P. Lech: Zintegrowane systemy zarządzania ERP/ERP II. Rozdział 3: Implementacja zintegrowanego systemu zarządzania

1. Przemysław Lech: Zintegrowane
systemy zarządzania ERP/ERP II*
Rozdział 3: Implementacja
zintegrowanego systemu zarządzania
*Uwaga! Publikacja bez redaktora, zawiera błędy językowe. I inne. Dużo. Bardzo dużo. Za
dużo. Jak zobaczę jeszcze jeden, to mnie coś trafi. No i trafiło.
Małgorzata Stankiewicz

2. Charakterystyka projektu (systemu)
 zdominowanie przez proces projektowania
 należy położyć duży nacisk na samą koncepcję, ponieważ faza realizacji jest tylko
jej prezentacją za pomocą określonych narzędzi
 trudność w wizualizacji
 wynika z niematerialnego charakteru oprogramowania; nie da się zobaczyć
skomplikowanych procesów, obiektów i ich powiązań
 duża złożoność
 wdrożenie systemu wymaga powiązania wszystkich procesów w
przedsiębiorstwie i ich spójnego odzwierciedlenia w systemie
 zależność elementów
 powoduje utrudnienia przy wprowadzaniu zmian
 zmienność w czasie
 dotyczy szczególnie wymagań użytkowników; projekt wdrożenia systemu może
trwać nawet ponad rok, a w tym czasie mogą się zmienić wymagania leżące u
podstaw koncepcji

3. Czynniki powodzenia wdrożenia
systemu
 Prace wdrożeniowe prowadzone są przez pracowników informatyzowanej
organizacji przy wsparciu informatycznej firmy konsultingowej.
 pracownicy organizacji znają dobrze specyfikę działalności przedsiębiorstwa
 Właścicielem systemu od początku prac jest jego odbiorca.
 od początku nadzoruje pracę, ponieważ wie, jakiego systemu wymaga
organizacja
 W prace projektowe musi być zaangażowane najwyższe kierownictwo.
 ważne szczególnie w pierwszych fazach projektu, ponieważ kierownictwo
odpowiada za strategię działania organizacji i zna jej długofalowe cele
 Projekt implementacji systemu musi mieć wysoką rangę w hierarchii
przedsięwzięć.
 zadania związane z wdrożeniem systemu nie powinny być traktowane
drugorzędnie
 Wszystkie kroki w metodologii wdrożenia są ważne i nie mogą być
pomijane.
 analiza kontekstu biznesowego projektu oraz analiza wymagań są ważne dla
stworzenia właściwego projektu i pozwala uniknąć błędów w fazie realizacji

4. Prace przedwdrożeniowe
 określenie założeń strategicznych
 Niezbędne jest zdefiniowanie, w jaki sposób będzie działać organizacja oraz w jak
nowy system będzie wspierał te działania.
 strategia przedsiębiorstwa
 ustalenie misji oraz celów godspodarczych organizacji
 można wykorzystać takie narzędzia jak analiza SWOT lub sesja MetaPlan
 opis struktury orgniazacyjnej
 powinien mieć formę graficzną, zrozumiałą dla wszystkich
 określenie krytycznych procesów gospodarczych
 należy odpowiedzieć na pytanie, co tworzy wartość dodaną dla klienta i na tej podstawie
ustalić hierarchię procesów mających znaczenie dla działalności organizacji
 dobrze jest przedstawić model w formie graficznej, można w tym celu wykorzystać:
 notację Aris – do zobrazowania procesu, w którym największe znaczenie mają czynności
procesu i kolejność ich wykonywania
 notację DFD – diagram przepływu danych, do zobrazowania procesu, w którym największe
znaczenie na transfer dokumentów, materiałów, towarów etc., natomiast mniej ważny jest
sposób postępowania z tymi obiektami

5. Prace przedwdrożeniowe
 strategia projektu informatycznego
 uzgodnienie misji projektu
 określenie powodów podjęcia prac nad nowym systemem informatycznym
 określenie wymagań systemu
 wyznaczenie celów biznesowych projektu
 ustalenie mierzalnych korzyści, jakie przedsiębiorstwo chce uzyskać, np. zmniejszenie
zapasów o X%, skrócenie czasu przetwarzania ofertowego o X dni
 ustalenie miar powodzenia projektu
 określenie kamieni milowych projektów i dat ich osiągnięcia
 nakłady czasowe przeznaczone na realizację projektu
 wysokość budżetu
 termin osiągnięcia celów biznesowych projektu
 miary stabilności systemu (np. nie więcej niż dwa błędy krytyczne na miesiąc)

