Dokumen tersebut membahas tentang manajemen perkantoran dan efektivitas kerja. Manajemen perkantoran adalah fungsi-fungsi tertentu yang meliputi sejumlah aktivitas yang tergolong pada jenis yang sama berdasarkan sifatnya, pelaksanaannya atau merupakan suatu urutan ataupun secara praktis saling tergantung satu sama lain. Efektivitas kerja dipengaruhi oleh karakteristik organisasi, lingkungan, pegaw

1. 1
I. Pendahuluan
1.1 Arti dan fungsi Kantor
Pada setiap organisasi, baik pemerintah maupun swasta, dalam rangka mencapai
tujuan dengan baik memerlukan adanya, pelimpahan wewenang, sampai kepada rincian tugas
masing-masing pihak yang terlibat dalam organisasi tersebut. Disamping itu, dalam suatu
organisasi harus ditetapkan pula kaitan kerjasama antara satu aspek dengan aspek lainnya
untuk dijadikan pegangan bagi para pelaksana agar pelaksanaannya dapat dilakukan secara
sistematis.
Salah satu prasarana untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan adalah terdapatnya suatu
perkantoran yang mampu menyediakan informasi yang benar, berdasarkan fakta. Secara
umum kantor adalah :
1) Tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi
2) Proses menangani informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah,
menyimpan, sampai menyalurkan/ mendistribusikan informasi.
Kedudukan dan peranan kantor berkembang dengan pesat dan sangat menentukan
keberhasilan suatu organisasi dalam rangka mencapai tujuannya, demikian juga fungsi kantor
itu sendiri. Fungsi kantor menurut J.C Denyer adalah :
1. To receive information/menerima keterangan. Cth : surat-surat, kutipan, harga, dll.
2. To record information/mencatat keterangan.Cth: persedian,harga,dan catatan
kepegawaian.
3. To arrange information/menyusun keterangan. Cth: dalam pembiayaan, pembukuan
dll.
4. To give information/memberikan informasi. Cth: faktur-faktur penjualan, perkiraan
dll.
5. To saveguard information/menjamin aktiva-aktiva.Cth: pemeliharaan uang tunai
Disamping itu, perlu diketahui bahwa setiap keputusan yang akan dan telah diambil atau
ditetapkan dalam suatu organisasi perlu dicatat, diolah dan disimpan dengan baik sebagai
bukti dimasa yang akan datang.
1.2 Manajemen
Ada beberapa pengertian tentang manajemen diantaranya:
1. Manajemen sebagai individu atau sekelompok individu
2. Manajemen sebagai suatu proses
3. Manajemen sebagai kegiatan
4. Manajemen sebagai suatu sistem
5. Manajemen sebagai suatu institusi
6. Manajemen sebagai organisasi formal

2. 2
7. Manajemen sebagai entitas
8. Manajemen sebagai kebijaksanaan
9. Manajemen sebagai ilmu
10. Manajemen sebagai alat
11. Manajemen sebagai daya/tenaga/kekuatan
12. Manajemen sebagai suatu fungsi
13. Manajemen sebagai suatu tugas
1.3 Pengertian manajemen perkantoran
Administrasi perkantoran lebih banyak digunakan di instansi pemerintahan, sementara
manajemen perkantoran lebih banyak digunakan di instansi swasta jadi istilah administrasai
lebih banyak digunakan untuk urusan-urusan pemrintahan negara ,sementara istilah
manajemen banyak digunakan di perusahaan-perusahaan.
Berikut ini dikemukakan beberapa pengertian dari manajemen perkantoran
(Admiinistrasi Perkantoran):
1. Menurut William Leffingwel & E.Robinson
Manajemen perkantoran sebagai suatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu
manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien,
bilamana dan dimanapun pekerjaan itu harus dilakukan.
2. Menurut George Terry
Manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan ,pengendalian, dan
pengorganisasian pekerjaan perkantoran serta pergerakan mereka yang
melaksanakannya agar mencapai tjuan-tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu
ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari
sejak penciptaanya melalui pemeliharaan,penyebaran,dan penyimpanannaya kalau
memiliki nilai tetap atau pemusnahannya kalu using.
3. Menurut koemarudin Sastradipoera
Manajemen Perkantoran sebagai suatau cabang manajemen yang berhubungan dengan
layanan (service) dalam perolehan ,pencatatan dan penganalisisan informasi,
perencanaan dan pekomunikasian yang dengan fungsi-fungsi itu dan manajemen
organisasi merawat aktifitasnya, mengembangkan fungsi-fungsi dan kegiatannya dan
mencapai sasaran –sasarannya.
Maka manajemen perkantoran adalah suatau fungsi-fungsi tertentu,fungsinya adalah
sekelompok tugas pekerjaaan meliputi sejumlah aktivitas yang tergolong pada jenis yang
sama berdasarkan sifatnya,pelaksanaanya atau merupakan suatu urutan ataupun secara
praktis saling tergantung satu sama lain.

