat melakukan negosiasi kepada penyedia barang dan jasa.
Negosiasi selalu dimulai dari pejabat pengadaan. Berikut cara melakukan negosiasi produk
dengan penyedia barang dan jasa
1. [Pejabat Pengadaan] Cari pesanan yang produknya ingin dinego
Gambar 172 Tombol Negosiasi di Pejabat Pengadaan
2. [Pejabat Pengadaan] Klik tombol Nego. Pilih produk yang akan dinego, lalu klik
tombol Nego
Gambar 173 Pilih Produk Yang Akan Dinego
3. [Pejabat Pengadaan] Masukkan harga yang akan dinego, lalu klik tombol Nego
Gambar 174 Pop Up Nego Harga

92
4. [Pejabat Pengadaan] Setelah klik nego, harga penawaran akan dikirim ke penyedia
barang dan jasa
Gambar 175 Harga Penawaran Berhasil Dikirim Ke Penyedia Barang Dan Jasa
5. [Penyedia Barang dan Jasa] Login sebagai penyedia barang dan jasa dan masuk ke
menu Status Nego. Cari pesanan yang dinego, lalu klik tombol Status Nego
Gambar 176 Status Nego Dari Sisi Penyedia Barang dan Jasa
6. [Penyedia Barang dan Jasa] Buka produk yang ditawar oleh pejabat pengadaan
Gambar 177 Harga Penawaran Dari Pejabat Pengadaan

93
7. [Penyedia Barang dan Jasa] Jika penyedia barang dan jasa merasa sesuai dengan harga
yang diajukan pejabat pengadaan, penyedia barang dan jasa bisa langsung menyetujui
penawaran tersebut dengan mengklik tombol Setuju. Tetapi jika penyedia barang dan
jasa ingin menawarkan harga yang berbeda, penyedia barang dan jasa dapat menginput
harga yang diinginkan
Gambar 178 Penyedia Barang dan Jasa Memberikan Harga Penawaran Yang Berbeda
8. [Pejabat Pengadaan] Login sebagai pejabat pengadaan untuk melihat harga penawaran
yang diberikan penyedia barang dan jasa
Gambar 179 Harga Penawaran Yang Diberikan Penyedia Barang dan Jasa
9. [Pejabat Pengadaan] Jika pejabat pengadaan sudah merasa cocok dengan harga yang
diberikan penyedia barang dan jasa, pejabat pengadaan bisa mengklik tombol Setuju

94
Gambar 180 Pejabat Pengadaan Setuju Dengan Harga Dari Penyedia Barang Dan Jasa
10. [Pejabat Pengadaan] Berikut adalah tampilan untuk proses nego jika sudah setuju
terhadap harga yang diberikan penyedia barang dan jasa
Gambar 181 Harga Nego Yang Sudah Disetujui Di Sisi Pejabat Pengadaan
11. [Penyedia Barang dan Jasa] Di sisi penyedia barang dan jasa juga akan memiliki
tampilan yang sama
Gambar 182 Harga Nego Yang Sudah Disetujui Di Sisi Penyedia Barang Dan Jasa

95
12. [Pejabat Pengadaan] Harga baru untuk produk yang sudah dinego akan muncul di detail
pesanan
Gambar 183 Detail Pesanan Dengan Harga Baru

96
E. Fitur Lainnya
Beberapa fitur tambahan yang ada di aplikasi GovStore adalah sebagai berikut:
1. Lupa Password
Fitur ini dapat digunakan jika ada pengguna aplikasi GovStore yang lupa password.
1) User dapat mengakses link Lupa Password di halaman login
Gambar 184 Link Lupa Password Di Halaman Login
2) Setelah link Lupa Password diklik, user akan diminta untuk menginput email yang
digunakan di aplikasi GovStore
Gambar 185 Input Email Untuk Lupa Password
3) Setelah email diinput, user dapat menekan tombol Lanjutkan. GovStore akan
mengirim OTP ke email tersebut dan user akan diarahkan ke halaman reset
password

