Manual book ini memberikan panduan penggunaan sistem reservasi dan manajemen hotel bernama F.O DAMAI VILLA. Sistem ini memiliki fitur untuk mengelola database kamar dan tarif, reservasi kamar, pendaftaran tamu, perubahan kamar, dan tagihan tamu. Manual ini menjelaskan penggunaan masing-masing fitur dan hal-hal yang perlu diperhatikan ketika menggunakan sistem tersebut.

1. MANUAL BOOK
F.O DAMAI VILLA, ver 1.0
(*) Tanda bintang (asterik) ini berarti : Anda dapat memasukkan data dengan cara menekan tombol
INS, memperbaiki data dengan menekan tombol ENTER pada record yg akan diperbaiki, dan
menghapusnya dengan menekan tombol DEL
Database :
Tax and Service : untuk setup tax dan service
Jenis / tipe kamar ; untuk setup tipe kamar (*)
Nama/Harga kamar :untuk setup harga dan nama kamar (*)
Nationality : sudah disetup ( international ) (*)
Travel Agent : setup nama agen (*)
Reservation :
Allotment : (Create Allotment) : membuat allotment untuk agen, (Cancel allotment ): membatalkan
allotment yg sudah dibuat, tetapi blm digunakan, (Report per Agen ) :Melihat data allotment per agen,
(Report Room Type): melihat allotment berdasarkan room type
Create Reservation : (Allotment ) : membuat reservasi untuk tamu agen yg memakai allotment, fill the
field, (Non Allotment ) : membuat reservasi tamu yang bukan tamu agen
Perhatikan :
Rate Memo : Rate yg sdh disetup sebelumnya ( Publish atau Option ) , yg dipakai acuan ( pd
saat memasukkan database kamar ), akan tetapi kedua rate ini masih bisa di edit
Breakdown : detail untuk room rate ( untuk Room, B Fast, Lunch, Diner, Other )
Expected Arrival (1): G=Guaranteed ( tamu yg pasti datang dan kamar akan diblok ), N=Non
Guaranteed ( tamu yg booking, tetapi kamar tidak akan diblok)
Nationality :Anda boleh memasukkan huruf depan Negara, atau ENTER untuk melihat
semuanya
Expected Arrival (2): Tambahan dari EV(1) yaitu C=Confirm ( tamu pasti dating dan kamar
akan diblok), W=Waiting List ( tamu yg blm dpt kamar, tp kamar akan tdk di blok,cumin
reservasi saja )
Breakdown charges : Hanya melihat hasil breakdown, yg sudah dimasukkan untuk tamu yg reservasi/
booking baik melalui agen maupun individual. Biasanya di cek oleh FO Supervisor/Manager
Modify Reservation : Mengubah status tamu ( Expected Arrival ), missal dari Non Guaranteed
menjadi Confirm dll, atau anda cumin mau mengubah Nama, Pax dll, pilihlah “No, Edit The Others”
Perhatikan :

2. No Show : Untuk tamu yang CANCEL !!!
View Reservation : Untuk melihat data detail per tamu yg sudah reservasi/booking
Room available : melihat room yg tersedia/salabale untuk tanggal tertentu
Report(Expected Arrival And Rooming) ; Tamu yang akan Check in ( Arrival)
Reception
Registration : (New/W.I.G) : registrasi untuk tamu yg walkin guest, pilih rate memo, pilih kamar yg
tersedia untuk range tanggal yg sdh dimasukkan, masukkan room rate kl ada penggantian, masukkan
breakdownnya, masukkan data2 yang lainnya juga
From Reservation : anda bisa memilih tamu yg akan di registrasi dari reservation, tapi ingat hanya
tamu yg berstatus GUARANTEE dan CONFIRM ( see status column)
Perhatikan :
Kl ada warning Earlier/Late Arrival artinya pd saat registrasi (tgl system) tidak sama dengan tgl
arrival, mungkin saja kedatangnnya bisa lebih maju atau malah mundur, dan akan di carikan
kamar yg blm ter-block, klpun ada kamar yg ter-block, ada informasi paling bawah yg akan
memperlihatkannya ..
Selanjutnya, Anda akan ditawarkan untuk pindah kamar, silakan pilih di data kamar yg saleable
Change room : (Add) : Masukkan tgl cek in, silakan masukkan tgl cekout, dan data lainnya; (Modify) :
Untuk memperbaiki data yg changes room
Room available : melihat informasi room yg tersedia/salabale untuk tanggal tertentu
Reports : ( Room Statistic ), ( No Show ) : Tamu yg CANCEL, (Daily Room countsheet) : Melihat
Breakdown; (Expected Departure) : Tamu yg akan cek out, (Long Staying Guest) : Berapa lama
tinggal; (Guest In House): Tamu yg sedang menginap
FO Cashier
Guest Billing : (Additional charges) : Untuk menambahkan PA /Personal Account tamu, diluar ROOM
dan ABF, (Connecting room ) : Kalau ada tamu yg billnya dijasdikan satu dengan room/kamar
lainnya=>biasanya untuk group, (Sleep out): Untuk Tamu yg tdk tinggal selama beberapa hari, tetapi
barang2nya masih di hotel, (Guest deposit): Memasukkan deposit tamu
Guest Folio : (Preview Only) : Untuk melihat bill tamu, hanya cek saja, belum cek out proses, (Check
Out ): tamu yg akan out, dan akan ditanya pembayarannya