3. 3
1.4 Tujuan Manajemen Perkantoran
1. Menerima Informasi Manajemen perkantoran yang membantu manajemen dalam
pembuatan keputusan tidak bersifat menunggu datangnya informasi .
2. Mencatat Informasi Segenap fakta,data dan informasi relevan dengan visi misi dan
tujuan manajemen yang diterimanya itu perlu dicatatdengan rajin dalam sistem
pencatatan (record system) yang memadai. Pembentukan kebiasaan berkomikasi
secara tulisan ,akan lebih jauh berguna,khususnya untuk keperluan kecermatan,
ketepatan,kepraktisan,serta perencanaan dan pengawasan informasi.
3. Memproses Informasi Informasi yang bermutu dan lengkap menjadi bahan
memprosesan informasi yang efektif,sehingga penganalisisan dan penafsirannya
menjadi suatu yang dapat menghindarkan dari keputusan spekulatif dan keputusan
yang hanya didasarkan pada metode coba-coba (trial and error metode).
4. Menyajikan Informasi Setelah informasi yang bermakna (yang relevan dengan
kebutuhan dan berorientasi ke waktu yang akan datang)tersedia, manajemen
perkantoran perlu menyajikannya dengan standar metode dan prosedur tertentu sesuai
dengan hierakhi manajemen yang ada dalam organisasi.
5. Merawat Aktiva Melalui analisa dan penafsiran atas data yang telah dimilinya,
manajemen perkantoran dapat memberika informasi mengenai seluruh aktiva
mengenai seluruh aktiva yang menjadi harta suatu organisasi.
1.5 Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran:
Charles o.Libbey membagi ruang lingkup manajemen perakntoran ke dalam 9 bidang
sebagai berikut:
1) Office space(Ruang Perkantoran)
2) Office Cominnicccation (Komunikasi Kantor)
3) Office Personal(Kepegawaian/manajemen Sumber Daya Manusia)
4) Furniture and Equipment (Perabotan dan perlengkapan)
5) Aplliances and machine (Peralatan dan mesin-mesin kantor)
6) Supplies and Stationary(Perbekalan dan keperluan Alat Tulis)
7) Methods(Metode)
8) Records(Warta)
9) Executive Control (Kontrol Pejabat Pimpinan)

4. 4
2. Fasilitas Kantor
2.1.Pengertian Umum Fasilitas atau Perlengkapan Kantor
Kantor yang berlangsung dalam melaksanakan kegiatan-kegiatannya,terdiri dari
unsur-unsur yang diperlukan serta ditata secara harmonis oleh seorang manajer kantor
Organisasi kantor yang baik tentunya memiliki unsur-unsur yang dapat menunjang
pelaksanaan kerja, salah satu diantaranya yaitu tersedianya alat perlengkapan kantor
Seperti yang telah dikemukakan oleh Pramuji Atmusudirdjo(1986;86) bahwa unsur-unsur
dari pada kantor ada tiga(3) unsur yaitu:
1. Gedung
2. Alat Perlengkapan
3. Personil
Pengaturan tata ruang yang baik,tergantung kepada kebutuhan dan situasi yang ada dengan
memperhitungkan factor efisiensi kerja yang akan dicapai.Dalam pencapaian efisiensi
kerja,banayak factor yang menentukan sehingga tujuan tersebut tercapai,salah satu bagiannya
adalah pengadaan alat perlengkapan kantor yang terdiri dari:
1. Mesin-mesin kantor
2. Perabotan Kantor
3. Alat-alat tulis kantor
2.2.Faktor-faktor Untuk Memilih Perlengkapan dan Mesin-mesin kantor
Dalam pelaksanaan pekerjaan perencanaan kantor,terdapat beberapa hal yang harus
dipertimbangkan secara seksama menurut Moekijat(1986:143 diantaranya:
1. Pekerjaan dan cara penyelesaiannya
2. Kebutuhan Pegawai Perseorangan
3. Penghematan jumlah dan nialai waktu seluruhnya
4. Fleksibilitas penggunaanya
5. Harga dan Penanaman Modal
6. Kemampuan Kesatuan
7. Nilai Keindahan
8. Preferensi Pegawai
9. Pengaruh terhadap syarat-syarat pegawai
10. Ramalan mengenai beban pekerjaan
11. Kualitas pekerjaan tata usaha
12. Keperluan untuk salinan-salinan dan data statistik
Dalam pengadaan perkakas kantor,perlu dipertimbangkan factor-faktor berikut ini,seperti
yang dikemukakan oleh Moekijat(1986:148)
a. Harus menghemat ruang lantai