97
Gambar 186 Halaman Reset Password
4) User harus menginput email, OTP yang sudah dikirim ke email dan password baru.
Lalu klik Perbaharui Password
5) Jika email dan OTP sesuai, dan password baru sudah memenuhi kriteria password
yang ditentukan, user dapat masuk ke aplikasi GovStore menggunakan password
barunya
2. Profil
Fitur Profil hanya ada di admin PKN, admin KKPN dan admin Penyedia barang dan
jasa. Berikut langkah untuk mengakses fitur Profil
1) Klik nama user yang ada di kanan atas
Gambar 187 Profil di User Admin Vendor
2) Klik Profil. User akan diarahkan ke halaman informasi user, seperti gambar berikut:

98
Gambar 188 Halaman Profil User
3) User dapat mengubah informasi menggunakan tombol Edit Profil
3. Change Password
Untuk alasan keamanan, pengguna diharapkan dapat melakukan perubahan password
secara berkala. Oleh karena itu, aplikasi GovStore menyediakan fitur Change
Password yang dapat digunakan oleh semua user. Untuk dapat melakukan perubahan
password, dapat dilakukan langkah berikut:
1) Klik nama user yang ada di kanan atas
Gambar 189 Fitur Change Password
2) Klik Change Password. User akan diarahkan ke halaman change password

99
Gambar 190 Halaman Change Password
3) User harus menginput password lama, password baru dan konfirmasi password
baru. Lalu klik Ubah Password. Jika password lama sudah benar, password baru
dan konfirmasi password baru cocok, serta password sudah sesuai kriteria
password, maka perubahan password sudah berhasil dilakukan. User dapat login
ulang dengan password baru.

100
BAB III
APLIKASI MOBILE (ANDROID)
Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai cara penggunaan aplikasi mobile Android
GovStore, meliputi cara melakukan transaksi dengan aplikasi mobile Android GovStore.
A. Transaksi dengan aplikasi Android GovStore
Sama seperti transaksi melalui web GovStore, proses transaksi melalui aplikasi Android
GovStore juga dimulai dari staff pemesan dengan membuat pesanan. Perlu diketahui, bahwa
aplikasi Android GovStore hanya digunakan untuk transaksi saja. Sehingga, role user yang
dapat login ke aplikasi Android adalah staff pemesan, PPK, pejabat pengadaan, penyedia
barang dan jasa, kurir & staff penyedia barang dan jasa serta penerima pesanan. Sehingga untuk
kepentingan manajemen user seperti penambahan dan pengubahan data pada user GovStore
harus dilakukan dari web GovStore.
Berikut dijelaskan langkah-langkah yang dilakukan dalam melakukan transaksi melalui
aplikasi Android GovStore.
Pejabat Pemesan
1. Pastikan sudah menginstal aplikasi GovStore
Gambar 191 Ikon Aplikasi Android Govstore
2. Buka aplikasi GovStore dan tunggu sampai diarahkan ke halaman login
Gambar 192 Welcome Page Aplikasi Govstore

101
3. Di halaman Login, masukkan email dan password
Gambar 193 Halaman Login Aplikasi Govstore
4. Jika staff pemesan berhasil login, maka akan diarahkan ke halaman awal pemesan dengan
tampilan sebagai berikut:
Gambar 194 Halaman Awal Login Sebagai Staff Pemesan
Pada halaman awal login sebagai staff pemesan, terdapat beberapa menu yang dapat
digunakan oleh staff pemesan seperti:
- Katalog: untuk melihat produk yang disediakan oleh penyedia barang dan jasa dan
untuk berbelanja
- Report: untuk melihat semua order yang sudah pernah diajukan oleh staff pemesan
- Terima: menu scanner barcode yang digunakan untuk penerimaan barang
Di halaman awal juga, staff pemesan dapat melihat jumlah order dengan status:
- Pending Approval PPK