6. Prace przedwdrożeniowe
 modelowanie i reorganizacja procesów gospodarczych
 Model powinien się składać ze schematu struktury, modelu procesów
gospodarczych oraz ewentualnych powiązań pomiędzy obiektami systemu.
 zmiany niezbędne dla prawidłowego wdrożenia systemu:
 wyeliminowanie redundancji przy wprowadzaniu i przetwarzaniu danych
 integracja funkcji zgodnie ze scenariuszami procesów zawartymi w systemie
 ustawienie kolejności wykonywania czynności zgodnie ze scenariuszami procesów
zawartymi w systemie
 ujednolicenie obiegu dokumentów i ich ustandaryzowanie
 reengineering – metoda radykalnego przeprojektowania procesów gospodarczych
przedsiębiorstwa, mająca na celu maksymalizację wartości dodanej,
minimalizację zbędnych elementów i zwiększenie satysfakcji klienta procesu

7. Prace przedwdrożeniowe
 określenie potrzeb informacyjnych – specyfikacja wymagań
 Po ustaleniu, w jaki sposób będzie działać organizacja, należy opisać, w jaki
sposób to działanie będzie wspierane przez system informatyczny.
 Interesuje nas, CO system ma robić, a nad tym, czy to jest w ogóle możliwe do
osiągnięcia, zastanowimy się później.
 Specyfikacja powinna być w postaci zwięzłego, konkretnego dokumentu.

8. Prace przedwdrożeniowe
 formułowanie koncepcji systemu informatycznego
 dobór składników systemu – narzędzi informatycznych, ewentualnie innych
rozwiązań
 analiza dotychczas wykorzystywanych systemów informatycznych – możliwe, że część z
nich będzie można włączyć do nowego systemu
 określenie optymalnej struktury składników przyszłego systemu
 studium wykonalności wymagań
 Należy pamiętać, że nie istnieje system, który spełnia 100% wymagań jakiejkolwiek
organizacji.
 Wymagania w stosunku do systemu należy podzielić na trzy grupy: zrobić koniecznie,
powinno się zrobić oraz ewentualnie zrobić.
 System można uznać za odpowiedni, jeżeli spełnia wszystkie wymagania z grupy
pierwszej i część z drugiej.

9. Prace przedwdrożeniowe
 projekt systemu
 część funkcjonalna:
 odwzorowanie struktury przedsiębiorstwa w systemie
 projekt wejść i wyść z systemu
 projekt wyglądu formatek ekranowych
 opis działania systemu, czyli algorytmów przetwarzania danych
 część techniczna:
 specyfikacja systemu operacyjnego i systemu bazy danych, na których będzie działać
system
 specyfikacja techniczna serwerów i stacji klienckich, na których będzie zainstalowany
system
 opis interfejsów do systemów zewnętrznych
 scenariusz migracji danych ze starych systemów do nowego

10. Wdrożenie systemu
 struktura organizacyjna projektu
 zapewnia prawidłowy przebieg pracy
 harmonogram prac
 konieczny dla uniknięcia niespójności ustawień systemu
 prace wdrożeniowe
 szkolenia wstępne – z zakresu funkcjonalności wdrażanego systemu
 parametryzacja systemu i prace programistyczne
 dokumentacja – dokumentowanie prac konfiguracyjnych oraz stworzenie
instrukcji stanowiskowych, czyli opisu obsługi systemu dla poszczególnych
pracowników
 testowanie
 akceptacja systemu – protokół zdawczo-odbiorczy stwierdzający, że system jest
zgodny z wymaganiami przedsiębiorstwa
 szkolenia użytkowników końcowych

11. Wdrożenie systemu
 rozwiązywanie problemów w trakcie wdrożenia
 Problemy zwykle wynikają z różnich w rozumieniu pojęć zawartych w koncepcji
wdrożenia oraz wykrytych w trakcie prac niezgodności pomiędzy standardowym
sposobem funkcjonowania systemu i rzeczywistymi wymaganiami użytkowników.
 Błędów będzie tym mniej, im więcej pracy zostanie włożone w analizę
przedwdrożeniową i tworzenie koncepcji systemu.
 czynnik ludzki – zarządanie zmianą
 Wdrożenie systemu wiąże się z głębokimi zmianami organizacyjnymi: zmiana
sposobu wykonywania pracy, zakresu obowiązków, narzędzia pracy. Może to
powodować opór ze strony pracowników oraz niepewność o przyszłość ich
stanowisk. Dlatego powinni być zaangażowani w prace wdrożeniowe i
informowani o ich postępach.

12. Pielęgnacja i rozwój
 Po fazie wdrożenia następuje faza produktywnej eksploatacji systemu.
Wiąże się z wykonywaniem czynności, mających na celu utrzymanie lub
podniesienie wydajności systemu.
 wsparcie użytkowników
 w pierwszym okresie pracy nowego systemu przydatny jest stały nadzór
konsultantów integratora
 wygładzanie systemu
 dopiero poznając lepiej system można zauważyć niektóre niedogodności lub
błędy; należy je usunąć
 ponowne zbieranie wymagań
 ocena, jak system usprawnia procesy gospodarcze i jak jeszcze lepiej można go
wykorzystać
 może się okazać, że można przeprowadzić jeszcze wiele zmian i rozpoczyna się
kolejny projekt informatyczny (ten koszmar się nigdy nie skończy)

13. Dziękuję
Obrigada Danke
Gracias Merci
Thank you Grazie