5. 5
b. Tinggi meja dan kursi harus sepadan
c. Tidak terlalu berat agar mudah untuk dipindahkan
d. Harus ada ruang yang cukup dibawah agar mudah digunakan
e. Fungsinya harus berhubungan dengan pekerjaan yang akan dilakukan
f. Keawetan
g. Resiko
2.3.Macam-macam fasilitas kantor
Pada dasarnya mesin-mesin kantor yang penting atau yang diperlukan dan banyak
diperguanakan dalam rangka menunjang pelaksanaan tugas perkantoran menurut
Sedarmayanti(1990:12) adalah:
a. Computer
b. Typewriter(mesin tik)
c. Memory writer(mesin tik elektronik)
d. Text Copier(facsimile)
e. Photo copy machine(mesin foto kopi)
f. Shredder(mesin penghancur kertas)
g. Transcribbing machine(mesin penyalin dikte)
h. Teleprinter exchange(telex)
i. Mesin penjualah dan sebagainya
3. Pengertian Efektivitas
Menyoroti pentingnya perbedaan antara berbagai pandangan mengenai efektivitas,maka
Gibson mengemukakan bahwa yang tingakt yang paling besar terletak efektivitas individu.
Pandangan dari segi individu menekankan hasil karya karyawan atau anggota organisasi.
Dalam kenyataanya tiap individu tidak dapat bekerja sendiri,tetapi harus bekerjasama dengan
individu lainnya untuk mencapai tujuan organisasi,sehingga akan menghasilkan efektivitas
tingkat kelompok,efektivitas kelompok ini bergerak dalam suatau organisasi yang
mempunyai suatu tujuan bersama atau bisa dikatakan tingkat efektivitasa organisasi.Hal ini
dapat digambarkan sebagai berikut:
Gambar
Tiga pandangan mengenai Efektivitas Organisasi
Efektivitas Organisasi
Efektivitas Kelompok
Efektivitas Individu