102
- Pending Approval Pengadaan
- Belum Diproses Vendor
- Order Dikirim
- Barang Diterima
Pada bagian bawah juga terdapat beberapa menu yang dapat digunakan oleh staff
pemesan, seperti:
- Beranda: sebagai shortcut untuk kembali ke halaman utama
- Transaksi: untuk melihat semua order yang sudah pernah diajukan oleh staff pemesan
- Notifikasi: menampilkan pemberitahuan jika ada perubahan status pada order
- Pengaturan: dapat digunakan untuk pengaturan notifikasi, pemilihan bahasa,
pengaturan kata sandi, pengaturan tema aplikasi dan logout
5. Untuk membuat order baru, staff pemesan dapat masuk ke menu Katalog
Gambar 195 Halaman Katalog Staff Pemesan
• Di bagian atas halaman Katalog, ikon keranjang akan menampilkan jumlah produk
yang sudah berhasil ditambah ke keranjang
• Pada halaman Katalog, staff pemesan dapat mengurutkan produk berdasarkan harga,
dari harga terendah ke harga tertinggi atau sebaliknya:

103
Gambar 196 Fungsi Sorting Produk Berdasarkan Harga
• Selain itu, staff pemesan juga dapat mem-filter produk berdasarkan kategori:
Gambar 197 Fungsi Filter Berdasarkan Kategori
6. Untuk menambah produk ke dalam keranjang, staff pemesan dapat memilih produk dan
klik tombol “TAMBAH KE KERANJANG” pada detail produk

104
Gambar 198 Detail Produk Untuk Tambah Ke Keranjang
7. Setelah berhasil menambah produk ke keranjang, staff pemesan akan melihat notifikasi
seperti berikut:
Gambar 199 Berhasil Menambahkan Produk Ke Keranjang
• Tombol “Lihat Keranjang” digunakan jika staff pemesan sudah tidak ingin berbelanja
lagi. Staff pemesan akan diarahkan ke halaman keranjang
8. Untuk melanjutkan proses pembuatan order, staff pemesan harus ke halaman keranjang
terlebih dahulu. Dapat dengan menekan tombol “Lihat Keranjang” tersebut atau melalui
ikon Keranjang di halaman Katalog

105
Gambar 200 Halaman Keranjang
• Di halaman keranjang, staff pemesan dapat mengubah kuantiti dari produk yang akan
dibeli
9. Dari halaman keranjang, staff pemesan dapat menekan tombol “Lanjutkan” untuk
membuat order
Gambar 201 Form checkout aplikasi Android GovStore
10. Setelah selesai mengisi form checkout, staff pemesan dapat menekan tombol “Lanjutkan
untuk me-review data yang sudah diinput oleh pejabat pemesan:

106
Gambar 202 Halaman Review Data Order
11. Jika data sudah benar, staff pemesan dapat menekan tombol “Kirim” untuk melanjutkan
pembuatan order baru. Setelah berhasil membuat order baru, staff pemesan akan melihat
tampilan sebagai berikut:
Gambar 203 Order Baru Berhasil Dibuat
• Jika staff pemesan menekan ikon “ < ”, akan diarahakan ke halaman keranjang
• Jika staff pemesan menekan tombol “Tampilkan Semua Transaksi”, akan diarahkan
ke halaman daftar transaksi
• Jika staff pemesan menekan tombol “Kembali”, akan diarahkan ke halaman beranda
12. Untuk melihat order yang baru dibuat, staff pemesan dapat menekan tombol “Tampilkan
Semua Transaksi” atau menu Report atau menu Transaksi dari halaman Beranda

107
Gambar 204 Order Baru
13. Staff pemesan dapat menekan ikon “ > ” pada order jika ingin melihat detail order:
Gambar 205 Detail Order

108
PPK
14. Setelah order berhasil diajukan oleh staff pemesan, selanjutnya PPK dapat login ke
aplikasi Android GovStore
Gambar 206 Halaman awal login sebagai PPK
Pada halaman awal login sebagai PPK, pada bagian bawah, terdapat beberapa menu yang
dapat digunakan oleh PPK, seperti:
Di halaman awal juga, PPK dapat melihat jumlah order dengan status:
- Order Masuk
- Pending Pengadaan
- Dikirim
- Diterima
- Order Terbayar
15. Untuk memberikan approval pada order yang diajukan staff pemesan, PPK dapat masuk
ke menu Transaksi

109
Gambar 207 List order yang diajukan oleh staff pemesan
16. PPK dapat masuk ke detail order dengan menekan ikon “ > ”
Gambar 208 Detail order
Pada detail order, terdapat 2 tombol yang dapat digunakan oleh PPK:
- Setujui: Jika PPK akan menyetujui order yang diajukan oleh staff pemesan
- Tolak: Jika PPK akan menolak order yang diajukan oleh staff pemesan
17. PPK harus memilih pejabat pengadaan sebelum memberikan persetujuan terhadap order
yang diajukan staff pemesan. Setelah pejabat pengadaan dipilih, PPK dapat menekan
tombol “Setujui”

110
Gambar 209 PPK berhasil menyetujui order
18. Status order yang sudah disetujui akan berubah menjadi “Order Diteruskan Ke
Pengadaan”
Gambar 210 Status order setelah PPK berhasil menyetujui

111
Gambar 211 Detail order dengan status Order Diteruskan Ke Pengadaan
19. Pada Gambar 208, PPK juga dapat menolak order yang diajukan oleh staff pemesan
dengan menekan tombol “Tolak”. PPK harus memberikan alasan penolakan:
Gambar 212 Input alasan penolakan oleh PPK
20. Jika PPK berhasil melakukan penolakan terhadap order tersebut, status order akan
berubah menjadi “Order Ditolak PPK”

112
Pejabat Pengadaan
21. Setelah order berhasil disetujui oleh PPK, selanjutnya Pejabat Pengadaan dapat login ke
aplikasi Android GovStore
Gambar 213 Halaman awal login sebagai Pejabat Pengadaan
Pada halaman awal login sebagai pejabat pengadaan, terdapat beberapa menu yang dapat
digunakan oleh pejabat pengadaan seperti:
- Report: untuk melihat semua order yang sudah pernah diajukan oleh staff pemesan
- Cek Saldo: untuk melihat saldo VA dan limit KKP yang sudah didaftarkan
- Nego: untuk melihat produk-produk yang sedang dalam proses negosiasi
Di halaman awal juga, pejabat pengadaan dapat melihat jumlah order dengan status:
- Order Masuk
- Masuk Vendor
- Dikirim
- Diterima
Pada bagian bawah juga terdapat beberapa menu yang dapat digunakan oleh pejabat
pengadaan, seperti:

113
22. Untuk memberikan approval pada order yang diajukan staff pemesan, Pejabat Pengadaan
dapat masuk ke menu Report/ menu Transaksi
Gambar 214 List order yang diajukan ke pejabat pengadaan
23. Pejabat pengadaan dapat menekan ikon “ > ” untuk masuk ke detail order
Gambar 215 Detail order yang diteruskan ke pejabat pengadaan
Pada detail order, terdapat 3 tombol yang dapat digunakan oleh pejabat pengadaan:
- Nego: Digunakan oleh pejabat pengadaan jika ingin melakukan negosiasi harga
dengan penyedia barang & jasa (dijelaskan pada sub bab berikutnya)

114
- Setujui: Jika pejabat pengadaan akan menyetujui order yang diajukan oleh staff
pemesan
- Tolak: Jika pejabat pengadaan akan menolak order yang diajukan oleh staff pemesan
24. Pejabat pengadaan harus memilih metode pembayaran yang akan digunakan dan
menentukan tanggal jatuh tempo pembayaran sebelum memberikan persetujuan terhadap
order. Setelah metode pembayaran dan jatuh tempo ditentukan, pejabat pengadaan dapat
menekan tombol “Setujui” untuk melanjutkan proses transaksi order
Gambar 216 Pejabat pengadaan berhasil menyetujui order
25. Status order yang sudah disetujui pejabat pengadaan akan berubah menjadi “Order
Diteruskan Ke Vendor”
Gambar 217 Status order setelah Pejabat pengadaan berhasil menyetujui