6. 6
Efektivitas (E) adalah perbandingan antara pelaksanaan (A) dan rencana (P) atau
E=A/P*100%. Jadi efektivitas mencangkup tiga tingkatan yaitu;kurang efektif apabila E
100% efektif apabila E =100% dan over efektif (sangat efektif)apabila E100%
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa efektivitas adalah suatu keadaan yang
menunjukan tingkat ketercapaian suatu tujuan tertentu dengan menggunakan sumber-sumber
yang ada.
3.1.Faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas kerja
Richard M. Steers Mengidentifikasi empat faktor yang mempengaruhi efektifitas kerja yaitu :
1. Karakteristik organisasi;mempengaruhi efektivitas kerja,karena kerakteristik organisasi ini
menggambarkan struktur yang harus dilalui oleh pegawai dalam melakukan pekerjaannya.
2. Karakteristik lingkungan;karakteristik ini dapat dibagi menjadi dua bagian yaitu:
a. Lingkungan luar,yaitu lingkungan yang ada diluarorganisasi seperti kondisi
ekonomi,politik dan kebijaksanaan pemerintah.
b. Lingkungan dalam,lingkungan ini secara keseluruhan berada dalam lingkungan
organisasai seperti peralatan kelengkapan antara hubungan pegawai dan kondisi kerja.
3. Karakteristik pekerja;factor inilah yang paling berpengaruh pada efektifitas. Karena
betapapun lengkapnya sarana dan prasaranan,betapapun baiknya mekanisme kerja tanpa
dukungan kualitas sumber daya yang mengisiisnya tidak aka nada artinya.
4. Karakteristik kebijakan dan praktek manajemen;praktek manajemen adalah strategi dan
mekanisme kerja yang dirancang dalaam kengkondisiskan semua hal yang ada di
organisasi.
Selain kriteria-kriteria diatas,efektivitas juga menekankan pada segi efek atau akibatnya atau
segi hasilnya. Efektif tidaknya suatu perusahaan dalam mewujudkan tujuan tidak terlepas dari
keefektifan kelompok dan keefektifan individu yang ada didalam organisasi itu sendiri.
Adapun syarat-syarat ekspsilitas meneganai efektifitas kerja menurut Richard M.Steers
(1985:135)
a. Setiap organisasi harus mampu membina dan memepertahankan suatu jumlah
pekekrja terampil.
b. Organisasi harus mampu memiliki prestasi,peranan dapat diandalkan dari para
pegawainya.
c. Organisasi yang efektif juga menuntut agar para pegawainya mengusahakan bentuk
tingkah laku yang spontan dan inisiatif.

7. 7
Berdasarkan pendapat diatas bahwa untuk mencapai sasaran organisasi secara efektif
diperlukan pula penanganan pekerjaan yang efektif. Prinsip kerja efektif tersebut menururt
Komarudin :
a. Rencana
b. Jadwal
c. Pelaksanaan
d. Pengukuran
e. Kontraprestasi
Untuk mencapai tingkat efektivitas kerja yang tinggi,tentunya harus memperhatika kriteria-
kriteria efektivitas kerja baik yang berasal dari para karyawan itu sendiri dengan berbagai
kemampuan dan kelemahannya,maupun dari lingkungan mereka bekerja,baik dengan teman
sejawat maupun dengan pimpinannya.
1. Faktor pertama yaitu kemampuan untuk menyesuaikan diri yaitu suatu kemapuan atau
kesanggupan yang dimiliki oleh setiap pegawai untuk menyesuaikan diri dengan
lingkungan pekerjaannya.
2. Faktor kedua yang harus diperhatikan adalah produktifitas kerja.
3. Faktor ketiga adalah kepuasan kerja.
4. Faktor keempat kemampuan berlaba sebenarnya merupakan kondisi sejauhmana
faktor pertama, keduanya dan ketiga yaitu kepuasan kerja telah dilimilki oleh para
pegawai sehingga terlihat hasil kerja mereka.
4. Ketatausahaan
Setiap organisasi tidak akan terlepas dari kegiatan.Setiap jenis operasi kerja organisasi,untuk
mencapai tujuan tertentu selalau terkait erat denagn ketatausahaan.Ahli manajemen
perkantoran Littlefieled dan Peterson seperti dikutip The Liang Gie (2000:29) menyebutkan
bahwa setiap pekerjaan organisasi akan ditandai oleh pekerjaan perkantoran atau pekerjaan
kertas.secara umum pekerjaan kertas yang berbentuk pencatatan-pencatatn/ketatausahaan ini
muncul sebagai akibat dari kegiatan/tugas pokok organisasi,seperti penjualan,pembelain dan
sebagainya.
Ketatausahaan merupakan kegiatan administarsi (dalam arti sempit) yang berhubungan
dengan penyelesaiaan tugas-tugas perkantoran seperti pencatatan rencana-rencana kantor,
pengandaan surat edaran,pengolahan/penghitungan anggaran, pengiriman surat, penyimpanan
dokumen /arsipdan sebagainya.
4.1. Peranan Tata Usaha
The Liang Gie dalam buku Maanjemen perkatoran modern,menyatakan bahwa tatausaha
mempunyai peranan pokok sebagai berikut:
a. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu
organisasi