115
Gambar 218 Detail order dengan status Order Diteruskan Ke Vendor
26. Pada Gambar 215, pejabat pengadaan juga dapat menolak order yang diajukan oleh staff
pemesan dengan menekan tombol “Tolak”. Pejabat pengadaan harus memberikan alasan
penolakan:
Gambar 219 Input alasan penolakan oleh pejabat pengadaan
27. Jika pejabat pengadaan berhasil melakukan penolakan terhadap order tersebut, status
order akan berubah menjadi “Order Ditolak Pengadaan”

116
28. Pada Gambar 213, terdapat menu “Cek Saldo” yang dapat digunakan pejabat pengadaan
untuk mengecek saldo VA dan limit KKP yang sudah didaftarkan di aplikasi GovStore
Gambar 220 Halaman cek saldo pejabat pengadaan

117
Penyedia Barang & Jasa
29. Order yang sudah disetujui oleh pejabat pengadaan akan diteruskan ke penyedia barang
& jasa. Penyedia barang & jasa login ke aplikasi Android GovStore
Gambar 221 Halaman awal login sebagai penyedia barang & jasa
Pada halaman awal login sebagai penyedia barang & jasa, terdapat beberapa menu yang
dapat digunakan oleh penyedia barang & jasa, seperti:
- Produk: untuk melihat produk-produk yang sudah dijual di aplikasi GovStore
- Pegawai: untuk melihat dan menambah staff dan kurir penyedia barang & jasa
- Nego: untuk melihat produk-produk yang sedang dalam proses negosiasi dengan
pejabat pengadaan
Di halaman awal juga, penyedia barang & jasa dapat melihat jumlah order dengan status:
- Order Masuk
- Order Terproses
- Dikirim
- Order Belum Terbayar
- Order Terbayar
Pada bagian bawah juga terdapat beberapa menu yang dapat digunakan oleh penyedia
barang & jasa, seperti:

118
30. Untuk melihat order yang baru dikirim oleh pejabat pengadaan, penyedia barang & jasa
dapat masuk ke menu Transaksi
Gambar 222 List order yang diajukan ke penyedia barang & jasa
31. Penyedia barang & jasa dapat masuk ke detail order untuk memberikan respon terhadap
order yang sudah diteruskan pejabat pengadaan
Gambar 223 Detail order yang diteruskan ke penyedia barang & jasa
Pada detail order, terdapat 2 tombol yang dapat digunakan oleh penyedia barang & jasa:

119
- Setujui: Jika penyedia barang & jasa akan menyetujui order yang diajukan oleh
pejabat pengadaan
- Tolak: Jika penyedia barang & jasa akan menolak order yang diajukan oleh pejabat
pengadaan
32. Untuk menyetujui order, penyedia barang & jasa dapat menekan tombol “Setujui”
Gambar 224 Penyedia barang & jasa berhasil menyetujui order
33. Setelah penyedia barang & jasa menyetujui order, status order akan berubah menjadi
“Order Diproses Vendor”
Gambar 225 Status order “Order Diproses Vendor”

120
Gambar 226 Detail order dengan status "Order Diproses Vendor"
34. Pada detail order yang sudah diproses, penyedia barang & jasa dapat menekan tombol
“Kirim” untuk melakukan pengiriman order. Penyedia barang & jasa harus memilih
terlebih dahulu kurir yang akan mengirimkan order tersebut
Gambar 227 Order yang sudah dikirim

121
Gambar 228 Detail order yang sudah dikirim
Pada detail order yang sudah dikirim, baik penerima barang maupun penyedia barang &
jasa dapat melihat kurir yang ditugaskan untuk mengantarkan order. Sehingga akan
membantu penerima barang/ staff pemesan jika ingin menghubungi kurir yang bertugas.
35. Pada Gambar 223, penyedia barang & jasa juga dapat melakukan penolakan terhadap
order yang diajukan oleh pejabat pengadaan. Penyedia barang & jasa harus memberikan
alasan penolakan terhadap order
Gambar 229 Input alasan penolakan oleh penyedia barang & jasa
36. Setelah penyedia barang & jasa berhasil melakukan penolakan terhadap order tersebut,
status order akan berubah menjadi “Order Ditolak Vendor”

122
37. Pada Gambar 221, terdapat menu “Pegawai” yang dapat digunakan penyedia barang &
jasa untuk menambah staff dan kurir
Gambar 230 Halaman pegawai penyedia barang & jasa
38. Untuk menambah pegawai baru, penyedia barang & jasa dapat menekan tombol “Tambah”
Gambar 231 Tampilan tambah pegawai penyedia barang & jasa
39. Setelah semua field diisi, klik “Simpan” untuk menyimpan data pegawai yang baru

123
Gambar 232 Pegawai baru berhasil disimpan

124
Penerima Barang
40. Ketika kurir tiba di alamat tujuan, staff pemesan dapat melakukan penerimaan barang
dengan melakukan scan pada barcode order yang dibawa oleh kurir
Gambar 233 Fungsi scan untuk menerima barang
41. Setelah berhasil scan, akan muncul detil order
Gambar 234 Detail order yang akan diterima
42. Penerima barang dapat melakukan penundaan terhadap order yang sudah sampai,
seandainya ada barang yang tidak sesuai spesifikasi atau mengalami kerusakan, sehingga
harus diganti oleh penyedia barang & jasa, dan harus dikirim ulang oleh penyedia barang
& jasa. Untuk menunda penerimaan order, penerima barang harus memberikan alasan:

125
Gambar 235 Input alasan penundaan penerimaan order
43. Jika semua barang yang sampai sudah sesuai dengan order dan tidak ada kerusakan, maka
penerima barang dapat melakukan konfirmasi penerimaan dengan menekan tombol
“Setujui”
Gambar 236 Order berhasil diterima penerima barang
44. Status order yang sudah berhasi diterima akan berubah menjadi “Order Diterima”
45. Untuk proses pembayaran dengan VA dapat dilakukan melalui CMS seperti yang sudah
dijelaskan pada BAB II

126
B. Negosiasi melalui aplikasi Android GovStore
Negosiasi produk pada suatu order dimulai oleh pejabat pengadaan. Berikut langkah-
langkah negosiasi produk melalui aplikasi Android GovStore:
1. [Pejabat pengadaan] Pejabat pengadaan masuk ke detail order dengan status “Order
Diteruskan Ke Pengadaan”
Gambar 237 Detail order dengan status "Order Diteruskan Ke Pengadaan"
2. [Pejabat pengadaan] Klik tombol “Nego” untuk memulai negosiasi dengan penyedia
barang & jasa
Gambar 238 Pejabat pengadaan memasukkan harga nego
3. [Pejabat pengadaan ] Klik “ > Nego ” untuk mengirimkan penawaran kepada penyedia
barang & jasa

127
Gambar 239 Harga nego berhasil dikirim
4. [Penyedia Barang dan Jasa] Ketika pejabat pengadaan mengirim nego, penyedia barang
& jasa akan menerima notifikasi
Gambar 240 Notifikasi nego dari pejabat pengadaan
5. [Penyedia Barang dan Jasa] Setelah login, dari halaman awal, penyedia barang & jasa
dapat masuk ke menu Nego

128
Gambar 241 Produk yang sedang dinego
6. [Penyedia Barang dan Jasa] Klik produk untuk melihat harga yang dinego dari pejabat
pengadaan
Gambar 242 Detail nego produk
7. [Penyedia Barang dan Jasa] Penyedia barang & jasa dapat menekan tombol “Setuju” jika
harga yang dinego sudah sesuai. Tetapi penyedia barang & jasa juga dapat menego lagi
jika harga yang diajukan pejabat pengadaan tidak sesuai

129
Gambar 243 Penyedia barang & jasa menanggapi nego
8. [Pejabat Pengadaan] Setelah penyedia barang & jasa menanggapi nego, pejabat
pengadaan juga akan mendapat notifikasi. Pejabat pengadaan dapat melihat tanggapan
nego dari penyedia barang & jasa melalui menu “Nego” di halaman utama
Gambar 244 Produk yang sedang dinego
9. [Pejabat Pengadaan] Klik produk untuk melihat harga yang diajukan penyedia barang &
jasa