8. 8
b. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan oraganisasi untuk
membuat keputusan-keputusan atau melakukan tindakan yang tepat .
c. Memembantu kelancaran perkembanagn oraganisasi sebagai suatu keseluruhan.
4.2.Ruang Lingkup Kegiatan Tata Usaha
Adapun menurut Lefingwell dan Robinson tugas-tugas ketatausahaan ini adalah sebagai
berikut:
1. Menerima pesanan-pesanan mengantar dan mengirim
2. Membaut rekening,
3. Surat-menyurat,mendikte dan mengetik
4. Menyimpan warta
5. Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan-perhitungan yang belum
diselesaikan.
6. Mengurus,membagi-bagi dan mengirim surat-surat
7. Pekerjaan memperbanayak warta dan membubuhkan alamat.
8. Macam-macam pekerjaan seperti menelepon,menerima tamu.
9. Tugas khusus yang ditujukan untuk menyederhanakan sistem dan menghapus
pekerjaan yang tidak perlu.
10. Membuat warta-warta untuk mencatat data yang diinginkan.
Dapat dikatakan bahwa lingkup tugas ketatausahaan dapat dibentuk membuat daftar,
mencatat nama-nama karyawan untuk mengikuti diklat, membuat surat keputusan/surat tugas
untuk mengikuti diklat, Mengarsipkan laporan-laporan, panitia HUT kemerdekaan, dan
sebagainya.

9. 9
Kesimpulan
Setiap organisasi memerlukan adanya pelimpahan wewenang, sampai kepada rincian
tugas masing-masing pihak yang terlibat dalam organisasi tersebut agar pelaksanaannya dapat
dilakukan secara sistematis untuk mencapai tujuan bersama. Salah satu prasarana terdapatnya
suatu perkantoran, yaitu :
1) Tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi
2) Proses menangani informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah,
menyimpan, sampai menyalurkan/ mendistribusikan informasi.
Dimana bahwa setiap keputusan yang akan dan telah diambil atau ditetapkan dalam suatu
organisasi perlu dicatat, diolah dan disimpan dengan baik sebagai bukti dimasa yang akan
datang.
Manajemen perkantoran adalah suatu fungsi-fungsi tertentu,fungsinya adalah sekelompok
tugas pekerjaaan meliputi sejumlah aktivitas yang tergolong pada jenis yang sama
berdasarkan sifatnya, pelaksanaanya atau merupakan suatu urutan ataupun secara praktis
saling tergantung satu sama lain untuk melaksanakan tujuan-tujuannya dalam ruang lingkup
manajemen perkantoran yaitu :
1) Office space(Ruang Perkantoran)
2) Office Cominnicccation (Komunikasi Kantor)
3) Office Personal(Kepegawaian/manajemen Sumber Daya Manusia)
4) Furniture and Equipment (Perabotan dan perlengkapan)
5) Aplliances and machine (Peralatan dan mesin-mesin kantor)
6) Supplies and Stationary(Perbekalan dan keperluan Alat Tulis)
7) Methods(Metode)
8) Records(Warta)
9) Executive Control (Kontrol Pejabat Pimpinan)
Kantor yang berlangsung dalam melaksanakan kegiatan-kegiatannya, terdiri dari unsur-unsur
yang diperlukan yang dapat menunjang pelaksanaan kerja, salah satu diantaranya yaitu
tersedianya alat perlengkapan kantor dengan macam-macam pelengkapan kantor yang harus
dipenuhi dengan terpenuhinya juga faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam
pemenuhan fasitas kantor.
Untuk terpenuhinya kerja yang efektif tidak hanya dengan terpenuhinya fasilitas kantor
namun masih banyak faktor lain yang harus diperhatikan diantaranya faktor yang
mempengaruhi keefektivitasan dan kriteria-kriteria efektivitas kerja dalam berorganisasi.
Setiap organisasi tidak akan terlepas dari kegiatan.Setiap jenis operasi kerja organisasi,untuk
mencapai tujuan tertentu selalau terkait erat dengan ketatausahaan diantaranya: Melayani
pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu
organisasi,Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan oraganisasi untuk
membuat keputusan-keputusan atau melakukan tindakan yang tepat dan Membantu
kelancaran perkembanagn oraganisasi sebagai suatu keseluruhan.

10. 10
DAFTAR PUSAKA
APU, M.Pd.Sedarmayanti DR. Prof MANAJEMEN PERKANTORAN,
MANDAR MUNDUR, Bandung, 2009.
Modul Manajemen Perkantoran dan Praktika Perkantoran