130
Gambar 245 Detail order yang sedang dinego
10. [Pejabat Pengadaan] Klik tombol “Setuju” untuk menyetujui harga yang diajukan oleh
penyedia barang & jasa
Gambar 246 Konfirmasi negosiasi barang
11. [Pejabat Pengadaan] Klik Setuju untuk konfirmasi harga negosiasi

131
Gambar 247 Harga nego berhasil disetujui
12. Setelah nego disepakati, harga produk juga akan berubah sesuai dengan harga
kesepakatan nego

132
C. Fitur Tambahan (Pengaturan)
Beberapa fitur tambahan yang ada di aplikasi Android GovStore dapat diakses dari menu
Pengaturan, antara lain:
Gambar 248 Menu pengaturan
1. Notifikasi
Fitur notifikasi untuk mengaktifkan/menonaktifkan notifikasi ketika ada pemberitahuan
Gambar 249 contoh notifikasi
2. Bahasa
Aplikasi Android GovStore tersedia dalam 2 bahasa, bahasa Indonesia dan bahasa Inggris.
User dapat memilih bahasa dari menu ini

133
Gambar 250 Fitur memilih bahasa aplikasi
3. Kata Sandi
Fitur ini digunakan untuk mengubah kata sandi pengguna. Pengguna harus menginput
kata sandi lama, kata sandi baru dan konfirmasi kata sandi baru. Kata sandi baru harus
mengikuti standar, terdiri dari 1 huruf kapital, 1 huruf kecil, 1 angka dan minimal 8
karakter
Gambar 251 Fitur ubah kata sandi
4. Mode Gelap
Fitur ini dapat digunakan user untuk memilih tema aplikasi, terang atau gelap

134
Gambar 252 Aplikasi dalam mode gelap

135
BAB IV
REPORTING
Aplikasi GovStore juga menyediakan menu reporting, yang dapat digunakan para
pengguna aplikasi untuk melihat laporan transaksi yang sudah pernah dilakukan di aplikasi
GovStore. Berikut adalah jenis-jenis laporan yang dapat diakses pengguna aplikasi GovStore
yang dibedakan berdasarkan role pengguna.
A. Staff Pemesan
Staff pemesan dapat melihat 1 (satu) jenis laporan, sebagai berikut:
1. Laporan Barang yang Sudah Diterima
Adalah laporan transaksi yang sudah diterima oleh staff penerima dan belum dibayar
oleh bendahara
Gambar 253 Laporan barang yang sudah diterima
B. PPK
PPK dapat melihat 2 (dua) jenis laporan, yaitu:
1. Laporan Total Pengadaan yang Sudah Disetujui dan Dibayar
Adalah laporan dari transaksi yang sudah diterima oleh staff penerima dan sudah
dibayar oleh Bendahara

136
Gambar 254 Laporan Total Pengadaan yang Sudah Disetujui dan Dibayar
2. Summary Penyedia Barang dan Jasa
Adalah laporan untuk menampilkan ringkasan dari penyedia barang dan jasa yang
bertransaksi di satker tersebut
Gambar 255 Summary Penyedia Barang dan Jasa
C. Pejabat Pengadaan
Pejabat Pengadaan dapat melihat 3 (tiga) jenis laporan, sebagai berikut:
1. Laporan Total Pengadaan yang Sudah Disetujui dan Dibayar
Adalah laporan dari transaksi yang sudah diterima oleh staff penerima dan sudah
dibayar oleh Bendahara

137
Gambar 256 Laporan Total Pengadaan yang Sudah Disetujui dan Dibayar
2. Summary Penyedia Barang dan Jasa
Adalah laporan untuk menampilkan ringkasan dari penyedia barang dan jasa yang
bertransaksi di satker tersebut
Gambar 257 Summary Penyedia Barang dan Jasa
3. Penghematan Hasil Negosiasi
Adalah laporan yang menampilkan produk-produk yang mengalami penghematan
sebagai hasil negosiasi pejabat pengadaan dengan penyedia barang dan jasa

138
Gambar 258 Penghematan hasil negosiasi
D. Bendahara
Bendahara dapat melihat 6 (enam) jenis laporan, sebagai berikut:
1. Sudah Dibayar
Adalah laporan yang menampilkan transaksi – transaksi yang sudah diterima dan
yang sudah dibayar oleh bendahara
Gambar 259 Laporan bendahara sudah dibayar
2. Belum Dibayar
Adalah laporan yang menampilkan transaksi - transaksi yang sudah diterima oleh
staff penerima tetapi belum dibayar oleh bendahara

139
Gambar 260 Laporan bendahara belum dibayar
3. Summary PPN & PPH
Adalah ringkasan laporan dari PPN dan PPH yang sudah dibayar oleh bendahara dari
setiap transaksi masing-masing yang pernah terjadi antara penyedia barang dan jasa
dengan satker tersebut
Gambar 261 Laporan bendahara summary PPN & PPH
4. Summary Pembayaran Pajak Terbesar
Adalah laporan yang menampilkan total bruto dan total pajak dari semua transaksi
yang sudah dibayar oleh bendahara

140
Gambar 262 Laporan summary pembayaran pajak terbesar
5. Summary Penerima Pembayaran Terbesar (netto)
Adalah laporan yang menampilkan total netto dari semua transaksi yang sudah
Gambar 263 Laporan summary penerima pembayaran terbesar (netto)
6. Summary Pembayaran Sukses (KKP & VA)
Adalah laporan yang menampilkan total pembayaran yang sudah dilakukan
bendahara berdasarkan metode pembayaran yang dilakukan (KKP & VA)

141
Gambar 264 Laporan summary pembayaran sukses (KKP & VA)
E. Penerima Barang
Staff penerima barang dapat melihat 1 (satu) jenis laporan, sebagai berikut:
1. Laporan Barang yang Sudah Diterima
Adalah laporan transaksi yang sudah diterima oleh staff penermia dan belum dibayar
oleh bendahara
Gambar 265 Laporan barang yang sudah diterima
F. Penyedia Barang dan Jasa
Penyedia barang dan jasa dapat melihat 5 (lima) jenis laporan, sebagai berikut:
1. Summary yang Sudah Dibayar
Adalah laporan yang menampilkan ringkasan transaksi-transaksi yang sudah dibayar
oleh satker (bendahara) kepada penyedia barang dan jasa

142
Gambar 266 Laporan summary yang sudah dibayar
2. Summary yang Belum Dibayar
Adalah laporan yang menampilkan ringkasan dari transaksi-transaksi yang belum
dibayar oleh satker (bendahara) kepada penyedia barang dan jasa tetapi sudah
diterima oleh satker (staff penerima)
Gambar 267 Laporan summary yang belum dibayar
3. Summary PPN & PPH
Adalah laporan yang menampilkan ringkasan total bruto dan PPN & PPH yang sudah
dibayar satker (bendahara) kepada penyedia barang dan jasa

143
Gambar 268 Laporan summary PPN & PPH
4. Summary Satker yang Berjenis Transaksi
Adalah laporan yang menampilkan ringkasan dari transaksi berdasarkan kategori
produk dari masing-masing satker
Gambar 269 Laporan summary satker yang berjenis transaksi
5. Transaksi yang Dipending atau Ditolak
Adalah laporan yang pernah mengalami pending dari satker (staff penerima)

144
Gambar 270 Laporan transaksi yang dipending atau ditolak

145
BAB V
PENUTUP
Dengan adanya manual book ini, akan membantu para user yang terlibat dalam
penggunaan aplikasi GovStore. Terima kasih

manual-book-govstore-V009.pdf

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to manual-book-govstore-V009.pdf

Similar to manual-book-govstore-V009.pdf (20)

More from Fajar Baskoro

More from Fajar Baskoro (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

manual-book-govstore-V009.pdf